ANVISNINGAR FÖR BUDGETERING AV
ALF-MEDEL FORSKNING
Anvisningarna har utarbetats gemensamt av medicinska fakulteten och Region Skåne. Medicinska fakulteten, ALF-enheten och
ekonomiavdelningen:
Anders Bjartell, vicedekanus, ALF-frågor
Liselott Gelkner, ALF-samordnare, medicinska fakulteten Tel: 046-222 47 70
E-post: Liselott.Gelkner@med.lu.se
Region Skåne, Enheten för forskning och utveckling:
Hannie Lundgren, forskningschef Tel: 040-675 31 13
E-post: hannie.lundgren@skane.se
ANVISNINGAR FÖR BUDGETERING AV ALF-MEDEL FORSKNING
Innehåll
ANVISNINGAR FÖR BUDGETERING AV ALF-MEDEL FORSKNING ... 1
BUDGETVERKTYG ... 3
SNABBGUIDE ... 3
ANVISNINGAR FÖR BUDGETVERKTYG OCH EKONOMISKA RUTINER ... 4
Allmänt ... 4
BUDGETPROCESS, REGLER OCH RUTINER ... 4
Allmänt ... 4
Projektledarens ansvar ... 5
Verksamhetschefens ansvar ... 5
YNGRE KLINISKA FORSKARE OCH ST-FORSKNINGSUTRYMME ... 5
Hantering av ”Yngre kliniska forskare” i budgetverktyget ... 5
Hantering av ”ST-forskningsutrymme” i budgetverktyget ... 6
BUDGETVERKTYGET ... 6
Inloggning ... 6
Allmänt ... 6
Startsida och navigering ... 6
Om du inte har en budget sparad sedan tidigare ... 7
Om det finns en sparad budget sedan tidigare ... 8
Om det finns flera budgetar sparade sedan tidigare ... 9
Startsida (sammaställning och rapporter) ... 10
Inmatning och ändring av uppgifter ... 10
Lägga till ny rad ... 10
Ändra rad ... 11
Sortera rader ... 11
Radera rad ... 11
Utskrift ... 12
Ta bort en budget ... 12
Enhet ... 13
Utloggning ... 13
PERSONALKOSTNADER ... 14
Personalkostnader läkare ... 14
Personalkostnader övriga ... 15
MATERIALKOSTNADER ... 15
UTRUSTNING ... 16
LOKALKOSTNADER ... 16
Lokalkostnader BMC ... 16
Lokalkostnader CRC ... 17
Lokalkostnader HSC ... 17
Lokalkostnader SUS/övriga ... 17
STÄDNING OCH ÖVRIGA LOKALKOSTNADER ... 18
TJÄNSTER ... 18
REDOVISNING/UPPFÖLJNING ... 18
Allmänt ... 18
Praktisk hantering ... 18
BUDGETVERKTYG
Budgetverktyget finns på http://www.alfbudget.med.lu.se/ eller på medicinska fakultetens hemsida www.med.lu.se/alf. Inloggning görs med din Lucat-identitet. Har du ingen Lucat-identitet kontakta den Lucat-ansvarige vid institutionen.
I budgetverktyget finns budgetar från föregående år inlästa. Dessa måste uppdateras så att de återspeglar årets tilldelning. Om du har en budget inläst från föregående år måste du gå igenom de olika budgetposterna så att informationen under de olika rubrikerna är rätt.
SNABBGUIDE
Nedan finns en snabbguide för att komma igång med det nya budgetverktyget. För att få mer information om inmatning, budgetposter osv. se respektive avsnitt.
1. Gå till http://www.alfbudget.med.lu.se/. Klicka på ”Budget”. Logga in med din Lucat-identitet.
Har du ingen Lucat-identitet kontakta den Lucat-ansvarige vid institutionen.
2. Har du en budget sparad sedan tidigare kommer du till ”Startsidan (sammanställning och rapporter)”. Klicka på ”Grunddata” (översta rubriken) för att komplettera med uppgifter kring ditt projekt.
Om du har flera budgetar sparade sedan innan måste du först välja vilken budget du vill använda. Du kommer då till ”Grunddata” där du kompletterar med uppgifter kring ditt projekt.
Om du vill göra en ny budget klickar du på ”Klicka här för att skapa en ny budget” i fönstret
”Grunddata”. Fyll i information kring ditt projekt i ”Grunddata”. (Det går bara att ha en budget av varje typ av ALF-medel.)
När du fyllt i informationen i ”Grunddata” klickar du på ”Spara” längst ner på sidan. Du kommer då till ”Startsidan (sammanställning och rapporter)”. Klicka på valfri budgetpost.
Om du inte har någon sparad budget kommer du till fönstret ”Grunddata”. Fyll i ”Budgettyp”
och ”Projektnamn”. Klicka sedan på ”Skapa ny budget”.
3. Gå vidare till de olika budgetposterna genom att välja budgetpost i ”Byt sida till” längst ner på sidan.
4. När alla budgetposter är ifyllda går du till ”Startsidan (sammanställning och rapporter)” och skriver ut de två pdf-filerna ”Sammanställning” och ”Specifikation” som finns längst ner på sidan. Dessa ska skrivas under och skickas in till medicinska fakulteten.
ANVISNINGAR FÖR BUDGETVERKTYG OCH EKONOMISKA RUTINER
Allmänt
ALF-medlen är inget forskningsanslag i vanlig bemärkelse utan de utgör ersättning till sjukvårds- huvudmannen för de kostnader ett av medicinska fakulteten prioriterat forskningsprojekt orsakar i sjukvården. Efter beslutad tilldelning ska en budget över alla de kostnader som är av den arten att de kan bekostas av ALF-medel inlämnas. De projekt som efter vetenskaplig granskning blir prioriterade för nästföljande år, och som inte har ALF-medel innevarande år, kommer dessutom att uppmanas komma in med uppgifter om lokaler och lokalkostnader.
Budgetverktyget används för ALF Projekt, ALF Yngre forskare, ALF ST-forskningsutrymme, ALF Pedagogiska medel, ALF Innovativa projekt samt ALF Institutionstilldelning.
De kostnader, såväl direkta som indirekta, som det sökta projektet orsakar i sjukvårdens organisation ska budgeteras. Sjukhusövergripande kostnader behandlas på central nivå vilket innebär att
projektledaren inte behöver ta hänsyn till dessa kostnader i budgeten.
Samråd ska ske med berörda verksamhetschefer vid upprättande av projektbudgeten. Budgeten ska undertecknas av projektledaren och berörda verksamhetschefer. Om projektledaren även är
verksamhetschef ska budgeten undertecknas av stf verksamhetschef/överordnad.
Om blanketten avser en yngre forskare, som är inne på sin första treårsperiod, ska även en preliminär tidsplan för när forskningstiden tas ut bifogas. Denna plan ska undertecknas särskilt av forskaren, verksamhetschefen, samt en akademisk företrädare för institutionen. Vem detta är bestämmer respektive institutions prefekt. Ovanstående gäller också för samtliga ST-forskningsutrymmen.
Budgeten ska ifyllas i samråd med berörd klinikekonom/budgetsekreterare inom sjukvården, som också ska skriva under ansökan.
BUDGETPROCESS, REGLER OCH RUTINER
Allmänt
Tilldelningen av ALF-medel för forskning behandlas av fakultetens prioriteringskommittéer för forskning. Kommittéerna prioriterar, efter vetenskaplig granskning av samtliga ansökningar, vilka forskningsprojekt som ska tilldelas ALF-medel och i vilken utsträckning.
När projektledaren erhållit besked om beslutad ekonomisk tilldelning ska en budget upprättas. Den budget du får tilldelad är en rambudget vilken även inkluderar lönekostnader för klinisk forskningstid.
När budgeten godkänts av Region Skåne förs ALF-medlen ut till projektledarens konto på av
projektledaren angiven klinik/motsvarande. Om budgeten är godkänd kan projektledaren ta medlen i anspråk fr o m 1 januari, även om medlen rent tekniskt ännu inte betalats ut.
ALF-medel får inte överföras till nästpåföljande år. Tilldelade medel ska förbrukas under det år de tilldelas för. När budgeten är godkänd får förändring vad gäller personal och lokaler endast ske om
Beräkningarna i budgeten ska utgå från faktiska kostnader, inte schabloner.
verksamhetschefen medger detta. Om de faktiska personalkostnaderna blir lägre än de budgeterade på grund av en lägre lönekostnad än beräknat får du dock använda ”överskottet” till vilken typ av kostnader som helst. Övriga kostnader (materiel, utrustning och tjänster) ska budgeteras med så stor noggrannhet att budgeten kan utgöra ett hjälpmedel för att beräkna kommande kostnader. Även för dessa kostnadsslag bör verksamhetschefen informeras om du vill ändra i sin budget. Ändringar som görs under verksamhetsårets gång behöver inte anmälas till ALF-enheten i form av en ny reviderad budget eller dylikt.
Projektledarens ansvar
Projektledaren ansvarar för att kliniken/enheten får ersättning för de kostnader som
forskningsprojekten enligt budget orsakar på klinik/enhet samt att redovisningen av kostnaderna sker på projektkontot.
Verksamhetschefens ansvar
Det åligger verksamhetschefen att förse forskningsprojekten med resurser i enlighet med de godkända budgetarna. Verksamhetschefen har ett ekonomiskt ansvar för sin kliniks totala verksamhet där ALF- projekten ingår som en komponent. Projektledaren får själv besluta om förändring av användningen av de medel som budgeterats till material och tjänster (gäller inte lokalhyra). Däremot ska
verksamhetschefen godkänna de förändringar som projektledaren vill göra under året avseende personal och lokaler.
YNGRE KLINISKA FORSKARE OCH ST-FORSKNINGSUTRYMME
Hantering av ”Yngre kliniska forskare” i budgetverktyget
Den som tilldelas forskningsutrymme får möjlighet att, inom sin anställning hos sjukvårdshuvudmannen, forska på heltid under 3-6 månader. Det är inte möjligt för den som tilldelats utrymme för yngre kliniska forskare, att dessutom utnyttja klinisk forskningstid som tilldelats en projektledare för ett forskningsprojekt.
Även de yngre kliniska forskarna tilldelas en rambudget. Denna rambudget ska, förutom forskarens lön i 3-6 månader, täcka kostnader som uppstår inom sjukvården pga. den yngre kliniska forskarens projekt. För yngre forskare som är inne på en tredje 3-årsperiod utgår dock inga kringresurser, då dessa forskare förväntas kunna få sådana medel i form av ”vanliga” projektmedel från ALF.
ALF-enheten tilldelar medel för upp till en halv årslön (beroende på forskningstiden 3-6 månader) utifrån ett rimligt antagande om den yngre forskarens lön under året. Den lönesumma som anges i budgeten kan inte på något vis ses som ett löfte om en viss lön. Skulle den verkliga lönekostnaden överstiga den budgeterade får mellanskillnaden betalas av de driftsmedel som normalt också tilldelas forskaren.
Ytterligare tilldelning av lönemedel, t.ex. beroende på löneökningar eller ändring av tjänstetitel kommer inte att göras. Notera att detta forskningsutrymme inte är att betrakta som en ny tjänst. Den yngre forskaren innehar formellt fortfarande samma tjänst som denne hade innan tilldelningen av ALF- medel. Av detta följer att löneförhandlingar och dylika anställningsavtalsrelaterade frågor hanteras på samma sätt som tidigare. ALF-kommittén eller universitetet är inte på något vis arbetsgivare, eller har möjlighet att påverka lönesättningen.
Hantering av ”ST-forskningsutrymme” i budgetverktyget
Den som tilldelas forskningsutrymme får möjlighet att, inom sin anställning hos sjukvårdshuvudmannen, forska på heltid under 3-6 månader. Det är inte möjligt för den som tilldelats ST-forskningsutrymme, att dessutom utnyttja klinisk forskningstid som tilldelats en projektledare för ett forskningsprojekt.
ALF-enheten tilldelar medel för upp till en halv årslön (beroende på forskningstiden 3-6 månader) utifrån ett rimligt antagande om lönen under året. ST-forskningsutrymme tilldelas endast medel för lön. Verksamhetschefen intygar att det finns medel för driftskostnader.
BUDGETVERKTYGET
Inloggning
Budgetverktyget finns på http://www.alfbudget.med.lu.se/ eller på medicinska fakultetens hemsida www.med.lu.se/alf. Inloggning görs via CAS (Lunds universitets centrala autentiseringstjänst) med din Lucat-identitet. Har du ingen Lucat-identitet, kontakta den Lucat-ansvarige vid institutionen.
Vid inloggningen väljer du om du ska göra en budget eller en uppföljning. Här finns anvisningarna till budgetverktyget.
Allmänt
Kostnaderna ska budgeteras i det aktuella årets kostnadsnivå. Detta innebär att troliga prisökningar och kommande avtalsförhandlingar måste uppskattas. Som exempel kan nämnas förändringar av tjänstetitel eller lokalhyror. Om en resurs används av flera projekt, sjukvården eller andra användare, ska fördelning av kostnaderna ske efter faktisk användning.
Var noga vid inloggningen med att ange typ av ALF-medel budgeten avser. Eftersom du kan bli tilldelad både ALF Projekt och ALF Yngre forskare kan du ha en budget av varje sort, men systemet tillåter inte två budgetar av samma sort från samma forskare. Därför är det viktigt att du är noga med att välja rätt typ av ALF-medel.
Startsida och navigering
Vid inloggningen ser det olika ut beroende på om du haft ALF-medel tidigare och om det då finns en budget inläst från det gamla budgetverktyget.
Om du inte har en budget sparad sedan tidigare
Vid inloggning kommer du till fönstret ”Grunddata”. Namn, institution, mailadress och telefonnummer hämtas från Lucat. Fyll i ”Budgettyp” och ”Projektnamn”. Klicka sedan på ”Skapa ny budget”.
Fyll i information på alla rader och klicka på ”Spara” längst ner på sidan.
Gå sedan vidare genom att klicka på budgetposterna i väljlistan vid ”Byt sida till”.
Om det finns en sparad budget sedan tidigare
Om du har haft ALF-medel tidigare så kan det finnas en sparad budget. När du loggar in kommer du till fönstret ”Startsidan (sammanställning och rapporter)”.
Klicka på rubriken ”Grunddata” för att fylla i/korrigera information kring projektet. Klicka på
”Spara” längst ner på sidan när du fyllt i informationen.
Gå sedan vidare genom att klicka på budgetposterna i värdelistan vid ”Byt sida till”.
Om det finns flera budgetar sparade sedan tidigare
Om du har/har haft tilldelning av olika typer av ALF-medel, så kommer du till nedanstående fönster när du loggar in.
Klicka på den budget du vill använda (klicka på projektnamnet) så kommer du vidare till fönstret
”Grunddata”. Fyll i/korrigera informationen och klicka sedan på ”Spara” längst ner på sidan.
Gå sedan vidare genom att klicka på budgetposterna i värdelistan vid ”Byt sida till”.
Om du vill gå till en annan budget väljer du ”Välj ett (annat) av dina projekt).
Startsida (sammaställning och rapporter)
För att få en överblick över din budget kan du byta sida till ”Startsida (sammanställning och rapporter)”. Här kan du också skriva ut din budget.
Inmatning och ändring av uppgifter
Lägga till ny radGenom att klicka på ”Klicka här för att lägga till en ny rad” kan du lägga in en ny rad i budgeten.
Följande fönster öppnas (exakt utseende beror på vilken typ av kostnad det handlar om):
Lägg in informationen och klicka på ”Spara”.
Ändra rad
Om du vill ändra informationen på en rad klickar du på under rubriken ”Förändra”. Följande fönster öppnas:
Gör din ändring och klicka på ”Spara”.
Sortera rader
Du kan sortera raderna genom att dra i raderna med musen.
Radera rad
Klicka på under rubriken ”Förändra” på den rad du vill radera. Följande fönster öppnas:
Klicka på ”Radera”. Följande fönster öppnas:
Klicka på ”OK” om du vill radera raden.
Utskrift
Genom att klicka på ”Sammanställning” och ”Specifikation” i fönstret ”Startsidan (sammanställning och rapporter)” öppnas budgeten i pdf-format och kan skrivas ut för underskrift. OBS! Båda filerna måste skrivas ut.
Ta bort en budget
Om du vill ta bort en budget väljer du ”Välj ett (annat) av dina 2 projekt” i ”Byt sida till”.
Du kommer till nedanstående fönster:
Ta bort budgeten genom att klicka på . Du får en fråga om du ska ta bort det.
Om du bara har en budget som du vill ta bort måste du först lägga upp en ny budget. Sedan kan du ta bort den gamla genom att göra som ovanstående.
Enhet
Projektledaren kan, om han/hon tycker det är till hjälp i budgetarbetet, ange i budget var i
sjukvårdsorganisationen projektets kostnader uppstår. I mallen definierar du detta genom att fylla i
”enhetskolumnen”. Här finns förvaltningar/kliniker inlagda i en lista. Tre bokstäver måste skrivas in i för att få fram väljlistan. Se Bilaga 1 för lista på enheter.
Utloggning
Logga ut genom att gå till ”Byt sida till” och välj ”Logga ut”.
PERSONALKOSTNADER
Personalkostnader läkare
Endast kostnader för landstingsanställda läkare får budgeteras. Statligt anställda lärare (lektorer och professorer) anses vara statligt anställda även om en del av deras tjänstgöring sker inom landstinget (kombinationstjänst, arvoden). De ska utföra forskning inom sin statliga anställning och får således inte tas upp här.
Det är månadslön för den person som ingår i projektet som ska anges, inte vikariens lön. De personer som anges med namn i projekten ska vara informerade och ha gett sitt samtycke.
Läkarens namn, titel och månadslön inklusive arvoden, samt i vilken utsträckning personen tas i anspråk (hel eller del av månad) ska anges. Vid ansökningstillfället ska de månader som anges i
budgetverktyget vara exklusive semester och således faktiskt arbetad tid. Tre bokstäver måste skrivas in i ”Titel” för att få fram väljlistan. Komplettera de rader som är inlästa från det gamla systemet med titel.
I budgetverktyget är en beräkning för semesterkostnad baserad på 31 dagars semester inklusive semesterersättning inlagd.
Inom sjukvården tillämpas följande system för semesterlönen: För varje utbetald månadslön bokförs på ett sjukhuscentralt konto en individuell kostnad för intjänad semester, beroende på det antal
semesterdagar som du är berättigad till (ca 2,5 dagar i månaden). När semestern tas ut uppstår ingen kostnad för kliniken utan semesterlönen belastar det centrala kontot. Detta innebär att projektet belastas med den semesterkostnad som uppkommer månadsvis och att de månader som budgeteras i mallen är bruttomånader, d v s baseras på tid då du ej tar semester. Om du vill att semester ska tas ut under forskningsmånaden (ca 2,5 dagar/mån) budgeterar du 0,88 månader. Detta innebär vidare att du maximalt kan budgetera 10,5 månader per person och år. Resten av tiden tas lagstadgad semester.
Observera att statligt anställda lärare inte kan finansieras med ALF-medel. En budgeterad månad avser en månads ”effektiv arbetstid. Om semester ingår räcker det att ta upp 0,88
månader.
Personalkostnader övriga
Endast kostnader för landstingsanställd personal ska budgeteras. Forskningssjuksköterskor, teknisk och laborativ personal m fl som är anställda av universitetet får inte tas upp. Det är månadslön för den person som ingår i projektet som ska anges, inte vikariens lön. De personer som anges med namn i projektet ska vara informerade och ha gett sitt samtycke. Städpersonal som är anställd av kliniken ska inte anges här. Denna kostnad budgeteras under rubrik ”Städning”. Namn, titel och månadslön ska anges samt i vilken utsträckning personen tas i anspråk (hel eller del av månad). Tre bokstäver måste skrivas in i ”Titel” för att få fram väljlistan. Komplettera de rader som är inlästa från det gamla systemet med titel.
Semesterberäkning sker på samma sätt som ovan beskrivits för landstingsanställda läkare.
MATERIALKOSTNADER
Direkta kostnader för förbrukningsmateriel som används inom projektet ska anges. Med direkta kostnader avses kostnader som är direkt hänförbara till projektet. Detta kan vara kostnader för bl a kits, läkemedel, reagenser, antikroppar, baskemikalier, substrat och fotomateriel.
Kostnader för utrustning under ett basbelopp (2015: 44 500 kr) ska budgeteras här. Specificera inköpen samt ange antal. Kostnader för utrustning över ett basbelopp budgeteras under ”Utrustning”.
Vid frågor kring utrustning, kontakta din klinikekonom.
Observera att statligt anställda personal inte kan finansieras med ALF-medel. Städpersonal ska budgeteras under ”Städning”.
UTRUSTNING
Inköp av utrusning som överstiger ett basbelopp (2015: 44 500 kr) tas upp under denna rubrik. Vid frågor om utrustning kontakta din klinikekonom.
LOKALKOSTNADER
Kostnader för såväl forskningslokaler som institutionslokaler (t ex del av institutionssekreterarens rum, avdelningschefens rum) ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig till projektet. Byggnad,
rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive ”svällningsfaktor”. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av
allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m.
Det totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i budgetverktyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter för det prioriterade projektet. ”Icke utnyttjade kvadratmeter”, jämfört med vad projektets prioritering ger rätt till, medför en viss bonus vid beräkning av påföljande års totala tilldelning
Observera att ersättning för projektets kostnader för lokaler ingår i det belopp som står i det
tilldelningsbeslut som forskaren får. En neddragning av lokalanvändandet innebär ingen neddragning av ALF-medel under det aktuella året, men medför en motsvarande minskad lokaltilldelning
påföljande år (samt normalt sett en ökad bonus). Kom ihåg att ALF-enheten vid beräkning av tilldelningen utgår från nettokvadratmeter. 50% av 40 m² ger alltså medel för 20 m².
Lokalkostnader BMC
Kostnader för forskningslokaler som institutionslokaler ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig till projektet. Byggnad, rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive ”svällningsfaktor”. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. Det totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i budgetverktyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter för det prioriterade projektet.
Städkostnader ska inte räkas i hyreskostnader utan ska tas upp under rubriken budgetposten ”Städning”. Servicekostnader ska tas upp under budgetposten ”Tjänster”.
Lokalkostnader CRC
Kostnader för forskningslokaler som institutionslokaler ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig till projektet. Byggnad, rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive ”svällningsfaktor”. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i
budgetverktyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter för det prioriterade projektet. Till CRC räknas även Wallenberglaboratoriet.
Lokalkostnader HSC
Kostnader för forskningslokaler som institutionslokaler ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig till projektet. Rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat.
Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive ”svällningsfaktor”. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i
budgetverktyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter för det prioriterade projektet.
Lokalkostnader SUS/övriga
Kostnader för forskningslokaler som institutionslokaler ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig till projektet. Byggnad, rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. För byggnad finns inge enhetligt system för benämning utan du får själv ange något namn som är signifikant för byggnaden. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive ”svällningsfaktor”.
Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i budgetverktyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter för det prioriterade projektet.
STÄDNING OCH ÖVRIGA LOKALKOSTNADER
Under denna rubrik tas städning och övriga lokalkostnader upp. Ange vilka lokaler det gäller samt kostnad för städningen.
TJÄNSTER
Såväl direkta som indirekta kostnader för tjänster som används inom projektet ska anges. Med direkta kostnader avses kostnader som är direkt hänförbara till projektet. Detta kan vara kostnader för service, reparationer, telefonabonnemang, interna konsulter m m. Notera att det finns en särskild rubrik för städning och övriga lokalkostnader.
Fr o m 2016 kommer ett OH-uttag, ”värdskap” eller administrativ avgift om 7 % inom samtliga Region Skånes förvaltningar att tas för Alf Projekt-forskningsmedel. I OH-uttag, ”värdskap” eller administrativ avgift för Alf-anslag ingår administrativt stöd från FoU, ekonomi och HR-funktioner med sedvanliga tillhörande arbetsuppgifter såsom uppföljning, bokslut m.m. Även stöd från
ledningsorganisation på verksamhetsområdes nivå eller motsvarande ingår. Vidare ingår under aktuell forskningstid tillhörande befintlig kringutrustning dock ej kontorsarbetsplats.
REDOVISNING/UPPFÖLJNING
Allmänt
Bokföring av ALF-medel ska ske löpnade med en årlig slutavstämning. Det är projektledarens ansvar att efter redovisningsårets slut inkomma med ekonomisk redovisning för projektet.
Projektets kostnader ska särredovisas på särskilt inrättat projektkostnadsställe/ansvarskod. Tekniken att särredovisa kostnaderna ska så långt som möjligt följa sjukvårdens normala redovisning och övriga administrativa rutiner. Det är projektledaren som godkänner de kostnader som redovisas på projektet.
Praktisk hantering
Klinikekonomen vid projektledarens moderklinik ansvarar för ekonomisk administration, dock inte den dagliga fakturahanteringen o dyl. Projektledaren kontaktar berörd klinikekonom för att erhålla erforderliga uppgifter.
Projektens inköp måste ske genom sjukvårdens organisation och enligt sjukvårdens administrativa rutiner. Sjukvårdens ingångna avtal med leverantörer måste följas, t ex vid inköp av datorer.
Kostnader bokförs om möjligt direkt på projektkostnadsstället/ansvarskoden. Som exempel kan nämnas inköp mot faktura, interna köp av medicinsk service och MTA. Projektledaren anger sitt projekts debiteringskod vid beställning av interna köp för att redovisning ska kunna ske direkt på projektet.
Kostnaderna för personal utgör ofta en stor del av de totala projektkostnaderna. Den personal som medverkar i projektet ska ombemannas i personalsystemet så långt som det är möjligt. Detta
förutsätter planering och information i god tid för att förenkla hanteringen av personaladministration och redovisning på projektet. Detta underlättar projektuppföljningen under året.
Hyreskostnader bokförs direkt på projektet om det är praktiskt möjligt.
Kostnader som ej kan bokföras direkt, s k indirekta kostnader, kan behandlas som internt ”köp- och säljförfarande”. Med internt köp- och säljförfarande menas att kliniken beräknar värdet för den tjänst som projektet utnyttjar och debiterar projektet via en internfaktura (bokföringsorder).
