Karriärkollens personligt brev-guide
Så fångar du dig själv!
Att skriva
personligt brev som Chalmersstudent
Att hitta information om att skriva personligt brev är lätt, liksom med CV-guider finns det massor med information och förslag på olika sätt att skriva på.
Genom åren har vi skaffat oss en hel del erfarenhet av att hjälpa
Chalmersstudenter till rätt jobb. Här har vi samlat det viktigaste som du bör ha med dig i personligt brev-skrivandet.
Innan du börjar – vadå personligt?
Tänk på i vilket sammanhang ditt brev kommer att läsas. Hur personlig ska man vara och hur läses egentligen brevet? Följande scenario är ett exempel på hur det kan fungera.
Vet du inte var du ska börja? Börja i den ände där det känns naturligt, det viktiga är att du i slutändan har en bra matchning mot just detta jobb. Se till att fånga dig själv som den person du är i arbetslivet och använd inte klyschor utan skapa trovärdighet i det du säger.
Är du redo? Då kör vi!
En rekryterare har valt ut ett antal CV som matchar jobbet – och ditt CV är med! Nu vill rekryteraren läsa de personliga breven för att få en uppfattning om personen bakom. Hen börjar läsa ditt brev och hoppar mellan CV och personligt brev för att se att de hänger ihop. Hen granskar om ditt brev är anpassat och unikt för detta jobb - och inte minst - hen försöker lära känna din person, vad du kan och vad du vill i yrkeslivet!
SCENARIO
Layout och formalia
Gör det lätt för läsaren att ta till sig innehållet genom en enkel layout. Skriv korta stycken med blankrad mellan styckena och använd ett lättbegripligt språk. Un- dvik långa meningar, hellre punkt än två kommatecken på raken. Storlek 11-12 är lagom för ett vanligt typsnitt med standardmarginaler. Keep it simple – undvik understrykningar, fetstil eller att kursivera i brödtexten.
• Brevet ska ha en enkel och ren layout, utan för mycket färger
• Hellre kort än långt – det viktiga är att det är relevant så håll det under en sida (undantaget ansökningsbrev för akademiska positioner)
• Kontaktuppgifter ska vara lätt att hitta och att det är tydligt vilket jobb du söker
• Använd gärna liknande layout som på ditt CV så man ser att de hör ihop
• Väck intresset kring din person! Syftet är inte att berätta hela din livshistoria utan att få komma på intervju och berätta mer om dig själv
Utgå från annonsen
Innan du börjar skriva, granska jobbannonsen ordentligt: vad söker arbetsgivaren?
Vad är det som gör dig nyfiken och intresserad? Vilka kvalifikationer är viktigast?
Fundera på vilka erfarenheter och kompetenser som kan hjälpa dig i jobbet. Iden- tifiera de som du tror är viktigast. Med ett strukturerat tankearbete blir det mycket lättare att börja skriva.
Skriv ett unikt brev för varje jobb du söker. Läs på om företaget så att du vet vilka de är och vad de söker. Det märks om brevet är generellt skrivet och används till många jobbansökningar! Skriv färre men mer genomarbetade ansökningar. Du kan självklart återanvända vissa delar om de är relevanta för olika jobb.
Rubriken
Du kan använda tjänsten (och eventuellt referensnummer) som rubrik för att göra det lätt att se vad ansökan gäller. Rubriken kan också handla om dig som söker och något som är intressant med just dig. Tänk dig en nyhetsartikel som beskriver vad artikeln handlar om - med en intresseväckande vinkel som fångar läsarens uppmärksamhet.
SKA DU GÖRA EN SPONTANANSÖKAN?
Till skillnad från utannonserade jobb riktas inte en spontanansökan till något specifikt jobb eller tjänst. Istället visar du här ett företag eller en organisation att du är intresserad av just dem. Det ger dig en chans att möta företagens behov innan rekryteringsprocessen har börjat.
• Maila till rätt person. Leta rätt på den som rekryterar och undvik info- adresser (på små företag kan det t.ex. vara VD som rekryterar)
• Berätta varför du är intresserad av just dem
• Våga ringa! Testa gärna att kontakta personer innan du skickar en ansökan, var förberedd på att kort berätta om dig själv och ställ öppna frågor om deras behov. Ett manus kan hjälpa.
Ta del av alla våra tips och få koll på hur du hittar de mest intressanta
företagen för dig genom att gå till Karriärkollen på Studentportalen > Koll på
läget > Leta jobb.
Inledningen
I ett personligt brev är någon hälsningsfras inte nödvändig. Efter rubriken kan du börja brevet direkt under. Undantaget är om du har haft kontakt med någon på företaget och skriver till just den personen. Då kan du till exempel skriva ”…utifrån mitt samtal med X har jag fått…”.
Skriv ett kort och kärnfullt stycke som inledning. Ge en försmak på vad resten av brevet kommer att handla om. Det gäller att snabbt fånga läsarens intresse och få hen att fortsätta läsa ditt brev. Undvik namn och långa utbildningstitlar, det får man i ditt CV. Gå direkt på dina styrkor: vad du kan bidra med och varför du söker jobbet. Nämn företagets namn i inledningen så blir det tydligt att du skriver till dem.
Använd gärna nedan frågor som inspiration när du skriver det inledande stycket:
• Vad gör dig intresserad av jobbet? Vad fångade ditt intresse? På vilket sätt motiverade det dig att söka jobbet?
• Vad gör dig kompetent för jobbet? Sammanfatta kort och konkret vad som gör dig passande, till exempel: ”Med min utbildning inom X, erfarenhet inom Y och starka intresse för att utveckla hållbara Z hoppas jag snabbt kunna bidra till er satsning inom Å.”
• Vad gör dig intresserad av företaget? Vad gör att du vill jobba just där?
Ta gärna något exempel som gör att arbetsgivaren ser att du ansträngt dig och gjort research om dem.
TIPS!
Som nyexaminerad kan det vara svårt att svara på ovan frågor, du vill ju
egentligen bara ha ett jobb, eller hur? Om du fastnar, lägg inte för mycket
energi på inledningen utan gå vidare och skriv resten av brevet. Gå sedan
tillbaka och se om det är lättare att formulera inledningen sist istället.
Innehållet
I kärnan av brevet handlar det om att övertyga företaget eller organisationen om vad det du kan bidra med och hur det är värdefullt för dem. Konkretisera med erfarenheter för att ge arbetsgivaren smakprov på hur du agerar i olika situationer.
Framtiden är i fokus
Det personliga brevet handlar egentligen inte om vad du har gjort. Det handlar om vad du kan åstadkomma, vad du vill göra och vilken potential du har. I slutändan är det din framtid som rekryteraren försöker att förutsäga. Din utbildning och dina erfarenheter väger såklart tungt men det är vad du vill göra med dessa framöver som är mest intressant.
Undvik klyschor
Tänk på att det låter klyschigt med uttryck som ”många bollar i luften” och
”flexibel”. Fundera istället på innebörden – behöver du vara stresstålig, hantera flera projekt samtidigt och kunna prioritera rätt? Beskriv då dina konkreta
erfarenheter utan att använda klyschor. Behöver du ha mer information om jobbet och vad det innebär? Prova att höra av dig till kontaktpersonen i annonsen.
Låt dina egenskaper tala
Väv in dina personliga egenskaper när du beskriver dina erfarenheter. Istället för att skriva att du är kommunikativ - beskriv hur du har kommunicerat. Vill du visa att du är bra på problemlösning så tar du ett exempel där du löste ett problem.
Kanske du behövde samarbeta för att lösa problemet? Passa på att inkludera även det. Då kan du effektivt skapa en mer nyanserad bild av dig själv utan att behöva stapla adjektiv på varandra.
Din erfarenhet. Vad gjorde du? Om ni var flera i ett projekt, vad var din roll? Hur hanterade du eventuella utmaningar?
Feedback/resultat. Hur gick det? Vilka resultat fick din insats? Har du fått någon feedback från chefer/handledare/kollegor/kunder? Vad lärde du dig?
Matchning. Hur kan de här erfarenheterna komma till nytta i jobbet du söker? Vad vill du lära dig mer om?
M OD E LL F ÖR ATT B E S K R IVA D I NA E R FAR E N H ETE R
Avslutning
Knyt ihop säcken genom att återknyta till inledningen; summera kort varför du är intresserad av jobbet och vad du kan bidra med. Skriv att de gärna får kontakta dig för en intervju där du kan berätta mer om dig själv. Avsluta med en hälsning och ditt namn.
Hitta ett par ögon till – dags att låta någon annan läsa igenom ditt personliga brev
Låt någon du känner läsa igenom brevet. Vilken känsla får de? Hur uppfattar de personen i brevet? Är det du?
Behöver du mer hjälp?
Kontakta oss om du känner att du är osäker och vill ha hjälp med funderingar kring ditt personliga brev. Innan du bokar tid med oss på Karriärkollen vill vi dock att du har genomarbetat ditt brev ordentligt. Ta hjälp av Snabbkollen och denna guide, se till att du kommit så långt du kan på egen hand.
Lycka till!
