Plats och tid Kommunalrådsrummet, stadshuset, Skellefteå, fredag kl Justerare Håkan Jansson Paragrafer 1-12

(1)

Gemensam nämnd för drift av personalsystem

Plats och tid Kommunalrådsrummet, stadshuset, Skellefteå, fredag 2021-03-05 kl. 10.00 – 11.00.

Beslutande

Närvarande i sammanträdeslokal:

Evelina Fahlesson (S), Skellefteå kommun, ordförande Deltar på distans:

Ylva Olofsson (S), Malå kommun

Sara Lundberg (S), Arvidsjaurs kommun

Håkan Jansson (KD), tjänstgörande ersättare, Norsjö kommun

Övriga deltagare

Närvarande i sammanträdeslokal:

Johan Forssell, kommunsekreterare, Skellefteå kommun

Deltar på distans:

Lars Ekberg, personalchef, Malå kommun

Peter Ekencrantz, kundansvarig IT, Skellefteå kommun,

§ 1

Inger Johansson, HR-chef, Norsjö kommun Mats Lundberg, HR-chef, Arvidsjaurs kommun Joakim Lundin, personalchef, Skellefteå kommun Hanna Rinsén, controller, Skellefteå kommun Isabelle Vesterlund, lönechef, Arvidsjaurs kommun

Justerare Håkan Jansson Paragrafer §§ 1 - 12

Underskrifter

Evelina Fahlesson, ordförande Håkan Jansson, justerare

Johan Forssell, sekreterare

ANSLAG / BEVIS GEMENSAM NÄMND FÖR DRIFT AV PERSONALSYSTEM

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla.

Sammanträdesdatum 2021-03-05 Anslagsdatum 2021-03-09

Anslaget tas ner efter 2021-04-01

Utdragsbestyrkande

(2)

Justering (sign) Utdragsbestyrkande

Ärendelista

§ 1 Internbudget 2022 ... 3

§ 2 Föregående mötes protokoll ... 4

§ 3 Information från arbetet på personalområdet i Skellefteå kommun ... 5

§ 4 Information från arbetet på personalområdet i Arvidsjaurs kommun ... 6

§ 5 Information från arbetet på personalområdet i Norsjö kommun ... 7

§ 6 Information från arbetet på personalområdet i Malå kommun... 8

§ 7 Framtida samarbetsformer ... 9

§ 8 Avtal mellan de samverkande kommunerna för perioden 2021-07-01 – 2022-12-31 ... 10

§ 9 Medverkan i förstudie inför eventuell gemensam upphandling av lönesystem ... 11

§ 10 Årsrapport 2020 ... 12

§ 11 Internkontroll 2020 ... 13

§ 12 Månadsrapport februari 2021 ... 14

(3)

§ 1 Internbudget 2022 Beslut

Internbudget 2020 fastställs enligt förvaltningens förslag.

Sammanfattning

Förvaltningen har upprättat ett förslag till internbudget 2022.

Förslaget har anpassats till att Malå kommun köper systemförvaltartjänster av Skellefteå kommun, i övrigt är

skillnaderna i förhållande till innevarande år i huvudsak orsakade av ny modell för kostnadsberäkning.

Beslutsunderlag

Förslag till internbudget 2022

Detaljerad kostnadsfördelning 2022

Sammanställning, kostnader för Personnec

Skickas till:

Support och lokaler

(4)

§ 2 Föregående mötes protokoll Beslut

Protokollen från sammanträdena 2020-03-19 samt 2020-12-04 godkändes och lades till handlingarna.

Beslutsunderlag

Protokoll 2020-03-19 Protokoll 2020-12-04

(5)

§ 3 Information från arbetet på

personalområdet i Skellefteå kommun Beslut

Informationen noteras.

Sammanfattning

Digital signering av anställningsavtal har införts. Det har tecknats avtal om pulsade medarbetarundersökningar, som i första steget kommer att införas inom 2-3 förvaltningar. Personalnämnden har beställt en utvärdering av arbetet med att erbjuda heltid,

utredningen görs av en extern konsult.

(6)

§ 4 Information från arbetet på

personalområdet i Arvidsjaurs kommun Beslut

Sammanfattning

Ett nytt ledningssystem är under införande. Inom ramen för det arbetet kommer HR att testa anställningsprocessen inom

systemet.

Det arbetas mycket med begreppet ”attraktiv arbetsgivare”, fokus ligger just nu på delområdena ”anställa” och ”rekrytera”.

(7)

§ 5 Information från arbetet på personalområdet i Norsjö kommun Beslut

Sammanfattning

Två integreringar har inletts under 2020, inför 2022 lyfts behov av rehabmodul och modul för hantering av HR-ärenden. Generellt sett är många tekniska lösningar framtagna för att passa stora kommuner och kräver en hel del anpassning för att vara lämpliga i små kommuner.

Införande av personalplaneringssystem pågår.

(8)

§ 6 Information från arbetet på personalområdet i Malå kommun Beslut

Sammanfattning

Olika alternativ vad gäller rehabsystem undersöks. Visma har lämnat gott stöd vad gäller systemförvaltning av Personnec-P, den kommande lösningen med köp av tjänsten från Skellefteå lovar gott inför framtiden.

(9)

§ 7 Framtida samarbetsformer Beslut

Förvaltningen får i uppdrag att till nästa sammanträde presentera förslag kring upplägg av en avtalssamverkan.

Sammanfattning

När den gemensamma nämnden bildades var en gemensam nämnd den enda möjliga samarbetsformen mellan kommuner, förutom kommunalförbund. Numera är det även möjligt för kommuner att samverka genom ”avtalssamverkan”. Detta är en samarbetsform som inte kräver en nämnd, utan som regleras genom avtal. Eftersom drift av personalsystem inte kan anses vare en politiskt särskiljande fråga, och inte heller av strategisk

betydelse, bör det vara möjligt att ersätta nämnden med en avtalssamverkan. En lämplig tidpunkt för övergång till avtalssamverkan skulle kunna vara årsskiftet 2022/23, dvs i anslutning till mandatperiodsskiftet.

Skickas till:

Skellefteå kommun, kommunsekreterare

(10)

§ 8 Avtal mellan de samverkande

kommunerna för perioden 2021-07-01 – 2022- 12-31

Beslut

Kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna föreslås godkänna avtal mellan de samverkande kommunerna för perioden 2021-07-01 – 2022-12-31 enligt förvaltningens förslag.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna har godkänt ett nytt avtal som gäller första halvåret 2021. Därefter måste ett nytt avtal antas, som då lämpligen kan gälla mandatperioden ut.

Det bör dock inte gälla längre än mandatperioden, för att möjliggöra för de deltagande kommunerna att efter 2022 års allmänna val ta upp samarbetet till ny värdering.

Förvaltningen har upprättat ett förslag till avtal för tidperioden 2021-07-01 – 2022-12-31. Avtalet är, förutom i den del som avser Malå kommun, i stort sett oförändrat i förhållande till nuläget.

Beträffande Malå kommun har det anpassats till kommunens köp av systemstöd från Skellefteå kommun.

Beslutsunderlag

Förslag till nytt avtal mellan de samverkande kommunerna

Skickas till

Kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna

(11)

§ 9 Medverkan i förstudie inför eventuell gemensam upphandling av lönesystem Beslut

Nämnden skall på nästkommande sammanträde få en redovisning av läget i förstudiearbetet.

Sammanfattning

Skellefteå kommun måste, utifrån utgående avtal, upphandla ett nytt personalsystem. En förstudie ska genomföras under 2021, i syfte att skapa underlag för det fortsatta arbetet. Avsikten är att de samverkande kommunernas personalchefer ska ges tillfälle att medverka i förstudien, för att säkerställa att dessa har insyn i förstudiearbetet och att förstudien skall kunna utgöra underlag för övriga kommuners beslut om medverkan i fortsatt

upphandling.

Skickas till:

De samverkande kommunernas personalchefer

(12)

§ 10 Årsrapport 2020 Beslut

Årsrapport 2020 godkänns.

Sammanfattning

Förvaltningen har upprättat ett förslag till årsrapport 2020.

Nämndens resultat är positivt, i huvudsak på grund av att anslaget för oförutsatta utgifter inte behövt utnyttjas.

Beslutsunderlag

Årsrapport 2020, gemensam nämnd för drift av personalsystem

Skickas till:

Respektive kommuns kommunfullmäktige Respektive kommuns revisorer

(13)

§ 11 Internkontroll 2020 Beslut

Rapport över genomförd internkontroll 2020 godkänns.

Sammanfattning

Rapport över genomförd internkontroll 2020 har upprättats. Enligt rapporten föreligger inte behov av särskilda åtgärder från

nämndens sida.

Beslutsunderlag

Rapport över genomförd internkontroll 2020

Skickas till:

Respektive kommuns kommunfullmäktige Respektive kommuns revisorer

(14)

§ 12 Månadsrapport februari 2021 Beslut

Månadsrapport februari 2020 godkänns.

Sammanfattning

Månadsrapport februari 2021 har upprättats. Den visar inte på någon budgetavvikelse.

Beslutsunderlag

Månadsrapport februari 2021, gemensam nämnd för drift av personalsystem