Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Kommunikationsplan för
miljö- och byggnadsnämnden 2016
1. Inledning
1.1 Syfte
Det är viktigt att informera och kommunicera om miljö- och byggnadsnämndens verksamheter dels ur ett allmänintresse utifrån nämndens ansvarsområden, dels för att belysa nämndens myndighetsroll.
Det är också viktigt att möta de förväntningar och behov som invånare och övriga intressenter har på kommunen samt öka förtroendet för nämndens verksamheter och för kommunen i stort.
Kommunikationsplanen beskriver större planerade kommunikationsinsatser för 2016. Det kan därför komma att läggas till kommunikationsinsatser eller prioriteras om beroende på förutsättningar och omständigheter.
1.2 Nulägesbeskrivning
En kommunikatör är anställd på en halvtidstjänst för att samordna miljö- och byggnadsnämndens kommunikation externt och internt.
Under 2015 gjordes större kommunikationsinsatser om bland annat
kemikalier i förskolan, ventilation och städning i skolor och marknadsföring av nya e-tjänster för bygglov för skylt och anmälan.
Under 2016 kommer ett kommunövergripande arbete göras för att fördjupa kunskapen om olika målgruppers behov, attityder och värderingar men även om hur målgrupperna vill ha information från kommunen. Därför kommer också en särskild satsning att göras på sociala medier, som många av kommunens målgrupper använder.
1.3 Definitioner
Q1: Första kvartalet 2016 Q2: Andra kvartalet 2016 Q3: Tredje kvartalet 2016 Q4: Fjärde kvartalet 2016
Målgrupp: Mottagare av kommunikationsinsatsen
Förväntat resultat: Vad som ska uppnås genom kommunikationsinsatsen och vad målgruppen ska känna/tänka/göra.
Genomförandetid: När under året som kommunikationsinsatsen ska genomföras
Mätning/uppföljning: Hur kommunikationsinsatsen ska följas upp och effekten mätas
1.4 Ansvarsfördelning och avgränsning
Kommunikationsplanen gäller för miljö- och byggnadsnämndens externa kommunikations- och informationsinsatser, vilka utgår från verksamhetens uppdrag och mål. Planen är framtagen utifrån Sollentuna kommuns
övergripande externa kommunikationspolicy.
Kommunikationsplanen beskriver större planerade kommunikationsinsatser.
Mindre kommunikationsinsatser beskrivs inte i planen utan genomförs löpande vid behov.
Kommunikationsinsatsernas mål bygger på en uppdelning av kunskap, attityd, motivering och beteende och hur målgruppen antas förhålla sig till dessa delar.
Miljö- och byggnadskontorets kommunikatör har övergripande ansvar för samordning och genomförande av kommunikationsinsatserna. Miljö- och byggnadskontorets ledningsgrupp bistår med stöd och råd och
förvaltningens övriga medarbetare bidrar med kunskap i sakfrågor.
2. Planerade större kommunikationsinsatser
2.1 Särskild information till bygglovssökande i Södersätra Målgrupp: Boende i Södersätra som planerar att ansöka om bygglov i samband med att detaljplanens genomförandetid startar.
Förväntat resultat: Målgruppen känner till förutsättningar och begränsningar för lovgivning. Målgruppen skickar även i hög grad in kompletta ärenden för att på så sätt minska handläggningstid och underlätta handläggningen. Målgruppen känner också till kommunens e-tjänster för bygglov och använder dessa i hög grad. Förtroendet för kommunen ska bestå.
Genomförandetid: Q1 och Q2.
Mätning/uppföljning: Eventuell enkät som följer upp informationsutskick samt upplevelsen kring bygglovsansökan.
2.2 Information utifrån handlingsplan som rör strandskydd för bryggor i Edsviken och Norrviken – kommungemensam insats Målgrupp: Berörda bryggägare i Sollentuna kommun.
Förväntat resultat: Målgruppen förstår kommunens information och handlar därefter.
Genomförandetid: Q3-Q4.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning är planerad.
2.3 Sök bygglov med kommunens e-tjänster och i god tid Målgrupp: Fastighetsägare i Sollentuna kommun som planerar att uppföra arbeten, som kräver bygglov, under våren/sommaren 2016.
Förväntat resultat: Målgruppen använder kommunens e-tjänster för bygglov och anmälan när de ska söka bygglov och/eller anmäla. De skickar även i hög grad in kompletta ärenden för att på så sätt minska handläggningstid och underlätta handläggningen.
Genomförandetid: Q1
Mätning/uppföljning: Uppföljande enkät som skickas ut i samband med bygglovet samt undersökningen WSI.
2.4 Förtydligade regler kring s.k. Attefallshus
Målgrupp: Fastighetsägare i Sollentuna kommun som planerar att uppföra arbeten som kräver anmälan.
Förväntat resultat: Målgruppen skickar i hög grad in kompletta ärenden för att på så sätt minska handläggningstid och underlätta handläggningen. De känner också till kommunens e-tjänster för anmälan och använder denna i hög grad.
Genomförandetid: Troligtvis Q1 eller Q2.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning planeras.
2.5 Bygglovschefen som kontakt för näringslivet i bygglovsfrågor
Målgrupp: Företagare i Sollentuna kommun.
Förväntat resultat: Målgruppen tar kontakt med bygglovschefen för att undersöka möjligheten till byggarbeten/etableringar i tidigt skede för en specifik fastighet.
Genomförandetid: Löpande under 2016.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning planeras.
2.6 Resultat från uppföljning av bullerreducerande asfalt Målgrupp: Invånare i Sollentuna kommun
Förväntat resultat: Målgruppen känner till uppföljningsresultatet av effekten av den bullerreducerande asfalt som lagts på en sträcka på E4 genom Sollentuna.
Genomförandetid: I samband med resultatet, troligtvis Q3.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning planeras.
2.7 Kemikalier i förskolan
Målgrupp: Barn och föräldrar samt övriga invånare i Sollentuna kommun.
Förväntat resultat: Målgruppen känner till kommunens arbete med kemikalier i förskolan.
Genomförandetid: I samband med att projektet avslutas.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning planeras.
2.8 Resultat av avslutade tillsynsprojekt inom miljö- och hälsoskydds samt livsmedelsområdet
Målgrupp: Invånare i Sollentuna kommun.
Förväntat resultat: Målgruppen känner till resultatet av kommunens arbete med tillsyn i olika frågor samt i möjligaste mån vad som görs för att åtgärda eller förbättra eventuella utvecklingsområden inom tillsynsområdet.
Genomförandetid: I samband med att tillsynsprojekt avslutas eller i samband med att eventuella åtgärder genomförts, i samarbete med andra förvaltningar. Nyttan med kommunikationsinsatsen avgörs vid varje avslutat projekt.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning planeras.
2.9 Kartintegrering i kommunens e-tjänster
Målgrupp: Användare av kommunens e-tjänster där kartintegreringen är tillgänglig.
Förväntat resultat: Målgruppen förstår och använder sig i hög grad av funktionen med kartintegrering.
Genomförandetid: I samband med att kartintegreringen genomförs.
Mätning/uppföljning: Ingen särskild uppföljning planeras.
3. Utvärdering och uppföljning
Efter varje kommunikations- och informationsinsats ska en uppföljande analys och utvärdering göras. I slutet av 2016 tas en sammanställning fram där året kommunikationsinsatser följs upp. Sammanställningen används inför arbetet med kommunikationsplan för 2017.
Frågor som ska ställas i uppföljningen:
• Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt?
• Är informationen förstådd och har den täckt behoven?
• Har informationen distribuerats och tagits emot på rätt sätt?
• Har vi uppnått våra kommunikativa mål?
• Går det att mäta effekten av kommunikationsinsatsen?
