Administrationssamhället
Anders Ivarsson Westerberg Södertörns högskola (Anders Forssell, Uppsala universitet)
Ett samhällsfenomen - vi administrerar våra liv…
• Kalendrar, planering, budgetar…facebook
• Valfrihetens dilemma – bank, el, telefon,
försäkring, skola, ppm (vi förväntas
fatta rationella beslut)
• En del av det moderna samhället – att inte lägga våra liv i händer på
slump eller religion…
I debatten…
• Vetenskapsradion Forum 5/1
• DN Debatt 6/1
”Bryt den onda trenden och ta kontroll över byråkratin”
• Seminarium med civilministern 21/4
Reaktioner…
”Att känna att man inte hinner med att göra rätt saker, det stressar oerhört mycket. Vad gör jag för nytta för
patienter då?” (Arbetsterapeut)
”Jag vill bara försäkra mig om att ni inte missat
Försvarsmakten och dess relaterade myndigheter och verksamheter. Fullt utvecklad katastrof även i
administrationshänseende. För samhällets skull hoppas jag väl ändå att vi är värst.” (Försvarsmakten)
”Tack för att ni engagerar er i detta jätteproblem.” (Psykolog)
Polisförbundet
”Framför allt har det för många poliser tillkommit en mängd administrativa uppgifter som läggs på det ordinarie
polisarbetet, kärnverksamheten.” (Polisförb ordf. Dagens Nyheter 20111013)
Vårdförbundet
”Personalens upplevelser av en tung administration som tar kraft från det som de helst vill fokusera på, nämligen
omvårdnaden, är en av de saker vi behöver ta itu med.” (Vårdförb ordf. Sydöstran 20111130).
Socialtjänsten
”Dokumentationskraven har ökat och beskrivs av många som absurda. För att nå fram till utsatta, rädda och oroliga barn och föräldrar krävs tid att etablera bärande och tillitsfulla relationer. Tid måste få ges till det mänskliga mötet, inte
tillbringas framför datorn med dessutom ofta förvånansvärt svåranvända och onödigt
tidskrävande dataprogram.” (Pia Tham DN debatt 141011)
Vad är administration?
Ordbokens definition:
• De/det organ som administrerar
• Förvaltning, handhavande, administrering, skötsel, metod för att handha saker
Svårigheter:
• Närliggande begrepp: management, byråkrati
• Hur avgränsa mot kärnverksamhet?
Vår definition av administration
• All insamling, skapande, bearbetning sammanställning och rapportering av information
• Till olika intressenter (ägare, huvudmän, ledning, personal, media etc)
• Syftar till att upprätthålla, samordna och styra ett organiserat system
• Över tid och rum
Två typer
• Organiserande – inåtvänd
(för egna organisationens ändamål, ex arbetsordningar, rutiner, riktlinjer)
• Legitimerande – utåtvänd
(för utomstående, ex planer, redovisning, statistik, hemsidor, pressmeddelanden, verksamhetsberättelser)
Hur mäts administration?
• Yrkesstatistik
• Tidsstudier
• Men svårt att mäta och sätta siffror på
eftersom: svårt att definiera, olika sätt att mäta, svårt att jämföra…
Yrkesstatistik visar…
• Sekreterare (hela pop)
Från 256 000 år 1990 till 29 000 år 2013
• Allmänt kontorsarbete (hela pop)
Från 514 000 år 1985 till 347 000 år 2008
• Ledningsarbete (hela pop)
Från 133 000 år 1985 till 242 000 år 2008
• Chefer i offentlig sektor
Från 30 630 år 2000 till 46 600 år 2010
Ledning Kärn-
verksamhet
Verksamhets- stöd
1983 14 % 73 % 13 %
1993 18 % 74 % 15 %
2003 11 % 61 % 21 %
2010 15 % 63 % 22 %
Fördelning i tre myndigheter
Vilken typ av administratör?
Ekonomi, HR Samordnare, Controllers, Strateger etc
IT
1983 3,6 % 1,7 % 1 %
1993 2,6 % 2,2 % 0,6 %
2003 6,5 % 4,9 % 1,5 %
2010 11,3 % 7,8 % 2,4 %
Sjukvården
• Ungefär lika mycket administration som
patienttid, men stora variationer
• Trend: ökande, läggs ovanpå andra arbetsuppgifter
Vilken administration i sjukvården?
• Möten - samordning
• Dokumentation - journalföring
• Redovisning (av patientbesök, insatser etc)
• Kvalitetsregister
• Reaktion på krav från huvudmän
• Datasystem (6 olika lösenord…Läkare 17 olika system…)
Pågående studie
• 11 vårdcentraler (i fyra landsting)
• Enkät + kartläggning av arbetsuppgifter
• ca 400 personer (alla professioner)
• Preliminära resultat:
Totalt: ca 25 % direkt patienttid, 35 % indirekt patienttid, 40 % övrigt
Skolan
• Arbetsmiljömätningar visar ökad
administration – och stress (LR, Lärarförb)
• Tidsanvändningsstudier (ca 50% till direkt elevarbete) (adm? 25-50%)
• Internationella studier visar liknande resultat (50/50)
• Trend: ökande, läggs ovanpå andra uppgifter
Vilken administration i skolan?
• Möten – samordning
• Dokumentation
• Omdömen
• Nationella prov
• Planering
• Datasystem
• Planer/policies
Hur förändras administrationen?
• Administrationen ökar
- En explosionsartad ökning av dokumentation, mängder av möten
• Datorisering har förändrat administrationen
- ökad kapacitet, snabbare, mer komplext, ”osynligt”
• Det har skett en omfördelning av administrativt arbete
- professionalisering, amatörisering
Professionalisering
Fler kategorier av avancerade administratörer (controllers, HR-strateger, informatörer etc) Som har administration som sin kärnverksamhet
Amatörisering
• Mindre administrativt stöd
• Enklare administrativa yrken försvinner
• Alla blir
administratörer
IT förändrar arbetet
• Alla är datoranvändare/
systemanvändare
• Kapaciteten ökar
• Komplexiteten ökar
• Snabbheten ökar
• Datorstrul
• Det administrativa arbetet blir ”osynligt”
Krav och förändringsidéer
• Det genomorganiserade (rationaliserade) samhället (tron på rationell styrning)
• Ekonomisering (ekonomiska styrmodeller, New Public Management, fler företagsekonomer)
• Redovisnings- och granskningssamhället (ökad inriktning på granskning och kontroll)
Skolans granskningslandskap
Internationella system och organisationer OECD
IEA
PISA (international student assessment) TIMSS (mathematics and science) PIRLS (reading literacy)
ICCS (civic and citizenship) ESLC (language competence) Education at a Glance
Eurydice TALIS
Nationella system
Nationellt uppföljningssystem, officiell statistik Jämförelsetal
SIRIS (nationell statistik, SI:s rapporter etc) SALSA (verktyg för lokala analyser)
Medborgarundersökningar (SCB)
Tillsyn och kvalitetsgranskning (Skolinspektionen) Analyser, utvärderingar, etc (Skolverket)
Nationella prov (Skolverket) BRUK (verktyg för självskattning) Lokala system obligatoriska och frivilliga
Systematiskt kvalitetsarbete Individuella utvecklingsplaner Kommunal tillsyn
Lokala brukarundersökningar mm
Övriga offentliga organ som bl a utvärderar skolan
SCB:s NKI IFAU
Riksrevisionen, kommunal revision Statskontoret
ESO
Utredningsväsendet Privata aktörer
Öppna jämförelser (SKL) Kolada (SKL)
Kvalitetsutmärkelsen Bättre skola (SIQ) Fackliga organisationer?
Senaste reformer/organ
Skolkommission Skolforskningsinstitut IFAU breddat uppdrag
Fler organisationer ger upphov
till transaktionskostnader
Konsekvenser av (för mycket) administration
• Ineffektivitet, vi gör saker på fel sätt
• Målförskjutning,
• vi gör fel saker
Konsekvenser av (för mycket) administration
• Avprofessionalisering, vi litar inte på yrkesgrupper
• Stress, vi gör för mycket
• Expertvälde, vad som borde vara politiska
beslut byggs in i “neutrala”
system
Vad kan vi göra?
• Uppmärksamma problemet
• Kan man styra smartare?
• Kan vi lita mer på personalen?
• Går det att skydda en fungerande verksamhet från krav utifrån? Vilken roll har cheferna?
• Ska vi arbetsdela, dvs (åter)-anställa administratörer?
