1/4
Ägardirektiv för IT-kommuner i Skåne AB
Detta ägardirektiv är fastställt av respektive kommunfullmäktige i Hörby, Höörs, och Östra Göinge kommuner. Med Bolaget menas i detta dokument IT kommuner i Skåne AB
organisationsnummer (under bildande)
1 Grundläggande principer
Av bolagsordningen framgår närmare vilken verksamhet som Bolaget ska bedriva samt ändamålet med Bolagets verksamhet. Bolaget får endast bedriva sådan verksamhet som är förenlig med den kommunala kompetensen.
Ansvaret för Bolagets organisation tillkommer Bolagets styrelse, som ska utforma
organisationen på det mest funktionella sättet för att tillgodose Bolagets ändamål och uppnå dess målsättning.
Bolaget ska anslutas till arbetsgivarorganisationen Pacta.
Bolaget är en del av kommunernas verksamheter och ska gemensamt med övriga kommunala organ verka för en positiv utveckling av kommunerna. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är bl.a. att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för ägarkommunerna. Bolaget tillåts därför inte att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar för ägarkommunerna. Om en sådan situation skulle föreligga har ägarkommunerna, vid full enighet dem emellan, tolkningsföreträde i förhållande till Bolaget.
2 Styrelse och verkställande direktör
Av bolagsordning och aktieägaravtal framgår grundläggande regler för styrelsens arbete. Till detta tillkommer följande:
Styrelsen ska utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete. På motsvarande sätt ska en instruktion fastställas för verkställande direktören. Av dessa dokument ska framgå
arbetsfördelning och befogenheter mellan styrelsen och verkställande direktören.
Bolaget ska samråda med Bolagets ägare vid rekrytering av verkställande direktör.
En suppleant utsedd av en part kan endast träda in i stället för en styrelseledamot som utsetts av samma part som suppleanten.
Efter samråd med Bolagets ägare fastställer kommunfullmäktige i Hörby grunder för arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer samt
motsvarande suppleanter.
3 Revision
Utöver vad aktiebolagslagen stadgar ska Bolagets revisor, mot bakgrund av det kommunala syftet med Bolaget och dess verksamhet, medverka i granskning enligt kommunallagen och
2/4
pröva huruvida verksamheten bedrivits på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.
Bolagets styrelse skall årligen i årsberättelse, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen angivna syftet med och ramarna för densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut i enlighet med 6 kap. 1 och 1a §§ kommunallagen.
Utöver uppgifterna i Bolagets årsredovisning ska Bolagets styrelse och verkställande direktör årligen lämna särskild redovisning till Bolagets lekmannarevisor. Denna redovisning utgör också del av underlag för lekmannarevisorns rapport.
Bolagets lekmannarevisor har i uppdrag att i granskningsrapporten redogöra för genomförd förvaltnings- och verksamhetsrevision och bedömning av utfallet av verksamheten i form av ändamåls- respektive måluppfyllelse, liksom om verksamheten bedrivits inom ramen för de kommunala befogenheter som gäller för Bolaget. Redogörelsen ska lämnas till Bolagets styrelse samt till respektive ägares kommunstyrelse och kommunfullmäktige och
lekmannarevisorn ska snarast uppmärksamma respektive ägares kommunstyrelse på om Bolaget brister i detta avseende.
Utöver ovanstående ska Bolaget tillsammans med Bolagets lekmannarevisor minst en gång per år kalla representanter från övriga delägares revision till information.
4 Bolagets stämmor
Årsstämman ska genomföras före april månads utgång. Respektive ägare utser ombud med vederbörlig fullmakt samt beslutar om instruktion.
På begäran av någon av ägarna ska Bolagets styrelse kalla till extra bolagsstämma.
5 Informationsskyldighet
Bolaget ska bereda respektive kommunfullmäktige tillfälle att ta ställning innan Bolaget fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller av annan större vikt. Bl.a.
nedanstående ärenden är av större vikt om inte annat anges i särskilt riktat ägardirektiv;
större strategiska investeringar
andra investeringar eller åtgärder, som innebär helt ny inriktning
förvärv eller försäljning av fast egendom
Bolaget ska vidare inhämta respektive kommunstyrelses yttrande innan Bolaget fattar beslut rörande tillsättning av verkställande direktör.
Efter kallelse av respektive kommunfullmäktige eller kommunstyrelse ska Bolaget lämna information och rapporter om särskilt viktiga händelser och planer.
Ägarsamråd mellan Bolaget och ägarkommunerna ska ske 2-3 gånger per år. Bolaget kallar normalt till ägarsamråd, men respektive ägarkommun har dock rätt att kalla till ägarsamråd.
Vid ägarsamrådet deltar kommunalråd, kommunchef och ekonomichef.
Protokoll från bolagsstämmor och revisionsberättelser ska överlämnas till respektive kommunstyrelse.
3/4
6 Policy mm
Bolaget ska följa de av Hörby kommun fastsällda riktlinjer, principer och anvisningar i tillämpliga delar. Dock ska samråd ske mellan ägarna innan Bolagets styrelse fattar beslut kring dessa dokument.
Ex på sådana dokument som Bolagets styrelse ska följa är;
Ekonomiska styrprinciper
Uppföljningspolicy (ekonomi)
Investeringspolicy
Jämställdhetsprogram
Arbetsmiljöpolicy
Alkohol- och drogpolicy
Riktlinjer för resor, konferenser och representation
Samverkansavtal arbetsgivare/fackliga organisationer
7 Ekonomi
Bolaget ska på såväl kort som lång sikt sträva efter en balanserad ekonomisk utveckling i syfte att säkerställa att ägarnas intentioner avseende den strategiska kommunnyttan med ägandet uppnås.
Alla tillgångar som går över till Bolaget ska förvärvas av Bolaget till bokfört värde.
Ägarna ska gå i borgen efter ägarandel för de lån som Bolaget tecknar. Borgensavgift ska årligen tas ut med 0,25 % av lånesumman.
Bolaget debiterar ägarnas förvaltningar och bolag enligt fastställd prislista månadsvis i förskott.
Bolaget ska primärt inte gå med vinst eller förlust. Eventuell redovisad vinst (efter skatt) kan delas ut till ägarna. Utdelning eller ägartillskott görs efter ägarandel.
Bolaget ska samverka med Hörby kommun i finansiella frågor i enlighet med Hörby kommuns finanspolicy.
Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan för de närmaste tre verksamhetsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras i form av en affärsplan. Denna ska anmälas till respektive kommunstyrelse senast under januari månad.
Redovisning av Bolagets verksamhet ska ingå i det koncernbokslut ägarkommunerna har att upprätta.
Styrelsen och verkställande direktören ska följa ägarkommunernas ekonomiska rapporteringsrutiner.
___________________________________________________________________________
Dessa ägardirektiv har antagits av respektive ägares kommunfullmäktige, Hörby den 25/4 2016, Höör den 30/3 2016 och Östra Göinge den 23/3 2016
4/4 Hörby kommun
Ort: Hörby
Datum: 2016 - 06 -
Namn: Namn:
____________________________ ____________________________
Namnteckning Namnteckning
Höörs kommun Ort: Höör
Datum: 2016 - 06 -
Namn: Namn
____________________________ _____________________________
Namnteckning Namnteckning
Östra Göinge kommun Ort: Broby
Datum: 2016 - 06 - 01
Namn: Patric Åberg Namn: Jonas Rydberg
____________________________ _____________________________
Namnteckning Namnteckning
