1
Sollentuna kommun 2018-04-10
Revisorerna
Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun
Revisorernas redogörelse för 2017
Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, fastställt revisionsreglemente samt god revisionssed.
Revisorerna som är fem till antalet har haft ett tiotal sammanträden under året.
Kommunens revisorer är; Rolf Hagstedt (ordförande), Curt Berglund, Nils-Åke Borgström, Jan-Eric Nyberg och Stina Bergman Ericsson. Revisorerna biträds av sakkunniga från PwC.
Revisorernas uppdrag enligt kommunallagen är att årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, granska all verksamhet som bedrivs inom nämnderna. I uppdraget ingår också att som lekmannarevisorer, på samma sätt som gäller för den kommunala förvaltningen, granska den verksamhet som bedrivs i de företag som ägs av kommunen. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvi- sande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
De samlade revisionsinsatserna består av såväl verksamhetsrevision som redovis- ningsrevision. Verksamhetsrevision syftar till att bedöma om nämndernas verksam- het är ändamålsenlig och om den sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen bedöms genom såväl verksamhets- som redovisningsrevisions- insatser. Bedömningen av om räkenskaperna är rättvisande sker inom ramen för redovisningsrevisionen.
Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar samt övriga aktiviteter som ge- nomförts under året.
Granskning av Årsredovisning 2017
Syftet med granskningen är att ge kommunens förtroendevalda revisorer ett un- derlag för sin bedömning av om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Vi gör följande bedömningar:
2
Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamhet- en, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans och vi bedömer att förvalt- ningsberättelsen innehåller den information som ska ingå enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed.
Vi bedömer att årets resultat är förenligt med fullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i det finansiella perspektivet.
Vi bedömer, utifrån årsredovisningens återrapportering, att verksamhetens utfall delvis är förenligt med fullmäktiges övergripande mål för verksamheten. Av de åtta verksamhetsmässiga målen för 2017 uppges ett vara helt uppfyllt och sju stycken vara delvis uppfyllda. Kommunstyrelsen gör i förvaltningsberättelsen bedömningen att kommunen uppfyller de uppsatta kriterierna tillräckligt för god ekonomisk hus- hållning gällande verksamhetsåret 2017.
Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisning- en i huvudsak är upprättad enligt god redovisningssed.
Granskning av nämndernas ansvarsutövande, 2017
Enligt kommunallagen ska revisorerna granska all verksamhet årligen. Avsikten är att bedöma om styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar fullgjort sin uppgift.
Revisorerna ska bedöma ”om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig.” Syftet med den övergripande granskningen av ansvarsutövandet var att besvara följande revisionsfråga:
Har verksamheten som bedrivs inom styrelser och nämnder skötts på ett ända- målsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt?
Granskningen bygger på en genomgång av respektive nämnds verksamhetsberät- telse och protokoll för 2017 och de uppdrag som fullmäktige riktat till nämnderna.
Granskningens resultat har inte sakgranskats utan utgör revisorernas interna material och som en utgångspunkt för diskussion om och bedömning av ansvars- utövandet.
Vår bedömning är att samtliga styrelser/nämnder, utifrån denna granskning, har fullgjort sitt ansvar i enlighet med uppdraget från fullmäktige.
Översiktlig granskning av delårsbokslut 2017-08-31
Granskningen syftade till att ge revisorerna underlag för sin skriftliga bedömning vilken skall biläggas delårsrapporten i samband med fullmäktiges behandling av densamma.
Granskningen besvarade följande revisionsfrågor:
3
- Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed?
- Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för god ekonomisk hushållning, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås?
Följande bedömningar gjordes:
- Utifrån den översiktliga granskningen, har det inte kommit fram några om- ständigheter som tyder på att kommunens delårsbokslut inte, i allt väsent- ligt, är upprättat i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt.
- Vi bedömer att det prognostiserade resultat är förenligt med det finansiella mål som fullmäktige fastställt i budget 2017.
- Utifrån redovisningen av de åtaganden som kopplats till fokusområdena och de övergripande målen gör vi bedömningen att måluppfyllelsen avseende verksamhetsmässiga målen delvis är förenlig med de mål som fastställts av kommunfullmäktige.
Granskning av styrning och kontroll av större investe- ringar
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
- Är kommunstyrelsens och berörda nämnders interna kontroll avseende inve- steringsprocessen tillräcklig?
Efter genomförd granskning var den sammanfattande bedömningen att kommun- styrelsen och nämnderna interna kontroll avseende investeringsprocessen inte var helt tillräcklig. Den sammanfattade bedömningen grundade sig på de individuella bedömningarna per kontrollmål nedan:
Det finns fastställda riktlinjer och rutinbeskrivningar för investeringsprojekt Det finns dokumenterade och ändamålsenliga riktlinjer som avser investeringspro- cessen. Det finns även ett antal skriftliga rutinbeskrivningar som beskriver arbetet i projekt inom projektavdelningen på TFK vilka dock bedöms behöva kompletteras.
Investeringsprocessen tydliggör ansvar och befogenheter avseende initiering, pla- nering, beslut och genomförande av investeringar.
En organisationsförändring pågår med syfte att tydliggöra ansvarsfördelningen i in- vesteringsprocessen. Framförallt vad gäller samordning och initiering i samband med framtagande av lokalförsörjningsplan och tidiga skeenden. Ansvaret för ge- nomförandet av projekt är tydligt ålagt Trafik-och fastighetsnämnden i nuvarande organisation. Dock behöver ansvarsfördelningen vad gäller beslutsmandat kopplat till ändringar i redan pågående projekt förtydligas.
4
Beslutsunderlagen inkluderar kalkyler och är utformade på ett sådant sätt att de ger rimliga möjligheter för styrelsen och nämnderna att få tillräcklig information om projektet för att kunna prioritera, styra och kontrollera detsamma.
Det finns framtagna projektkalkyler för de två granskade projekten men de har inte alltid bifogats beslutsunderlag i samband med beslut. Beslutsunderlagen för det granskade projektet fotbollshallen bedöms även vara mycket kortfattade. Det uppges även i intervjuer att driftkalkyler tidigare saknats vid första beslutstillfället för vissa projekt samt att underlagen upplevts något vaga vilket bekräftas för de granskade projekten.
Uppföljning och återrapportering sker så att nämndernas kontroll av projekten säkerställs.
Kommunstyrelsen tar endast del av övergripande återrapportering kring kommu- nens samlade investeringsprojekt i samband med ordinarie uppföljningstillfällen, denna sker dock inte på projektnivå. TFN uppges ta del av informationsärenden vid samtliga sammanträden utöver den ekonomiska sammanställningen för projekt i samband med slutrapport. Löpande ekonomisk rapportering för enskilda projekt sker inte till Trafik- och fastighetsnämnden och Kommunstyrelsen med undantag för avvikelser. I granskningen framkommer även motstridiga uppgifter om hur ofta avstämning med beställarverksamheterna sker.
Slutredovisning av projekt sker för att säkerställa Kommunstyrel-
sens/nämndernas helhetsbild och för att återföra erfarenheter till kommande pro- jekt.
Färdigställda projekt ska slutredovisas till nämnden enligt riktlinjer och projektle- darna sammanställer slutrapport i därför avsedd mall. Mallen innehåller inga anvis- ningar för innehåll utan endast rubriker. Projektledarna närvarar dock vid nämnds- sammanträdena i samband med slutredovisning. Utöver detta slutredovisas projekt enligt uppgift även skriftligt till Kommunstyrelsen samt i årsredovisningen. Projekt- avdelningen har även enligt uppgift möten för återföring av erfarenheter tillsam- mans med förvaltare och hyresgäst. Det har dock inte kunnat verifieras, varken att så sker i praktiken eller till innehåll. Under året har slutredovisningarnas kvalité förbättrats och kompletterats med information om exempelvis kostnadsbokförda delar i projekten. Utifrån detta bedöms att slutredovisningarna i allt väsentligt är tillfredställande. Slutredovisning bör dock ske snarast efter att projekten är avslu- tade. I nuläget kan en slutredovisning dröja upp till sex månader.
Utifrån iakttagelserna ovan lämnades ett antal rekommendationer.
Granskning av BUNs styrning och uppföljning kring elevers rätt till särskilt stöd
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
- Säkerställer Barn- och ungdomsnämnden genom styrning och uppföljning, att skolorna arbetar på ett ändamålsenligt sätt avseende elever i behov av särskilt stöd?
5
Efter genomförd granskning var den sammanfattande bedömningen att nämnden genom styrning och ledning i allt väsentligt säkerställt att skolorna arbetar på ett ändamålsenligt sätt avseende barn/elever med behov av särskilt stöd.
För en fortsatt utveckling av verksamheten lämnades följande rekommendationer:
- Se över struktur och tillgänglighet till styrande och stödjande dokument på intranätet
- Säkerställ en tydlig organisation och ansvarsfördelning för att regelbundet se över och vid behov revidera de styrande och stödjande dokumenten.
- Utforma riktlinjer för vad som ska dokumenteras och hur dokumentation ska ske när det gäller elevhälsoärenden och åtgärder för särskilt stöd.
- Överväg att avsätta särskilda resurser och kompetenser för att arbeta med hemmasittarna. Ta initiativ till dialog och samverkan med socialtjänst och BUP angående detta med målet att skapa en gemensam handlingsplan.
Granskning av kommunens hantering av löner, lönere- laterade avgifter och pensioner
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
- Är den interna kontrollen avseende rapportering av löner, lönerelaterade av- gifter och pensioner tillräcklig?
Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att den interna kontrollen avse- ende löner och ersättningar var tillräcklig. I granskningen noterades följande brister:
- En löneutbetalning identifierades där felaktig skattesats tillämpats till följd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i lönesystemet.
- Kommunen hade inte några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säker- ställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in.
Mot bakgrund av noterade brister rekommenderades kommunstyrelsen att arbeta fram riktlinjer som säkerställer att varje chef/administratör har ett sidoordnat sy- stem i form av till exempel en loggbok som möjliggör kontroll av inrapporterade av- vikelser.
Granskning av kommunens ekonomisystem utifrån ISA 315
Syftet med granskningen var att bedöma förvaltning och intern kontroll för applikat- ionen, vilken innehåller data som är kritiska för den finansiella informationen.
6
Granskningen har även syftat till att säkerställa att data hanteras fullständigt och riktig.
Baserat på genomförd granskning bedömdes kommunstyrelsen ha säkerställt att det finns grundläggande processer gällande förvaltning av Visma Affärssystem. I sam- band med granskningen noterades dock ett antal områden där det finns ett behov av att förbättra och förstärka den interna kontrollen. Bl.a. följande iakttagelser gjordes:
- Det saknas en uppdaterad förvaltningsplan för Visma Affärssystem. Avsak- nad av en uppdaterad förvaltningsdokumentation ökar risken för att kritiska applikationer inte hanteras i enlighet med verksamhetens krav. Kritiska ap- plikationer som inte hanteras i enlighet med verksamhetens krav kan på- verka kritisk data och tillgänglighet för verksamheten.
- Utvecklare hos leverantören har direkt tillgång till produktionsmiljön för Visma Affärssystem. Utvecklare med åtkomst till produktionsmiljön ökar risken för felaktiga och/eller bedrägliga förändringar till kritiska funktioner.
- Det finns ingen formaliserad kontroll finns på plats gällande periodisk granskning av användare i Visma Affärssystem. Avsaknad av periodisk granskning av behörigheter ökar risken för felaktig åtkomst till kritiska ap- plikationer och system.
- Det finns ingen formell process för uppföljning och/eller övervakning av ak- tivitet som är utförd av användare med priviligierade åtkomst (dvs. hög be- hörighet) i Visma Affärssystem.
- Det finns ingen dokumenterad rutin gällande återläsning av data för Visma Affärssystem. Avsaknad av formaliserad process för återläsningstester av data ökar risken för att data inte kan återläsas i händelse av en incident. Data som ej kan återläsas kan påverka den operativa verksamheten och informat- ion som är kritisk för den finansiella rapporteringen.
- Det finns ingen automatisk kontroll som identifierar och larmar när ett batchjobb har fallerat. Avsaknad av övervakning och larm funktioner kopp- lade till batchjobb ökar risken för att kritiska transaktioner inte genomförs fullständigt och riktigt.
Utifrån iakttagelserna ovan lämnades ett antal rekommendationer.
Granskning av verkställighet av beslut
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
- Har kommunstyrelsen och granskade nämnder en ändamålsenlig och effek- tiv uppföljning och kontroll som säkerställer att fattade beslut verkställs?
7
Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att kommunstyrelsen, social- nämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i huvudsak har fungerande rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Vi gör bedömningen att soci- alnämnden ytterligare kan systematisera återrapporteringen så att den innefattar samtliga fattade beslutstyper som innebär verkställighet.
Utifrån genomförd granskning rekommenderades kommunstyrelsen, socialnämn- den och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att:
- Dokumentera rutiner för systematisk uppföljning avseende verkställighet av beslut.
- Överväga behovet och nyttan av en mer frekvent återrapportering av hur ar- betet med verkställande av fattade beslut fortskrider.
Granskning av kommunens kris- och katastrofbered- skap
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
- Har kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer?
Utifrån genomförd granskning gjordes den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tillfredställande krisberedskap i enlig- het med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Vidare görs bedömningen att orga- nisationen övar och erhåller utbildning i enlighet med lagstiftningens ändamål samt samverkar med berörda aktörer. Kommunen har styrande dokumentation i enlighet med lagstiftning och i huvudsak i enlighet med förordningar. Däremot noteras föl- jande brister i den styrande dokumentationen:
- Det saknas information i den styrande dokumentationen avseende i vilken instans dokumentet är antaget.
- Kopplingen mellan risk- och sårbarhetsanalysen och beslutade åtgärder för att minska sårbarheten i verksamheten och/eller stärka kommunens
krishanteringsförmåga kan förtydligas. Åtgärderna anges i styrdokument för hantering för samhällsstörningar. Koppling mellan riskvärde och åtgärd bör framgå tydligare.
- Risk- och sårbarhetsanalyser bör regelmässigt följas upp för att se om vid- tagna åtgärder förändrat riskbilden och/eller om nya risker uppkommit.
Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst
Syftet med granskningen var att besvara följande revisionsfråga:
8
- Är den interna kontrollen avseende kommunens konsthante- ring/konstsamling tillräcklig?
Baserat på prövningen av granskningens sex kontrollmål bedöms att den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling inte är fullt ut till- räcklig. Bedömningen grundar sig på bl.a. följande iakttagelser:
Kommunen har för närvarande ingen beslutad konstpolicy. Det finns däre- mot ett utkast till en policy där ett flertal rutiner, som följs i nuläget, är do- kumenterade.
Kommunen har all sin konst förtecknad i en konstdatabas. Det uppges dock att databasen inte är ändamålsenlig och är planerad att förnyas, varför in- formationen för vissa konstverk inte är fullt uppdaterad.
Någon fullständig inventering av konsten har inte genomförts sedan 2009.
I genomförd stickprovskontroll kunde nio av 55 konstverk inte hittas. Vidare noterades att ett flertal av konstverken var registrerade på fel plats i databa- sen.
Kommunen har inga dokumenterade riktlinjer avseende hur konst hanteras vid fastighetsförsäljningar/lokalöverlåtelser. Det uppgavs däremot att den lösa konsten anses ingå i de inventarier som kommunen äger och tar med sig vid en eventuell överlåtelse, medan eventuell fast konst anses höra till fastig- heten. Om en fastighet innehåller fast konst är rutinen att kommunen hör av sig och meddelar att de inte längre ansvarar för konsten, samt att konstre- gistret uppdateras med att verken är sålda. Det uppgavs under intervjun att ansvaret för den fasta konsten är otydligt och att ofta blir stadsbyggnadskon- toret som ansvarar för denna.
Avseende utrangering är rutinen att det sker i de fall ett konst- eller värdefö- remål är skadat på ett sätt som utesluter möjlighet för reparation eller åter- ställning. Gällande försäljning av konst uppgavs det under intervjun att prin- cipen är nej, men om ett verk inte är i enlighet med kommunens policy skulle det i teorin kunna säljas.
Förstudie av kommunens arbete med hemlösa och stöd till EU-migranter
Syftet med förstudien var att ge underlag för att bestämma om en fördjupad granskning på området behöver genomföras. En förstudie kan betraktas som en fördjupad riskanalys.
De frågeställningar som förstudien ska besvara är:
9
- Genomför kommunen någon kartläggning eller mätning över antalet hemlösa i kommunen?
- Vilket stöd ger kommunen till hemlösa?
- Vilket stöd ger kommunen till EU-migranter?
- På vilket sätt arbetar kommunen med att motverka hemlöshet?
Utifrån ovanstående frågeställningar konstaterades att Socialtjänsten årligen ge- nomför en mätning över antalet hemlösa i kommunen, men den inkluderar inte EU- migranter. Stöd ges från Socialtjänsten till hemlös beroende på behov och de erbju- det stöd till EU-migranter som lagen ålägger kommunen. Socialtjänsten arbetar dessutom med att motverka hemlöshet genom bl.a. informationsspridning och att motverka vräkningar.
Förstudie av kommunens personal- och kompetensför- sörjning
Syftet med förstudien är att ge underlag för att bestämma om en fördjupad granskning på området behöver genomföras. En förstudie kan betraktas som en fördjupad riskanalys.
De frågeställningar som förstudien skulle besvara var:
- På vilket sätt arbetar kommunen med strategisk personal- och kompetensförsörjning?
- Finns det en politiskt beslutad strategisk kompetensförsörjningsplan eller kompetensförsörjningsstrategi?
- Genomförs beräkningar och analyser av det framtida personal- och rekryte- ringsbehovet?
Utifrån genomförd förstudie drogs följande slutsatser:
- Nya kompetensförsörjningsplaner, utifrån den mall som finns upprättad, ska utformas under nästa år. Därutöver ska en gemensam strategi för att kom- municera kommunens arbetsgivarmärke tas fram under år 2018 och ett nytt kommunövergripande mål avseende ”Attraktiv och effektiv organisation” har beslutats för år 2018. Under arbetet med förstudien har det uppgivits att uti- från målet för år 2018 kommer ett arbete att ske avseende att vara en attrak- tiv arbetsgivare som kontinuerligt utvecklar förutsättningarna för att attra- hera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Arbetet utifrån målet kommer att ske under år 2018.
- Då flera processer pågår inom området och kommer ske under år 2018 gör vi bedömningen att man kan avvakta med att göra en fördjupad granskning inom området. Personal- och kompetensförsörjning är dock ett viktigt om- råde för kommunen att prioritera. Vi rekommenderar därför att området
10
läggs in i granskningsplanen år 2019 för uppföljande frågor utifrån denna förstudie samt bedömning av om en fördjupad granskning då bör ske.
Lekmannarevision
Revisorerna har under 2017 genomfört s.k. lekmannarevision i kommunens bolag.
Lekmannarevisionens inriktning har varit densamma för samtliga bolag.
Granskningsrapporter har upprättats för bolagen.
Dialog och kontakter med nämnder och kommunsty- relse m m
Revisorerna har löpande följt samtliga nämnders verksamhet genom läsning av pro- tokoll och handlingar. Granskning har även omfattat den verksamhet som bedrivits av den gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i kommunerna Sigtuna, Sollentuna och Upplands-Väsby.
Revisorerna har haft möten med Kommunstyrelsen, Miljö- och byggnadsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Socialnämnden, Stads- byggnadsnämnden och Överförmyndarnämnden. Därutöver har revisorerna träffat Kommunfullmäktiges presidium två gånger under året.
