STADSREVISIONEN Nr 12 Mars 2013 Dnr /2013. Årsrapport 2012 SÖDERMALMS STADSDELSNÄMND

(1)

STADSREVISIONEN

www.stockholm.se/revision

Nr 12 Mars 2013 Dnr 3509-32/2013

Årsrapport 2012

SÖDERMALMS STADSDELSNÄMND

(2)

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret.

I ”årsrapporter” för nämnder och ”granskningspromemorior” för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten.

Större fördjupade granskningar som sker under året publiceras löpande som

”revisionsrapporter”.

Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret.

STADSREVISIONEN Revisionskontoret

www.stockholm.se/revision

Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm

(3)

STADSREVISIONEN

_{SID 1 (1)}

DNR 3509-32/2013 2013-03-13

Till

Södermalms stadsdelsnämnd

Revisorerna för Södermalms stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2012. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas.

Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för Södermalms stadsdelsnämnd.

Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2013-06-30.

Stockholm den 13 mars 2013

På revisorernas vägnar

Bosse Ringholm Karin Meding

Ordförande Sekreterare

(4)

Sammanfattning

Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

Revisionskontoret bedömer sammantaget att Södermalms stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett nettoöverskott i

jämförelse med budgeten med 31,0 mnkr. Nämnden har i huvudsak uppnått kommunfullmäktiges mål för verksamheten, vilket även gäller nämndens egna mål.

Intern kontroll

Revisionskontoret bedömer att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig.

Nämndens ekonomiska uppföljningar visar att prognossäkerheten varit god under året. Nämnden bedöms ha en god styrning, uppföljning och kontroll av verksamheterna.

De granskningar som gjorts under året avseende intern kontroll visar på förbättringsområden inom uppföljning av löner och mervärdeskatt.

Dokumentationen i personakter och uppföljning av avtal avseende korttidstillsyn bör också förbättras.

Bokslut och räkenskaper

Revisionskontoret bedömer att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

________________________________________________________________

Rapportförteckning

Årsrapport 2012 för Södermalms stadsdelsnämnd (nr 12 mars 2013) Tryggheten i stadens parker (nr 6 oktober 2012)

(5)

STADSREVISIONEN

REVISIONSKONTORET 2013-03-13

Innehåll Sid

1 Årets granskning ... 1

2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi ... 1

2.1 Ekonomiskt resultat ... 2

2.2 Verksamhetens resultat ... 3

3 Intern kontroll ... 6

4 Bokslut och räkenskaper ... 12

Bilagor

Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier

Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2012-mars 2013

(6)

1 Årets granskning

I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av Södermalms stadsdelsnämnd verksamhet avseende år 2012.

Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden:

 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

 Intern kontroll

 Bokslut och räkenskaper

Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1.

Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen.

Ansvarig för granskningen av nämndens verksamhet har varit Susanne Eriksson vid revisionskontoret.

En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2012– mars 2013 redovisas i bilaga 2.

2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten.

Sammantaget bedöms att Södermalms stadsdelsnämnd har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt

tillfredsställande sätt. Nämnden har i huvudsak uppnått kommunfullmäktiges mål för verksamheten, vilket även gäller för nämndens egna mål.

(7)

STADSREVISIONEN 2 (13)

2.1 Ekonomiskt resultat

Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2012:

Mnkr Budget

2012

B o k s l u t 2 0 1 2 Budget- avvikelse 2011

Utfall

Avvikelse Driftbudget

Verksamhet

Kostnader 2 356,9 2 344,6 12,3 0,5 % -4,2

Intäkter 361,3 376,7 15,4 4,3 % 7,6

Verksamhetens

nettokostnader 1 995,6 1 967,9 27,7 1,4 % 3,4

Avskrivningar 5,6 5,7 -0,1 -1,8 % -0,1

Internräntor 2,9 3,0 -0,1 -3,4 % 0,1

Driftbudgetens

nettokostnader 2 004,1 1 976,7 27,4 1,4 % 3,4

Justerat netto, efter

resultatöverföringar 1 973,1 31,0 1,5% 4,1

Investeringsplan

Utgifter 29,7 16,4 13,3 44,8 % 12,6

Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0% 0,0

Nettoutgifter 29,7 16,4 13,3 44,8 % 12,6

Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 31,0 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen har varit

tillräcklig.

De största avvikelserna finns inom verksamhetsområdena äldreomsorg, stöd och service till personer med funktionsnedsättning och ekonomiskt bistånd.

Nämnden har förklarat avvikelsen på ett tillfredsställande sätt.

Äldreomsorgen visar efter nettoöverskott om 19,5 mnkr. Antalet äldre i stadsdelen är oförändrat jämfört med föregående, däremot har det antal äldre personer som beräknas få någon form av insats från äldreomsorgen minskat.

Detta har resulterat i ett minskat behov av hemtjänst och vård- och

omsorgsboende. Även kostnaden för ersättningen till enskilda utförare har minskat. Detta beror på att andelen personer med ett högt vårdbehov har minskat.

Inom verksamheten stöd och service till personer med funktionsnedsättning redovisas ett överskott om 10,6 mnkr. Utöver prestationsförändringar har nämnden har tilldelats extra budgetmedel om 2,3 mnkr i samband med att

(8)

ersättningen för omsorgsnivåerna höjdes inom staden. Behovet av hemtjänst, korttidstillsyn och boenden enligt socialtjänstlagen (SoL) har minskat vilket har medfört lägre kostnader inom verksamhetsområdet. Fler personer har beviljats personlig assistans enligt lagen om assistansersättning (LASS) vilket innebär att kostnadsansvaret övergått till försäkringskassan. I jämförelse med övriga

stadsdelsnämnder redovisar Södermalms stadsdelsnämnd det största överskottet inom detta verksamhetsområde.

Ekonomiskt bistånd (inklusive handläggningskostnader) redovisar ett

nettoöverskott om 4,1 mnkr. Jämfört med övriga stadsdelsnämnder är andelen hushåll med ekonomiskt bistånd bland de lägsta i staden. Antalet hushåll med bidrag har minskat jämfört med föregående år. Medelbidraget är lägre än snittet för staden.

Nämndens budget för investeringar är uppdelad i stadsmiljö och maskiner och inventarier. Nettoutgifterna för investeringar blev 13,3 mnkr lägre än budget.

Avvikelsen beror på förseningar av parkinvesteringar och ej förbrukade medel för maskiner och inventarier. Nämnden har begärt ombudgetering av ej

förbrukade medel för park- och tillgänglighetsinvesteringar om 5,1 mnkr.

Förvaltningen har totalt 12 resultatenheter och en intraprenad inom

verksamhetsområden förskola och parklek. Samtliga resultatenheter utom två redovisade ett överskott. Resultatenheternas resultat från 2011 uppgick till 11,5 mnkr. Nettoöverskottet för året uppgick till 8,0 mnkr vilket gör att

resultatenheternas samlade resultat vid utgången av 2012 uppgår till 19,5 mnkr.

2.2 Verksamhetens resultat Mål

Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2012 delvis uppnått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Nämndens egna mål för verksamheten har delvis uppnåtts

Kommunfullmäktige har fastställt 3 inriktningsmål och 13 stycken

verksamhetsmål för stadens verksamheter. Av verksamhetsmålen omfattas stadsdelsnämnderna av 11 stycken.

Nämnden bedömer att samtliga inriktningsmål uppnås helt. Revisionskontoret delar nämndens bedömning.

Nämnden bedömer att inriktningsmålet ”Stockholm ska vara en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök” uppnås.

(9)

Revisionskontoret delar nämnden bedömning, men noterar följande avvikelse. I den brukarundersökning som gjorts om nöjdheten av skötsel av park och

grönområden har resultatet försämrats i jämförelse med föregående år. Även revisionsrapporten ”Tryggheten i stadens parker” visade på brister i kontrollen av trygghet och säkerhet i stadsdelsnämndens parker. Nämnden kommer att prioritera renhållningen av parkerna och att framtagna underhållsplaner genomförs.

Inriktningsmålet ”Kvalitet och valfrihet ska utvecklas och förbättras” bedöms som uppnått. Revisionskontoret delar nämndens bedömning. Det finns dock avvikelser inom medarbetarområdet och där nämnden inte i sin helhet når uppsatta målvärden. Jämfört med föregående år har sjukfrånvaron ökat och uppgår till 7 procent. Utfallet för sjukfrånvaron är bland de högsta i jämförelse med stadens övriga nämnder. Orsakerna till den ökade sjukfrånvaron har

analyserats och åtgärder har tagits fram. Förvaltningen har också arbetat med att hitta metoder för att effektivisera rehabiliteringsprocessen.

Kommunfullmäktiges särskilda uppdrag

Stadsdelsnämnderna har under året inte haft några särskilda uppdrag från kommunfullmäktige.

Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Tillsyn och inspektioner

Arbetsmiljöverket har under året genomfört inspektioner inom individ- och familjeomsorg och äldreomsorgen. Syftet med inspektionen var att kontrollera hur arbetsgivaren undersökt om det finns risker för hot eller våld förknippade till socialsekreterarnas arbete och hur de risker som framkommit åtgärdas. Inom äldreomsorgen har fokus varit det systematiska arbetsmiljöarbetet vid vård-och omsorgsboenden.

Ej verkställda beslut enligt SoL och LSS

Stadsdelsnämnden ska till Socialstyrelsen och revisorerna rapportera gynnande beslut om insatser som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslutsdatum. Förvaltningsrätten kan ålägga nämnden att betala en särskild avgift om beslut inte verkställs inom skälig tid.

Nämndens rapportering visar att beslut där insatsen inte har verkställts inom tre månader från beslutsdatum berört fyra beslut inom individ- och familjeomsorg, 36 beslut inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning och 52 beslut inom äldreomsorgen. Merparten av besluten har inte verkställts då brukaren avböjt erbjudandet i vänta på ett speciellt boende.

(10)

Anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria

Det finns en anmälningsskyldighet för den som fullgör uppgifter inom

socialtjänsten och för hälso- och sjukvårdspersonal (Lex Sarah respektive Lex Maria) när det gäller missförhållanden och vårdskador. Under 2012 har 11 anmälningar avseende Lex Sarah och 4 anmälningar avseende Lex Maria överlämnats till Socialstyrelsen.

Barnomsorgsgarantin

Barnomsorgsgarantin inom förskolan har upprätthållits under året.

Till grund för revisionskontorets bedömning om nämndens verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt har bland annat en granskning av tryggheten i stadens parker. Granskningen har avsett hur nämnderna arbetar med trygghetsskapande åtgärder i parkerna.

Granskning av tryggheten i stadens parker

Revisionskontoret har genomfört en granskning av om stadsdelsnämnderna och trafik- och renhållningsnämnden arbetar på ett tillfredsställande sätt med trygghetsskapande åtgärder när det gäller stadens parker (rapport 2012:6).

Granskningen har omfattat trafik- och renhållningsnämnden samt

stadsdelsnämnderna Kungsholmen, Norrmalm, Östermalm, Södermalm och Hägersten-Liljeholmen.

Granskningen visar att Södermalms stadsdelsnämnd behöver utveckla sin styrning, kontroll och uppföljning av trygghetsarbetet i parkerna. Bland annat bör system och rutiner utvecklas som bättre fångar upp inträffade incidenter och allmänhetens känsla av otrygghet i parkerna. Vidare visar granskningen att det finns en tydlig ansvarsfördelning och ett fungerande samarbete i

trygghetsarbetet mellan stadsdelsnämnderna och trafik- och renhållningsnämnden.

Allmänheten bedöms ha möjlighet att påverka nämndernas trygghetsskapande åtgärder i parkerna, dels via möjligheten att närvara vid samrådsmöten, genom medborgarförslag, genom funktionen för klagomåls- och synpunktshantering och genom lokala Brå.

Nämnden har den 17 januari 2013 lämnat ett yttrande över rapporten. I sitt yttrande framhåller nämnden att alla synpunkter och klagomål från allmänheten tas om hand. Förvaltningen genomför kontinuerligt stickprovskontroller av parkentreprenörens utförda uppdrag. därutöver sker större kontroller i samband med till exempel vår- och höststädning. Förvaltningen anser inte att en särskilt

(11)

utsedd parkkontrollant är ett resurseffektivt sätt att styra och följa upp stadsmiljöverksamheten.

Förvaltningen kommer att vidareutveckla den systematiska uppföljningen genom att analysera inkommande information från till exempel polis, Trafik Stockholm och Söderandan. Syftet är att kunna sätta in rätt åtgärder i

parkmiljöerna för att bidra till att öka tryggheten och säkerheten i stadsdelsområdets parker.

3 Intern kontroll

Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och medarbetare. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att

verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om

verksamheten lämnas.

Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. Vissa brister har dock noterats bland annat i nämndens kontroll av löner och mervärdeskatt..

Nämndens lednings- och styrdokument

Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2012 och bedömer att nämndens egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver.

Verksamhetsplanen har följts upp i tertialrapporter och verksamhetsberättelse och resultatet har rapporterats till nämnden. I nämndens månadsrapporter görs uppföljning av ekonomi men även av sjukfrånvaro, antal personer placerade i vård- och omsorgsboenden, utvecklingen av kostnaderna för ekonomiskt bistånd och antal inskrivna barn i förskolan.

De egna mål för verksamheten som nämnden fastställ ansluter till

kommunfullmäktiges inriktnings- och verksamhetsmål. Till respektive mål finns indikatorer och/eller aktiviteter som gör det möjligt att följa upp

måluppfyllelsen.

(12)

Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet

Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året:

Tertial- rapport 1

2012

Tertial- rapport 2

2012

Mnkr Bokslut

2012 Avvikelse

T2 - bokslut Driftbudget

Verksamhet

Kostnader 2 334,9 2 334,7 2 344,6 -9,9 -0,4 %

Intäkter 349,0 362,3 376,7 14,7 4,0 %

Verksamhetens

nettokostnader 1 985,9 1 972,4 1 967,9 4,5 0,2 %

Avskrivningar 5,6 5,6 5,7 -0,1 -1,8 %

Internräntor 2,9 2,9 3,0 -0,1 -3,4 %

Driftbudgetens

nettokostnader 1 994,4 1 980,9 1 976,7 4,2 0,2 %

Justerat netto, efter

resultatöverföringar 1 991,4 1 977,9 1 973,1 4,8 0,2 %

Investeringsplan

Utgifter 23,6 23,6 16,4 7,2 30,5 %

Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 %

Nettoutgifter 23,6 23,6 16,4 7,2 30,5 %

Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året.

Nämndens system för intern kontroll

Nämndens system för intern kontroll fastställdes i augusti 2007. Där framgår att kontroller ska göras inom samtliga verksamheter och organisationsnivåer samt hur arbetet ska genomföras. Systemet redogör för gällande lagar, regler, anvisningar och rutiner och vem som är ansvarig för att säkerställa den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde.

Alla verksamheter involveras i arbetet med risk- och väsentlighetsanalysen. Den slutliga bedömningen av vilka processer som ska ingå i nämndens risk- och väsentlighetsanalys och interkontrollplan görs på ledningsnivå. De kontroller som genomförts under året redovisas i verksamhetsberättelsen.

(13)

Behörighetsrutiner i Agresso

Revisionskontoret har genomfört en granskning av den interna kontrollen i nämndens behörighetsrutiner avseende ekonomisystemet Agresso.

Granskningen visar att nämnden har tillräcklig intern kontroll i sin

behörighetsadministration när det gäller tilldelning av behörigheter. I rutinen för avslut av behörigheter finns dock vissa brister.

Beslut om tilldelning av behörighet beslutas på chefsnivå i enlighet med stadens riktlinjer för informationssäkerhet. Behörighet ges utifrån behov och följer användarnas attesträtt. Behörighetsrutinerna är dokumenterade.

Behörighetsuppföljningar görs en gång per år genom att behörighetslistor

skickas till berörda chefer för avstämning. Revisionskontoret kan dock notera att det finns brister i dessa kontroller då ett antal tjänstemän har kvar sina

behörigheter trots att de har slutat sin anställning för mer än ett år sedan. Deras behörigheter bör avslutas omgående. Det finns även ett antal användare som inte har loggat in i systemet under 2012. För dessa användare bör en förnyad

prövning göras om de är i behov av sin behörighet.

Behörighetsrutiner i Paraplyet

Revisionskontoret har genomfört en granskning av den interna kontrollen i nämndens behörighetsrutiner avseende verksamhetssystemet Paraplyet.

Granskningen är avgränsad till paraplysystemets applikation för ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att nämnden inte till alla delar har tillräcklig intern kontroll i sin behörighetsadministration.

Beslut om tilldelning av behörighet beslutas på chefsnivå i enlighet med stadens riktlinjer för informationssäkerhet. Vid granskningstillfället var inte

behörighetsrutinerna dokumenterade.

Det genomförs behörighetsuppföljningar men de kan ske på ett mer systematiskt sätt. Vid granskningen noterades också att ett antal användare har tilldelats högre behörigheter än de är i behov av för att fullgöra sina arbetsuppgifter. För dessa användare bör en förnyad prövning göras om de är i behov av sina

behörigheter.

Behörighetsrutinerna dokumenterades strax efter granskningen. Där framgår att rutinerna för behörighetsuppföljningen har skärpts samt att en mer restriktiv hållning ska gälla för tilldelning av högre behörigheter.

(14)

Korttidstillsyn enligt LSS

Revisionskontoret har granskat verksamheten korttidstillsyn (KTT) enligt LSS¹ för att bedöma om nämnden lever upp till lagstiftningens krav och stadens riktlinjer för handläggningen. I granskningen ingår också att bedöma om uppföljningen av avtal och utförare är tillräcklig. Insatsen kan beviljas skolungdomar över 12 år med funktionsnedsättning då föräldrarna förvärvsarbetar.

Granskningen visade på brister i dokumentationen i personakterna. I samtliga av de granskande personakterna saknades genomförandeplaner. Det saknades även utredningar och beslut kring insatsen. Några av beställningarna till utföraren var ofullständiga vad gäller mål och syfte med insatsen.

De avtal avseende externa utförare som granskats saknade i stor utsträckning uppgifter om kvalitetskrav, verksamhetens innehåll och omfattning samt

utförarens ansvar. Någon uppföljning av externa utförarens verksamhet har inte genomförts då det av avtalet inte framgått hur och när detta skulle ske.

Vid granskningen noterades också att de avtal som tecknats avseende KTT- verksamhet överstiger det belopp som anges i delegationsordningen avseende direktupphandling.

Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att nämndens interna kontroll avseende dokumentations i handläggningen kan förbättras. Nämnden bör också hitta rutiner/former för att följa upp de avtal som tecknats men även utförarnas verksamhet.

Revisionskontoret rekommenderar nämnden att utöka den interna kontrollen avseende dokumentation i personakterna. Nämnden bör säkerställa att

genomförandeplaner begärs in från utförarna och dessa får en tydlig koppling till den beställning av insatsen som görs i Paraplyet. Av beställningen ska det framgå syfte och mål med insatsen. Vidare bör parternas åtagande för

verksamhetens innehåll, omfattning och utförarens ansvar specificeras.

Nämnden bör också genomföra kontroller av att de beloppsgränser som anges i delegationsordningen följs.

Slutligen rekommenderar revisionskontoret nämnden att fastställa ett

ledningssystem för kvalitet inom LSS-verksamheter samt fortsätta den interna kontrollen av dokumentation av ärendehandläggningen.

11

(15)

Överföring av känslig information

Revisionskontoret har granskat om Södermalms stadsdelsnämnd och dess sociala delegation har en korrekt hantering av e-post som skickas till och inkommer till ledamöterna. Stadens revisorer har tidigare särskilt framhållit att JO:s uttalande angående hanteringen av elektronisk post ställd till ledamöter är av särskilt intresse och bör beaktas av kommunstyrelsen och stadens nämnder (revisionsrapport 2010:07). Granskningen har avgränsats till ordförande och vice ordförande i nämnden och sociala delegationen.

Resultatet av granskningen visar att ordförande men inte vice ordförande i nämnden har e-postadress som är knuten till staden, dvs. en adress med ändelsen stockholm.se. Inom den sociala delegationen har varken ordförande eller vice ordförande en till staden knuten e-postadress. Nämndens och sociala

delegationens ledamöters e-postadresser är tillgängliga på stadens hemsida.

Förvaltningen skickar inte känslig information (känsliga personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter) med e-post till ledamöterna.

Om ordförande/vice ordförande i nämnden/sociala delegationen tar emot en e- post som innehåller känsliga personuppgifter eller sekretess tas den ut på papper för vidarebefordran till förvaltningen för diarieföring. Granskningen visar att det finns dokumenterade rutiner för denna hantering. Nämndens ledamöter har fått information/utbildning om hur e-post ska hanteras vid ny mandatperiod.

Det förekommer att ledamöterna i nämnden och sociala delegationen får e-post som överförs till förvaltningen. Om e-posten innehåller sekretessbelagd

information är kravet på diareföring enligt lagstiftningen ovillkorlig. Det är samtidigt inte tillåtet att vidarebefordra sådan e-post till förvaltningen för diarieföring, såvida inte e-posten vidarebefordras krypterat. Granskningen har visat att krypteringsskydd saknas, såvida inte stadens e-postadress används. Risk finns att sekretessbelagd information inte hanteras på ett säkert sätt.

Revisionskontoret bedömer att det är angeläget att ordförande och vice ordförande i den sociala delegationen alltid använder en e-postadress som är knuten till staden i sina kontakter med medborgarna i rollen som nämndledamot.

När det gäller vice ordförande i stadsdelsnämnden och övriga nämndledamöter bör även de använda en e-postadress som är knuten till staden.

(16)

Lönehantering

Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens lönehantering genomförts.

Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att bedöma om uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande.

Nämnden har tagit fram lokalt anpassade riktlinjer som utgår från stadens riktlinjer för intern kontroll i lönehanteringen. Dessa har kommunicerats via intranätet och personalhandboken. Den centrala förvaltningen följer årligen genom stickprov upp att dessa kontroller genomförts, men resultatet av kontrollerna dokumenteras inte. Kontroll av löneunderlag sker inte av någon person som inte direkt är involverad i förvaltningens lönehantering.

Rutin finns för uppföljning av semesteruttag där såväl ansvarig chef som nämndens centrala förvaltning gör kontroller. Rutinen bedöms även säkra att semesteruttag inrapporteras löpande av medarbetarna.

Personalens löneskulder har ökat under året. Åtgärder har vidtagits, bland annat utbildningsinsatser till ansvariga chefer. Vid verifiering har noterats att flertalet av avvikande poster för källskatt förklaras av att reglering skett av personalens tidigare uppkomna löneskulder. Vidare har noterats att fyllnadstid felaktigt utbetalats till två personer som egentligen skulle erhållit övertidsersättning.

I syfte att stärka den interna kontrollen ytterligare bör nämnden överväga att införa kontrollåtgärder som utförs av någon som inte direkt är inblandad i lönehanteringen. Enligt uppgift har förvaltningen påbörjat detta arbete.

Den samlade bedömningen är nämnden har en inte helt tillräcklig intern kontroll avseende lönehanteringen, men att uppgifterna i löneredovisningen i allt

väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av inbyggda kontroller, kontrollrutiner före och efter löneutbetalning samt resultat av registeranalys och verifiering.

Parbogaranti

En granskning har genomförts av i vad mån nämnderna efterlever fullmäktiges beslut om parboendegaranti och ersättningsmodell för basservice inom

äldreomsorgen. Granskningen omfattar stadsdelsnämnderna Hässelby- Vällingby, Södermalm och Östermalm.

Granskningen visar att det är svårt att få fram fullständiga uppgifter om hur många par som ansökt och beviljats parboende. Anledningen till detta är att

(17)

parboendena inte är registrerade på ett sätt att uppgifterna direkt går att hämta ur Paraplysystemet. Antalet ansökningar uppskattas till ca fem stycken varav fyra har ingått i granskningen. Granskningen visar att nämndens beslut i allt

väsentligt följer äldreförvaltningens anvisningar. Av utredningarna framgår inte specifikt att information lämnats om parboendegarantin och dess begränsningar.

För att erhålla en likvärdig bedömning utgår stadsdelsförvaltningen från äldreförvaltningens tillämpningsanvisningar.

4 Bokslut och räkenskaper

I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovis- ningslagen och god redovisningssed.

Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande.

Mervärdeskatt

Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens hantering och redovisning av mervärdesskatt (moms) genomförts. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att redovisningen är fullständig och rättvisande.

Genomförd granskning visar att det vid nämnden finns aktuella anvisningar för hantering av moms som finns tillgängliga på intranätet. Granskningen visar att arbetet med intern kontroll inte inkluderar momsredovisningen.

Ingående moms avseende den skattefria verksamheten har i huvudsak hanterats korrekt och ger en i allt väsentligt rättvisande bild. Dock konteras

vidarefakturering av t.ex. el felaktigt inom kommunkontosystemet i stället för som ingående moms för skattepliktig verksamhet. Det finns vissa brister avseende hantering av ingående moms vid avdragsbegränsningar avseende leasing. Gällande representation visar granskningen att huvuddelen av

granskade fakturor har hanterats korrekt. Utgående moms hanteras i huvudsak korrekt och ger en i allt väsentligt rättvisande bild av redovisningen. Rutinen för återsökning av särskild momskompensation bedöms fungera tillfredsställande med tanke på att nya rutiner för kontroller och rättningar har införts.

Revisionskontorets samlade bedömning är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig och att redovisningen i allt väsentligt är rättvisande.

(18)

Revisionskontoret rekommenderar att momsredovisningen kontrolleras löpande och att information och utbildning avseende momsredovisning ges kontinuerligt.

(19)

Bilaga 1

Revisionskontorets bedömningskriterier

För avsnitten 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och 3 Intern kontroll används följande bedömningar:

Tillfredsställande/Tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Inte helt tillfredsställande/

Inte helt tillräcklig Brister finns som måste åtgärdas Inte tillfredsställande/ Inte

tillräcklig

Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående

För avsnitt 4 Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar:

Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande

Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resur- ser står i ett rimligt förhållande till varandra.

 Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget.

 Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet.

 Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

(20)

Intern kontroll

Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och

uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att

verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om

verksamheten lämnas.

 Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås.

 Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter.

 Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fast- ställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet.

 Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.

 Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten.

 Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs.

 Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt.

Nämndens bokslut och räkenskaper

Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning.

 Nämndens bokslut är rättvisande.

 Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redo- visningslagen och god redovisningssed.

(21)

Bilaga 2

Revisionsrapporter under perioden april 2012 – mars 2013

Samtliga rapporter finns tillgängliga på www.stockholm.se/revision

2012:3 Skolelevers ogiltiga frånvaro

2012:4 Stadens och nämndernas arbete för att säkerställa att FN:s barnkonvention tillämpas

2012:5 Bygglov

2012:6 Tryggheten i stadens parker

2012:7 Planering av kommunal service i stadsutvecklingsområden 2012:8 Uppföljning av verksamhet för personer med

funktionsnedsättning

2012:9 Stadens trafiksäkerhetsprogram

2012:10 Uppföljningsgranskning av stadens upphandlingsverksamhet 2012:11 Granskning av e-tjänstprogrammet

2013:1 Internkontroll i entreprenader och byggprojekt

2013:2 Samverkan mellan Stockholms stad och Stockholms läns landsting avseende barn och unga med psykisk ohälsa 2013:3 Grundskolans arbete med elever som riskerar att inte nå

kunskapsmålen

2013:4 Beslutsprocesser och underlag inför införandet av gemensam IT- service, GS- IT

2013:5 Avvikelsehantering inom äldreomsorgen