SID 1 (1)
Förvaltningen för
arbetsmarknad, kultur och fritid Tjänsteskrivelse 2021-08-19 KN/2021:20
Krishanteringsplan för förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritid 2021-2022
Förslag till beslut
Kompetensnämnden antar krishanteringsplanen för förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritid för 2021-2022.
Sammanfattning
Syftet med förvaltningens krishanteringsplan är att klargöra förvaltningens organisation och uppgifter vid en kris. Planen förtydligar också ansvarsförhållanden inom förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritids samarbete med andra aktörer samt reglerna för kommunikation vid en kris eller vid risk för kris.
En kris kan orsakas av många olika typer av händelser och går inte alltid att förutse. Grunden för förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritids krishantering består därför i flexibilitet och proaktivitet. Detta dokument beskriver hur förvaltningen organiserar, leder, samordnar, samverkar och kommunicerar vid en kris eller vid hot om kris.
Krisberedskapen på förvaltningen utgår ifrån ett gott arbetsmiljöarbete. På förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritid ska vi jobba förebyggande och riskreducerande i våra verksamheter. Förvaltningen ska årligen göra en genomgång och analys av förvaltningens verksamheter och dess risker. Verksamhet som förvaltningen alltid ska kunna upprätthålla kontinuitetsplaneras.
Krishanteringsplanen fastställs av kultur- och fritidsnämnden och kompetensnämnden.
Katarina Påhlman Lisen Ydring
Förvaltningschef Stabschef
I
SOLNASTADKrishanteringsplan för förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritid 2021–2022
Inledning
En kris kan orsakas av många olika typer av händelser och går inte alltid att förutse. Grunden för förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritids krishantering består därför i flexibilitet och proaktivitet. Detta dokument beskriver hur förvaltningen organiserar, leder, samordnar, samverkar och kommunicerar vid en kris eller vid hot om kris.
Krishanteringsplanen fastställs av kultur- och fritidsnämnden och kompetensnämnden.
Krisberedskapen på förvaltningen utgår ifrån ett gott arbetsmiljöarbete. På förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritid ska vi jobba förebyggande och riskreducerande i våra verksamheter. Förvaltningen ska årligen göra en genomgång och analys av förvaltningens verksamheter och dess risker. Verksamhet som förvaltningen alltid ska kunna upprätthålla kontinuitetsplaneras.
Syfte
Syftet med förvaltningens krishanteringsplan är att klargöra förvaltningens organisation och uppgifter vid en kris. Planen förtydligar också ansvarsförhållanden inom förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritids samarbete med andra aktörer samt reglerna för
kommunikation vid en kris eller vid risk för kris.
Mål
Vid en kris, dvs en händelse som drabbar många människor och stora delar av förvaltningens verksamhet, krävs snabba och samordnade insatser för att hantera och lindra händelsens skadeverkningar. Förvaltningens krisledningsgrupp ska därför ha förmåga att:• aktivera egen krisledning med förmåga till ledning och beslutsfattande inom två timmar från det att larm har skett
• motverka eller lindra konsekvenser av de skador som har inträffat
• säkerställa att för förvaltningen oumbärlig och viktig verksamhet alltid kan
upprätthållas på en godtagbar nivå och minimera påverkan på förvaltningens övriga verksamheter
• ge kontinuerlig och korrekt information till invånare och medarbetare med stöd av kommunikationschefen och/eller pressansvarig.
Kris och krisberedskap
Med begreppet kris avser vi en händelse som drabbar många människor och stora delar av vår verksamhet, och som kräver snabba och samordnade insatser för att hantera och lindra
händelsens skadeverkningar.
I
SOLNASTADMed krisberedskap menas förmågan att kunna hantera konsekvenserna av en händelse samt förebyggande åtgärder som krävs för att förhindra att en kris uppstår eller för att begränsa skadeverkningarna. Begreppet omfattar också uppföljning och återföring av erfarenheter efter en kris. Krishantering står för den mer omedelbara hanteringen av en händelse eller störning som inträffat.
Ansvar och roller
Kultur- och fritidsnämndens och kompetensnämndens verksamhetsansvar
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för stadens kultur- och fritidsverksamhet. Inom ramen för nämndens verksamhet finns konstförvaltning, muséer och publika kulturmiljöer,
föreställningar och evenemang, bibliotek och kulturskola. Bidrag till föreningar och anläggningar och lokaler för idrotts- och motionsverksamhet tillhandahålls. Mötesplatser erbjuder aktiviteter för ungdomar.
I kompetensnämndens ansvarsområde ingår arbetsmarknadsfrågor, vuxenutbildning samt mottagning av nyanlända enligt bosättningslagen. Verksamheterna samverkar för att höja utbildningsnivån, förbättra integrationen och sänka arbetslösheten.
Kultur- och fritidsnämndens och kompetensnämndens krishantering
Kultur- och fritidsnämnden och kompetensnämnden är inom sina respektive verksamheter ytterst ansvariga för planering och organisering av krishantering för allvarliga händelser, extraordinära händelser, höjd beredskap och pandemier. Därför ska förvaltningen för
arbetsmarknad, kultur och fritids krishanteringsplan antas av kultur- och fritidsnämnden och kompetensnämnden. Vid en kris ska nämnden hållas kontinuerligt informerad om
utvecklingen. Om beslut som övergår förvaltningschefens mandat måste fattas under krisledningen ska ett ordförandebeslut tas om inte nämnden hinner samlas.
Förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritids verksamhetsansvar Förvaltningen leds av förvaltningschef, biträdande förvaltningschef, stabschef och
förvaltningens verksamhetschefer. Stabens huvuduppgift är samordning, ekonomistyrning, administration och kommunikation.
Utifrån ett samhällsviktigt perspektiv är kultur- och fritidsförvaltningens verksamheter inte prioriterade eftersom all verksamhet inom ramen för förvaltningen är frivillig. Verksamheten inom kultur- och fritid regleras inte i lag.
Arbetsmarknadsavdelningen erbjuder coachning och matchning till arbetssökande solnabor.
Avdelningens tjänster bedrivs i egen regi och riktar sig till solnabor som uppbär försörjningsstöd eller deltar i Arbetsförmedlingens arbetsmarknadspolitiska program Avdelningen ansvarar också för planering och genomförande av stadens sommarjobb samt erbjuder arbetsmarknadsrådgivning till Solnas medborgare.
Avdelningen för vuxenutbildning ansvarar för stadens vuxenutbildning. Avdelningen erbjuder kvalificerad studie- och yrkesvägledning samt handlägger antagning till utbildningen med tillhörande administration och betygshantering. Avdelningen ansvarar också för uppsökande verksamhet i syfte att informera solnabor om möjligheter till vuxenutbildning samt om stöd för sökande med funktionsvariationer. All vuxenutbildning i Solna utförs på entreprenad.
Enheten för etablering och integration ansvarar för logistik kring bostäder och praktiskt stöd vid bosättning för nyanlända vuxna med uppehållstillstånd, samhällsorientering för vissa nyanlända invandrare samt stöd i att söka bostad. Arbetet sker i samarbete med
Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, tekniska förvaltningen och bostadsstiftelsen Signalisten som ansvarar för bostäder samt barn- och utbildningsförvaltningen i frågor gällande förskola/skola m.fl.
Förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritids krisledningsgrupp
Förvaltningen ska ha en krisledningsgrupp som ansvarar för krishanteringen i händelse av kris. Förvaltningschefen agerar alltid krisledningschef för förvaltningens krisledningsgrupp i enlighet med anvisningarna i handboken för krishantering. Krisledningsgruppen ska ha en sammansättning som både kan minskas och utökas utifrån de krav på ledning som situationen ställer. Grundbemanningen ska dock alltid bestå av en krisledningschef, stabschef,
kommunikatör och en loggförare (se bilaga 1 för samtliga roller i krisledningen). Dessa bemannas av funktioner ur den ordinarie ledningsgruppen, undantaget kommunikatör som finns på stadsledningsförvaltningen. Kriskommunikationen ska alltid gå genom
kommunikationschefen och/eller pressansvarig på stadsledningsförvaltningen.
Krisledningsgruppen kan vid behov utökas med ytterligare funktioner som t.ex.
analysfunktion, planeringsfunktion och administrativ funktion men även med andra
nyckelfunktioner som avdelnings- och/eller verksamhetschefer. Förvaltningens krisledning kan vid behov få stöd av funktioner i den centrala krisledningsgruppen, t.ex. säkerhetschef.
Rollkort, anvisningar och checklistor för krisledningsgruppens sammansättning och krishantering återfinns i handboken för krishantering.
Uthållighet och förstärkning
I krisens natur ingår att den inte är förutsägbar, varken till längd eller till omfattning. Detta innebär att behov kan uppstå avseende både förstärkning av personal, samt att kunna skapa fungerande avlösningar för tjänstgörande personal. En särskild analys behöver göras för att förteckna de personer i den egna organisationen som kan ingå i en sådan resurs. När
förstärkning sker, oavsett slag och omfång, gäller dock grundprincipen att ordinarie chef alltid behåller sitt ansvar för verksamheten.
Handbok för krishantering
Handboken är utformad med mallar och checklistor i syfte att användas vid en kris. Det är viktigt att poängtera att det inte går att fastställa ett exakt arbetsförlopp utan att man ska se handboken som ett stöd för praktisk handling samt som en minneslista så att man inte glömmer något viktigt.
Genom strukturerade mallar och checklistor som stödjer praktisk handling kan krislednings- och krishanteringsarbetet underlättas avsevärt.
Exempel på mallar och checklistor är:
• Larmkedjan – mottagande och vidarebefordran av larm
• Mall för framtagande av gemensam lägesbild
• Rollkort för de olika funktionerna i krisledningsgruppen
• Informationshantering och kriskommunikation
• Checklistor för samverkan
• Utvärdering efter en kris
Kriskommunikation
Kriskommunikationen och krisinformationen utgår från stadens befintliga rutiner för kommunikationsarbetet. All kontakt med media utgår från pressansvarig och/eller kommunikationschefen på stadsledningsförvaltningen. Stadsdirektören kan vid behov delegera kontakten med media till annan funktion. I handboken för krishantering finns ett rollkort för ”Ansvarig för kriskommunikation”. Målet med kommunikationen är att kunna ge relevant, korrekt och snabb information till allmänheten och till stadens medarbetare och verksamheter. Kommunikationen ska bidra till krishanteringsplanens mål.
Avslut av förvaltningens krisledningsgrupp
Krisledningschefen fattar beslut om när och hur krisledningsgruppens avveckling och återgången till normal organisation sker.
När beslut om återgång till normal organisation har fattats ska följande beaktas:
• att behov av uppföljning av händelsen och stöd till drabbade fortsätter inom ordinarie organisation
• att personalens eventuella behov av ledighet, information och avlastande samtal ses över och följs upp
• att händelsens dokumentation (logg) avslutas och hålls ordnad för att underlätta uppföljning
• att krishanteringsinsatsen utvärderas
Uppföljning och erfarenhetsutbyte
All utbildning och övning inom området ska dokumenteras för erfarenhetsåterföring och utvärdering. Reella krishanterings- och krisledningssituationer ska utifrån dess dokumentation och upplevda erfarenheter, utvärderas och värderas för utveckling av förmågor för justering av organisation, roller, resurser, rutinbeskrivningar etc.
Mall för uppföljning återfinns i handboken för krishantering.
Bilaga 1.
Roller och ansvar vid aktiverad krisledning
Roll Ansvar vid aktiverad krisledning
Verksamhetschef Behöver omgående kontakta förvaltningschef eller biträdande
Finns fysiskt på plats som stöd till personal i verksamheten
(Rutiner för krishantering i verksamheten behöver finnas) Förvaltningschef/krisledningschef Aktiverar krisledningen och är ytterst ansvarig
Informerar stadsledning, politik och eventuellt facket Meddelar när krisarbetet är slut för dagen och hur det fortsätter
Biträdande förvaltningschef Samordnar och aktiverar viktiga samarbetsfunktioner ex.
säkerhetschef, kommunikation, HR, Avonova Stabschef/loggförare Startar krischatt i Teams med berörda personer
Loggför beslut
Kommunikatör Publicerar information i extern kanal Omvärldsbevakning
Stöd från central krisledningsgrupp
Roll
Säkerhetschef Kontakt med blåljusmyndigheten, vaktbolag, POSOM och stöttar drabbad verksamhet
Presstjänst/pressjour Hanterar inkommande frågor från media Kommunikationschef Beslutar om kommunikation och kanaler
SID 1 (2)
Förvaltningen för
arbetsmarknad, kultur och fritid
Tjänsteskrivelse 2021-06-03
KN/2021:19
Uppräkning av ersättningsnivåer avseende kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare
Förslag till beslut
Kompetensnämnden godkänner föreslagen uppräkning av ersättningsnivåer avseende kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare i överensstämmelse med tjänsteskrivelsens bilaga 1 Översyn - ersättningsnivåer avseende kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare, daterad 2 juni 2021. De höjda ersättningsnivåerna gäller från och med 2022-01-01.
Sammanfattning
Under våren 2021 gav styrgruppen för Vux Norrort chef för Täby kompetenscenter i uppdrag att genomföra en jämförelse rörande Vux Norrorts ersättningsnivåer avseende sfi i relation till kommuner i länet som likt Vux Norrort använder sig av ett auktorisationssystem för kommunal vuxenutbildning.
Jämförelsen visade på att Vux Norrorts ersättningsnivåer avseende sfi i jämförelse låg i underkant (se bilaga 1). För att närma sig ersättningsnivåerna med övriga auktorisationskommuner och säkerställa att Vux Norrort även fortsättningsvis ska vara en attraktiv samarbetspart föreslås en ökning av ersättningsnivåerna om cirka 11 %.
De nya ersättningsnivåerna föreslås gälla från och med 2022-01-01. Respektive kommun inom Vux Norrort behandlar ärendet i nämnd med ansvar för vuxenutbildning.
Den årliga kostnaden för höjd ersättningsnivå inom verksamheten svenska för invandrare motsvarar 0,9 mnkr per år och är finansierad i kommunens verksamhetsplan.
Handlingar
Bilaga 1. Översyn - ersättningsnivåer avseende kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare
Katarina Påhlman Annika Blücher
Förvaltningschef Skolchef/Rektor
Beslutet expedieras till:
Auktorisationsansvarig, Goran Jassim för vidare expediering till Vux Norrorts styrgrupp
I
SOLNASTADSID 2 (2)
Ärendet
Vux Norrorts auktorisationssystem för kommunal vuxenutbildning är ett samarbete mellan kommuner i norra Stockholms län. De kommuner som ingår i Vux Norrort är Danderyd,
Lidingö, Sigtuna, Sollentuna, Solna, Täby, Vallentuna, Vaxholm, Upplands Väsby och Österåker.
Förutom att öka valfriheten för de studerande är målsättningen med auktorisationssystemet att få ett långsiktigt samarbete mellan de ingående kommunerna och utbildningsanordnarna. Syftet är att på detta sätt i samverkan tillgodose såväl dagens behov, som att utveckla och att anpassa vuxenutbildningen till de behov som kommer att finnas över tid.
Under våren 2021 gav styrgruppen för Vux Norrort chef för Täby kompetenscenter i uppdrag att genomföra en jämförelse rörande Vux Norrorts ersättningsnivåer avseende sfi i relation till kommuner i länet som likt Vux Norrort använder sig av ett auktorisationssystem för kommunal vuxenutbildning.
Jämförelsen visade på att Vux Norrorts ersättningsnivåer avseende sfi i jämförelse låg i underkant (se bilaga 1). För att närma sig ersättningsnivåerna med övriga auktorisationskommuner och säkerställa att Vux Norrort även fortsättningsvis ska vara en attraktiv samarbetspart föreslås en ökning av ersättningsnivåerna om cirka 11 %.
De nya ersättningsnivåerna föreslås gälla från och med 2022-01-01. Respektive kommun inom Vux Norrort behandlar ärendet i nämnd med ansvar för vuxenutbildning.
Ekonomiska överväganden
Den årliga kostnaden för höjd ersättningsnivå inom verksamheten svenska för invandrare motsvarar 0,9 mnkr per år och är finansierad i kommunens verksamhetsplan.
I
SOLNASTADSID 1 (1)
Förvaltningen för arbetsmarknad, kultur och fritid 2021-06-02
Bilaga 1. Översyn - ersättningsnivåer avseende kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare
Tabellen nedan redovisar Vux Norrorts nuvarande ersättningsnivåer avseende kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare (sfi) och förslag på höjning av Vux Norrorts
ersättningsnivåer avseende sfi. Därutöver visar tabellen ersättningsnivåer för de kommuner i länet som likt Vux Norrort använder sig av ett auktorisationssystem för kommunal vuxenutbildning.
I
SOLNASTADVux Förslag på
Nacka Norrtälje Sthlm Järfälla Värmdö Botkyrka Sundbyberg
Norrort höjning Huddinge Tyresö
Studieväg lA 20 000 22 000 21879 26 400 18 810 18150 35 880 19 094 20916 19 800 18 810 1B 20 000 22 000 17 271 26 400 24440 28 600 44 850 30087 16524 26000 29 640 ,__
l C 14 000 15 000 13 546 26 400 18 450 22 550 44 850 23 723 12968 20 500 23 370
....----
1D 14 000 15 000 13 546 23 100 13 950 17050 35 880 17 937 12968 15 500 17 670 Ersättning 68 000 74 000 66 241 102 300 75 650 86 350 161460 90841 63 376 81800 89 490
Studieväg 2B 12 000 14 000 17 271 20 640 13 330 17050 22 750 17 317 16524 12 400 13 330 2C 12 000 14 000 13 546 20 640 15 300 18 700 26000 18 993 12968 13 600 14 620 2D 11000 12 000 13 546 18 060 11250 13 750 22 750 13 965 12968 10000 9 250 Ersättning 35 000 40 000 44362 59 340 39 880 49 500 71500 50 275 42 460 36000 37 200
Studieväg 3C 11000 12 000 13 546 13 500 12 470 15 950 11972 15 619 12968 13 218 10 730 3D 11000 12 000 13 546 13 500 9460 12100 13 325 11849 12968 10 028 8140 Ersättning 22 000 24 000 27091 27 000 21930 28 050 25 297 27468 25 936 23 246 18 870
J
125000 138000 137 694 188640 137 460 163900 258 257 168584 131772 141046 145 560
