Den kompletta guiden till en bättre pensionslösning
– tips utifrån din pensionstyp,
"Fokus och balans"
600 miljoner kronor lägger svenska företag på tjänstepensioner - varje dag.
Det visar siffror från Pensionsmyndigheten.
För många företag är tjänstepensionen bara något som ska finnas, trots att få frågar om den. Om man ska raljera
skulle man nästan kunna säga att en del företag betalar miljoner i tjänstepension i onödan.
Gör om, gör rätt och låt pensionen bli ett
Vi lever i en tid då allt fler värderar trygghet högst upp bland sina personalförmåner. Därför finns det mycket att tjäna på att synliggöra de dolda pensionsmiljonerna! Men hur säkerställer du en trygg tjänstepension till dina anställda?
I Sverige brukar kollektivavtalen vara en norm att förhålla sig till.
Då kan ditt företag välja antingen att ha ett kollektivavtal eller att spegla delar av det. För privatanställda tjänstemän innebär det en tjänstepensionsavsättning motsvarande 4,5 % av lönen upp till 42 625 kr i månaden (7,5 inkomstbasbelopp år 2021) och 30 % på lönedelen som de anställda tjänar över det.
Företaget kan som extra personalförmån även erbjuda löneväxling och eventuellt bonusväxling. Det betyder kortfattat att de anställda får välja att byta delar av sin lön eller bonus mot pension och att du som arbetsgivare kan tillföra ytterligare upp till ca 6%.
Detta eftersom den särskilda löneskatten på pensionspremier är lägre än arbetsgivaravgiften på lönen. Det blir med andra ord samma kostnad för dig som arbetsgivare men den anställda får en högre pensionsavsättning.
Vad är rimligt att sätta av?
1
En ytterligare viktig fråga att ta ställning till är vilken default- lösning (eller entrélösning) som dina medarbetares pensionspengar kommer hamna i om de inte gör ett aktivt val.
Känns den prisvärd, och omfattas den av krav kopplat till social, etisk och miljömässig hållbarhet? Omfattas den av skydd för familjen om den som sparar skulle gå bort före pensionering?
En del leverantörer har enorma fondutbud, andra har gjort ett smalare urval utifrån exempelvis hållbarhetskrav. Vissa erbjuder bara fondförsäkring, andra även traditionell försäkring. I fondförsäkringen ansvarar spararna själva, alltså dina medarbetare, för placeringen och kan anpassa risken efter sina preferenser. I den traditionella försäkringen får spararen en garanterad avkastning som försäkringsbolaget ansvarar för.
Hur kan du tänka kring sparalternativ?
2
Ingen ska behöva sitta med en härva av blanketter för tjänstepensionshantering år 2021. Säkerställ att du genom enkla digitala företagstjänster kan få tid för annat. Här är en lista på funktioner som ska finnas tillgängliga, du vill bland annat kunna:
• Skaffa dig en bra översikt. Se de anställdas försäkringar samt företagets fakturor och specifikationer.
• Hantera anställda och deras premier. Ansluta nyanställda, avsluta anställningar och uppdatera löner genom lönefiler.
Självklart ska du kunna uppdatera premier och göra extra insättningar.
• Styra över behörigheter. Att ge ut behörigheter och samtidigt ha en översikt av administratörerna är en förutsättning för ordning och reda. Också att kunna hantera flera bolag i samma koncern.
Vad kan du göra för att få en smidig administration?
3
Säkerställ att din leverantör erbjuder enkla digitala verktyg för dina anställda, exempelvis för olika val de behöver göra för sitt sparande och att de kan gå i pension smidigt utan att behöva fylla i krångliga blanketter.
Se också till att ni verkligen har någon som har ett tydligt ansvar för pensionen på bolaget. Att ha tydliga, enkla processer och gärna skriftliga rutiner är något ni sannolikt kommer ha nytta av.
Säkerställ också att processerna backas upp av en tydlig pensionspolicy. Det minskar riskerna för felhantering och är ett bra stöd vid revisioner. Det underlättar även vid kompetensväxling och blir inte lika sårbart. Här kan pensionskonsulter hjälpa till och
styra upp.
3
I den digitala värld vi lever i är det extra viktigt att inte känslig information kommer på villovägar eller kan kommas åt av obehöriga. Det kan därför vara bra att se till att tjänstepensionsbolaget har en ISO 27001 certifiering. Den ses som en kvalitetsstämpel för pensionsbolagets datasäkerhet, hur information hanteras och att personal utbildas i det.
Hur säkerställer du att känslig information hanteras säkert?
4
Hur brukar ni prata om förmånen vid jobbintervjuer och lönesamtal? För många är svaret på den frågan "inte alls, vi pratar alltid bara lön", och då går en stor potential förlorad. Berätta svart på vitt, i kronor och ören, hur mycket du som arbetsgivare avsätter i tjänstepension varje månad. Se till att göra de viktigaste förmånerna till en naturlig del av era jobbintervjuer och påminn regelbundet om värdet av dessa, exempelvis vid det årliga lönesamtalet.
Se över vilka digitala kanaler ni använder för internkomm- unikation. Kanske har ni redan ett intranät och/eller en förmånsportal? Se till att ni väljer en leverantör som kan stötta er i att ta fram enkel information för era anställda om varför ni erbjuder tjänstepension, och vad som ingår i den. Kom ihåg - ger du kunskap till dina anställda så kan du få engagemang tillbaka!
5
Vilken hjälp kan du få med att
synliggöra förmånen?
En annan viktig sak att tänka på är att en 25-åring utan barn har helt andra prioriteringar än den som närmar sig pensionsdags. Se därför över pensionsbolagets möjlighet till personlig rådgivning alternativt generationsanpassade gruppmöten. Det visar på extra engagemang från pensionsbolaget, men också från er som arbetsgivare.
Med gruppinformation på plats hos er och personlig rådgivning kan ni som företag omvandla era leverantörers kompetens till konkret nytta för era anställda.
5
Hållbarhet definieras här utifrån sociala, etiska och miljömässiga faktorer. Svenska bolag har överlag bra koll på hållbarhet när det kommer till produktion, upphandlingar och värderingar. Men i pensionsupphandlingar är hållbarhet fortfarande en blind fläck, trots att pensioner ofta är företagets största personalkostnad efter löner.
Har ditt företag ett holistiskt tänk kring hållbarhet? Förutom att minska klimatavtrycket i kärnaffären kan det också vara ett avgörande kriterium då ni utvärderar era leverantörer. Eftersom pensionskapitalet har en enorm förändringskraft, kan man tycka att det borde vara en självklarhet att välja en pensionsleverantör som ser till att dina anställdas pengar investeras i en hållbar riktning.
6
Hur ser du till att företagets
pensionslösning är hållbar?
Det finns också leverantörer som kan ge dig som kund översikt över företagets samlade pensionssparande utifrån ett
hållbarhetsperspektiv.
Se till att du kan få tillgång till konkreta nyckeltal som:
• Hjälper dig stärka års- eller hållbarhetsredovisningen med konkret hållbarhetsdata.
• Ökar attraktiviteten i ert förmånspaket och employer branding för att locka och behålla talanger.
• Du kan lyfta mot kunder, anställda och andra intressenter för att visa att ert hållbarhetsarbete även inkluderar
pensionssparandet.
6
Beroende på storlek på just ditt bolag kan du ha olika saker att behöva ta ställning till. Ni kanske står inför en global expansion med internationellt anställda eller funderar på att växa genom uppköp?
Det kan vara väl investerad tid att tänka igenom era pensionslösningar vid ett företagsförvärv. Att göra en due diligence av ett bolag som ska förvärvas är idag en självklarhet.
Ofta tas då konsulter in som genomför en ordentlig genomlysning av bland annat bolagets kassaflöden, vinstmarginal och marknadsposition. Men tjänstepensionen missas ofta, vilket för större bolag kan handla om stora belopp. I regel räknar man med att bolagets medel ska förräntas och växa tills pensionsutbetalningarna blir ett faktum, men skulden får inte bli för stor i förhållande till tillgångarna eftersom det kan påverka
