2016
BackOffice Webbtjänster Sweden AB 2016-04-27
Modulen Anmälaren i BoWebb
Introduktion
Anmälaren är en av modulerna i Backoffice webbtjänster och är ett verktyg att anmäla in olika händelser som sker i en verksamhet. Det kan vara allt ifrån arbetsmiljörelaterade händelser och förhållanden till saker som rör kvalitet och miljö, eller att man bara vill tala om något för ledningen. Man kan i sitt ärende också bifoga bilder som ger en djupare förståelse för det man vill
uppmärksamma. Genom Anmälaren får du dessutom access till modulen Processer & flöden så att du kan se de rutiner och processflöden som gäller i verksamheten.
Det finns två vägar att nå Anmälaren. Dels via en vanlig dator eller via app till smartphone. Appen är gratis och laddas ner via Apple appstore eller Google play beroende på om man är apple eller androidanvändare.
När man skickat iväg sitt ärende får den som har till uppgift att hantera
inkorgen för Anmälaren ett mail om detta och handlägger ärendet. När ärendet är utrett och åtgärdat har den som är ansvarig för ärendet möjlighet att skicka en återkoppling till dig som anmält om vad som hänt med ditt ärende.
Skulle det vara så att ett inkommit ärende är av större betydelse för många i verksamheten finns möjlighet att publicera det på Anslagstavlan.
Ärendekategorier
Nedan beskrivs de olika ärendekategorierna. Den som anmäler in ärenden behöver inte bry sig om vilken modul respektive ärende hör hemma i, bara den som är satt att hantera inkorgen och praktisk hantering av respektive ärende.
Avvikelse. Något har blivit fel på ett eller annat sätt som drabbat en intressent (kund), eller skulle kunna göra det. Kan också vara av
miljömässig karaktär. Avvikelseverktyget finns i modulen Kvalité & Miljö.
Risk inom kvalitet/miljö. Det finns en risk/problem som vi inte riktigt vet hur vi ska hantera än. Skillnaden mellan en risk och en avvikelse är att vid en avvikelse har det redan blivit fel, medans en risk har ej ännu hunnit bli en avvikelse men skulle kunna bli det som vi inte gör något. Riskverktyget finns i modulen Risker & Möjligheter.
Möjligheter. När man har en konkret förbättringsåtgärd eller en bra idé som man vill jobba vidare med. Verktyget för möjligheter finns i modulen Risker & Möjligheter.
Tillbud. En händelsetyp inom arbetsmiljö där ingen människa kom till skada. Extremfallet av ett tillbud är när en byggnad kollapsar men ingen människa kommer till skada. Verktyget finns i SAM-modulen.
Incident. Händelse inom arbetsmiljö, där en lindrig skada uppstått. Finns i SAM-modulen.
Olycka. En olycka har uppstått, av allvarligare karaktär. Läkare är uppsökt. Verktyget finns i SAM-modulen.
Risk inom arbetsmiljö. Man har upptäckt en risk inom arbetsmiljön.
Om man inte riktigt vet vilken kategori man ska sätta på sitt ärende väljer man övrigt/vet ej så får den som handlägger ärendet avgöra utifrån
beskrivningen av ärendet.
På följande sidor kommer en grundlig genomgång av hur modulen fungerar.
Beskrivningen är gjord ur datormiljön, det fungerar på liknande sätt i app- miljön.
Att logga in
1 Öppna din webbläsare och tryck in: www.bowebb.com
2 Logga in med din mailadress och ditt lösenord.
Skulle du ha glömt ditt lösenord fyller du i din mailadress och trycker du på knappen ”Glömt lösenordet?” under inloggningsfältet.
Bekräfta genom att trycka på ja-knappen. Du får inom kort ett nytt lösenord till din mailadress.
OBS! OBS! OBS!
Tänk på att kontrollera skräpposten om ni inte får ett mail med nytt lösenord, i de flesta fallen hamnar det faktiskt där.
3 När du loggat in kommer du till modulens startsida.
I den översta menyraden finns olika verktyg:
En lista över alla inkommande ärenden som inte är handlagda än.
Lista över alla ärenden som kommit in via anmälaren som är handlagda.
När du ska anmäla in ett ärende trycker du på fliken rapportera.
På anslagstavlan finns viktig information som berör många i verksamheten.
Den sista fliken är rapport. Detta verktyg ger dig möjlighet att få ut statistik på antal ärenden, inom vilka kategorier och vilka
avdelningar det gäller.
I appmiljön (android) ser det ut så här.
Att anmäla in ett ärende Tryck på fliken rapportera.
Fyll i alla fält avseende kategori, avdelning/process, datum, rubrik ärendet ska ha samt en beskrivning av ärendet.
I appmiljön står det skapa rapport.
Vill man kan man bifoga en bild eller ett dokument till sitt ärende genom att trycka på plustecknet längst ner till vänster på raden Filer. Man laddar sedan upp filen från sin hårddisk genom att trycka på knappen välj fil, när man hittat filen på hårddisken och gett den ett namn i BoWebb trycker man på skapa.
I appmiljön fyller man i fälten på motsvarande sätt som i webbmiljön. Även här kan man bifoga bilder, genom att trycka på knappen ny bild.
När alla fält är ifyllda och man har laddat upp eventuella filer trycker man på rapportera knappen nere till vänster. Klart!
I appmiljön trycker man på skapa rapport. Klart!
Den som hanterar inkorgen får nu ett mail från systemet som talar om att det finns ett nytt ärende att handlägga. Ärendet syns nu i listan för inkommande.
Att handlägga ärenden (bara för de som har denna funktion)
Att handlägga ärenden innebär att man sorterar ut ärenden till olika moduler och verktyg beroende på vilken typ av ärende det är. Sedan kompletterar man ärendet och sätter tidsramar för när det ska vara åtgärdat. I detta steg jobbar man alltså INTE praktiskt med själva ärendena, det kommer senare.
Gå till fliken inkommande.
Du ser en lista över alla ärenden som finns att handlägga. Välj ett ärende och tryck på handlägg till höger på ärenderaden.
Du får nu upp denna vy.
Nu har du som handläggare möjlighet att ”justera” ärendet i fältet beslutad åtgärd om det är så att du inte håller med anmälaren om vilken typ av ärende det är. När du är nöjd trycker du på knappen handlägg. Du förflyttas nu
automatiskt till den modul som hanterar den ärendekategori du valde.
I fallet ovan hamnade ärendet i avvikelseverktyget i modulen kvalité & miljö och det ser ut så här.
Nu ska alla fält i de 3 flikarna fyllas i. När man är klar trycker man på spara- knappen nere till vänster.
Nu är ärendet handlagt och kan nu utredas och åtgärdas, men det är ett annat kapitel. Ärendet ligger under fliken handlagda i anmälaren.
När ärendet som sådant är utrett och åtgärdat finns möjlighet att publicera det på anslagstavlan. Detta görs av den som är ansvarig för utredningen av
ärendet.
Nu kan alla som är intresserade gå in och läsa hur ett ärende blivit hanterat.
