Årsrapport
Styrelsen för folkhögskolorna 2019
Diarienummer REV 2019–00101
Behandlad av revisorskollegiet den 11 mars 2020
INNEHÅLL
Innehåll
Årets granskning ... 3
Folkhögskolestyrelsens ansvar ... 3
Resultatet av revisorernas granskning ... 4
Styrelsens utformning av styrning, uppföljning och kontroller ... 4
A.1. Styrelsens arbete med regionfullmäktiges mål ... 4
A.2. och A.4. Utformning av styrning, uppföljning och kontroller ... 5
B. Styrelsens genomförande av styrning, uppföljning och kontroller ... 6
B.1. Intern kontroll ... 6
B.2. Arbetsmiljö ... 7
Styrelsens resultat och effektivitet ... 7
C.1. Internatverksamhet ... 7
D. Folkhögskolestyrelsens räkenskaper ... 8
Revisorernas sammanfattande bedömning ... 9
Bilaga 1. Rapporter och underlag ... 9
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 3 (10)
Årets granskning
I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig.
Revisionen har utförts enligt kommunallagen och enligt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har vidare genomförts med grund i de styrande dokument för revisorskollegiet samt revisionsenheten som anger preciserade anvisningar för granskningens genomförande och bedömningar. Det omfattar revisorskollegiets ramplanering där regionövergripande risker identifierats och prioriterats. Det omfattar även revisorskollegiets riktlinjer samt revisionsenhetens riktlinjer och rutiner.
Revisionen har utifrån de styrande dokumenten upprättat en granskningsplan avseende styrelsen för folkhögskolorna där de mest väsentliga riskerna identifierats och prioriterats.
Granskningsplanen har stämts av med utsedd kontaktrevisor i revisorskollegiet Sven Liljegren och beslutats av revisionsdirektören. Granskningen har genomförts av Martin Andersson. Därtill har räkenskaperna granskats av Deloitte Granskningens sammantagna resultat utifrån granskningsplanen presenteras kortfattat i denna rapport. I bilaga 1 anges de rapporter och de underlag som ligger till grund för redogörelsen. Siffror inom parentes i redogörelsen avser hänvisning till dessa rapporter och underlag.
Folkhögskolestyrelsens ansvar
Folkhögskolestyrelsen granskas och bedöms utifrån det samlade ansvar som följer av fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och föreskrifter.
Styrelsen för folkhögskolorna ansvarar enligt reglemente för drift, förvaltning och utveckling av Västra Götalandsregionens sex folkhögskolor: Grebbestad, Billströmska, Dalsland, Fristad, Göteborg och Vara. Folkhögskolestyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning, med undantag för förvaltningschef som anställs av
regionstyrelsen. Styrelsen ansvarar därmed för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Folkhögskolestyrelsens verksamhet grundas på både ett statligt och ett regionalt uppdrag. Det statliga uppdraget slås fast i förordning (2015:218) om statsbidrag till folkbildningen. Folkhögskolestyrelsen ansöker varje år om statsbidrag och ansvarar för att redovisa resultat till Folkbildningsrådet, som är en ideell förening med vissa myndighetsuppdrag givna av riksdagen och regeringen. Folkhögskolestyrelsens regionala uppdrag ges av kulturnämnden. Uppdraget inkluderar tre övergripande mål:
• Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för en folkbildning som speglar mångfalden i samhället
• Folkhögskolorna är attraktiva resurser för kulturverksamhet och kulturutbildningar på lokal, regional, nationell och internationell nivå.
• Folkhögskolorna bedriver eftertraktade kurser på grundskole- och gymnasienivå
I uppdraget finns även ett antal delmål. Styrelsen ansvarar för att årligen upprätta en genomförandeplan för hur styrelsen ska arbeta med uppdraget och redovisa resultat.
I regionfullmäktiges budget 2019 anges att Västra Götalandsregionens folkhögskolor ska spela en tydlig roll som utbildningssamordnare för att möta viktiga samhälls- och
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 4 (10)
kompetensförsörjningsutmaningar. Skolorna ska ge personer utanför arbetsmarknaden möjligheter att finna en väg in i studier eller arbetsmarknad.
Resultatet av revisorernas granskning
Revisorernas granskning utgår från att styrelsen ska utforma styrning, uppföljning och kontroller utifrån styrelsens ansvar. Styrelsen för folkhögskolorna ska också se till att styrningen, uppföljningen och kontrollerna efterlevs i verksamheten. Det i sin tur ska leda till att styrelsen lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och föreskrifter inom ramen för tillgängliga resurser. Vidare ska styrelsens räkenskaper vara rättvisande. Det innebär sammantaget att styrelsen har tagit sitt ansvar.
Styrelsens utformning av styrning, uppföljning och kontroller
Styrelsen för folkhögskolorna har att utforma ett tillfredställande styr- och uppföljningssystem som innebär att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. En förutsättning är att styrelsen har brutit ned mål och preciserat styrsignaler från fullmäktige med flera. Styrelsen för folkhögskolorna har vidare formaliserat detta i beslut i god tid för genomförande och utvecklat en tydlig och tillräcklig styrning och uppföljning som väl avspeglar styrelsens ansvar. När förutsättningar saknas för att utforma ett tillfredställande system så har styrelsen uppmärksammat fullmäktige på detta.
Styrelsen för folkhögskolorna ska vidare ha utformat ett system för den interna kontrollen som i tillräcklig utsträckning förebygger, upptäcker och åtgärdar eventuella brister i styrelsens styrning och uppföljning genom att upprätta arbetssätt och organisation för den interna kontrollen. Styrelsen vidare ha utformat tillräckliga och dokumenterade kontroller utifrån en risk- och väsentlighetsanalys baserat på ett helhetsperspektiv på styrelsens styrning och uppföljning.
A.1. Styrelsens arbete med regionfullmäktiges mål Bakgrund/inledning
Risk och granskningsinriktning som bedömdes var att styrelsen inte har brutit ned regionfullmäktiges mål i budget 2019 på ett sådant sätt att arbetet blir effektivt och ändamålsenligt.
Iakttagelser
I detaljbudgeten för 2019 har styrelsen för folkhögskolorna tagit med åtta av regionfullmäktiges mål och fokusområden:
• Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska
• Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv
• Deltagandet i kulturlivet ska öka
• Utveckla samverkan mellan VGR:s kulturverksamheter och civilsamhället/det fria kulturlivet
• Arbetsmarknaden ska utvidgas genom hållbara transporter och samverkan med näringsliv och forskning i Västra Götaland
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 5 (10)
• Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska
• Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras
• Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska
I rapporteringen av styrelsens arbete för 2019 redovisas mål, fokusområden och genomförda aktiviteter. För de prioriterade målen görs bedömning om status kring måluppfyllnad i skalan grönt-gult-rött. De aktiviteter som genomförts för respektive mål under året anges och i några fall görs en kort analys. Det saknas indikatorer och
jämförande mätetal för de flesta mål.
Bedömning
Revisionens översiktliga bedömning är att styrelsen för folkhögskolorna har en tillräcklig ledning-, styrning och intern kontroll avseende arbete med regionfullmäktiges mål.
Rapporteringen kan utvecklas med mer analys av genomförda åtgärder och fler jämförande indikatorer för en tydligare redovisning.
A.2. och A.4. Utformning av styrning, uppföljning och kontroller Bakgrund/inledning
Inriktningen har varit granskning med av styrelsens utformning av styrning, uppföljning och kontroller inom ekonomiområdet.
Iakttagelser
Granskningen har omfattat uppföljning av planerade och utförda aktiviteter utifrån budget, prognoser och en handlingsplan som upprättats i april för att hantera styrelsens
prognostiserade ekonomiska underskott.
Granskningen har omfattat:
• följsamhet mot reglemente
• följsamhet mot regionens riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll
• följsamhet mot regionens regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi
• delegation
Det senaste reglementet för styrelsen för folkhögskolorna är fastställt av regionfullmäktige 10–11 juni 2019. Delegeringsordningen är fastställd av folkhögskolestyrelsen 2019-02-01.
I styrelsens budget angavs ett ekonomiskt nollresultat. I samband med delårsrapporten i mars 2019 var det ekonomiska läget ansträngt och ett underskott på 4.7 mnkr
prognostiserades. En handlingsplan antogs för att åtgärda detta men både i delårsrapporten per sista augusti och månadsrapporten den sista november prognostiserades fortsatt
underskott. Det ekonomiska resultatet i årsbokslutet blev + 2,0 mnkr.
Bedömning
Revisionens bedömning är att styrelsens utformning av styrning-, uppföljning och
kontroller är tillräcklig. Revisionen kommer fortsatt att bevaka styrelsens följsamhet mot regionens regler för budget-, uppföljning och styrning för ekonomi under kommande år.
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 6 (10)
B. Styrelsens genomförande av styrning, uppföljning och kontroller
Styrelsen för folkhögskolorna ska ha använt sitt styr- och uppföljningssystem så att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Det innebär att styrelsen ska ha säkerställt att beslutad styrning och uppföljning har genomförts och rapporterats i enlighet med beslut.
Vidare har styrelsen aktivt värderat återapportering och vid behov fattat beslut om tillkommande styrning och uppföljning.
Styrelsen ska vidare ha använt sitt system för den interna kontrollen i tillräcklig utsträckning så att det förebygger, upptäcker och åtgärdar eventuella brister i styrelsens styrning och uppföljning. Det innebär att styrelsen ska ha säkerställt att beslutad kontroller har genomförts och rapporterats i enlighet med beslut. Vidare har styrelsen aktivt värderat återapportering av kontrollerna och vid behov fattat beslut om tillkommande kontroller och/eller styråtgärder.
B.1. Intern kontroll
Bakgrund/inledning
Risk bedömdes att följsamhet till samt implementering och uppföljning av internkontrollplanen inte är ändamålsenlig samt att det inte följer de regionala anvisningarna.
Iakttagelser
I oktober 2018 beslutade styrelsen om en rutin för hur arbetet med internkontroll och risk- och väsentlighetsanalys skall göras för folkhögskolorna. Rutinen skall komplettera
regionstyrelsens rutiner och riktlinjer för intern kontroll. Styrelsen för folkhögskolorna har 2019-02-01 beslutat om en intern kontrollplan för 2019. Planen innehåller fem
kontrollområden som har värderats enligt en riskmatris. Enligt uppgift har styrelsen varit delaktiga i värderingen av risker.
Kontrollområdet ”Risk för att resultatet för 2019 avviker negativt från
Budget” fanns med i riskmatrisen men bedömdes inte med sannolikhet och konsekvens och var inte identifierat som ett riskområde.
I juni har rapportering av fyra av planens kontrollområden gjorts till styrelsen.
Återrapportering av sex kontrollområden har gjorts i årsredovisningen.
Bedömning
Den ekonomiska utmaning som folkhögskolestyrelsen arbetat genom handlingsplanen under 2019 hade kunnat identifierats tidigare om det hade bedömts i riskmatrisen som underlag för internkontrollplanen. Revisionens sammantagna bedömning av styrelsens utformning av styrning, uppföljning och kontroller i det interna kontrollarbetet är att det är tillräckligt.
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 7 (10)
B.2. Arbetsmiljö
Bakgrund/inledning
Inriktningen på granskningen har varit att granska styrelsens arbetsmiljöarbete under 2019.
Iakttagelser
Styrelsen för folkhögskolorna har under de senaste åren genomfört insatser för att förbättra arbetsmiljön bland annat med fokus på att minska sjukfrånvaron i förvaltningen. Arbetet har under 2019 genomförts utifrån beslutad arbetsmiljöplan. Under 2019 har chefsutvecklings- insatser med fokus på det personliga ledarskapet som skall bidra till målet genomförts.
Bevakning görs även av långtidssjukskrivna för att kunna sätta in åtgärder och stöd.
Arbete med hälsofrämjande ledarskap har genomförts under året med att:
• utveckla arbetet med en hälsofrämjande arbetsplats och ett hälsofrämjande ledarskap på varje arbetsplats med utgångspunkt från tidigare erfarenheter.
• fortsatt implementering av förvaltningens handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa.
Ett arbete med att utveckla förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete pågår. Under 2019 har förvaltningen fokuserat på att implementera en strukturerad plan för arbetsmiljöarbetet för hela förvaltningen. Implementeringen har gått trögt och behov finns av att fokusera tydligare i detta arbete under 2020.
Medarbetarenkäten för 2019 har visat att förvaltningens personal mår bra och möjligheten till vidare utveckling finns. Förvaltningens sjuktal ökar dock från 4,3 procent 2018 till 5,8 procent 2019. Ökningen sker på de flesta av styrelsens enheter.
Bedömning
Styrelsens analys av att de ökade sjuktalen delvis beror på insatser till följd av ekonomiska utmaningar bedöms vara riktig. Genomförandet av den ekonomiska handlingsplanen har lett till en lägre personaltäthet vilket kan vara en orsak till de högre sjuktalen. Om utvecklingen fortsätter kan det leda till att andra verksamhetsdelar påverkas negativt.
Rekommendationer
Styrelsen rekommenderas att fortsatt analysera och bevaka utvecklingen avseende arbetsmiljö och sjukskrivningar.
C. Styrelsens resultat och effektivitet
Styrelse har att leva upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och föreskrifter. Vidare ska styrelsen genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser.
C.1. Internatverksamhet
Bakgrund/inledning
Risk bedömdes att skolornas internat inte fungerar som pedagogiska resurser i enlighet med styrelsens uppdrag från kulturnämnden. Granskningen har också omfattat bevakning
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 8 (10)
av 2018 års rekommendation från revisionen om att stärka uppföljningen av hur internaten fungerar och vilka resultat som arbetet med att utveckla internaten leder till.
Iakttagelser
Folkhögskolestyrelsen har identifierat att skolornas deltagare har ett allt större behov av stöd. Flera insatser har gjorts för att utveckla skolornas internat till pedagogiska resurser.
Insatser som identifierats som framgångsfaktorer i detta arbete har bland annat varit:
• att ha internationella volontärer på internatet
• fortsatt arbete med modellen för folkhögskolespåret
• undersöka möjligheter att finansiera ett ökat stöd för deltagare i behov av stöd
Under 2019 har styrelsens ekonomiska förutsättningar försämrats och åtgärder har genomförts för att nå en ekonomi i balans. Detta har medfört minskade personalresurser och andra nedskärningar som drabbat internatverksamheten vilket påverkat möjligheten att erbjuda deltagarna en del stödåtgärder.
I dokumentet genomförandeplan för 2019, som behandlats av styrelsen i mars 2019, beskrivs att arbetet med ”internatet som en pedagogisk resurs” skall vidareutvecklas.
Folkhögskolorna har lång erfarenhet av internat men konstaterar att den stora utmaningen ligger i att möta deltagare i allt större behov av stöd.
Ett förslag på att internatfolkhögskolor görs om till dagfolkhögskolor har utretts avseende Dalslands- och Fristads folkhögskolor. Utredningen är avslutad och internaten skall vara kvar.
Bedömning
Folkhögskolestyrelsen har under 2019 genomfört flera uppföljnings- och
utvecklingsarbeten avseende internaten på skolorna för att de skall kunna vara en
pedagogisk resurs. Revisionen bedömning är dock att åtgärder enligt handlingsplanen för att nå en ekonomi i balans kan medföra att måluppfyllelsen för skolornas deltagare försämras och att deltagare i behov av stöd inte får tillräckligt stöd. Vi har inte kunnat konstatera försämringar baserat på 2019 års resultatredovisning men bedömer risk för detta på längre sikt.
D. Folkhögskolestyrelsens räkenskaper
För 2019 har styrelsens sammantagna ekonomiska utfall blivit + 2,0 mnkr. Verksamhetens intäkter har blivit 5,1 mnkr lägre än i budget vilket främst beror på minskade statsbidrag.
Verksamhetens kostnader har blivit 7,1 mnkr lägre vilket beror på minskade personalkostnader.
Att räkenskaperna är rättvisande innebär att den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning och att årsredovisning och delårsrapport är upprättade i
enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Redovisningsrevisionen har genomförts av Deloitte.
I Deloittes löpande granskning och i granskningen av delårsrapporter har det inte framkommit något som tyder på några väsentliga avvikelser:
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 9 (10)
• Delårsrapporterna visar en rättvisande bild av enhetens resultat och ställning
• Delårsrapporterna och den löpande redovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven enligt den kommunala bokförings- och redovisningslagen och regionstyrelsens anvisningar
• Oförändrade redovisningsprinciper har tillämpats Inga avvikelser har noterats vad gäller väsentliga poster.
Inte heller i bokslutsgranskningen har det framkommit något som tyder på några väsentliga avvikelser:
• Årsbokslutet visar en rättvisande bild av enhetens resultat och ställning
• Årsredovisningen och den löpande redovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven enligt den kommunala bokförings- och redovisningslagen och regionstyrelsens anvisningar
• Oförändrade redovisningsprinciper har tillämpats
Revisorernas sammanfattande bedömning
Utifrån det som har framkommit i årets granskning av styrelsen för folkhögskolorna bedömer revisionsenheten att verksamheten i allt väsentligt har bedrivits ändamålsenligt, med god ekonomisk hushållning, rättvisande räkenskaper och med en tillräcklig intern kontroll. På något område lämnar revisionen rekommendation till styrelsen för
folkhögskolorna att ta hänsyn till i sitt fortsatta arbete.
Bilaga 1. Rapporter och underlag
1) Dagordning och minnesanteckningar från revisorernas möte med folkhögskolestyrelsens presidium
2) Folkhögskolestyrelsens protokoll och handlingar år 2019
3) Sammanfattande rapport för folkhögskolestyrelsen – granskning av redovisning för 2019, Deloitte
Årsrapport REV 2019–00101, 2020-02-19 10 (10)
