Stadsmiljö- och tekniska nämnden
Förslag effektiviseringar av driftkostnader som påverkar andra nämnder
Verksamhet/område/nä mnd/bolag
Årlig kostn ad i dagslä get
Förslag till åtgärd för att uppnå
effektivisering/kostnads besparing
Beslut som krävs för genomföran de
Konsekvens/påverk an på kvaliteten
Bespa ring som är gjord i 2019 års budg et, TSEK
Besparing på årsbasis från 2020
Kommentar
Personalkostnad Ingen rekrytering av IT- säkerhetsansvarig Ingen rekrytering av vakant servicedesktjänst
Kompetensbrist kan
leda till brister i IT- säkerhetet exempelvis kan förseningar inom IT- säkerhetsarbete innebära att staden inte uppfyller lagstadgade krav.
Kompetensbrist kan även leda till att tekniska
anpassningar tar lång tid, att specialistkonsult måste anlitas.
Lägre servicenivå i servicedesk.
Genomförd
Köp av tjänst Flytta ansvaret för stadens e-
tjänstplattform från SLK till STN
Beslut kring flytt av ansvar för den
befintliga e- tjänstplattfo rmen antas fattas i samband med T1 2019.
Ansvaret idag ligger på SLK och planeras att flyttas till digitalisering och service.
Genom att föra över ansvaret, och medlen för utveckling av densamma inkl.
klickkostnader för autentiseringar med bank-id, kan
enheten på ett mer effektivt vis få samtliga plattformar att samverka och samma
funktionalitet på fler ställen undvikas. Då e-tjänstplattformen har blivit gammal och omoderna kan ett utbyte under året bidra till att stadens
verksamheter ska kunna fortsätta att utveckla sina befintliga e-tjänster men även erbjuda nya. I e-
tjänstpaketet ingår även lösningar för autentisering och användning av bank- id. En modern e- tjänsteplattform för
Genomförd Initialt en kostnad för utbyte av befintlig plattform inkl.
anpassningar av befintlig a tjänster.
Effektivisering är svår att beräkna då den tas hem i andra
verksamheter.
staden ger möjlighet till fler e-tjänster och effektiviserar verksamheternas arbete genom exempelvis minskat dubbelarbete och ökad kvalitet i inkomna uppgifter.
Köp av tjänst Avsluta ett flertal oanvända mobila bredband i staden.
Vi har cirka 435
mobila bredband i staden. Statistiken visar att många av dem sällan eller aldrig används. Av de 435 mobila
Genomförd
bredbanden
saknade 124 stycken datatrafik under en tre månaders period.
Köp av tjänst Inte förlänga avtalet för ett separat skräppostfiltr då tjänsten ingår i Office 365-licensen
Ökad mängd
skräppost under en kortare tid då det nya filtret "lär sig"
att hantera staden skräppost.
Genomförd Byte av lösningen sker 24 april.
Digitalisering Öka stadens digitaliseringstakt- Genom att minska
”stuprörs-tänket” i staden och ge det övergripande ansvaret kring samtliga
plattformar och system till en sammanhållande funktion ökar
möjligheten till en mer kostnadseffektiv och kontrollerad
verksamhetsutveckling.
Några exempel: minskat antal system, inköp av system som kan
integreras, minskat antal tjänster som erbjuder samma sak.
Inga direkta beslut behövs men en
gemensam överenskom melse att följa
reglementet och låta Digitalisering och service hålla ihop staden IT- infrastruktur krävs. I samband med detta ges även enheten möjlighet att säga nej till vissa
systeminföra nden som inte följer infrastruktur en.
En förändring ger sannolikt ökad IT- säkerhet då en samordnande funktion har övergripande kontroll över samtliga system. Ett fortsatt arbete med litet inflytande av en samordnad funktion ger fortsatt risk för höga kostnader när verksamheterna enbart ser till sin egen verksamhet (ogenomtänkta inköp av system som inte uppfyller säkerhet, lagkrav, integrationer med andra system)
Svårt att beräkna, effektivisering en tas hem i annan verksamhet
Ur reglementet för STN:
"Verka för en rationell, ekonomisk och säker hantering av IT i staden genom att ansvara för och förvalta
infrastruktur knuten till IT-tjänster samt av verksamheterna kravställda tjänster kopplade till dessa […]"
Digitalisering Införande av en digitaliseringspott- Genom att staden avsätter en särskild pott för digitaliseringsprojekt ökar möjligheten till en mer kostnadseffektiv och kontrollerad verksamhetsutveckling då det kan vara svårt för verksamheterna att göra liknande investeringar i driftbudgeten. Genom den samordnande funktionen för digitalisering kan samordning öka.
Avsätta gemensamm a medel för digitalisering sprojekt. KF?
En förstudie har visat att de
kommuner som har hög
digitaliseringstakt i många fall har en digitaliseringspott där verksamheterna kan ansöka om medel utöver befintliga
driftmedel. Det ger större mod att digitalisera och på så vis både effektivisera och höja kvaliteten i verksamheterna.
Svårt att beräkna, effektivisering en tas hem i annan verksamhet
IT-infrastruktur Förbättrad gemensam grundinfrastruktur genom utökat arbete med gemensamma plattformar, exempelvis införande av RPA- plattform, robotisering av adm uppg,
integrationsplattf, autentiseringsplattf, IoT- plattform (internet of things) mm. Utökat arbete med
gemensamma
plattformar ger en mer sammanhållen
infrastruktur och underlättar för stadens verksamheter att nyttja i förhållande till
verksamhetssystem.
Minskade kostnader genom att flera alt lösningar kan ersättas med stadens egen autentiseringslösning.
Genom att integrera system minskar dubbeldokumentation och annan administrativ handläggning som krävs när information hämtas från olika
Inga direkta beslut kring iförande av nya
plattformar behövs men en
gemensam överenskom melse att följa
reglementet och låta Digitalisering och service hålla ihop staden IT- infrastruktur krävs. I samband med detta ges även enheten möjlighet att säga nej till vissa
systeminföra nden som inte följer infrastruktur en.
Säkerheten torde öka om antalet plattformar minskar (lättare att
överblicka). Med egen
autentiseringslösnin g kommer sannolikt fler verksamheter använda säker inloggning i sina system. Ökad informationssäkerhe t och
kvalitetssäkring genom att system integreras. Mycket arbetstid läggs på repetitiva
arbetsuppgifter som skulle kunna skötas av en robot. Enkla misstag av mänsklig faktorkaraktär kan undivkas genom införande av RPA undviks. Med hjälp av sensorer kan staden exempelvis tömma
papperskorgar när behovet finns istället för att åka på
Initialt en kostnad.
Effektivisering /besparing är svår att beräkna då den tas hem i annan verksamhet
verksamhetssystem. En integrationsplattform blir ett nav som gör att staden slipper att göra direkta integrationer mellan olika system.
Genom exempelvis sensorer av olika slag kan besparingar inom olika områden sannolikt göras.
rutinmässiga tömningsturer.
Digitalisering Införande av digital signering och digital underskrift- Genom att signera och skriva under digitalt kan processer digitaliseras fullt ut och effektiviseras b la genom att korta
handläggningstider.
Beslut om införande av e-arkiv krävs då den digitala underskrifte n inte kan skrivas ut för arkivering.
Flera av
verksamheterna skulle kunna öka sin digitaliseringsgrad om möjlighet till digital signering och underskrift fanns. En helhetslösning för staden är självklart och
kostnadsbesparande . SoA har redan idag två olika typer av digital signering i sin verksamhet för ekonomiskt bistånd samt socialjour.
Lösningen är dock inte fullt
digitaliserad.
Initialt en kostnad.
Effektivisering /besparing är svår att beräkna då den tas hem i annan verksamhet
Digitalisering Införande av e-arkiv- Säkerställer
långtidslagring av digitala dokument och signeringar. Genom ett e-arkiv kan flera verksamheter fullt ut digitalisieras och
verksamhetssystem som används i lagringssyfte avslutas. I dagsläget en kostand på 90 ´/år för att hålla liv i Diabas (stadens gamla diarie), ev finns flera system i staden som används på samma sätt.
Beslut om införande krävs.
Ansvaret finns idag på SLK.
Idag tvingas
verksamheter betala för system vars enda syfte är
informationslagring.
Extra
personalresurser sätts ibland in för hjälp vid gallring (skriva ut digitala dokument för fysisk arkivering). Genom att inte ha ett e- arkiv kommer de dokument som signerats digitalt att förlora sin giltighet när de skrivs ut för att fysiskt arkiveras.
Initialt en kostnad.
Effektivisering /besparing är svår att beräkna då den tas hem i annan verksamhet
Digitalisering Öppna data- Genom att göra data tillgänglig kan medborgare och företag genom egna lösningar (appar exempelvis) bidra till att lösa utmaningar och samhällsproblem och på så vis minska eventuell administration och handläggning för staden.
Mycket arbetstid
läggs på att ta fram information som medborgare och företag själva skulle kunna ta fram om data varit tillgänglig.
Initialt en kostnad för plattform.
Effektivisering /besparing är svår att beräkna då den tas hem i annan verksamhet
Köp av tjänst Införande av
kontaktcenter i staden och i samband med det avveckla
telefonisttjänsten.
Beslut om införande krävs.
KS/KF?
Fördjupad förstudie krävs. Redan idag får servicecenter (litet kontaktcenter för stadsmiljö och serviceförvaltningen samt ett mindre antal tjänster i övriga förvaltningar) frågor som rör delar av stadens
verksamhet som inte omfattas av det nuvarande
uppdraget. I årets KKiK hade de områden som Servicecenter hanterar en hög tillgänglighet.
Initialt en kostnad.
Effektivisering /besparing är svår att beräkna då den tas hem i annan verksamhet
Köp av tjänst Bolagen sänker
kostnaden (inför ett tak) för stadens
fiberanvändning
Beslut krävs, ägardirektiv?
Staden köper idag fiberleverans (bredband) via Sundbybergs stadsnätsbolag, nästan 100% av stadens
verksamheter har en
fiberuppkoppling.
Det är en ansenlig summa pengar som betalas från staden
Oklart om det är ok för
staden att besluta om ett tak för fakturering inom
kommunkoncernen.
till stadsnätsbolaget varje år, med ett tak för vad som får faktureras staden skulle en
kostnadsbesparing för stadens
verksamheter kunna göras.
Hyreskostnader Arbete pågår med att tydliggöra och synka kostnaderna för exempelvis
fiberdragning i lokaler.
Kostnaderna planeras att tas av SLK
Gör att
hyreskostnaden kan ligga kvar på samma nivå, påverkar i sin tur skolpengen på ett positivt vis.
Infrastruktur Öka enhetens
kommunbidrag för att täcka delar av IT- infrastrukturen.
Politiska beslut krävs gällande omfördelnin g av medel.
Ett ökat
kommunbidrag för IT-infrastruktur så som gemensamma plattformar (enl ovan) och liknande skulle ge en minskning av nämndernas
kostnader för IT och troligen kunna påverka skolpengen positivt. Tidigare har önskemålet varit att minska ned på kommunbidraget och istället ta in mer intäkter kopplat till våra tjänster. Detta bland annat för att öka transparens och ge tydliga
incitament och ökad kostnadsmedvetenh et ute bland
verksamheterna. I dag bekostas enbart fiber och
internetförbindelsen av kommunbidrag.
Fördjupad utredning för
att se potentialen och hur mycket
kommunbidrag det skulle röra sig om krävs.
Köp av tjänst Debitera
Lokalfastigheter för deras användning av staden telemetrinät
Politiska beslut krävs
?
Börja debitera lokalfastigheter för telemetrinätet, kan betyda att
hyreskostnaderna kan behöva höjas
Ökade intäkter
Personalkostnad Slå ihop IT-
avdelningarnarnas personal och i samband med det inte tillsätta den vakanta tjänsten i servicedesk (staden).
Politiska beslut samt ägardirektiv till bolagen krävs.
Eventuella
effektiviseringar och kvalitetshöjande åtgärder gällande personal och organisation genom en sammanslagning av funktionerna.
Fördjupad utredning krävs för att ev hitta ytterligare
effektiviseringar.
Eventuellt ingen direkt större besparing på koncernnivå då funktionerna kan komma att byta organisation alternativt
personerna byta roll och ansvar.
Uppskattad
effektivisering gäller enbart att inte tillsätta den vakanta tjänsten i stadens servicecedesk.
Djupare ekonomisk genomlysning krävs.
Initialt kostnader för byte samt anpassning av system.
Gemensam infrastruktur inom kommunkoncernen
Utöka det gemensamma användandet av
infrastruktur exempelvis gällande
virtualiseringslösning, brandväggar och internetförbindelser.
Gemensamma lösningar för IAM- (automatiserad identitetshantering), Deploymentlösning (automatiserad hantering av operativsystem och applikationer på klientdatorer,
katalogtjänst, utskrift som tjänst
Ökat samutnyttja nde av infrastruktur kan komma att ta tid då både stad och bolag har befintiga avtal som måste avslutas/förh andlas om.
Politiska beslut samt ägardirektiv till bolagen kan krävas.
Mer effektivt nyttjande av utrustning och tjänster ger även en högre och bredare kunskap om produkterna.
Bland annat ökad säkerhet genom gemensam hantering av användare och program. Fördjupad utredning kring befintliga lösningar och hur dessa kan harmoniseras/slås ihop/bytas ut måste göras.
Fördjupad utredning krävs. Ger en effektivisering i tid då staden inte behöver hantera behörigheter manuellt för gemensamma system (så som Stratsys). Minskar konsultbehov och ökar säkerheten inom
kommunkoncernen.
Grovt uppskattad
effektivisering, djupare ekonomisk
genomlysning krävs.
Initialt kostnader för byte samt anpassning av system.
Köp av tjänst Gemensamma administrativa system inom koncernen. (HR, ekonomi,
kvalitetsledning osv)
Politiska beslut samt ägardirektiv till bolagen krävs.
Ökad samverkan och samutnyttjande av system inom kommunkoncernen ger effektiviseringar i verksamheterna samt en mer sammanhållen koncern. Med gemensam infrastruktur och system i botten kan ett flertal andra synergier uppnås på andra nivåer.
Grovt uppskattad
effektivisering, djupare ekonomisk
genomlysning krävs.
Initialt kostnader för byte samt anpassning av system.
Köp av tjänst Tekniska. Utöka
samverkan med
Lokalfastigheter/Förvalta ren gällande
samordning/byte av utemiljöytor för att säkerställa och om möjligt förbättra servicen.
En utökad
samverkan kan förbättra servicen / tydligheten
intern/externt men bedöms ej kunna ge några direkta besparingar/effektiv iseringar eftersom det är olika uppdrag, leverans/servicenivå er och
kundrelationer.
Även att de olika organisationernas stbilitet är olika i dagsläget efter
Effektivisering i form av
säkerställd/förbättrad information och service till
medborgare/hyresgäste r/verksamheter.
bolagiseringar i staden.
Personal Förslag till samarbete
med barn- och
utbildnings förv. Tex att pedagog tar fram frukostvagn i mottagningsköken
Ingen påverkan på
kvaliten
0
Summa 0 0 0
