Kommunövergripande tillämpningsanvisning till arbetsmiljöpolicyn

(1)

Kommunövergripande tillämpningsanvisning till arbetsmiljöpolicyn

Förebygga, hantera och följa upp kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier i arbetsmiljön

Dokumenttyp: Kommunövergripande tillämpningsanvisning Antaget av: Kommundirektören 2016-10-28

Senast reviderat: Kommundirektören 2020-03-10 Giltighetstid: Gäller tills vidare

(2)

Diarienummer: KS 2016-975

Dokumentansvarig: HR-direktören

Adresserat till: Samtliga förvaltningar

Tidpunkt för aktualitetsprövning:

Relaterade styrdokument: Arbetsmiljöpolicy

Sökord: Kränkande särbehandling, trakasserier, arbetsmiljö, vägledning

(3)

Innehåll

1 Inledning 4

2 Roller och ansvar 4

3 Förebyggande arbete 4

4 Vägledning till alla medarbetare 5

4.1 Har du blivit utsatt? 5

4.2 Är du arbetskamrat? 5

4.3 Har du utsatt någon? 5

5 Om det händer 6

5.1 Steg 1 Ta upp anmälan 6

5.2 Steg 2 Utredningsprocessen 6

5.3 Steg 3 Plan för åtgärder och uppföljning 7

6 Dokumentation 7

7 Hänvisningar och definitioner 7

7.1 Lagregler och litteraturhänvisningar 7

7.2 Definitioner 9

(4)

Kommunövergripande tillämpningsanvisning till arbetsmiljöpolicyn

Förebygga, hantera och följa upp kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier i arbetsmiljön

Inledning

1 Inledning

Alla medarbetare ska känna sig trygga och väl bemötta i sin arbetsmiljö. I Linköpings kommun accepteras inte kränkande särbehandling, sexuella trakasserier eller andra trakasserier. En arbetsgivare får inte heller utsätta någon för repressalier - straff eller annan form av negativ behandling på grund av att denne påtalat, anmält, deltagit i en utredning, avvisat eller fogat sig i kränkande särbehandling, sexuella trakasserier eller andra trakasserier.

Likabehandling och nolltolerans avseende diskriminering och trakasserier är ett ovillkorligt krav. Ett aktivt arbetsmiljöarbete ska bedrivas som förebygger, hanterar och följer upp kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, andra trakasserier och repressalier i arbetsmiljön. Denna tillämpningsanvisning gäller för alla arbetsplatser i Linköpings kommun och frågorna ska alltid ses som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

2 Roller och ansvar

Chefen har det formella ansvaret att förebygga och åtgärda kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, andra trakasserier och repressalier. Alla medarbetare har en skyldighet att aktivt arbeta med arbetsplatsens arbetsmiljö vilket inkluderar att motverka kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier.

Chefer, HR-konsulter och skyddsombud ska ha kompetens att agera vid anmälan om kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, andra trakasserier och repressalier.

3 Förebyggande arbete

Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier inte accepteras på arbetsplatsen. Ett värdegrundsarbete med samtal kring normer, attityder, värderingar, bemötande och uppträdande bör bedrivas.

Åtgärder behöver vidtas för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkningar, sexuella trakasserier och andra trakasserier.

Exempel på förhållanden att vara uppmärksam på är konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och

konsekvenser av förändringar. Det är viktigt att diskutera och ställa frågor om trakasserier och kränkningar i samband med exempelvis personalmöten och medarbetarsamtal.

Informationen om att man i första hand ska vända sig till närmaste chef för att

(5)

Vägledning till alla medarbetare

nyanställda. Om det är chefen som kränkt eller trakasserat ska överordnad chef kontaktas. På förvaltningen ska det också finnas en förteckning över

kontaktpersoner med särskild kunskap inom området såsom HR-konsulter, HR- chef, skyddsombud samt företagshälsovårdens kontaktperson.

Chefer, HR-funktioner och skyddsombud ska utbildas för att ha särskild kunskap inom området. Medarbetarna ska ha kunskap om kommunens regler avseende e-post och internet där ämnet också berörs.

4 Vägledning till alla medarbetare

4.1 Har du blivit utsatt?

Att drabbas av kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, andra

trakasserier eller repressalier är att utsättas för stora påfrestningar. Det kan leda till försämrade prestationer, ökad stress, fysisk ohälsa eller psykiska reaktioner som till exempel sömnsvårigheter och försämrad självkänsla. Det är mycket viktigt att du tydligt markerar att du inte kan acceptera det kränkande beteendet.

Gör en anmälan till din chef. Det kan vara muntligt eller skriftligt, exempelvis i ett mail. Är det din närmaste chef som kränker eller trakasserar ska du vända dig till den överordnade chefen. Du kan också söka stöd och berätta vad som har hänt för någon du har förtroende för, det kan till exempel vara; HR-chef, HR-konsult, facklig företrädare, skyddsombud eller en kollega/arbetskamrat.

4.2 Är du arbetskamrat?

Vi har alla ett ansvar för vår arbetsmiljö. Om du upplever att en kollega blir utsatt, våga fråga hur kollegan mår. Tala med chefen och berätta om dina misstankar. Ge stöd om arbetskamraten vill ha det för att våga anmäla. Fundera kring dina egna ställningstaganden i frågan, dras du med i jargongen? Visa civilkurage, våga säga ifrån och ta ställning!

4.3 Har du utsatt någon?

Du är ansvarig för dina handlingar. Det är handlingen och inte avsikten som räknas. Även om det var menat som ett skämt blir det inte det om mottagaren upplever det som en kränkning eller trakasserier. När du får signaler om att ditt agerande inte är accepterat ska du omedelbart upphöra med dina handlingar.

Ditt agerande ska utredas av arbetsgivaren. Du har, vid behov, rätt till stöd och rådgivning, både under och efter utredningen. Att utsätta någon för kränkning, sexuella trakasserier eller andra trakasserier kan ytterst leda till arbetsrättsliga påföljder.

(6)

Om det händer

5 Om det händer

I Linköpings kommun finns en tydlig process framtagen som ska följas vid samtliga tillfällen då chef fått kännedom om att en eventuell kränkning, sexuell trakassering eller annan trakassering ägt rum. Detta gäller även då information kommer till chefs kännedom från annan person än personen som blivit utsatt.

Samtliga utredningar av kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier utförs av en särskild arbetsgrupp inom HR-organisationen som fått utbildning och har erfarenhet av den här typen av utredningar. Vid speciella omständigheter kan utredningen överlämnas till företagshälsovården.

Chef ska skyndsamt kontakta sin HR-konsult för att få information, stöd och material.

5.1 Steg 1 Ta upp anmälan

Första steget är att formellt upprätta en anmälan tillsammans med individen som upplever sig utsatt. Det här momentet utförs av chef, förslagsvis tillsammans med en av kommunens verksamhetsnära HR-konsulter eller en utsedd utredare. HR-konsulten tillhandahåller ett formulär som innehåller ett antal frågor och en tydlig process för upprättandet av anmälan. Det är viktigt att upprättandet följer den beskrivna processen då anmälan ligger till grund för bedömningen huruvida situationen uppfyller kriterierna för kränkande

särbehandling, sexuella trakasserier eller andra trakasserier och därmed ska utredas. Första gången du som chef upprättar en anmälan bör detta göras tillsammans med en HR-konsult eller en utsedd utredare.

Efter att anmälan är upptagen lämnas den över till utredningsgruppen som gör en bedömning av om en utredning ska genomföras.

5.2 Steg 2 Utredningsprocessen

Utredningar av kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier skall enligt Arbetsmiljöverkets riktlinjer och Diskrimineringslagen utföras av en neutral part. Därför kommer du som chef inte att vara direkt delaktig i själva utredningsförfarandet. Du har dock en mycket viktig roll i att stötta och hantera de medarbetare som är involverade i utredningen samt övriga personer i din personalgrupp. Mer om detta i steg tre.

Om det utifrån anmälan bedöms finnas en möjlighet att en kränkning, sexuell trakassering eller annan trakassering ägt rum kommer en eller två utredare att inleda utredningen med en intervju med individen som upplever sig utsatt.

Efter att intervjun genomförts görs en bedömning av om det finns behov av att intervjua även individen/individerna som utpekats för kränkningen. Om det inte bedöms nödvändigt (intervjun har då lett fram till att någon kränkning inte har skett) överlämnas en skriftlig rapport till närmsta chef med förslag till

(7)

Dokumentation

utredningen inte visade på att en kränkning skett så är det fortfarande ett arbetsmiljöproblem som lyfts fram och som du som chef behöver hantera.

Om det efter intervjun bedöms nödvändigt att gå vidare (intervjun har då lett fram till att det finns grund för upplevelsen av kränkning, sexuella trakasserier eller andra trakasserier) kommer utredaren/utredarna att intervjua den eller de personer som utpekats för kränkningen samt eventuella vittnen till händelsen.

Därefter sammanställs en rapport och en bedömning som överlämnas till chef och återkopplas till samtliga inblandade.

5.3 Steg 3 Plan för åtgärder och uppföljning

Efter att utredningen är avslutad ska chef ta fram en plan för nödvändiga åtgärder i samråd med den drabbade och andra berörda. Dokumentera det som görs. Ofta behövs åtgärder som berör både individer, grupper och

organisationen som helhet. I planen ska också ingå hur uppföljning, både på lång och kort sikt, ska ske. Har inte närmast ansvarig chef befogenhet eller resurser att genomföra nödvändiga åtgärder ska problemet lyftas upp till närmast högre nivå.

6 Dokumentation

Dokumentation som rör ärendet ska hanteras som personalvårdshantering enligt Linköpings kommuns informationshanteringsplan och läggas i ett kuvert som försluts och förvaras i anmälarens personalakt. När utredningen är klar och eventuella disciplinära åtgärder genomförts ska en utvärdering göras.

Uppföljning ska ske efter en tid.

7 Hänvisningar och definitioner

7.1 Lagregler och litteraturhänvisningar

Följande lagar reglerar frågor kring kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier:

• EG-rätt (EU:s likabehandlingsdirektiv)

• Diskrimineringslagen

• Arbetsmiljölagen (3 kap 2§) och föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4

• Brottsbalken (ofredande, våldtäkt, sexuellt tvång, sexuellt utnyttjande och sexuellt ofredande, kap 4 och 6)

• Lagen om anställningsskydd (LAS)

• Lagen om offentlig anställning (LOA)

(8)

Hänvisningar och definitioner

Följande lagar och föreskrifter reglerar arbetsgivarens ansvar för att motverka kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och andra trakasserier.

Arbetsmiljölagen

Lagen omfattar de grundläggande kraven i arbetsmiljöarbetet medan

Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS) mer i detalj anger krav och skyldigheter beträffande arbetsmiljön.

Föreskriften AFS 2001:1- Systematiskt arbetsmiljöarbete

Enligt föreskriften ansvarar arbetsgivaren för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete som omfattar alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden på arbetsplatsen.

Föreskriften AFS 2015:4 – Organisatorisk och social arbetsmiljö

Enligt föreskriften avses med kränkande särbehandling handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras, vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling samt se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har kunskap om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling och det ska finnas förutsättningar för att omsätta dessa kunskaper i praktiken.

Diskrimineringslagen

Lagen täcker diskriminering som har samband med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning eller ålder. I Diskrimineringslagen regleras att arbetsgivaren har skyldighet att utreda och vidta åtgärder för att förhindra trakasserier. Detta gäller om arbetsgivaren får kännedom om att en arbetstagare, praktikant eller någon som är inhyrd/inlånad anser sig ha blivit utsatt för trakasserier av någon som utför arbete eller fullgör praktik hos arbetsgivaren. En arbetsgivare får inte utsätta en arbetstagare (arbetssökande, praktikant, inhyrd/inlånad arbetskraft) för repressalier på grund av att

arbetstagaren anmält, medverkat i utredning eller påtalat att arbetsgivaren handlat i strid med Diskrimineringslagen eller avvisat trakasserier.

Lagen om anställningsskydd

(9)

Den som utsätter andra för kränkande särbehandling eller sexuella trakasserier riskerar att arbetsgivaren vidtar arbetsrättsliga åtgärder såsom uppsägning av personliga skäl eller avsked.

7.2 Definitioner Kränkande särbehandling;

Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (AFS 2015:4).

Exempel:

• Förtal eller nedsvärtningar av en arbetstagare eller dennes familj

• Medvetet undanhållande av arbetsrelaterad information eller lämnande av felaktig sådan

• Uppenbart förolämpande utfrysning, åsidosättande behandling, negligeringar av arbetstagaren

• Medvetna förolämpningar, överkritiskt eller negativt bemötande eller förhållningssätt (hån, ovänlighet etc.)

Sexuella trakasserier;

Ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet. Sexuella trakasserier omfattar fysiska, verbala och ickeverbala uppträdanden (DO – Diskrimineringsombudsmannen).

Exempel:

• Tafsande eller annan ovälkommen beröring av sexuellt slag

• Ovälkomna sexuella anspelningar eller kommentarer, blickar och gester

• Sexuell jargong eller sexuellt språkbruk

• Sexuella skämt

• Pornografiska bilder

• Ovälkomna förslag eller krav på sexuella tjänster Trakasserier;

Ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning,

funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder (DO- Diskrimineringsombudsmannen).

Exempel:

(10)

• Förolämpningar, nedsättande kommentarer eller skämt som har samband med en eller flera av diskrimineringsgrunderna

• Stötande eller nedsättande kommentarer om utseende, beteende, klädsel eller privatliv

• Förlöjligande generaliseringar av exempelvis kvinnliga eller manliga

egenskaper eller andra föreställningar som har samband med en eller flera av diskrimineringsgrunderna

• Härskartekniker som har samband med en eller flera av diskrimineringsgrunderna