Arkivbeskrivning
Samhällsbyggnadsnämnden
_____________________________
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Samhällsbyggnadsnämnden Arkivbeskrivning Datum
2021-05-12 Diarienummer SBN 2021/27
Arkivbeskrivning
Myndighetens namn Samhällsbyggnadsnämnden
Myndighetens tillkomstår Se 1. Organisation och verksamhet Arkivorganisation och kontakt Samhällsbyggnadsnämnden
Trosa kommun 619 80 Trosa 0156-520 00 trosa@trosa.se
Arkivorganisation Se separat beslut om arkivorganisation
1. Organisation och verksamhet
Verksamhet
Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter med rättsverkan inom plan- och byggväsendet och har inseendet över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen. Översiktlig planering är en uppgift för kommunstyrelsen.
Nämnden ansvarar också för alla uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnden för plan- och byggnadsväsendet, namnsättnings- och adressärenden, samt mät- och kartverksamheten. Nämnden ansvarar för strandskyddsärenden.
Nämnden beslutar att anta, ändra eller upphäva detaljplaner och
områdesbestämmelser med enkelt planförfarande (enligt Plan och Bygglagen kap 5,
§ 28).
Nämnden ansvarar för räddningstjänsten och de övriga uppgifter som enligt lag ankommer på den kommunala nämnd som svarar för räddningstjänsten.
Nämnden ansvarar för bostadsanpassningsbidragsverksamheten.
Nämnden ansvarar för kommunens befolkningsstatistik.
Nämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare. Samhällsbyggnadsnämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande.
Samhällsbyggnadsnämnden ska ha ett arbetsutskott med 3 ledamöter och 3 ersättare. Utskottet ska ha en ordförande och vice ordförande.
Historik, utveckling och organisationsförändringar
Trosa kommun nybildades 1992-01-01, efter att ha tillhört Nyköpings kommun under åren 1974-1991.
Vid kommunens början fanns Bygg-, plan, och miljönämnden som hanterade
TROSA KOMMUN Arkivbeskrivning Sida 2(4)
Samhällsbyggnadsnämnden 2021-05-12
gemensam verksamhet, plan- och bygglovsverksamhet och miljö- och hälsoskydd.
1997 bytte nämnde namn till Samhällsbyggnadsnämnden och fick ansvar även för teknisk administration, fastighetsförvaltning, gatuförvaltning och kommunikationer.
2007 infördes Teknik- och servicenämnden som då tog över tekniska
verksamheten. 2007 infördes även Miljönämnden som tog över verksamheten inom miljö- och hälsoskydd.
2. Register, förteckningar och sökmedel
Diarium, arkivförteckning, informationshanteringsplan och registerutdrag.
IT-system/Verksamhetssystem
ByggR, AGS, Diabas, OpenE, Visma DCE, FIR MapInfo.
I vissa fall hålls handlingarna enbart ordnade i pärmar eller på gemensamt nätverksplats (K:).
Arkivförvaring (närarkiv, dokumentskåp)
Dokumentskåp för bostadsanpassningsbidrag, byggärenden, detaljplaner och geotekniskt material. Pärmar hos byggenheten för OVK och branddokumentation.
AGS är digitalt närarkiv för byggärenden. Gemensamt nätverk K:. Kommunarkiv för slutbevarande samt förvaring för vissa detaljplanekartor.
För exakt förvaringsplats för respektive information hänvisas till informationshanteringsplanen.
3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda
Kallelser till och protokoll från nämnden publiceras på hemsidan (versionen kan vara ofullständig på grund av sekretess, myndighetsutövning, personuppgifter eller tillkommande handlingar som presenteras på sammanträdet).
Styrdokument av principiell karaktär publiceras på hemsidan.
OpenE, e-tjänst.
På hemsidan finns detaljplaner som vunnit laga kraft. Samråd och granskning av detaljplaner finns på hemsidan under en treveckorsperiod.
4. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra
SCB, Nybyggen och Enkätfabriken för NKI.
5. Gallringsregler
Informationshanteringsplanen baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar. Mallen uppdateras löpande om det uppstår ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).
TROSA KOMMUN Arkivbeskrivning Sida 3(4)
Samhällsbyggnadsnämnden 2021-05-12
Som komplement till gallringsbesluten i informationshanteringsplanen finns Gallringsplan för information av kortvarig eller liten betydelse.
Om beslut om gallring saknas får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnd/styrelse.
6. Sekretessbestämmelser
Vanligt förekommande: Vid bostadsanpassningsbidrag 26 kap. 13 § OSL.
7. Hantering av personuppgifter
Organisation
Myndigheten har två dataskyddsombud och en personuppgiftsambassadör.
Uppgifter om försäljning av personuppgifter -
Personuppgiftsregister DraftIT.
