Dnr
TN 2020/098
Tekniska nämnden
Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4| Tel: 0415-37 80 00| Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.hörby.se
Arkivbeskrivning för tekniska nämnden
Arkivbeskrivningen är antagen i tekniska nämnden 2020-xx-xx, § xx.
Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 § arkivlagen (SFS 1990:782) och 4 § arkivreglemente för Hörby Kommun, har till uppgift att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.
Arkivbeskrivningen uppfyller även kravet på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 § offentlighets‐ och sekretesslagen (2009:400) enligt vilken varje myndighet skall upprätta en beskrivning som ger information om bl.a. myndighetens organisation och
verksamhet, register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar och vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter.
Myndighetens tillkomst
Tekniska kontoret har sedan kommunsammanslagningen 1970 ansvarat för drift och underhåll av offentlig utemiljö, kommunens vägar, gator, vatten och avlopp.
Förändringar i organisationen
Till följd av att ansvaret för enskilda verksamheter flyttats mellan nämnder har tekniska nämndens ansvarsområde kommit att variera genom åren. Även större omorganisationer har skett.
Organisationen har förändrats enligt följande:
Verksamhet Tidsperiod
Räddningstjänsten övergår i kommunal regi från
Räddningstjänsten Mellanskåne.
2003
Drift- och underhållsansvar för HBAB och HIFAB övertas av Hörby kommun
2007
VA-enheten slås samman med VA- enheten i Höörs kommun under VA/GIS-nämnden och bildar Mittskåne Vatten (samverkansavtal)
2014-01-01 (KS 2013/336)
Måltider övergår från socialnämnden till tekniska nämnden
2017-01-01 (KS 2016/408)
Räddningstjänsten övergår till den
nya VA- och räddningsnämnden 2019-01-01 (KS 2018/135) Drift- och underhållsansvar för
HBAB och HIFAB upphör
2019-01-01 (KS 2018/131)
Verksamhet och organisation
Tekniska nämnden har sju ledamöter samt fem ersättare. I dagsläget finns inga utskott. Tekniska nämndens verksamhet tillhör organisatoriskt samhällsbyggnadsförvaltningen.
Tekniska nämnden ansvarar för:
- genomförande av byggnation, drift, underhåll och förvaltning av kommunens mark, byggnader, anläggningar och allmän plats
- teknisk försörjning, utveckling och service.
- intern service inom gata/park-, fastighet-, måltids- och lokalvårdsverksamhet.
- genomförande av byggnation sker på uppdrag eller inom tilldelad ekonomisk ram av ny-, om- och tillbyggnad av fastigheter, anläggningar och allmän platsmark.
- förvaltning och underhåll av den lösa egendom som nämnden ansvarar för.
Tekniska nämnden är:
- samordningsorgan för den kommunala renhållningen.
- trafiknämnd och fullgör kommunens skyldigheter enligt trafikförordningen m.fl.
Nämnden utfärdar lokala trafikföreskrifter och fullgör de övriga uppgifter som ankommer på kommunen enligt lagen om trafiknämnd.
- anställningsmyndighet för all personal inom tekniska nämnden och bygg- och
miljönämnden. Förvaltningschefen anställs av kommunstyrelsen. Tekniska nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor för samhällsbyggnadsförvaltningen med undantag av de frågor som anges i 8 § i kommunstyrelsens reglemente.
- personuppgiftsansvarig för de register och andra handlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet.
Enheter under tekniska nämnden
Demokrati & Ledningsstöd
Demokrati & Ledningsstöd säkerställer effektiv ärendehantering i förvaltningen. Verksamheten är en stödfunktion, i verksamhets- och medarbetarfrågor på förvaltningen.
Planering & Utveckling
Planering & Utveckling ansvarar för upplåtelse av allmän plats, utarrendering, uthyrning och annan upplåtelse av kommunens fastigheter. Detta omfattar exempelvis jordbruksarrenden, jaktarrenden, nyttjanderätter för kolonilotter och torghandel.
Kommunservice Gata/park
Gata/park verksamheten arbetar med att utföra drift och underhåll på kommunens gator, vägar, gång- och cykelvägar, parker, grönområden, lekplatser - allmän platsmark. Investeringsprojekt utförs i mindre omfattning. Gata/park ansvarar dessutom som myndighet för upplåtelse av offentlig platsmark, dispenser, trafikregleringar och tillstånd.
Kommunservice Fastighet
Fastighetsverksamheten arbetar med att planera och utföra tillsyn, skötsel, felavhjälpande och planerat underhåll samt utföra olika typer av entreprenader för att modernisera, renovera eller bygga nya byggnader åt kommunen.
Kommunservice Lokalvård
Lokalvårdsverksamheten säkerställer god hygien och välstädade lokaler och utrymmen.
Kommunservice Måltider
Måltidsverksamheten erbjuder en säker, vällagad och god måltid utifrån bästa möjliga råvaror och god kompetens.
Arkivansvar
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för hela kommunen. Tekniska nämnden har det över- gripande ansvaret för nämndens arkiv tills materialet överlämnas till kommunstyrelsen. Varje handläggare ansvarar för arkiveringen av de egna ärendena, och varje nämnd ska ha en arkiv- ansvarig och minst en arkivredogörare. Om ingen arkivansvarig utses är förvaltningschefen arkivansvarig, och denna kan delegera ansvaret till andra. En arkivredogörares uppgift är att sköta det praktiska arkivarbetet. Administratör är registrator, agerar arkivredogörare och ansvarar bl.a.
för den praktiska hanteringen av arkivet.
Typer av handlingar i arkiven
I närarkiven finns handlingar som hör till pågående och nyligen avslutade ärenden. Här lämnas handlingar tills dess att de gallras, rensas eller överlämnas till centralarkivet. En mer detaljerad beskrivning av de handlingstyper som finns i närarkiven finns i nämndens dokumenthanterings- plan.
De handlingar som ska bevaras för framtiden överlämnas till kommunstyrelsen, det är handlingar som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen och är avslutade.
Förvaltningens egna handlingar som förvaras i närarkiven fram tills slutarkiveringen är av typer som produceras centralt i en politisk organisation, framför allt inom områdena ekonomi och nämndadministration, men även till exempel projekt såsom inom fastighet och gata/park.
Diarieföring
Diarieföring sker automatiskt vid registrering i systemet W3D3. Diarienummer tillkommer enligt följande; [årtal]/[löpnummer]. För att skilja diariet från andra nämnders används ”TN” som prefix. Ärende nummer 4 i tekniska nämndens diarium från 2018 blir alltså till exempel TN 2018/004. Även TNF har använts som prefix specifikt för fastighetsservice, för Hörbybostäder AB och Hörbyindustrifastighets AB användes prefixen HBAB respektive HIFAB.
Förvaring
Det finns fyra arkiv (namngivna som Arkiv SBF 1, 2, 3 och 4) och tre hängmappsskåp. På källarplan finns ett närarkiv. Relationsritningar inom område fastighet återfinns i lokaler på vårdcentralen, panncentralen och källaren i kommunhuset.
Samtliga handlingar bevaras eller gallras enligt beslutad dokumenthanteringsplan och nämndens gallringsbeslut.
Handlingar som ska bevaras arkiveras som pappershandlingar per ärende i förvaltningens närarkiv. Äldre handlingar överlämnas till kommunens centralarkiv enligt
dokumenthanteringsplanen och ansvaret för handlingarna övertas därmed av kommunstyrelsen.
Register och sökvägar
Verksamhetssystem
- Diarium- och ärendehantering: W3D3 (från 2006 scannas större delen av inkommande handlingar så att de förutom i pappersform även finns digitalt.)
- Ritningar område fastighet: AutoCAD (här finns ritningar som ersätter en del av de fysiska ritningarna)
- Ärendehantering fastigheter: Incit Xpand - Fastighetsprojekt: iBinder
- Parkeringstillstånd: PR-kortNet
Sökvägar
Fram till 2001 diariefördes till viss del inkommande handlingar på diariekort och handlingarna hanterades i sin helhet i pappersform. Diariekorten har överlämnats till Hörby kommuns centralarkiv. Därefter har diarieförda handlingar huvudsakligen registreras i systemet W3D3 och arkiveras i pappersform fram till dess att det kommande e-arkivet är i drift.
Räddningstjänstens handlingar registrerades dels digitalt i det verksamhetsspecifika systemet Daedalos, dels i kommunens diariesystem W3D3 under den period som Räddningstjänsten sorterade under tekniska nämnden (2003–2018).
Hörbybostäder AB och Hörby Industrifastighets AB:s handlingar registrerades i kommunens diariesystem W3D3 under den period som bolagen sorterade under tekniska nämnden (2007–
2018).
2020 påbörjades förteckning av arkivet i systemet VisualArkiv, arbetet är inte klart och endast arkivarien har idag tillgång till VisualArkiv. I övrigt saknas förteckning.
Handlingar som finns i diariet och i närarkiven är det i första hand registratorerna som har tillgång till. Äldre handlingar finns i slutarkivet och hanteras av arkivarie.
Sammanfattningsvis återsöks handlingar med hjälp av information i:
- Dokumenthanteringsplan - Diariekort
- Nämndprotokoll (publiceras även på kommunens hemsida) - Digitala ärendehanteringssystem
- Diarielistor
Inskränkningar
Sekretess
I närarkiven kan det finnas handlingar som är belagda med sekretess enligt lag, det handlar i så fall främst om sekretess kopplat till inkomna anbud vid upphandlingar eller i något enstaka fall handlingar kopplat till sekretess till skydd för rikets säkerhet. Handlingar som är sekretessbelagda registreras (med undantag för parkeringstillstånd för rörelsehindrade) och märks med Sekretess i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem.
Handlingar med personuppgifter som lyder under dataskyddsförordningen märks med GDPR i kommunens dokument- och ärendehanteringsprogram. Personuppgiftsbehandlingar registreras i Draftit.
Inom pågående upphandling råder upphandlingssekretess, s.k. absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen 19 kap 3 §.
Bristfällig registrering och arkivvård
Uppfattningen är att det funnits brister gällande registrering, särskilt under i vart fall åren 2007–
2015 har registreringen av handlingar varit bristfällig inom framförallt område fastighet. Vidare har t.ex. relationshandlingar inte registrerats inom såväl område gata/park som fastighet, det framgick inte heller i någon tidigare dokumenthanteringsplan hur dessa handlingar skulle hanteras eller så har bestämmelserna inte följts. Därför finns det en hel del material som fortfarande sitter osorterat i pärmar i de olika arkiven eller enbart finns nedsparat på en server eller på USB-stickor ute i verksamheterna.
Arkivering av ärenden har släpat efter tidigare och gör det fortfarande även om läget ser lite bättre ut idag.
Utförlig förteckning saknas i närarkiven för närvarande, arbete med förteckning i VisualArkiv har påbörjats.
Överlämnande av material till kommunstyrelsen
Alla handlingar som ska bevaras och har upprättats i eller inkommit till kommunen skickas till slutarkivet.
Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra
Postlista sänds veckovis till Skånska dagbladet och Lokaltidningen. Uppgifter såsom
kontaktperson, e-postadress etc. gällande remisser om upplåtelser av offentlig platsmark lämnas till Insikt för att undersöka kommuners service till företag.
Uppgifter om försäljning av personuppgifter
Det förekommer ingen försäljning av personuppgifter.
