Förstudie inom äldreomsorgen Bollnäs kommun 2011

Förstudie inom äldreomsorgen Bollnäs kommun 2011

www.pwc.com/se

PwC

Bakgrund

2

Eftersom vård och omsorg är en väsentlig verksamhet som med sin omfattning påverkar invånarna och kommunens ekonomi är det angeläget att det finns en framförhållning i planeringen.

Revisorerna i Bollnäs kommun avser utifrån risk- och

väsentlighetsanalys att göra en förstudie inom äldreomsorgen i syfte att få ett underlag för ställningstagande till en fördjupad granskning.

PwC

Revisionsfråga

Den övergripande revisionsfrågan är att ta fram ett underlag som möjliggör ställningstagande till en fördjupad granskning.

Kontrollområden

Hur säkerställs att verksamheten bedrivs med god kvalitet och god ekonomisk hushållning?

Hur har verksamheten utvecklats de senaste åren?

Vilka analyser har gjorts som följd av verksamhetens utveckling?

Vilka eventuella åtgärder har vidtagits som följd av verksamhetens utveckling?

Vilka förändringar och vilken utveckling står verksamheten inför?

Vilka farhågor/problemområden ses både på kort och lång sikt?

3

PwC

Metod

Dokumentstudier (mål, riktlinjer, planer, verksamhetsberättelser, måluppföljning etc.)

Studier och analys av statistik både lokal och nationell Intervjuer med verksamhetschef och förvaltningschef

Samt telefon och mail kommunikation med förvaltningsekonom

4

PwC 5

BOLLNÄS

Karlslund

Gutenberg

Hamrelund Hemtjänst

KILAFORS

RENGSJÖ ARBRÅ

Hemtjänst Hemtjänst

Hemtjänst

Ängslunda Ringshög

Hällagården Fyra geografiska områden

Ca. 600 Anställda

omvårdnads-/rehabpersonal,

kanslister, ekonomi-/kökspersonal, sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, enhetschefer

PwC

Anhörigstöd

Samverkan med frivilligorganisationer

Dagverksamhet

Korttidsverksamhet

under en kortare period, tillfällig eller återkommande.

LOV

Nya arbetssätt, biståndshandläggarenheten, hemtjänsten och förvaltningen centralt.

Inga externa utförare etablerade – satsning på information och samverkan med näringslivet

6

PwC

Strukturutveckling

Exempel:

Problemområden

Inriktning , placering, dimensionering och fördelning av SÄBO-platser utifrån behov och efterfrågan

Ej ändamålsenliga boenden

Behov av samordning och standardisering av arbetsmetoder inom Hemtjänsten Bollnäs

Åtgärder

Gutenberg, byggt som ett särskilt boende, 4 platser har tillskapats Karlslund, tillskapats 7 SÄBO + 2 korttidsplatser

Rengsjö, omkategoriserats till ordinärt boende + 6 SÄBO platser för dementa Arbrå, korttidsvård

Hamrelund, utreds tillsammans med allmännyttan ev. ersättas med nytt ändamålsenligt boende

Sammanslagning av hemtjänsten i centrala Bollnäs

7

PwC

Idag upplevs en bra dimensionering av verksamheten i förhållande till rådande behov.

Boende/Platsfördelning:

8

SÄBO Korttids vård Växel vård Närboende/

Trygghets platser

274 16 16 215

PwC

Verksamhetens utveckling

omvärldsanalyser för att följa eventuella påverkansfaktorer.

• Nationella satsningar i form av bl.a. stimulansmedel för verksamhetsutveckling

• Nationella värdegrund - lokala värdighetsgarantier.

• Lagstiftning kring skyddsåtgärder för personer med åldersdemens i särskilda boendeformer.

• Befolkningsutveckling - gruppen 80 år och äldre att ökar

• Pensionsavgångar - riktad rekrytering för bibehållen kompetens

• Ansvaret för hemsjukvården

• Etc

Sammantaget har vi funnit att hänsyn tas till både interna och externa påverkansfaktorer i beslutsunderlag,

prioritering och beslut avseende verksamhetens utveckling.

9

PwC

Äldreomsorgen i Bollnäs kommun uppfattar vi som en verksamhet som i alla väsentliga delar bedrivs på ett ändamålsenligt sätt

• Verksamhetsplan

inriktning för äldreomsorgens arbete - socialnämndens mål,

- aktiviteter hur målen ska uppnås - Mätetal

Kopplat till av kommunfullmäktige antagna fem perspektiv

- Medborgare - Utveckling välfärd och tillväxt - Ekonomi - Medarbetare - Arbetssätt och processer

10

PwC

• Stabilt ledarskap och kontinuitet i chefs gruppen

- viktigt för förtroende, arbetsmiljö, kvalitet, och effektivitet.

- Hälsofrämjande ledarskap

- Regionalt forskningsprojekt kring arbetsmiljön för chefer och personal utifrån de stora förändringar som sker inom ÄO

• Aktivt utvecklingsarbete

- Genomförandeplaner - individbaserad omvårdnad - Attitydförändringar: Personalfokus Kundfokus - Stimulansmedel (Förändrad inriktning på

stimulansmedlen i framtiden.) Genombrottsprojekt

Aktiviteter och aktivering Kontaktmannaskap

Anhörigstöd

Läkemedelsgenomgångar Riskbedömningar

PwC

• Kvalitetssystem

Finns tillgängligt på kommunens intranät och omfattar:

• Sociala tjänster

• Tillgänglighet och bemötande

• Samverkan och samarbete

• Handläggning och dokumentation

• Hantering av risker, fel, brister och avvikelser

• Synpunkter, klagomål och förslag på förbättringar

• Personal- och kompetensförsörjning

• Försörjning av varor, tjänster och teknik

• Uppföljning och utvärdering av verksamheten

• Miljö

• Jämställdhet

12

PwC

Samverkan

- Kvalitetsregistren för palliativvård och Senior Alert

– Kommunernas utvecklingsledare samverkar med landstinget Gävleborgs utvecklingsledare

- Regionalt kommer samverkan att ske via Länsledning Närvård.

- Regionens FoU-enhet kommer få ett förstärkt ansvar för uppföljande insatser.

- Frivilligorganisationen

- Primärvård – demensvårdens nationella riktlinjer

- Närståenderåd, förtroenderåd, pensionärsorganisationer i . närområdets hemtjänst

13

PwC

Ekonomi / effektivitet

- Budgetarbete utifrån fastställda instruktioner - Likvärdiga grunder

- Nyckeltal

- Resursfördelningsmodell

- Uppföljningsrutiner Månatlig Ekonomi –personal och verksamhetspapprot till nämnden

- En gemensam dag för enhetschefer med budgetarbete , diskussion och prioriteringar

- Kompetensutveckling för chefer ge cheferna förutsättningar och kunskap i budget, - uppföljnings och prognosarbete - Kostnad Per Brukare statistik som visar kostnad per hemtjänsttimme,

kostnad per dygn i särskilt boende med mera.

jämföra kostnader med andra kommuner upptäcka områden som bör analyseras svar på effekter av medvetna satsningar

14

PwC

Effektivitetsmått och mål

t.ex. verknings- eller nyttjandegrad, som verksamheten har att arbeta utifrån.

EFFEKTIVITETSMÅL

70% av tiden ska vara kundtid, dvs utförd tid dag och kväll

Utveckling av biståndsbedömning, arbetar med att beviljade insatser individualiseras ytterligare och blir tydligare både vad det gäller

innehåll och tid

En rad olika statistiska mått sammanställs och analyseras månatligt.

15

PwC

Månadsuppföljning

16

Månad mars 2011

Arbetad

tid Total tid

Antal dgr 31 Heroma 25106 29244,1

Resursköp 4746,5 90%

nattpersonal 608,4

Procapita LapsCare Intraphone Unika

Beviljat

Sch tid+

rast Restid Rast

Vård

tagartid Kringtid 100% Utförd tid Personal Kunder Hemtjänst

Totalt Totalt 30985,12 31255,15 2822,94 2134,51 19890,29 807,22 28505,51 18296,49 683 645

Hemtjänst

Dag 30351,02 0 0 0 0 0 18242,98

Underlaget för interndebitering

Natt 634,1 0 0

Planera

d tid 25654,96 1361,97

Oplanerad frånvaro

sjukhus 43,88

BOM tid 794,28

Utförd tid anhörigvård 470,3

Antal rapporter totalt 65868

Varav utförda av kontaktman 4562

Mål: 70% av tiden ska vara kundtid, dvs utförd tid dag och kväll 62%

30% av tiden enl budget till arbetsplatsrelaterade uppgifter 38%

Differans, röda siffror är lika med för mycket tid

Antal besök utförda av kontaktman 7%

PwC

EFFEKTIVITETSMÅL

70% av tiden ska vara kundtid, dvs utförd tid dag och kväll

17

56%

58%

60%

62%

64%

66%

68%

70%

72%

74%

Bollnäs Rengsjö Kilafors Arbrå

PwC 18

58%

59%

60%

61%

62%

63%

64%

65%

66%

67%

68%

JAN FEB MARS APRIL

Effektivitets målet 70% brukartid ej uppnått under 2011. Vi ser dock en positiv utveckling och ett aktivt arbete i verksamheten med att utveckla bland annat arbetsmetoder och attityder.

PwC

Övriga iakttagelser

KVALITET:

Äldreomsorgen i Bollnäs följer kontinuerligt kundernas och anhörigas uppfattning om verksamhetens kvalité genom årliga enkäter. Vilka påvisar en hög nöjdhet.

I Nationella jämförelser, öppna jämförelser, äldreguiden etc., är

resultaten dock inte lika positiva vad det gäller jämförelsen med andra kommuner.

Resultat från olika undersökningar och jämförelser analyseras och används på ett analytiskt och bra sätt.

19

PwC

EKONOMI

Oklart hur den fördelningsmodell och ersättningsnivå som används inom hemtjänsten är rättvisande. Hemtjänsten klarar inte idag att bedriva sin verksamhet med befintliga resurser.

Timersättningen utifrån LOV är förhållandevis låg och betalas ut efter prestation d.v.s. utförd tid.

Detta följs vi förstudiens genomförande upp samt att biståndsbeslut och arbetssätt ses över.

Tydliga nyckeltal finns att följa och verksamheten strävar nu efter att nå ballans i dessa vad det gäller

Beviljad tid - Planerad tid - Utförd tid

Bra stöd finns för uppföljning av både rättsäkerheten och effektiviteten i de databaserade verksamhetssystemen. Procapita, Laps Care,

Intraphone och Heroma.

Vi ser positivt på det aktiva arbete som pågår i Bollnäs, vilket vi inte sett på samma sätt i andra kommuner som brottas med samma problematik.

20

PwC

Sammanfattande bedömning

21

• Äldreomsorgens verksamheter bedrivs i allt väsentligt med hög

kvalitet och nämnden bedriver sitt kvalitets- och utvecklingsarbete på ett ändamålsenligt sätt.

• Bra och fungerande rutiner finns för månatlig uppföljning och rapportering från verksamheterna till nämnden

• Nämnden och förvaltningen arbetar systematiskt med omvärldsanalyser samt använder och analyserar

resultat från olika iakttagelser, undersökningar och jämförelser på både nationell, regional och lokal nivå i sitt strategiska utvecklingsarbete.

Utifrån genomförd förstudie inom äldreomsorgen i

Bollnäs kommun finner vi ingen anledning att för

tillfället göra någon fördjupad granskning.