Hansa Financials HansaWorld
Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux, PocketPC 2002 och AIX
Volym 3: Logistik
Säljorder, inköpsorder och lagerhantering
© 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved 4.0 2003-02-17
Hansa Financials och HansaWorld innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP-system för Windows, Macintosh, Linux, PocketPC2002 och AIX-miljöer.
Hansa Financials och HansaWorld är i stort sett identiska och de har utformats för att göra administration och bokföring så enkelt och effektivt som möjligt.
Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustrationer är hämtade från Macintosh-versionen.
Den här manualen beskriver modulerna Order, Inköp och Varulager i Hansa.
Innan du läser manualen bör du redan ha bekantat dig med Hansas användargränssnitt (moduler, register, fönster, menyer och knappar), kund- och artikelregister. Det här beskrivs i Volym 1 av manualerna. Registret Leverantör beskrivs i Volym 2a.
Text inom raka parenteser – [Spara], [Avbryt] – refererar till knappar på bildskärmen.
Volym 1: Introduktion
Introduktion Installation av Hansa samt de grundläggande begreppen Arbetsyta Hansas grundläggande komponenter: moduler, register, fönster,
menyer, funktioner, knappar Hansa och ditt företag
Hansas funktioner i ditt företag, integration mellan register och objekt
Börja arbeta Registrering av ingående saldon Kunder Kunder, kundkategorier och rapporter Artiklar Produkter och tjänster, prissättning
Modulen System Inställningar och parametrar. Systemanvändning Volym 2: Accounting
Volym 2a Fakturering Fakturor, inbetalningar och kundreskontra
Leverantör Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Volym 2b Redovisning Grundläggande redovisning. Verifikat och budget
Valuta Flervaluta i alla moduler Volym 3: Logistik
Order Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsorder Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Varulager Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Volym 4: Generella moduler
Inventarier Kontering, avskrivningar, omvärderingar
Kassabok in- och utgående kontanttransaktioner, in- och utbetalningar Konsolidering Flerföretagsrapportering, dotterföretag
Utlägg Betalningar till och från anställda Offerter Skicka offerter, återkoppling, rapporter Volym 5: Specialiserade moduler
Avtal Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor.
Projekt Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och offerering Produktion Montering i flera nivåer av artiklar från kompontenter.
Serviceorder Hantering av servicelager, fakturering och garantier.
Volym 6: Personliga register
CRM Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontaktpersoner. Kundbrev
Innehåll
Förord...II Hur manualerna är organiserade...III
Kapitel 1: Modulen Order... 16
Inställningar...16
Introduktion... 16
Förskott... 17
Leveransadresser ... 19
Leveranssätt... 20
Leveransvillkor... 22
Nummerserier - order ... 23
Order e-post ... 24
Orderinställningar... 25
Orderklasser... 27
Planerad leverans ... 28
Risknivåer ... 29
Registret Säljorder...30
Registrera en order ... 30
Posthuvud ... 32
Delfönster Datum ... 34
Delfönster Artiklar... 37
Delfönster Valuta... 48
Delfönster Lev.villkor... 49
Delfönster Fakt.adress ... 56
Delfönster Lev.adress ... 56
Inspektera och förändra ordrar... 57
Skriva ut ordrar ... 57
Menyn Funktioner ... 59
Leverera... 59
Fakturera... 62
Skapa förskottsfaktura... 66
Orderstatus ... 69
Skapa inköpsorder... 69
Skapa aktivitet ... 70
Sätt order till fakturerad... 72
Artikelstatus... 72
Skriv ut internorder... 72
Returnerade varor... 73
Uppdatera artiklar på valutaprislista ... 76
Lagertransaktion... 76
Räkna om vikt och volym... 78
Skapa e-postbrev ... 78
Senaste försäljningspriser ... 80
Lägg till osynliga rader ... 80
Registret Kunder... 80
Registret Artiklar... 81
Registret Priser ... 81
Underhåll... 82
Introduktion...82
Fakturera levererade ordrar...82
Räkna om ordrar ...84
Samlingsfakturering...85
Skapa planerade poster...87
Skapa planerade poster från order...92
Skapa inköpsorder...93
Skapa lagerstransaktioner...96
Skapa utleveranser...99
Streckkod, EU kod och artikelkod ...102
Dokument... 104
Introduktion...104
Internorder ...106
Kundetiketter...106
Orderbekräftelse...106
Rapporter ... 108
Introduktion...108
Artikellista ...109
Beställda artiklar...109
Leveranslista ... 117
Levererbart... 118
Objekt/orderstatistik... 122
Orderjournal ... 123
Offert/orderprognos... 126
Orderstock... 127
Prislista ... 132
Producerbarhetslista ... 132
Sorterad orderlista... 133
TB, order ... 135
Överlevererade ordrar ... 137
Export...139
Introduktion... 139
Kontaktuppgifter... 140
Orderrader... 140
Kapitel 2: Modulen Inköp ... 142
Inställningar...142
Introduktion... 142
Anbud ... 143
Inköpsorder e-post ... 143
Inköpsorderinställningar... 145
Inköpsorderklasser... 146
Leveransvillkor... 147
Leverantörsgrupper... 147
Nummerserier - inköpsorderprocess... 147
Nummerserier - inköpsorder... 147
Nummerserier - inköpsorderoffert... 148
Registret Leverantörer...149
Registret Artiklar...149
Registret Inköpsartiklar ...150
Registrera en inköpsartikel... 150
Posthuvud ...151
Delfönster 1 ...152
Delfönster 2... 155
Registret Inköpsorder... 156
Registrera en inköpsorder...156
Posthuvud... 158
Delfönster Datum... 159
Delfönster Artiklar ... 161
Delfönster Valuta ... 169
Delfönster Villkor ... 170
Delfönster Best.adress... 174
Delfönster Lev.adress... 174
Inspektera och förändra inköpsordrar...175
Skriva ut inköpsordrar...175
Menyn Funktioner...176
Godkänn... 176
Stäng ... 177
Skapa inköpsorder ... 177
Inköpsorderstatus ... 178
Inleverans ... 178
Faktura... 181
Artikelstatus... 184
Skapa e-postbrev ... 184
Senaste inköpspriser ... 186
Skapa inköpsordrar automatiskt ...186
Registret Inköpsorderoffert ... 190
Menyn Funktioner...190
Inköpsorder ... 190
Registret Internrekvisitioner... 191
Registrera internrekvisitioner...191
Posthuvud... 193
Delfönster Lagerställe... 193
Delfönster Artiklar ... 196
Delfönster Lev.adress... 199
Delfönster Kommentarer ... 200
Skriva ut internrekvisitioner ...200
Leverera internrekvisitioner ...201
Menyn Funktioner...202
Lagertransaktion... 202
Lageruttag... 204
Attestera ... 206
Delfönster 1 ...211
Delfönster 2, 3 och 4 ...212
Underhåll ...213
Introduktion... 213
Beställningsplanering ... 213
Uppdatera inköpsartiklar... 215
Dokument ...217
Introduktion... 217
Inköpsorder ... 219
Inköpsorderoffert... 219
Internrekvisition... 220
Inköpsorderpåminnelse, Inköpsorderbekräftelse... 220
Rapporter...221
Introduktion... 221
Bristlista ... 222
Beställningsplanering ... 225
Beställningsunderlag ... 228
Inköpsprislista... 228
Inköpsorderjournal ... 229
Inköpsorder periodiseringar ... 230
Inköpsorderstatus... 233
Inköpsorderstock... 236
Leverantör/artikelstatistik ... 239
Export...241
Introduktion... 241
Inköpsorderrader... 241
Kapitel 3: Modulen Varulager ... 246
Kostnadskontering...246
Skapa kostnadskonteringar... 246
Kostnadskonteringsverifikat från inleveranser... 249
Kostnadskonteringsverifikat från utleveranser och fakturor... 250
Utleveranser...250
Fakturor...251
Returnerade varor ...252
Stänga av kostnadskontering ...253
Inställningar... 254
Introduktion...254
Artikelklassifikationer ...254
Artikelvarianter ...255
Basprisförändringar ...255
Batchinformation ...255
Batch kvalitetskontroll, Batchstatus...257
Beställningsnivåer ...260
Fraktbolag...261
Inställningar returnerade varor...263
Kostnadskontering...263
Källor...267
Lagerinställningar ...268
Lagerställen ...275
Nummerserier - utleveranser...277
Nummerserier - lageruttag ...278
Nummerserier - inleveranser ...278
Nummerserier - returnerade varor...278
Nummerserier - lagertransaktioner...279
Nummerserier - lagerinventering...279
Pakettyper ...279
Positioner...279
Strukturartiklar...280
Variantgrupper ...281
Variantformat ...281
Vägt genomsnitt ...281
Registret Utleveranser... 283
Skapa en utleverans...283
Posthuvud... 284
Delfönster Frakt ...294
Verifikat från utleveranser ... 295
Granska och godkänna utleveranser ... 296
Utleveranser från modulen Fakturering... 296
Skriva ut plocklistor och följesedlar... 297
Menyn Funktioner ... 298
Godkänn ...298
Skriv ut fraktetiketter ...299
Beräkna vikt ...299
Artikelstatus ...299
Öppna verifikat ...299
ASG export ...300
Returnerade varor ...300
Återfyll batchnummer artiklar...302
Registret Inleveranser...304
Registrera en inleverans... 305
Posthuvud ...306
Delfönster Kommentar...306
Delfönster Artiklar...308
Postens nedre del ...315
Delfönster Valuta...316
Delfönster Extra kostnader ...318
Verifikat från inleveranser ... 318
Lagerjusteringar... 320
Granska och godkänna inleveranser ... 320
Menyn Funktioner ... 321
Skriv ut etiketter ...321
Uppdatera priser ...322
Skapa serienummer...323
Skapa leverantörsfaktura ...323
Öppna verifikat ...325
Öppna batchinformation...325
Registret Lageruttag ...326
Registrera ett lageruttag ... 326
Verifikat från lageruttag... 332
Menyn Funktioner ... 334
Artikelstatus ...334
Öppna verifikat ...335
Registret Lagertransaktioner ...336
Delfönster Objekt ...338
Delfönster Artiklar ... 338
Delfönster Valuta ... 342
Verifikat från lagertransaktioner ...343
Menyn Funktioner...344
FIFO i gammalt à pris ... 345
Artikelstatus... 345
Öppna verifikat... 345
Registret Returnerade varor... 346
Registrera en retur...346
Posthuvud... 347
Delfönster Lagerställe... 348
Delfönster Artiklar ... 350
Delfönster Valuta ... 353
Verifikat från Returnerade varor...354
Returnera varor som saknar utleveranser...355
Menyn Funktioner...356
Öppna verifikat... 356
Skapa kreditfaktura ... 356
Registret Inventering... 359
Registret Recept... 364
Registret Artiklar... 368
Underhåll... 369
Introduktion...369
Jämförelse lagerinventering ...369
Skapa lagerinventeringsposter ...373
Uppdatera kostpris ...375
Dokument... 377
Introduktion...377
Adressetiketter ...378
Artikeletiketter ...380
Basprisförändringar ...382
Fraktetiketter...383
Följesedlar ...384
Inleverans...386
Lagertransaktioner ... 386
Lageruttag ... 387
Plocklistor... 387
Postens företagspaket... 387
Rapporter...388
Introduktion... 388
Artikelhistorik ... 389
Artikelhistorik per lagerställe ... 393
Artikel/leveranssättsstatistik ... 394
Artikelgruppslista... 394
Bristlista ... 395
Bäst före lista... 395
Inleveransjournal... 397
Journal returnerade varor ... 398
Jämförelse lagerinventering ... 400
Jämförelse lagerlista ... 403
Kreditfakturor, uppdatera lager... 405
Källista ... 406
Lagerlista... 406
Lagertrans.journal ... 410
Lagerinjournal... 412
Lagerutjournal... 414
Lagerinventering ... 415
Lagerställelista... 417
Lageruttagsjournal ... 418
Leveranslista ... 420
Leverantör/Artikelhistorik ... 421
Receptlista (består av)... 421
Serienummerhistorik ... 422
Utleveransjournal ... 423
Variantförfrågan ... 425
Varianter i lager ... 425
Vägt genomsnitt... 425
Export ... 426
Introduktion...426
ASG etiketter...426
Lagerlista...427
Index... 430
Hansa Financials
HansaWorld
Order
Kapitel 1: Modulen Order
Modulen Order används för att registrera säljordrar från och utleveranser till kunder. Modulen är integrerad med modulerna Offert (säljordrar kan skapas från offerter), Fakturering (fakturor kan skapas från säljordrar), Varulager (utleveranser kan skapas från säljordrar) och med modulen Projekt (artiklar kan levereras från ordermodulen och debiteras ett projekt).
Inställningar
Introduktion
Följande inställningar är tillgängliga i modulen Order—
För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Order genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv.
Dubbelklicka på inställningen som du vill titta på.
Förskott
Ett förskott är en faktura på en del av eller på hela summan som sänds till kunden innan varorna levereras eller servicen är utförd.
Använd den här inställningen för att bestämma vilken procent av orderbeloppet och vilken text som ska inkluderas på förskottsfakturorna. Här anges även vilket försäljningskonto som ska krediteras. Förskottsfakturor kan skapas med funktionen ‘Skapa förskottsfaktura’ från menyn Funktioner på säljordern (beskrivs senare i det här kapitlet) eller med funktionen ‘Skapa förskottsfaktura’ från menyn Funktioner på en inbetalning (beskrivs i kapitlet
‘Fakturering’ i Volym 2a av manualerna).
Procent Det här fältet är endast relevant för förskottsfakturor som skapas från ordrar. Här ska du specificera vilken procentsats av orderbeloppet som ska förskotts- faktureras. Värdet kommer att avrundas upp eller ned till det närmaste heltalet.
Om kunden tillhör en kundkategori med en förskotts- procent kommer den att användas istället för procent- satsen angiven här.
I de fall förskottsfakturor skapas från inbetalningar kommer fakturavärdet att hämtas från inbetalningens mottagna belopp.
Villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/
Leverantör.
Här specificerar du det betalningsvillkor som ska användas vid förskottsfakturering.
Artikel Klistra in Special Registret Artiklar
Det här fältet används för att specificera förskotts- fakturans försäljningskonto. Det hämtas från en artikel som är registrerad i registret Artiklar endast för det här användningsområdet, och artikelns artikelnummer ska anges här. Artikeln förser även fakturan med en momskod om fältet Momskod nedan har lämnats tomt.
Om ingen artikel har angivits, kommer försäljnings- kontot (och momskoden, om fältet Momskod nedan också är tomt) att hämtas från inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Artikelns beskrivning kommer inte att visas i fakturan.
Text Här specificerar du texten som ska visas på den första specifikationsraden i förskottsfakturan. Notera att ordernumret kommer att läggas till utöver den här texten, så en lämplig text kan vara ”Förskott för order”.
Momskod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning
Ange vilken momskod som automatiskt ska användas i förskottsfakturorna. Momskoden avgör vilken momssats som ska debiteras kunden och vilket momskonto som ska krediteras.
Om fältet lämnas tomt kommer momskoden att hämtas från artikeln ovan eller från inställningen Kontering (Kund).
Beräkningsgrund
De här alternativen är endast relevanta för förskotts- fakturor som skapas från ordrar. Välj alternativet Total om du vill att förskottsbeloppet ska beräknas från ordervärdet inklusive moms eller alternativet Netto om det ska beräknas på ordervärdet exklusive moms. De här alternativen används både när procentsatsen hämtas från fältet ovan och när den hämtas från kundens kund- kategori.
Använd ordernr för förskottsbetalningar
Den här kryssrutan är endast relevant för förskottsfakturor som skapas från inbetalningar. När inbetalning registreras i modulen Fakturering för ett förskott (d.v.s. en betalning som tagits emot innan en förskottsfaktura har skapats), ska ett förskottsnummer registreras under flik C i inbetalningen, som en identifikation för förskottsinbetalningen. Det här kan vara ett nummer från en egen nummerserie, ett nummer som kunden tilldelat betalningen eller orderns nummer som betalningen gäller. Markera den här kryssrutan om du vill försäkra dig om att det senaste alternativet alltid används, d.v.s. att förskottsnumret alltid ska vara detsamma som ett ordernummer.
Leveransadresser
Den här inställningen kan användas för att registrera leveransadresser för kunder som har flera ställen som varor ska levereras till. Den lämpliga leveransadressen kan sedan anges i fältet Adress på delfönster ‘Lev.adress’ i offerter, ordrar och fakturor och på delfönster ‘Adress’ i utleveranser.
Fönstret ‘Leveransadresser: Bläddra’ öppnas när inställningen väljs och visar alla redan registrerade leveransadresser. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny] i knappraden för att öppna en ny post.
När posten är komplett, spara den genom att klicka på [Spara] i knappraden eller genom att klicka i stängningsrutan och sedan välja att förändringarna ska sparas. För att stänga posten utan att spara förändringarna, klicka i stängningsrutan.
Kund Klistra in Special Registret Kunder
Ange kundnumret eller använd funktionen ‘Klistra in Special’. När du trycker på Returtangenten kommer kundens namn att klistras in i nästa fält.
Namn Kundens namn klistras in när du har angivit kund- numret.
Lev. kod Ange en kod som leveransadressen kan identifieras med från andra ställen i Hansa. Du kan använda upp till fem tecken. Koden måste vara unik för kundens leveransadresser, men den behöver inte vara unik för leveransadresserna i stort.
Kommentar Ange en kort beskrivning av leveransadressen här. Den kommer att visas i listan ‘Klistra in’ och bör därför vara tydlig nog för att rätt leveransadress ska kunna väljas snabbt och enkelt.
Adress Ange leveransadressen här.
Om du har angivit en leveransadress under delfönster
‘Utleverans’ på kunden kommer den automatiskt att användas i offerter, ordrar, fakturor och utleveranser när kundnumret anges. Du behöver därför inte registrera en separat post för den adressen.
Leveranssätt
Inställningen Leveranssätt används för att definiera olika varianter av leveranssätt som företaget använder. De är tillgängliga genom funktionen
‘Klistra in Special’ i registren Säljorder, Fakturor och Utleveranser.
Fönstret ‘Leveranssätt: Bläddra’ visar de tillgängliga leveranssätten.
Dubbelklicka på en av posterna för att öppna ett befintligt leveranssätt eller klicka [Ny] för att skapa en ny.
Ange en kod och en kort beskrivning för varje leveranssätt. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror.
Tabellen kan användas för att registrera olika översättningar av texten för leveranssättet. Texten kommer att skrivas på följesedlar från ordrar.
Specificera ett språk i första kolumnen, du kan använda ‘Klistra in Special’
om det behövs, och den lämpliga översättningen i den andra kolumnen. Du behöver inte registrera en rad för ditt eget språk.
Om ett språk har valts för en order, kommer det att bestämma vilken översättning som kommer att skrivas ut. Om du inte väljer något språk kommer texten i fältet Beskrivning att skrivas ut.
Du kan även definiera olika typer av dokument som t.ex. fakturor och följesedlar för varje leveranssätt, kanske med lämpliga betalningsinstruktioner. För att göra det här, ange ett leveranssätt i fältet Språk när du definierar vilken dokumentmall som ska användas.
Dokumentdefinition beskrivs i kapitlet ‘Arbetsyta’ i Volym 1 av manualerna.
Markera kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter om du inte vill att fraktetiketter ska skrivas ut för utleveranser med det här leveranssättet. Se kapitlet
‘Modulen Varulager’ i Volym 3 av manualerna för att få en mer detaljerad beskrivning om utskrift av fraktetiketter.
Godkänn registreringen genom att klicka på [Spara].
Leveransvillkor
I den här inställningen registrerar du olika leveransvillkor som du vill använda, t.ex. ”Fritt vårt lager”. Vanligtvis används leveransvillkoren för internationella kunder och anges på delfönster ‘Utleverans’ på kundposten.
Du kan förändra leveransvillkoret för en individuell order på delfönster
‘Lev.villkor’ i orderfönstret.
Fönstret ‘Leveransvillkor: Bläddra’ listar de tillgängliga leveransvillkoren.
Dubbelklicka på en av posterna för att öppna ett befintligt leveransvillkor eller klicka [Ny] för att skapa ett nytt.
Registrera en kod och en kort beskrivning för varje leveransvillkor. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror.
Tabellen kan användas för att registrera olika översättningar av texten för leveransvillkor. Texten kommer att skrivas ut på följesedlar från ordrar.
Specificera ett språk i första kolumnen, du kan använda ‘Klistra in Special’
om det behövs, och den lämpliga översättningen i den andra kolumnen. Du behöver inte registrera en rad för ditt eget språk.
Om ett språk har valts i ordern, kommer det att bestämma vilken översättning som kommer att skrivas ut. Om du inte väljer något språk kommer texten i fältet Beskrivning att skrivas ut.
Alternativen för tulldeklaration används av modulen Tull, kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information.
Godkänn registreringen genom att klicka [Spara].
Nummerserier - order
Varje order har ett eget unikt löpnummer. När en ny order registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar.
Använd den inställningen för att definiera nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen serie har angivits kommer ordernumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt.
När en nummerserie har definierats kan den tilldelas individuella användare i registret Personer i modulen System (delfönster ‘Ser.nr’). Ange det första numret från den lämpliga nummerserien i fältet Order nr. Användare som inte har tilldelas någon specifik nummerserie kommer att använda den första angivna nummerserien i listan. Alla användare kan ändra löpnumret för en individuell order med hjälp av funktionen ‘Klistra in Special’.
Följande fönster öppnas om du dubbelklickar på ‘Nummerserier – order’ i listfönstret ‘Inställningar’–
Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan.
Fältet Skapa trans. finns tillgänglig i alla nummerserieinställningar, men används inte av den här.
Order e-post
Funktionen ‘Skapa e-postbrev’ under menyn Funktioner i orderfönstret kan användas för att skapa ett e-postbrev innehållande orderns information. E- postbrevet kan användas för att skicka ordrar till kunder via e-post.
Den här inställningen kan användas för att definiera standarddelarna av texten som ska visas i e-postbrev som skapas med den här funktionen.
Huvud Ange den korta texten som ska visas i som Ämne i e- postbrevet.
Starttext Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM
Här ska koden för en post i registret Standardtexter i modulen CRM anges. Posten kommer att innehålla texten som skrivs ut i början av e-postbrevets text, före listan med orderns artiklar. I exemplet nedan har texten
”Ny order, artiklar: ” hämtats från den angivna standardtexten (d.v.s. den med koden ”1”).
Sluttext Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM
Även här ska du ange koden för en post i registret Standardtexter. Texten kommer att skrivas ut efter listan med orderns artiklar, giltighetsdatumet och betalnings- villkoret. I exemplet nedan har texten ”Övrig informa- tion: ” hämtats från den angivna standardtexten (d.v.s.
den med koden ”S”).
Orderinställningar
Den här inställningen innehåller alternativ som kontrollerar olika funktioner i orderfönstret.
Kopiera orderdatum till avsändningsdatum
När en order skapas tilldelas fältet Datum det aktuella datumet och fältet Sändningsdag kommer ofta att vara
Om orderdatumet senare förändras kommer även datumet i fältet Sändningsdatum att förändras.
Faktura baserad på utleverans (endast funktionsmenyn)
När du i ordrar använder artiklar som kräver serie- nummer kan de registreras på en enda orderrad med det korrekta antalet. När utleveransen skapas, kommer den att innehålla det rätta antalet rader, alla med antalet ett, vilket ger dig möjlighet att ange de individuella serie- numren. När du återvänder till ordern kommer serie- numret från den sista artikeln att visas
När fakturan senare ska skapas från en sådan order, kan fakturan antingen spegla ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta artiklarna, med antalet från ordern) eller utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Markera den här kryssrutan om du vill använda det senare alternativet. Det är användbart om du vill att serienumren ska skrivas ut på fakturan på samma sätt som på följesedeln.
Det här alternativet gäller endast fakturor som skapas från ordrar med funktionen ‘Fakturera’ från menyn Funktioner. Fakturor som skapas batchvis med funktionen ‘Samlingsfakturering’ kommer att alltid att spegla ordrarna som de skapas från.
Flytta offertklass till order
Du kan konvertera offerter till ordrar med funktionen
‘Order’ från menyn Funktioner. Markera den här kryss- ruta om du vill att offertklassen ska kopieras till fältet Orderklass på den nya ordrarna.
Klistra in alla leveransadresser
Inställningen Leveransadresser kan användas för att registrera leveransadresser för kunder som har flera ställen som varor ska levereras till. Den lämpliga leveransadressen kan sedan anges i fältet Adress på delfönster ‘Lev.adress’ i offerter, ordrar och fakturor och på delfönster ‘Adress’ i utleveranser. Fönstret ‘Klistra in’ visar vanligtvis kundens leveransadresser, samt de som inte har specificerats med något kundnummer. Om du vill att fönstret ‘Klistra in’ ska visa samtliga leveransadresser, markera den här kryssrutan.
Orderklasser
Orderklasser hjälper dig att analysera ordrarna i rapportering eller vid prioritering. När du har registrerat en order och tilldelat den en orderklass, visas orderklassen i fönstret ‘Order: Bläddra’. Den skrivs även ut i rapporten Orderstock.
Fönstret ‘Orderklasser: Bläddra’ visar tillgängliga orderklasser. Dubbelklicka på en av posterna för att välja en orderklass eller klicka [Ny] för att skapa en ny.
I fönstret ‘Orderklass: Ny post’ ska du registrera en kod och en kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror.
Du kan låta aktiviteter automatiskt skapas från ordrar med den här orderklassen när de sparas första gången. Uppgiftstypen på aktiviteterna kommer att sättas till Att göra och symbolen kommer att sättas till Annat.
Startdatumet kommer att sättas till orderdatumet. Om du vill att de ska skapas, ange vilken aktivitetstyp som ska användas på dem i fältet Aktivitetstyp. Välj alternativet Säljare från order om du vill att den aktuella säljaren ska anges i aktiviteten. Välj alternativet Använd säljare, om du vill att alla sådana här aktiviteter ska skapas för en specifik person. Ange personens signatur i fältet bredvid alternativet.
Ordern och aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen ”Bilaga”. Det gör att du snabbt och enkelt kan öppna ordern direkt från aktiviteten eller öppna aktiviteten från ordern. Klicka på knappen med gemet för att öppna listan med bilagor. Dubbelklicka sedan på en av bilagorna för att öppna den.
Klicka på [Spara] för att spara ändringarna.
Planerad leverans
Den här inställningen ger dig möjlighet att definiera hur du vill att systemet ska hantera fältet ‘Planerad leverans’ på ordrar och inköpsordrar. Beroende på vilket alternativ du väljer, kommer Hansa att tolka det som anges i det här fältet som fri text, ett datum, en vecka, eller en kombination av år/vecka. Den här koden används i urvalet för olika rapporter och bestämmer sorterings- ordningen.
En del funktioner i Hansa kräver att fälttypen är satt till ”Datum”. Följande funktioner kräver fälttypen ”Datum”:
• När utleveranser skapas från ordrar kan leveransdatumet automatiskt sättas till det aktuella datumet eller till orderns planerade leveransdatum, beroende på vilket alternativ som har valts för funktionen Leverans- datum baserat på, under delfönster ‘Utleverans’ på kunden. Alternativet Planerat leveransdatum kräver att fälttypen är satt till ”Datum”.
• Om du använder datumbaserade prislistor i ordrar, kan du under delfönster ‘Priser’ på kunden välja om prislistan ska väljas utifrån orderns planerade leveransdatum. Om fälttypen inte är satt till ”Datum”
kommer kundens ordinarie prislista att användas.
• Underhållsfunktionerna ‘Skapa planerade poster’ används för att skapa inköpsordrar och produktioner från ordrar där inköp eller produktion av varorna sker i direkt anslutning till kundens beställning. Den här funk- tionen kommer inte att fungera utan att fälttypen är satt till ”Datum”.
• När offerter konverteras till ordrar kan det planerade leveransdatumet hämtas från samma fält på offerten eller, det kan beräknas med hjälp av fältet Dagar till lev. under delfönster ‘Lev’ på offerten. Den sista
metoden gör att leveransdagen sätts till ett specificerat antal dagar efter orderdatumet och kräver att fälttypen är satt till ”Datum”.
Om kryssrutan Inga utleveranser före planerat leveransdatum är markerad kommer du inte att kunna skapa utleveranser från ordrar innan det planerade leveransdatumet. Det här gäller det planerade leveransdatumet (både på delfönstret ‘Datum’ och på flik E), men gäller inte inköpsordrar. Funktionen kräver att fälttypen är satt till ”Datum”.
Risknivåer
Om ditt företag säljer artiklar förknippade med risker (t.ex. kemikalier) kan den här inställningen användas för att skriva ut riskinformation på följesedlar. När du har definierat dina risknivåer i den här inställningen kan de tilldelas lämpliga artiklar. Risknivån anges på delfönster ‘Lager’ i artikeln. Använd fälten ”Riksnivå kod”, ”Risknivå kommentar”, ”Risknivå vikt” och ”Risknivå volym” för att säkerställa att den här informationen skrivs ut på följesedeln.
Fönstret ‘Riksnivåer: Bläddra’ öppnas när inställningen väljs och visar alla redan registrerade risknivåer. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny] i knappraden för att öppna en ny post.
När posten är komplett, spara den genom att klicka på [Spara] i knappraden eller genom att klicka i stängningsrutan och sedan välja att förändringarna ska sparas. För att stänga posten utan att spara förändringarna, klicka i stängningsrutan.
Registret Säljorder
Grunden för ett ordersystem är naturligtvis de ordrar som du registrerar i systemet. Använd registret Säljorder i modulen Order för att registrera och arbeta med ordrar.
Innan du börjar registrera ordrar måste du definiera det aktuella räkenskapsåret i inställningen Räkenskapsår. Du bör även ha definierat nummerserier för ordrarna i inställningen Nummerserier - ordrar .
Registrera en order
I modulen Order väljer du ‘Säljorder’ från menyn Register eller klickar på [Säljorder] i Huvudmenyn.
Fönstret ‘Order: Bläddra’ öppnas och visar de ordrar som redan finns registrerade.
Ordrarna visas i ordernummerordning, men kan ändras genom att du klickar på en av de andra kolumnrubrikerna.
Fönstret visar även indikationer för om en order har blivit levererad eller fakturerad samt kundens nummer och namn. Ett minustecken i kolumnen Fakt betyder att ordern är registrerad, men den kan inte faktureras därför att
!
ingen leverans har skett. En order kan inte faktureras förrän utleveransen är skapad och godkänd. Om en ofullständig utleverans och faktura har skapats från en order kommer kolumnen Fakt att innehålla en bock, medan kolumnen Lev lämnas blank. Det betyder att fakturering är gjord för det som hittills är levererat, men allt på ordern är inte levererat ännu. Kolumnen Klass visar orderklassen.
Funktionerna i menyn Funktioner beskrivs senare i kapitlet.
Klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows and Linux) eller z-N (Macintosh) för att registrera en ny order. Alternativt kan du markera en order som liknar den du ska registrera och klicka [Kopia]
i knappraden.
Fönstret ‘Order: Ny Post’ öppnas, tomt om du klickade på [Ny] eller med en kopia av den kopierade ordern. Om du kopierade en order kommer den nya ordern få det aktuella datumet, inte datumet från den ursprungliga ordern.
Hansa erbjuder flera genvägar för att förenkla ditt arbete med ordrar. Du kan t.ex. registrera dagens datum i datumfältet med hjälp av funktionen ‘Klistra in Special’. Funktionen kan också användas för att förenkla registrering av artikelnummer, kundnummer, betalningsvillkor m.m.
Du är inte bunden vid de värden som Hansa erbjuder. De flesta fälten kan du förändra till något som passar bättre.
Förändringar som görs gäller enbart den här specifika ordern.
Eftersom all information som lagras för varje order inte får plats på en sida, är orderfönstret uppdelat i sex delfönster. Högst upp på varje order finns ett posthuvud. Det innehåller ordernummer, kundnummer och namn. Det finns sex namngivna flikar i posthuvudet.
Genom att klicka på flikarna kan du navigera mellan delfönstren.
Posthuvudet är alltid synligt som en påminnelse om vilken kund ordern avser.
Posthuvud
Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie.
När du skapar en ny order, kommer Hansa att använda nästa lediga nummer från nummerserien angiven i delfönstret ‘Ser.nr’ på användarens personpost eller från inställningen Nummerserier - order. Du kan ändra det angivna numret, men inte till ett nummer som redan används. Om du arbetar i ett fleranvändarsystem kommer ordernumret att visas först när ordern sparas.
Kundnr. Klistra in Special Registret Kunder
Ange kundnumret här eller använd funktionen ‘Klistra in Special’. När du trycker på Returtangenten, klistras
!
kundens namn, adress och annan information auto- matiskt in i lämpliga fält.
Namn Kundens namn infogas efter att du har angivit kund- numret.
Stängd Markera den här kryssrutan när ordern är färdig. Om ordern sparas när kryssrutan är markerad, kan inga fler förändringar göras på ordern. Skulle det finnas några olevererade artiklar kvar på ordern, kommer de att annu- lleras och de kommer inte längre att visas som ute- stående i rapporterna.
Om en order är markerad som stängd, kommer du inte att kunna skapa utleveranser från den. Du kommer fort- farande att kunna skapa fakturor för utleveranser som utförts tidigare.
En stängd order kan inte återöppnas.
Reserverad Markera den här kryssrutan för att orderns artiklar ska reserveras i lagret. När liknande artiklar levereras för andra ordrar kommer Hansa att reservera orderns antal i lagret så länge den inte är levererad.
Notera att kryssrutan Reserverad endast hanterar antal i lagret. Du ska inte tilldela någon av artiklarna serie- nummer förrän ordern levereras. Hansa kommer inte att förhindra att artiklar med de specifika serienumren levereras till någon annan kund.
Underhållsfunktionen ‘Skapa utleveranser’ kan använd- as för att skapa utleveranser från ordrar som inte fullt ut är levererade och där artiklarna finns i lagret. Den här funktionen prioriterar ordrar som har kryssrutan Reserverad markerad.
Delfönster Datum
Datum Klistra in Special Aktuellt datum
datumet då ordern registrerades, datorns aktuella datum kommer automatiskt att hämtas in.
Plan.lev. Klistra in Special Aktuellt datum
Det datum som ordern är beräknad att levereras.
Formatet för det här fältet bestäms i inställningen Planerad leverans. Möjliga alternativ är fritext, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken).
Med alternativen under delfönstret ‘Lev’ på varje kund kan du välja att utleveranserna som skapas från den här ordern ska ges leveransdatum baserat på det aktuella datumet (dagens datum) eller datumet angivet här (planerat datum). Om du använder det sistnämnda alternativet måste det här fältet ha fälttypen ”Datum”
vilket specificeras i inställningen Planerad leverans.
Separata planerade leveransdatum kan även specificeras för separata orderrader (på flik E). Men sådana datum kan inte användas för att bestämma leveransdatumet på utleveranser skapade från ordern enligt sättet som beskrivs i det tidigare avsnittet.
Om du vill förhindra att utleveranser skapas för det planerade leveransdatumet (antingen angivet här eller på flik E), markera kryssrutan Inga utleveranser före planerat leveransdatum i inställningen Planerad leverans.
Vissa företag beställer sina varor så sent som möjligt, så att de tar emot varorna precis innan de har planerat att de ska levereras till kunden. Underhållsfunktionen ‘Skapa planerade poster’ kan användas för att skapa inköpsordrar för artiklar på ordrar baserade på deras planerade leveransdatum och ledtid. Se beskrivningen av den här funktionen senare i det här kapitlet. Om ett
planerat leveransdatum finns angivet för en av order- raderna, kommer det att användas istället för datumet som är angivet här. Om du vill använda den här funktionen måste det här fältet ha fälttypen ”Datum”, vilket definieras i inställningen Planerad leverans.
Sänd. dag Ange datumet då ordern levererades. Det här fältet uppdateras inte automatiskt när utleveranser skapas från ordern. Men, om alternativet Kopiera orderdatum till av- sändningsdatum är markerat kommer det aktuella dat- umet att anges här när ordern skapas. Datumet kommer att förändras varje gång orderdatumet förändras.
Bet.villk. Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen
Fakturering/Leverantör Förinställt från Kunder
Betalningsvillkor som registreras här kommer att föras över till fakturor som skapas från ordern. För att försäkra sig om att rätt betalningsvillkor används på fakturorna (på kundens språk om det är nödvändigt), ska du registrera de vanligaste betalningsvillkoren i instäl- lningen Betalningsvillkor. Inställningen Betalnings- villkor hittar du i modulen Fakturering/ Leverantör.
Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System
Förinställt från Kunder
Den säljare som är ansvarig för ordern ska anges här.
Det finns ett flertal rapporter i modulerna Order och Fakturering som kan brytas ned till säljarnivå. Det är också möjligt att tilldela provision på sålda artiklar, genom att använda inställningen Provision i modulen Fakturering, fältet Provision % på delfönstret ‘Priser’ på artikeln eller fältet Provision på delfönstret ‘Provision’
på säljarens personpost.
Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (delfönster
‘Lev.villkor’) för ytterligare information.
Sänd. tid Klistra in Special Aktuell tid
I det här fältet kan du ange vilken tid ordern levererades.
Det uppdateras inte automatiskt när utleveranser skapas från ordern.
Vår referens Använd det här fältet om du vill identifiera personen som har registrerat ordern. Information hämtas automatiskt från fältet Vår ref. på delfönster ‘Ser.nr’ på personposten tillhörande den aktuella användaren.
Informationen kommer även att visas på fakturor som skapas från ordern.
Er referens Klistra in Special Registret Kontaktpersoner, modulen CRM (om installerad) Förinställt från Kunder
Här anger du kundens kontaktperson eller den som har beställt varorna/tjänsterna. Om modulen CRM finns installerad kan du använda ‘Klistra in Special’ för att öppna en lista med kundens kontaktpersoner.
Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Kunder
Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här ordern. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering i modulen Redovisning.
Alla verifikat som genereras från fakturor skapade från den här ordern, kommer automatiskt att tilldelas de objekt som anges här. Objekten kommer att anges på kreditposten mot försäljningskontot, debetposten mot kostnadskontot (om kostnadskontering används) och debetposten mot kundfordringskontot (om kryssrutan Objekt på kundfordring är markerad i inställningen Kontering (Kund).
Objekten som specificeras här överförs även till de utleveranser som skapas från ordern och kommer att tilldelas debetposterna i samtliga verifikat som skapas från de här utleveranserna.
Eventuella objekt som specificerats på kunden kommer att automatiskt kopieras hit, precis som eventuella objekt på den aktuella användarens personpost.
Kund best.nr. Registrera kundens inköpsordernummer här. Det kommer att skrivas på all dokumentation som tillhör ordern.
Delfönster Artiklar
Använd matrisen för att registrera de beställda artiklarna. Matrisen är indelad i åtta horisontella flikar. När du klickar på en flik (markerad A-H) kommer två eller tre av de högra kolumnerna att ersättas med nya kolumner.
Innan du börjar registrera ordern, säkerställ att rätt valuta och växelkurs är angivna. Alla priser från artikelregistret kommer att beräknas enligt den angivna växelkursen. Om växelkursen däremot är anges i efterhand kommer priserna inte att valutaberäknas.
För att lägga till nya rader, klicka på den första lediga raden ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radnumret längst ut till vänster så att hela raden markeras och tryck sedan på Backstegstangenten och raden tas bort. För att infoga en rad, klicka på det radnummer där du vill att raden ska infogas och tryck på Entertangenten. Rader kan inte tas bort eller läggas till efter att en utleverans har skapats från säljordern.
Du kan även lägga till artiklar i ordern genom att öppna fönstret ‘Artiklar:
Bläddra’, markera ett intervall av artiklar (genom att hålla ner Shifttangenten medan du klickar) och sedan dra dem till fältet Artikel i den första tomma orderraden.
Flik A
Artikel Klistra in Special Registret Artiklar
När markören står i det här fältet kan du registrera artikelnumret eller streckkoden för varje beställd artikel.
pris, beskrivning och annan information hämtas automatisk från artikelposten. Om du lämnar det här fältet tomt, kan du skriva text i specifikationsfältet, t.ex.
använda raden för extra information som ska skrivas ut på orderdokumentet.
Om artikeln är en strukturartikel med kryssrutan Visa komponenter på dokument markerad, kommer artikelns komponenter att listas på efterföljande rader när du anger antalet. Om du förändrar antalet, försäkra dig om du även förändrar komponenternas antal.
Antal Ange vilket antal som är beställt. Tryck på Enter- tangenten för att beräkna radens belopp. Markören kommer automatiskt att flyttas till fältet Artikel på nästa rad.
Specifikation Förinställt från Artiklar
Det här fältet visar artikelns namn, vilket hämtas från registret Artiklar. Om nödvändigt kan du lägga till en extra beskrivning. Det finns plats för upp till 100 tecken.
Om du har specificerat olika översättningar av artikelns namn i delfönster ‘Text’ på artikelkortet, kommer den
rätta beskrivningen hämtas in enligt orderns språk (angivet på delfönster ‘Lev.villkor’).
Hansa kommer att hämta in alla rader med text från artikeln om inget språk har angivits, så som visas nedan.
à pris Artikelns à pris, enligt kundens gällande prislista, anges automatiskt. Om det inte finns någon prislista speci- ficerad för kunden, eller om artikeln inte finns registrerad på den aktuella prislistan, hämtas baspriset från artikelposten. Orderns prislista visas på delfönster
‘Lev.villkor’. Priset visas inklusive moms om den angivna prislistan är en prislista som inkluderar moms eller om du har angivit att baspriset ska inkludera moms på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering.
Om en valuta och växelkurs har angivits kommer priset att visas enligt den gällande valutan (d.v.s. den har konverterats enligt den gällande växelkursen).
% Rabattprocent. Om en rabattmatris som inkluderar den här artikeln har blivit knuten till kunden, kommer värdet i det här fältet att bestämmas av artikelnumret och antalet. Värdet kan förändras för den här specifika ordern om nödvändigt. Om det finns en rabattmatris knuten till ordern, visas den på delfönster ‘Lev.villkor’.
I inställningen Avrundning kan du avgöra om rabatten ska beräknas på à priset innan det multipliceras med antalet, eller på summan. Under vissa omständigheter (med ett mycket lågt enhetspris och ett stort antal) kan det här valet göra att de beräknade rabatterna skiljer sig från varandra beroende på avrundningssystemet i Hansa.
Se kapitlet ‘Modulen System’ i Volym 1 av manualerna för information och exempel kring den här funktionen.
Belopp Orderradens totala belopp, d.v.s. antalet multiplicerat med à priset, minus eventuell rabatt. Om du ändrar värdet i det här fältet kommer rabattprocenten att räknas om. Priset visas inklusive moms om den angivna prislistan är en prislista som inkluderar moms, eller om du har angivit att baspriset ska inkludera moms på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering.
Värdet i det här fältet kommer att rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler i inställningen Avrundning, valuta i modulen System.
Flik B
Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen System
Det här fältet avgör vilket försäljningskonto som ska användas för artikeln. Verifikaten som genereras från fakturor, som skapats från den här ordern, kommer att kreditera kontot som finns angivet här. Kontot hämtas automatiskt från rätt kombination av artikel/prislista.
Finns inget konto specificerat där eller om ingen sådan post finns, hämtar Hansa informationen från artikeln, artikelgruppen eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund). Försäljningskontot kan om nöd- vändigt förändras för en specifik orderrad.
Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System
Förinställt från Artiklar
Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas en artikel och alla verifikat som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering i modulen Redovisning.
Alla verifikat som genereras från fakturor som ursprung- ligen kommer från den här ordern, kommer automatiskt att tilldelas de objekt som anges här. Objekten kommer att tilldelas kreditposten mot försäljningskontot och om kostnadskontering används, debetposten mot kostnads- kontot. Objekten kommer att sammanföras med de obj-
ekt som eventuellt är angivna på den ursprungliga ordern (på delfönster ‘Datum’).
Objekten som anges här överförs även till den korresponderande raden i utleveranser som skapas från den här orderraden. De kommer att tilldelas debetposten i verifikat som skapas från utleveranserna.
Mkod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning
När en faktura skapas från den här ordern, kommer momskoden som anges här att avgöra hur mycket moms som ska debiteras för artikeln och vilket momskonto som ska krediteras. Momskoden angiven på kunden kommer automatiskt att anges på orderraden. Om ingen momskod finns angiven på kunden hämtas den från artikeln, artikelgruppen eller från delfönster 3 i instäl- lningen Kontering (Kund). Den förinställda momskoden kan om nödvändigt förändras för en specifik orderrad.
Flik C
Kostpris Förinställt från Artiklar
Kostpris används för beräkning av täckningsbidrag och marginaler. Det kan förändras vid behov.
TB Orderradens täckningsbidrag är beräknat genom att kostpriset (multiplicerat med antalet) minskas från orderradens totala belopp. Värdet är därför absolut, och inte i procent.
Flik D
Godk. utlev, Tot. utlev
Kvantiteten som har levererats för varje orderrad uppdateras automatiskt när utleveranser skapas med funktionen ‘Leverera’ från menyn Funktioner. Antalet i fältet Tot. utlev inkluderar både godkända och ej godkända utleveranser, medan fältet Godk. utlev endast visar godkända utleveranser. Fakturor kan inte skapas för utleveranser som inte är godkända.
Om alternativet Automatisk utleverans av tjänst- och
normalartiklar när ordern sparas. Det betyder att sådana artiklar kan faktureras omedelbart utan att en utleverans skapats, och de kommer heller inte att inkluderas på några utleveranser. Det betyder även att orderantalet för de här artiklarna inte kan reduceras efter att ordern har sparats.
Fakturerat Beloppet som är fakturerat för varje orderrad visas automatiskt när fakturor skapats med funktionen
‘Fakturera’ från menyn Funktioner. Beloppet inkluderar både godkända och ej godkända fakturor. Fakturor kan inte skapas förrän minst en utleverans har skapats och blivit godkänd. Vid delleverans kan endast det som levererats faktureras.
Recept Klistra in Special Registret Recept, modulen Varulager
Förinställt från Artiklar
Strukturartiklars recept visas här och har hämtats från artikelposten. En strukturartikel är en artikel som av företaget är monterad från olika inköpta komponenter.
Receptet listar komponenterna med deras antal. Recept skapas i registret Recept i modulen Varulager.
Flik E
Serienr Klistra in Special Serienummer från artiklar i lagret
Om serienummer erfordras för artikeln, kan det anges här eller, vilket rekommenderas på utleveransen (vilken skapas med funktionen ‘Leverera’ från menyn Funktioner). Om antalet är större än ett kommer ut- leveransen att få ett flertal rader med antalet ett, vilket tillåter dig att ange individuella serienummer. När du återvänder till ordern kommer endast serienumret från den sista artikeln att visas.
När det är dags att skapa en faktura där antalet är större än ett, kan fakturan antingen spegla ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta artiklarna, med antalet från ordern) eller utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Det senare alternativet är användbart om du vill att serienumren ska skrivas ut på fakturan på samma sätt som på följesedeln.
Gör det här valet genom att markera kryssrutan Faktura baserad på utleverans (endast funktionsmenyn) i inställningen Orderinställningar.
Om inget lagerställe finns angivet kommer funktionen
‘Klistra in Special’ att visa serienumren för samtliga artiklar på alla lagerställen, med en indikation på vilket lagerställe varje artikel är lagrad. Om du har angivit ett lagerställe på delfönster ‘Lev.villkor’ kommer funktionen ‘Klistra in Special’ endast att visa de serienummer som finns på det angivna lagerstället.
Markera kryssrutan Visa bäst före datum i inställningen Artikelinställningar om du vill att Bäst före-datum ska visas när funktionen ‘Klistra in Special’ används. Bäst före-datumen registreras i inställningen Batchinforma- tion i modulen Varulager.
Fönstret ‘Klistra in’ kommer inte att visas om du använder alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar. Om du ändå anger ett serienummer i det här fältet kommer det inte att kontrolleras (d.v.s. att det finns tillgängligt i lagret).
Notera att artiklarnas serienummer måste tilldelas manuellt, det finns ingen automatisk FIFO-funktion för detta.
Plan.lev. Klistra in Special Aktuellt datum
Det datum som artikeln planeras att levereras, om det är ett annat datum än i fältet Planerad leverans på delfönster ‘Datum’. Formatet för det här fältet avgörs i inställningen Planerad leverans. Möjliga alternativ är fritext, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken).
Om du använder dig av underhållsfunktionerna ‘Skapa planerade poster’ för att skapa inköpsordrar för artiklar på ordern precis i tid för leverans eller produktion, måste värdet i det här fältet sättas till datumformat.
Fältformatet för det här fältet anges i inställningen Planerad leverans. Av den här anledningen kommer datumet angivet här gälla före datumet angivet på delfönster ‘Datum’.
Prisfaktor Förinställt från Artiklar
En prisfaktor kan användas för att räkna om priset per enhet för en artikel. Om artikeln normalt till exempel säljs i lådor om 24 enheter, kan prisfaktor 24 registreras på artikelposten. Enhetspriset för artikeln kommer att referera till en låda med 24 enheter.
Prisfaktorn hämtas till ordern från artikeln och påverkar orderradens totala belopp enligt inställningen.
Prisfaktorn kan förändras och Hansa kommer att räkna om orderradens belopp enligt formeln: Belopp = (Antal/Prisfaktor) * Enhetspriset.
Flik F
Följesedel Det här fältet kan användas för att ange ett dokumentnummer som är kopplad till orderraden, som en korsreferens. Fältet uppdateras inte automatiskt.
Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager
Ett separat lagerställe kan anges för varje rad i ordern.
Det kommer att överföras till flik B på samtliga utleveranser som skapas från den här orderraden. Se avsnittet som beskriver fältet Lagerställe på delfönstret
‘Lev.villkor’ nedan för ytterligare information.
Om fönstret ‘Artikelstatus’ ligger öppet på bildskärmen (beskrivs i avsnittet ‘Menyn Funktioner’ i kapitlet
‘Artiklar och priser’ i Volym 1 av manualerna), kommer antalet som visas att referera till lagerstället som är angivet på delfönstret ‘Lev.villkor’ och inte det som är angivet här.
Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager
Förinställt från Artiklar
Det här fältet kan användas för att lagra artikelns ursprung (t.ex. tillverkaren). Informationen kommer att kopieras till utleveransen.
Flik G
De här fälten har skapats för att användas av modulen EDI ((Electronic Data Interchange), där det kan vara nödvändigt att lagra historiken för färskvaror,
t.ex. frukt och grönsaker. De är även användbara för andra ändamål där lagring av detaljerad datuminformation är nödvändig. Rapporten Källista kan användas för utskrift av den här informationen.
Funktionen ‘Klistra in Special’ kan användas i samtliga fält för att klistra in det aktuella datumet eller den aktuella tiden.
Informationen måste anges i de här fälten innan en utleverans skapas från orderraden. Fälten kan inte förändras efter att utleveransen är skapad.
Plock.dag, tid Datumet och tiden då varorna hämtades eller skördades.
Pack.dag, tid Datumet och tiden då varorna packades och togs emot till lagret.
Sändningsdag, tid
Sändningsdagen och tiden för den här orderraden kan registreras här om de skiljer sig från de som är angivna på delfönstret ‘Datum’.
Flik H
Enhet, Ant.enh., Enh. à-pris
De här fälten gör det möjligt att sälja en artikel med en annan enhet än den som är angiven på delfönstret
‘Priser’ på artikelposten.
När en enhet med en antalsfaktor anges här kommer antalet och prissättningen för orderraden att förändras.
T.ex. om en artikel normalt säljs i enskilda enheter. Om du säljer två dussin kan du ange enheten som representerar ett dussin (d.v.s. dess antalsfaktor är ”12”) i fältet Enhet på artikeln och ”2” i fältet Antal enhet.
Fältet Antal under flik A kommer att förändras till ”24”
(d.v.s. 2 x 12) och priset kommer att justeras enligt förändringen. Enhetspriset i fältet Enhet kommer att visa priset för ett dussin (d.v.s. priset av en av den nya enheten).
Använd ‘Klistra in Special’ i fältet Enhet för att välja från en lista av enheter.
Använd funktionen ‘Räkna om vikt och volym’ från menyn Funktioner för att uppdatera fälten Totalt antal, Total vikt och Total volym under delfönstret ‘Lev.
Bredd, Höjd, Djup
Förinställt från Artikel
De här fälten innehåller artikelns dimensioner. De kan användas tillsammans med fältet Enhetsantal om artikeln säljs per area eller volym. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet ‘Modulen Fakturering’ i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel.
Orderns nedre del
Förutom valuta, innehåller nedre delen av ordern olika totalsummor som beskrivs nedan. När en orderrad läggs till eller förändras, uppdateras de här totalsummorna.
Total TB Orderns totala täckningsbidrag.
Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System
Förinställt från Kund eller förvald basvaluta Orderns valuta. Växelkursen visas på delfönstret
‘Valuta’, där den vid behov kan förändras för den här specifika ordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta valutan (den som ska faktureras) innan du registrerar några artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Om du har glömt att ange valutan, använd funktionen ‘Uppdatera artiklar på valutaprislista’
från menyn Funktioner för att retroaktivt konvertera priserna på de artiklar som angavs på ordern innan valutan specificerades (spara ordern innan funktionen används). Lämna fältet blankt för att använda den lokala valutan (så länge du inte har en förvald basvaluta, som i vilket i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som den lokala valutan).
Om kunden har en valuta angiven på delfönstret ‘Priser’, kommer den att erbjudas automatiskt, men om nödvändigt kan en annan valuta användas.
TB % Det övergripande täckningsbidraget för ordern, angiven i procent.
Moms Orderns totala moms.
Det här beloppet rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler (i inställningen Avrundning, valuta i modulen System). Om ingen valuta har specificerats eller om valutan i fråga inte har registrerats i inställn- ingen Avrundning, valuta,, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning (även den i modulen System).
Momsen beräknas efter att varje radsumma har rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler i instäl- lningen Avrundning, valuta.
Basbelopp Det här fältet visar orderns totalsumma, inklusive moms i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt instäl- lningen Basvalutor i modulen System). Fältet används enbart om en valuta finns angiven i fältet Valuta och inte är basvaluta 1.
Summa Orderns totala summa, exklusive moms.
ATT BETALA Orderns totala summa, inklusive moms.
Det här beloppet rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler (i inställningen Avrundning, valuta i modulen System). Om ingen valuta har specificerats eller om valutan i fråga inte har registrerats i inställn- ingen Avrundning, valuta, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning (även den i modulen System).
Delfönster Valuta
Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System
Förinställt från Kund eller förvald basvaluta Säljorderns valuta (visas även orderns nedre del på delfönstret ‘Artiklar’) visas tillsammans med växelkursen som om nödvändigt kan förändras för den här specifika ordern. Försäkra dig om att den rätta valutan är angiven innan du lägger till några artiklar i ordern för att priserna ska konverteras korrekt. Om du har glömt att ange den korrekta valutan, använd funktionen ‘Uppdatera artiklar på valutaprislista’ under menyn Funktioner för att efteråt konvertera priserna på de artiklar som registrerades före den korrekta valutan angavs (spara ordern innan du använder funktionen).
Lämna det här fältet tomt för att använda den lokala valutan (så länge du inte har en förvald basvaluta, som vilket i det här fallet kommer att förslås och ska hanteras som den lokala valutan).
Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System
Den aktuella växelkursen för den specificerade valutan kommer automatiskt att klistras in i det här delfönstret av Hansa. Försäkra dig om att de är korrekta innan några artiklar läggs till i ordern, så att korrekt valutakonvert- ering kan säkerställas.
En av två konverteringsmetoder kommer att användas.
Det dubbla basvalutasystemet är användbart för företag som har kontor i två olika länder och behöver rapportera i båda valutorna, för företag som har sin verksamhet i länder med en andra valuta (vanligtvis US dollar eller Euro) samt för företag i EU-länder som bytt till Euro med vill ha kvar sin gamla valuta i ett jämförelsesyfte.
Den andra metoden är den enkla konverteringen från
den utländska valutan till den lokala valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot fakturor i utländska valutor. Metoderna beskrivs nedan.
Växelkurser (dubbelt basvalutasystem)
Om det dubbla valutasystemet används visar fältet Basvaluta 1 och 2 till vänster växelkurserna mellan de två basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser).
Notera att reglerna för European Monetary Union (EMU) specificerar att växelkursen alltid måste visa hur mycket av den lokala valutan eller den utländska valutan som kan köpas för en Euro.
Växelkurser (enkelt valutakonverteringssystem)
Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet kurs och det högra fältet för Basvaluta!1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala valutor.
Se kapitlet ‘Valutor’ i Volym 2b av manualerna för ytterligare information och exempel.
Delfönster Lev.villkor
Lev.villk. Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order/Inköp
Förinställt från Kund
