Landstinget i Kalmar län
Webbplats
Ltkalmar.se
E-post
landstinget@ltkalmar.se
Organisationsnr
232100-0073
Postadress
Landstinget i Kalmar län Box 601
391 26 Kalmar
Besöksadress
Strömgatan 13 391 26 Kalmar
Telefon
0480-810 00 vx
Bankgiro
833-3007 Landstingsdirektörens stab
Ekonomienheten
TJÄNSTESKRIVELSE
Sida
1(2)
Datum
2017-10-19
Referens
Diarienummer 170675
Landstingsstyrelsen
Internkontrollplan 2018
Förslag till beslut
Landstingsstyrelsen godkänner Internkontrollplan 2018.
Bakgrund
Riktlinjerna för internkontroll behandlar landstingsstyrelsens, landstingsdi- rektörens och förvaltningschefernas ansvar, rapporteringsskyldighet samt styrning och uppföljning.
Varje förvaltning ska utforma och utföra den egna interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar.
Förvaltningarna har även en eller flera representanter som ingår i
landstingets internkontrollgrupp. Internkontrollgruppen träffas löpande under året för att ta upp iakttagelser från verksamheterna och för att lyfta områden med förbättringspotential. Utifrån risk och väsentlighet ska gruppen verka för att förslag på en internkontrollplan tas fram.
Förslag till internkontrollplan för 2018 omfattar åtta stycken landstings- gemensamma kontrollmoment samt minst två förvaltningsspecifika kontrollmoment per förvaltning.
Inför 2018 har bedömning gjorts att utöka med fler kontrollmoment avseende personalkostnader. Kontrollmoment som är nya för 2018 är kontroll av lönetillägg, samt en analys av löneverifikationer.
De två andra landstingsgemensamma kontrollerna avser rutinen kring attester inom leverantörsreskontran, samt inventering av PC:s och programvara.
De förvaltningsspecifika momenten omfattar bland annat kontroll
systemadministratörer, DRG-kodning sjukvårdande behandling, kravrutiner,
kontroll av akutåtgärder inom Frisktandvård, samt ett antal kontroller inom
IT-säkerhet.
Landstinget i Kalmar län
Datum
2017-10-19
Sida
2(2)
I bilagan redovisas Internkontrollplan 2018 för landstingets verksamhetsom- råden.
I anslutning till årsredovisningen lämnas en rapport över utförd granskning.
Rapporten omfattar noterade avvikelser och åtgärder samt slutsats inför fort- satt arbete.
Elisabeth Storm Tf Ekonomidirektör
Johan Petersson Ekonomicontroller
Bilaga
Internkontrollplan 2018.
Internkontrollplan - 2018 Landstinget i Kalmar Län
Process/ rutin/ system Enhet Kontrollmoment Kontrollmetod Beskrivning
Processen kring löner Landstinget i Kalmar Län Utanordningslistor (Riktlinje för attest)
Kontroll Utanordningslistorna i Heroma ska signeras av respektive ansvarig. Kontrollera att så är fallet.
Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje:
Semester, flex- och årsarbetstid)
Avstämning Granska att gällande riktlinje följs gällande tidssaldo vid avstämningstillfällena.
Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje:
Semester, flex- och årsarbetstid)
Avstämning Granska om det förekommer att arbetstagare med flex- eller årsarbetstidsregler får inarbetad tid utbetalt i pengar.
Landstinget i Kalmar Län Upphandlade bemanningsbolag Kontroll Kontrollera hur stor utsträckning vi använder oss av icke upphandlade bemanningsbolag för läkare och
sjuksköterskor.
Landstinget i Kalmar Län Lönetillägg (Regel: Lönetillägg och arvoden)
Stickprov Kontrollera lönetilläggens belopp och beslutsnivå enligt regeln.
Landstinget i Kalmar Län Bokföring av vissa lönekostnader Kontroll Analys av icke löneverifikationer inom KT1 - löner och arbetsgivaravgift.
Inventering av PC:s och programvara
Landstinget i Kalmar Län Fysisk inventering på plats av berörda enheter
Kontroll Görs baserat på att IT-förvaltningen via fjärrverktyg kontrollerar vilka PC som inte utnyttjats på länge.
Internkontrollrepresentanter på respektive förvaltning tillser att kontrollen genomförs fysiskt.
Leverantörsreskontra Landstinget i Kalmar Län Beslutsattest (Riktlinje för attest) Kontroll Kontrollera beslutsattesträtt gällande leverantörsfakturor per basenhet.
Konst Centrala verksamheter Inventering konst Avstämning Inventering konst i samband med ombyggnation av landstingshuset.
Leverantörsreskontra Centrala verksamheter Kontroll systemadministratörer Komplett Kontrollera att personer med
systemadministratörsbehörighet (RK:LFR) ej har definitivsatt leverantörsfakturor.
Kontroll av kontering av bolagsfakturor
Hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Kontrollera att fakturor är
konterade med rätt kostnadsställe, konto, underkonto och statistikkod
Stickprov Kontrollera 5 st. bolagsfakturor, konto 5532 och 5542, per månad och förvaltningsområde (exkl. DC) att de är
konterade på rätt kostnadsställe, att det är rätt konto, att det finns underkonto (vid konto 5542) och att statistikkod 9601 finns med i kodsträngen.
Process/ rutin/ system Enhet Kontrollmoment Kontrollmetod Beskrivning Hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Kontrollera att fakturor från bemanningsföretag är konterade på rätt konto samt att övriga kostnader inte felaktigt bokförts som bolag
Kontroll Utifrån en förteckning på våra bemanningsföretag granska vilka som inte är konterade med konto 5532 eller 5542.
Kontroll av konsekvent kontering inom HSF
Hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Kontrollera konsekvent kontering inom HSF
Kontroll Att årligen inom HSF identifiera konton som är viktiga att de används konsekvent. Under 2018 kontroll av att
konteringsanvisningar för medicinteknisk utrustning används som avsett.
DRG-kodning sjukvårdande behandling
Hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Kontrollera att vårdkontakter avseende sjukvårdande
behandling DRG-kodas i enlighet med landstingsbeslut
Kontroll Genomgång av framtagna listor över okodade vårdtillfällen avseende sjukvårdande behandling, avstämning och uppföljning av verksamheten.
Korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i Hälsoval.
Primärvårdsförvaltningen Korrekt/konkurrensneutral bokföring av personalkostnader i Hälsoval
Komplett Att gällande riktlinje angående bokföring av kostnader för lön och arbetsgivaravgift inom 400xx-420xx kostnadsställen följs.
Primärvårdsförvaltningen Styrning av hyrläkarkostnader Komplett "Att gällande riktlinje angående bokning av hyrläkare efterlevs - upphandlade bemanningsföretag, kostnader ska bokas alltid på 400xx."
Asylersättning Primärvårdsförvaltningen Asylersättning på rätt nivå Komplett Landstinget erhåller från Migrationsverket kvartalsvis schablonersättning avseende vård av asylsökande.
Ersättningen baseras på antalet asylsökande som befinner sig i länet, uppmätt i punktmätningar i slutet på respektive kvartal. Kontrollmomentet består i att kontrollera att ersättning erhålls baserat på rätt antal asylsökande. OBS, säker metod för identifiering av rätt antal asylsökande har ännu inte kunnat utarbetas, men arbetet med detta pågår.
Köpt och Såld vård Psykiatriförvaltningen I ekonomiskt hänseende säkerställa korrekt hantering av
"utomlänspatienter"
Kontroll Kontroll av kund- och leverantörsfakturor avseende köpt/såld vård på belopp över 100 Tkr. Korrekt hantering i verksamheten är en förutsättning för rätt ekonomisk ersättning.
Utvärdering Bemanningsbolag
Psykiatriförvaltningen Säkerställa att
utvärderingsblankett" fylls i enligt framtagen rutinbeskrivning.
Kontroll Verksamheterna ska göra uppföljning av bolagspersonal efter genomfört uppdrag. Internkontroll görs för att följa upp att blankett fyllts i:
- alltid, vid ny bolagspersonal
- och när bolagspersonal återkommer efter ett längre uppehåll
Process/ rutin/ system Enhet Kontrollmoment Kontrollmetod Beskrivning Beredskaps/handlingsplan Bildnings- och
kulturförvaltningen
Ersätta nyckelperson Kontroll Kontrollera att det finns en plan för hur administrativa nyckelpersoner ersätts vid längre sjukdom eller annan bortavaro vid Högalids folkhögskola. Om brister finns ska beredskapsplanen kompletteras i samförstånd mellan skola och förvaltningsledning.
Kravrutiner Bildnings- och
kulturförvaltningen
Interna kravrutiner/basenhet Kontroll Kontrollera att samtliga fyra folkhögskolor har tillförlitliga, dokumenterade och enhetliga kravrutiner samt hur de löpande under året säkerställer att deras rutiner är tillräckliga.
Kontroll av överflyttade Frisktandvårdspatienter
Folktandvården Uppföljning av den nationella modellen för överflyttning av Frisktandvårdspatienter
Avstämning Kontrollera antalet inflyttade och utflyttade
Frisktandvårdspatienter månadsvis och stämma av att den nya modellen med schablonbelopp täcker våra kostnader.
Överföring av data från T4 till Raindance
Folktandvården Kontrollera att intäkter stämmer överens i T4 och Raindance.
Avstämning Kontroll var fjärde månad att rätt data har förts över från T4 till Raindance för att säkerställa att intäkterna är rätt.
Kontroll av akutåtgärder Frisktandvård
Folktandvården Uppföljning av ny rutin för akutåtgärder på
Frisktandvårdspatienter.
Stickprov Kontrollera att schablonbeloppet för akutåtgärderna på Frisktandvårdspatienter täcker kostnader för den vård som utförs vid besöket.
Kundfakturor ej vård Landstingsservice Kontrollera manuella kundfakturor ej vårdrelaterade.
Stickprov Kontrollera så att vi följer mervärdesskattelagen.
Leverantörsreskontran RUS Landstingsservice Beslutsattest RUS Kontroll Kontrollera att beslutsattest finns och är gjord av behörig person gällande fakturor för utomlänsvård (RUS) över 300 000.
Fysisk säkerhet, IT IT-förvaltningen Kontroll av upplagda behörigheter till IT-förvaltningens lokaler
Komplett Kontrollera alla upplagda behörigheter till IT-förvaltningens lokaler, och korrigera/ta bort sådana som inte är aktuella.
IT-säkerhet IT-förvaltningen Kontroll av
administratörsbehörigheter i landstingets IT-miljö
Komplett Kontroll att alla administratörsbehörigheter är nödvändiga.
Borttag/korrigering vid felaktigheter/behov.
IT-förvaltningen AD-konton Avstämning Kontroll att konsultkonton och admin-konton som inte längre behövs är borttagna. Kontroll att konsultkonton och admin- konton inte har otillåtna behörighetsgrupper eller andra otillåtna attribut (password never expires, oändlig giltighetstid etc.) satta.
IT-förvaltningen Status SSL/TLS Komplett Kontrollera att samtliga förvaltade webbplatser har tillräckligt stark SSL/TLS-konfiguration.
IT-förvaltningen Status brandväggsregler Komplett Kontrollera att specifika brandväggsregler för avvecklade servrar är borttagna.
Process/ rutin/ system Enhet Kontrollmoment Kontrollmetod Beskrivning Kontroll och borttag av oanvända brandväggsöppningar,
som inte använts på 6 månader.
Uppföljning av trafikavtal Kalmar Länstrafik Rutin för ersättning Allmän Kollektivtrafik
Avstämning Kontroll
Kontrollera ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året.
Kalmar Länstrafik Kontroll ersättning Anropstyrd trafik
Kontroll Kontrollera ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året.
Uppföljning Försäljning Kalmar Länstrafik Kontroll redovisning av försäljningsavstämningar
Avstämning Kontrollera att den månadsvisa rapporteringen från
ekonomiservice till ekonomi och försäljning görs månadsvis.
Granskning sker 2 gånger per år
Kalmar Länstrafik Kontroll av resegarantier Avstämning Kontrollera antal ärenden och kostnader för utbetalda resegarantier. Avstämning görs 2 gånger per år
