Dokumenthanteringsplan Språktolknämnden i Dalarna Beslutad av Språktolknämnden i Dalarna , 6

(1)

Dokumenthanteringsplan Språktolknämnden i Dalarna

Beslutad av Språktolknämnden i Dalarna 2020-02-27, § 6

(2)

Metadata om dokumentet Dokumentnamn

Dokumenthanteringsplan Språktolknämnden i Dalarna

Dokumenttyp Plan

Omfattar Kommunen Dokumentägare

Sektorchef

Dokumentansvarig Verksamhetschef

Publicering

Författningssamling, Insidan Författningsstöd

Arkivlagen 1990:782

Offentlighet- och sekretesslagen 2009:400

Beslutad 2020-02-27 § 6

Bör revideras senast Uppdateras kontinuerligt

Beslutsinstans

Språktolknämnden i Dalarna

Diarienummer 2020/426 Reviderad

(3)

3 (10)

Dokumenthanteringsplan

Myndighet/Nämnd: Språktolknämnden i Dalarna Enhet/Förvaltning: Bildningssektorn Fastställd: 2020-02-27 Serie, Handlingar Namn IT-system Antal år i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Administration

Protokollsutdrag kommunfullmäktige,

kommunstyrelsen, utskott och andra nämnder

ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Skrivelser från andra myndigheter ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Registrerade handlingar till utskott och nämnd

Tjänsteskrivelser ePhorte 3 år Ja Bevaras* Författas i

tjänsteskrivelsemallen i ePhorte.

Kallelser och ärendelistor till Språktolknämndens

samordningsgrupp

Samarbetsrummet 3 år Nej 3 år

Protokoll från Språktolknämndens samordningsgrupp

Ordförandebeslut ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Kallelser och ärendelistor till Språktolknämnden

ePhorte 3 år Nej 3 år

*Handlingarna bevaras endast digitalt i verksamhetssystem och e-arkiv. Pappersoriginal kan gallras 2 veckor efter inskanning och den inskannade handlingen blir nytt original. Får tillämpas på handlingar fr.o.m. år 1971.

(4)

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Administration

Språktolknämndens protokoll ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Anslagsbevis för

Språktolknämndens protokoll

Webb Nej Efter

överklagandetidens utgång

På Borlänge kommuns

anslagstavla på ”borlange.se” i 21 dagar.

Delegationsbeslut ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Arvodesunderlag och ersättning för förlorad arbetsförtjänst politiker

ePhorte 1 år Ja 10 år Attesteras av behörig chef.

Övriga protokoll ePhorte 3 år Ja Bevaras* Läggs in i diariet.

Utgående brevkopior ePhorte 3 år Ja Bevaras* Läggs in i diariet.

Svar på enkäter ePhorte 3 år Ja Bevaras* Läggs in i diariet.

Inkommande e-post eller brev av viktigare betydelse samt svar

ePhorte 3 år Ja Bevaras* Läggs in i diariet.

Inkommande enklare förfrågningar via e-post samt svar

Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet

(5)

5 (10)

Dokumenthanteringsplan

Myndighet/Nämnd: Språktolknämnden i Dalarna Enhet/Förvaltning: Bildningssektorn Fastställd: 2020-02-27 Serie, Handlingar Namn IT-system Antal år i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Administration fortsättning

Inkommande synpunkter i särskilda ärenden

ePhorte 3 år Ja Bevaras* Läggs in i diariet/akt.

Handlingar av tillfälliga eller ringa betydelse

Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet T.ex. kopior, reklam, meddelanden och förfrågningar.

Diarieförda handlingar ePhorte 3 år Ja Bevaras* Handlingar som saknar värde för

ärendet rensas innan arkivering.

GDPR – administration Anmälan av behandling till personuppgiftsombud

ePhorte 3 år Ja Bevaras* Ingår i de diarieförda handlingarna.

Anmälan av

personuppgiftsombud till Datainspektionen

Förordnanden av personuppgiftsombud

Handlings- och

verksamhetsdokumentation Arkivbeskrivning

och dokumenthanteringsplan

ePhorte 3 år Ja Bevaras* Uppdateras kontinuerligt.

(6)

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Avtal

Externa avtal ePhorte 3 år Ja Bevaras* Diarieförda, viktigare avtal.

Externa/interna avtal, rutinmässiga

ePhorte 2 år Nej 2 år efter

inaktualitet

Kaffemaskiner, surfplattor, kopiatorer m.m.

Ekonomihandlingar Se Ekonomikontorets dokumenthanteringsplan

Handlingar som rör ekonomi.

Upphandlingsunderlag Se Ekonomikontorets dokumenthanteringsplan

Handlingar som rör upphandling.

Personal- och lönehandlingar Se HR:s

dokumenthanteringsplan

Handlingar som rör personal och lön.

(7)

7 (10)

Dokumenthanteringsplan

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Projekt

Projektdirektiv ePhorte 3 år Ja Bevaras* Direktiv, uppdragsbeskrivningar,

uppdragsavtal.

Projektplaner ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Projektorganisation ePhorte 3 år Ja Bevaras* Projektets sammansättning, deltagare,

delprojekt, tidsplaner, budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet.

Ansökan ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Bekräftelse på att ansökan har tagits emot

ePhorte 3 år Nej Vid inaktualitet

Beslut ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Budget ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Delrapporter ePhorte 3 år Ja Bevaras*

(8)

Myndighet/Nämnd: Språktolknämnden i Dalarna Enhet/Förvaltning: Bildningssektorn Fastställd: 2020-02-27 Serie, Handlingar Namn IT-system Antal år i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Projekt fortsättning

Förstudier ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Avtal ePhorte 3 år Ja Bevaras* T.ex. samarbetsavtal, sponsoravtal.

Korrespondens, rutinmässig ePhorte Nej Vid inaktualitet

Korrespondens ePhorte 3 år Ja Bevaras* Brev som dokumenterar avgörande

betydelser, överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse.

Minnesanteckningar ePhorte 3 år Nej Vid inaktualitet

Protokoll med dagordning och deltagarlista

ePhorte 3 år Ja Bevaras* Från styrgrupper, projektgrupper,

referensgrupper, delprojektgrupper.

Ekonomisk slutredovisning ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Slutrapporter ePhorte 3 år Ja Bevaras*

Utvärdering ePhorte 3 år Ja Bevaras* Om utvärdering görs.

(9)

9 (10)

Dokumenthanteringsplan

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej

Samverkan Samverkar med mottagningsenheten

Kallelse ePhorte 2 år Nej 2 år Kallelse för sektorsamverkan och

verksamhetssamverkan sparas i ePhorte tillsammans med inskannade protokollet.

Protokoll ePhorte 3 år Ja Bevaras* Protokoll för sektorsamverkan och

verksamhetssamverkan skannas in i ePhorte.

Riskbedömning och handlingsplan

Protokoll – förhandling enligt MBL §§ 11-14

ePhorte 3 år Ja Bevaras* Skannas in i ePhorte.

Framställan enligt AML

§ 66a

Åtgärder gällande

framställan enligt AML § 66a

Bilaga ePhorte 3 år Ja Bevaras* Bilagor som är av betydelse för ärendet.

Bilaga ePhorte 2 år Nej 2 år Bilagor som saknar värde i ärendet.

(10)

och/eller papper Närarkiv Ja/Nej Språktolknämnden i Dalarna

Personalakt, tolkar Papper Nej 10 år Gallras10 år efter avslut.

Tolk Taqs Web Nej 10 år efter

inaktualitet

10 år efter att tolken upphört som uppdragstagare.

Tolkrapporter Papper 2 år Ja 10 år

Översättningar Taqs Web/

Samarbetsrum/

Papper

3 år Nej 3 år Sekretesshandlingar sparas

enbart på papper.

Återkoppling Taqs Web Nej 10 år

Uppdragsdata Taqs Web Nej 10 år Beställare, tolkanvändare,

uppdragstolk.

Fritextfält Taqs Web Nej Vid inaktualitet T.ex. information till kund och

tolk vid uppdrag, adressfält.

Fakturaunderlag Taqs Web Nej 10 år

Fakturajournaler Papper 2 år Nej 2 år

Skyddsronder Papper 2 år Nej 2 år

Verksamhetsledningssystem FR2000 Samarbetsrum Nej Vid inaktualitet

Revisionsrapporter Quno/papper 2 år Ja Bevaras Sparas digitalt i leverantörens

eget verksamhetssystem Quno.