Kommunikationsstrategi
Samhällsbyggnadsförvaltningen 2016-2018
Mattias Präntare Kommunikatör
200103 Antagen Bmn xxxxxx § xx
Tn xxxxx § xx
Innehållsförteckning
Kommunikationsstrategi samhällsbyggnadsförvaltningen ... 3
Vad är en kommunikationsstrategi? ... 3
Varför kommunicerar vi? ... 3
Ledarskap och kommunikation ... 4
Organisation och ansvar ... 4
Kommunikationsstrategins koppling till andra styrdokument och planer ... 4
Årlig förvaltningskommunikationsplan ... 5
Strategier ... 7
Så här vill vi uppfattas ... 8
Kommunikationsstrategi samhällsbyggnadsförvaltningen ... 3
Vad är en kommunikationsstrategi? ... 3
Varför kommunicerar vi? ... 3
Ledarskap och kommunikation ... 3
Organisation och ansvar ... 4
Kommunikationsstrategins koppling till andra styrdokument och planer ... 4
Målgrupper ... 5
Kommunikationskanaler ... 5
Kommunikationsmål ... 5
Mätning ... 6
Strategier ... 6
Så här vill vi uppfattas ... 8
Metod ... 9
Kommunikationsstrategi
samhällsbyggnadsförvaltningen
Varje dag kommunicerar vi. I varje möte, varje telefonsamtal och varje meddelande vi skickar. Det kan vara med kollegor, chefer, förtroendevalda, medborgare, besökare, massmedia och andra.
Genom att skapa en kommunikativ organisation kan förvaltningen bygga stolthet och förtroende för dess verksamheter och för Hörby kommun som arbetsgivare och boendekommun.
Vad är en kommunikationsstrategi?
Denna kKommunikationsstrategin är en vägledning för hur
kommunikationsarbetet inom samhällsbyggnadsförvaltningen i Hörby
kommun bedrivs. Den sätter riktningen för hur framgångsrik kommunikation ska skapas som stödjer Den ska vara ett verktyg för att skapa framgångsrik kommunikation för samhällsbyggnads-förvaltningens verksamheter genom attoch visar på vilket sätt och med vilka medel vi ska bör prata om vårt arbete.
Samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikationsstrategi ska genomsyra alla verksamheter inom förvaltningen och ska vara utgångspunkten för alla verksamheterna i deras profilering. Samtidigt ska all kommunikation anpassas efter respektive verksamhets målgrupper och specifika
kommunikationsbehov, ansvarsområden och utmaningar.
Kommunikationsstrategin grundar sig på kommunikationspolicyn för Hörby kommun och tar sin utgångspunkt i Hörby kommuns vision 2020 samt Samhällsbyggnadsvisionen ” Vårt Hörby – En nära och naturskön kommun med unika livsmiljöer driven av kreativitet, gemenskap och framtidstro”.
Varför kommunicerar vi?
En effektiv kommunikation ska sprida fakta, påverka attityder och beteenden samt skapa ökat förtroende. Kommunikation är vårt verktyg för att skapa en positiv bild av både samhällsbyggnadsförvaltningens arbete och
samhällsbyggnadsförvaltningen som arbetsgivare.
En effektiv och samordnad kommunikation skapar ökat förtroende genom tydlighet och transparens.
Kommunikation är vårt verktyg för att ge medborgare insyn i både samhällsbyggnadsförvaltningens arbete och för
samhällsbyggnadsförvaltningen som arbetsgivare.
kommuns utveckling och framtid. Hur verksamheterna inom förvaltningen uppfattas och upplevs genom kvalitet, tillgänglighet, utveckling, bemötande och samlad kommunikation är centralt för hur Hörby kommun
uppfattasupplevs.
Det är avgörande att samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter talar samma språk och arbetar mot samma övergripande mål.
Ledarskap och kommunikation
När vi lyckas med kommunikation så skapar vi också delaktiga och
motiverade medarbetare som känner engagemang och stolthet för sitt jobb.
Och med engagerade och stolta medarbetare har vi alla förutsättningar att nå långt. Som chef har man ett extra stort ansvar i det här arbetet och ett stort ansvar för att bygga en kommunikativ organisation.* Genom en
kommunikativ organisation kan vi fortsätta att bygga stolthet och förtroende för både Hörby som boendekommun, för samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter och för Hörby kommun som arbetsgivare.
Organisation och ansvar
I varje möte, varje telefonsamtal och varje e-post vi skickar så kommunicerar vi. Vi alla kommunicerar med kollegor, chefer, fortroendevalda, medborgare, besökare, massmedia bland många andra och därför har varje medarbetare och chef har ett stort ansvar. Om vi förmedlar en negativ bild ger vi också en negativ bild av kommunen och våra verksamheter.
Förvaltningschefen har det yttersta ansvaret för att informationen och kommunikationen fungerar. Varje chef har ett särskilt ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå. En väl fungerande kommunikation innebär en bra god dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter.
Alla medarbetare är också själva skyldiga att söka den information och kunskap som behövs för att kunna utföra arbetet på bästa möjliga sätt.
Kommunikatören har ett ansvar att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom att initiera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen.
Vårt samlade informationsansvar styrs ytterst av offentlighetsprincipen i grundlagen och kommunallagen.
Kommunikationsstrategins koppling till andra styrdokument och planer
Kommunikationsstrategin är ett av flera dokument som styr och vägleder samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikationsarbete. I figuren nedan beskrivs hur kommunikationsstrategin är kopplad till andra
kommunikationsdokument.
Årlig förvaltningskommunikationsplan
Kommunikatören tar årligen fram en kommunikationsplan som formulerar utvecklings- och fokusområden för förvaltningens kommunikationsarbete under det kommande året. I planen framgår hur den relaterar till nämndernas årliga mål och stödjer verksamheterna att uppnå dessa.
Målgrupper
Medborgare och potentiella medborgare, hyresgäster, företagare, kommunens verksamheter, medarbetare och potentiella medarbetare hör till våra viktigaste målgrupper men vår kommunikation riktar sig också till förtroendevalda, besökare och media.
Kommunikationsstrategi och kommunikationsplan för Samhällsbyggnadsvisionen tas fram separat.
Kommunikationskanaler
Samhällsbyggnadsförvaltningen har flera kanaler som stöd i
kommunikationsarbetet. För extern kommunikation kan förvaltningen under dagtid erbjuda service via personligt möte och telefon samt dygnet runt via den externa webbplatsen, www.horby.se. I relationen med massmedia används MyNewsdesk som huvudsaklig kanal. Förvaltningen arbetar också med sociala medier, då främst med Facebook.
För intern kommunikation använder förvaltningen arbetsnätet, arbetsplatsträffar, möten, e-post och telefonsamtal för att nå ut med information.
Hörby kommuns
vision Samhällsbyggnads-
vision
Kommunikationspolicy, grafisk profil
SBF kommunikationsstrategi
SBF kommunikationsplaner
Kommunikationsmål 2018 – Samhällsbyggnadsförvaltningen är en viktig del att bygga ”Vårt Hörby”, som en del i Samhällsbyggnadsvisionen.
För att målet ska anses uppnått ska Hörby kommuns invånare och företagare uppleva att det är lätt att få information om Samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter och uppdrag samt att det är lätt att komma i kontakt med oss.
De ska också uppleva att de får ett bra bemötande och god handläggning av sina ärenden.
Våra medarbetare ska uppleva de känner till förvaltningens och
verksamhetens mål och visioner. De ska uppleva att de lätt kan hitta den information de behöver för att utföra sitt arbete på bästa sätt.
Mätning
Externt
Förbättrat resultat för samhällsbyggnadsförvaltningens områden i SKL:s webbgranskning ”Information till alla”
Ytterligare mätningsbara mål tas fram inom ramen för fokusområde Service
& tillgänglighet.
Effektmål 2017
Minst 60 poäng för kategorin ”Bygga och bo”
Minst 50 poäng i kategorin ”Gator, miljö mm”
Utöver detta bör en utvärdering kring service och tillgänglighet göras när det gäller myndighetsutövningen.
Internt
Ökat resultat i medarbetarenkäten när det gäller följande frågor:
Är verksamhetens mål tydliga?
Finns det tillgång till information i tillräcklig omfattning för det ansvar du har?
Finns det tillgång till information i tillräcklig omfattning för att du skall kunna utföra dina uppgifter?
Effektmål 2018
Andel som svarar ja på ovanstående frågor ska vara över 65 %.
Strategier
Externt
All kommunikation ska harmoniera med Hörby kommuns vision, samhällsbyggnadsvisionen och kommunens övergripande mål Samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikation ska utgå ifrån en
övergripande berättelse om Hörby och Hörby kommun, för att stärka dessa varumärken och uppnå vision och mål. Våra budskap och mål ska alla ha sin utgångspunkt i Samhällsbyggnadsvisionen 2030 ”Vårt Hörby – En nära och naturskön kommun med unika livsmiljöer driven av kreativitet, gemenskap och framtidstro”.
Vi ska vara tillgängliga och öppna
Vi som arbetar på samhällsbyggnadsförvaltningen ska har en hög servicegrad och vara tillgängliga oavsett om kontakten sker via personligt möte, per telefon, via brev, på webben eller genom andra kanaler. De som kontaktar samhällsbyggnadsförvaltningen ska uppleva att de snabbt får kontakt med rätt instans och att de får svar på sina frågor.
Vi ska arbeta aktivt med service och tillgänglighet för att säkerställa
upplevelsen av att samhällsbyggnadsförvaltningen är en serviceorganisation.
Vår information ska vara lätt att läsa och förstå. Budskapet ska vara klart och tydligt och framfört i en vänlig ton. Fackspråk ska vi bara använda när vi kommunicerar med fackfolk eller i de fall myndighetsutövningen kräver det med hänsyn till exempel lagtext.
Vi ska förbättra och skapa möjligheter till insyn och aktivt kommunicera förvaltningens beslut och resultat.
Vi ska ge möjligheter till delaktighet och dialog
Om vi ska skapa förståelse, acceptans eller göra människor delaktiga i ett beslut är dialog nödvändig. Vi ska därför sträva efter att ge våra målgrupper möjlighet till delaktighet och dialog. Vi ska sträva efter att gynna
demokratiutveckling genom medborgardialog.
Vid vissa tillfällen finns inte tid till dialog och allt behöver heller inte diskuteras utan dialogen ska vara ett verktyg för sådant som är komplicerat eller kontroversiellt, och till tillfällen då vi behöver skapa engagemang eller samsyn mellan människor.
Vi ska arbeta för att höja kunskapen om förvaltningens arbete
Vi ska tydligare synliggöra samhällsbyggnadsförvaltningens arbete och vi ska sträva efter att öka medvetenheten om att vi arbetar för att utveckla
kommunens fastigheter och miljöer till att möta dagens och framtidens behov. Detta gör vi genom regelbundna nyheter via hemsidan och andra
annonsering på ett väl genomtänkt vis.
Internt
Den interna informationen ska vara tillgänglig
Det ska finnas interna informationskanaler som når alla anställda i
samhällsbyggnadsförvaltningen. Alla anställda ska ha tillgång till arbetsnätet men också delges information via arbetsplatsträffar och närmsta chef. Vid varje informationsbeslut ska frågan ställas vilka som omedelbart behöver informationen och för vilka den kan göras tillgänglig genom sökning. Innehåll och form anpassas till olika medarbetares behov och förutsättningar. Vi ska inte bara förklara en händelse, ett beslut eller en företeelse utan också bakgrunden.
Vår organisation ska präglas av öppenhet och delaktighet
Alla medarbetare är viktiga ambassadörer för såväl Hörby kommun som samhällsbyggnadsförvaltningen. Det är en framgångsfaktor att samtliga upplever att de är en viktig del av hela samhällsbyggnadsförvaltningen, och vårt uppdrag. Vi ska sträva efter att så långt det är möjligt vara öppna med våra arbetsmetoder i alla led. Vi ska vara öppna för varandras synpunkter och initiativ och vara villiga att dela med oss av våra erfarenheter och vår kunskap.
Det ska finnas utrymme för både positiv och negativ kritik.
Den interna kommunikationen ska planeras och samordnas med den externa kommunikationen
För att samhällsbyggnadsförvaltningen ska uppfattas som en service- organisation måste vi ge en på alla sätt trovärdig information om våra verksamheter. För att kunna göra det är det nödvändigt att alla medarbetare känner till förvaltningens mål, planer och beslut. Medarbetarna i
samhällsbyggnadsförvaltningen ska så långt som det är möjligt delges informationen innan den når medborgare, massmedia och andra.
Så här vill vi uppfattas
All kommunikation inom samhällsbyggnadsförvaltningens ska främja:
Intrycket av förvaltningen som serviceorganisation
Upplevelsen av förvaltningens medarbetare som lyhörda, kompetenta och öppna
Upplevelsen av förvaltningen som öppen och tillgänglig
Intrycket av en förvaltning driven av engagemang och framtidstro Huvudbudskap
För att långsiktigt skapa igenkänning och bygga vårt varumärke behöver vi ett huvudbudskap som sammanfattar vad samhällsbyggnadsförvaltningen står för och som skapar ett ramverk för all vår kommunikation. Vi måste kunna uttrycka värdet av att samhällsbyggnadsförvaltningen finns på ett kortfattat
sätt, så att vi kan använda det som en minsta gemensam nämnare för all vår kommunikation. Huvudbudskapet ska svara på frågan ”Vad är det första vi vill att människor ska tänka när de hör samhällsbyggnadsförvaltningen nämnas?”.
Samhällsbyggnadsförvaltningen i Hörby kommun är en
serviceorganisation som arbetar för att skapa moderna livsmiljöer, väl anpassade för att möta dagens och framtidens behov.
Underbudskap
Underbudskapen ska stödja huvudbudskapet och kunna användas när vi pratar med andra om vårt arbete.
Vi är nära
Samhällsbyggnadsförvaltningen är den serviceorganisation och vår ambition är att vara tillgängliga för våra invånare och medarbetare. Vi uppmuntrar till möten och dialog.
Vi är öppna
Vi vill veta vad våra invånare och medarbetare tycker och vill att dessa ska ha möjlighet att påverka vårt arbete så långt det är möjligt. Vi är balanserade och tydliga med när vårt uppdrag inte är påverkansbart.
Vi är framtidsfokuserade
Vi strävar efter att hitta hållbara och genomförbara lösningar som leder till förbättring för våra invånare och medarbetare genom engagemang, ansvar och samverkan.
Metod
Under perioden 2016-2018 ska vi arbeta med tre fokusområden: Service &
tillgänglighet, Öppenhet & delaktighet och Synlighet. Vardera av dessa fokusområden ska drivas som projekt med projektplan, kommunikationsplan och budget.
Referenser
*Heide M., Simonsson, C., Nothhaft, H., Andersson, R., von Platen, S.
(2019). Den kommunikativa organisationen (ISBN 978-91-519-0404-7).
Stockholm, Sverige: Sveriges kommunikatörer
