Miljönämnden 2017 Årsrapport

(1)

Årsrapport

Miljönämnden

2017

(2)

Innehållsförteckning

1

Verksamhet ... 3

1.1 Uppföljning av uppdrag ... 3

1.2 Viktiga och intressanta händelser ... 4

2

Måluppföljning ... 6

2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva ... 6

2.2 Hållbar personalförsörjning ... 9

2.3 Ekologisk hållbarhet ... 10

3

Följetal ... 11

3.1 Miljönämndens verksamhetsmått ... 11

4

Uppföljning av internkontroll ... 12

4.1 Årets internkontrollarbete ... 12

4.2 Uppföljning av internkontrollplanen ... 12

5

Personal ... 15

5.1 Analys av personalförhållanden ... 15

5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet ... 15

5.3 Tillbud och arbetsskador ... 16

6

Ekonomi ... 17

6.1 Driftredovisning... 17

7

Övrig uppföljning ... 20

7.1 Internationellt arbete ... 20

7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål ... 20

7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 20

(3)

1 Verksamhet

1.1 Uppföljning av uppdrag

Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög

grad Delvis I låg grad Inte alls

Livsmedelstillsyn X

Miljötillsyn X

Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp X

Naturvård X

Miljönämndens verksamhet har under 2017 haft en fortsatt alldeles för hög

personalomsättning (38%). Arbetsbelastningen för verksamheten har varit hög då den faktiska arbetsstyrkan har understigit resursbehovet och personalen har dessutom haft svårt att arbeta effektivt då en hel del tid har gått åt till överlämning och introduktion av nya medarbetare.

Dessutom har enhetschefstjänsten varit vakant under årets inledande fem månader (nio månader totalt) vilket inneburit bristande stöd och ledning för personal samt en ökad arbetsbörda då personalen fått dela på de chefsrelaterade arbetsuppgifterna. Detta har resulterat i att miljönämnden under första halvåret hamnade efter i arbetet med att uppfylla kommunfullmäktiges uppdrag.

Trots detta ser utfallet vad gäller uppdraget relativt bra ut för helåret. Den nya miljöchefen har varit på plats sedan juni vilket har avlastat och stärkt personalen. Flertalet av de

underbemannade teamen har fått förstärkning och ytterligare förstärkning är inplanerad.

Miljönämnden har därför kunnat uppfylla kommunfullmäktiges uppdrag i hög grad inom

flertalet verksamhetsområden vilket under rådande omständigheter ska ses som en betydande prestation.

Miljönämnden har fyra grunduppdrag som innefattar rådgivning och tillsyn av livsmedel, miljötillsyn, hälsoskydd och enskilda avlopp samt naturvård.

Livsmedelstillsyn

Trots vakans samt två sjukskrivningar inom livsmedelsteamet har 85% av den planerade kontrollen under 2017 hunnits med. Brister har följts upp och extra offentlig kontroll har utförts vid behov. Dricksvattenkontrollen har utförts enligt riskbaserad plan och den inplanerade tillsynskampanjen gällande redlighet vid försäljning eller servering av kött har fullföljts enligt plan. Registreringar, förfrågningar samt klagomålsärenden har hanterats inom utsatt tid.

Miljötillsyn

Miljötillsynsarbetet hamnade efter under första delåret på grund av vakans, sjukskrivning samt introduktion av två nya medarbetare men detta har delvis kunnat tas igen under året. Den inplanerade tillsynen av objekt med årlig avgift har kunnat fullföljas enligt plan. Brister har följts upp och extra tillsyn har utförts vid behov. Granskning och registrering av inkomna kontrollrapporter har skett enligt rutin och prövningsärenden, incidenter samt remisser har hanterats inom utsatt tid. Det inplanerade arbetet med tillsyn av PCB-inventeringar löper på enligt plan. Det som inte har hunnits med fullt ut är arbetet med förorenad mark samt den inplanerade timdebiterade tillsynen.

Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp

Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp är det verksamhetsområde som drabbats hårdast av

(4)

fullgott solskydd på förskolor, samt hantering av blodsmitta. Det som inte hunnits med fullt ut, på grund av att tid gått till introduktion av två nya medarbetare, är den inplanerade

timdebiterade tillsynen.

Avloppsteamet har känt av att exploateringstrycket varit högre än prognostiserat vilket resulterat i ett större antal remisser inom området än beräknat samt oförutsedd uppföljning.

Trots det har samtliga remisser hanterats inom utsatt tid. Dessa har prioriterats tillsammans med tillståndsansökningar, kontroll av grundvattenrör, avslutande av JTI-projektet samt arbetet med VA-plan, avfallsordning och TÖP (tematiskt tillägg till översiktsplanen). Fokus har även lagts på handläggning av klagomål, miljösanktionsavgifter och överklaganden. På grund av den höga personalomsättningen, vilken har lett till underbemanning under delårets åtta månader, introduktion av tre nya medarbetare samt sjukskrivning av personal, har inte

samtliga av de inplanerade avloppsinventeringarna hunnits med. Även uppföljningar av förbud som trätt ikraft samt tillstånd som gått ut har fått nedprioriteras.

Naturvård

Även naturvårdsteamet har påverkats av det ökade exploateringstrycket i form av ett större antal remisser inom området än beräknat. Trots underbemanning under året har samtliga remisser och strandskyddsärenden kunnat hanteras inom angivna tidsramar. Kommunens kalkning av sjöar och våtmarker har genomförts som planerat och tillsynen över kommunens naturreservat har bedrivits enligt plan. Naturdatabasen har uppdaterats enligt rutin och förfrågningar och klagomål har hanterats inom utsatt tid. Arbetet med att ta fram ett

remissförslag inför bildande av naturreservat vid Gallåsen har löpt på enligt plan och förslaget till operativ handlingsplan för prioriterade fokusområden i kategori 1 i naturvårdsprogrammet har påbörjats men inte kunnat slutföras helt. Inte heller tillsynen av objekten inom "Guide till naturen” eller det inplanerade arbetet med att ta fram en trädvårdsplan har hunnits med under året.

1.2 Viktiga och intressanta händelser

Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv

Kommunfullmäktige har godkänt förslaget om att bilda biotopskyddsområde vid Härsjöns strandäng vid Hyssna i syfte att gynna och skydda Klockgentianian vid Härsjön.

Kontoret har arbetat fram en ny rutin där klagomålsanmälningar kan göras via ett

webbformulär på Marks kommuns hemsida vilket innebär en snabbare och enklare hantering för kommuninvånarna.

Inom livsmedel har en uppföljning av 2013 års kontroll av djurslagsbestämning påbörjats genom att delta i Miljösamverkan Västra Götalands projekt där redlighet vid försäljning eller servering av kött kontrolleras på kommunens livsmedelsverksamheter. Projektet bedrivs i form av en tillsynskampanj med provtagning. Samtliga berörda livsmedelsverksamheter i Marks kommun behöver vara kontrollerade i detta avseende senast 2017 och eventuella brister ska ha följts upp och åtgärdats senast 2018.

Inom hälsoskydd utfördes under året tillsyn på kommunens skolor med fokus på att upptäcka eventuella fukt och mögelrelaterade problem. 18 av 20 grund- och gymnasieskolor i

kommunen inspekterades. I 50 % av skolorna konstaterades någon form av skada som

misstänktes vara orsakad av fukt eller mögel, och i 55 % av skolorna noterades någon form av bristande ventilation. Det konstaterades att flertalet skolor stänger av sin ventilation nattetid, vilket inte är bra varken ur allergisynpunkt eller för byggnaderna. Miljöenheten arbetar för att ett visst grundflöde borde stå på dygnet runt.

Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv

Under våren har bygg-och miljökontoret fått en helt ny förvaltningsledning. Den nya

förvaltningschefen och den nya enhetschefen för byggenheten påbörjade sin anställning i april.

Den nya miljöchefen för miljöenheten påbörjade sin anställning i juni.

Utvärdering av nytt ärendehanteringssystem för förvaltningen pågår och målsättningen är att bli klar med kravställning och påbörja upphandling under första kvartalet 2018.

(5)

Miljöenheten har gjort en genomgripande översyn av verksamhetens taxor under året och justeringar har gjorts av ett antal avgifter.

Ledningen har tillsammans med representanter från fack, skyddsombud, personalspecialist och Previa genomfört en arbetsmiljöundersökning. Medarbetare har fått besvara en enkät.

Enkätsvaren diskuterades och analyserades under en workshop. Med detta till hjälp kommer en handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö tas fram vilken kommer ligga till grund för ett långsiktigt systematiskt arbetsmiljöarbete.

Ett förvaltningsövergripande arbete påbörjades under året med syfte att utöka samarbete och samverkan mellan byggenheten och miljöenheten. Bland annat har gemensam tillsyn och klagomålshantering påbörjats mellan inspektörerna på bygg och hälsoskydd. Samarbetet drog igång med ett vedeldningsprojekt och responsen från medborgarna har varit mycket gynnsam.

(6)

2 Måluppföljning

Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp.

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål:

En god kommunal service

Nämndens mål:

Kunden ska mötas av en effektiv verksamhet, rättssäker handläggning och ett gott bemötande.

Miljönämnden lägger stor vikt vid att förse kommunens medborgare och verksamhetsutövare med en effektiv och rättssäker handläggning och ett gott bemötande. Vad gäller

effektiviteten arbetar förvaltningen kontinuerligt med att ta fram och se över rutiner för effektiv ärendehantering. För närvarande utvärderas nytt ärendehanteringssystem och i samband med det ses möjligheterna till en helt digitaliserad ärendehantering över vilket skulle resultera i tidsbesparingar för både förvaltning och medborgare. Kontoret har redan arbetat fram en ny rutin där klagomålsanmälningar kan göras via ett webbformulär på Marks

kommuns hemsida vilket innebär en snabbare och enklare hantering för kommuninvånarna.

Förhoppningen är att även ansökningar ska gå att göra digitalt framöver. Ser man på indikatorn nedan gällande andel beslut som fattats inom angivna tidsramar så ligger miljökontoret mycket bra till. Det som drar ned utfallet 2017 är att handläggningstiden för enskilda avlopp ökade en period under semestern vilket dock de ansökande informerades om.

Vad gäller rättssäkerheten utbildas kontorets handläggare löpande kring ny relevant lagstiftning, och riktlinjer, rutiner och mallar är framtagna för att säkerställa att beslut handläggs och kommuniceras korrekt. Som del i internkontrollen utför miljönämnden en regelbunden stickprovskontroll av fattade delegationsbeslut. Besluten granskas utifrån att de är tydliga och korrekta, har en förståelig motivering, samt har referens till och stöd i aktuellt lagrum. Detta rapporteras i samband med årsbokslut. Ett mått på riktigheten i miljönämndens beslutsfattande som undersökts kvartalsvis är andel beslut som står fast vid en överprövning.

Som framgår i tabellen nedan ligger miljökontoret bra till även där. Utfallet för i år visar att endast 1% av samtliga beslut överklagas och av dessa står 94% fast vid en överprövning.

Gällande bemötande är det obligatoriskt för samtliga nyanställda att medverka i utbildning i kommunikation och bemötande. Miljökontoret har även som mål att årligen utföra

informationsinsatser i syfte att öka allmänhetens förståelse kring myndighetsutövningen och handläggningsprocessen. Kontoret arbetar även med att genom effektiv synpunktshantering identifiera och åtgärda eventuella brister i bemötande. På grund av att kontoret ligger i startgroparna gällande användandet av ett nytt enkätverktyg har ingen mätning av

kundnöjdhet kunnat göras hittills i år. Troligtvis kommer det komma igång under våren 2018.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017

Andel beslut som fattats inom angivna

tidsramar 100% 100% 95% = 100%

(7)

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017 Andel beslut som står fast vid en överprövning 100% 93% 94% = 100%

Andel kunder som är nöjda med rådgivning

och stöd 89% 87% >= 95%

Kommungemensamma mål:

Goda boendemiljöer

Nämndens mål:

Livsmedelsverksamheterna i Marks kommun tillhandahåller säkra livsmedel med avseende på hälsorisker och på att ingen blir lurad eller vilseledd.

Trots vakans samt två sjukskrivningar inom livsmedelsteamet har 85 % av den planerade tillsynen under 2017 hunnits med. Samtliga brister har följts upp.

Andel verksamheter som kontrollerats i

enlighet med beslutad kontrolltid 84% 85% = 100%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100%

Nämndens mål:

Eventuellt fusk gällande djurslag eller kötthalt vid försäljning eller servering av kött i Marks kommun ska ha uppdagats och åtgärdats senast 2018.

En uppföljning av 2013 års kontroll av djurslagsbestämning har påbörjats under året genom att delta i Miljösamverkan Västra Götalands projekt där redlighet vid försäljning eller servering av kött kontrolleras på kommunens livsmedelsverksamheter. Projektet har bedrivits i form av en tillsynskampanj med provtagning. Samtliga berörda livsmedelsverksamheter i Marks

kommun har kontrollerats i detta avseende under 2017 och eventuella brister ska ha följts upp och åtgärdats senast 2018.

Andel berörda livsmedelsverksamheter i Marks kommun som kontrollerats med avseende på huruvida det vid försäljning eller servering av kött föreligger fusk med djurslag eller kötthalt.

100% = 100%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% = 100%

Nämndens mål:

Värdeskapande informationsinsatser för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker genomförs årligen.

På grund av vakanser och sjukskrivningar inom teamet har det inte funnits någon tid till informationsinsatser under 2017.

Antal genomförda informationsinsatser 2 0 >=1

(8)

Nämndens mål:

De allmänna dricksvattenanläggningarna i Marks kommun genererar säkert dricksvatten.

Samtliga dricksvattenanläggningar har kontrollerats i enlighet med beslutad kontrolltid. Av dessa prover har 91% varit godkända. Samtliga brister har följts upp och omprov har tagits vid behov.

Andel dricksvattenanläggningar som kontrollerats i enlighet med beslutad

kontrolltid 100% 100% 100% =100%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100%

Nämndens mål:

Samtliga flerbostadshus och industribyggnader som innehåller miljögiftet PCB är inventerade och vid behov förelagda om saneringsåtgärder senast 2017.

Andel inventerade flerbostadshus och industribyggnader av det totala antalet flerbostadshus och industribyggnader i Marks kommun.

50% 56% 75% =100%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100%

Nämndens mål:

Material och utrustning i förskolor i Marks kommun innehåller inga allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen efter 2020

24 av 34 förskolor är inspekterade inom projektet Giftfri förskola. Inspektionerna har utförts som en inventering av leksaker och pysselmaterial som förekommer i förskolorna.

Förskolornas personal har i samband med inspektionen fått information om projektet och vägledning om hur de ska jobba vidare på sina förskolor mot en giftfri miljö. Överlag väljer förskolorna bra produkter på förbrukningsmaterial, t.ex. pysselmaterial, färger och lim.

Däremot hittades en del saker som inte var ämnat som leksaker i verksamheterna som byggmaterial och gamla handväskor av PVC. Flera förskolor har också äldre sovmadrasser av PVC. Dessa kommer att fasas ut. Resterande 10 förskolor kommer att inspekteras under 2018.

Uppföljning av projektet kommer ske 2018–2019.

Andel förskolor i Marks kommun där material och utrustning inspekterats med avseende på allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen.

74% >= 50%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% =100%

Inget utfall föregående år då projektet påbörjades 2017

Nämndens mål:

Utemiljön på samtliga förskolor i Marks Kommun har ett fullgott solskydd senast 2018.

Samtliga 34 förskolor har 2015 - 2016 inspekterats med avseende på solskydd. 2017

påbörjades uppföljningsarbetet på förskolorna. Endast 32 % (11 av förskolorna) har uppnått ett fullgott solskydd 2017. Många av förskolorna har utegårdar i söderläge med gungor och sandlåda placerade i full sol hela dagen. De yngsta barnen sitter ofta stilla i sandlådan långa perioder. Miljöenheten har därför ställt krav på skuggning över hela eller delar av sandlådan under de varmaste timmarna (mellan kl. 11 och 15). De 23 förskolor som ännu inte åtgärdat sina brister i solskydd kommer att föreläggas att utföra dessa åtgärder inför sommarsäsongen 2018. Målet är att 100% av förskolorna ska ha ett fullgott solskydd 2018.

(9)

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% =100%

Nämndens mål:

Samtliga berörda verksamhetsutövare i Marks kommun har fungerande rutiner för att hantera blodsmitta senast 2018.

Årets tillsyn av gymlokalerna fokuserades på rengörings- och smittskyddsrutiner. Grund till bedömningen var tillgång till desinfektionsmedel, synlig information samt

verksamhetsutövarens förklaring av rutiner. 7 gymlokaler inspekterades och 4 hade brister i sina rutiner om blodsmitta. Detta innefattade både rengöringsrutiner för blodsspill samt information om hur gäster ska träna med sår. Ett informationsblad om detta gavs till verksamheten som de ska sätta upp tydligt i lokalen. Detta kommer följas upp vid nästa tillsynstillfälle. Skolornas gymnastikhallar har bra rutiner under skoltiderna. Däremot hyrs många av hallarna ut kvällstid och under helgerna till olika idrottsföreningar. Här brister rutinerna. Under 2018 avser vi följa upp projektet.

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% =100%

Nämndens mål:

Radonhalten i alla flerbostadshus i Marks kommun är lägre än 200 Bq/m3 luft senast 2020.

I år har vi följt upp de utskick som gjordes år 2015. De rapporter som kommit in har

registrerats och fastighetsägare som inte skickade in rapporter innan våren 2017 har förelagts om detta. 151 fastigheter stod i utskickslistan från år 2015. Våren 2017 hade det inkommit 49 rapporter till miljöenheten. Av dessa 49 hade 12 stycken radonhalter över 200bq/m3. Detta innebär att 101 fastigheter var utan radonmätningar våren 2017. På grund av att vissa fastigheter fått nya ägare samt att de utskick som gjordes år 2015 inte nådde alla ägare, skickades kommunikationer ut till 21 fastigheter. I kommunikationen uppmanas

fastighetsägaren att inkomma med radonrapporter. De har till den 1 juni 2018 på sig att inkomma med rapporterna.

Andel flerbostadshus som kontrollerats med

avseende på radonhalt 32% =100%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% = 100%

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.2 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål:

Friska medarbetare

Nämndens mål:

Sjukfrånvaron ska minska

Registrerad sjukfrånvaro 11,9 9,9 7,5 <= 10%

(10)

Kommungemensamma mål:

Rätt till heltid och möjlighet till deltid

Nämndens mål:

Alla anställda ska kunna få arbeta heltid

Alla anställda ska kunna få önskad

sysselsättningsgrad (%) 100 100 100 100

Nämndens mål:

Personalomsättningen ska minska

Registrerad personalomsättning 20 25 38 <15%

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.3 Ekologisk hållbarhet Nämndens mål:

Samtliga enskilda avloppsanläggningar i Marks kommun har en reningsfunktion som säkerställer att näringsämnen och bakterier reduceras till accepterade nivåer till år 2025.

På grund av den höga personalomsättningen har inte samtliga av de inplanerade avloppsinventeringarna hunnits med

Andel inventerade enskilda

avloppsanläggningar av det totala antalet

avloppsanläggningar i Marks kommun (5400). 45% 47% >= 49%

Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100%

Nämndens mål:

Den biologiska mångfalden ska skyddas.

De insatser som ligger inplanerade för 2017 är att ta fram ett remissförslag inför bildande av naturreservat vid Gallåsen, ta fram en operativ handlingsplan för prioriterade

kärnområden/landskap i kategori 1 som pekats ut i Naturvårdsprogrammet, samt att ta fram ett remissförslag för trädvårdsplan. Det förstnämnda projektet har löpt på enligt plan och den operativa handlingsplanen har påbörjats men kommer på grund av vakanser inte helt kunna slutföras förrän nästa år. Även arbetet med att ta fram en trädvårdsplan kommer att få avvakta till nästa år.

Genomförda insatser för att skydda den biologiska mångfalden

Delvis

genomfört Genomfört

Nämndens mål:

Endast naturlig försurning äger rum i kommunens vatten.

Kommunens kalkning av sjöar och våtmarker har genomförts som planerat

Andel uppfyllda pH-mål utifrån kommunens

kalkningsplaner. 100% 100% = 100%

(11)

3 Följetal

Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling.

3.1 Miljönämndens verksamhetsmått

Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017

Andel hälsoskyddsobjekt som inspekterats enligt riskbaserad

plan 81% 90%

Andel enskilda avlopp som inspekterats enligt riskbaserad

plan. 65% 50%

Andel miljöskyddsobjekt som inspekterats enligt årlig

riskbaserad plan. 73%

Andel överklagade beslut 1% 1%

Andel skyddad areal jämfört

med kommunens totala yta 0,466% 0,468%

Andel tillgängligt vatten med god status utifrån den totala

mängden 18% 18%

Andel godkända vattenprover från allmänna

dricksvattenanläggningar som försörjer fler än 50 personer eller där vattenuttaget är mer än 10 m3/dag

87,5% 91%

Vattenstatusen i Mark präglas fortfarande av problem med försurning och vandringshinder.

Värt att notera är att mätningarna ovan avser vattenstatus, vad gäller vattenkvalitén ligger kommunens vatten bra till jämfört med övriga Europa.

Ökningen av den skyddade arealen beror på att kommunfullmäktige godkände förslaget om biotopskyddsområde vid Härsjöns strandäng vid Hyssna.

Måtten för hälsoskyddsobjekt och miljöskyddsobjekt som inspekterats enligt riskbaserad plan håller på att ses över då det behövs fastställas en mer enhetlig mätning.

(12)

4 Uppföljning av internkontroll

Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll.

4.1 Årets internkontrollarbete

4.2 Uppföljning av internkontrollplanen

Ekonomi

Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017

Risk att gällande attesträtter inte följs och att förteckningen är inaktuell.

Stickprovskontroll att rätt attestant har attesterat faktura och att förteckningen är uppdaterad.

Förteckningen är aktuell och attesträtter följs

Kommungemensam: Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras.

Övriga villkor följs inte.

Granskning av inköp i förhållande till

avtal Granskning av nämndens inköp i

förhållande till avtal har utförts under årets första halva enligt plan.

De varor som granskats handlar bland annat om konsulttjänster, kalkning, laboratorieanalyser, bränsle samt resor och logi. Det totala urvalet uppgick till tio olika leverantörer, varav sex leverantörer finns i kommungemensamma avtal.

I ett fall har upphandling skett utanför befintliga avtal avseende konsulttjänster. Förvaltningen hade vid detta tillfälle inte kännedom om existerande ramavtal för Marks kommun. Istället gjordes en direktupphandling med

anbudsförfarande. Resultatet visar på krav att införa bättre rutiner vid köp av varor/tjänster för nämnden.

Resultatet av den interna kontrollen medför att nämnden fortsatt vill granska avtalsföljsamheten även 2018.

Kommungemensam: Chefer beslutsattesterar ”egna” kostnader såsom resor, utbildning mm

Granskning av beslutsattest gällande

chefers egna kostnader Granskning av nämndens chefers beslutsattestering av egna kostnader har genomförts under året enligt plan. Resultatet visar på god efterlevnad enligt Marks kommuns attestregler. Dock visar

granskningen att det i få enstaka fall funnits bristfälligt underlag till fakturor i samband med kostnader för utbildningar. Då man inte kunnat urskilja för vem eller vilka fakturan avser uppfylls inte Marks kommuns regler kring fakturahantering fullt ut.

Under året har chefer informerats om vilka regler och rutiner som gäller vid beslutsattestering av egna kostnader och vilka krav som ställs på underlaget till en faktura.

Ekonomienheten har publicerat ett förtydligande i ekonomihandboken kring vilka regler som gäller i Marks kommun. Nämnden vill även 2018 granska attester av egna kostnader.

Kommungemensam: Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest.

Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest

Under 2018 har granskning gjorts för nämndens manuella

utbetalningar. För manuella utbetalningar finns inga direkta inbyggda kontrollmoment varför det

(13)

Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 anses viktigt att granska. För varje utbetalning ställs krav på korrekt och kompletta underlag samt att det finns en behörig attest.

Granskningen har utförts en gång per kvartal och totalt har samtliga manuella utbetalningar granskats, 48 stycken. Utbetalningarna uppgår till ett totalt belopp om 50 674 kr.

En utbetalning saknade vid granskningstillfället ett komplett underlag och har kompletterats i efterhand. Slutsatsen är att nämndens rutiner kring manuella utbetalningar är relativt god.

Nämnden vill även 2018 granska manuella bokföringar.

Risk att kostnader i relation till

budget överskrids. Uppföljning av redovisade kostnader Kostnader har inte överstigit budget

Personal

Kommungemensam: Brister i kompetensförsörjningsprocessen - hantering av kravprofil och referenstagning

Uppföljning av om kravprofiler

upprättas vid rekrytering Kravprofiler används alltid Uppföljning av om referenser tas vid

rekryteringar Referenstagning sker för alla rekryteringar

Risk att medarbetarsamtal inte genomförs med samtliga medarbetare

Kontroll av andel genomförda

medarbetarsamtal Samtliga medarbetarsamtal har inte hunnits med under året p.g.a.

sjukskrivning. De som återstår hålls i början av 2018.

Risk att brand bryter ut och inte alla

vet hur man ska agera Kontroll att information om

utrymning har gjorts till nyanställda.

Att brandsyn/information genomförts.

Information om utrymning har getts till nyanställda. Brandsyn/

information har genomförts.

Administration

Kommungemensam: Bristande

efterlevnad av delegationsordning Stickprov av delegationsbeslut Stickproven uppfyller kraven.

Kommungemensam: Bristande

efterlevnad av arvodesreglemente Jämföra utbetalningar med underlag

och regelverk Utbetalningar stämmer med

underlag och följer regelverk.

Risk att fattade nämndbeslut inte är motiverade, saknar lagstöd samt att negativa besked inte är

kommunicerade.

Stickprovskontroll av nämndbeslut Stickproven uppfyller kraven.

Risk att delegationsordningen inte

följs. Stickprov av delegationsbeslut Stickproven uppfyller kraven.

Risk att fattade delegationsbeslut inte är motiverade, har lagstöd samt att negativa besked inte är

kommunicerade.

Stickprov av delegationsbeslut Stickproven uppfyller kraven.

(14)

Ledning och styrning

Risk att kontoret inte följer

nämndens prioriteringar. Löpande verksamhetsrapportering Kontoret följer nämndens prioriteringar

Risk att ingen uppföljning sker av medarbetarnas bemötande gentemot brukarna

Kontroll av enkätutskick samt

synpunktshantering På grund av att kontoret ligger i startgroparna gällande användandet av ett nytt enkätverktyg har ingen enkät skickats ut i år

Tillsyn

Risk att mottagaren inte förstår och inte vidtar några åtgärder eller vidtar fel åtgärder

Stickprov av inspektionsrapporter Stickproven uppfyller kraven.

(15)

5 Personal

5.1 Analys av personalförhållanden

Personalomsättningen inom miljöenheten har varit fortsatt mycket hög (38%) vilket har inneburit orimlig stresspåverkan på kvarvarande personal särskilt då enhetschefstjänsten varit vakant under en lång period. Att det är allvarligt höga nivåer kan illustreras i det

effektivitetstapp som uppstår när någon slutar, den höjda arbetsbelastning som uppstår i avvaktan på att ersättare ska komma på plats, och inte minst den tid det tar för en ny medarbetare att komma in i arbetsuppgifter och arbetslag.

Nu arbetar nya chefer tillsammans med engagerade medarbetare för att skapa en trygg, stabil och positiv arbetsmiljö med respekt, omtanke och stimulerande arbete. Ledningen har

tillsammans med representanter från fack, skyddsombud, personalspecialist och Previa genomfört en arbetsmiljöundersökning. Med detta till hjälp kommer en handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö tas fram vilken kommer ligga till grund för ett långsiktigt systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta leder troligtvis till minskad personalomsättning inom miljöenheten vilket är av hög prioritet för att få en ökad effektivitet och kontinuitet i verksamheten.

5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet

Personal - Antal anställda

Antal tidsbegränsade anställda 2 5 3 3

Antal tillsvidareanställda 20 20 20 22

Genomsnittlig

sysselsättningsgrad för

tillsvidareanställda (%) 100 100 100 100

Personal - Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro alla anställda (%) 9,2 11,9 9,9 7,5

Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala

sjukfrånvaron (%) 44,4 63,9 70,8 47,7

Antal individer med långtidssjukfrånvaro i okt (redovisas inte vid utfall under fem personer)

- 5 -

Frisktal (max fem sjukdagar per

individ och år) (%) 62 64 58 61

Personal - Personalrörlighet

Personalomsättning (%) 14 20 24 38

Från och med denna rapportperiod beräknas personalomsättningen enligt Nyckeltalsinstitutets beräkningsmodell. Värdet visar enkelt förklarat hur stor andel av personalstyrkan som har

"bytts ut" under mätperioden.

(16)

Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid

Timtid i timmar 410 240 0 0

Fyllnadstid i timmar 0 0 0 0

Övertid i timmar 77 55 23 39

5.3 Tillbud och arbetsskador

Verksamhet Tillbud 2016 Tillbud 2017 Arbetsskador

2016 Arbetsskador 2017

1 1

Totalt 1 1

(17)

6 Ekonomi

Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt

årsredovisningen som den skall ses som fastställd.

6.1 Driftredovisning

Sammanfattning

Nämnden gör ett underskott på 1,2 mnkr för 2017. Den främsta anledningen till underskottet är lägre intäkter inom verksamheten för hälsoskydd. Årets utfall visar på låga intäkter inom prövning och tillsyn av enskilda avlopp samt låga intäkter inom hälsoskyddstillsynen.

Verksamheten för hälsoskydd har under året haft en stor personalomsättning vilket påverkat årets resultat. Omprioriteringar av årets planerade verksamhet har varit nödvändig och det som fått stå tillbaka är i första hand den timdebiterade tillsynen där konsekvenserna av nedprioritering inte är direkt akuta för miljö och hälsa, om än långsiktigt ohållbara. Dessa arbetsuppgifter är inkomstindrivande vilket inneburit ett påtagligt inkomstbortfall 2017.

Nämndens övriga verksamheter har i förhållande en mindre avvikelse i jämförelse med budget.

Tabell årsrapport Driftredovisning

(belopp i tkr) Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Budgetavvikel se

Intäkter 8 686 8 684 7 825 9 456 -1 631

Personalkostnader -10 082 -10 365 -10 975 -11 419 444

Övriga kostnader -6 253 -5 705 -5 427 -5 437 10

Nettokostnader -7 649 -7 386 -8 577 -7 400 -1 177

Fördelning på huvudverksamhet, netto

Nämnd/ledn/adm -4 217 -3 914 -3 755 -3 831 76

Hälsoskydd -783 -1 165 -1 804 -445 -1 359

Livsmedel -124 -129 -216 -231 15

Miljöskydd -1 485 -1 311 -1 584 -1 467 -117

Naturvård -1 040 -867 -1 218 -1 426 208

Nettokostnader -7 649 -7 386 -8 577 -7 400 -1 177

Analys av driftredovisning

Miljönämndens totala nettokostnader visar ett utfall på 8,6 mnkr och överstiger tilldelad budgetram med 1,2 mnkr, utfallet är 116 procent av nämndens totala budgetram 2017.

Föregående års utfall låg på 7,4 mnkr, vilket var 109 procent av dåvarande budgetram och motsvarade ett underskott om 0,6 mnkr. Den största skillnaden mellan åren återfinns främst i lägre intäkter inom naturvård, där återfinns lägre intäkter i form av bidrag i jämförelse med föregående år. Även utfallet för personalkostnader skiljer sig mellan åren. Utfallet 2017 är 0,6 mnkr högre än för 2016. Den största förändringen finns i högre personalkostnader för

hälsoskyddsverksamheten.

Intäkter

(18)

än föregående år och det är framförallt intäkter för tillsyn och prövning av enskilda avlopp som är lägre.

Jämförelse årets budget;

Årets intäkter om 7,8 mnkr är 1,6 mnkr lägre än årets budgeterade intäkter. Intäkterna är lägre än budget inom nämndens samtliga huvudverksamheter 2017. Den största avvikelsen härrör verksamheten för hälsoskydd som redovisar 1,1 mnkr lägre intäkter än budget.

Livsmedelsverksamhetens utfall är 0,1 mnkr lägre än budget, miljöskydd är 0,2 mnkr lägre än budget och naturvård redovisar 0,2 mnkr lägre intäkter än budgeterat.

Personalkostnader Jämförelse föregående år;

Årets personalkostnader uppgår till 11,0 mnkr och i jämförelse med föregående år är det 0,6 mnkr högre utfall. Den största skillnaden finns inom hälsoskyddsverksamheten där

personalkostnaderna 2017 är 0,4 mnkr högre än föregående år. Personalkostnaderna för miljöskyddsverksamheten är 0,2 mnkr högre än föregående år.

Årets personalkostnader om 11,0 mnkr är 0,5 mnkr lägre än årets budgeterade

personalkostnader. Inom nämnd/ledn/adm är personalkostnaderna 0,3 mnkr lägre än budget, även naturvårdsverksamheten redovisar lägre kostnader än budget om 0,3 mnkr.

Verksamheterna för livsmedel och miljöskydd redovisar vardera lägre kostnader än budget om 0,1 mnkr. Samtidigt är utfallet för hälsoskyddsverksamheten 0,3 mnkr över budget och

redovisar därmed ett underskott avseende personalkostnader.

Övriga kostnader

Jämförelse föregående år;

Årets övriga kostnader uppgår till 5,4 mnkr och i jämförelse med föregående år är det 0,3 mnkr lägre. Den främsta skillnaden finns inom naturvården där nämnden föregående år hade en kostnad om 0,5 mnkr avseende projektet fiskvägar och som avslutades 2016.

Årets övriga kostnader följer budget väl och årets utfall motsvarar 99,8 procent av årets budgeterade medel för övriga kostnader. Avvikelser finns mellan nämndens

huvudverksamheter. Övriga kostnader för nämnd/ledn/adm överstiger budget med 0,1 mnkr, även miljöskyddsverksamhetens övriga kostnader överstiger budget med 0,1 mnkr. Samtidigt redovisar hälsoskydds- och naturvårdsverksamheten lägre övriga kostnader än budgeterat om 0,1 mnkr vardera.

Nämnd/ledn/adm

Nämnd/ledn/adm redovisar 2017 ett överskott om 0,1 mnkr. I jämförelse med föregående år är nettokostnaderna 0,2 mnkr lägre och beror bland annat på lägre personalkostnader.

Personalkostnaderna är 0,3 mnkr lägre än budget och ger ett överskott. Överskottet beror på sjukskrivningar och vakans under året. De övriga kostnaderna överstiger budget med 0,1 mnkr och beror bland annat på ökade kostnader för tjänstebilar utöver budget.

Hälsoskydd

Hälsoskyddsverksamhetens nettokostnader 2017 är 1,4 mnkr över budget och genererar ett underskott för året. I jämförelse med föregående år har nettokostnaderna ökat med 0,6 mnkr.

Årets intäkter är 0,1 mnkr lägre än föregående år och samtidigt 1,1 mnkr lägre än årets budgeterade intäkter. Intäkterna för prövning och tillsyn av enskilda avlopp är 0,7 mnkr lägre än budgeterade intäkter samtidigt som intäkterna för hälsoskyddstillsynen redovisar 0,4 mnkr lägre intäkter än budget. De låga intäkterna för hälsoskyddsteamet avser låg tillsyn av u- objekt i förhållande till vad som vad budgeterat. Prioritering har istället legat på tillsyn av anmälningspliktig verksamhet med årlig avgift. Intäktsbortfallet för året härleds till stor personalomsättning inom verksamheten där stor del av årets inplanerade kontrolltid istället lagts på introduktion av nya medarbetare.

(19)

Personalkostnaderna överstiger budget med 0,3 mnkr och i jämförelse med föregående år har de ökat med 0,4 mnkr. Vakanser och sjukskrivningar har lett till stor personalomsättning och verksamheten har förstärkts under året för att klara sitt uppdrag. En hög personalomsättning där mycket tid gått åt till introduktion och ett större antal remissärenden än planerat har lett till att avlopps- och hälsoskyddstillsynen blivit lägre än planerad vilket även påverkat

verksamhetens intäkter.

De övriga kostnaderna är lägre än budget och ger ett överskott om 0,1 mnkr. Överskottet beror på att man i budget haft medel för tillfälligt inhyrd personal men som inte använts då man istället lyckats rekrytera personal.

Livsmedel

Livsmedelsverksamhetens nettokostnader är i nivå med årets budgeterade medel, dock finns det mindre avvikelser i kostnadsslagen för intäkter och personalkostnader. Intäkterna för året är i nivå med föregående år men samtidigt 0,1 mnkr under årets budget. Avvikelsen beror framförallt på ett uteblivet driftbidrag från kommunstyrelsen med avseende asylverksamhet som fanns med i årets budget om 0,1 mnkr. Personalkostnaderna för livsmedelsverksamheten är 0,1 mnkr högre än föregående år men 0,1 mnkr lägre än årets budgeterade

personalkostnader. Avvikelsen beror på en vakans under året men som från augusti åter är tillsatt.

Miljöskydd

Nettokostnaderna är för året 0,3 mnkr högre än föregående år och i jämförelse med årets budget är de 0,1 mnkr högre vilket genererar ett underskott. Intäkterna är i nivå med föregående år men 0,2 mnkr lägre än årets budget och det är framförallt den timdebiterade tillsynen som inte har skett i samma omfattning som planerat. Personalkostnaderna är 0,2 mnkr högre än föregående år men 0,1 mnkr lägre än årets budget. Överskottet beror främst på tillfälliga vakanser under året men som nu är tillsatta.

Naturvård

Naturvårdsverksamheten lämnar 2017 ett överskott med 0,2 mnkr. I jämförelse med föregående år är intäkterna 0,8 mnkr lägre vilket främst beror på lägre intäkter i form av bidrag för naturvårdsprojekt 2017. Även intäkterna för kalkningsverksamheten är lägre än föregående år, 0,1 mnkr, och beror på en återbetalning av föregående års kalkningsbidrag från länsstyrelsen. De övriga kostnaderna är 0,4 mnkr lägre än föregående år och härleds också de till lägre kostnader i anslutning till naturvårdsprojekt för 2017. Vakans under året har

genererat ett överskott avseende personalkostnader om 0,3 mnkr.

(20)

7 Övrig uppföljning

Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbete.

7.1 Internationellt arbete

Miljönämnden har inte genomfört något utbytesprojekt eller annat projekt med internationell anknytning under 2017.

7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål

Miljönämndens tillsynsarbete ska bidra till att de nationella, regionala, och lokala miljömålen, Livsmedelsverkets och Folkhälsomyndighetens mål samt Marks kommuns vision uppnås och till att miljökvalitetsnormer och åtgärdsprogram uppfylls. Flertalet av de lokala miljömålen ingår redan i verksamhetsplanen. Vissa oklarheter kvarstår kring ansvar och åtgärder för vissa av målen vilket förhoppningsvis kommer klargöras tillsammans med kommunens miljöstrateg under 2018.

7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen

Miljönämnden arbetar kontinuerlig för att främja samarbete och nätverk inom natur, samt med att erbjuda en väl fungerade, snabb, effektiv och tillgänglig myndighetsutövning. Miljöenheten är även delaktig i framtagandet av kommunens översiktsplan.