Dokumenttyp
Riktlinjer Fastställd av
Kommunstyrelsen Beslutsdatum
2017-04-26, § 60 Giltig till År 2021 Dokumentansvarig
Kommunledningskontoret Gäller för
Marks kommun Granskad/ reviderad
2018-04-25, § 70 Diarienr.
KS 2016-382 003 KS 2018-71 003
RIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER
Bakgrund
Sociala medier är ett samlingsnamn för digitala interaktiva medier som gör det möjligt för användare att både ta del av, skapa och dela
innehåll. Det handlar främst om kommunikation, konversation och relationsskapande.
Syftet med att använda sociala medier är att informera, kommunicera och dela med sig av tankar och åsikter i form av text, bilder, musik eller filmer. Kommunikationen ska främja en dialog och en delaktighet för en positiv utveckling av kommunens verksamhet. Kommunens medverkan på sociala medier är inte ett forum för politiska debatter utan dessa hänvisas till särskilda partipolitiska forum.
Det finns fördelar med att använda sociala medier för att kommunicera med allmänheten, samtidigt måste användningen bygga på medvetna beslut där konsekvenserna av att använda öppna kanaler vägs in.
Syfte
Syftet med riktlinjerna är att säkerställa korrekt hantering av sociala mediekanaler och att de lagar som gäller för kommunens handlingar och kommunikation även följs i de sociala medierna.
Användning av sociala mediekanaler
Kommunchefen avgör på vilka sidor inom de sociala medierna som Marks kommun och de kommunala bolagen ska vara närvarande. Inom varje förvaltning och bolag kan användning av konto initieras och frågan lyfts linjevägen till kommunchefen. Godkännande att öppna ett konto sker efter samråd med kommunjurist som har att bevaka
legaliteten genom att se om det finns en planering och organisation så att medverkan på det sociala mediet sker i enlighet med dessa
riktlinjer.
Ansvar för publicering
Förvaltningschef respektive VD ansvarar för vad som publiceras på det sociala mediet inom dess verksamhet, att informationen är korrekt och uppdaterad samt att verksamheten har resurser, kunskap och rutiner för att sköta de sociala mediekanalerna.
Förvaltningschef eller VD avgör vem som får använda sociala medier i tjänsten. För att en anställd ska kunna använda sociala medier som kommunikationskanal ska alltid ett uppdrag från chef finnas. Ett sådant uppdrag ska erhållas innan användandet påbörjas, ska dokumenteras och förvaras i personalakten. Med detta beslut klargörs att personen
använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. När ett konto öppnas ska användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för flera medarbetare så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro.
Offentlighetsprincipen
Allmänheten har rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar. Med handling menas framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med ett tekniskt hjälp- medel. Handling som har skickats till kommunen eller som kommunen har skickat iväg/upprättat är allmän handling. Detta innebär att alla inlägg i sociala medier där kommunen har ett konto är allmänna handlingar och omfattas av offentlighetsprincipen.
Kommunen är skyldig att hålla en lista över vilka sociala medier kommunen medverkar i, för att underlätta sökandet efter allmänna handlingar. All närvaro i sociala medier av förvaltningar eller bolag inom Marks kommun ska på förhand anmälas till kommunikationsenheten på kommunledningskontoret, som håller en uppdaterad lista. Även när ett konto avslutas ska anmälan ske.
Hur vi kommunicerar i sociala medier
All kommunikation som sker genom sociala medier inom Marks
kommuns verksamheter ska följa kommunens policy för information och kommunikation samt utformas i enlighet med Marks kommuns grafiska profil. Det ska tydligt framgå att det är kommunen som är avsändaren, samt att kommunikationen är en del av verksamhetsutövningen.
All kommunikation ska föregås av en lämplighetsbedömning där inne- hållet ska vara korrekt, sakligt och objektivt. Den eller de som fått uppdraget att hantera kommunikationskanalen har att se till att det utförs. Svar på sociala medier ska ske med ett personligt tilltal och samtidigt vara korrekt och opartiskt. Svaren får gärna hänvisa till www.mark.se.
Sekretessbelagda eller känsliga uppgifter får inte publiceras.
Ärendehandläggning mot enskild får inte förekomma.
Serviceskyldighet
Serviceskyldigheten enligt förvaltningslagen gäller även på sociala medier. Frågor från enskilda på sociala medier ska exempelvis besvaras så snart som möjligt. Kommentarer eller frågor från enskilda som riktar sig direkt till kommunen ska besvaras senast följande arbetsdag.
Närvaro och innehåll
Det sociala mediet ska dagligen bevakas. Den eller de handläggare som fått uppdrag att hantera kommunikationskanalen, har också att se till att uppdatering sker löpande och att kommentarer hanteras. Det ska tydligt framgå för besökarna att det är Marks kommun, och i förekom- mande fall vilken förvaltning, som ansvarar för det sociala mediet och vilket ändamålet är med sociala mediet. Det ska tydligt framgå för besökarna att publicerade meddelanden, kommentarer och så vidare på det sociala mediet blir en allmän handling och att meddelandena blir tillgängliga även för dem som önskar ta del av dem utifrån offentlig- hetsprincipen.
Det ska tydligt framgå för besökare hur man kommer i kontakt med den ansvarige för det sociala mediet för att exempelvis anmäla olämpliga kommentarer eller kränkande innehåll. Besökarna ska uppmanas att rapportera sådant innehåll till de ansvariga. Kontakt sker till e-post- adressen för nämnden respektive bolaget.
Den handläggare som närvarar i sociala medier i tjänsten ansvarar för att hantera synpunkter, frågor och svar. Det ska alltid finnas ersättare utsedda, som kan gå in vid ordinaries frånvaro.
Länkar till andra webbplatser ska användas där det är lämpligt. Det ska tydligt framgå att externa länkar inte tillhör kommunen. Vid länkar som leder till webbplatser, ska kommunen upplysa om att kommunen inte äger eller ansvarar för det länkade materialet.
Länkar till kommersiell reklam och annonsering får inte förekomma.
Innehåll i inlägg och kommentarer
Inlägg, kommentarer och dylikt som omfattas av sekretess, sådant som strider mot lag och/eller är stötande, kränkande eller olämpligt ska omgående tas bort. Marks kommun har rätt att ensidigt avgöra om ett inlägg, kommentar eller dylikt ska tas bort.
Om brott kan ha begåtts, ska som vanligt polisanmälan ske. Skärm- dump ska då ha tagits innan kommentaren eller inlägget raderas i det sociala mediet.
Kommentarer, inlägg eller liknande som innehåller följande ska tas bort:
• Publicering av upphovsrättsskyddat material.
• Ärendehandläggning mot enskild.
• Kränkningar som berör etnisk grupp, sexuell läggning, kön, politisk tillhörighet, yrke eller religion.
• Svordomar och obscena ord.
• Personliga angrepp och ärekränkande inlägg.
• Pornografiska, rasistiska eller sexistiska yttranden.
• Uppmaningar till brott eller på annat sätt brott mot svensk lag.
• Hot, trakasserier, skvaller eller lögner.
• Marknadsföring av kommersiell verksamhet.
• Partipolitiska debatter accepteras inte utan hänvisas till politiska forum.
Om den som kommunicerar med Marks kommun i sociala medier tar upp frågor av känslig eller sekretessbelagd karaktär ska konversationen avbrytas. Uppgifterna ska tas bort ur mediet och överföras till andra kanaler för vidare handläggning. Avsändaren ska informeras om att så sker.
Kommentarer eller frågor som uppstår i dialog emellan allmänhet och som inte riktar sig till kommunen behöver inte besvaras.
Publicering av personuppgifter och personlig integritet
Den nämnd eller bolag som i sin verksamhet använder sociala medier är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som förekommer där.
Ansvaret omfattar alla personuppgifter som publiceras, inklusive bilder, samt även personuppgifter som andra användare lämnar i till exempel kommentarsfält.
För att publicera personuppgifter på sociala medier måste publiceringen kunna motiveras utifrån ett allmänt intresse av information om
kommunens verksamhet. I andra fall måste den enskilde, vars personuppgifter berörs, ha lämnat sitt samtycke till publiceringen.
Samtycket måste vara helt frivilligt och ska dokumenteras så att det vid behov kan styrkas. Om den enskilde vid ett senare tillfälle drar tillbaka sitt samtycke ska personuppgifterna avpubliceras.
Registrering, arkivering och gallring
Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras. För uppgifter som kan komma att omfattas av sekretess är detta ett absolut krav.
Om ett inlägg innehåller sekretessbelagda uppgifter ska inlägget direkt avpubliceras och överföras till diariet.
Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier och därför behövs inte någon särskild registrering. Rensning och gallring ska ske enligt den dokumenthanteringsplan som gäller för respektive
nämnd och bolag.
De inlägg, kommentarer med mera som förekommer på kommunens sociala medier, antingen av företrädare för Marks kommun eller av utomstående, ska hållas ordnade i kronologisk ordning så att de är lätt sökbara och lätt att fastställa om de har kommit in eller upprättats.
Varje nämnd och bolag har en beskrivning över sina allmänna hand- lingar i dokumenthanteringsplanen och får fatta beslut om att hand- lingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras när de inte längre är aktuella. För att kunna gallra/spara måste det finnas en lista över de externa webbplatser som kommunen är aktiv på. Vid avpublicering ska innehållet tas bort och förvaras på annat medium. Om det ska förvaras i
väntan på gallring, kan det förvaras i elektronisk form om det görs sökbart.
För att dokumentera själva mediet ska ansvarig för varje förvaltning/
bolag en gång om året spara skärmdumpar av de sidor verksamheten är aktiv på. Skärmdumparna sparas i PDF-format och skickas till kommunikationsenheten på kommunledningskontoret som skriver ut materialet och lämnar det vidare för arkivering.
