Protokoll KSAU 2019-11-11 §§ 138-151

(1)

Tid och plats måndagen den 11 november 2019, kl. 08:30 till 12:20 på Anna Cederqvists kontor.

Ajournering 09:09-09:16, 09:52-10:20 och 11:45-11:50.

Beslutande

Ledamöter Gabriela Bosnjakovic (M)

Irene Karlsson (C) Fredrik Nelander (S)

Övriga närvarande

Övriga Anna Cederqvist, kommundirektör

Linda Samuelsson Winbo, nämndsekreterare Ingegerd Andréasson, säkerhetssamordnare § 138 Jonas Bredenberg, ekonomichef § 139

Mikko Mäkelä, mark och exploateringsstrateg § 140 Cecilia Fogelberg Persson, controller § 141-143 Maria Carlsson Torp, verksamhetsutvecklare § 143 Emelia Runeberg, kanslichef § 144-145

Utses att justera Fredrik Nelander

Justeringens plats och tid Kansliet 2019-11-15, kl. 08:30

Justerade paragrafer §§ 138-151

Underskrifter

Sekreterare

________________________

(2)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Kommunstyrelsens arbetsutskott

Protokoll från sammanträde 2019-11-11

Datum då protokollet justerades 2019-11-15

Datum då tillkännagivandet

publicerades 2019-11-15

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2019-12-03

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Linda Samuelsson Winbo

(3)

Ärendelista

§ 138 Risk och sårbarhetsanalys KS 2019/103 4 - 5

§ 139 Låneramar 2020 KS 2019/143 6 - 7

§ 140 Köpeavtal Vara Hålltorp 1:32 KS 2017/150 8

§ 141 Antagande av reglemente för intern kontroll KS 2019/142 9

§ 142 Intern kontrollplan 2020 FUS KS 2019/145 10 - 11

§ 143 Mål och budget 2020, Kommunstyrelsen KS 2019/52 12 - 13

§ 144 Riktlinje för styrdokument KS 2019/119 14

§ 145 Digital ärendehantering från och med 2020- 01-01

KS 2019/137 15 - 16

§ 146 Driftsbidrag till belysningsföreningar KS 2019/138 17

§ 147 Bidrag till enskild väg KS 2019/139 18

§ 148 Kommundirektören informerar 19

§ 149 Kurser och konferenser 20

§ 150 Anmälningsärende 21

§ 151 Diskussionsarbetsutskott 22

(4)

Risk och sårbarhetsanalys

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner Rapport, risk- och sårbarhetsanalys för Vara kommun samt uppdrar till förvaltningen att vidta erforderliga åtgärder.

Sammanfattning av ärendet

Kommunen är enligt lag, Lag (2006: 544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH), skyldig att under första året av varje mandatperiod ta fram en risk- och sårbarhetsanalys.

Analysen ska ligga till grund för kommunens fortsatta arbete med att reducera risker, minska sårbarheter, förbättra förmågan att förebygga, motstå och hantera kriser och extraordinära händelser. Målet är att säkerställa att samhällsviktiga verksamheter har en god förmåga att motstå och hantera störningar så att de negativa effekterna på samhället blir så små som möjligt vid en extraordinär händelse.

Till stöd i arbetet har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) fastställd följande sju rubriker:

1. Beskrivning av kommunen och dess geografiska område.

2. Beskrivning av arbetsprocess och metod.

3. Identifierad samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område.

4. Identifierade kritiska beroenden för kommunens samhällsviktiga verksamhet.

5. Identifierade och analyserade risker för kommunen och kommunens geografiska område.

6. Beskrivning av identifierade sårbarheter och brister i krisberedskap inom kommunen och dess geografiska område.

7. Behov av åtgärder med anledning av risk- och sårbarhetsanalysens resultat.

Risk- och sårbarhetsanalysen är sammanställd av säkerhetssamordnare Ingegerd Andréasson och Maria Åkervall. Arbete har skett tillsammans med deltagare från kommunen, räddningstjänsten och näringslivet.

Länsstyrelsen Västra Götalands län har haft synpunkter på tidigare risk- och sårbarhetsanalys och dessa har tagits i beaktande. Risk- och sårbarhetsanalysen ska rapporteras in till

(5)

Länsstyrelsen senast 2019-10-31. Vara kommun har fått förlängd tid till att lämna in den efter kommunstyrelsens beslut den 27 november 2019.

Risk- och sårbarhetsanalysen har på uppdrag från kommunledningsgruppen kortats ned och sammanställts i en rapport.

Kommunstyrelsens behandling

Irene Karlsson (C) lämnar förslag på att jordbruk såsom djurhållning, spannmålsodling och skogsbruk med mera som är en viktig del av kommunens näringsliv ska inkluderas i underlaget och föreslår därför att Risk och sårbarhetsanalysen inför kommande behandling i

kommunstyrelsen ska kompletteras med uppgifter om detta.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om kommunstyrelsens arbetsutskott kan godkänna förslag till beslut med redaktionella ändringar enligt förslag från Irene Karlsson (C) och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Rapport Risk- och sårbarhetsanalys

- PowerPoint – KSAU-V Beredningsärende Risk- och sårbarhetsanalys - Tjänsteskrivelse Risk- och sårbarhetsanalysen

Beslutet ska skickas till

- Säkerhetssamordnare vid räddningstjänsten Västra Skaraborg

(6)

Låneramar 2020

Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

1. kommunstyrelsen under år 2020 har rätt att nyupplåna, dvs. öka kommunens skulder under år 2020, med totalt 213 000 tkr.

2. kommunstyrelsen under år 2020 har rätt att omsätta lån, dvs. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under år 2020.

3. kommunens totala låneram fastställs till 721 500 tkr och fördelas enligt följande:

- Vara kommun: 255 000 tkr - Vara Bostäder AB: 442 000 tkr

- Vara Industrifastigheter AB: 15 000 tkr - VaraNet AB: 9 000 tkr

- Vara Konserthus AB 500 tkr

4. kommunens kontokredit högst får uppgå till 100 000 tkr.

De investeringar som kommunstyrelsen 2019-10-30 § 132 föreslog kommunfullmäktige att fastställa den 25 november 2019 medför att kommunen behöver öka sin upplåning. För att bankerna ska kunna bevilja lån krävs att kommunfullmäktige fastställer en upplåningsram inom vilken kommunstyrelsen kan uppta eller omsätta lån.

Samordning av kommunkoncernens finansverksamhet i en koncernbank innebär att koncernbolagens befintliga lån och nya lån för 2020 ska rymmas inom kommunens totala upplåningsram.

Kommunens totala låneram uppgår till 721 500 tkr varav 255 000 tkr avser kommunens egna upplåningsbehov inklusive fordonsleasing. Ramen innebär att kommunen ges möjlighet att låna upp till det angivna beloppet vid behov. Beslut om upplåning sker på delegation från

kommunstyrelsen.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse Låneramar koncernen 2020

Beslutet ska skickas till - Kommundirektör

(7)

- Ekonomichef

- VD för Vara Bostäder AB, Vara Industrifastigheter AB, VaraNet AB och Vara Konserthus AB

(8)

Köpeavtal Vara Hålltorp 1:32

1. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna köpeavtal för Hålltorp 1:32.

2. Kommunstyrelsen ger mark och exploateringsstrateg i uppdrag att lägga ut den mark som blir kvar av fastigheten Hålltorp 1:32 till försäljning.

Mark- och exploateringsstrateg har enligt uppdrag från kommunstyrelsen fört dialog med Vara hästsportklubb om en försäljning av Vara Hålltorp 1:32. Föreningen har nu lämnat ett bud som kommunen kan acceptera och det här föreslagna köpeavtalet överlåter fastigheten med en köpeskilling enligt den summan.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Fredrik Nelander (S) yrkar på att mark och exploateringsstrateg ges i uppdrag att det som blir kvar av fastigheten Hålltorp 1:32 läggs ut till försäljning.

Kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterar ärendet tillsammans med mark- och

exploateringsstrateg. Arbetsutskottet ser behov av att ärendet kompletteras med lånelöftet från banken till Vara hästsportklubb inför behandling av ärendet i kommunstyrelsen.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet kan godkänna förslag till beslut med Fredrik Nelander (S) tilläggsyrkande och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Värdering Hålltorp 1:32 - Köpeavtal Hålltorp 1:32

- Tjänsteskrivelse Köpeavtal - Hålltorp 1:32

Beslutet ska skickas till

- Mark- och exploateringsstrateg - Näringslivschef

(9)

§ 141 Dnr KS 2019/142

Antagande av reglemente för intern kontroll

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut

Kommunfullmäktige beslutar att anta reglemente för intern kontroll att gälla från och med att kommunfullmäktiges beslut vinner laga kraft.

Beslutet innebär att nu gällande reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 1999-05-10 § 26, upphävs.

Intern kontroll är en central del av verksamhets- och ekonomistyrningen och avser de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument.

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll.

Kommunstyrelsen har även ett uppsiktsansvar, vilket bland annat innebär att utforma en övergripande organisation och ett arbetssätt för den interna kontrollen, genom

kommunövergripande regler, riktlinjer och rutiner.

Beslutsunderlag

- Reglemente för intern kontroll

- Tjänsteskrivelse reglemente för intern kontroll

- Controller ekonomiavdelningen - Författningssamlingen

(10)

Intern kontrollplan 2020 FUS

Kommunstyrelsen antar föreslagen internkontrollplan 2020 för kommunstyrelsens verksamheter

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret vad gäller intern kontroll inom kommunen.

Nämnderna har det yttersta ansvaret att utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Ett led i nämndens ansvar är att varje verksamhetsår besluta kring en särskild plan för intern kontroll.

En internkontrollplan ska omfatta följande punkter:

 Vilka rutiner/kontrollmoment ska följas upp.

 Vem ansvarar för att uppföljningen blir gjord.

 Omfattningen på uppföljningen.

 Till vem/vilka uppföljningen rapporteras.

 Riskvärde

Kommunstyrelsens internkontrollplan 2020 har tagits fram av ledningsgruppen för förvaltningen utveckling och service genom att riskanalys gjorts för samtliga verksamheter inom förvaltningen och prioriterade områden däri sedan valts ut.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Gabriela Bosnjakovic (M) yrkar på att arvodeshantering läggs till som ett kontrollmoment som ska ingå i den interna kontrollplanen.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet kan godkänna förslag till beslut med Gabriela Bosnjakovic (M) tilläggsyrkande och finner att arbetsutskottet godkänner förslaget med tilläggsyrkandet.

Beslutsunderlag

- Internkontrollplan 2020, kommunstyrelsen

(11)

- Intern kontrollplan 2020 , Tjänsteskrivelse

- Controller, ekonomiavdelningen

(12)

Mål och Budget 2020, Kommunstyrelsen

1. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa föreslagna nämndmål samt indikatorer för 2020- 2023.

2. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa upprättad drifts- och investeringsbudget 2020.

Enligt Vara kommuns styrprocess ska respektive nämnd under hösten anta en drifts- och investeringsbudget (detaljbudget) för nästkommande år.

I driftsbudget för 2020 uppgår kommunstyrelsens budgetanslag till 102 354 tkr, varav kostnader 116 339 tkr och intäkter 13 985 tkr. Kommunstyrelsens investeringsbudget för 2020 uppgår till 3 350 tkr.

Inför 2020, samt planår 2021-2023, har förslag till nya mål samt indikatorer för

kommunstyrelsen tagits fram, vilka utgår från fastställda övergripande mål (KF § 64). De föreslagna målen ska gälla hela perioden, dvs. 2020-2023. Vad gäller indikatorer ska det finnas möjlighet att revidera under perioden, om så bedöms lämpligt.

Föreslagna mål för kommunstyrelsen 2020-2023 lyder:

1. En hållbar tillväxt och utveckling

2. Förtroendet för kommunen ska öka och den demokratiska processen ska vara transparant 3. Välmående arbetsplats

4. Hållbar ekonomi

Kommunstyrelsens behandling av ärendet

Arbetsutskottet diskuterar och går igenom förslaget från förvaltningen till resultat och

informationsindikatorer. De synpunkter som har inkommit efter kommunstyrelsens sammanträde den 30 oktober tagits i beaktning och har till viss del inarbetats i underlaget.

Beslutsunderlag

- Budget 2020, plan 2021-2023, Kommunstyrelsen - Tjänsteskrivelse KS, budget 2020

- Bilaga Budget 2020 Kommunstyrelsen, Effektiviseringar

(13)

- Dokument med förslag på indikatorer och mål för kommunstyrelsen för 2020-2023

Beslutet ska skickas till - Controller

- Kommundirektör/förvaltningschef

(14)

Riktlinje för styrdokument

Kommunfullmäktige antar riktlinjer för styrdokument i Vara kommun att gälla från och med 2020-01-01.

I de av kommunfullmäktige antagna styrdokumentet 2016-2019 finns en antagen

styrdokumentshierarki över hur styrdokument ska benämnas samt var respektive styrdokument ska antas. Denna dokumenthierarki är gällande till och med 2019-12-31.

En översyn av nuvarande styrdokumenthierarki har genomförts och ett förslag till riktlinje för styrdokument i Vara kommun har arbetats fram. Under åren 2016-2019 har det i alla lägen inte varit möjligt att konsekvent benämnda styrdokumenten utifrån en faktisk beslutsinstans.

Föreslagen riktlinje reglerar inte var respektive styrdokument ska antas utifrån vad de benämns som utan istället utifrån vad styrdokumentet innehåller. Om flera nämnders verksamheter berörs av dokumentet är det alltid kommunfullmäktige som ska anta det. Är det enbart den egna

nämndens verksamhet som är berörd är det respektive nämnd som anta det.

Styrdokumenten har delats upp i tre kategorier:

1. Dokument som anger hur kommunen ska agera för att nå ett visst resultat (Strategi, program, plan).

2. Dokument som anger hur organisationen ska möta givna situationer (policy, riktlinjer, regler).

3. Dokument som beslutas på tjänstemannanivå och anger mer detaljerade handfasta råd i givna situationer eller en konkretisering av politisk målsättning (rutiner och arbetsplaner).

Beslutsunderlag

- Riktlinje för styrdokument

- Tjänsteskrivelse Riktlinje för styrdokument

Beslutet ska skickas till - Samtliga förvaltningar - Författningssamlingen

(15)

§ 145 Dnr KS 2019/137

Digital ärendehantering från och med 2020-01-01

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsen beslutar att:

1. Sträva efter en så digital ärendehanteringsprocess som möjligt genom att anta och utfärda bestämmelser som reglerar kraven för digitalt bevarande av handlingar i Vara kommun.

2. Ärenden som öppnas i diariet från och med den 2020-01-01 ska tillskapas en digital akt.

3. Allmänna handlingar som inkommit eller upprättats i pappersform och som har

diarieförts och skannats in för att tillföras den digitala akten i Evolution kan gallras efter kontroll av att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen.

4. Undantag från beslutspunkt 3 är pappershandlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning.

5. Frångå beslut om inskanning får enbart göras i de fall en handling är allt för omfattande för inskanning, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för inskanning. För att den digitala akten ska bli så komplett som möjligt bör första sidan av materialet skannas in och tillföras det digitala ärendet. Originalhandlingen ska bevaras i fysiskt arkiv.

6. Handlingar som inkommer eller upprättas och som hör till ärenden som öppnats innan 2020-01-01 ska bevaras i pappersform så att den fysiska akten hålls komplett.

Vara kommun har upphandlat ett ärendehanteringssystem tillsammans med Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping och Skara kommun. Ärendehanteringssystemet Evolution ska användas för att dels registrera inkomna och upprättade handlingar (allmänna handlingar) samt vara ett stöd för handläggare vid handläggning av ärenden till eller från nämnd.

I nuläget arkiveras allmänna handlingar både i pappersformat och digitalt i systemet. Samtliga e-postmeddelanden som registreras skrivs ut och tillförs den fysiska akten medan inkommande handlingar i pappersform skannas in och tillförs det digitala ärendet. Detta innebär att det idag är

(16)

- Bestämmelser för digitalt bevarande av handlingar i Vara kommun

Beslutet ska skickas till - Kansliavdelningen - Kommunarkivet - Samtliga nämnder

(17)

§ 146 Dnr KS 2019/138

Driftsbidrag till belysningsföreningar

Kommunstyrelsen beslutar att driftsbidraget till belysningsföreningar för år 2020 skall vara 312 kronor per ljuspunkt.

Kommunstyrelsen har rätt att reglera storleken på det driftsbidrag som ska utgå till

belysningsföreningar, vilket görs årligen. Bidraget var 307 kronor per ljuspunkt år 2019, och föreslås höjt till 312 kronor för år 2020 med hänvisning till KPI.

Totala kostnaden för bidraget sjunker till följd att kommunen övertagit ett antal

belysningsföreningar. Från 13 föreningar med 229 ljuspunkter år 2018, till preliminärt 8 föreningar med 135 ljuspunkter år 2020.

Beslutsunderlag

- Policy bidrag till belysningsföreningar

- Tjänsteskrivelse Driftsbidrag belysningsföreningar 2020

Beslutet ska skickas till - Kommunstyrelsen - Gatuingenjör

(18)

Bidrag till enskild väg

Kommunfullmäktige antar den bifogade taxan för Bidrag-enskild-väg för Vara kommun 2020.

Den ersätter ”Bidrag-enskild-väg 2019” antagen av kommunfullmäktige 2018-11-26 § 88.

Bidrag till enskilda vägar är ett procentpåslag på det belopp Trafikverket betalar ut i olika typer av vägbidrag.

Beslutsunderlag

- Bidrag-enskild-väg för Vara kommun 2019 - Tjänsteskrivelse Bidrag-enskild-väg 2020

Beslutet ska skickas till - Författningssamlingen - Tekniska nämnden

(19)

§ 148

Kommundirektören informerar

- Planeringen inför årets dialogdag i december är pågående. Nämndernas mål som det då skall finnas beslut om skall på något sätt uppmärksammas.

- V6-kommunerna har haft ett möte för alla kommuners kommunalråd och direktörer. En utredning som skall ta ställning till hur V6 kan bli mer effektivt håller på att

sammanställas och skall resultera i ett direktiv för det fortsatta arbetet. Ett första resultat väntas i december.

- Utredningen som handlar om en framtida sammanhållen samhällsbyggnadsprocess fortsätter. Resultatet från konsulterna har kommit och en sammanfattning av hur en omorganisation kan se ut håller på att tas fram. En första rapport kommer i mitten av december.

(20)

Kurser och konferenser

Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Arbetsutskottet ges möjlighet att delta.

2. Arbetsutskottet ges möjlighet att delta.

3. Arbetsutskottet ges möjlighet att delta.

Konferens

1. Framtid Västra Götaland 2019 - Ledarskap och samverkan i en tid av omställning När: 2 december Kl. 09:30-16:15

Plats: Svenska Mässan, Göteborg (Kongresshallen) Kostnad: - (kostnad för resa tillkommer)

Arrangör: Västra Götalandsregionen

__________

2. Livsmedelsstrategi i praktiken

När: 20 november. Kl. 13:00-16:00 Plats: Chalmerska huset, Göteborg Kostnad: - (kostnad för resa tillkommer) Arrangör: Västra Götalandsregionen

__________

3. Medlemsråd Kommuninvest 2020 När: 14-30 januari.

Plats: Olika städer, även på distans Kostnad: - kostnad för resa tillkommer Arrangör: Kommuninvest

(21)

§ 150

Anmälningsärende

- Brev från kommunfullmäktiges ordförande och revisorernas ordförande gällande kommunens årsredovisning 2019

(22)

Diskussionsarbetsutskott

Nästa diskussionsarbetsutskott är den 27 november Följande ärenden ska behandlas:

- Hur blir Vara fossilfritt 2030?

- Återkoppling Glokala Sverige

- Återkoppling från Tågmöte Mitt och Trafikeringsmöte SJ.