Protokoll KS 2019-11-27 §§ 147-164

(1)

Tid och plats onsdagen den 27 november 2019, kl. 14:00 till 17:30 i Huangshan.

Ajournering 15:20-15:35.

Beslutande

Ledamöter Gabriela Bosnjakovic (M)

Erik Lindström (M) Per Gunnarsson (M) Tommy Åkerstedt (-) Irene Karlsson (C) Martin Strandholm (C) Heidi Hansen (S) Malin Andersson (S) Åsa Olsson (S) Peter Björk (SD) Håkan Andersen (SD) Mattias Andersson (HVKB)

Tjänstgörande ersättare Carl-Uno Olsson (S)

Övriga närvarande

Ersättare Lars Gezelius (M) ej § 147-148 Herman Bynke (M)

Fredrik Pettersson (S) Egon Frid (V)

Franz Wellbrant (SD) Carl Hellqvist (HVKB)

Övriga Anna Cederqvist, kommundirektör

Linda Samuelsson Winbo, nämndsekreterare

Jessica Tengeland, projektledare, Svensk näringsliv § 148 Johanna Forslund Kullander, näringslivschef §148

Anela Lennartsson, systemutvecklare §149 Per Kärnblad, systemförvaltare §149

Ingegerd Andréasson, säkerhetssamordnare §150 Jonas Bredenberg, ekonomichef §151

Mikko Mäkelä, mark och exploateringsstrateg § 152 Cecilia Fogelberg Persson, controller §153-155 Maria Carlsson Torp, verksamhetsutvecklare §155 Emelia Runeberg, kanslichef § 155, 159-161 Ellen Bengtsson, planarkitekt § 159

(2)

Utses att justera Martin Strandholm

Justeringens plats och tid Kansliet 2019-12-05, kl. 16:00

Justerade paragrafer §§ 147-164

Underskrifter

Sekreterare

________________________

Linda Samuelsson Winbo Ordförande

________________________

Gabriela Bosnjakovic Justerare

________________________

Martin Strandholm

(3)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Kommunstyrelsen

Protokoll från sammanträde 2019-11-27

Datum då protokollet justerades 2019-12-05

Datum då tillkännagivandet

publicerades 2019-12-05

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2019-12-27

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Linda Samuelsson Winbo

(4)

Ärendelista

§ 147 Ändring i ärendelistan 5

§ 148 Information från Svenskt näringsliv 6

§ 149 Utbildning Netpublicator 7

§ 150 Risk och sårbarhetsanalys KS 2019/103 8 - 9

§ 151 Låneramar 2020 KS 2019/143 10

§ 152 Köpeavtal Vara Hålltorp 1:32 KS 2017/150 11 - 12

§ 153 Antagande av reglemente för intern kontroll KS 2019/142 13

§ 154 Intern kontrollplan 2020 FUS KS 2019/145 14

§ 155 Mål och budget 2020, Kommunstyrelsen KS 2019/52 15 - 16

§ 156 Driftsbidrag till belysningsföreningar KS 2019/138 17

§ 157 Bidrag till enskild väg KS 2019/139 18

§ 158 Redovisning av delegationsbeslut 19 - 21

§ 159 Detaljplan- Bostäder vid Lassagården, del av Vara 26:1 i Vara tätort

KS 2017/73 22

§ 160 Riktlinje för styrdokument KS 2019/119 23

§ 161 Digital ärendehantering från och med 2020-

01-01 KS 2019/137 24 - 25

§ 162 Information från samarbetsorgan 26

§ 163 Information från kommundirektören 27

§ 164 Anmälningsärenden 28

(5)

§ 147

Ändring i ärendelistan

Kommunstyrelsens beslut Ärendelistan ändras på följande sätt:

- Ärende Detaljplan Lassagården 26:1 läggs till dagordningen

- Ärenden protokollförs i den ordning de behandlas på sammanträdet.

Sammanfattning av ärendet

Ärendet som gäller detaljplan Lassagården är ett ärende som det är av vikt att behandla

skyndsamt för att inte ytterligare fördröja projekteringen av området som kan påbörjas först när beslut från kommunfullmäktige vunnit laga kraft. Ärendet har behandlats i kommunstyrelsens arbetsutskott under morgonen och om kommunstyrelsen godkänner det kan ärendet behandlas på dagens sammanträde för att gå vidare till kommunfullmäktige i december 2019.

(6)

§ 148

Information från Svenskt näringsliv

Kommunstyrelsens beslut

Jessica Tengeland, projektledare från Svenskt näringsliv informerar kommunstyrelsen om Svenskt näringslivs arbete med företagsklimatet generellt och om Vara kommuns företags resultat i den rankning som genomförs på uppdrag av Svensk näringsliv.

Rankningen består av tre delar och Jessica redogör främst för resultaten i förhållande till enkätsvaren från företagarna i Vara kommun. Att Vara kommun arbetar långsiktigt för ett gott företagsklimat märks på de resultat som enkätsvaren ger.

(7)

§ 149

Utbildning Netpublicator

Systemförvaltare Per Kärnblad och systemutvecklare Anela Lennartsson utbildar nämnden i det nya mötesverktyget NetPublicator Docs, som kommer att användas för utskick av

nämndshandlingar.

Per Kärnblad och Anela Lennartsson går igenom gränssnittet och de funktioner som finns i verktyget.

(8)

§ 150 Dnr KS 2019/103

Risk och sårbarhetsanalys

Kommunstyrelsen godkänner Rapport, risk- och sårbarhetsanalys för Vara kommun samt uppdrar till förvaltningen att vidta erforderliga åtgärder.

Kommunen är enligt lag, Lag (2006: 544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH), skyldig att under första året av varje mandatperiod ta fram en risk- och sårbarhetsanalys.

Analysen ska ligga till grund för kommunens fortsatta arbete med att reducera risker, minska sårbarheter, förbättra förmågan att förebygga, motstå och hantera kriser och extraordinära händelser. Målet är att säkerställa att samhällsviktiga verksamheter har en god förmåga att motstå och hantera störningar så att de negativa effekterna på samhället blir så små som möjligt vid en extraordinär händelse.

Till stöd i arbetet har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) fastställd följande sju rubriker:

1. Beskrivning av kommunen och dess geografiska område.

2. Beskrivning av arbetsprocess och metod.

3. Identifierad samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område.

4. Identifierade kritiska beroenden för kommunens samhällsviktiga verksamhet.

5. Identifierade och analyserade risker för kommunen och kommunens geografiska område.

6. Beskrivning av identifierade sårbarheter och brister i krisberedskap inom kommunen och dess geografiska område.

7. Behov av åtgärder med anledning av risk- och sårbarhetsanalysens resultat.

Risk- och sårbarhetsanalysen är sammanställd av säkerhetssamordnare Ingegerd Andréasson och Maria Åkervall. Arbete har skett tillsammans med deltagare från kommunen, räddningstjänsten och näringslivet.

Länsstyrelsen Västra Götalands län har haft synpunkter på tidigare risk- och sårbarhetsanalys och dessa har tagits i beaktande. Risk- och sårbarhetsanalysen ska rapporteras in till

(9)

Länsstyrelsen senast 2019-10-31. Vara kommun har fått förlängd tid till att lämna in den efter kommunstyrelsens beslut den 27 november 2019.

Risk- och sårbarhetsanalysen har på uppdrag från kommunledningsgruppen kortats ned och sammanställts i en rapport.

Beslutsunderlag

- Rapport Risk- och sårbarhetsanalys, h:kort 2019.1943

- PowerPoint – KSAU-V Beredningsärende Risk- och sårbarhetsanalys, h:kort 2019.1906 - Tjänsteskrivelse Risk- och sårbarhetsanalysen, h:kort 2019.1905

Beslutet ska skickas till - Säkerhetssamordnaren

(10)

§ 151 Dnr KS 2019/143

Låneramar 2020

Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

1. kommunstyrelsen under år 2020 har rätt att nyupplåna, dvs. öka kommunens skulder under år 2020, med totalt 213 000 tkr.

2. kommunstyrelsen under år 2020 har rätt att omsätta lån, dvs. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under år 2020.

3. kommunens totala låneram fastställs till 721 500 tkr och fördelas enligt följande:

- Vara kommun: 255 000 tkr - Vara Bostäder AB: 442 000 tkr

- Vara Industrifastigheter AB: 15 000 tkr - VaraNet AB: 9 000 tkr

- Vara Konserthus AB 500 tkr

4. kommunens kontokredit högst får uppgå till 100 000 tkr.

De investeringar som kommunstyrelsen 2019-10-30 § 132 föreslog kommunfullmäktige att fastställa den 25 november 2019 medför att kommunen behöver öka sin upplåning. För att bankerna ska kunna bevilja lån krävs att kommunfullmäktige fastställer en upplåningsram inom vilken kommunstyrelsen kan uppta eller omsätta lån.

Samordning av kommunkoncernens finansverksamhet i en koncernbank innebär att koncernbolagens befintliga lån och nya lån för 2020 ska rymmas inom kommunens totala upplåningsram.

Kommunens totala låneram uppgår till 721 500 tkr varav 255 000 tkr avser kommunens egna upplåningsbehov inklusive fordonsleasing. Ramen innebär att kommunen ges möjlighet att låna upp till det angivna beloppet vid behov. Beslut om upplåning sker på delegation från

kommunstyrelsen.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse Låneramar koncernen 2020, h:kort 2019.1909 Beslutet ska skickas till

- Kommundirektör - Ekonomichef

(11)

§ 152 Dnr KS 2017/150

Köpeavtal Vara Hålltorp 1:32

1. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna köpeavtal för Hålltorp 1:32.

2. Kommunstyrelsen ger mark och exploateringsstrateg i uppdrag att lägga ut den mark som blir kvar av fastigheterna Hålltorp 1:33 och 1:35 till försäljning.

Mark- och exploateringsstrateg har enligt uppdrag från kommunstyrelsen fört dialog med Vara hästsportklubb om en försäljning av Vara Hålltorp 1:32. Föreningen har nu lämnat ett bud som kommunen kan acceptera och det här föreslagna köpeavtalet överlåter fastigheten med en köpeskilling enligt den summan.

I beslut från kommunstyrelsens arbetsutskott ( KSAU 2019-11-11 § 140) står det att arbetsutskottets förslag är att låta sälja det som är kvar av fastigheten 1:32. Rätt

fastighetsbeteckning för den mark som blir kvar efter en försäljning av Hålltorp 1:32 och som skall lämnas i uppdrag åt mark och exploatringsstrateg att lägga ut till försäljning är 1:33 och 1:35. Orföranden uppmärksammar kommunstyrelsen om denna ändring då det är nya uppgifter jämfört med de uppgifter som ledamöterna har fått tillgång till inför sammanträdet.

Förslag till beslut ändras därmed så att framgår av beslutet att det är det som är kvar av fastigheterna 1:33 och 1:35 som avses läggas ut till försäljning.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Lars Gezelius (M) föreslår en redaktionell ändring i tjänsteskrivelsen. Värderingen av

fastigheterna har gjorts av LRF konsult, inte LRF och detta bör justeras i tjänsteskrivelsen för att inte skapa missförstånd. Kommunstyrelsen godkänner föreslagna redaktionella ändringar i tjänsteskrivelsen och överlämnar till förvaltningen att se över att underlaget revideras.

Beslutsunderlag

- Värdering Hålltorp 1:32, h:kort 2019.1913 - Köpeavtal Hålltorp 1:32, h:kort 2019:1911

- Tjänsteskrivelse Köpeavtal - Hålltorp 1:32, h:kort 12019.1912

- Lånelöfte från Skaraborgs Sparbank till Vara Hästsportklubb, h:kort 2019.1944

Beslutet ska skickas till

(12)

- Mark- och exploateringsstrateg - Näringslivschef

(13)

§ 153 Dnr KS 2019/142

Antagande av reglemente för intern kontroll

Kommunstyrelsens förslag till beslut

Kommunfullmäktige beslutar att anta reglemente för intern kontroll att gälla från och med att kommunfullmäktiges beslut vinner laga kraft.

Beslutet innebär att nu gällande reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 1999-05-10 § 26, upphävs.

Intern kontroll är en central del av verksamhets- och ekonomistyrningen och avser de strukturer, system och processer som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument.

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll.

Kommunstyrelsen har även ett uppsiktsansvar, vilket bland annat innebär att utforma en övergripande organisation och ett arbetssätt för den interna kontrollen, genom

kommunövergripande regler, riktlinjer och rutiner.

Beslutsunderlag

- Reglemente för intern kontroll, h:kort 2019.1916

- Tjänsteskrivelse reglemente för intern kontroll, h:kort 2019.1915

Beslutet ska skickas till - Kommundirektör

- Controller ekonomiavdelningen

(14)

§ 154 Dnr KS 2019/145

Intern kontrollplan 2020 FUS

Kommunstyrelsen antar föreslagen internkontrollplan 2020 för kommunstyrelsens verksamheter

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret vad gäller intern kontroll inom kommunen.

Nämnderna har det yttersta ansvaret att utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Ett led i nämndens ansvar är att varje verksamhetsår besluta kring en särskild plan för intern kontroll.

En internkontrollplan ska omfatta följande punkter:

 Vilka rutiner/kontrollmoment ska följas upp.

 Vem ansvarar för att uppföljningen blir gjord.

 Omfattningen på uppföljningen.

 Till vem/vilka uppföljningen rapporteras.

 Riskvärde

Kommunstyrelsens internkontrollplan 2020 har tagits fram av ledningsgruppen för förvaltningen utveckling och service genom att riskanalys gjorts för samtliga verksamheter inom förvaltningen och prioriterade områden däri sedan valts ut.

Beslutsunderlag

- Internkontrollplan 2020, kommunstyrelsen, h:kort 2019.1919 - Intern kontrollplan 2020 , Tjänsteskrivelse, h:kort 2019.1945

Beslutet ska skickas till - Kommundirektör

(15)

§ 155 Dnr KS 2019/52

Mål och budget 2020, Kommunstyrelsen

1. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa föreslagna nämndmål samt indikatorer för 2020- 2023.

2. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa upprättad drifts- och investeringsbudget 2020.

Enligt Vara kommuns styrprocess ska respektive nämnd under hösten anta en drifts- och investeringsbudget (detaljbudget) för nästkommande år.

I driftsbudget för 2020 uppgår kommunstyrelsens budgetanslag till 102 354 tkr, varav kostnader 116 339 tkr och intäkter 13 985 tkr. Kommunstyrelsens investeringsbudget för 2020 uppgår till 3 350 tkr.

Inför 2020, samt planår 2021-2023, har förslag till nya mål samt indikatorer för

kommunstyrelsen tagits fram, vilka utgår från fastställda övergripande mål (KF § 64). De föreslagna målen ska gälla hela perioden, dvs. 2020-2023. Vad gäller indikatorer ska det finnas möjlighet att revidera under perioden, om så bedöms lämpligt.

Föreslagna mål för kommunstyrelsen 2020-2023 lyder:

1. En hållbar tillväxt och utveckling

2. Förtroendet för kommunen ska öka och den demokratiska processen ska vara transparant 3. Välmående arbetsplats

4. Hållbar ekonomi

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Kommunstyrelsen diskuterar underlagen och lämnar några sista redaktionella ändringar som förvaltningen tar med sig. Ändringarna innebär att vissa ord i förklaringen till indikatorerna byts ut för att sammanställningen bättre skall motsvara föresatsen med målen. Kommunstyrelsen godkänner föreslagna redaktionella ändringar och överlämnar till förvaltningen att se över att underlagen uppdateras.

En hållbar tillväxt och utveckling

”Nybyggnation av lägenheter, ska öka med 60 st./år” ändras till ”Nybyggnation av lägenheter, ska ske med 60 st./år”

(16)

”Andel med högskole-/gymnasieutbildning ”ändras till ”Andel invånare med högskole- /gymnasieutbildning”

En hållbar ekonomi

”Det årliga resultatet i förhållande till skatteintäkter och generella stadsbidrag ska uppgå till minst 2 % + -1 ” ändras till ”Det årliga resultatet i förhållande till skatteintäkter och generella stadsbidrag ska uppgå till 2 % + -1”

Beslutsunderlag

- Budget 2020, plan 2021-2023, Kommunstyrelsen, h:kort 2019.1946 - Tjänsteskrivelse KS, budget 2020, h:kort 2019.1922

- Bilaga Budget 2020 Kommunstyrelsen, Effektiviseringar, h:kort 2019.1924

- Dokument med förslag på indikatorer och mål för kommunstyrelsen för 2020-2023, h:kort 2019.1925

Beslutet ska skickas till - Controller

- Kommundirektör/förvaltningschef

(17)

§ 156 Dnr KS 2019/138

Driftsbidrag till belysningsföreningar

Kommunstyrelsen beslutar att driftsbidraget till belysningsföreningar för år 2020 skall vara 312 kronor per ljuspunkt.

Kommunstyrelsen har rätt att reglera storleken på det driftsbidrag som ska utgå till

belysningsföreningar, vilket görs årligen. Bidraget var 307 kronor per ljuspunkt år 2019, och föreslås höjt till 312 kronor för år 2020 med hänvisning till KPI.

Totala kostnaden för bidraget sjunker till följd att kommunen övertagit ett antal

belysningsföreningar. Från 13 föreningar med 229 ljuspunkter år 2018, till preliminärt 8 föreningar med 135 ljuspunkter år 2020.

Beslutsunderlag

- Policy bidrag till belysningsföreningar, h:kort 2019.1789

- Beslut TN 2019-10-21 Driftsbidrag belysningsföreningar 2020, h:kort 2019.1790

Beslutet ska skickas till - Kommunstyrelsen

(18)

§ 157 Dnr KS 2019/139

Bidrag till enskild väg

Kommunfullmäktige antar den bifogade taxan för Bidrag-enskild-väg för Vara kommun 2020.

Den ersätter ”Bidrag-enskild-väg 2019” antagen av kommunfullmäktige 2018-11-26 § 88.

Bidrag till enskilda vägar är ett procentpåslag på det belopp Trafikverket betalar ut i olika typer av vägbidrag.

Beslutsunderlag

- Bidrag-enskild-väg för Vara kommun 2019, h:kort 2019.1792 - Beslut TN 2019-10-21 Bidrag-enskild-väg 2020, h:kort 2019.1791

Beslutet ska skickas till - Författningssamlingen - Tekniska nämnden

(19)

§ 158

Redovisning av delegationsbeslut

Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av nedan förtecknade delegeringsbeslut.

__________

Sammanfattning

Kommunstyrelsen har genom sin delegeringsordning, antagen av kommunstyrelsen, överlåtit viss av sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän. Samtliga beslut som fattats med stöd av delegering – även vidaredelegering – skall anmälas till kommunstyrelsen.

Nedanstående beslut anmäls:

Övriga delegationsbeslut 4 Personalärenden Delegation: 4:3:4

Område: Beslut om löneplanering – övriga nr 2293-2372 Ansvarig nämnd: kommunstyrelsen

Delegat: HR-generalist __________

5. Yttranden Delegation: 5:4

Område: Yttranden till miljö- och byggnadsnämnden angående grannhörande där kommunen är

sakägare

Ansvarig nämnd: kommunstyrelsen

Delegat: Gabriela Bosnjakovic, kommunstyrelsens ordförande.

Vara kommun äger grannfastigheten Vara:1

(20)

Datum: 2019-11-04 H.kort: 2019.1793

Delegation: 5:4

sakägare

Delegat: Irene Karlsson, kommunstyrelsens förste vice ordförande.

Vara kommun äger grannfastigheten Emtunga 1:40 Datum: 2019-11-04

H.kort: 2019.1765

Delegation: 5:4

sakägare

Vara kommun äger grannfastigheten Vara 38:1 Datum: 2019-11-04

H.kort: 2019.1810

Delegation: 5:4

(21)

sakägare

Vara kommun äger grannfastigheterna Aspen 8, Ritaren 16, Torsgården 3:2, Vara 25:1 Datum: 2019-11-18

H.kort: 2019.1894-1898

(22)

§ 159 Dnr KS 2017/73

Detaljplan- Bostäder vid Lassagården, del av Vara 26:1 i Vara tätort

Kommunfullmäktige antar detaljplan för Lassagården, del av Vara 26:1

I maj 2017 fick tillväxt- och utvecklingsavdelningen (TUA) ett planuppdrag från

kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) för att möjliggöra för bostäder vid Lassagården, del av Vara 26:1 i Vara tätort.

I Vara tätort finns det ett stort behov av att utöka tomtreserven för villatomter.

Syftet med detaljplanen är att möjliggöra för fler och varierade bostäder i Vara tätort. Inom planområdet planeras det för parkmiljöer som förutom gröna miljöer i bostadsområden även kan möjliggöra för dagvattenlösningar. Planområdets centrala läge i Vara tätort ger stort potential till blandade bostadsformer i närhet till centrum och kommunal service.

Beslutsunderlag - Plankarta - Planbeskrivning - Samrådsredogörelse

- Granskningsutlåtande 2019-08-20 - Granskningsutlåtande 2019-10-29

- Tjänsteskrivelse Detaljplan för Lassagården, del av Vara 26:1.

Beslutet ska skickas till

- Undertecknade tjänstemän (TUA) - Kommunstyrelsen

- Miljö- och byggnadsnämnden - Socialnämnden

- Tekniska nämnden - Bildningsnämnden.

(23)

§ 160 Dnr KS 2019/119

Riktlinje för styrdokument

Kommunfullmäktige antar riktlinjer för styrdokument i Vara kommun att gälla från och med 2020-01-01.

I de av kommunfullmäktige antagna styrdokumentet 2016-2019 finns en antagen

styrdokumentshierarki över hur styrdokument ska benämnas samt var respektive styrdokument ska antas. Denna dokumenthierarki är gällande till och med 2019-12-31.

En översyn av nuvarande styrdokumenthierarki har genomförts och ett förslag till riktlinje för styrdokument i Vara kommun har arbetats fram. Under åren 2016-2019 har det i alla lägen inte varit möjligt att konsekvent benämnda styrdokumenten utifrån en faktisk beslutsinstans.

Föreslagen riktlinje reglerar inte var respektive styrdokument ska antas utifrån vad de benämns som utan istället utifrån vad styrdokumentet innehåller. Om flera nämnders verksamheter berörs av dokumentet är det alltid kommunfullmäktige som ska anta det. Är det enbart den egna

nämndens verksamhet som är berörd är det respektive nämnd som anta det.

Styrdokumenten har delats upp i tre kategorier:

1. Dokument som anger hur kommunen ska agera för att nå ett visst resultat (Strategi, program, plan).

2. Dokument som anger hur organisationen ska möta givna situationer (policy, riktlinjer, regler).

3. Dokument som beslutas på tjänstemannanivå och anger mer detaljerade handfasta råd i givna situationer eller en konkretisering av politisk målsättning (rutiner och arbetsplaner).

Beslutsunderlag

- Riktlinje för styrdokument, h:kort 2019.1928

- Tjänsteskrivelse Riktlinje för styrdokument, h:kort 2019.1927

Beslutet ska skickas till - Samtliga förvaltningar - Författningssamlingen

(24)

§ 161 Dnr KS 2019/137

Digital ärendehantering från och med 2020-01-01

Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att:

1. Sträva efter en så digital ärendehanteringsprocess som möjligt genom att anta och utfärda bestämmelser som reglerar kraven för digitalt bevarande av handlingar i Vara kommun.

2. Ärenden som öppnas i diariet från och med den 2020-01-01 ska tillskapas en digital akt.

3. Allmänna handlingar som inkommit eller upprättats i pappersform och som har

diarieförts och skannats in för att tillföras den digitala akten i Evolution kan gallras efter kontroll av att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen.

4. Undantag från beslutspunkt 3 är pappershandlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning.

5. Frångå beslut om inskanning får enbart göras i de fall en handling är allt för omfattande för inskanning, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för inskanning. För att den digitala akten ska bli så komplett som möjligt bör första sidan av materialet skannas in och tillföras det digitala ärendet. Originalhandlingen ska bevaras i fysiskt arkiv.

6. Handlingar som inkommer eller upprättas och som hör till ärenden som öppnats innan 2020-01-01 ska bevaras i pappersform så att den fysiska akten hålls komplett.

Vara kommun har upphandlat ett ärendehanteringssystem tillsammans med Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping och Skara kommun. Ärendehanteringssystemet Evolution ska användas för att dels registrera inkomna och upprättade handlingar (allmänna handlingar) samt vara ett stöd för handläggare vid handläggning av ärenden till eller från nämnd.

I nuläget arkiveras allmänna handlingar både i pappersformat och digitalt i systemet. Samtliga e-postmeddelanden som registreras skrivs ut och tillförs den fysiska akten medan inkommande handlingar i pappersform skannas in och tillförs det digitala ärendet. Detta innebär att det idag är ett dubbelarbete samt att det är ett dubbelt bevarande av allmänna handlingar.

Ärendehanteringssystemet kommer i framtiden att integreras med kommunens e-arkiv vilket möjliggör att det dubbla bevarandet av diarieakter kan upphöra. Digitala akter kan näst intill helt ersätta de fysiska akterna.

För att kunna gå över till en digital ärendehantering krävs det ett gallringsbeslut från nämnden som tydliggör att pappershandlingar som skannats in för ett digitalt bevarande ska gallras.

Undantaget från gallringsbeslutet är de handlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning

(25)

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse – Digital ärendehantering, h:kort 2019.1931

- Bestämmelser för digitalt bevarande av handlingar i Vara kommun, h:kort 2019.1930

Beslutet ska skickas till - Kansliavdelningen - Kommunarkivet - Samtliga nämnder

(26)

§ 162

Information från samarbetsorgan

Kommunalförbundet

Gabriela Bosnjakovic (M) informerar om den skrivelse som kommunalförbundet har lämnat till Trafikverket. Kommunalförbundet har tagit del av uppgifterna om att de stora brister som finns i vägnätet kräver 500 miljoner kronor i investeringar. I den vägnätspott som finns är resurserna begränsade till mindre än hälften av den summa behovet uppgår till. Skrivelsen har skickats till Trafikverket för att klargöra för myndigheten om bristen på resurser och den oro som detta resulterar i för drabbade kommuner.

Folkhälsorådet

I samhället i stort och i skolor förs en debatt som att människor rör på sig för lite. För att råda bot på detta pågår ett projekt på Nästegårdsskolan i Kvänum. Projektet heter Puls för lärande och innebär att eleverna från förskoleklass upp till årskurs 6 vid flera tillfällen i veckan ägnar sig åt organiserad rörelse till musik. Trots att projektet inte har hunnit pågå så länge verkar insatserna ha gett goda resultat i förhållande till studieresultat och arbetsmiljö för elever och lärare.

Irene Karlsson (C) informerar också om statistik från ANDTS (alkohol, narkotika,doping, tobak och spel) -området som visar att användningen av t.ex. narkotika i skolorna ökar och att det krävs ett omtag av Tobakskontraktet. Statistiken har hämtats från undersökningar gjorda i årskurs 7-9 samt årskurs 1 och 2 på gymnasiet.

(27)

§ 163

Information från kommundirektören

Kommundirektör Anna Cederqvist informerar kommunstyrelsen om följande:

- Resultatet från SCBs medborgarundersökning kommer i början av december och skall presenteras för kommunstyrelsen och övriga inbjudna den 17 december 2019. Kallelse kommer inom kort att skickas ut.

- Planeringen inför dialogdagen den 11 december pågår.

- Arbetet med flytten av löneadministrationen till Lidköping fortsätter.

- Anna Cederqvist och Sven-Ove Andersson i Lidköping har fått i uppdrag att se vilket pris som är skäligt, lagligt och rimligt för Vara kommun att betala till Lidköping för vatten fortsättningsvis. Uppdraget är att se över priset för Vara kommun att betala

fortsättningsvis skall göras av en extern konsult. Anna Cederqvist påpekar att även Grästorp och Essunga kommer att påverkas av att avtalet sägs upp eftersom Vara kommun i sin tur säljer vatten till dessa kommuner.

- I ledningsgruppen har man diskuterat den kommande verksamhetsutvecklingens tema och innehåll, hur effektiviseringskravet skall bemötas samt det pågående arbetet med lönerevisionen.

- Anna Cederqvist informerar också om att det inom V6 kommunerna finns en vilja att vara en mer aktiv och drivande organisation och hon nämner att det finns planer på att ta hjälp av en samverkanskoordinator som en lösning på detta.

(28)

§ 164

Anmälningsärenden

Följande anmälningsärenden meddelas till kommunstyrelsen och läggs därefter till handlingarna:

- Arbetsutskottets protokoll 2019-10-09 § 138-151 - Personalutskottets protokoll 2019-11-08 § 39-47