3 mars 2017
Ekonomiavdelningen/Controllerenheten Anders Höglund
Investeringsbudgetprocess för enheter inom GFN
Vad är en investering
Generellt kan en investering vara exempelvis bilinköp, maskininköp, ny- eller ombyggnad av fastigheter, inköp av kontorsmöbler eller ombyggnad av lokaler.
Syftet kan vara att bygga nya eller behovsanpassa lokaler, till exempel på grund av att antalet barn ökar i skolor och förskolor, eller att förbättra arbetsmiljön genom anskaffning av höj- och sänkbara skrivbord och justerbara kontorsstolar. Målet kan också vara att göra lokaler mer ändamålsenliga. Just detta dokument handlar om inventarier och utrustning och inte om lokalanpassningar.
I övrigt hänvisas till kommunfullmäktiges mål och budget under avsnittet ”7.6 Drift- och investeringsbudget” samt kommunens policy för ”tillämpning av policyn materiella anläggstillgångar – investeringsprocessen”,
https://intranet.haninge.se/Ekonomi/Tillampning-av-policys/Materiella- anlaggningstillgangar/
Med investering avses samtidig anskaffning av inventarier eller anläggningar som
har ett anskaffningsvärde överstigande 25 000 kr,
är avsedd för stadigvarande bruk,
har en nyttjandeperiod på minst tre år och
är värdehöjande för verksamheten.
En investering kan bestå av enstaka inventarier som uppfyller ovan nämnda kriterier eller investering i en enhet (klassrum, kontor, avdelning) där delarna tillsammans uppgår till ett värde över 25 000 kr och föremålen har en förväntad livslängd på mer än tre år.
Vad är inte en investering
Gränsdragningen mellan investeringar och icke-investeringar är inte knivskarp och rådgör med lokalcontroller eller controllerenheten vid tveksamheter.
Här är några exempel på anskaffningar som inte är investeringar
Lokaltillbehör, som fast (tak- eller vägg-) armatur för belysning, gardiner, persienner, fasta klädhängare och blomkrukor uppfyller inte kriterierna för investeringar. De är förbrukningsmaterial och ska bokföras i kontoklass 6 i driftsredovisningen.
Förbrukningsmaterial med mycket begränsad varaktighet och obetydligt värde, till exempel glödlampor, engångsmaterial, lekmaterial, penslar och kritor ska också bokföras i konto klass 6 i driftsredovisningen.
Hur bekostas investeringen
Kostnaden för en investering uppstår inte vid anskaffningen, men däremot anger kommunfullmäktige gränser för hur stora värden varje förvaltning får investera i per år. Dessa gränser kallas investeringsbudget och följs upp precis som
driftsbudgeten.
Själva kostnaden för investeringen uppstår när investeringen är klar och börjar
avskrivningstiden och avskrivningstiden beror i sin tur på investeringens
beräknade nyttjandetid. Internräntekostnaden beräknas på det bokförda värdet, det vill säga anskaffningsvärde minus gjorda avskrivningar, multiplicerat med aktuell internräntesats. Båda kostnadstyperna belastar enhetens driftutfall och ska tas med i beräkningen redan när äskande görs.
Om investeringen initieras på resultatenhetsnivå belastar kapitalkostnaden
beställande enhet men om en investering däremot initieras på förvaltningscentral nivå inom utbildningsförvaltningen kostnadsförs kapitalkostnaden centralt och fördelas därefter ut som en del av det administrativa avdraget inom respektive verksamhetsområde.
Äskande av investeringsmedel
För att äska investeringsmedel fylls en blankett i som finns på intranätet med sökväg intranet.haninge.se/Blanketter/Blanketter--
Utbildningsforvaltningen/Administration-/. När blanketten är ifylld ska den
skrivas ut och undertecknas av rektor/förskolechef. Därefter ska blanketten skickas till lokal- och säkerhetssamordnare på utbildningsförvaltningen
josefin.rudberg@haninge.se, som kontrollerar att utrymme finns i nämndens investeringsbudgetram för året och vidarebefordrar blanketten för slutligt beslut av förvaltningschef.
Vad händer efter äskande
När förvaltningschef beslutat om att bevilja eller avslå äskande, lämnas besked till den enhet som har äskat. Vid godkännande uppges även en investeringsprojektkod.
Denna projektkod ska anges vid kontering av alla anskaffningar som uppstår i samband med investeringen. Det gäller såväl fakturor i Palette som vid eventuella manuella utbetalningar.
Nedan framgår några av de vanligaste förekommande kontona i samband med investeringar,
4020 - Inköp av maskiner
4021 - Inköp av inventarier
4022 - Inköp av IT-utrustning
4023 - Inköp av IT-system
4024 - Inköp av byggnadsinventarier
Detta är dock inte samtliga konton utan bara exempel på vanliga konton när det gäller kontering av investeringskostnader, vid tveksamheter kontakta
controllerenheten.
När investeringen är klar, ska controllerenheten meddelas för avslut av projektkoden. När projektkoden är avslutad kan inga nya utgifter bokas och kostnaden i form av ovan nämnda avskrivning och internränta börjar synas bland enhetens driftskostnader. Avskrivningstidens längd beror på hur länge
verksamheten beräknar att investeringen håller, men i regel är den antingen 3, 5 eller 10 år.
Händer något mer
Investeringen har därefter blivit registrerad i anläggningsregistret, fått ett
anläggningsid och kan nu kallas för en inventarie. Avskrivningar och internräntor debiteras till avskrivningstidens slut. Inventarier som säljs, går sönder, slängs, stjäls eller på annat sätt försvinner ur verksamheten ska utrangeras ur
anläggningsregistret. Meddela controllerenheten om detta sker. Utrangering ur anläggningsregistret ska ske även för inventarier som redan är avskrivna.
inventarierna antingen finns kvar eller att de inte finns kvar. Om utrangering sker innan avskrivningsperioden är slut kommer enheten belastas med återstående del av avskrivningen på en enda gång.
