Guide för digital ansökan, mer omfattande förnyelseansökan, Fairtrade City

(1)

Guide för digital ansökan, mer omfattande förnyelseansökan, Fairtrade City

Denna guide fungerar som en lathund och är till för att ge er en överblick över hur ni fyller i den digitala ansökan. Den utgår från de nya kriterierna för Fairtrade City och Fairtrade Region som infördes i januari 2021.

Instruktioner vid ansökan:

✓ Följ guiden i detta dokument för att lämna in en mer omfattande förnyelseansökan. Detta kan göras som förberedelse eller under tiden som ni fyller i den digitala ansökan. I guiden finns information och vägledning i hur ni ska fylla i det digitala ansökningsformuläret. Det ni behöver göra i den digitala ansökan finns specificerat vid kryssrutorna.

✓ Excel-dokumentet kopplat till ”2. Lokal styrning genom samverkansgrupp” hittar ni, tillsammans med guiden, på Fairtrade Sveriges hemsida.

✓ Behöver ni vägledning kring kriterierna utgår ni ifrån det separata dokumentet ”Information om kriterier för Fairtrade City” som ger fördjupad information om varje kriterium.

✓ De meriterande kriterierna är frivilliga, innebär en högre ambitionsnivå och är kopplade till möjligheten att vinna utmärkelsen Årets Fairtrade City.

✓ Uppgifter markerade med * i den digitala ansökan är obligatoriska att fylla i.

✓ Filer ska helst laddas upp som Word filer eller PDF.

✓ Längre ner i den digitala ansökan så finns det möjlighet att bifoga mer material eller kompletterande information under avsnittet ”

Ö

vrig information och material för delning”. Det kan vara material kopplat till ert arbete som inte ryms under något av kriterierna eller kompletterande information om ert arbete, till exempel en verksamhetsberättelse.

✓ Länk till det digitala ansökningsformuläret hittar ni på Fairtrade Sveriges hemsida. Ni behöver inte fylla i ansökan vid ett tillfälle, utan kan påbörja att fylla i ansökan, spara ansökan så långt som ni kommit och fortsätta vid senare tillfälle.

✓ När ni fyllt i ansökan skickar ni in den online senast den 28 februari 2022.

Vid frågor, kontakta fairtradecity@fairtrade.se.

(2)

2 1. Övergripande strategi för en hållbar och etisk konsumtion

Baskriterium

Kommunen, som är en Fairtrade City, ska arbeta aktivt för en etisk konsumtion och hållbar handel. Ange övergripande program och/eller strategi/strategier där det framgår att kommunen arbetar för en etisk konsumtion och hållbar handel. Här avser övergripande och befintliga program/strategier där etisk konsumtion och hållbar handel kan, men inte behöver nämnas explicit.

☐ Beskriv övergripande program och/eller strategier i avsett fält i den digitala ansökan.

☐ Bifoga ett eller flera aktuella dokument i den digitala ansökan (om sådant finns). Ange i

beskrivningen i den digitala ansökan var i dokumenten kopplingen till en etisk konsumtion och hållbar handel finns.

☐ Namnge filen: 1. Strategi_kommunens namn i början av filnamnet. Numrera vid fler.

Exempelvis:

1. Strategi_kommunens namn _1 1. Strategi_kommunens namn _2

Meriterande kriterium:

Frivilligt: Detta innebär en högre ambitionsnivå och är kopplat till möjligheten att vinna utmärkelsen

”Årets Fairtrade City”. Mer information angående meriterande kriterier och Årets Fairtrade City, se kapitel 3 och 5.2 i ”Information om kriterier för Fairtrade City”.

Beskriv övergripande strategi och/eller viljeinriktning för en etisk konsumtion och hållbar handel för andra organisationer som ingår i samverkansgruppen, förutom kommunen. Här avser övergripande och befintliga program/strategier där etisk konsumtion och hållbar handel kan, men inte behöver nämnas explicit.

Om ni önskar inkludera meriterande kriterium:

☐ Beskriv övergripande strategier och/eller viljeinriktning för andra organisationer i avsett fält i den digitala ansökan.

☐ Bifoga ett eller flera aktuella dokument i den digitala ansökan (om sådant finns). Ange i

beskrivningen i den digitala ansökan var i dokumenten koppling till en etisk konsumtion och hållbar handel finns.

☐ Namnge filen: 1. Annan org_kommunens namn i början av filnamnet. Numrera vid fler.

Exempelvis:

1. Annan org_kommunens namn _1 1. Annan org_kommunens namn _2

För mer information och vägledning om kriteriet, se ”Information om kriterier för Fairtrade City”, kapitel 4.1.

2. Lokal styrning genom samverkansgrupp

Baskriterium

Det ska finnas en samverkansgrupp som leder det lokala arbetet för etisk konsumtion och hållbar handel. Samverkansgruppen ansvarar för planering, samordning och genomförande av arbetet med Fairtrade City. Det ska finnas representation från tjänstemannahåll, politiken, civilsamhället och näringslivet.

(3)

3

☐ Bifoga den ifyllda excel-mallen¹, där samtliga medlemmar i samverkansgruppen finns med, i den digitala ansökan. Excel-mallen hittar ni på Fairtrade Sveriges hemsida. Om politisk förankring sker på annat sätt än genom politiker i samverkansgruppen – beskriv detta i samma excel-mall. Detsamma gäller för näringslivet.

☐ Namnge filen: 2. Samverkansgrupp_kommunens namn.

Meriterande kriterium

”Årets Fairtrade City”.

☐ Beskriv innovativa och framgångsrika upplägg på hur arbetet i samverkansgruppen har organiserats och genomförts i avsett fält i den digitala ansökan.

3. Verksamhetsplan för arbetet med Fairtrade City

Baskriterium

Det ska finnas en verksamhetsplan för arbetet med Fairtrade City. Verksamhetsplanen ska vara beslutad av samverkansgruppen för Fairtrade City och planeringen kan justeras och anpassa under året. Verksamhetsplanen ska innehålla:

• Övergripande syfte och mål med Fairtrade City-arbetet.

• Planering av minst fyra mindre eller två större aktiviteter för information, engagemang och samarbeten kring etisk konsumtion och hållbar handel det kommande året.

• Planering av hur det ska synliggöras att kommunen och lokalsamhället är en Fairtrade City.

☐ Bifoga den framtagna verksamhetsplanen i den digitala ansökan.

☐ Namnge filen: 3.Verksamhetsplan_kommunens namn.

”Årets Fairtrade City”. Det ska då även inkluderas i verksamhetsplanen:

• Beskriv övergripande syfte och ansvar för en eller flera deltagare och aktörer i samverkansgruppen.

• Beskriv hur aktiviteterna som planeras kommer bidra till att uppnå något/några av målen i Agenda 2030.

• Beskriv hur ni synliggör för hur Fairtrade City-arbetet med Agenda 2030 samverkar med kommunen och/eller andra organisationer som ingår i samverkansgruppen.

☐ Inkludera då sådant som specificeras under det meriterande kriteriet i verksamhetsplanen innan den bifogas i den digitala ansökan.

☐ Klicka i kryssrutan i den digitala ansökan att ni inkluderat detta i verksamhetsplanen för att de som handlägger ska veta att detta varit er avsikt.

1 Personuppgifterna används av Fairtrade Sverige för att kunna hålla kontakt med, och sprida information till, samverkansgruppen. Kontaktuppgifter till samverkansgruppens kontaktperson delas publikt på Fairtrade Sveriges hemsida. Kontaktuppgifter till övriga gruppmedlemmar delas inte vidare utan medgivande vid varje tillfälle.

(4)

4 4. Informations- och engagemangsarbete

Aktiviteter för information, engagemang och samarbete

På grund av coronapandemin så har kriterierna för information, engagemang och samarbeten justerats.

Digital satsning eller utbildningsinsats kan också räknas som aktivitet.

På grund av de nya kriterierna som började gälla januari 2021 så ser redovisningen för år 2020 och år 2021 olika ut.

Redovisning av aktiviteter för år 2020 innebär att:

• Kravet har sänkts från 4 aktiviteter till minst 2 aktiviteter.

Redovisning av aktiviteter för år 2021 innebär att:

• Kravet har sänkts från minst 4 mindre aktiviteter till minst 2 mindre aktiviteter, alternativt, 2 större aktiviteter till minst 1 större aktivitet.

• Vid utförande av 1 större aktivitet under 2021, ska syfte, mål, målgrupp och typ av kommunikation som använts för aktiviteten framgå i redovisningen samt en reflektion kring uppnådd effekt av aktiviteterna.

☐ Redovisa genomförda aktiviteter i den digitala ansökan. Fyll för varje år i:

• Året som aktiviteterna gäller.

• Antal aktiviteter som genomförts det året.

• Beskriv aktiviteterna som genomförts.

• Beskriv också om det varit en mindre eller större aktivitet för året 2021.

Inkludera då i beskrivning av aktiviteterna för 2021:

Vid genomförande av minst 2 mindre aktiviteter:

• Beskriv då även syfte, mål, målgrupp och vilken typ av kommunikation som använts tillsammans med en reflektion om uppnådd effekt kring aktiviteterna.

• Beskriv även hur aktiviteter och samarbeten har kombinerats med andra hållbarhetsfrågor kopplat till målen i Agenda 2030.

Vid genomförande av minst 1 större aktiviteter:

• Förutom syfte, mål, målgrupp och typ av kommunikation som använts för aktiviteten, ska ni även beskriv hur aktiviteter och samarbeten har kombinerats med andra hållbarhetsfrågor kopplat till målen i Agenda 2030.

☐ Inkludera då i beskrivningen av aktiviteterna för 2021, i den digitala ansökan, sådant som specificeras under det meriterande kriteriet.

☐ Klicka i kryssrutan i den digitala ansökan att ni inkluderat detta i aktivitetsredovisningen för att de som handlägger ska veta att detta varit er avsikt.

(5)

5

För exempel på hur mindre eller större aktiviteter kan redovisas fr.o.m. 2021, se bilaga 1 i slutet av dokumentet.

Kommunikation av Fairtrade City i lokalsamhället

Baskriterium

Det ska synliggöras att kommunen är en Fairtrade City för exempelvis kommunanställda och invånare.

☐ Redogör i avsett fält, i den digitala ansökan, på vilket sätt ni har under de senaste två åren synliggjort och kommunicerat att kommunen och lokalsamhället är en Fairtrade City.

☐ Redogör i avsett fält, i den digitala ansökan, på vilket sätt andra organisationer och aktörer, förutom kommunen, under de senaste två åren har synliggjort och kommunicerat att kommunen och lokalsamhället är en Fairtrade City.

Vill ni bifoga ett dokument som relaterar till ert informations och engagemangsarbete kan ni göra detta under ”Övrig information och material för delning” längre ner i den digitala ansökan.

5. Upphandling och inköp av rättvist handlade produkter

Ett syfte med arbetet med Fairtrade City är att andelen rättvist handlade produkter² kontinuerligt ska öka i den konsumtion som sker i kommunens verksamheter³.

Baskriterium

Redogör för en övergripande ambition för ökad andel och konsumtion av rättvist handlade produkter i den offentliga upphandlingen. Ange målsättning för en ökad andel per produkt/produktgrupp och/eller skrivningar i kommunens riktlinjer för upphandling, kategoristrategi, beslut om att vara Fairtrade City eller liknande. Skrivningarna behöver inte explicit använda begreppet rättvist handlade produkter, men det ska framgå att det är högre ställda krav som omfattar både principerna för rättvis handel och ILO:s kärnkonventioner som avses.

Övergripande ambition:

☐ Redogör för en övergripande ambition för ökad andel och konsumtion av rättvist handlade produkter i det avsedda fältet i den digitala ansökan.

☐ Bifoga ett eller flera aktuella dokument i den digitala ansökan (om sådant finns). Ange då i beskrivningen, i den digitala ansökan, var i dokumenten som ni hänvisar till den övergripande ambitionen för ökad andel och konsumtion av rättvist handlade produkter.

☐ Namnge filen: 5. Upphandling_kommunens namn. Numrera vid fler.

Exempelvis:

5. Upphandling_kommunens namn _1 5. Upphandling_kommunens namn _2

2 Rättvist handlade produkter avser produkter som följer principerna för rättvis handel och ILO:s kärnkonventioner.

3 Hänsyn tas till rådande avtal och marknadstillgång.

(6)

6

Produktredovisning:

☐ Ange produktredovisning i den digitala ansökan, en redovisning för varje produkt.

Produktkategori väljs i rullistan och är exempelvis, kaffe, banan, kalla drycker, té etc.

Underkategorierna är förslag på en specificering av den produkt som ni ska redovisa. Det är frivilligt att välja Underkategorier och använda fältet för specifikation. Dessa fält kan användas för att förtydliga information kring produkten, när så är aktuellt. Exempelvis om ni vill redovisa en specifik krydda eller förtydliga något kring en produkt, till exempel om ni använder löst té.

När ni redovisar totalt värde för kaffe och kakao så väljer ni kaffe respektive kakao som

Produktkategori, sedan total kaffe respektive total kakao som Underkategori men lämnar specifikation tom. Vill ni redovisa totalt värde för övriga produkter så anger ni den produkten som Produktkategori men lämnar Underkategori tom.

För exempel av produktredovisning, se bilaga 2 i slutet av dokumentet.

☐ Redovisa inköpsstatistiken för de rättvist handlade produkterna:

Ange året som produkterna ska redovisas.

1) Syftar till inköpsstatistiken av produkten från den förra, mer omfattande ansökan, som lämnades in.

2) Syftar till inköpsstatistiken från det senaste redovisade året.

3) Ange framtida målsättning för produkten. Det kan innefatta nästa år eller om 3 år. Detta är upp till er. Finns ej denna målsättning lämnas rutan tom.

Mängd: Ange endast siffra.

Enhet: Anges helst i kilogram, annars kronor.

Andel: Detta anges i procent av den totala konsumtionen av produkten. Endast siffra ska anges.

Exempelvis är det 80% ska endast 80 anges.

Ange även eventuella framtida produktspecifika mål i andel procent och vilket år målen gäller för. Om dessa finns.

Tryck på ”add another response” i den digitala ansökan för att lägga till fler produkter.

”Årets Fairtrade City”. Förutom den övergripande ambitionen för ökad andel rättvist handlade produkter i offentlig upphandling, beskriv andra insatser för att öka medvetenheten om vikten av rättvist handlade produkter. Det kan exempelvis handla om utbildningsinsatser, ändrade beteenden vid inköp, utveckling av beställningsverktyg eller utveckling av inköpsstatistik.

☐ Beskriv i avsett fält i den digitala ansökan andra insatser för att öka medvetenheten om vikten av rättvis handlade produkter

För mer information om kriteriet och vad som behöver redovisas, se ”Information om kriterier för Fairtrade City”, kapitel 4.5.

(7)

7 Utmärkelser

Årets Fairtrade City-aktivitet

Årets Fairtrade City-aktivitet är en utmärkelse för att främja och uppmärksamma väl genomförda aktiviteter inom Fairtrade City-arbetet.

Det är frivilligt att lämna bidrag till Årets Fairtrade City-aktivitet. Bidrag kan lämnas varje år, i samband med den mindre och den mer omfattande förnyelseansökan.

☐ Bifoga ett bidrag, gärna med bilder och förklarande text i den digitala ansökan.

☐ Namnge filen: Arets FTC Aktivitet_kommunens namn.

För information om kriteriet för utmärkelsen, se ”Information om kriterier för Fairtrade City”, kapitel 5.1.

Årets Fairtrade City

Utmärkelsen Årets Fairtrade City uppmärksammar kommuner som ligger i framkant i arbetet med Fairtrade City. Utmärkelsen tilldelas en kommun som genomfört arbetet med Fairtrade City på ett holistiskt, betydelsefullt och inspirerande sätt, med tydlig koppling till Agenda 2030. Årets Fairtrade City utses bland de kommuner som lämnat in en mer omfattande förnyelseansökan, som görs vartannat år.

Om ni lämnar in den mer omfattande förnyelseansökan i tid och har fyllt i de meriterande kriterierna så är ni automatiskt med och kandiderar till utmärkelsen.

För information om kriteriet för utmärkelsen, se ”Information om kriterier för Fairtrade City”, kapitel 5.2.

Övrig information och material för delning

Frivilligt: Här kan ni dela med er av mer material kopplat till ert arbete.

Fairtrade Sverige tar gärna emot övrig information så som goda exempel, bilder och övrigt material från er att dela inom nätverket för Fairtrade City och Fairtrade Region.

Ett gott exempel kan vara: Pressklipp, aktiviteter, event, inlägg på sociala medier, inbjudningar eller övriga initiativ kopplade till Fairtrade City-arbetet. Övrigt material kan vara information om ert arbete som inte ryms under något av kriterierna eller kompletterande information om ert arbete, till exempel en verksamhetsberättelse.

☐ Namnge filen: Ovrig info_kommunens namn. Numrera vid fler.

Exempelvis:

Ovrig info_kommunens namn _1 Ovrig info_kommunens namn _2

☐ Bifoga gärna bilder, och glöm ej att ange fotograf.

☐ Namnge filerna: Bild_kommunens namn_fotograf. Numrera vid fler.

Exempelvis:

Bild_kommunens namn_fotograf _1 Bild_kommunens namn_fotograf _2

Godkännande av material för delning

Sektionen nedan hänvisar till att ge godkännande till att information som ni har lämnat in i denna digitala ansökan får delas vidare. Följ instruktionerna i den digitala ansökan för att ge godkännande till att Fairtrade Sverige kan dela information vidare. Godkännandet kan närsomhelst tas tillbaka eller ändras.

(8)

8 Godkännande till delning av filer och information som ni lämnat in i denna digitala ansökan.

☐ Klicka i kryssrutan för godkännande i den digitala ansökan om: Ni godkänner att de filer och information som ni lämnat in i denna digitala ansökan får delas vidare inom nätverket för Fairtrade City och Fairtrade Region. Detta betyder att filerna och informationen, som ni delat, kan delas som goda exempel genom intranätet för Fairtrade City och Fairtrade Region samt kan visas vid presentationer som goda exempel inom nätverket för Fairtrade City och Fairtrade Region.

Godkännande till delning av bilder som ni lämnat in i denna digitala ansökan.

☐ Klicka i kryssrutan för godkännande i den digitala ansökan om: Ni godkänner att de bilder som ni lämnat in i denna digitala ansökan får delas vidare inom nätverket för Fairtrade City och Fairtrade Region. Detta betyder att bilderna, som ni delat, kan delas som goda exempel genom intranätet för Fairtrade City och Fairtrade Region samt kan visas vid presentationer som goda exempel inom nätverket för Fairtrade City och Fairtrade Region.

☐ Om ni har kommentarer kring godkännandet ovan, exempelvis vill ange undantag på sådant som inte får delas eller riktlinjer kring något av materialet, kommentera i avsett fält i den digitala ansökan.

Faktureringsinformation

Vänligen fyll i den information som är nödvändig för fakturering av diplomeringsavgiften.

☐ För diplomeringsavgiften: Välj rätt alternativ i listan över antal invånare som kommunen har.

☐ Fyll i faktureringsuppgifter för diplomeringsavgiften i de fält som är relevanta. Dessa är alltså de uppgifter som krävs för aktuell fakturering.

(9)

9 Bilaga 1:

Exempel på hur det kan se ut när ni redovisar aktiviteter:

(10)

10 Bilaga 2:

Exempel på hur ni redovisar produkter under ”5. Upphandling och inköp av rättvist handlade produkter.”

Exempel 1: Vill ni redovisa totalen på en produkt, exempelvis bananer, och det inte är aktuellt med någon ytterligare specificering, så väljer ni bananer som Produktkategori och lämnar övriga fält tomma. Se exempel nedan. Fyll sedan i inköpsstatistiken.

Exempel 2: För att redovisa den totala konsumtionen av kaffe eller kakao så väljer ni kaffe respektive kakao som Produktkategori. Sedan väljer ni total kaffe respektive total kakao som Underkategori och lämnar specifikation tom.

Se exempel nedan. Fyll sedan i inköpsstatistiken.

Exempel 3: Vill ni redovisa både den totala konsumtionen av kaffe och även konsumtionen av kaffe i automater. Då väljer ni först kaffe som Produktkategori och total kaffe som Underkategori och lämnar specifikation tomt (som ovan exempel visar). Fyll sedan i inköpsstatistiken.

Välj sedan kaffe igen, fast som ny Produktkategori, sedan automat kaffe vid Underkategori och lämnar specifikation tom. Se exempel nedan. Fyll sedan i inköpsstatistiken för kaffe i automater.

Exempel 4: Vill ni till exempel redovisa en produkt som har en Underkategori, som kryddan svartpeppar. Då väljer ni kryddor som Produktkategori. Sedan väljer ni svartpeppar som Underkategori och lämnar specifikation tom. Se exempel nedan. Fyll sedan i inköpsstatistiken.

(11)

11

Exempel 5: Vill ni redovisa något som inte finns specificerat som Produktkategori. Då väljer ni övrigt som Produktkategori, lämnar Underkategori tom och fyller i vilken produkt ni vill redovisa i specifikation. Exempelvis, Huj eller lime. Se exempel nedan. Fyll sedan i inköpsstatistiken.

Exempel 6: Vill ni redovisa något som har en Produktkategori, men saknar inte en passande Underkategori. Då kan ni skriva önskad formulering på specifikationen, se exempel nedan. Fyll sedan i inköpsstatistiken.