Diarienummer Dokumenttyp Fastställd/upprättad Ansvarig Dnr.KS.2012.69 Upphandling 2012-03-27 Gnesta kommun
Förfrågningsunderlag
Upphandling av Utbildningssamordning och kompetensutveckling ESF-projekt Gnesta Företagsutveckling
Gnesta kommun
Innehåll
1. UPPHANDLINGSFORMALIA ... 4
1.1 Upphandlande myndighet ... 4
1.2 Upphandlingsform ... 4
1.3 Uppdragets omfattning och värde ... 4
1.4 Helt anbud ... 4
1.5 Planerat genomförande ... 4
1.6 Avtalsperiod ... 4
1.7 Reservation ... 4
1.8 Anbudets innehåll och utformning ... 4
1.9 Frågor och svar ... 5
1.10 Anbudsinlämning ... 5
1.11 Sista anbudsdag ... 5
1.12 Anbudsöppning ... 6
1.13 Anbudets giltighetstid ... 6
1.14 Preliminär tidplan ... 6
1.15 Utvärdering och tilldelningsbeslut ... 6
1.16 Avtal... 6
1.17 Avrop från ramavtal ... 6
2. FÖRUTSÄTTNINGAR ... 7
3. KRAV PÅ LEVERANTÖREN ... 7
3.1 Lagar, avtal och praxis ... 7
3.2 Ekonomisk ställning ... 8
3.3 Ansvarsförsäkring ... 8
3.4 Kompetens ... 8
4. KRAV PÅ TJÄNSTEN ... 8
4.1 Uppdragsbeskrivning ... 8
4.2 Genomförandekrav ... 9
4.3 Uppdragets omfattning ... 9
4.4 Övriga tjänster ... 9
4.5 Genomförande och kvalitet ... 9
4.6 Pris ... 9
5. PRÖVNING OCH UTVÄRDERING ... 10 5.1 Tilldelningskriterier ... 10
1. UPPHANDLINGSFORMALIA
1.1 Upphandlande myndighet Gnesta kommuns kommunledningskontor.
1.2 Upphandlingsform
Öppen upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
1.3 Uppdragets omfattning och värde
Upphandlingen avser utbildningssamordning och tjänster för kompetensutveckling i genomförandefas enligt beslutad projektplan inom ramen för av ESF beviljade medel för Projekt Gnesta Företagsutveckling.
Projektet genomförs under 18 månader.
Uppdraget beräknas enligt ansökan till ESF till totalt ca 4 500 000 SEK (900 000 SEK för utbildningssamordning och 3 600 000 SEK för kompetensutvecklings- insatser).
1.4 Helt anbud
Anbud kan lämnas på helt uppdrag eller del uppdrag. Förfrågan är uppdelad i två delar; utbildningssamordning och kompetensutveckling. Varje del kommer att utvärderas var för sig. Kommunen avser att teckna ramavtal för avrop med 1-3 leverantörer per del. Information om vilken del/vilka delar som anbudet omfattar
skall finnas i anbudet.
1.5 Planerat genomförande
Projektet är planerat för genomförandefas mellan juli 2012 – januari 2014 efter ett beslut i juli 2012. Från 1 augusti 2012 beräknas planeringsarbete och
utbildningssamordning starta. Från 1 september startar de första seminarie- och utbildningsaktiviteterna.
1.6 Avtalsperiod
Anbudsgivaren skall kunna teckna avtal för tiden 2012-07-16 - - 2014-01-15.
1.7 Reservation
Upphandlingen gäller endast om Gnesta kommun får godkänt av ESF att fortsätta projektet i en genomförandefas.
1.8 Anbudets innehåll och utformning
Det är av stor vikt att anbud uppfyller alla krav och innehåller samtliga begärda handlingar och redovisningar. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydligande av anbudet är mycket begränsade. För att Gnesta kommun skall
ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det av yttersta vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Uppfattas något av de ställda kraven som oklart så ber vi er kontakta Gnesta kommun enligt 1.9.
Anbudet skall lämnas skriftligen och vara författat på svenska.
Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare.
I anbudet redovisas svar enligt förfrågningsunderlaget och anbudet skall följa förfrågningsunderlagets disposition.
Till anbudet skall bifogas:
● Ifyllda anbudsformulär samt begärda kopior och bilagor.
● Kopia på F-skattebevis eller registerutdrag från Skatteverket
● Kopia på registreringsbevis från Bolagsverket
● Årsredovisning eller motsvarande för senaste räkenskapsåret
● Referensuppgifter till angivna referenter
Gnesta kommun samarbetar med Skatteverket för kontroll av anbudsgivare.
1.9 Frågor och svar
Anbudsgivare ombeds att i god tid före sista dag för frågor inkomma med frågor om något i förfrågningsunderlaget är oklart så att en eventuell rättelse eller förtydligande kan publiceras.
Skriftliga frågor sänds till näringslivschefen på Gnesta kommun Anna Sandklef, e- postadress: anna.sandklef@gnesta.se
Endast skriftliga frågor och svar under anbudstiden är giltiga. Sista dag för frågor är 4 maj 2012.
Frågor och svar kommer att redovisas på www.gnesta.se/näringsliv och arbete/upphandling.
1.10 Anbudsinlämning
Anbud ska märkas med ”Anbud US/KU Gnesta Företagsutveckling” och insändas i två (2) exemplar samt en fullständig kopia i digitalt format i förslutet kuvert till:
Gnesta kommun Anna Sandklef 646 80 GNESTA.
Anbud per telefax, telegram eller e-post godkänns ej.
Postmottagning och arkivering kommer att ske hos Gnesta kommun i enlighet med Justitieombudsmannens beslut 2008-06-11, diarienummer 3948-2006.
1.11 Sista anbudsdag
Anbud ska vara Gnesta kommun tillhanda senast den 16 maj 2012. För sent inkommet anbud kan ej antas.
1.12 Anbudsöppning
Anbuden kommer att öppnas 2012-05-18, kl 13.00, kommunhuset, Västra Storgatan 15 i Gnesta.
1.13 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt t o m 2012-08-31.
1.14 Preliminär tidplan
● Sista dag för frågor fredag 4 maj 2012
● Sista anbudsdag 16 maj 2012
● Anbudsöppning 18 maj 2012
● Referenskontakter 28 maj – 8 juni 2012
● Anbudspresentationer 4 – 15 juni 2012
● Tilldelningsbeslut och tecknande av Letter of Intent 25 – 29 juni 2012
● Avtalstecknande 17 juli – 1 augusti 2012
1.15 Utvärdering och tilldelningsbeslut
Eventuella förtydliganden, rättelser av fel och kompletteringar kan ske på begäran av Gnesta kommun enligt LoU 9 kap, § 8.
Under utvärdering avser Gnesta kommun att träffa 3-6 kvalificerade anbudsgivare.
Efter sedvanlig utvärdering av anbuden kommer Gnesta kommun att fatta ett tilldelningsbeslut i vilket det meddelas vilken leverantör som vunnit upphandlingen.
Tilldelningsbeslut kommer att meddelas digitalt. Upphandlingen avslutas med att ett avtal skrivs mellan leverantör och Gnesta kommun.
1.16 Avtal
Gnesta kommun kommer att teckna avtal med vald leverantör för utbildningssamordning och kompetensutveckling.
1.17 Avrop från ramavtal
Om ramavtal träffas med flera leverantörer inom respektive del kommer avrop i form av uppdragsbeställning att ske genom en inbördes rangordning.
Rangordningen grundar sig på resultatet av anbudsutvärderingen som görs i denna upphandling. Beställaren väljer den leverantör som blir nummer ett i utvärderingen.
Om nummer ett inte kan leverera går man vidare till nummer två osv.
Gnesta kommun garanterar inga avrop eller någon volym under avtalstiden.
2. FÖRUTSÄTTNINGAR
Gnesta är en växande kommun med drygt 10 300 invånare. I Gnesta finns 2 850 arbetstillfällen varav drygt 1 800 inom privat näringsliv. Gnesta är en utpräglad småföretagarkommun med 1 100 registrerade företag i en mängd olika branscher.
De flesta är fåmansföretag - ofta med inriktning mot tjänsteproduktion. I december 2011 fick Gnesta kommun besked från Europeiska Socialfonden (ESF) i
Mellansverige att projektet "Gnesta företagsutveckling" har prioriterats stöd från socialfonden.
Projektet ingår i ESF:s programområde 1 för projekt som underlättar för sysselsatta kvinnor och män (egna företagare, medarbetare eller chefer) att utvecklas i takt med arbetslivets krav. Det innebär kompetensutveckling som bidrar till att
individen har den kompetens som efterfrågas vid förändringar på arbetsmarknaden, och därmed löper mindre risk för arbetslöshet.
För den sysselsatte kan det handla om att förvärva nya kunskaper för att kunna åta sig mer utmanande arbetsuppgifter eller kunskaper för att utföra sitt nuvarande jobb på ett mer effektivt sätt.
Mer information om Europeiska Socialfonden finns att läsa på www.esf.se.
Projekt ”Gnesta Företagsutveckling” ägs av Gnesta kommun och har tilldelats 9 miljoner kronor för att kompetensutveckla ledning och personal i 137 företag i Gnesta med 500 anställda.
Gnesta kommun kommer också inom ramen för projektet att kompetensutveckla egen personal som har kontakter med företag för att bättre kunna förstå och serva företagen.
Mer information om Gnesta kommun och dess verksamheter finns att läsa på www.gnesta.se.
3. KRAV PÅ LEVERANTÖREN
3.1 Lagar, avtal och praxis
Leverantören skall följa gällande lagstiftning, författningar, avtal och regler som är tillämpliga för verksamheten. Leverantören skall ansvara för att åtgärder inte vidtas som kan antas medföra åsidosättande av lag, avtal eller vad som är allmän praxis inom branschen.
Enligt 10 kap. 1 §, lagen om offentlig upphandling (LOU), ska leverantör uteslutas om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar bland annat deltagande i kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott. Det handlar också bestickning, bedrägeri och penningtvätt.
Upphandlande myndighet får, enligt 10 kap. 2 § LOU, utesluta leverantör om denne är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har ställt in sina betalningar eller är underkastad
näringsförbud. Anbudsgivare får ej heller vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande.
lagakraftvunnen dom. Ej heller ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i
yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta. Anbudsgivare
skall ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker.
3.2 Ekonomisk ställning
Årsredovisning eller liknande avseende det senaste räkenskapsåret skall bifogas anbudet.
3.3 Ansvarsförsäkring
Leverantören skall upprätthålla giltig ansvarsförsäkring under avtalstiden. En giltig kopia på försäkringsbrev uppvisas vid avtalstecknande.
3.4 Krav på kompetens mm Anbudsgivaren skall
● ha kunskaper och följa de direktiv för jämställdhetsintegration som gäller för ett ESF-projekt.
● ha kunskaper och följa de direktiv om tillgänglighetsanpassning som gäller för ett ESF-projekt.
Krav för utbildningssamordning, se Kravspecifikation för utbildningssamordning, Bilaga 1.
Krav för Kompetensutveckling, se Kravspecifikation kompetensutvecklings- tjänster, Bilaga 2.
4. KRAV PÅ TJÄNSTEN
4.1 Uppdragsbeskrivning
Projektet syftar till att öka småföretagares kompetens inom affärsrelaterade ämnen, öka företagarkompetens hos kommunpersonal som har kontakt med företag och öka samverkan mellan företag och mellan företag och kommun. Detta i syfte att företagen ska kunna växa och utvecklas, vilket kommer både företagen och samhället till del.
Leverantörer inbjuds att leverera tjänster och aktiviteter som behövs för att drivautbildningssamordning och kompetensutveckling i projekt ”Gnesta
Företagsutveckling” inklusive processer där deltagarna lär av och med varandra och tillsammans i samarbete. I uppdraget ingår också att tillhandahålla tjänster för att stärka näringslivsklimatet i Gnesta kommun.
Uppdraget i sin helhet innebär totalansvar för att samordna och leverera anpassad kompetensutveckling i enlighet med mobiliseringens resultat likväl som ESF:s och Gnesta kommuns krav. Det omfattar tjänster som behövs i kompetensutvecklingen av deltagande företag och kommunanställda deltagare. Uppdraget innebär också att arbeta nära kommunen och ansvarig projektledare och projektadministratör.
4.2 Genomförandekrav
Kompetensutvecklingen skall genomföras enligt den genomförandeplan, inklusive plan för jämställdhetsintegrering och tillgänglighet i projektet och utbildningsplan som tas fram i mobiliseringsfasen.
4.3 Uppdragets omfattning
Uppdraget i sin helhet innebär utbildningssamordning och
kompetensutvecklingsleverans och omfattar 18 månader, 2012-07-16 – 2014-01-15.
Tjänster som bedöms ingå i uppdraget:
● Utbildningssamordning
● Processledning
● Kompetensutveckling i form av kurser, föreläsare, utbildare mm.
4.4 Övriga tjänster
Övriga tjänster som eventuellt kan behövas till projektet diskuteras löpande och avropas.
4.5 Genomförande och kvalitet Anbudsgivaren skall
● ge en beskrivning av hur ni vill genomföra offererat uppdrag utifrån bifogade kravbeskrivningar.
● ange tydligt vilka eller vilken del av anbudet ni avser att leverera.
Uppdraget skall
● genomföras enligt ESF:s regler och krav
● avrapportera arbetsläge och resultat regelbundet till ansvarig projektledare och enligt de projektdirektiv som gäller för projektet.
● tidrapporteras och faktureras enligt ESF:s regler och krav.
4.6 Pris
Anbudet anger ett fast pris om upp till 4 500 000 SEK exklusive moms för hela uppdraget. Denna summa kan komma att revideras uppåt eller nedåt efter mobiliseringsfasen som nu pågår. Ersättning utgår endast till upparbetade och faktiska kostnader, vilket kan innebära att prissumman för uppdraget kan bli lägre än vad som här anges.
Uppdraget ska följa fastställd och av ESF godkända budget. Det går inte att flytta pengar mellan fastställda poster i annat fall än att ESF i förväg godkänner en sådan omfördelning. Detta ska också i förväg vara förankrat hos ansvarig projektledare.
och avropas enligt gällande ramavtal.
Anbudsgivaren skall
● i separat prisbilaga ange totalpris i svenska kronor och inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader inklusive förarbete, genomförande och
efterarbete samt kostnader för dokumentation, resor och eventuell logi.
Totalpris skall anges per del (utbildningssamordning och kompetensutveckling) och det skall framgå vad som ingår inom ramen för angivet pris, såsom volym, antal mm.
Gnesta kommun står för kopieringskostnader för kursmaterial och dylikt samt lokalhyra.
Mervärdesskatt tillkommer enligt lag.
För övriga kommersiella villkor se Bilaga 3; Kommersiella villkor, Ramavtal.
5. PRÖVNING OCH UTVÄRDERING
De krav som ställs i förfrågningsunderlag och avtalsmall är s.k. skallkrav, d v s de skall uppfyllas för att anbudet skall vara giltigt. Anbud som förutsätter avsteg från något eller några av de obligatoriska kraven kan komma att uteslutas.
Prövning av inkomna anbud kommer att ske i fyra steg:
1. Kontroll av att anbudsgivaren uppfyller angivna krav på leverantören, samt att anbudsgivaren inte är föremål för något eller några av de uteslutningsvillkor som anges i LOU 10 kap 1-2 §§.
2. Kontroll av att anbuden uppfyller angivna krav på leverantören.
3. Utvärdering och kvalificering där kommunen kommer att träffa utvalda anbudsgivare för anbudspresentationer.
4. Bland de anbud som därefter kvarstår kommer Gnesta kommun att anta det eller de anbud som är det ekonomiskt och leveransmässigt mest fördelaktiga enligt nedanstående utvärderingsmodell.
5.1 Tilldelningskriterier
Följande tilldelningskriterier kommer att användas vid anbudsutvärderingen:
Pris: vikt 40%
Mervärde 1: Anbudsgivarens kompetens och beskrivning av genomförandet; vikt 45%
Mervärde 2: Kvalitetshöjande kompetens och referensutlåtanden, vikt 15%
Mer värdena 1 och 2 kommer att utvärderas med skalan 0-5 poäng där 0 poäng är inget mervärde för projektet och 5 poäng är mycket högt mervärde för projektet.
Mervärde 1 kommer att bedömas utifrån
● Kompetens och erfarenhet
● Metod i uppdraget
● Kvalitet i uppdraget
● Engagemang i uppdraget
Samlad bedömning av förmåga att genomföra uppdraget Mervärde 2 kommer att bedömas utifrån
● Leverantörens möjlighet att driva framgångsrika projektet mot uppställda mål med gott resultat
● Praktiskt upplägg och effektiva arbetsformer
● Flexibilitet och tillgänglighet
● Genomförs insatser enligt plan?
● Utförandets kvalitet?
● Hålls tidplaner?
● Hålls överenskomna kostnadsramar för projekten?
● Hur fungerar kontakter med andra parter?
Betygssättning enligt ovan nämnda skala.
Beräkningsmodell:
Följande kalkyl kommer att användas som beräkning av utvärderingspriset.
Utvärderat pris =
Offererat pris – (Offererat pris x Mervärdet 1:s vikt x Uppnådda poäng/
Totalt antal möjliga poäng) + (Offererat pris x Mervärdet 2:s vikt x Uppnådda poäng/
Totalt antal möjliga poäng) Exempel:
Resultat anbud A:
300 000 – (300 000 x 0,45 x 3/5 ) + (300 000 x 0,15 x 4/5 ) = 183 000
Resultat anbud B:
425 000 – (425 000 x 0,45 x 5/5 ) + (425 000 x 0,15 x 5/5 ) = 170 000 Modellen beräknar det mest fördelaktiga priset, viktat utifrån de angivna kriterierna. Vinnande anbud är i ovan exempel anbud B.
