Kommunstyrelsens sammanträde 2021-03-25Plats och tid:

(1)

Kallelse/föredragningslista

2021-03-25 1 av 3

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens sammanträde 2021-03-25

Plats och tid: Storskär/Norrskär, kl. 18:00

Kallade: Ledamöter

Underrättade: Ersättare

Vid förhinder: Meddela ersättare och nämndens sekreterare anette.lingesund@vaxholm.se Information: Ärendena har delats in i A- och B-ärenden. Detta innebär att de ärenden som

är markerade med A inte kommer att föredras och att de ärenden som är markerade med B kommer att föredras under sammanträdet. Vid frågor om A-ärenden, kontakta gärna förvaltningen innan sammanträdet.

Ärende Beskrivning Föredragande

1 A Justering och fastställande av föredragningslista Ordföranden 2 A Rapportering ej verkställda gynnande beslut kvartal 4

2020 Marie Wiklund

3 A Rekommendation: Överenskommelse om kostnadsansvar för hjälpmedel och medicintekniska produkter (Dnr S/18/0098)

Marie Wiklund

4 A Revidering överenskommelse munhälsovård och

nödvändig tandvård personer med funktionsnedsättning Marie Wiklund

5 B Handlingsplan bygglov- och GIS-enheten Christoffer Amundin/Marie Wiklund

6 B Remissvar inför revidering av länsplan för regional

transportinfrastruktur 2022-2033 samt 2022-2037 Adam Hjort/Kristina Henschen 7 B Projekteringsavtal gällande arkitekter för SÄBO

Norrberget Tom Thorell/Richard Hallman

(2)

Kallelse/föredragningslista

2021-03-25 2 av 3

8 A Svar på revisionsrapport avseende granskning om kommunstyrelsen säkerställer att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt

Marie Wiklund

9 A Uppföljning internkontroll 2020 för kommunstyrelsen och

övriga nämnder Marie Wiklund

10 A Ekonomiskt utfall januari-februari 2021 Marie Wiklund

11 A Årsbokslut kommunstyrelsen 2020 Marie Wiklund

12 B Årsredovisning Vaxholms stad 2020 Koray Kahruman

13 A Vaxholmsvatten AB:s framställan angående affärsmodell och genomförande av framtida gemensamt reningsverk Vaxholm och Österåker kommun

Marie Wiklund

14 A Svar på motion gällande översiktsplanen och kulturmiljö Marie Wiklund 15 A Återkoppling och redovisning av arbetet med förstudie av

Vaxholms kajer Marie Wiklund

16 A Avfallsplan för Vaxholms stad 2021-2030 Marie Wiklund 17 A Aktualiserat planuppdrag, Rindö hamn etapp 4, dp 419 Marie Wiklund 18 A Inför revidering av länsplan för regional

transportinfrastruktur 2022-2033/2037 – möjlighet att lämna underlag

Marie Wiklund

19 A Vaxholms stads huvudmannaskap för linfärjan Marie Wiklund 20 A Yttrande för samråd inom vattenförvaltning i Norra

Östersjöns vattendistrikt Marie Wiklund

21 A Yttrande av förslag till Mälarens vattenvårdsförbund

vision 2022-2027 Marie Wiklund

22 A Yttrande över samrådsremiss om uppdaterat

åtgärdsprogram för Havs- och vattenmyndigheten Marie Wiklund

23 A Hållbarhetsredovisning 2020 Marie Wiklund

24 A Remissvar förslag till ny överenskommelse för regional

energi- och klimatrådgivning 2022-2025 Marie Wiklund 25 A Årsrapport Uppdrag psykisk hälsa 2020 Marie Wiklund 26 A Vaxholm; en modellkommun för jämställdhetsintegrering Marie Wiklund 27 A Tillförordnad rektor i förskolan 2021 Marie Wiklund

(3)

Kallelse/föredragningslista

2021-03-25 3 av 3

28 A Svar på revisorernas kompletterande frågor kring

förstudie tillgänglighet och service 2020 Vaxholm Marie Wiklund 29 A Storstockholms brandförsvar (SSBF) - Revidering av taxor

för tillsyn LSO och LBE samt tillståndsprövning LBE Marie Wiklund 30 A Ansvarig utgivare kommunfullmäktiges webbsändning Marie Wiklund

31 A Redovisning av delegeringsbeslut Marie Wiklund

32 B Val och entlediganden Kristoffer Staaf

33 B Förvaltningen informerar Marie Wiklund

Malin Forsbrand (C) Anette Lingesund

Ordförande Sekreterare

(4)

Protokoll Socialnämnden

2021-02-16 Änr SN 2020/58.790 1 av 1

§ 10 Rapportering ej verkställda gynnande beslut kvartal 4 2020

Socialnämndens beslut

Informationen noteras till protokollet.

Ärendebeskrivning

Enligt gällande rutiner rapporteras till socialnämnden, kommunfullmäktige och stadens revisorer vad förvaltningen har rapporterat till IVO (Inspektionen för vård och omsorg) i fråga om beslut om insatser enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) för kvartal 4 2020, som ej har verkställts inom tre månader efter beslut.

Inom lagrummet för SoL är alla beslut verkställda inom tre månader.

Inom lagrummet för LSS är alla beslut verkställda inom tre månader.

Yrkanden

Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande.

Handlingar

Tjänsteutlåtande 2021-02-03, Lorentz Ogebjer

Kopia på beslutet till

För kännedom: Kommunstyrelsen.

(5)

Tjänsteutlåtande

2021-02-03 Änr SN 2020/58.790 1 av 1

Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 4 2020

Förslag till beslut

Ärendebeskrivning

Enligt gällande rutiner rapporteras till socialnämnden, kommunfullmäktige och stadens revisorer vad förvaltningen har rapporterat till IVO (Inspektionen för vård och omsorg) i fråga om beslut om insatser enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) för kvartal 4 2020, som ej har verkställts inom tre månader efter beslut.

Inom lagrummet för SoL är alla beslut verkställda inom tre månader.

Inom lagrummet för LSS är alla beslut verkställda inom tre månader.

Handlingar i ärendet

Tjänsteutlåtande 2021-02-03, Lorentz Ogebjer

Kopia på beslutet till:

För kännedom: Kommunstyrelsen.

Socialförvaltningen Lorentz Ogebjer Enhetschef

(6)

Protokoll Socialnämnden

2021-02-16 Änr SN 2021/1.779 1 av 1

§ 6 Rekommendation: Överenskommelse om kostnadsansvar för hjälpmedel och medicintekniska produkter (Dnr S/18/0098)

Socialnämndens beslut

Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta

Överenskommelse om kostnadsansvar för hjälpmedel och medicintekniska produkter antas.

Ärendebeskrivning

En revidering har gjorts av den långsiktiga överenskommelsen om kostnadsansvar mellan kommun och Region för hjälpmedel och medicinsktekniska produkter. Utgångspunkten i revideringen har varit att förändringarna ska vara så kostnadsneutrala som möjligt jämfört med tidigare överenskommelse.

Arbetet har inneburit att förtydliga ansvarsfördelningen så och ta fram pedagogiska bilagor som ska användas i verksamheterna. En samverkansorganisation föreslås för att underlätta justeringar i överenskommelsen vid förändringar av hjälpmedel och medicintekniska produkter och för uppföljning av överenskommelsen.

Yrkanden

Handlingar

Tjänsteutlåtande David Lidin

Rekommendation, överenskommelse om kostnadsansvar hjälpmedel och medicintekniska produkter, 2020-11-12.

Överenskommelse om kostnadsansvar mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län, för förskrivningsbara hjälpmedel och förbrukningshjälpmedel samt för de medicintekniska produkter som används för vård och omsorg i särskilt boende, dagverksamhet, daglig verksamhet samt

socialpsykiatriskt boende

Kopia på beslutet till

För åtgärd: registrator@storsthlm.se

Kommunstyrelsens inkorg i Evolution För kännedom: Akten

(7)

Tjänsteutlåtande

2021-02-02 Änr SN 2021/1.779 1 av 2

Överenskommelse om kostnadsansvar för hjälpmedel och medicintekniska produkter

Förslag till beslut

Överenskommelse om kostnadsansvar för hjälpmedel och medicintekniska produkter antas.

Ärendebeskrivning

En revidering har gjorts av den långsiktiga överenskommelsen om kostnadsansvar mellan kommun och Region för hjälpmedel och medicinsktekniska produkter. Utgångspunkten i revideringen har varit att förändringarna ska vara så kostnadsneutrala som möjligt jämfört med tidigare överenskommelse.

Arbetet har inneburit att förtydliga ansvarsfördelningen så och ta fram pedagogiska bilagor som ska användas i verksamheterna. En samverkansorganisation föreslås för att underlätta justeringar i överenskommelsen vid förändringar av hjälpmedel och medicintekniska produkter och för uppföljning av överenskommelsen.

Bakgrund

Storsthlms styrelse beslutade 9 maj år 2019 att rekommendera kommunerna i Stockholms län att anta en ny överenskommelse om kostnadsansvar för hjälpmedel samt medicintekniska produkter som används för vård och omvårdnad i särskilt boende, dagverksamhet och daglig verksamhet. Under hösten 2019 visade det sig att några kommuner efter ytterligare granskning ansåg att förslaget behövde

konkretiseras ytterligare för att undvika otydligheter i ansvarsfördelning. Vid ett möte 31 oktober år 2019 mellan representanter från socialtjänstnätverket och Region Stockholm beslutades att förslaget på ny överenskommelse daterad 9 maj år 2019 skulle revideras ytterligare.

En ny arbetsgrupp med representanter från kommunerna och från Hälso- och sjukvårdsförvaltningen inom Region Stockholm samt Storsthlm har arbetat med att förtydliga en del skrivningar, inga ändringar i ansvarsfördelningen eller kostnadsansvar har gjorts. Den 11 mars 2020 skickades en ny version ut på en tjänstemannaremiss till kommunerna. Utifrån svaren har ytterligare förtydliganden i ansvarsfrågan hanterats.

Socialförvaltningen David Lidin

MAS

(8)

Tjänsteutlåtande

2021-02-02 Änr SN 2021/1.779 2 av 2

Bedömning

Den reviderade överenskommelsen förväntas underlätta arbetet och öka kvalitén kring hjälpmedel och medicintekniska produkter. Den reviderade överenskommelsen kommer att ersätta de olika

överenskommelser som finns idag, och som både är svårtolkade och innebär olika förutsättningar t.ex.

för dem som får kommunal hälso- och sjukvård på äldreboende respektive inom LSS. Det är önskvärt och förväntas bidra till effektivisering och ökad jämlikhet att ersätta de gamla överenskommelserna med en reviderad sammanhållen överenskommelse.

Måluppfyllelse

Den reviderade överenskommelsen förväntas bidra till uppfyllandet av målområde livsmiljö.

Finansiering

Inom ram.

Förslagets konsekvenser

Den föreslagna överenskommelsen förväntas kunna effektivisera arbetet kring hjälpmedel och medicintekniska produkter så att kvaliteten i detta arbete bibehålls eller ökar. Det administrativa arbetet förväntas minska något.

Uppföljning och utvärdering

En samverkansgrupp bildas för uppföljning och utvärdering av denna överenskommelse om hjälpmedel mellan kommunerna och Region Stockholm. Gruppen kallas Hjälpmedelssamverkan i Stockholms län.

Hjälpmedelssamverkan i Stockholms län består av företrädare för kommunerna vilka representerar olika kommuner och kompetensområden i länet, Storsthlm, samt företrädare för Region Stockholm genom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF). Kommunernas företrädare utses av Storsthlms

socialtjänstnätverk. Region Stockholms företrädare utses av berörd avdelningschef på HSF.

Handlingar i ärendet

Rekommendation, överenskommelse om kostnadsansvar hjälpmedel och medicintekniska produkter, 2020-11-12.

Överenskommelse om kostnadsansvar mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län, för förskrivningsbara hjälpmedel och förbrukningshjälpmedel samt för de medicintekniska produkter som används för vård och omsorg i särskilt boende, dagverksamhet, daglig verksamhet samt

socialpsykiatriskt boende

Kopia på beslutet till:

För åtgärd: Kommunstyrelsens inkorg i Evolution För kännedom: Akten

(9)

Protokoll Socialnämnden

2021-02-16 Änr SN 2020/20.779 1 av 1

§ 5 Revidering överenskommelse munhälsovård och nödvändig tandvård personer med funktionsnedsättning

Socialnämndens beslut

Överenskommelse om samverkan vid uppsökande verksamhet (munhälsobedömning och munvårdsutbildning) och nödvändig tandvård antas.

Ärendebeskrivning

Sedan år 2011 finns en överenskommelse mellan länets kommuner och region Stockholm angående uppsökande verksamhet för vissa äldre och vissa personer med funktionsnedsättning gällande munvård.

Syftet med överenskommelsen är att förtydliga regionens och kommunernas gemensamma ansvar för uppsökande verksamhet (munhälsobedömning och munvårdsutbildning). Den uppsökande

verksamheten ingår som en del i tandvårdsstödet för vissa äldre och funktionshindrade, som infördes den 1 januari 1999. Den berättigade ska få minimerat besvär från tänder och munslemhinna, bibehålla relevant tuggförmåga och utseende. Munhälsotillståndet ska inte försämra allmäntillståndet och inte ge upphov till utökat omvårdnadsbehov. Till överenskommelsen finns även anvisningar för kommunens personal.

Hösten år 2019 påbörjades ett arbete med att revidera överenskommelsen och tillhörande anvisningar.

Inför

Ajournering

Sammanträdet ajourneras 18:50-19:00.

Yrkanden

Handlingar

Överenskommelse munhälsovård, mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län.

Rekommendation från Storsthlm att anta överenskommelse om munhälsovård, 2020-12-10.

Kopia på beslutet till

För åtgärd: Ställningstagandet meddelas genom att sända in protokollsutdrag eller annan beslutshandling till Storsthlm, registrator@storsthlm.se

För kännedom: Akten

(10)

Tjänsteutlåtande

2021-02-02 Änr SN 2020/20.779 1 av 2

Samverkan vid uppsökande verksamhet (munhälsobedömning och munvårdsutbildning) och nödvändig tandvård

Förslag till beslut

Överenskommelse om samverkan vid uppsökande verksamhet (munhälsobedömning och munvårdsutbildning) och nödvändig tandvård antas.

Sammanfattning

Sedan år 2011 finns en överenskommelse mellan länets kommuner och region Stockholm angående uppsökande verksamhet för vissa äldre och vissa personer med funktionsnedsättning gällande munvård.

Syftet med överenskommelsen är att förtydliga regionens och kommunernas gemensamma ansvar för uppsökande verksamhet (munhälsobedömning och munvårdsutbildning). Den uppsökande

verksamheten ingår som en del i tandvårdsstödet för vissa äldre och funktionshindrade, som infördes den 1 januari 1999. Den berättigade ska få minimerat besvär från tänder och munslemhinna, bibehålla relevant tuggförmåga och utseende. Munhälsotillståndet ska inte försämra allmäntillståndet och inte ge upphov till utökat omvårdnadsbehov. Till överenskommelsen finns även anvisningar för kommunens personal.

Hösten år 2019 påbörjades ett arbete med att revidera överenskommelsen och tillhörande anvisningar.

Inför

Ärendebeskrivning

Arbetet med revidering av överenskommelsen från 2011 har genomförts partsgemensamt med representanter från berörda parter både inom kommun och region. De delar i överenskommelsen som är nya har stämts av via tjänstemannaremisser och olika mötes-forum. Det förslag till överenskommelse som nu föreligger är väl genomarbetat och diskuterat.

Bedömning

Den uppdaterade överenskommelsen är önskvärd och förväntas leda till förbättrat omhändertagande gällande munhälsa förd de individer som är berättigade till detta stöd.

Socialförvaltningen David Lidin

MAS

(11)

Tjänsteutlåtande

2021-02-02 Änr SN 2020/20.779 2 av 2

Måluppfyllelse

Föreslagen överenskommelse förväntas leda till att målet om att främja god hälsa hos stadens invånare, inom målområdet livsmiljö, uppfylls i högre utsträckning.

Finansiering

Inom ram.

Förslagets konsekvenser

Ökad kvalitet inom området munhälsa för dem som är berättigade till detta stöd.

Uppföljning och utvärdering

Förvaltningen följer tillämpning och följsamhet till överenskommelsen genom att utse en kontaktperson som har regelbunden kontakt och informationsutbyte med tandvårdsenheten i Region Stockholm.

Handlingar i ärendet

Överenskommelse munhälsovård, mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län.

Rekommendation från Storsthlm att anta överenskommelse om munhälsovård, 2020-12-10.

Kopia på beslutet till:

För åtgärd: Ställningstagandet meddelas genom att sända in protokollsutdrag eller annan beslutshandling till Storsthlm.

För kännedom: Akten

(12)

Tjänsteutlåtande

2021-03-08 Änr KS 2020/182.221 1 av 1

Handlingsplan bygglov- och GIS-enheten

Förslag till beslut

Informationen noteras till protokollet

Ärendebeskrivning

Under våren 2020 gjordes en genomlysning av bygglov- och GIS-enheten med hjälp av en extern konsult.

Den rapport som togs fram presenterades för SBN i september 2020 och i KS oktober 2020. En

handlingsplan togs fram under hösten 2020. Den presenterades i SBN under januari 2021 och delges KS i mars 2021. Arbetet enligt handlingsplanen påbörjades redan under hösten 2020 och fortsätter under våren 2021.

Handlingar i ärendet

Tjänsteutlåtande Handlingsplan bygglov- och GIS-enheten 2021-03-08

Handlingsplan efter genomlysning för bygglov- och GIS-enheten, Christoffer Amundin, 2021-01-14

Kopia på beslutet till:

För kännedom: Marie Wiklund, KLK Christoffer Amundin SBF Stadsbyggnadsförvaltningen

Susanne Edén Stadsbyggnadschef

(13)

SBN.2020.396

Handlingsplan efter

genomlysning av bygglov- och GIS-enheten

Christoffer Amundin Bygglov- och GIS-chef Vaxholm 2021-01-14

(14)

Rapport

SBN.2020.396 2 av 8

Innehåll

Sammanfattning ... 33

Prioriterade områden för utveckling... 33

1. Utveckla informationen på hemsidan, utveckla ”Frågor & Svar” på hemsidan 44 2. Utveckla användningen av Castor, e-tjänster, arkivet samt utveckla och förenkla mallar. ... 44

3. Utveckla granskningsprocessen och gemensam bedömningsgrund, effektivisera granskningsmöten ... 55

4. Utveckla teamkulturen och jobba tillsammans ... 55

5. Tydliggöra våra ansvarsområden inom enheten, ta fram roll- och arbetsbeskrivningar ... 66

6. Ta fram ett introduktionsprogram för enheten ... 77

7. Ta fram en utvecklad/tydlig mötesstruktur ... 77

8. Ökad inkludering i strategiska frågor ... 88

9. Fysisk arbetsmiljö ... 88

(15)

Rapport

SBN.2020.396 3 av 8

Sammanfattning

Följande dokument utgör handlingsplan för succesiv utveckling av bygglovs- och GIS-enheten i Vaxholms stad. Handlingsplanen är baserad dels på den av extern konsult genomförda genomlysningen av enhetens verksamhet, främst inom bygglovs-, strandskydds- och tillsyns-

verksamheterna, dels på gemensamma diskussioner och workshops tillsammans med konsulten och enhetens medarbetare, om utvecklingen av enhetens verksamhet och en gemensam prioritering av identifierade åtgärdsbehov. En förutsättning för genomförandet är att samtliga medarbetare är delaktiga i arbetet.

Det arbete som nu ska genomföras utförs i många andra kommuner av en heltids- eller deltids- anställd verksamhetsutvecklare, något som enheten inte har tillgång till. Inga extra resurser finns tillgängliga för åtgärder till följd av genomlysningen eller genomförandet av handlingsplanen.

Åtgärderna i denna handlingsplan kommer därför att genomföras successivt, utvecklas och imple- menteras i organisationen för en ökad effektivitet, kvalitet och ett förbättrat arbetsklimat inom enheten, i det tempo som är möjligt utifrån enhetens förutsättningar och ordinarie arbetsuppgifter.

Prioriterade områden för utveckling

Utifrån genomförda diskussioner och workshops har ett antal åtgärder identifierats. Dessa har summerats till att omfatta nio områden enligt tabell nedan. Prioriteringen avser de områden för utvecklig som ansetts vara viktigast att börja med. Det är inte nödvändigtvis en prioritering utifrån vilken av nedan föreslagna utvecklingsinitiativ som bedöms ge störst effekt över tid, även om det troligen finns ett visst samband. Vissa frågor har prioriterats utifrån att arbetet redan är initierat, området bedömts kunna utvecklas med begränsade resurser, eller av annan anledning. Samlad effekt förväntas uppnås när majoriteten av de nedan prioriterade områdena har genomarbetats, och implementerats i organisationen.

Ingen av punkterna i tabellen har tidigare varit okänd för enheten, utan samtliga punkter har redan varit listade av enheten för över ett år sedan (november 2019), men arbetet har till följd av

enhetens arbetsbelastning, annat utvecklingsarbete inom förvaltningen och den pågående coronapandemin fördröjts, nedprioriterats eller skjutits på framtiden.

Nummer Prioriteringsdiskussion – inkl sammanslagna områden Antal röster

1 Utveckla informationen på hemsidan, utveckla ”Frågor & Svar” på hemsidan 13 2 Castor behöver vidareutvecklas och införandet ”tas i mål”, hur väl fungerar egentligen vår E-tjänst?,

utveckla det digitala arkivet, utveckla och förenkla beslutsmallar 12

3 Se över den samlade granskningsprocessen, skapa förutsättningar för gemensam bedömningsgrund,

effektivisera våra granskningsmöten 10

4 Utveckla teamkulturen och jobba tillsammans 10

5 Tydliggöra våra ansvarsområden inom enheten, ta fram roll- och arbetsbeskrivningar 4

6 Ta fram ett introduktionsprogram för enheten 3

7 Ta fram en utvecklad/tydlig mötesstruktur 3

8 Ökad inkludering i strategiska frågor 3

9 Fysisk arbetsmiljö 2

(16)

Rapport

SBN.2020.396 4 av 8

1. Utveckla informationen på hemsidan, utveckla ”Frågor & Svar” på hemsidan

Övergripande målsättning

En utvecklad hemsida med tydlig information som gör det lätt för sökande att göra rätt och inkomma med kompletta ansökningar inför lovansökan.

Förväntat resultat

 En tydlig hemsida med en bättre struktur, och ett utvecklat informationsinnehåll

 Tydligare frågor & svar på vanligt förekommande frågor

 Större andel kompletta ansökningar, med minskad arbetsinsats för att begära in kompletteringar

 Minskat antal påringningar och frågor från sökanden

 Lättare för sökanden att ta reda på och förstå vad som gäller vid ansökan och anmälan

 Ett verktyg både för enheten och för andra avdelningar/enheter inom förvaltningen Ansvarig/resurser för genomförande

 Ansvariga för utvecklingen: bygglovskoordinator, handläggare för bygglov och GIS

 Andra inblandade: SBF:s verksamhetsutvecklare och kommunikationsenheten

 Alla inom enheten deltar i arbetet inom sina respektive arbetsområden Tidplan

 Vaxholms stad har under hösten 2020 fått en ny uppdaterad hemsida. En total genomgång och omarbetning av enhetens sidor på hemsidan genomförs under hösten 2020 med lansering i mitten av januari. Därefter sker fortlöpande förbättringar under våren 2021.

Omarbetningen av hemsidan bedöms kunna vara helt genomförd innan semesterperioden.

Fortlöpande uppdatering sker därefter fortlöpande när behov uppstår. Kontroll av hemsidans innehåll sker dock minst en gång per år enligt fastställd rutin.

2. Utveckla användningen av Castor, e-tjänster, arkivet samt utveckla och förenkla mallar

 Uppdaterade och utvecklade processer och rutiner för ärendehanteringen, fullt ut implementerade i verksamheten och ärendehanteringssystem

 Utvecklade och förenklade beslutsmallar för att säkerställa likartade beslut, underlätta handläggning, stärka rättssäkerhet och tidseffektivitet

 Implementering av ett digitalt och offentligt bygglovsarkiv: utreda vilka alternativa lösningar som finns samt ta fram budgetförslag för införande under 2022. I samband med införande av ett digitalt arkiv, ta fram en uppdaterad dokumenthanteringsplan som är anpassad till digital ärendehantering.

 Alla skall arbeta likadant utifrån en gemensam ärendehanteringsprocess

(17)

Rapport

SBN.2020.396 5 av 8

 Effektivisera och förenkla handläggningen och rättssäkerheten genom bl a utvecklade beslutsmallar och andra dokumentmallar

 Digitalt arkiv: underlätta arbetet och mindre arbete med utlämning av handlingar Ansvarig/resurser för genomförande

 Castor: Process – bygglovskoordinator och chef/alla

 Digitalt arkiv: chef + bygglovskoordinatorer och handläggare

 Beslutsmallar: Handläggare och byggnadsinspektörer

 E-tjänst: chef + bygglovskoordinator och resurs från IT/alla Tidplan

 Castor: 3 processer klar första halvåret 2021

 E-tjänst: våren 2021

 Digitalt arkiv: under 2021 utreda och ta fram underlag för investering i budget 2022

 Beslutsmallar: klar första halvåret 2021

3. Utveckla granskningsprocessen och gemensam bedömningsgrund, effektivisera granskningsmöten

 Fullt ut implementera ärendehanteringssystemet Castor, och få en enhetlig handläggning som är tidseffektiv och mindre sårbar (t ex vid sjukdom)

 Att alla arbetar efter en gemensam granskningsprocess vilket förväntas leda till ökad effektivitet, redundans, rättssäkerhet och i förlängningen en förbättrad arbetsmiljö Ansvarig/resurser för genomförande

 Startmöte för att bestämma upplägg och ansvariga

 Förslag: Handläggare och bygglovskoordinator Tidplan

 Utveckling av gemensam granskningsprocess: genomförande initieras q4 20 och med ambition att fullt ut utvecklad och implementerad process är klart under q2 21

4.

Utveckla teamkulturen och jobba tillsammans

 Att förstärka teamkänslan och kulturen inom enheten för att förbättra arbetsklimatet och öka effektiviteten genom högt i tak, stort förtroende och raka och öppna dialoger

 Att förstärka gruppdynamiken och tryggheten i organisationen genom ökad tillit och respekt

 Att öka känslan av förtroende mellan medarbetare och mellan medarbetare och ledningen inom enheten/avdelningen/kommunen

(18)

Rapport

SBN.2020.396 6 av 8

 Ökad känsla av förtroende - blir lyft av ledningen

 Förbättrad dialog mellan medarbetare och medarbetare/ledning

 Ökad grad av delaktighet (alla arbetar mot samma mål)

 Transparens med information (alla är uppdaterade om strategisk viktiga frågor, sjukfrånvaro, eller annan info)

 Minskade spekulationer

 Fler kulturskapande teamaktiviteter (förslagsvis 1 ggn/månad)

 Fler gemensamma event/aktiviteter för teambuilding. Både på och efter arbete.

o Inte bara jobbrelaterat: kulturvandringar, arkitektguidningar etc Ansvarig/resurser för genomförande

 Högst ansvarig är chef för att skapa förutsättningar

 Grupp som planerar aktiviteter

 Back-up från andra avdelningar (koordinatorerna får nu ta allas arbete) Tidplan

 Löpande – ej färdigt vid enskild tidpunkt

 Event 1 ggn/månad (Kan ske på kvällstid)

o Någon aktivitet på arbetstid (ngn ggn/kvartal) så alla kan vara med. T ex utflykt.

5. Tydliggöra våra ansvarsområden inom enheten, ta fram roll- och arbetsbeskrivningar

 Tydlig roll- och arbetsbeskrivning som överensstämmer med faktiska ansvarsområden och uppgifter

o Önskemål om att vara konkret vad som skall utföras (kan dock ej specificera alla arbetsuppgifter – dessa kan kompletteras och/eller revideras över tid)

 Tydliggöra vem som ansvarar för vad för att också identifiera ”luckor” avseende uppdrag/ansvarsområden inom enheten

 Alla har tydliga rollbeskrivningar som är genomgångna och reviderade

 Tydlighet kring vem som ansvarar för vad/vem man kan/bör kontakta kring olika frågor/ansvarsområden

Ansvarig/resurser för genomförande

 Ledning / chef dock i dialog med medarbetare (kan inkluderas och utvecklas utifrån resultat/målsamtal)

Tidplan

 Klart våren 2021

(19)

Rapport

SBN.2020.396 7 av 8

6. Ta fram ett introduktionsprogram för enheten

 Ett väl utvecklat introduktionsprogram för nya medarbetare inom enheten för att skapa en effektiv introduktion, skapa en hög grad av välkomnande känsla, samt för att få snabb effekt genom att nya medarbetare snabbt kommer in i verksamheten

o Det finns ett upplägg idag vilket inte används i tillräcklig omfattning, och en upplevelse av att det blivit sämre för de senast anställda

 En god introduktion för alla nya medarbetare

 Ett tydligt ansvar för att introducera ny medarbetare.

 Ansvarig chef för enheten

 Kan delegera uppgift till andra inom enheten. (HR?) Tidplan

 Klart våren 2021

7. Ta fram en utvecklad/tydlig mötesstruktur

 Att tillskapa en mötesstruktur och mötesdisciplin för ökad effektivitet inom hela enheten

 Att säkerställa att alla möten har ett tydligt syfte, en tydlig agenda, och en tydlig mötesdisciplin och tidsättning

 Tydliggöra vad som tas upp på enhetsmöten, beredningsmöten etc.

 Ökad effektivitet för att spara enhetens och medarbetarnas tid

 Ökad disciplin

 Tydlig tidsatt agenda, med syfte, frågeställningar och krav på förberedelse inför möten

 Ökad kunskapsspridning och information till berörda medarbetare utifrån fråge- /ansvarsområden

 Tydlighet kring vilka som medverkar vid vilket möte

 Tydliggöra vem som kallar till vilka möten Ansvarig/resurser för genomförande

 Chef/medarbetare ansvarar för att ta fram struktur

 Chef/medarbetare kallar till mötet enligt mötesschema

 Alla har ansvar för effektiva möten (genom att planera/förbereda frågor) Tidplan

 Början av 2021

(20)

Rapport

SBN.2020.396 8 av 8

8. Ökad inkludering i strategiska frågor

 För att förstärka sammanhållningen och en effektiv verksamhet är ambitionen att sprida kunskap och säkra inkludering i strategiska frågor

 Ökad grad av inkludering och ansvarstagande för strategiska frågeställningar som är relevanta för verksamheten

o Exempel: diskussioner kring NKI-utfall, budgetfrågor, nämndbeslut, taxor etc.

o Resultat från olika möten

o Idag upplevs det ej som att strategiska frågor lyfts på enhetsmöten o Nu ändras en del saker utan info till medarbetare

 Chef för enheten tillser att frågor kommer upp på agendan

 Mötesdeltagare ansvariga för att vara pålästa kring frågor

 Alla medarbetare måste medverka på möten Tidplan

 Löpande: att strategiska frågor lyfts på agendan

9. Fysisk arbetsmiljö

 Säkerställa att den fysiska arbetsmiljön skapar rätt förutsättningar för medarbetarna att utföra en effektiv verksamhet

 Tydliggöra vad som gäller i ”covid-tider” utifrån kommunens policy och medarbetarnas behov. Schemaläggning?

 Tydlighet med vem som sitter var när man är på plats.

 Ansvarig chef för enheten/arbetsgivare Tidplan

 Åtgärder genomförs fortlöpande när så behövs

(21)

Tjänsteutlåtande

2021-03-10 Änr KS 2021/27.510 1 av 2

Remissvar inför revidering av länsplan för regional transportinfrastruktur 2022-2033 samt 2022-2037

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen besluta;

Godkänna remissvar för remiss inför revidering av länsplan för regional transportinfrastruktur 2022- 2033 samt 2022-2037.

Sammanfattning

Region Stockholm har påbörjat arbetet med att revidera länsplan för regional transportinfrastruktur i Stockholms län och efterfrågar Vaxholms stads synpunkter. Länsplanen är en viktig del av

infrastrukturplaneringen i länet och fokuserar på investeringar i det regionala transportsystemet.

Regionen begär, i den remitterade behovsremissen, att kommunen skickar förslag om vilka objekt som bör ingå i länsplanen. Detta för att komplettera och uppdatera regionens behovs- och bristlistor som utgör viktiga underlag inför revidering av länsplanen.

Vaxholm lyfter i sitt remissvar (se bifogande) de brister och behov i transportinfrastrukturen som bedöms vara prioriterade att åtgärda. De prioriterade behoven och bristerna omfattar samtliga transportslag och är viktiga för att utveckla transportsystemet och skapa goda förutsättningar för invånare och näringsliv.

Kommunerna som ingår i Stockholm Nordost planerar att skicka ett gemensamt remissvar till Region Stockholm med de åtgärdsbehov som bedöms prioriterade för att öka tillgängligheten och kapaciteten i transportsystemet.

Bakgrund

Den 25 juni 2020 fick Trafikverket i uppdrag av regeringen att ta fram ett inriktningsunderlag inför transportinfrastrukturplaneringen, i detta fall för två alternativa planperioder – 2022–2033 och 2022–

2037. Den 8 april 2021 kommer, enligt tidplan, regeringen att presentera en infrastruktur-proposition för riksdagen. Efter det att riksdagen fattat beslut om propositionen (maj-juni) tar regeringen fram ett direktiv till regionerna om att revidera länsplanerna. Ambitionen är att länsplanen ska fastställas av Region Stockholm under våren år 2022.

Stadsbyggnadsförvaltningen Adam Hjort

Trafikplanerare

(22)

Tjänsteutlåtande

2021-03-10 Änr KS 2021/27.510 2 av 2

Region Stockholm har dock påbörjat arbetet med att revidera länsplanen och under hösten 2020 hade man dialog med länets kommundirektörer om den strategiska inriktningen för länsplanen. Arbetet pågår med att ta fram och fastställa en strategisk inriktning utifrån de inkomna synpunkterna.

Den nuvarande länsplanen innehåller namngivna åtgärder, större och mindre, mellan åren 2019-2026.

De sista åren, 2026-2029, finns det viss flexibilitet i länsplanen. Med undantag för namngivna åtgärder som genom förhandlingar tagits med är de sista fyra åren avsatta för brister. Bristerna som beskrivs i planen kan, efter att ha genomgått en åtgärdsvalsstudie, utvecklas till namngivna objekt.

Ärendebeskrivning

Region Stockholm har begärt att få in beskrivningar av behov och brister fram till år 2037. Bristerna och behoven kan gälla åtgärder inom samtliga transportslag oavsett om åtgärderna är hemmahörande i länsplanen eller nationell plan.

Regionen skriver att remissen syftar till att samla in underlag om brister och behov för att uppdatera befintliga bristlistor samt komplettera dessa med ej kända åtgärdsbehov. Det är dock omöjligt för kommunen att veta vilka åtgärdsbehov som är kända eller inte för regionen då inget sådant underlag har skickats till kommunen.

Kommunen lyfter i remissvaret de brister och behov som bedöms vara prioriterade. Nästan alla de brister och behov som Vaxholm lyfter i sitt remissvar har tidigare hanterats i en åtgärdsvalsstudie, och ingår även i den befintliga översiktsplanen. Det är brister och behov som hanterats i en

åtgärdsvalsstudie som kan utvecklas till namngivna objekt i länsplan.

Regionen planerar att skicka ut förslag till reviderad länsplan på samrådsremiss höst/vinter 2021/2022.

Fastställande av reviderad länsplan ska sedan ske under våren 2022.

Bedömning

Transportinfrastrukturen utgör en viktig del i utvecklingen av en hållbar, trygg och levande stad. Genom att utveckla transportinfrastrukturen skapas bättre förutsättning för invånare och näringslivet att enkelt, säkert, tryggt och snabbt kunna ta sig fram. Det är viktigt att Vaxholm deltar i revideringsprocessen och lyfter kommunens prioriteringar så att brister och behov i transportsystemet åtgärdas.

Måluppfyllelse

Välavvägda, långsiktiga och hållbara åtgärder leder till ökad tillgänglighet och kapacitet i transportsystemet som bidrar till målen kvalitet, ekonomi och livsmiljö.

Handlingar i ärendet

Tjänsteutlåtande, 2021-03-10

Vaxholms stads remissvar inför revidering av länsplan 2022-2033 samt 2022-2037 Tjänsteutlåtande, 2021-02-17

Kopia på beslutet till:

För åtgärd: Adam Hjort, sbf

(23)

Vaxholms stads remissvar inför revidering av länsplan 2022–2033 samt 2022–2037 (behovsremiss).

Läsversion

Nr Utmaning/problem Sträcka alt. Stråk Funktion Planeringsfas Prioritet Kommentarer

1

Öka kapaciteten på Vaxholmsleden och åtgärda färjeläget på västra Rindö. Ca 25 000 turer/år och 1 150 000 PBE/år.

Färjeläget på västra Rindö (Vaxholmsleden - väg 274)

Ökad kapacitet genom dubblicering och nya kömagasin på västra Rindö. Färjeläget på västra Rindö behöver även byggas om för att skapa en trygg och säker trafikmiljö som är tillgänglig för oskyddade

trafikanter. Dupplicering kommer minska risken för trafikstopp vid olycka, speciellt viktigt för blåljustrafiken.

ÅVS väg 274.

Vaxholms stads Översiktsplan. Ny ÅVS ska påbörjas

inom kort. _HÖG

2

Regionalt cykelstråk som

sammankopplar Vaxholm med den regionala stadskärnan Täby-Arninge.

Vaxholm - Arninge Möjliggöra arbetspendling med cykel mellan Vaxholm och den regionala stadskärnan Täby-Arninge.

Regional cykelplan för Stockholms län, Vaxholms stads Översiktsplan, ÅVS Cykelnordost, ÅVS väg 274.

HÖG

3

Utveckla väg 274 till en stadsgata genom Vaxön för att skapa en trygg och säker trafikmiljö och möjliggöra bostadsbyggande i närhet till kapacitetsstark kollektivtrafik. Ca 8000 fordon/dygn.

Väg 274 på Vaxön, Vaxholmsbron - Färjeläget Vaxholm

Väg 274 ska utvecklas till en stadsgata för att minska barriäreffekten, bidra till låga hastigheter, skapa genomtänkta

korsningspunkter som bidrar till ökad trafiksäkerhet och trygghet för gående och cyklister. Därtill bör väg 274 klassificeras om för att möjliggöra bostadsbyggande i närhet till kapacitetsstark kollektivtrafik och samhällsservice.

ÅVS väg 274, Vaxholms stad Översiktsplan. Ny ÅVS ska påbörjas inom kort. Inskickade bristbeskrviningar. HÖG

(24)

4

Det saknas säkra passager och anslutningsvägar till busshållplatser utmed väg 274 , och antalet

fortkörningar mellan färjelägena behöver minskas på Rindö. Ca 2000 fordon/dygn.

Väg 274, Rindö, västra Rindö - Oskar

Fredriksborg

För att skapa goda förutsättningar att kunna resa med kollektivtrafiken behöver trygga och säkra passager samt

anslutningsvägar till busshållplatser byggas. Sträckan mellan bostaden och hållplatsen är systemkritisk utifrån ett hela resan-perspektiv. Installera kameror utmed väg 274 för att minska antalet fortkörningar och öka trafiksäkerheten för oskyddade trafikanter och minska buller.

ÅVS väg 274, Inskickade

bristbeskrivningar.

Ny ÅVS ska påbörjas inom kort.

HÖG

5

Gång- och cykelstråket på Vaxön är inte helt gent och passager vid på- och avfart till väg 274 är inte trafiksäkra.

Sträckan Eriksö - Campus Vaxholm utmed väg 274

Skapa ett genare cykelstråk utmed väg 274 med väl utformade passager för att öka andelen cykelresor, speciellt viktigt för att barn och unga ska känna sig trygga att cykla till skolor samt idrott- och fritidsaktiviteter.

ÅVS väg 274. Ny ÅVS ska påbörjas inom kort.

HÖG

6

Huvudvägnätet på Tynningö är i behov av

trafiksäkerhetshöjandeåtgärder för oskyddade trafikanter.

Väg 642 Tynningövägen (väg 642) används av samtliga trafikanter för att ta sig fram på ön. För att skapa en trygg och säker trafikmiljö och minska risken för olyckor krävs trafiksäkerhetshöjandeåtgärder för gående och cyklister.

Medel

(25)

7

Det saknas förutsättningar för att gående och cyklister ska tryggt och säkert kunna gå och cykla utmed Bogesundsvägen. Bogesundsvägen är en smal väg och fortkörningar förekommer.

Väg 1002, sträckan Pålsundsbron - Vaxholm golfbana

Naturreservatet Bogesundslandet är ett välbesökt område med starka kultur-, natur- och friluftsvärden, mindre områden med bebyggelse, fritids- och

idrottsaktiviteter samt vandrarhem och campingar. Det finns ett behov av att skapa goda förutsättningar för att kunna cykla och gå mellan Vaxön och målpunkter på Bogesundslandet.

Medel

(26)

Handlingar till ärende nr. 7

Material publiceras inte på hemsidan på grund av sekretess.

(27)

Tjänsteutlåtande

2021-02-17 Änr KS 2021/27.510 1 av 3

Inför revidering av länsplan för regional transportinfrastruktur 2022- 2033/2037 – möjlighet att lämna underlag

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens planeringsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta;

Kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att godkänna STONO gemensamma remissvar.

Sammanfattning

Region Stockholm arbetar med att revidera länsplan för regional transportinfrastruktur i Stockholms län.

Regionen har en övergripande bild av brister och behov i länet, sammanfattade i så kallade bristlistor. I arbetet med att revidera länsplan behöver bristbeskrivningar uppdateras och även kompletteras med okända åtgärdsbehov. Regionen har som länsplaneupprättare ansvar för att begära in förslag om vilka objekt som bör ingå i länsplanen från myndigheter och kommuner enligt förordningen (1997:263) om länsplaner för regional transportinfrastruktur. En remiss har inkommit till kommunen där Region Stockholm efterfrågar beskrivningar av behov och brister fram till år 2037.

Beredningen av remissen har påbörjats och avsikten är att Stockholm Nordost (STONO) ledningsgrupp beslutar om ett gemensamt remissvar 9 april 2021 då sista svarsdag är 12 april 2021. STONO är ett samarbete där sex kommuner, inklusive Vaxholm, gemensamt hanterar infrastrukturfrågor. Det finns inte möjlighet till förlängd remisstid vilket påverkar hur ärendet behöver hanteras. Remisstiden

sammanfaller inte alls med när kommunstyrelsen sammanträder i STONO kommunerna för att hinna ta fram ett gemensamt svar till nästa KS. Kommunstyrelsen ordförande får av den anledningen i uppdrag att godkänna STONO gemensamma remissvar.

Det är en mycket snäv tidplanen för att revidera länsplan, framför allt på grund av att regeringen har väntat med att ge Trafikverket i uppdrag att påbörja inriktningsplaneringen som utgör grunden för länsplanernas inriktning och ramar. Tidplanen har en viss inverkan på hanteringen av de brister och behov kommunerna framför.

Förvaltningen återkommer med ett eget svar från Vaxholm till nästa KS som kompletterar STONO's svar.

Stadsbyggnadsförvaltningen Adam Hjort

Trafikplanerare

(28)

Tjänsteutlåtande

2021-02-17 Änr KS 2021/27.510 2 av 3

Bakgrund

Den 25 juni 2020 fick Trafikverket i uppdrag av regeringen att ta fram ett inriktningsunderlag inför transportinfrastrukturplaneringen, i detta fall för två alternativa planperioder – 2022–2033 och 2022–

2037. Den 8 april 2021 kommer, enligt tidplan, regeringen att presentera en infrastruktur-proposition för riksdagen. Efter det att riksdagen fattat beslut om propositionen(maj-juni) tar regeringen fram ett direktiv till regionerna om att revidera länsplanerna. Ambitionen är att länsplanen ska fastställas av Region Stockholm under våren år 2022.

Region Stockholm har dock påbörjat arbetet med att revidera länsplanen och under hösten 2020 hade man dialog med länets kommundirektörer om den strategiska inriktningen för länsplanen. Arbetet pågår med att ta fram och fastställa en strategisk inriktning utifrån de inkomna synpunkterna.

Den nuvarande länsplanen innehåller namngivna åtgärder, större och mindre, mellan åren 2019-2026.

De sista åren, 2026-2029, finns det viss flexibilitet i länsplanen. Med undantag för namngivna åtgärder som genom förhandlingar tagits med är de sista fyra åren avsatta för brister. Bristerna som beskrivs i planen kan, efter att ha genomgått en åtgärdsvalsstudie, utvecklas till namngivna objekt.

Ärendebeskrivning

Region Stockholm har begärt att få in beskrivningar av behov och brister fram till år 2037. Bristerna och behoven kan gälla åtgärder inom samtliga transportslag oavsett om åtgärderna är hemmahörande i länsplanen eller nationell plan.

Remissvar inriktningsplanering

Region Stockholm har tydliggjort att förlängd remisstid inte är möjligt för att klara av att remittera en färdig plan till i höst. Vaxholm ingår i STONO som gemensamt arbetar för ökad tillgänglighet och kapacitet i transportsystemet. Samarbetet har stor erfarenhet och kunskap genom alla

infrastrukturfrågor som hanteras och gemensamt skickade kommunerna ett remissvar till Trafikverkets inriktningsplanering för perioderna 2022 – 2033 och 2022 – 2037(se bifogad) i december 2020. Det underlag som utgör grunden för regeringens nationella transportinfrastrukturplan, som i sin tur påverkar länsplanens inriktning och ram.

STONO lyfte i remissvaret den gemensamma prioriterade inriktning för kommunernas

infrastrukturutbyggnad och framtida utveckling för resor och transporter – Roslagsbanan till Arlanda, förbättrad framkomlighet på Norrortsleden, förbättrad framkomlighet på E18 och stärkta tvärkopplingar med kapacitetsstark kollektivtrafik. Därtill påpekade STONO att det krävs mer medel i länsplanen, större satsningar på kollektivtrafik på land och vatten, förenklade planer och mer byggande, att för hållbar samhällsbyggnad krävs mer stöd och fokus på trygga trafikmiljöer, att man ska stå fast vid befintliga avtal och överenskommelser (ex. Sverigeförhandlingen) samt att gällande planering och projekt förblir.

Storstockholm positionspapper om infrastruktur

Planerade infrastrukturåtgärder i den reviderade länsplanen har sin utgångspunkt i tre strategiska dokument – reviderad storregional systemanalys (EnbättreSits), RUFS 2050 och regional inriktning för transportsystemets utveckling i Stockholms län. Vanligtvis inkommer behovsremissen när regionen arbetar med den regionala systemanalysen, i ett tidigt skede, men i och med att revidering av länsplan komprimerats har regionen valt att använda den reviderade storregionala systemanalysen

(29)

Tjänsteutlåtande

2021-02-17 Änr KS 2021/27.510 3 av 3

(EnBättreSits). Det har funnits invändningar bland kommunerna i länet mot de behov Stockholm- Mälarregionen (ansvariga för storregional systemanalysen) har valt att prioritera.

Samtliga kommuner i länet i kommunförbundet Storstockholm, med undantag för en, skickade i september 2020 ett gemensamt positionspapper om infrastruktur till Region Stockholm och även till staten. I positionspapperet lyftes behov och brister till den pågående nationella och regionala

infrastrukturplaneringen samt synpunkter kommunerna hade gällande processen för framtagandet av länsplan och nationell plan (se bifogad).

Stockholm Nordost gemensamt remissvar

STONO planerar för att hantera behovsremissen och skicka ett remissvar till Region Stockholm.

Regionens pressade tidplan i kombinationen med när STONO kommunernas kommunstyrelser sammanträder, samt tid för att kunna bereda ärendet gemensamt, innebär att STONO ledningsgrupp måste besluta om ett remissvar 9 april 2021. Kommunstyrelserna i respektive kommun får ge

ordförande i uppdrag att godkänna remissvaret.

Bedömning

Stockholm Nordost arbetar tillsammans för att utveckla varierade livsmiljöer som är attraktiva att bo, leva och arbeta i. En viktig del i utvecklingsarbetet är en förbättrad tillgänglighet till viktiga målpunkter och ytterligare kapacitet i transportsystemet för att skapa goda förutsättningar för att öka andelen hållbara resor och minska belastningen i vägtrafiknätet. Kommunerna i nordost har tillsammans genom STONO en stark röst.

Måluppfyllelse

Ett gemensamt hanterande av infrastrukturfrågor inom samarbetet Stockholm Nordost medför positiva effekter för målen ekonomi, kvalitet och livsmiljö. STONO har stor erfarenhet och kunskap av att hantera infrastrukturfrågor för att skapa långsiktiga hållbara lösningar som leder till ökad tillgänglighet och kapacitet i transportsystemet.

Uppföljning och utvärdering

Kommunstyrelsen får information om det gemensamma remissvaret från STONO i efterhand (KS sammanträde 6 maj 2021).

Handlingar i ärendet

Tjänsteutlåtande, 2021-02-17

Stockholm Nordost remissvar inriktningsplanering 2022-2033 och 2022-2037

Storstockholm positionspapper - stärkt samordning för prioriterade infrastruktursatsningar i Stockholms län

PM Länsplan Bilaga 1 mall

Kopia på beslutet till:

För åtgärd: Adam Hjort, sbf Susanne Edén, sbf Marie Wiklund, klk

(30)

Protokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott

2021-03-17 Änr KS 2020/215.007 1 av 3

§ 18 Svar på revisionsrapport avseende granskning om kommunstyrelsen säkerställer att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta

 Kommunstyrelsens svar på revisionsrapport – Planering och genomförande av bygg.- och anläggningsprojekt, Vaxholms stad, November 2020 – godkänns och överlämnas till revisionen.

 Förvaltningen återkommer med en återkoppling till kommunstyrelsen gällande åtgärder i slutet av året.

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta

Ärendebeskrivning

Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (PwC) har under november månad år 2020 på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vaxholms stad genomfört en granskning avseende bygg- och

anläggningsprojekt.

Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet.

Granskningen har inom ramen för uppdraget besvarat följande revisionsfrågor:

1. Finns politiska beslut om projektet och vilka underlag låg till grund för beslutet om projektet?

2. Har en effektiv projektorganisation etablerats där resursallokering och internkommunikation inom projektet hanteras

3. Finns riktlinjer och rutiner för intern kontroll samt rutiner för riskbedömningar avseende investeringar och genomförande av större kommunala bygg-och anläggningsprojekt?

4. Har projektet bedrivits i enlighet med tecknade entreprenadavtal?

5. Genomförs kontroller för att säkerställa att en kostnadskontroll fungerar i samband med projektet?

6. Finns det en överensstämmelse mellan förkalkyl och slutkalkyl avseende projektet?

7. Finns tydliga rutiner för hantering av beställning av tillägg, ändringar och avgående arbete (s.k.

ÄTA) och har dessa följts?

8. Görs analys av orsaker till ev. kostnadsökning? Har fakturor attesterats utifrån gällande regelverk?

Revisionens sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet.

Förvaltningens svar på revisionens sammanfattande bedömning: Vaxholms stad har på några få år haft ett påtagligt växande behov av att planera och genomföra stora och små investeringsprojekt, såväl bygg- som anläggningsprojekt. Denna utvecklingsfas har för kommunen medfört ökad efterfrågan på

kompetens och erfarna medarbetare samt strukturer och verktyg för att bemöta kommunstyrelsens

(31)

Protokoll

2021-03-17 2 av 3

Kommunstyrelsens arbetsutskott

Stadsbyggnadsförvaltningen delar revisionsrapportens slutsats att kommunstyrelsen saknar formella rutiner och riktlinjer. Förvaltningen instämmer med revisionsrapportens slutsats att det finns behov av att till exempel formalisera byggprocessen samt klargöra investeringsprocessen.

Stadsbyggnadsförvaltningen vill dock i sammanhanget poängtera att detta inte per automatik innebär att förvaltningen anser att utförda byggprojekt inte bedrivits på ett ändamålsenligt sätt.

Idag finns samtliga pågående större investeringsprojekt upptagna i kommunens mål- och budget- dokument. Exploateringsenheten arbetar sedan ett antal år tillbaka utefter en byggprocess som innebär att samtliga investeringsprojekt löpande transparant stäms av med kommunstyrelsen via ett antal politiskt avgörande investeringsbeslut. Exempel på sådana investeringsbeslut för våra byggprojekt är inriktningsbeslut, genomförandebeslut, godkännandebeslut (av upphandlingsunderlag) och

tilldelningsbeslut (av inkomna lämnade entreprenadanbud). Utöver dessa politiska avstämningar följs kommunens investeringsprojekt kontinuerligt upp internt inom organisationen via uttalade styrgrupper bestående av berörda chefer inom projekten. Exploateringsenheten har utifrån detta arbete inom byggprocessen under det gångna året tagit fram ett dokumenterat förslag till projektmodell för kommunens byggprojekt.

Sammanfattningsvis anser stadsbyggnadsförvaltningen att det finns en medvetenhet om revisionens frågeställning och att förvaltningen har en positiv grund för detta fortsatta utvecklingsarbete. Som ett samlat svar på vilka åtgärder förvaltningen kommer att vidta med anledning av granskningens resultat och lämnade rekommendationer avser förvaltningen att under år 2021 intensifiera det arbete som påbörjats och som pågått de senaste åren för att säkerställa att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi, tid och kvalitet. Detta framgår också av stadsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse och de svar på respektive rekommendation som

revisionens ställt till kommunstyrelsen; som en följd av resultatet från den granskning som utförts.

Yrkanden

Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag.

Anna-Lena Nordén (WP) yrkar på ett tillägg där förvaltningen får återkomma med en återkoppling till kommunstyrelsen gällande åtgärder i slutet av året.

Peter Lindqvist (-) samt Malin Forsbrand (C) instämmer i lagt tilläggsyrkande.

Ordföranden finner bifall till förvaltningens beslutsförslag med Anna-Lena Nordéns (WP) tilläggsyrkande.

Handlingar

Tjänsteutlåtande, Richard Hallman, 2021-01-19

Revisionsrapport - Planering och genomförande av bygg.- och anläggningsprojekt, Vaxholms stad, Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (PwC), 2020-11-02

Missiv

Kopia på beslutet till

För kännedom: Anders Haglund, förtroendevald revisor Vaxholms stad Richard Hallman, Stadsbyggnadsförvaltningen

(32)

Protokoll

2021-03-17 3 av 3

Kommunstyrelsens arbetsutskott

Ulrika Strandberg, Utbildningsförvaltningen Agneta Frantzén, Socialförvaltningen Koray Kahruman, KLK Marie Wiklund, KLK

(tjänsteutlåtandet expedieras tillsammans med beslutet)

(33)

Tjänsteutlåtande

2021-01-19 Änr KS 2020/215.007 1 av 8

Svar på revisionsrapport avseende granskning om kommunstyrelsen säkerställer att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen beslut:

Kommunstyrelsens svar på revisionsrapport – Planering och genomförande av bygg.- och anläggningsprojekt, Vaxholms stad, November 2020 – godkänns och överlämnas till revisionen.

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta:

Sammanfattning

Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (PwC) har under november månad år 2020 på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vaxholms stad genomfört en granskning avseende bygg- och

anläggningsprojekt.

Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet.

2. Har en effektiv projektorganisation etablerats där resursallokering och internkommunikation inom projektet hanteras

3. Finns riktlinjer och rutiner för intern kontroll samt rutiner för riskbedömningar avseende investeringar och genomförande av större kommunala bygg-och anläggningsprojekt?

4. Har projektet bedrivits i enlighet med tecknade entreprenadavtal?

5. Genomförs kontroller för att säkerställa att en kostnadskontroll fungerar i samband med projektet?

6. Finns det en överensstämmelse mellan förkalkyl och slutkalkyl avseende projektet?

Kommunledningskontoret Richard Hallman

Exploateringschef

(34)

Tjänsteutlåtande

2021-01-19 Änr KS 2020/215.007 2 av 8

7. Finns tydliga rutiner för hantering av beställning av tillägg, ändringar och avgående arbete (s.k.

ÄTA) och har dessa följts?

8. Görs analys av orsaker till ev. kostnadsökning? Har fakturor attesterats utifrån gällande regelverk?

Revisionens sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet.

Förvaltningens svar på revisionens sammanfattande bedömning: Vaxholms stad har på några få år haft ett påtagligt växande behov av att planera och genomföra stora och små investeringsprojekt, såväl bygg- som anläggningsprojekt. Denna utvecklingsfas har för kommunen medfört ökad efterfrågan på

kompetens och erfarna medarbetare samt strukturer och verktyg för att bemöta kommunstyrelsens behov av stora investeringar med god kvalité och med en ekonomi i balans.

Stadsbyggnadsförvaltningen delar revisionsrapportens slutsats att kommunstyrelsen saknar formella rutiner och riktlinjer. Förvaltningen instämmer med revisionsrapportens slutsats att det finns behov av att till exempel formalisera byggprocessen samt klargöra investeringsprocessen.

Stadsbyggnadsförvaltningen vill dock i sammanhanget poängtera att detta inte per automatik innebär att förvaltningen anser att utförda byggprojekt inte bedrivits på ett ändamålsenligt sätt.

Idag finns samtliga pågående större investeringsprojekt upptagna i kommunens mål- och budget- dokument. Exploateringsenheten arbetar sedan ett antal år tillbaka utefter en byggprocess som innebär att samtliga investeringsprojekt löpande transparant stäms av med kommunstyrelsen via ett antal politiskt avgörande investeringsbeslut. Exempel på sådana investeringsbeslut för våra byggprojekt är inriktningsbeslut, genomförandebeslut, godkännandebeslut (av upphandlingsunderlag) och

tilldelningsbeslut (av inkomna lämnade entreprenadanbud). Utöver dessa politiska avstämningar följs kommunens investeringsprojekt kontinuerligt upp internt inom organisationen via uttalade styrgrupper bestående av berörda chefer inom projekten. Exploateringsenheten har utifrån detta arbete inom byggprocessen under det gångna året tagit fram ett dokumenterat förslag till projektmodell för kommunens byggprojekt.

Sammanfattningsvis anser stadsbyggnadsförvaltningen att det finns en medvetenhet om revisionens frågeställning och att förvaltningen har en positiv grund för detta fortsatta utvecklingsarbete. Som ett samlat svar på vilka åtgärder förvaltningen kommer att vidta med anledning av granskningens resultat och lämnade rekommendationer avser förvaltningen att under år 2021 intensifiera det arbete som påbörjats och som pågått de senaste åren för att säkerställa att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi, tid och kvalitet. Detta framgår också av stadsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse och de svar på respektive rekommendation som

revisionens ställt till kommunstyrelsen; som en följd av resultatet från den granskning som utförts.

Bakgrund

Vaxholms stad har på några få år haft ett påtagligt växande behov av att planera och genomföra stora och små investeringsprojekt, såväl bygg- som anläggningsprojekt. Denna utvecklingsfas har för kommunen medfört ökad efterfrågan på kompetens och erfarna medarbetare samt strukturer och verktyg för att bemöta kommunstyrelsens behov av stora investeringar med god kvalité och med en ekonomi i balans.

(35)

Tjänsteutlåtande

2021-01-19 Änr KS 2020/215.007 3 av 8

Kombinationen av befolkningsstatistik som pekat på en snabbt växande befolkning, inom inte minst yngre och äldre åldrar, och medvetenheten om utgången av tillfälliga bygglov för tillfälliga lösningar avseende bland annat förskolor har föranlett ett närmast akut behov av att utreda möjligheterna för byggnationer av nya samhällsfastigheter. På några få år har exploateringsenheten utökats från en nyanställd byggprojektledare till att idag ha tre byggprojektledare på plats.

Med hjälp av kompetenta medarbetare, har som revisionsrapporten kunnat konstatera, korrekta konsult- och entreprenadupphandlingar utförts, nödvändiga konsulter säkerställts till projekten samt så har projekten bedrivits i enlighet med tecknade entreprenadavtal. Därtill har kommunen inom

organisationen de senaste åren tillsatt styrgrupper för större stadsbyggnadsprojekt och byggprojekt.

Utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen har tagit fram lokalförsörjningsplaner för långsiktigt på en övergripande nivå klargöra sina behov av lokaler. Dessa planer utgör en grund för den övergripande lokalförsörjningsplan som exploateringsenheten påbörjat. Detta är ett arbete som exploateringsenheten tillsammans med fastighetsenheten avser ta fram för att samlat klargöra kommunens framtida

långsiktiga behov av lokaler samt tänkbara lösningar för hur sådant behov kan tillgodoses.

Utöver detta har byggprojektledare inom projekten även arbetat med olika arbetsgrupper för att brett förankra projekten. Inom till exempel nytt särskilt boende för äldre (SÄBO) inom Norrberget har vi använt oss av en referensgrupp och en fokusgrupp. Inom dessa grupper finns till exempel brukare, kunnigt insatta och särskilt sakkunniga. Därtill har projektet förankrats i en politisk beredningsgrupp bestående av kommunstyrelsens ordförande samt ordföranden i Socialnämnden. Sammantaget sätt innebär detta att en projektorganisation med resursallokering tillskapats inom byggprojekten.

Detta samlade arbete vittnar om att ett omfattande arbete pågår inom dessa frågor och att ett utvecklingsarbete sker. Stödjande dokument finns framtagna för att hantera stora investeringsprojekt och som eftersträvar politisk transparens med löpande politisk insyn och politiska beslut under byggprocessens avgörande skeden.

Under år 2019 tillsköts ekonomiska medel för att möjliggöra för exploateringsenheten att införskaffa ett digitalt projektledningsverktyg. Pandemin under år 2020 i kombination med komplicerad upphandling medförde att upphandlingen först i slutet av året kunde slutföras. Ett implementeringsarbete pågår och målsättningen är att kommunens betydelsefulla stadsbyggnadsprojekt och större byggprojekt ska finnas uppsatta och ingå i projektledningsverktyget före årets slut. Detta projektledningsverktyg medför att dessa projekt erhåller en total projektöversyn inklusive projektets framfart i tid, kostnader och omfattning.

Ärendebeskrivning

PwC har under november månad 2020 på uppdrag av förtroendevalda revisorerna i Vaxholms stad genomfört en granskning avseende bygg- och anläggningsprojekt.

Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsens säkerställer att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet.