Barn Ungdom BBIC
Innehållsförteckning
Introduktion/Förord ... 2
Handledningen ... 2
Förutsättningar ... 2
Funktionen anmälan ... 2
Inledning ... 3
Flödet – anmälan/utredning/insats ... 3
Registrera Anmälan ... 4
Sök person ... 4
Byta handläggare ... 4
Skapa Förhandsbedömning ... 5
Inled utredning ... 6
Inled ej utredning ... 7
Ärendets uppbyggnad ... 8
Journalanteckning ... 9
Korrigera Journalanteckning ... 9
Ekonomi i ärendet ... 9
Kopiera journalanteckning ... 10
Utredningsplan och Utredning enligt BBIC ... 10
Beslut om Insats ... 11
På väg ... 16
Utredning enligt 11 kap 1 § SoL ... 16
Genomförandeplan ... 16
Uppföljning av insatsen/insatserna ... 16
Vyerna i Viva ... 17
Ärendet med innehåll ... 17
Viva IFO Aktiva ... 18
Utredningen med innehåll ... 19
Funktionsknapparna i Insats ... 20
Arbeta med pågående insats ... 21
Registrera Ansökan ... 23
Grunduppgifter ... 25
Skapa och arbeta med planer ... 26
Följ upp en plan ... 26
Revidera en plan ... 26
Utskrifter ... 27
Utredningar, planer och övriga blanketter ... 27
Felaktig utskrift ... 27
Utskrifter från ärendet ... 28
Läs/skriv ut alla journaler ... 28
Sök journalanteckningar - period och rubriker ... 28
Stöddokumenten enligt BBIC ... 28
Introduktion/Förord
Handledningen
Handledningen är framtagen för att vara ett stöd under utbildning och fortsatt stöd gällande Barn och Ungdomsärendet inklusive BBIC i Viva.
Förutsättningar
För att kunna utföra de arbetsmoment som beskrivs i detta dokument måste man ha rätt behörighet och minst genomgått en grundutbildning.
Kontakta administratören på din enhet om behörigheten behöver ändras.
Funktionen anmälan
Anmälan stödjer arbetsprocessen från en Anmälan vidare till en
Förhandsbedömning. Här finns ett antal inställningar som kan göras för att tillgodose bästa stöd för rutiner kring detta.
Avvikande stil
I denna handledning används följande formateringar med speciell betydelse.
Stil Betydelse
Fältnamn Hänvisning till fältnamn i dokument skrivs med Arial 10 pt . För att tydliggöra de olika dokumentens fliksystem, rubrikssätts varje flik med Arial 12 pt
Menyval Hänvisning till namn på knappar och menyval skrivs med kursiv stil. Det förekommer även att det mitt i en text är skrivet i fetstil för att du som läser, lättare ska finna det du söker.
Inledning
Handledningen är skriven utifrån att du minst genomgått grundutbildningen.
Därför kommer du inte finna beskrivningar av exakt varje tangenttryck.
Mycket av BBIC-formulären i bild är utelämnade. Däremot kommer du att bli vägledd till var och hur du arbetar dig fram i flödet. I Viva finns en inbyggd manual. Tryck på funktionstangenten F1 där du befinner dig i Viva.
Vi föreslår att du använder F1-hjälpen i kombination med denna handledning.
Flödet – anmälan/utredning/insats
Vid en inkommen anmälan har du undersökt tidigare eller aktuell förekomst avseende barnet/den unge och dess relationer/hushåll, detta med hjälp av funktionen Sök Förekomst.
1. Du registrerar anmälan och fyller i den aktuella informationen i formuläret Anmälan och sparar. Finns en tidigare
förhandsbedömning finns funktion för att bifoga den nya anmälan till denna.
2. Nästa steg är att öppna förhandsbedömningen för insamlande av mer information. Antingen blir beslutet att inleda utredning, eller också blir beslutet att inte inleda utredning.
3. Då beslutet är att inleda utredning, kommer du att finna utredningen under ärendets flik Utredningar när ärendet har sparats. (Du kan också bifoga förhandsbedömningen till ett pågående
ärende/utredning då utredning ej inleds)
4. Händelsen journalförs, utredningsplanen upprättas. Utredningen skrivs och ett eventuellt beslut om insats utförs från utredningen.
5. I samband med utredning/insats upprättas vårdplan/uppdrag och genomförandeplan.
Registrera Anmälan
Det rekommenderade sättet är att gå in via Inkommen handling och välja Ny handling från vänstermenyn. Välj där Anmälan och klicka OK. Det första du gör därefter, är att markera BBIC-profilen och trycka Enter eller svara OK.
De efterföljande dialogerna handlar om att via sökfunktioner hitta aktuell klient.
Sök person
I den första sökdialogen sker sökningen mot folkbordförda i kommunen. I Viva finns även möjligheten att söka ”on-line” direkt mot Skatteverket.
Skulle du då, mot förmodan, inte finna klienten kan du alltid registrera din klient manuellt. Du lämnar sökdialogerna med knappen Avbryt/Cancel för att gå vidare till dialogen där du manuellt kan skapa personen i Viva.
I formuläret Anmälan fyller du i nödvändig information och sparar.
Beroende på verksamhetens arbetsrutiner/delegationsordning finns möjligheten att placera Anmälan på ansvarig person för vidare handläggning, alternativt att placera den på exempelvis en
”Fördelningsgrupp” eller chef.
Byta handläggare
För att förändra handläggningen/byta handläggare på anmälan gör du så här:
Är anmälan sparad använder du knappen Redigera och förändrar Enhet, Team och Namn. Spara anmälan på nytt. För att ytterligare förtydliga att anmälan är placerad på annan person än dig själv finns funktionen ”Skicka dokumentlänk” under knappen Information. Att det är du själv som
registrerat anmälan framgår i fältet Mottagare och finns också dokumenterat i sidfoten på formuläret.
För att använda brevmallar, exempelvis ett ”Informationsbrev” använder du knappen Skapa/Dokument. Se först till att Anmälan är sparad.
Skapa Förhandsbedömning
Då du står i Anmälan använder du knappen Skapa/Förhandsbedömning. Du får möjligheten att förändra handläggningen på förhandsbedömningen.
Dialoger med frågor kommer där du kan skriva in föräldrar/vårdnadshavare.
Svarar du Ja känner Viva av personrelationerna och visar för säkerhets skull föräldern/vårdnadshavaren i ytterligare en dialog. Viktigt är att du läser dialogerna innan du skriver in dem i förhandbedömningen. Skriver du inte in dem i förhandsbedömningen kan du lägga till dem senare i ärendet.
Ett tips är att spara förhandsbedömingen direkt då du svarat på de inledande dialogerna.
Fortsätt din dokumentation genom att använda knappen Redigera.
Du ska i förhandsbedömningen besvara fälten enligt BBIC. I Viva är BBIC- formuläret uppdelat på flera flikar. De flikar du kan koncentrera dig på är dessa:
Observera att du inte behöver spara informationen flik för flik. Skulle du missa att fylla i något fält det är krav på, blir du påmind då du går vidare med beslutet att inleda utredning eller att inte inleda utredning.
Inled utredning
Vid beslut att inleda utredning använder du knappen Skapa/Beslut … Du kommer till dialogen där du markerar ärendetypen och svarar OK eller trycker Enter, vilket laddar beslutsformuläret nedan.
Fyll i nödvändiga uppgifter enligt bild ovan och gå vidare med OK eller Enter. Fältet Beslutsmotivering är här tomt men ska fyllas i. Ser du inga alternativ i fältet Avser, ska du inte använda fältet.
När nedanstående dialog kommer står det alltid <Nytt ärendet> då det är en nyregistrering, markera raden och svara OK eller tryck Enter.
Efter detta moment ges du på nytt möjligheten att placera ärendet på någon annan Enhet, Team och Handläggare, dessutom kan Medhandläggare anges.
Skrev du inte in föräldrar/vårdnadshavare redan i förhandsbedömningen kommer frågorna avseende detta på nytt.
Använd knappen Spara. Då överförs Anmälan/Förhandsbedömningen till ärendet. Viva hämtar också BBIC-utredningen och placerar den på fliken Utredningar. Förhandsbedömningen hittar du under fliken
Förhandsbedömning. Ärendet tilldelas ett ärende-id.
Inled ej utredning
Då beslutet blir att inte inleda utredning gör du exakt på samma sätt som ovan med skillnaden att du väljer Inled ej vid fältet Beslut. Finns det då ett pågående ärende kan du bifoga förhandsbedömningen till den pågående utredningen, alternativt bifoga till ärendet och öppna (en annan) utredningen manuellt. Då det finns ett pågående ärende/utredning ser du detta i samma dialog som ovan som visar <Nytt ärende>.
Ärendets uppbyggnad
Ovanstående bild visar hur allt hänger samman. Se ärendebilden som den sammanhållande ”akten” för klienten. Utredningar, insatser, journaler, planer, besluten etc. är lagrade på sin respektive flik i ärendet.
Från detta avsnitt är det en fördel om du har Viva IFO igång och har ett ärende på skärmen. Då kan du få mer detaljerat information samtidigt som du tar del av denna handledning. Tryck på F1 i den bild du har på skärmen.
Där kan du via de blåmarkerade texterna navigera dig vidare till specifika delar du vill läsa om.
Under knappen Skapa finner du funktionerna för att registrera olika saker. När det gäller BBIC finner du BBIC-dokumenten under Skapa/BBIC.
Även under knappen Hantera finns funktioner som exempelvis att avsluta hela ärendet, registrera grunduppgifter, flyktingstatus m.m.
Det du skapat/registrerat/håller på med i ärendet ligger lagrat i fliksystemet. Du använder med andra ord flikarna till att återvända till det du ska fortsätta arbeta med. Detta gäller framför allt pågående utredningar och pågående insatser, även olåsta journaler, planer och blanketter. Mer avseende detta kommer nedan.
Observera att du endast ska använda knappen Redigera i ärendet i de fall du ska förändra handläggning på ärendet, klientens adress, lägga till föräldrar/vårdnadshavare, telefonnummer i ärendet, koppla grunduppgifter etc. Se alltid till att ärendet är sparat, dvs att knappen Redigera syns när du ska arbeta med andra saker.
Journalanteckning
Då du väljer att skriva din journalanteckning från ärendebilden sker följande.
Finns det en pågående utredning och/eller insats i ärendet när du väljer att skapa en journalanteckning frågar Viva om du vill att anteckningen ska kopplas. Vid svar Ja får du peka ut den utredning eller insats du vill koppla till, anteckningen kommer därefter att lagras på den valda
utredningen/insatsen. Oavsett kopplade eller inte kopplade journaler, visas de alla under ärendets flik Journal, se översiktsbilden ”Ärendets
uppbyggnad” ovan. Du kan givetvis skriva din journalanteckning direkt från en utredning eller en insats och då behöver inte Viva fråga om du vill koppla journalen.
Korrigera Journalanteckning
Det finns möjlighet att korrigera (rätta) en journalanteckning som har låsts.
Denna funktion är du själv behörig till. Rättningen kan göras när som helst.
Gör så här:
Gå in på journalanteckningen som skall korrigeras.
Klicka på knappen Skapa/Korrigering.
Journalanteckningen öppnas för redigering. Korrigera anteckningen och Spara. Svara Ja på frågan för att låsa dokumentet.
På utskriften av journalanteckningen står det att en korrigering har gjorts.
Den felaktiga journalen är sparad som ett underdokument till den korrigerade journalen.
Ekonomi i ärendet
Då utbetalningar och inbetalningar ska ske i ärendet aktiveras detta under knappen Hantera/Aktivera ekonomi. Momentet behöver bara göras en gång.
Detta förutsätter att det är aktiverat i inställningarna och att konteringar finns upplagda. Hänvisar till den inbyggda hjälpen du kan få genom att trycka på funktionstangenten F1. Läs där vidare om ärendets funktioner för mer detaljerad information.
Kopiera journalanteckning
Funktionen finner du under knappen Hantera. Du kan skapa en kopia i aktuellt ärende, eller kopiera journalen till ett eller flera ärenden beroende på din behörighet. Läs dialogerna noga och följ anvisningarna. Då journalen ska kopieras till andra ärenden får du från en personnummerlista leta på och markera ärendet du ska kopiera till.
Du kan kopiera till flera ärenden samtidigt genom att markera med en bock i den smala vänsterkolumnen. OBSERVERA att journalen sparas som ett arbetsdokument i ärendet den kopierades till. Var noga med att läsa Vivas dialoger så att du svarar rätt.
Utredningsplan och Beslutsunderlag enligt BBIC
Utredningsplanen och beslutsunderlaget finner du i samma formulär. För att börja skriva i dokumenten används knappen Redigera. Utredningens
frågeställningar i planen överförs till beslutsunderlaget då planen sparas, dvs de tre behovsområdena för barnet/den unge som ska utredas.
Framkommer ytterligare behovsområden under pågående utredning måste utredningsplanen uppdateras för att uppdatera beslutsunderlaget.
Utredningen skrivs klar och avslutas via knappen Hantera med ett datum och avslutskod alternativt med ett formellt beslut.
Beslut om Insats
Under pågående, eller efter avslutad utredning, ska du stå i utredningen och skriva journalanteckningar, registrera beslut och framför allt ska insatsens beslut registreras från utredningen, se knappen Skapa/Beslut om insats … Övriga beslut finner du via Skapa/Beslut…
Flödet vid beslut om insats är ”Beslut-Beställning-Verkställighet”. Mycket av detta flöde bestäms utifrån hur verksamheten är organiserad och per insats.
Ett exempel kan vara att beställningen går över till en ”Familjehemsgrupp”, som i sin tur kopplar ihop beställningen/klienten med aktuell resurs och även verkställer insatsen. Se vidare nedan avseende flödet då du själv verkställer insatsen.
Beslutet om insats inleds med att du fyller i fälten enligt exemplet nedan.
Beroende på insatstypen och de regler som gäller för insatsen, anges Beviljad fr.o.m och Beviljad t.o.m. I detta exempel när det är en placering är det tillåtet och en fördel att bevilja insatsen ”Tillsvidare”, dvs då lämnas Beviljad t.o.m
blankt. På andra typer av insatser, exempelvis ”Kontaktperson”, skall oftast även Omfattning anges, vilket då är tydligt aktiverat.
När alla uppgifter är ifyllda sparar och låser du beslutet, se knappen Spara och svara Ja i bilden enligt nedan..
Då du låst beslutet kommer nästa dialog.
Här ges du möjligheten att svara Nej, men flödet som beskrevs ovan är att det alltid ska skapas en beställning. Svarar du Nej är det viktigt att du senare går in på insatsen och skapar beställningen, Skapa/Beställning…, för att registrera vem som är resurs/utförare och få insatsen verkställd.
Flödet fullföljs här genom att frågan om beställning besvaras med Ja.
Beställningsdokumentet laddas och skall fyllas i. Till beställningens övre del överförs information från beslutet. Ange Händelsedatum. Viva föreslår det senaste beslutets beslutsdatum som händelsedatum.
Hela beställningsdokumentet ser i vårt exempel ut enligt nedan, men kan även vara anpassat per insatstyp. Läs i bildens olika fält för mer
information.
När det gäller senaste versionen av BBIC var strukturen/processen beskriven och utvecklades därför enligt detta, så för närvarande går det inte att infoga information från nya beslutsunderlaget på ett korrekt sätt.
Då insatsen är exempelvis en placering ska de statistikgrundande uppgifterna registreras, ange aktuell Placeringsform, Typ av hem och
Vårdnadshavare.
Knappen Välj Resurs ska du använda för att peka ut resursen som ska utföra insatsen. Finner du inte resursen måste den skapas i Resursregistret. Det kan även vara så att resursen finns i registret men att insatsen inte är s.k
”Erbjuden” av resursen. Antingen är du själv behörig att arbeta i
Resursregistret eller också meddelar du systemadministratören eller annan behörig att du inte kan välja resursen.
Resursen du valt skrivs in i beställningsdokumentet och det är dags att spara, se knappen Spara. Du ska sedan besvara dialogen nedan.
Du har alltid möjligheten att svara Nej och spara beställningen som ett arbetsdokument i väntan på att en resurs kan kopplas. I denna handledning går vi vidare genom att svara Ja och låsa beställningen.
Är insatsen av typen att du själv ska kunna verkställa den så kommer nästa dialog. Då insatsen ska gå över till en utförarverksamhet skickas
beställningen elektroniskt över till exempelvis Viva UTF. Där tas den emot och utförarverksamheten verkställer insatsen. I sådant fall får du inte frågan om insatsen ska verkställas.
Svaret ska vara Ja om barnet/den unge är placerad och datumet ska vara placeringsdatumet i nästa dialog.
Insatsen är nu registrerad och verkställd, se hela insatsdokumentet på nästa sida.
Fortsättningsvis ska du alltid stå i/ha insatsen på skärmen för vidare hantering. Insatsen har sina egna funktioner under knappen Skapa. Du ser alltid ”statusen” på insatsens flik Översikt. I detta fall syns beslutet, beställningen och att insatsen blev verkställd, se pilen.
Bilderna ovan, på sidan 3 och 8, visar hur det nu hänger samman.
På väg
Utredning enligt 11 kap 1 § SoL
Avser att utreda behov av stöd och hjälp efter avslutad vård, både om vården var enligt SoL eller LVU.
Denna utredning sker i den vanliga utredningen, dvs du inleder utredning på vanligt sätt. Därefter använder du knappen Redigera och därefter knappen Hantera/Egenskaper/På väg. Du ändrar därmed innehållet i
utredningsplanen/utredningen, rubrikerna anpassas till På väg. För att tydliggöra att utredningen avser ”På väg” kan din systemförvaltare lägga till i utredningsmallen vad den avser.
Genomförandeplan
När genomförandeplanen avseende öppenvårdsinsats eller placering ska upprättas så ska du göra det från ärendet, Skapa/BBIC/Genomförandeplan.
På samma sätt som beskrivs ovan avseende utredning sätter du egenskapen
”På väg” genom att använda knappen Hantera/Egenskaper/På väg. Du ändrar därmed innehållet i planen, rubrikerna anpassas till På väg.
När du är klar med ovanstående ska planen sparas, antingen som ett
arbetsdokument eller om den är helt klar och överenskommen låser du den.
Du skriver ut planen under knappen Skriv ut/Ordbehandlare.
Planen kan alltid ändras, framför allt kan behovet komma efter uppföljningarna, då används knappen Revidera.
Uppföljning av insatsen/insatserna
Gå in på genomförandeplanen och välj knappen Skapa/Uppföljning. Spara uppföljningen som ett arbetsdokument eller lås den om allt är klart. Du skriver ut uppföljningen under knappen Skriv ut/Ordbehandlare.
Vyerna i Viva
Vi har så här långt skapat Anmälan/Förhandsbedömningen som föranledde att utredning inleddes i ett nytt ärende. Utifrån utredningen är det en insats beslutad som är verkställd.
Det viktiga nu är att veta var du på bästa sätt återfinner alla dokument.
Därför visas nedan utklipp på vyer och var i fliksystemet de olika dokumenten är lagrade.
Ärendet med innehåll
Ärendebilden är den sammanhållande ”länken”. Även om du
journalantecknat utifrån utredningen och/eller insatsen, eller beslutat om insats från utredningen ser du allt från ärendebilden.
Förhandsbedömningen finner du under fliken Förhandsbedömning.
Utredningen finner du under fliken Utredningar.
Insatsen finner du under fliken Insatser.
Viva IFO Aktiva
I Viva IFO Aktiva finns vänstermenyn med olika sorteringsmöjligheter avseende pågående ärenden, utredningar och insatser som visas i vyn till höger.
Alla ärenden kan sökas, sorteras enligt underliggande alternativ. Ett rekommenderat sätt att alltid starta upp Viva IFO Aktiva med är det som kallas Mina ärenden. Detta kan du själv bestämma, se Min användarprofil.
Utredningar kan sökas, sorteras enligt underliggande alternativ. Ett rekommenderat sätt är att utgå från sig själv, dvs sortera enligt
Handläggare. Den visar vilka utredningar du själv står som ansvarig för.
Insatser kan sökas, sorteras enligt underliggande alternativ. Ett rekommenderat sätt är att utgå från sig själv, dvs sortera enligt
Handläggare. Den visar vilka insatser du själv står som ansvarig för. Trycker du på F1-tangenten får du snabbt veta vad de olika
symbolerna betyder, dvs insatsens
”status”.
Det är ovanstående vysorteringar som är ditt ”verktyg” för att hålla reda på när det exempelvis är dags för överväganden, prövningar/omprövningar, förlängningar och avslut av insatser.
Notera att du kan gå in på utredningar och insatser direkt från dessa vyer, vilket är en fördel då exempelvis en utredning eller insats hanteras av en annan ansvarig. För den handläggaren är det inte nödvändigt att först gå in via ärendet och sedan utredningen eller insatsen. Gör man så finns alltid knappen Gå till/Ärendet.
Utredningen med innehåll
Utredningsdokumentet innehåller allt som är kopplat/knutet till densamma.
Detta finner du under länken Dokumentation kopplad till denna utredning, se bild nedan och pilen.
Då du fäller ut denna länk får du fram ett fliksystem. På fliken Översikt visas bl.a pågående insatser och förhandsbedömningar.
Oavsett var du finner dina dokument och vilken väg du väljer, kan du markera dokumenten, trycka Enter eller dubbelklicka för att öppna dem.
När det gäller utredningens funktioner hänvisar vi till att använda det vi kallar F1-hjälp. Där du står i Viva kan du trycka på F1-tangenten, förslagsvis då du har din utredning på skärmen, då kommer du direkt till avsnittet där beskrivning finns av de viktigaste funktionerna.
Funktionsknapparna i Insats
Funktionsknapparna beskrivs nedan.
Stäng
Stänger insatsen. Stänger du ett dokument som ej är sparat, frågar Viva om du vill spara innan det stängs.
Redigare
Sätter insatsen i redigeraläge och knappen Hantera aktiveras, se nedan.
Skapa
Under knappen Skapa finner du de funktioner som aktiverats för insatsen. Innehållet under knappen kan variera helt beroende på typ av insats och hur inställningarna är gjorda.
Återkalla beställning
Knappen är aktiv så länge insatsen inte är verkställd. Förutsättningen för att kunna ångra en beställning är att insatsen inte är verkställd. Du får bekräfta att ”Senaste beställningen återkallas” genom att svara ”OK”. På insatsdokumentet markeras beställningen med ett rött kryss och i klartext står det ”Återkallad beställning”. Därefter är det möjligt att skapa en ny beställning.
Bekräfta avslut
Denna knapp ska användas för att avsluta en insats som enligt beviljad period genomförts planenligt. Perioddatumet är dagens datum eller äldre. Då insatsen avbryts/upphör i förtid ska ett beslut om upphörande registreras, se ”Arbeta med pågående insats” nedan.
Skriv ut
Under denna knapp finner du det som kan skrivas ut gällande insats. Skriv ut eller läs exempelvis rapporteringar i form av anteckningar från utföraren på fliken Rapportering.
Gå till
Under denna knapp kan du gå välja att gå till ärendet om du öppnat insatsen direkt från Aktiva-vyn.
Information
Här finner du exempelvis handläggningshistoriken på insatsen.
Sysadmin
En knapp där verksamhetens systemadministratörer finner funktioner som de är behöriga att utföra.
Spara
Knappen aktiveras då du använder knappen Redigera för att exempelvis byta handläggning eller sekretessmarkera insatsen. Knappen Spara sparar insatsen och dess
innehåll/förändring.
Hantera
Knappen Hantera möjliggör olika funktioner beroende på om insatsen är i läs- eller redigeraläge. I läsläge kan, beroende på inställningar, uppföljningsdatumet påverkas manuellt. I redigeraläge finns funktionerna Sekretess, Handläggning från ärendet, Flagga insats etc.
Arbeta med pågående insats
Funktionerna finner du under knappen Skapa, vilka i korthet beskrivs nedan.
Observera att du måste stå i/ha insatsdokumentet på skärmen.
Journalanteckning
Öppnar dokumentet Journalanteckning. Journalanteckningen du skapar sparas både på insatsens flik Journal och ärendets flik Journal.
Meddelande/Information
Öppnar möjligheten att skicka meddelande/information till en annan enhet.
Beslut
I dokumentet registreras olika beslut, se de olika valen nedan.
Förlängning
I de fall insatsen är av typen att en period är beviljad med ett fast slutdatum, skapas ett beslut om förlängning med detta alternativ. Placeringsinsatser som beviljats Tills vidare hanteras på ett annat sätt, se Övervägande och Ställningstagande.
Förlängning med omfattning
Då både en förlängning och omfattning skall registreras samtidigt, ges den möjligheten med detta alternativ.
Omfattning
En omfattningsförändring görs med detta alternativ.
Upphörande
Alternativet upphörande används då en insats av någon anledning avslutas/avbryts tidigare än tänkt period. Alternativet måste användas vid en ”Tillsvidare-insats”.
Omplacering
En omplacering kräver ett nytt beslut, en ny beställning och verkställighet för den nya utföraren/resursen.
Prövning/Omprövning
Denna funktion är exempelvis aktiverad på insatsbeslutet "Vård enligt 3 § LVU" och används då beslutet från nämnd/utskottet ska registreras, exempelvis fortsatt/stadigvarande vård. Observera att Prövningen ska vara gjord och låst innan Beslut prövning kan ske.
Övervägande
Dokumentet Övervägande används vid uppföljning av placeringar enligt SoL /2 § LVU.
Ett övervägande förekommer tillsammans med en placeringsinsats som beviljats Tills vidare och som löper med exempelvis 6-månaders intervaller. Då övervägandet registrerats aktiveras alternativet Ställningstagande under knappen Skapa.
Ställningstagande
I anslutning till ett Övervägande registreras även ställningstagandet från nämnd/utskott.
Förslagvis registreras beslutet och hela- eller del av protokollet i detta dokument.
Placeringsinformation
Öppnar dokumentet placeringsinformation. Placeringsinformation används för barn och unga som placeras i familjehem eller på institution. Här registreras information som är viktig för den nya vårdgivaren att få i inledningsskedet av placeringen.
Frånvaro
Det finns möjlighet att registrera frånvaro i en insats. Den registrerade frånvaron används bl.a i statistiken för att räkna ut vistelsetid i SCB-statistik. För att registrera frånvaro krävs att insatsen är verkställd.
Beställning
En beställning av insats görs denna väg om du ej gjort det i flödet och i samband med beslutet.
Dokument
De blanketter och dokument som kopplats till detta sammanhang presenteras i en lista. Du markerar önskat dokument som då öppnas.
Registrera Ansökan
Att registrera en Förfrågan/Ansökan går i grunden till på samma sätt som en anmälan. Gå in på Inkommen handling och välj Förfrågan/Ansökan.
Sökning i personregistret aktiveras, du söker fram barnet/den unge och godkänner med OK. Detta går att läsa mer om ovan under Registrera anmälan. När barnet/den unge är inskriven i Ansökan ska Kontaktdatum och
Gäller ärendetyp fyllas i.
Nästa steg är att placera ansökan på Enhet, Team och Handläggare, samt när
Förfrågan inkom.
När placeringen av ansökan godkänts med OK, kommer dialogerna med frågan om moder, fader, vårdnadshavare skall skrivas in, svara Ja eller Nej, beroende på aktuell situation.
Datum för Ansökan skickad och Ansökan inkom registreras. Då Ansökan inkom
fyllts i och Förfrågan sparas övergår dokumentet till en Ansökan och rubriken på dokumentet ändras från Förfrågan till Ansökan.
Under fliken BBIC registreras aktuella uppgifter angående Ansökan, se bild nedan.
När alla uppgifter är besvarade och det är dags att gå vidare till utredning finns två alternativ. Är det ett nytt ärende använder du knappen Skapa/Barn och Ungdom …. Har klienten ett pågående ärende använder du knappen Bifoga/Till Barn och Ungdom ….
Oavsett vilket alternativ som var/är aktuellt bifogas Ansökan till ärendet och återfinns under fliken Inkomna handlingar i ärendet.
När det avser en Ansökan ska du registrera beslutet om att inleda utredning via knappen Skapa/Utredning i ärendet. Finns det redan en pågående utredning kan det möjligen vara lämpligt att utreda ansökan i denna.
Grunduppgifter
Att skapa Grunduppgifter gör du genom att välja knappen
Hantera/Grunduppgifter/Hantera. Det innebär att du upprättar relativt stabila uppgifter om och med anknytning till barnet eller den unge. Det kan vara uppgifter om professionella kontakter, vårdgivare, socialtjänstens handläggare, behandlingsansvariga, men framför allt
vårdnadshavare/föräldrar. Vårdnadshavare ska kopplas till utredningen.
Grunduppgifter kan sedan kopplas till olika/aktuella dokument, exempelvis till utredningen/beslutsunderlaget. Den först registrerade grunduppgiften utgår från barnet/den unge och när denna sparas och låses kan du därifrån lägga till fler grunduppgifter, se knappen Grunduppgifter/Lägg till. För att registrera/koppla grunduppgifter till ett dokument ska dokumentet redigeras, knappen Redigera och därefter knappen Hantera/Grunduppgifter/Koppla.
Viktigt att känna till är att grunduppgifter med dess information (telefon, adress mm), som kopplats till exempelvis en utredning, är ”unika” just för denna utredning. Uppgifterna kan behöva uppdateras ifall någon
information har ändrats, se knappen Hantera/Grunduppgifter/Uppdatera kopplade uppgifter.
Registrerade grunduppgifter kan se ut så här:
Skapa och arbeta med planer
Då planer ska upprättas, Vårdplan/Uppdrag och/eller Genomförandeplaner, ska du utgå från klientens ärende. Via knappen Skapa/BBIC finner du de planer som är möjliga att skapa. Markera aktuell plan och tryck OK.
Oavsett vilken plan som skapas/kopplas, lagras de under fliken Plan i ärendet.
När det gäller planernas funktioner hänvisar vi till att använda det vi kallar F1-hjälp. Där du står i Viva kan du trycka på F1-tangenten, förslagsvis då du har din plan på skärmen, då kommer du direkt till avsnittet där
beskrivning finns av de viktigaste funktionerna.
Följ upp en plan
Uppföljningen gör du genom att först gå in på aktuell plan. Använd sedan knappen Skapa/Uppföljning.
Revidera en plan
Sker förändringar, exempelvis efter en uppföljning, ska/kan du revidera planen. Funktionen har en egen knapp som heter Revidera. Du kan ta bort mål som är uppfyllda och samtidigt lägga till nya mål.
Vid revideringar av planer sker en versionshantering, se planens fliksystem, längs ned.
Utskrifter
Utredningar, planer och övriga blanketter
Oavsett vilket dokument du ska skriva ut, Utredningsplanen, Utredningen, Vårdplanen och/eller Genomförandeplanen så rekommenderar vi att du använder valen ” …i ordbehandlare” som hanterare av utskriften.
Alternativen under knappen Skriv ut kan se ut så här:
Skriv ut/Utredning i ordbehandlare Skriv ut/Utredningsplan i ordbehandlare
Det kan även se ut så här vid äldre version av Viva:
Skriv ut/Visa i Word för Windows…
Under samma knapp (Skriv ut), kan det även exempelvis stå Utredningsplan eller Utredning. Dessa alternativ är s.k programmerade rapportmallar och uppfyller ibland inte kraven enligt kommunens grafiska profil. Det är därför Viva levereras med rapportmallar skapade i ordbehandlare, framför allt avseende BBIC.
Alternativet Skriv ut/Formulär ska du aldrig använda för en ”seriös”
utskrift. Detta är en standardfunktion som skriver ut det formulär du har på skärmen, utan någon som helst ”layout-idé”.
Då du endast finner Skriv ut/Formulär så finns ingen rapportmall utvecklad för sammanhanget.
Från version 25 finns endast ett alternativ för utskrift av utredning,
”Utredning i ordbehandlare”. Detta alternativ visar en dialog där du själv bestämmer vad du vid det aktuella tillfället vill skriva ut.
Felaktig utskrift
Skulle utskriften inte innehålla det som förväntas är det viktigt att felanmäla detta internt till systemförvaltarna omgående. Felanmälan ska innehålla en exakt beskrivning på vilket val du använde under knappen Skriv ut och vilket dokument du skrev ut.
Utskrifter från ärendet
Det som ej skrivs ut via Word-blanketter är de utskrifter du finner utifrån klientens ärende, dvs under knappen Skriv ut. Där finner du framför allt Journalanteckning… och Sök journalanteckning….
Läs/skriv ut alla journaler
Då du vill läsa alla journalanteckningar använder du knappen Skriv ut/Journalanteckningar…. I skrivardialogen använder du knappen Förhandsgranska. Rapporten skrivs då på skärmen. Ska du skriva ut alla journaler på papper, använder du knappen Skriv ut.
Sök journalanteckningar - period och rubriker
Då du exempelvis vill läsa alla journalanteckningars rubrik ”Beslut” och inget annat, använder du knappen Skriv ut/ Sök journalanteckning…. I följande dialog kan du ange en period, välja den/de rubriker du vill läsa.
Svara OK. I skrivardialogen använder du sedan knappen Förhandsgranska.
Rapporten skrivs då på skärmen. Ska du skriva ut på papper, använder du knappen Skriv ut.
Stöddokumenten enligt BBIC
Viva levereras med aktuella stöddokument som exempelvis:
- BBIC - Fördjupningsteman 5-10 år
- BBIC – På väg – Enkät inför utflyttning för förälder - BBIC – Samtal med barn 10-14 år
Dessa och flera dokument finner du under knappen Skapa/Dokument i barnet/den unges ärende.
