07.3. Rapport delegation

(1)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Hans Gåsste

Johanna Kemppainen Augusti 2016

Granskning av delega- tionshanteringen

Sollentuna kommun

(2)

Innehållsförteckning

1. Sammanfattning ... 1

2. Inledning ... 2

2.1. Bakgrund ... 2

2.2. Revisionsfråga ... 2

2.3. Kontrollfrågor ... 2

2.4. Avgränsning ... 3

2.5. Metod ... 3

3. Granskningsresultat ... 4

3.1. Inledande kommentarer ... 4

3.2. Kommunstyrelsen ... 4

3.3. Barn- ungdomsnämnden ... 5

3.4. Kultur och fritidsnämnden ... 5

3.5. Miljö- och byggnadsnämnden ... 6

3.6. Socialnämnden ... 6

3.7. Stadsbyggnadsnämnden... 7

3.8. Trafik- och fastighetsnämnden ... 7

3.9. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 8

3.10. Vård och omsorgsnämnden... 8

3.11. Överförmyndarnämnden... 9

3.12. Enkäten ... 9

(3)

1. Sammanfattning

PwC har på uppdrag av Sollentuna kommuns revisorer genomfört en granskning av delegationshanteringen.

Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att den formella delegationshanteringen i Sollentuna kommun fungerar på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. Delegationsordningarna i samtliga nämnder och kommunstyrelsen är aktuella och utgör ett reellt instrument för respektive nämnds/ kommunstyrelsens beslutsfattande. De inledande texterna i samtliga delegationsordningar är in- formativa och beskriver på ett tydligt sätt vad delegation innebär och hur den ska utövas. Det finns i samtliga nämnder och kommunstyrelsen fastställda regler för hur delegationsärendena ska anmälas.

Registrering av delegationsbeslut sker i samtliga nämnder på ett korrekt sätt.

Kommunens ärende-och dokumenthanteringssystem, Public 360, utgör ett viktigt stöd för nämnderna för att säkerställa en korrekt hantering av delegationsbesluten.

I samtliga nämnder och i kommunstyrelsen har man på ett aktivt sätt genomfört kontroller av delegationshanteringen både 2015 och i några fall 2016. Dessa kontroller har i vissa fall uppmärksammat mindre brister, som har åtgärdats. Det visar att den interna kontrollen i dessa delar fungerar.

I granskningen skickade vi ut en enkät till samtliga ordinarie ledamöter i nämnder- na och styrelsen. Eftersom svarsfrekvensen var låg, trots påminnelser, går det inte att dra några exakta slutsatser utifrån enkätresultatet. Dock visar den ett antal uppfattningar och kommentarer till de olika frågeställningarna. Noterbart i denna enkät är att det finns negativa uppfattningar i framförallt fråga 3 (Anser du att du som ansvarig ledamot att du har kontroll och kännedom över de beslut som fattas med stöd av delegation) samt fråga 7 (Anser du som enskild ledamot att det förs en öp- pen dialog i nämnden/styrelsen kring omfattningen och innehållet i styrel- sens/nämndens delegationsordning)

Vår uppfattning kring resultatet i enkäten är att respektive nämnd och kommunstyrelsen bör ta en formell diskussion kring regelverken kring delegation av nämnd- ärenden och särskilt klargöra de uppfattningar som redovisats i enkäten. Syftet är att varje ledamot den nämnd/styrelse som lämnat delegation ska känna trygghet i delegationshanteringen.

(4)

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Beslutsfattandet i kommuner är reglerat i kommunallagens 5 kap 41-44 §§. När det gäller beslut fattade med delegation finns reglerna i 6 kap 33-37 §§. Ett beslut kan fattas av nämnd eller på delegation. Delegation innebär att nämnden har överlåtit till annan att fatta beslut i nämndens namn och med nämndens ansvar för beslutet.

Nämnden kan delegera till utskott, ledamot, ersättare eller till anställd att fatta beslut på nämndens vägnar i visst, eller i viss grupp av ärenden. Dessutom får nämn- den ge förvaltningschef rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd inom kommunen. Inom skolan har även rektor med stöd av Skollagen rätt att vidaredelegera vissa uppgifter.

Kommunallagen ger också anvisningar om vilka ärenden som inte får delegeras. Det är i första hand ärenden som handlar om mål, inriktning, omfattning och kvalitet inom verksamheterna. Det anses var en ren politisk uppgift, och att delegera dessa ärenden kan rubba nämndernas övergripande ansvar för verksamheterna.

De beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sätt ett nämndbeslut, d.v.s.

de kan inte ändras av nämnden. Delegationsbesluten får normalt omedelbart rätts- lig verkan. För att ett beslut ska vinna laga kraft krävs dock att de anmäls till nämn- den. Syftet med anmälan är att delegationsbesluten ska redovisas i nämndens protokoll och därmed ”offentliggöras” så att medborgare kan ta del av besluten. Det är en rättssäkerhetsfråga då medborgare, när beslutet har anmälts och protokollerats, har möjlighet att överklaga ärendet. En annan viktig aspekt på anmälan till nämn- den är att nämnden och dess ledamöter ska ha vetskap om och kontroll över de beslut som fattats med stöd av delegation.

2.2. Revisionsfråga

Säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna att delegationshanteringen sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt?

2.3. Kontrollfrågor

 Är kommunstyrelsens och nämndernas delegationsordningar ändamålsen- liga, anpassade till organisationen och uppfyller de lagens krav?

 Finns fastställda regler och rutiner för anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation?

 Registreras beslut som fattas med stöd av delegation på ett korrekt sätt?

 Finns en av nämnderna/kommunstyrelsen fastställd plan för kontroll av kvaliteten på de beslut som fattas med stöd av delegation?

(5)

2.4. Avgränsning

Granskningen berör kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden, socialnämnden, stadsbyggnads- nämnden, trafik- och fastighetsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämn- den, vård- och omsorgsnämnden samt överförmyndarnämnden.

2.5. Metod

I granskningen har vi intervjuat nämndsadministratörerna i samtliga berörda nämnder och kommunstyrelsen. Vidare har vi gått igenom och analyserat respektive nämnds delegationsordning och genom stickprov i respektive nämnd verifierat att anmälan av delegationsbesluten sker på ett korrekt sätt och att delegationsbesluten är korrekt registrerade. Dessutom har vi skickat en webbenkät till samtliga ordinarie ledamöter i de granskade nämnderna och kommunstyrelsen. Syftet med enkäten är att få en uppfattning kring hur de enskilda ledamöterna uppfattar delegationshanteringen.

(6)

3. Granskningsresultat

3.1. Inledande kommentarer

En delegationsordning ska innehålla beslut. Ett beslut kan karakteriseras som ett ställningstagande i någon fråga. Ett beslut kan också i de flesta fall överklagas av någon rättslig instans. Därför är det av stor vikt att de anmäls/rapporteras till nämnden. I och med och med att besluten anmäls till nämnden finns de också angivna i nämndens protokoll. Besluten är därmed offentliggjorda.

Verkställighet är inte ett beslut/ställningstagande utan ett praktiskt handlande uti- från givna förutsättningar. En verkställighetsåtgärd kan därmed inte överklagas.

Verkställighetsåtgärder ska inte återrapporteras till nämnden som ett delegationsbeslut. Däremot är det viktigt att ur internkontrollsynpunkt följa verksamheten.

Verkställighetsrapporteringar ska därför ske på annat sätt.

I samtliga granskade nämnder och kommunstyrelsen finns en beskrivning av de formella grunderna för delegationsförfarandet. Dessa beskrivning av olika omfatt- ningar. Vår uppfattning är att dessa är korrekta.

3.2. Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens delegeringsordning är senast reviderad den 26 mars 2015.

Vår bedömning är att den är ändamålsenlig till sin omfattning och till sitt innehåll.

Kommunstyrelsen har beslutat att kommundirektör har rätt att vidaredelegera be- slutanderätten till anställd inom kommunstyrelsen.

Man upplevde från förvaltningen att delegationsordningen ständigt hålls levande.

Sektorcheferna är aktiva och ger signaler till kommunstyrelsen om det finns anled- ning att göra justeringar i delegationsordningen. Vid genomgång av delegationsordningen med förvaltningen diskuterades dock vissa delar i delegationsordningen som kan betraktas som verkställighetsåtgärder.

Vår bedömning är att delegationsordningen är ändamålsenlig till sin omfattning och till sitt innehåll.

Rutinen för anmälan av delegationsbesluten är fastställd av kommunstyrelsen. De- legationsbesluten anmäls till kommunstyrelsen genom att förteckning över besluten hålls tillgänglig för styrelsen elektroniskt i samband med kallelsen.

Delegationsbesluten registreras på ett korrekt sätt.

Kommunstyrelsen har för 2016 inte fastställt internkontrollmoment för delegationsbeslut. Dock fanns det med i internkontrollplan för 2015 då det skedde en ge- nomgripande uppföljning.

(7)

3.3. Barn- ungdomsnämnden

Nämndens delegationsordning är senast reviderad den 17 maj 2016. I samband med den nya skollagen trädde i kraft 2010 genomfördes ett omfattande arbete med att uppdatera och aktualisera delegationsordningen. Den bedöms från förvaltningen vara aktuell och ett levande dokument för nämndens beslutsfattande. I den inledande texten framgår att beslut delegerade till arbetsutskottet ska överlämnas till nämnden efter majoritetsbeslut i utskottet. Förvaltningschefen har vidaredelegat- ionsrätt.

Vår bedömning är att delegationsordningen är ändamålsenlig till sin omfattning och till sitt innehåll.

I delegationsordningen framgår att delegationsbesluten ska anmälas till nämnden genom att förteckning över beslut hålls tillgänglig vid nämndens sammanträde.

Detta sker genom nämndsekreterarens försorg. Förteckning över delegationsbesluten skickas ut tillsammans med kallelsen till nämnden.

Samtliga delegater ska anmäla sina beslut i kommunens ärendehanteringssystem. I granskningen framkom att det finns vissa brister i anmälningsförfarandet då samtliga delegater inte ännu hanterar sina ärenden i ärendehanteringssystemet. Det finns en manuell rutin som innebär att delegat skickar sina beslut till registrator som i sin tur lägger in det i systemet. På sikt ska samtliga delegater hantera sina delegationsbeslut i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet.

I nämndens interkontrollplan 2016 finns delegationshanteringen med som ett kontrollmoment.

3.4. Kultur och fritidsnämnden

Nämnden har senast reviderat delegationsordningen 20 januari 2016. Under innevarande planeras att göras ytterligare justeringar på grund av ny ledningsorganisat- ion inom förvaltningen. Den upplevs från förvaltningen vara ändamålsenlig till sitt innehåll och sin utformning. Noterbart är att delegationsordningen inte är omfattande. Vidare anges i delegationsordningen att ärenden där arbetsutskottet har rätt att fatta beslut ska överlämnas till nämnden om en ledamot i utskottet begär det.

Förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd inom nämnden.

Vår bedömning är att nämndens delegationsordning är ändamålsenlig till sin omfattning och sitt innehåll.

I delegationsordningen anges att samtliga beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till nämnden. Detta sker genom att samtliga beslut löpande lämnas till nämnsekreteraren för sammanställning och utskick till kommande sammanträde.

(8)

Nämnden har under innevarande inte med delegationshanteringen som ett internkontrollmoment. Under 2015 fanns det med och i uppföljningen kunde konstateras att hanteringen skedde på ett korrekt sätt. I internkontrollplanen för 2016 har man lagt ett kontrollmoment på delegation av arbetsmiljöansvaret enligt arbetsmiljöla- gen.

3.5. Miljö- och byggnadsnämnden

Nämndens delegationsordning är senast reviderad 13 september 2012. Det pågår för närvarande ett revideringsarbete. I delegationsordningen anges funktion. Dock finns även en underliggande delegationsordning som är namnanknuten. Denna fastställs av förvaltningschefen på delegation. Man har valt detta system för att man ska ge nyanställda tid att komma in i sin handläggarroll innan denne får rätt att fatta beslut på delegation. Förvaltningschefen har en övergripande delegationsrätt i alla ärenden om inte annat anges vid respektive ärendegrupp. Förvaltningschefen har även vidaredelegationsrätt.

Delegationsordningarna bedöms av förvaltningen vara levande och aktuell.

Vår bedömning är att delegationsordningen är ändamålsenlig i förhållande till nämndens verksamhetsområden.

I delegationsordningen framgår att delegationsbesluten löpande ska anmälas till nämnden genom nämndsekreterarens försorg. Inom nämnden verksamhetsområ- den finns tre registreringssystem/verksamhetssystem. ECOS för miljöärenden, Kas- tor för byggärenden samt även Public 360 för övriga ärenden. Nämndsekreteraren samlar in samtliga delegationsbeslut från dessa system för löpande utskick i kallelsen till nämnden.

I nämndens internkontrollplan för 2015 fanns delegationshanteringen med som ett kontrollmoment. I uppföljningen an interkontrollen 2015 konstaterades ingen avvikelse. I internkontrollplanen för 2016 finns inte delegationshanteringen med som kontrollmoment.

3.6. Socialnämnden

Socialnämndens delegationsordning är senast reviderad den 7 januari 2015. Dele- gationsordningen är mycket omfattande och bedöms av förvaltningen vara ett aktivt instrument för nämndens beslutsfattande. I delegationsordningen framgår att ärenden som kan avgöras i utskottet ska överlämnas för beslut till nämnden om en majoritet av utskottets ledamöter begär det. Socialchefen har en övergripande dele- gationsrätt om inget annat anges vid respektive ärendegrupp. Socialchefen har också vidaredelegationsrätt till anställd hos socialkontoret. I den inledande texten i delegationsordningen finns angivet att delegat inom vissa ärendegrupper bör sam- råda med övriga chefer i socialkontorets beslutsråd.

Vår bedömning är att delegationsordningen är ändamålsenlig i förhållande till nämndens verksamhetsområde.

(9)

I delegationsordningen finns fastställda rutiner för anmälan av delegationsbeslut.

Praktiskt sker detta genom nämndsekreterarens försorg.

Nämnden hade delegationshantering som ett interkontrollmoment 2015. I den upp- följning som gjordes konstaterades mindre avvikelser. Dessa avvikelser är kommu- nicerade med berörda enheter. I nämndens internkontrollplan för 2016 finns inte delegationshanteringen med som ett kontrollmoment.

3.7. Stadsbyggnadsnämnden

Nämndens delegationsordning är fastställd den 14 januari 2015. Stadsbyggnads- nämnden är en ny nämnd sedan 2015. Tidigare hade kommunstyrelsen ansvar för det område nämnden ansvarar för idag. Den nu gällande delegationsordningen kommer att ses över och revideras i syfte att ytterligare renodla nämndens ansvars- områden i förhållande till tidigare huvudman. Förvaltningschef har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt. Delegationsordningen bedöms från förvaltningen vara ändamålsenlig i förhållande till nämndens ansvarsområde.

Vår bedömning är att delegationsordningen är ändamålsenlig till sin omfattning och sitt innehåll.

I delegationsordningen anges att delegationsbesluten ska anmälas vid nämnds- sammanträdena. Detta sker genom att delegationsbesluten lämnas till nämndsekre- teraren som sammanställer en förteckning som skickas ut till varje sammanträde.

Nämnden har följt kommunstyrelsens interkontrollplan för 2015 och även 2016 när det gäller kontroll av delegationshanteringen.

3.8. Trafik- och fastighetsnämnden

Nämndens delegationsordning är senast reviderad den 19 maj 2016. Delegations- ordningen revideras fortlöpande i syfte att hålla den aktuell. Från förvaltningen upplever man att den är ändamålsenlig. Förvaltningschefen har generell delegat- ionsrätt i alla ärenden såvida inte annat anges. Förvaltningschefen har också vida- redelegationsrätt.

Vår bedömning är att delegationsordningen är ändamålsenlig i förhållande till nämndens ansvarsområde.

I delegationsordningen framgår att delegationsbeslut anmäls till nämnden genom att förteckning över beslut hålls tillgänglig på sammanträdena. Delegationsbesluten samlas in av nämndsekreteraren som upprättar en förteckning som skickas ut till nämnden i samband med kallelsen.

(10)

I 2015 års internkontrollplan hade man med delegationshanteringen. Det visade sig vid uppföljningen att det fanns mindre brister i några specifika ärendetyper. Ruti- ner för att avhjälpa dessa brister har upprättats. För 2016 har man inte med delegationshanteringen i internkontrollplanen.

3.9. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

Nämndens delegationsordning är senast reviderad 22 november 2012. Under innevarande år pågår ett arbete för revidering av delegationsordningen. Nämnden har delegerat sina beslut i fyra nivåer. Nivå A till nämndens ordförande, nivå B till arbetsutskottet, nivå C till förvaltningschefen med angivna förbehåll, samt nivå D där förvaltningschef har rätt att vidaredelegera till annan anställd inom kommunen.

Förvaltningen bedömer att delegationsordningen är ändamålsenlig.

Vår bedömning är att nämndens delegationsordning är ändamålsenlig i förhållande till nämndens ansvarsområde.

I delegationsordningen saknas regler för anmälan av delegationsbeslut till nämn- den. Dock redovisas delegationsbesluten löpande i en sammanställning på nämn- dens sammanträden genom nämndsekreterarens försorg.

I 2015 års internkontrollplan fanns delegationshanteringen med som ett kontrollmoment. I den uppföljning som gjordes konstaterades att det fanns vissa brister kring återrapportering av beslut från rektor och gymnasiechef. I 2016 års kontroll- plan har nämnden därför beslutat att återigen ha ett kontrollmoment kring delegationshanteringen.

3.10. Vård och omsorgsnämnden

Nämndens delegationsordning är senast reviderad 21 maj 2015. I delegationsordningen framgår att vid tveksamhet hos delegat ska ärendet överlämnas till närmaste chef eller till AU. Dessa tar då över beslutanderätten. Vidare har förvaltningschefen rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt. Från förvaltningen bedöms delegationsordningen vara aktuell och ett aktivt verktyg för beslutsfattande i nämnden.

I delegationsordningen framgår att delegationsbesluten ska anmälas till nämnden genom att en förteckning över beslut ska delges nämnden och att besluten ska hål- las tillgängliga på sammanträdet. Detta sker genom nämndsekreterarens försorg.

I internkontrollplanen 2015 fanns delegationshanteringen med som ett kontrollmoment. I uppföljningen av denna kontroll konstaterades ingen avvikelse. I internkontrollplanen för 2016 har nämnden valt att inte ha delegationshanteringen som ett kontrollmoment.

(11)

3.11. Överförmyndarnämnden

Överförmyndarnämnden är en gemensam nämnd med Sollentuna, Upplands Väsby och Sigtuna kommuner som samverkande kommuner. Sollentuna är värdkommun.

Nämndens delegationsordning är fastställd 21 september 2015. Delegationsbeslut som fattas med stöd av föräldrabalken behöver inte anmälas till nämnden. Man har dock valt i nämnden att anmäla ordförandebeslut. I övrigt sker ingen anmälan.

Den kontroll som ska ske av överförmyndarnämndens verksamhet sker av länssty- relsen. Man upplever från förvaltningen att delegationsordningen är aktuell och stödjer nämndens verksamhet.

Nämnden har inte med delegationshanteringen i sin internkontrollplan för 2016.

3.12. Enkäten

Delegationsordningen är ett viktigt instrument för respektive nämnds/styrelsens beslutsfattande. Ansvaret för delegationshanteringen och delegationsbesluten ligger hos nämnden/styrelsen.

För att få de förtroendevaldas synpunkter på delegationshanteringen har vi i granskningen skickat ut en enkät till de berörda nämndernas och styrelsen ordinarie ledamöter. Svarsfrekvensen på enkäten var endast 43,5 % trots att vi skickade ett antal påminnelser. Noterbart är att det inte inkom några svar från socialnämnden.

I bilaga redovisas utfallet av enkäten samt de kommentarer som lämnats av leda- möterna. Enkäten innehöll 7 frågor. Eftersom svarsfrekvensen var så låg så kan man inte dra några exakta slutsatser utifrån enkäten. Dock visar den ett antal uppfattningar och kommentarer till de olika frågeställningarna. Vårt syfte med enkäten var att få en bild av hur de enskilda ledamöterna i nämnderna och styrelsen upplever att delegationsinstrumentet fungerar i förhållande till de av respektive nämnd fast- ställda delegationsordningarna. Noterbart i denna enkät är att det finns negativa uppfattningar i framförallt fråga 3, 6 och fråga 7. Vår uppfattning kring resultatet i enkäten är att respektive nämnd och kommunstyrelsen bör ta en diskussion kring sin delegationshantering och klargöra de uppfattningar som redovisats i enkäten.

(12)

2016-06-17

Hans Gåsste Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare