Kom igång med Avtalsbevakning
info@avtalsbevakning.se
www.avtalsbevakning.se
Avtalsbevakning – Förenklar din avtalshantering
Med Avtalsbevakning frigör du Pd och minskar kostnader genom aQ få full kontroll på dina avtal och avtalens förfallodatum
Vad? Varför? Hur?
Avtalsbevakning möjliggör hantering av avtal i en enda ren webbapplikaPon. All informaPon är väl synlig och alla funkPoner i systemet medför aQ alla företagets avtal och processer opPmalt kan hanteras.
Med sökning, rapportering och bevakningsfunkPoner underläQar vi en proakPv avtalshantering, därmed kan kostnader och risker minskas.
Med Avtalsbevakning kan ni hantera den löpande förvaltningen av avtal. Det innebär större effekPvitet och lägre administraPva kostnader. Du registrerar eQ avtal i systemet på mindre än en minut.
Med Avtalsbevakning kan ni vara igång snabbare, med färre resurser, med snabbare implementaPon och lägre total ägandekostnad.
Det enda du behöver är en dator uppkopplad mot internet. Lagring av informaPonen och driX av systemet sköts av oss.
Vi värnar om din säkerhet när du använder systemet och använder därför SSL-‐cerPfikat med 256 bitars kryptering, d.v.s samma standard som används av t.ex banker och försvaret.
DeQa cerPfikat krypterar all informaPon som skickas mellan din dator och systemet. Servern står i en säker, tempererad datahall med redundanta internetanslutningar och redundant strömförsörjning.
2
Inloggning Pll Avtalsbevakning görs genom aQ klicka på länken ”Logga in”
längst upp Pll höger.
Tidigare har du fåQ eQ mail med en länk där du kan välja eQ eget lösenord.
Ange din e-‐postadress och det lösenord
du valt.
Huvudmeny Snabbsök på namn och/eller nummer
Hjälp, Inställningar, AdministraPon, Logga ut
Klicka på knappen ”Skapa nyQ avtal”
uppe Pll höger.
UppgiXerna du fyller i på denna sida är allt systemet behöver för aQ hantera dina avtal och alla aviseringar via e-‐
post eller sms.
Mer informaPon om vad varje fält betyder följer på nästa sida.
Du kan skapa nya kategorier och motparter direkt i deQa formulär genom aQ välja det översta valet i deras respekPve rullista.
Lägga Pll nyQ avtal
1. Ange eQ namn på avtalet så aQ du känner igen det i listor i systemet.
2. Fyll i deQa fält om avtalet har eQ nummer eller om du vill använda deQa som eQ sökfält i avtalslistan.
3. Välj eventuellt den som är ansvarig för avtalet bland de användare eller moQagare du har lagt upp i systemet.
4. Det finns tre typer av avtal
a. Enkelt = Har eQ start-‐ och eQ slutdatum. Du väljer själv vad systemet sedan ska göra, om det ska arkiveras eller tas bort från systemet.
b. Avancerat = Har eQ start-‐ och eQ slutdatum samt möjlighet aQ automaPskt räkna fram slutdatum med en avtalsperiod som du anger.
c. Löpande = Har eQ startdatum 5. Ange eller välj eQ startdatum för avtalet.
6. Ange eller välj anPngen eQ slutdatum för avtalet eller ange en avtalslängd i dagar eller månader.
7. Ange vad systemet ska förlänga avtalet med i dagar eller månader. På slutdatum kommer systemet räkna fram avtalet med denna avtalslängd.
8. Ange uppsägningsPden för avtalet. Den Pd i dagar innan slutdatum som du senast måste säga upp eller omförhandla avtalet.
9. Välj en kategori som avtalet ska Pllhöra. Du kan även lägga Pll en ny kategori genom aQ ange valet ”Skapa ny kategori” och ange eQ namn i rutan som dyker upp.
10. Välj en motpart som du har avtal med. Du kan även lägga Pll en ny motpart genom aQ ange valet ”Skapa ny motpart” och ange eQ namn i rutan som dyker upp.
11. Ange den totala kostnaden för avtalet. Denna används för aQ presentera en kostnadskalkyl över vad alla dina avtal kostar över Pd.
12. Ange eventuellt en anteckning som komplement Pll avtalets
uppgiXer. 6
När du har sparat eQ nyQ avtal visas
detaljsidan för deQa avtal. På detaljsidan hiQar du Pll vänster den informaPon som du angav när du lade in avtalet och Pll höger de extra funkPoner du kan koppla Pll eQ avtal.
Aviseringar är utskick som systemet gör via e-‐
post och/eller SMS. Du kan lägga upp obegränsat med aviseringar. (Se bild 6)
För aQ en avisering ska skickas behöver du ange vem som ska få aviseringen. DeQa görs under ”AviseringsmoQagare”. (Se bild 7)
Det är möjligt aQ bifoga en inscannad kopia av avtalet i den tredje panelen, ”Dokument”. (Se bild 8)
Den sista panelen, ”Avtalshändelser”, ger dig möjlighet aQ föra en logg över alla
förändringar på avtalet. Du kan t.ex. lägga Pll händelse för när du omförhandlar eller ändrar något i avtalet och skriva vad som skeQ.
För aQ lägga Pll en avisering, klicka på ”+ Skapa ny avisering”.
Ange eQ namn på aviseringen. DeQa används för aQ du ska känna igen vilken avisering det är i listan på sidan för avtalsdetaljer.
Ange vilken typ av avisering du vill skapa. Vid en relaPv avisering anger du antal dagar innan förfallodatum och vid absolut anger du eQ specifikt datum som aviseringen ska skickas.
Kryssa i önskade leveranssäQ och ange eventuellt eQ eget meddelande som ska skickas med.
Klicka på ”Spara”.
8
EXer aQ ha lagt upp aviseringar, behöver du lägga upp moQagare som ska ta emot
aviseringarna.
Klicka på ”+ Hantera aviseringsmoQagare”.
Nu visas en lista med alla användare och moQagare som är upplagda i systemet. Klicka på plus-‐ikonen bredvid de moQagare som ska få avisering.
Varje moQagare som ska få avisering markeras nu med en grön bock.
Klicka på ”Spara”.
10
För aQ lägga Pll eQ dokument, klicka på ”+
Ladda upp nyQ dokument”.
Ange eQ namn på dokumentet. DeQa används för aQ du ska känna igen vad det är för
dokument i listor över dokument i systemet.
Det finns tre säQ aQ spara dokument.
1. Välj ”Ladda upp” och en fil från din dator genom aQ klicka på ”Välj fil…”. Filen kommer laddas upp Pll Avtalsbevaknings server.
2. Välj ”Webb-‐länk” och ange en länk Pll eQ dokument som ligger i eQ externt
dokumenthanteringssystem eller på er egen hemsida.
3. Välj ”Egen referens” och ange en fritext för dokumentet, t.ex en referens Pll en pärm eller hylla.
Klicka på ”Spara”.
EXer aQ ha lagt upp några aviseringar, valt en moQagare som ska få aviseringarna, bifogat eQ dokument och lagt upp en händelse kan sidan se ut som Pll höger.
När du har lagt in dina avtal i systemet hiQar du dessa genom aQ klicka på menyvalet
”Avtal” i huvudmenyn.
Du kan sortera listan på valfri kolumn genom aQ använda de små blåa pilarna bredvid kolumnrubriken.
Listan går aQ filtrera på motpart, kategori och ansvarig samt fritextsöka på namn och/eller nummer. Det går även aQ söka fram avtal på olika datum och kostnad.
12
Visa detaljer Redigera Ta bort
