Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr
Heby kommun 744 88 Heby
Tingsgatan 11 0224-360 00 0224-301 94 www.heby.se 366-5114 212000-2049
information@heby.se
HEBY100 v 1.0 2005-11-28 , H:\Controller\Uppdrag\Fritidsenheten\Utredning fritidsenheten.doc
Central förvaltning Stab
Åsa Nylander, Controller Tel. 0224-361 75 (även mobil) asa.nylander@heby.se
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen beslutar
• Kommunstyrelsen ser allvarligt på de brister i den interna kontrollen och den ekonomiska uppföljningen som utredningen visar.
• Förvaltningen får i uppdrag att åtgärda bristerna enligt punkterna i sammanfattningen nedan.
• Kommunstyrelsen konstaterar att förbättringsåtgärder har påbörjats och förvaltningen får i uppdrag att rapportera en tidplan för dessa inför kommunstyrelsens sammanträde 11 oktober 2012.
• Förvaltningen får i uppdrag att åtgärda allvarliga brister i den interna kontrollen och den ekonomiska uppföljningen med omedelbar verkan och återrapportera till kommunstyrelsen sammanträde 11 oktober 2012.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen beslutade i § 108, 5 juni 2012 att ge förvaltningen i uppdrag att utreda orsakerna till den ekonomiska obalansen inom fritidsenheten.
Uppdraget formulerades enligt nedan:
– Utifrån fritidsenhetens underskott i bokslutet för 2011, samt en prognostiserad negativ avvikelse även för 2012, ges controllern i uppdrag att utreda orsaker till den ekonomiska obalansen. Särskilt fokus skall läggas på kostnadsutveckling i samband med
investeringar och renoveringar, samt enhetens sätt att möta de ökade kostnaderna. Av utredningen ska också framgå vilka effekter framtagen åtgärdsplan beräknas få på såväl kort som lång sikt. Utredningen och dess slutsatser ska presenteras på kommunstyrelsens sammanträde 4 september 2012.
I utredningen konstateras flera brister i den interna kontrollen och den ekonomiska uppföljningen av verksamheten.
Följande föreslås för att åtgärda detta:
• Åtgärdsplanen enligt PM 23 maj 2012 (bilaga 2) uppdateras med en tidplan och en beskrivning av verksamhetsförändringarna för att möjliggöra uppföljning.
• Förvaltningen säkerställer att rapportering till ansvariga politiska organ sker utifrån de beslut som fattas.
• Inför större förändringar i framtiden t ex ombyggnationer gör förvaltningen fullständiga ekonomiska kalkyler för sina ökade/minskade kostnader och intäkter samt investeringsbehov.
• Rollfördelning och ansvar klargörs mellan ekonomiavdelningen som stödfunktion och samhällsbyggnadsförvaltningen som verksamhetsansvarig förvaltning.
• Juridiskt bindande dokument tecknas mellan förvaltningen och Hebyfastigheter AB när förändringar ska ske t ex en hyreshöjning i samband med en
ombyggnation.
• En ordentlig genomgång görs av hyreskostnaderna för sim- och sporthallen. Är den gamla hyran realistisk med tanke på att anläggningen byggdes för 40 år sedan? Är hyresökningen realistisk utifrån den investering som gjordes av Hebyfastigheter AB.
• Ett internt hyresavtal tecknas mellan lokalsamordnaren och enhetschefen för fritidsenheten när det gäller den nya hyran.
• Enhetens samtliga intäkter och kostnader (inkl. hyran) redovisas och analyseras månadsvis av ansvarig förvaltning. En jämförelse görs mot budgeterat resultat.
Rapporter och analyser sparas i pappersform och/eller elektroniskt.
• Rutiner skapas som säkerställer att inköp som ska betraktas som investeringar också bokförs som investering.
• Hyrorna fördelas ut månadsvis och attesteras av ansvarig chef.
Enligt uppgift har förvaltningen under 2012 påbörjat förbättringsåtgärder när det gäller den ekonomiska uppföljningen och den interna kontrollen av fritidsenheten.
Bland annat görs mer noggranna analyser av utfallet, hyrorna har fördelats ut vid halvårsskiftet och en ny månadsrapport har tagits fram som underlättar analysen.
Förvaltningen föreslås återrapporterar till kommunstyrelsen de förbättringsåtgärder som vidtagits och en tidplan för de som återstår.
Utredning
Orsaker till den ekonomiska obalansen
Det är svårt att göra en djupare analys över orsakerna till den ekonomiska obalansen på fritidsenheten. Underskottet för 2011 på 3 800 tkr blev känt först i början på år 2012 både för förvaltningen och ansvarigt politiskt organ. I december 2011 rapporterade förvaltningen att underskottet beräknades bli 900 tkr i enlighet med tidigare prognoser. Under 2011 har inga ekonomiska rapporter över utfall jämfört med budget presenterats för och/eller analyserats av den ansvariga förvaltningen.
Det gjordes heller inga fullständiga ekonomiska kalkyler på förvaltningen inför ombyggnationen av sim- och sporthallen. Chefen för samhällsbyggnadsförvaltningen presenterade för beredningen för kultur- och fritidsfrågor en analys av underskottet där 3 200 tkr kunde förklaras. Se bilaga 1. Kostnader har uppstått som man inte hade räknat med i budget t ex hyra av baracker som tillfälliga omklädningsrum, högre lokalhyra än beräknat och inköp av inventarier som felaktigt bokförts som driftskostnad. Intäkterna har inte heller ökat som beräknat.
Effekter av åtgärdsplan på kort och lång sikt
Den 23 maj 2012 presenterar samhällsbyggnadsförvaltningen för kommunstyrelsens verksamhetsutskott (ksvu) en åtgärdsplan för att komma till rätta med underskottet på fritidsenheten. Besparingar på sammanlagt 2 850 tkr redovisades vilket innebär att det saknas 1 000 tkr för att komma till rätta med den ekonomiska obalansen.
Åtgärdsplanen finns med som bilaga 2.
För att kunna utvärdera vilka effekter åtgärdsplanen beräknas få på kort och lång sikt krävs en mer utförlig åtgärdsplan med bl. a ekonomiska kalkyler, tidplan och
beskrivning av verksamhetsförändringar. En sådan har nu efterfrågats i § 88 av ksvu som den 27 juni gav förvaltningen i uppdrag att till sammanträdet 22 augusti utarbeta en mer detaljerad och tidsatt åtgärdsplan inom fritidsenheten.
Dock kan konstateras att när de olika åtgärderna har beskrivits muntligen av tf chef för samhällsbyggnadsförvaltningen och chef för fritidsenheten så verkar dessa kunna ha positiva ekonomiska effekter på såväl kort som lång sikt. Bland annat har man tänkt föredömligt när det t ex gäller att samordna olika verksamheter i gemensamma lokaler. När besparingar görs på fritidsgårdar bör man ha i åtanke risken att ökade kostnader kan uppstå inom andra verksamheter t ex inom skolan eller individ- och familjeomsorgen.
I dagsläget har enhetschefen inte möjlighet att påverka beloppsnivån på enhetens hyra utan hyran fördelas ut av ekonomiavdelningen via lokalsamordnarens underlag.
Enhetschefen har därför inte möjlighet att fullt ut ta ansvar för och påverka hyreskostnaden för verksamheten trots att denna utgör mer än halva budgeten.
Däremot kan enhetschefen påverka behov av lokaler, samordning av dessa och andra gemensamma resurser
Det saknas utförliga ekonomiska analyser av fritidsenhetens verksamhet vilket gör att det är svårt att avgöra vad som är ett realistiskt resultat och en realistisk budget för verksamheten utifrån de politiska mål som finns för verksamheten.
Rapportering av det ekonomiska resultatet under 2011
Under 2011 var det kommunstyrelsens verksamhetsutskott (ksvu) som var det politiska organ som var ansvarigt för det ekonomiska resultatet för fritidsenheten.
Ekonomiavdelningen har månadsvis (förutom per sista juni och juli) presenterat en månadsrapport med eventuella nya prognoser om de verkliga kostnaderna och intäkterna förväntades skilja sig från budget. I månadsrapporten har inte det faktiska utfallet presenterats. När det gäller fritidsenheten så har ny prognos gjorts vid två tillfällen med sammanlagt 900 tkr sämre resultat än budget:
• I månadsrapport maj 2011 redovisas en ny prognos med ett underskott på -400 tkr – i månadsrapporten finns ingen tydlig förklaring på vad detta beror på.
• I månadsrapport september 2011 redovisas ytterligare en ny prognos för fritidsenheten då underskottet beräknas öka med 500 tkr till sammanlagt -900 tkr. Underskottet på 500 tkr förklaras enligt följande:
”Samhällsbyggnadsförvaltningens fritidsenhet försämrar sin prognos med -500 tkr. Orsaken är engångskostnader som kan hänföras till ombyggnationen av sim- och sporthallen i Heby, byte av elstolparna på elljusbanorna slutfördes inte under 2010 och resterande del kommer att slutföras under 2011.”
I månadsrapporten (2011-12-16) per den sista november som presenteras för ksvu är prognosen fortfarande – 900 tkr. Samma belopp redovisas för ansvarig enhetschef. I januari upptäcks därefter att ett misstag har gjorts och att det verkliga underskottet är 3 800 tkr. En förklaring till detta är att hyrorna inte har fördelats ut under året utan detta gjordes först i december. Då upptäcks att hyrorna är 1,1 mkr högre än beräknat.
Övriga kostnader och minskade intäkter har uppstått under året och borde ha upptäckts tidigare.
I ksvu’s protokoll från 25 januari 2012 finns inget nämnt kring fritidsenhetens
oväntade stora underskott trots att detta då var känt av förvaltningen. Den 16 februari (ksvu § 18)begär verksamhetsutskottet en fördjupad analys av fritidsenhetens ekonomi. Denna lämnades inte på nästkommande möte 21 mars vilket
protokollfördes (ksvu § 29). Den 19 april gjordes en muntlig redogörelse av
förvaltningen och ksvu klargjorde att man även ville ha en mer utförlig rapport (ksvu
§ 53). Den 23 maj lämnades ett PM som beskriver åtgärder för att komma till rätta
med underskottet – detta PM är det som idag kallas åtgärdsplan (bilaga 2) men någon analys av resultatet för 2011 har inte lämnats till kommunstyrelsens
verksamhetsutskott. Däremot så presenterade förvaltningschefen för
samhällsbyggnadsförvaltningen en analys av underskottet för beredningen för kultur- och fritidsfrågor i samband med budgetarbetet 29 februari 2012. Se bilaga 1. I denna förklaras 3 200 tkr.
Den 27 juni beslutade verksamhetsutskottet i § 88 att ge förvaltningen i uppdrag att till sammanträdet 22 augusti utarbeta en mer detaljerad och tidsatt åtgärdsplan för fritidsenheten.
Kommentar
Fritidsenhetens budget för 2011 fastställdes i slutet av 2010. Därefter har förvaltningsekonom och ansvarig chef för fritidsenheten månadsvis gått igenom utfallet för att kunna rapportera eventuella avvikelser mot budget till ksvu. Inga skriftliga rapporter har tagits fram eller sparats utan analysen har gjorts direkt vid datorskärmen. Detta leder till att det är svårt att gå tillbaka och se vilka analyser som gjorts under året.
Det som saknas i den månadsvisa redovisningen är ett ekonomiskt resultat dvs.
fritidsenhetens samtliga intäkter och kostnader under perioden jämfört med budget.
Denna typ av uppföljning har inte heller gjorts inom förvaltningen under 2011. Detta leder till att den interna kontrollen blir bristfällig och avvikelser mot budget upptäcks för sent. En annan brist i den interna kontrollen är att hyrorna fördelas ut först i december vilket leder till att man inte kan följa enhetens resultat månadsvis. För att ha möjlighet att följa en enhets ekonomiska resultat måste enhetens samtliga intäkter och kostnader löpande redovisas och analyseras. När det gäller fritidsenheten så utgör hyran 7,5 mkr dvs. över hälften av den totala kostnaden. Man kan också ifrågasätta förfarandet att hyrorna fördelas ut och attesteras av personal på ekonomiavdelningen utan att ansvarig chef attesterat beloppet. Enhetschefen har därigenom inte möjlighet att fullt ut ta ansvar för och påverka hyreskostnaden för verksamheten.
I samband med ombyggnationen och att simhallen skulle öppna igen uppstod en engångskostnader på totalt 1,1 mkr. Dessa består bland annat av inköp av inventarier t ex möbler och solarier samt hyra av baracker som tillfälliga omklädningsrum.
Samtliga kostnader bokfördes som driftskostnader men stora delar borde ha bokförts som investering enligt god redovisningssed och därigenom inte belasta 2011 års resultat. Kostnaderna fanns inte med i budgeten men borde ha uppmärksammats i samband med prognosarbetet eftersom inköpen har gjorts under hela året.
Ansvariga chefer har i samband med denna utredning uttryckt en önskan om ett utökat ekonomistöd för att bättre kunna analysera sitt resultat. En rad
förbättringsåtgärder har påbörjats under 2012. Inom ekonomiavdelningen pågår ett utvecklingsarbete för att förbättra bl. a månadsrapporteringen och en ny version finns att tillgå från augusti i år. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen har utfallet för fritidsenheten analyserats månadsvis sedan årsskiftet. Hyrorna har fördelats ut av ekonomiavdelningen i juli och finns nu med i utfallet.
Kostnadsutveckling i samband med renovering av sim- och sporthallen i Heby
De senaste 10 åren har man gjort stora satsningar för att göra sim- och sporthallen i Heby mer attraktiv – bland annat har ett gym öppnats och en vattenrutschbana byggts. Anläggningen är ca 40 år gammal men renoverades den 31 april 2010 – 13 januari 2011 till en kostnad av totalt 27 mkr. Hebyfastigheter AB äger anläggningen och kommunen hyr denna till en årlig kostnad av 4 949 tkr/år.Efter ombyggnationen höjdes hyran med 2 483 tkr/år. Det fanns ingen skriven överenskommelse mellan förvaltningen och Hebyfastigheter AB om den beräknade hyreshöjningen. Till en början beräknades hyreshöjningen bli 2 300 kr (1 700+600) vilket godkändes av kommunfullmäktige i samband med budget. Därefter gjordes en indexuppräkning om 55 tkr/år samt ett ytterligare påslag om 128 tkr/år på grund av beställningar utöver tidigare överenskommelse.
Hyresavtal tecknas mellan lokalsamordnaren i kommunen och Hebyfastigheter AB vilket gör att enhetschefen för fritidsenheten inte har möjlighet att påverka
beloppsnivån på hyran. Internt hyresavtal ska därefter tecknas mellan enhetschefen och lokalsamordnaren. Detta har inte skett efter ombyggnationen utan det senaste interna avtal som finns är från 2009.
Innan beslut om igångsättningstillstånd presenterade ekonomichefen en investeringskalkyl för själva investeringen på 27 mkr för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Däremot har man inte gjort någon fullständig ekonomisk kalkyl på förvaltningen med beräknade kostnader, investeringar och intäkter i samband med och efter ombyggnationen. Just i samband med större ny- och ombyggnationer är det viktigt att noga göra kalkyler på hur driftskostnaderna kommer att förändras
eftersom att dessa troligtvis kommer att finnas under en lång tid framöver.
De ökade kostnaderna för ombyggnationen skulle finansieras med lägre
driftskostnader och högre intäkter. Detta beslutade kommunstyrelsen i samband med att man gav igångsättningstillstånd för ombyggnationen.
”Den reala driftskostnadsökningen ska bekostas genom sänkta driftskostnader och intäktsökning i sim- och sporthallen, ej genom skatte- och statsbidragsintäkter.”
(KS § 50, 2010)
Förvaltningen beräknade att intäkterna skulle öka med 600 tkr 2011 men den faktiska intäktsökningen blev enligt uppgift 450 tkr jmf med år 2009. Konsultbolaget Weedo AB fick i början av 2012 i uppdrag att som utomstående konsult granska om det är möjligt att minska på kostnaderna alternativt öka intäkterna på Heby sim- och sporthall. Konsultbolaget har i sin utredning gett en rad förslag på möjliga sätt att öka intäkterna t ex flera aktiviteter, ökad marknadsföring och lägre priser under dagtid etc. samt förslag på olika sätt att minska kostnaderna t ex minska personalen med två personer, omförhandling av hyran som anses vara hög, omförhandling om avtal av yttre skötsel, omförhandling kostnad för kommunalt vatten och kommunal fjärrvärme etc. Se vidare utredningen som finns med som bilaga 3. Utredningen presenterades av förvaltningen för kommunstyrelsens verksamhetsutskott den 23 maj 2012 och ksvu beslutade (ksvu § 71) att ställa sig bakom rapporten och förvaltningens förslag till åtgärder i åtgärdsplanen (se bilaga 2) som presenterades samtidigt.
Bakgrund – politiska beslut
Den 9 september 2008 inkommer Hebyfastigheter AB med en skrivelse till
kommunstyrelsen gällande det aktuella investeringsbehovet. Av skrivelsen framgår att man har räknat med en investering på 20 mkr för Heby sim- och sporthall inklusive gym och utomhusbad. Ett år senare den 3 november 2009 ansöker Heby fastigheter AB om igångsättningstillstånd för att påbörja renovering av sim- och sporthallen. Investeringskostnaden beräknas då bli 24,6 mkr utan en
utomhusbassäng. Den ökade kostnaden rör enligt skrivelsen bland annat ökade krav på tillgänglighet och brandskydd. Kommunstyrelsen behandlar ärendet på sitt sammanträde 2 december 2009 och begär då in en konsekvensanalys utifrån en investeringsram på 20 mkr.
Tidigare den 4 november har kommunstyrelsen beslutat (ks § 298) att ett OPS-projekt inte hinns med inför en ombyggnation av sim- och sporthallen. OPS står för offentlig och privat samverkan vilket kortfattat innebär en form av offentlig upphandling där ett privat företag eller konsortium tilldelas uppdraget att finansiera, bygga och under en längre tid driva en offentlig nyttighet. Det är inte bara själva byggandet som överlåts på ett privat företag utan även finansiering och eventuellt drift. Den 2 september2009 hade förvaltningen fått i uppdrag av kommunstyrelsen att ta fram en plan för hur investering av hela eller delar av investering inom fritidsenheten genom OPS, ska genomföras
Till kommunstyrelsens sammanträde 27 januari 2010 presenterar förvaltningen och Hebyfastigheter AB flera beslutsunderlag:
*En konsekvensrapport från Hebyfastigheter AB för en investering på 20 mkr
*En konsekvensbeskrivning från förvaltningen – fritidsenheten
*En skrivelse från föreningar
*En investeringskalkyl från ekonomienheten
*Yttrande från Tema gruppen Sverige AB
Utifrån dessa beslutsunderlag fattar kommunstyrelsen beslut om att bifalla igångsättningstillståndet på 27 mkr om kommunfullmäktige beslutar om att utöka investeringsramen från 20 mkr till 27 mkr. Samtidigt beslutar kommunstyrelsen att
”Den reala driftskostnadsökningen ska bekostas genom sänkta driftskostnader och intäktsökning, ej genom skatte- eller skattebidragsintäkter.”
Den 16 mars 2010 beslutade kommunfullmäktige (kf § 28) (efter en återremittering) att investeringsramen för Heby sim- och sporthall skulle utökas från 20 mkr till 27 mkr. I och med kommunfullmäktiges beslut 16 mars blev det klart att starta ombyggnationen. Simhallen var därefter stängd mellan 31 april 2010 och 13 januari 2011 i samband med att ombyggnationen genomfördes.
Allmänt om Fritidsenheten
Fritidsenheten är en del av samhällsbyggnadsförvaltningen inom Heby kommun och ansvarar för följande:
•
Sporthallarnao Heby och Östervåla som är bemannande med personal från fritidsenheten. I Heby är sporthallen kombinerad med simhallen.
o Tärnsjö och Morgongåva som är obemannade. Lilla sporthallen i Heby som också var obemannad är uppsagd från och med 1 januari 2013.
o Samtliga sporthallar hyrs av Hebyfastigheter AB.
• Simhall
o Det finns en simhall i Heby som ligger i samma byggnad som sporthallen.
En omfattande renovering gjordes under 2010 och 2011 av sim- och sporthallen i Heby.
• Fritidsgårdar
o Det finns fem fritidsgårdar i följande orter: Heby, Morgongåva, Tärnsjö, Östervåla och Harbo.
o Fritidsenheten ansvarar för personal och hyr samtliga lokaler (förutom den i Harbo) av Hebyfastigheter AB via lokalsamordnaren i kommunen.
• Utomhusbad
o Det finns totalt 7 utomhusbad som fritidsenheten antingen sköter själva eller låter föreningar sköta på skötselbidrag.
• Elljusspår och övriga motionsspår
o Elljusspår finns på följande orter: Heby, Morgongåva, Tärnsjö, Östervåla och Harbo
o Fritidsenheten ansvarar för skötsel av dessa, förutom spåret i Harbo.
Bland annat har stolpar för belysningen bytts ut under några år tillbaka.
• Fotbollsplaner
o Fotbollsplaner finns på följande orter; Heby, Morgongåva, Vittinge, Runhällen, Huddunge, Tärnsjö, Östervåla och Harbo
o Det löpande underhållet som t ex gräsklippning, städning av omklädningsrum o dyl. görs av föreningarna på skötselbidrag.
o Fritidsenheten ansvarar för det som görs extra t ex dressning av planer inför säsongen.
Fritidsenheten hade ett budgeterat anslag för 2011 på 9,1 mkr. Externa intäkter budgeterades till 2,8 mkr. Av den totala kostnaden är ca 7,5 mkr hyreskostnader. Det finns en chef och 22 personer anställda motsvarande ca 15 årsarbetare.
Utredning
Utredningen har genomförts genom intervjuer med:
• Chef för samhällsbyggnadsförvaltningen
• Tf chef för samhällsbyggnadsförvaltningen
• Chef för fritidsenheten
• Ansvarig förvaltningsekonom
Samtliga personer som har intervjuats har faktagranskat innehållet i rapporten.
Genomgång av sammanträdesprotokoll, handlingar och beslutsunderlag:
• Kommunstyrelsen år 2007-2012
• Kommunstyrelsens verksamhetsutskott år 2011-2012
•
Verksamhetsnämnden år 2008-2010• Beredningen för kultur- och fritidsfrågor år 2012
Avgränsning
Denna utredning omfattar en analys av det som har skett inom förvaltningen i Heby kommun utifrån kommunstyrelsens uppdrag. Ingen analys är gjord av
Hebyfastigheters ansvar i samband med ombyggnationen av sim- och sporthallen i Heby. Ingen djupare analys är gjord av de beslutsunderlag som föregått
kommunstyrelsens beslut om igångsättningstillstånd.
I tjänsten
Åsa Nylander
Controller Heby kommun Delges:
