Internkontrollplan 2019

(1)

Internkontrollplan 2019

Kulturnämnden

(2)

Internkontrollplan 2019, Kulturnämnden 2(10)

Innehållsförteckning

Inledning ...3

Ansvar...4

Arbetsgång vid internkontrollgranskning ...5

Åtgärder ...6

Bristande krav på ekologisk hållbara varor ...6

Granskningar...7

Nämndens granskningar ...7

Inköp följer inte regelverk ...7

Bristande följsamhet av resepolicy ...7

Kommungemensamma granskningar ...8

Löneskuld ...8

Bristande serviceskyldighet ...9

Bristande avtalshantering ...9

(3)

Inledning

Intern kontroll är ett av flera sätt för en organisation att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet. I en offentlig organisation som Malmö stad skapar en god intern kontroll förutsättningar för en effektiv användning av skattepengarna och en bra service till kommunmedlemmar och andra intressenter. Intern kontroll innebär i grunden att med en riskbaserad ansats säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls och att nämndens uppdrag kan genomföras, genom en effektiv, ändamålsenlig och säker

förvaltning.

Intern kontroll är en process, där såväl den politiska ledningen som tjänstemannaledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål:

• att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv

• att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig

• att lagar, förordningar och styrdokument följs

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll ska nämnderna årligen anta en plan för den interna kontrollen. Syftet med intern kontrollplanen är att särskilt granska eller åtgärda vissa områden som tagits fram i genomförd riskanalys. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen, det vill säga ansvar för att rutiner, processer och system fungerar.

I planen anges potentiell risk, tid för återrapportering och hur granskningen ska genomföras eller vilka åtgärder som ska vidtas samt vem som är ansvarig.

(4)

Ansvar

Kommunfullmäktige beslutade 2016-12-20 om att ett uppdaterat Reglemente för intern kontroll att gälla från och med 2017-01-01. Syftet är att säkerställa att nämnden, som har det yttersta ansvaret för att det finns en god intern kontroll, upprättar en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för denna.

Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen.

Internkontrollplanen ska innehålla åtgärder och granskningar.

Kulturdirektören och förvaltningsledningen ansvarar för att det finns rutiner och processer som

tillgodoser kommunallagens krav på en god intern kontroll. Kulturdirektören fastställer förslag till intern kontrollplan och ansvarar dels för återrapportering till nämnd och dels för att de brister som identifieras rättas till i verksamheten. Intern kontroll ingår i verksamhets- och ledaransvaret.

Kulturdirektören ska sedan rapportera till nämnden huruvida kontroll genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Kulturnämnden fattar beslut om rapport från föregående års internkontroller samt beslutar om årets internkontrollplan senast i februari månad. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen.

(5)

Arbetsgång vid internkontrollgranskning

Internkontrollplanen tas fram utifrån två delar:

1. Riskanalyser i kulturförvaltningens institutioner och verksamheter

3. Av kommunstyrelsen beslutade gemensamma granskningsområden för Malmö stads nämnder En riskanalys genomförs genom att risker inom kulturnämndens verksamhet identifieras och värderas, därefter sker en prioritering och bedömning om vidare hantering av riskerna. Varje risk hanteras på något av fyra sätt. Antingen accepteras risken, om riskvärdet är lågt nyttan av eventuella åtgärder eller

granskningar är mindre än de resurser som måste avsättas. Risken kan också hanteras utifrån att befintliga åtgärder eller inbyggda kontroller bedöms tillräckliga, vilket innebär att inga åtgärder genomförs. Den tredje varianten av hantering är då risken bedöms behöva en åtgärd som inte redan påbörjats, och då planeras en så kallad direktåtgärd. Den fjärde möjligheten, granskning, innebär att behov finns för att granska hur det står till innan eventuella åtgärder planeras. I bilden nedan framgår de fyra möjligheterna till hantering:

Dokumentation av prioriterade risker som hanteras genom en direktåtgärd eller granskning sker i internkontrollplanen, vilken består av en del med åtgärder och en del med granskningar. I åtgärdsdelen samlas risker där åtgärder kan planeras utan ytterligare granskning eller utredning. Granskningsdelen innehåller sådana risker där ytterligare fördjupning och granskning behöver genomföras innan beslut om vidare hantering av risken fattas. Granskningen kan senare visa att ingen avvikelse finns och då behövs heller ingen åtgärd, medan konstaterade brister leder till planering av förbättringsåtgärder.

(6)

Åtgärder

Bristande krav på ekologisk hållbara varor Beskrivning av risk

Risk för att kulturförvaltningen inte efterlever Malmö stads policy för hållbar utveckling och mat vid evenemang och representation på grund av att genomförande, uppföljning och utvärdering av policyn inte är ändamålsenlig, vilket leder till att andelen eko-mat inom förvaltningen inte ökar och

växthusgasutsläppen inte minskar.

Enhet

Kulturnämnden Riskansvarig Stabschef

Åtgärd Vad ska göras: Återrapportering till

nämnd/styrelse (tidpunkt):

Säkerställa rutiner kring ekologisk

hållbarhet Kulturförvaltningen kommer att:

- säkerställa att samtliga

verksamheter vid inköp av Malmö stads måltidslösningar väljer ekologiska varor. I detta avseende kommer kulturförvaltningen att följa den Malmö stad enhetliga riktlinjen för representation som

kommunstyrelsen föreslås ta fram.

- säkerställa att krav på ekologiskt hållbara varor beaktas vid evenemang i vår regi

Februari 2020

Tydliggörande av ansvar Kulturförvaltningen kommer att tydliggöra en central funktion för miljöansvaret inom förvaltningen med ett ansvar att leda och samordna arbetet med

kulturnämndens miljöarbete där arbetet med mat och ekologisk hållbarhet ingår.

Februari 2020

(7)

Granskningar

Nämndens granskningar

Inköp följer inte regelverk Beskrivning av risk

Risk för att inköp inte sker enligt regelverk (LOU och inköpspolicy) på grund av att regelverk förbises vilket leder till ej konkurrensutsatta inköp och/eller otillräcklig dokumentation av inköp

Enhet

Kulturnämnden Riskansvarig Ekonomichef

Granskning

Inköp i enlighet med avtal och regelverk

Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:

Inköp

Syfte med granskningen:

Säkerhetsställa att direktupphandlingar dokumenteras när upphandlingens värde beräknas överstiga 100 000 kr. Säkerställa att marknadsundersökning och konkurrensutsättning görs i samtliga

direktupphandlingar.

Omfattning/avgränsning:

Stickproven omfattar alla verksamheter. Fakturor över 100 000 kr. 10-15 fakturor per månad. Slumpmässigt utvalda direktupphandlingar.

Granskningsmetod:

Stickprov varje månad.

Rapportering av resultat till:

Ekonomichef

Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt):

Februari 2020

Bristande följsamhet av resepolicy Beskrivning av risk

Risk för att kulturförvaltningen inte följer Malmö stads resepolicy på grund av bristande förankring av policyn, vilket leder till att resor i förvaltningens regi är osäkra, kostnadsineffektiva, har negativ miljö- och energipåverkan eller i övrigt motverkar arbetet för ett hållbart samhälle.

Enhet

Kulturnämnden Riskansvarig Stabschef

Granskning

Granskning av följsamhet av resepolicy

(8)

Internkontrollplan 2019, Kulturnämnden 8(10) Granskning

Efterlevnaden av Malmö stads resepolicy och tillhörande riktlinjer i kulturnämndens verksamheter.

Syftet med granskningen är att undersöka i vilken utsträckning resandet av anställda på förvaltningen följer Malmö stads resepolicy (med tillhörande riktlinjer) vid resor i tjänsten.

Stickprov av 15 resor genomförda under 2019 av anställda på förvaltningen. Samtliga av kulturförvaltningens institutioner och verksamheter kommer att omfattas av granskningen.

Kontroll av underlag från resefakturor, vilket jämförs med resepolicyns mål och riktlinjer.

Stabschef

februari 2020

Kommungemensamma granskningar

Löneskuld

Beskrivning av risk

Risk för att löneskuld uppstår på grund av okunskap och bristande följsamhet av anställning- och lön processen vid registrering av semester, vård av barn, sjukfrånvaro och annan frånvaro vilket kan leda till att felaktig lön utbetalas och att extra kostnader uppstår.

Enhet

Kulturnämnden Riskansvarig HR-chef

Granskning Löneskulder

Granskningen av löneskulder handlar om att få kunskap om när och varför löneskulder uppstår i förhållande till rutiner och riktlinjer i den gemensamma processen för Anställning och lön.

Syftet med granskningen är att bidra med kunskap om när och varför löneskulder uppstår i förhållande till rutiner och riktlinjer i den gemensamma processen för Anställning och lön, kunskap som kan ge underlag för förbättringar och därmed bidra till att minimera risken för löneskulder.

Granskningen gäller samtliga nämnder, men inte bolagen. Ett urval av löneskulder kommer att göras och stadskontoret kommer genom detaljerad anvisning beskriva hur granskningen ska gå till.

Stadskontoret tar fram konkreta anvisningar kring metod och dokumentation för respektive granskning.

Anvisningarna tillhandahålls förvaltningar och bolag under hösten 2018.

Februari 2020

(9)

Internkontrollplan 2019, Kulturnämnden 9(10) Bristande serviceskyldighet

Beskrivning av risk

Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen på grund av felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc

Enhet

Kulturnämnden Riskansvarig Kommunikationschef

Granskning

Användande av sociala medier

Granskning huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar.

Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Granskningen omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram.

Granskningen innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier.

Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen).

Kulturdirektör

Februari 2020

Bristande avtalshantering Beskrivning av risk

Risk för att Malmö stad sluter felaktiga eller bristfälliga avtal och bryter mot gällande rätt på grund av bristande styrning och okunskap vilket kan leda till förtroendeskada och ekonomiska konsekvenser såväl direkt (dåliga villkor) som indirekt (upphandlingsskadeavgift/ skadestånd).

Enhet

Kulturnämnden Riskansvarig Ekonomichef

Granskning Avtalshantering

(10)

Internkontrollplan 2019, Kulturnämnden 10(10) Granskning

Avtalshantering

Syftet med granskningen är att följa upp hur nämnder och bolag, som vid granskning 2017 genom

självskattning bedömde att de hade förbättringsområden inom avtalshantering, i relevanta delar säkerställt att förbättringar genomförts.

Granskningen omfattar samtliga nämnder och bolagsstyrelser som vid granskning av avtalshantering 2017 bedömde att det fanns ett eller flera områden inom avtalshanteringen som behövde förbättras eller ses över omgående.

För de områden som vid kommungemensam granskning 2017 bedömdes som förbättringsområden eller vara i behov av omedelbar översyn, beskrivs hur nämnden/bolagsstyrelsen säkerställt att förbättringar genomförts Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt):

Februari 2020