Lex2 handbok Gemensamt Version 1.1

(1)

Lex2 handbok Gemensamt

Version 1.1

(2)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 2(40)

Innehållsförteckning

1. INLEDNING ... 4

1.1 ALLMÄNT OM LEX ... 4

1.2 UPPDELNING AV HANDBOKEN ... 5

1.3 ALLMÄNT OM REGISTRERING AV HANDLING ... 5

2. UPPBYGGNAD AV GRÄNSSNITTET I LEX ... 6

2.1 STARTSIDAN, FLIKAR OCH BOXAR ... 6

2.1.1 Inledning ... 6

2.1.2 Startsida ... 7

2.1.3 Exempelsida för en informationstyp (ärende)... 8

2.2 UTSEENDE PÅ IKONER ... 9

2.3 ÅTKOMST ... 10

3. INLOGGNING OCH UTLOGGNING I LEX ... 10

4. STARTSIDAN ... 11

4.1 INLEDNING ... 11

4.1.1 Inkorg ... 11

4.1.2 Pågående ... 11

4.1.3 Senast öppnade ... 12

4.1.4 Bevakningar ... 12

4.2 LÄSA HANDLINGAR ... 12

5. PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR ... 14

5.1 ANGE EGNA UPPGIFTER ... 14

5.2 ÄNDRA LÖSENORD ... 15

5.3 BESTÄMMA BOXAR SOM SKA VISAS ... 16

6. SÖKA ... 17

6.1 ENKEL SÖKNING ... 17

6.1.1 Inledning ... 17

6.1.2 Sök via sökfältet i menyn ... 17

6.2 AVANCERAD SÖKNING... 19

6.2.1 Inledning ... 19

6.2.2 Typnivåer ... 19

6.2.3 Detaljnivå ... 19

6.2.3.1 Organisation ... 19

6.2.3.2 Beslut ... 19

6.2.3.3 Bevakning ... 19

6.2.3.4 Parameter ... 19

6.2.3.5 Externa deltagare ... 20

6.2.3.6 Notering ... 20

6.2.4 Sökningar ... 20

6.2.5 Starta avancerad sökning ... 20

6.2.6 Sökning på typnivå för en informationstyp ... 21

6.2.7 Sökning på typnivå för flera informationstyper ... 22

6.2.8 Sökning på detaljnivå – organisation enhetsnivå ... 24

6.2.9 Sökning på detaljnivå – organisation användare ... 25

6.2.10 Sökning på detaljnivå – beslut ... 26

(3)

6.2.11 Sökning på detaljnivå – bevakningar ... 27

6.2.12 Sökning på detaljnivå – parametrar ... 28

6.2.13 Sökning på detaljnivå – externa deltagare ... 28

6.2.14 Sökning på detaljnivå – löpande notering ... 28

6.2.15 Sökning på detaljnivå – anteckning ... 29

7. MAPPAR ... 30

7.1 INLEDNING ... 30

7.2 HANTERA MINA MAPPAR ... 31

7.2.1 Skapa egen mapp på huvudnivå ... 31

7.2.2 Skapa egen mapp på undernivå ... 32

7.2.3 Ändra på egen mapp ... 33

7.2.4 Ta bort egen mapp ... 34

7.3 KOPPLA OCH KOPPLA BORT ÄH TILL OCH FRÅN MAPPAR ... 36

7.3.1 Koppla ÄH till mapp ... 36

7.3.2 Koppla bort ÄH från mapp ... 37

7.4 NAVIGATION I MINA MAPPAR ... 38

7.5 NAVIGATION I GEMENSAMMA OCH EXTERNA MAPPAR ... 39

8. REVISIONSHISTORIK ... 40

 6.2.13 Sökning på detaljnivå – externa deltagare... 40

 6.2.14 Sökning på detaljnivå – löpande notering ... 40

 6.2.15 Sökning på detaljnivå – anteckning ... 40

(4)

1. Inledning

Handboken baserad på version 6.17.0 av Lex.

1.1 Allmänt om Lex

En modern IT-lösning för eFörvaltning, d v s ett stöd för myndighetens hantering av information, handläggning samt beslutsfattande.

Består av olika moduler vilket gör att funktionalitet kan väljas beroende på behov. En långtgående anpassning av myndighetens särskilda förutsättningar kan göras. Genom anpassning till aktuella myndighetsuppgifter blir Lex ett verksamhetssystem. Därmed kan Lex användas för flera olika verksamhetsområden och alla fördelar med en verksamhetsövergripande lösning uppnås.

Rollbaserade moduler skräddarsys beroende på vem användaren är. Olika utseende för registratorn, handläggaren, chefen, nämndsekreteraren eller politikern – från ett enklare system med färre bilder att arbeta i, till ett kraftfullt och funktionsrikt system för den som vill ha de möjligheterna.

Många berörs av myndighetens verksamhet. Genom att erbjuda en helhetslösning kan alla berörda i myndighetsprocessen vara delaktiga. Lex är utvecklat utifrån detta processorienterande helhetsperspektiv genom informationens hela livscykel, från datafångst och registrering till expediering och arkivering.

Genom att erbjuda en plattform som hanterar hela ärendekedjan från initiering till beslut kan Lex erbjuda elektronisk förvaltning samt integrerade eTjänster via Internet.

Hanterar alla de typer av information som förekommer hos myndigheten, såsom ärenden, handlingar, sammanträden och objekt.

Erbjuder stöd för hela ärendekedjan och detta är en förutsättning för att skapa en effektiv verksamhet, enhetlig kompetens i organisationen på ärendehanteringen och möjlighet att samverka mellan olika enheter inom myndigheten.

Att arbeta med ärenden är naturligtvis en central uppgift för en verksamhet. Ett ärende kan tillföras egna handlingar som är under arbete, s.k. arbetsmaterial och registrerade handlingar. Ärendet kan planeras och minnesanteckningar kan göras. All relevant data om parter, status i ärendet, händelser, bevakningar, att göra uppgifter m.m. finns överskådligt att tillgå för ett ärende.

Mallar kan enkelt skapas med fraser för en effektiv handlingshantering. Detta innebär att myndigheten kan erhålla enhetligt handlingsutseende och att handling snabbt, enkelt och säkert kan skapas av handläggaren.

Uppgifter (metadata) följer automatiskt med, exempelvis uppgifter om mottagare, handlingsuppgifter, uppgifter om handläggaren, datum mm. Det finns tillgång till fraser som underlättar och effektiviserar arbetet med att skapa handlingsinnehållet.

Sammanträdeshantering – erbjuder en mycket funktionell sammanträdesmodul som knyter samman ärenden och handlingar som skall avgöras samt skapar kallelser, sammanträdeslistor, protokoll och beslut.

Stora fördelar uppkommer genom att sammanträden är en egen informationsgrupp att handlägga. Stöd kan ges under hela processen och åtkomst kan ges olika grupper vid olika tidpunkter. När som helst kan

(5)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 5(40) sammanträdet publiceras på Internet och då kan användare komma åt kopplade ärenden och handlingar genom knapptryckningar.

Objektshantering – erbjuder även hantering av olika objekt som kan tilldelas olika metadata. Sättet att anpassa för olika specifika behov är därmed stora. Exempelvis kan antalet lediga platser på dagis

hanteras och visas direkt på Internet. Till detta kommer olika stöd för beräkningar. Exempelvis olika taxor som skall tas ut vid handläggning etc.

1.2 Uppdelning av handboken

 En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt.

 Att tänka på vad gäller allmänna handlingar.

 Inloggning i Lex.

 Startsidan – som är handläggarens utgångspunkt i sitt arbete.

 Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet.

 Personliga inställningar i systemet.

1.3 Allmänt om registrering av handling

Det är skillnad på registrerade handlingar och arbetsmaterial.

Registrerade handlingar är diarieförda och är därmed offentliga (om inte sekretess råder).

Arbetsmaterial är det material som handläggaren arbetar med och som då bara vissa personer har åtkomst till.

Fulltexthandlingen tillhörande arbetsmaterialet är redigerbara.

När arbetsmaterialet är klart ska det registreras och då blir handlingen en registrerad handling och officiellt.

Handläggaren kan börja med att registrera arbetsmaterialet och därefter lägga upp ett ärende kopplat till handlingen, om handläggaren har de rättigheterna.

Handläggaren kan även börja med att skapa ett ärende och därefter registrera arbetsmaterialet kopplat till ärendet.

Det går även enbart registrera handlingar, som senare kan kopplas till ärende eller som kan finnas kvar som separata handlingar.

Det vanligaste för handläggaren är dock att skapa arbetsmaterial kopplat till befintliga ärenden.

(6)

2. Uppbyggnad av gränssnittet i Lex

För att snabbare förstå hur handhavandet ska gå till i Lex, bör du som användare förstå hur

informationen är grupperad och hur informationen kan ändras. Här beskrivs kortfattat hur informationen i grundbilden är uppbyggd.

2.1 Startsidan, flikar och boxar

2.1.1 Inledning Toppmeny

Menyn innehåller grundfunktionalitet i Lex.

Fliknivå

Visar aktuella flikar som är öppna för användaren.

Fliken Startsida ligger kvar och går inte att stänga utan att avsluta applikationen (stänga fönstret).

Huvudbox

Här visas övergripande information av aktuell informationstyp, ärende, handling, sammanträde eller objekt (ÄHSO).

Normalbox (antalet boxar varierar beroende på personliga inställningar)

I denna box visas innehåll av en viss kategori. Innehållet kan vara av typen lista eller fält. Rubriken på en Normalbox består av namnet och eventuellt en indikation på vad den har för innehåll. För en lista så visas antal rader, för en box med fält kan en symbol visas som indikerar att det finns data inskrivet.

Knapp (Minimerad box)

En Normalbox kan även vara minimerad och ligger då längst ner på sidan. Genom att klicka på den minimerade boxen så öppnas den som normalbox.

Maximerad box

En Normalbox kan maximeras åt gången och utnyttja hela arbetsytan där övriga normalboxar döljs så länge som den aktiva boxen är maximerad.

(7)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 7(40) 2.1.2 Startsida

Ram/fönster med

applikationsnamn, min-, max-,

och avstängningsknapp. Toppmeny med grundfunktioner och sökmöjlighet.

Flik Startsida med startbild, startinformation, version, användarinformation och vy.

Normalbox med ikon för informationstyp, beteckning/id (genom att klicka på länken så öppnas en ny flik med informationstypen), beskrivning och datum samt ev ytterligare info. Initialt visas 4 boxar; Inkorg, Senast öppnade, Pågående och Bevakningar.

(8)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 8(40) 2.1.3 Exempelsida för en informationstyp (ärende)

Ram/fönster med

applikationsnamn, min-, max-,

och avstängningsknapp. Toppmeny med grundfunktioner och sökmöjlighet.

Flik Ärende med ärendekort och grunduppgifter för det aktuella ärendet.

startinformation, version, användarinformation och vy.

Normalbox på ärende med ikon för informationstyp, beteckning/id, datum samt ev ytterligare info. Initialt visas som i detta exempel 6 boxar; Handlingar, Deltagare, Anteckningar, Bevakningar, Sammanträden och Objekt (antalet boxar varierar beroende på personliga inställningar). En Normalbox kan också maximeras och bli en s k Maximerad box som då kommer ta upp hela arbetsytan för alla Normalboxar.

Knappar (minimerad box) är en minimerad Normalbox. Genom att klicka på knappen så öppnas den som en Normalbox.

(9)

2.2 Utseende på ikoner

Lex informationstyper visas med olika ikoner. Generellt gäller att något pågående har en röd ruta nere till vänster och något avslutat har en grön ruta nere till höger.

Pågående ärende Avslutat ärende

Pågående sammanträde Avslutat sammanträde

Pågående objekt Avslutat objekt

Arbetsmaterial utan kopplad

fulltexthandling Registrerad handling utan kopplad

fulltexthandling Arbetsmaterial med kopplad

fulltexthandling Registrerad handling med kopplad

fulltexthandling

Preliminär anteckning Registrerad anteckning

Bevakning ej klar Bevakning klarmarkerad

Sekretessbelagt ärende Sekretessbelagd handling

Sekretessbelagd anteckning Bevakning på sekretessbelagt ärende

Fulltexthandling Mina mappar

Gemensamma mappar Externa mappar

Användare Deltagare

Mer information (markera ikon) Kommentar (markera ikon)

Pågående cisternobjekt Avslutat cisternobjekt

Pågående personobjekt (Godman eller Kontrollansvarig)

Avslutat personobjekt (Godman eller Kontrollansvarig)

Pågående personobjekt (Huvudman) Avslutat personobjekt (Huvudman) Pågående fastighetsobjekt Avslutat fastighetsobjekt

Pågående livsmedelsobjekt Avslutat livsmedelsobjekt

(10)

2.3 Åtkomst

Informationen är tillgänglig enligt den åtkomst som är angiven för informationen. Hantering av sekretessbelagd information stöds också.

Behörighetssystemet bygger på att informationen befinner sig i olika åtkomstnivåer. Åtkomstnivån för en specifik information kan enkelt ändras under handläggningens gång. Dock kan systemadministratören definiera den vidaste åtkomstnivån för en information i en viss situation.

Åtkomstnivåer är:

 Flödade användare till informationen

 Användare tillhörande diariet

 Användare i organisationen

 Allmänhet

Alla har rätt att komma åt att läsa information i registrerade/diarieförda handlingar, som inte är sekretessbelagda.

Arbetsmaterial kommer bara de åt som har skapat handlingen eller fått det flödat till sig.

3. Inloggning och utloggning i Lex

1. Klicka på en Lex-ikon i startmenyn eller på skrivbordet.

Lex2.ClickOnce:

eller

Lex2.Desktop:

2. En inloggningsbild visas.

3. Ange användarnamn och lösenord och tryck på enter-tangenten alternativt klicka på knappen Logga in.

(11)

4. Startsidan

4.1 Inledning

Efter inloggning visas startsidan.

Startsidan har en övergripande huvudbox med information och fyra underliggande boxar med listor innehållande:

 Inkorg

 Senast öppnade

 Pågående

 Bevakningar

4.1.1 Inkorg

Inkorg är en av boxarna på startsidan. Här visas användarens inkorg. Den innehåller sådant som är flödat till användaren, och ännu inte öppnat, och ska ses som en lista över vad som inkommit.

’Kvittering’ sker genom att öppna ett ärende, handling, sammanträde eller objekt. När det görs så försvinner det som öppnats från denna lista och visas i listan för ”Pågående” samt i listan ”Senast öppnade”.

4.1.2 Pågående

(12)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 12(40) Pågående är en av boxarna på startsidan. Här visas användarens pågående arbete. Det är sådant som användaren har fått flödat till sig samt egenskapade ärenden och handlingar skapade med ”Automatisk flödning” eller där användaren flödat till sig själv.

Boxen visar pågående ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO) samt handlingar kopplade till pågående ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO).

4.1.3 Senast öppnade

Senast öppnade är en av boxarna på startsidan. Här visas de 10 senaste av vardera informationstyp, ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO).

4.1.4 Bevakningar

Bevakningar är en av boxarna på startsidan. Här visas ej klarmarkerade bevakningar på till användaren flödade ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO), med möjlighet att filtrera på

bevakningsdatum. Användaren har möjlighet att klarmarkera bevakningar.

4.2 Läsa handlingar

Att öppna fulltexthandlingar från startsidan

1. För att läsa handlingar från startsidan klicka på länken eller högerklicka och välj Öppna handlingskort från menyn som visas.

(13)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 13(40) 2. Fliken med den aktuella handlingen öppnas – klicka därefter på knappen Öppna fulltext eller

ikonen .

(14)

5. Personliga inställningar

5.1 Ange egna uppgifter

1. Välj Mina uppgifter under menyn Eget.

2. Dialogen Mina uppgifter öppnas i visningsläge.

3. Klicka på knappen Ändra uppgifter för att kunna ändra innehåll.

4. Ändra önskade uppgifter under en eller flera av rubrikerna Personliga uppgifter, Egna uppgifter eller Kontaktinformation och tryck på knappen Spara för att lagra informationen.

(15)

5.2 Ändra lösenord

1. Välj Mina uppgifter under menyn Eget.

3. Klicka på knappen Ändra lösenord för att kunna ändra innehåll.

4. Ange lösenord

a. Skriv in det nuvarande lösenordet.

b. Skriv in det nya lösenordet.

c. Skriv in det nya lösenordet igen för att bekräfta föregående inmatning.

5. Tryck på knappen Spara för att lagra informationen.

(16)

5.3 Bestämma boxar som ska visas

1. Välj Mina uppgifter under menyn Inställningar.

3. Klicka på knappen Visning av boxar för att kunna ändra innehåll.

4. Välj hur boxar ska visas i användargränssnittet per informationstyp.

5. Tryck på knappen Spara för att lagra informationen.

(17)

6. Söka

6.1 Enkel sökning

6.1.1 Inledning

Sökning sker på ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO) på följande data:

Typ Sökning sker på Status

Ärenden Diarienummer och

Ärendemening Pågående och

avslutade Skapat alla datum Handlingar Handlingsnummer,

Handlingsbeskrivning och i fulltext

Röda och gröna

handlingar Skapat alla datum Sammanträden Sammanträdesbeteckning

Sammanträdesbeskrivning Pågående och

avslutade Skapat alla datum

Objekt Objektbeteckning och

Objektsbeskrivning Pågående och

avslutade Skapat alla datum

För en användare som är kopplad till ett eller flera diarier sker sökningen i ”Mina diarier”. Annars sker sökningen mot ”Alla diarier”.

Sökfunktioner (Sök via sökfältet i menyn):

 Sökning sker på hela ord eller delar av ord m.h.a. * som avslut på ordet.

 Sökning kan inte ske med * i början av ordet.

 Sökning kan ske på flera ord som anges efter varandra.

 För diarienummer/handlingsnummer får man träff även om man inte anger ”KS/”.

6.1.2 Sök via sökfältet i menyn

1. Skriv in sökord i sökrutan i menyn och klicka på knappen Sök.

(18)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 18(40) 2. Fliken Enkel sökning öppnas och presenterar resultatet av sökningen.

3. Användaren har nu flera valmöjligheter:

a. Öppna någon ÄHSO från resultatlistan i en ny flik genom att klicka på länken eller högerklicka och välja Öppna från menyn som visas.

b. Göra en ny sökning genom att skriva in ett sökord i sökrutan och klicka på knappen Sök.

c. Gå till utskrift genom att klicka på knappen Skriv ut.

d. Exportera resultat till fil (olika format) genom att klicka på knappen Exportera…

e. Gå till avancerad sökning genom att klicka på knappen Avancerad sökning.

(19)

6.2 Avancerad sökning

6.2.1 Inledning

Avancerad sökning möjliggör en mer specificerad sökning.

6.2.2 Typnivåer

För varje informationstyp, ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO); ska användaren kunna ange ett eller flera typbegrepp för att begränsa den aktuella sökningen. De typer som sökningen kan begränsas med är:

 Ärendetyp för ärende

 Handlingstyp för handling

 Objekttyp för objekt

 Sammanträdestyp för sammanträde

Vid val av alternativ ska det gå att ange om de valda alternativen ska tas med eller inte tas med i sökningen.

6.2.3 Detaljnivå

Detaljnivån i avancerad sökning består av sökning på begreppen:

 Organisation

 Beslut

 Bevakningar

 Parametrar

6.2.3.1 Organisation

Sökning sker för valda diarier på dels enheter i organisationen och dels på användare som är kopplade till enheterna. Sökningen sker på ”flödningar” för främst ärenden och handlingar.

6.2.3.2 Beslut

Sökning sker för valda diarier på beslut, som skapats på främst ärenden, handlingar och sammanträden.

Urval kan ske på beslutsserie, beslutsnummer, beslutstyp och beslutsdatum.

6.2.3.3 Bevakning

Sökning sker för valda diarier på bevakningar, som skapats på främst ärenden och handlingar.

Urval kan ske på bevakningstyp och bevakningsdatum samt även på klarmarkerade bevakningar.

6.2.3.4 Parameter

Sökning sker för valda diarier och informationstyper på parametrar. Beroende på vald parameters datatyp varierar sättet att ange sökvillkoren:

 Text fritext

 Datum datumfilter

 Heltal lika med större än

(20)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 20(40) mindre än

fr.o.m. – t.o.m.

 Flyttal lika med större än mindre än fr.o.m. – t.o.m.

 Flervalslista listbox

 Flervalstext listbox

 Logisk ja/nej

6.2.3.5 Externa deltagare

Denna sökning levereras i leverans 4. Sökning sker för valda diarier på deltagare som är kopplade till valda informationstyper. Urval kan ske på namn och adressuppgifter.

6.2.3.6 Notering

Denna sökning levereras i leverans 4. Fritextsökning mot noteringsfälten för valda informationstyper och valda diarier.

6.2.4 Sökningar

Handboken beskriver följande varianter

 Starta avancerad sökning

 Sökning på typnivå för en informationstyp

 Sökning på typnivå för flera informationstyper

 Sökning på detaljnivå – organisation enhetsnivå

 Sökning på detaljnivå – organisation användare

 Sökning på detaljnivå – beslut

 Sökning på detaljnivå – bevakningar

 Sökning på detaljnivå – parametrar

6.2.5 Starta avancerad sökning

1. Välj Avancerad sökning… under menyn Visa, eller via länken Avancerad sökning längst till höger.

(21)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 21(40) 2. Fliken Avancerad sökning öppnas och presenterar en startbild för sökning.

6.2.6 Sökning på typnivå för en informationstyp

1. Användaren har valt att söka på en informationstyp (Ä, H, O eller S) och bockar i önskat alternativ.

2. Klicka på knappen ”Val av ärendetyper”.

3. Väljer en eller flera typer i listan (alla är förvalda).

4. Klicka på knappen Sök.

(22)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 22(40) 5. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken.

6.2.7 Sökning på typnivå för flera informationstyper

1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä och H genom att bocka i dessa alternativ.

2. Klicka på knappen ”Val av ärendetyper”.

4. Klicka på knappen ”Val av dokumenttyper”.

(23)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 23(40) 6. Klicka på knappen Sök.

7. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken.

(24)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 24(40) 6.2.8 Sökning på detaljnivå – organisation enhetsnivå

1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ.

2. För urval på organisation och enhetsnivå - klicka på knappen Organisation.

3. Användaren väljer exempelvis enhet Kommunfullmäktige genom att bocka i detta alternativ.

(25)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 25(40) 6.2.9 Sökning på detaljnivå – organisation användare

2. För urval på organisation och användare a. Klicka först på knappen Organisation.

b. Välj exempelvis enhet Kommunfullmäktige genom att bocka i detta alternativ.

c. För att också göra urval på användare - klicka på knappen Personer (kopplade till tidigare angiven enhet) och välj personer som urvalet ska baseras på genom att bocka i önskade alternativ.

(26)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 26(40) 6.2.10 Sökning på detaljnivå – beslut

2. Användaren väljer exempelvis en beslutsserie med samtliga beslutstyper genom att bocka i för önskade alternativ (alla är förvalda). Det går också att göra urval på beslutsnummer och datum.

(27)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 27(40) 6.2.11 Sökning på detaljnivå – bevakningar

7. Användaren väljer exempelvis en bevakningstyp genom att bocka i för önskat alternativ (alla är förvalda). Det går också att göra urval på klarmarkerade samt datumintervall.

(28)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 28(40) 6.2.12 Sökning på detaljnivå – parametrar

2. För urval på parameter så bocka i Parameter och därefter klicka på knappen Parameter för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar.

6.2.13 Sökning på detaljnivå – externa deltagare

2. För urval på parameter så bocka i Externa deltagare och därefter klicka på knappen Externa deltagare för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar.

6.2.14 Sökning på detaljnivå – löpande notering

2. För urval på parameter så bocka i Löpande notering och därefter klicka på knappen Löpande notering för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar.

(29)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 29(40) 3. Klicka på knappen Sök.

6.2.15 Sökning på detaljnivå – anteckning

6. För urval på parameter så bocka i Anteckning och därefter klicka på knappen Anteckning för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar.

(30)

7. Mappar

7.1 Inledning

Det finns möjlighet att koppla ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO) till olika virtuella mappstrukturer.

De mappstrukturer som finns är:

• Egna mappar (ändras till Mina mappar)

• Gemensamma mappar

• Externa mappar

När ett ÄHSO kopplas till en eller flera mappar i någon eller flera strukturer så innebär det ett alternativt sätt att söka fram det specifika ÄHSO. Det sker ingen kopiering av ÄHSO utan det finns bara en post för varje ÄHSO i databasen.

Syftet med mappstrukturerna är att återsökning av ÄHSO ska underlättas och vara ett komplement till de vanliga sökfunktionerna. Återsökning av ÄHSO sker genom navigering på motsvarande sätt som i

utforskaren.

Koppling sker av ÄHSO till de olika mappstrukturerna på respektive ÄHSO-kort i boxen mappar. Ett ÄHSO kan tillhöra flera mappar i strukturerna. Visning av strukturerna sker på fliken utforska mappar.

Följande funktioner finns:

• Hantera mina mappar

• Koppla och koppla bort ÄH till och från mappar

• Navigation i mappar Mina mappar

Användaren kan skapa, ändra och ta bort mappar i sin egen mappstruktur för att ordna främst de ÄH som användaren handlägger. Det kommer även gå att koppla S och O till mappstrukturen,

förutsättningen för detta är att användaren har skrivrätt på det ÄHSO som ska kopplas.

Mina mappar visas bara för den aktuella, inloggade, användaren.

Gemensamma mappar

Gemensamma mappar visas för alla användare som kan logga in. Ordinarie behörighetssystem styr vad en användare kan se i mapparna, dvs det är den specifika ÄHSO åtkomstinställning som gäller.

Användaren kan skapa kopplingar till strukturen samt även att navigera i den.

Externa mappar

Externa mappar visas för alla användare som kan logga in. Ordinarie behörighetssystem styr vad en användare kan se i mapparna, dvs det är den specifika ÄHSO åtkomstinställning som gäller.

Användaren kan skapa kopplingar till strukturen samt även att navigera i den.

(31)

7.2 Hantera mina mappar

7.2.1 Skapa egen mapp på huvudnivå

1. Välj Utforska mappar under menyn Visa.

2. Dialogen Utforska mappar öppnas.

3. Klicka på rubriken Mina mappar så att den blir markerad.

4. Klicka därefter på knappen Lägg till.

5. Dialogen Lägg till mapp visas.

(32)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 32(40) 6. Skriv in namn på den nya mappen, exempelvis “Mapp A” och klicka på knappen Spara.

7. Mappen skapas och visas direkt under Mina mappar.

7.2.2 Skapa egen mapp på undernivå

3. Klicka på en befintlig mapp under rubriken Mina mappar så att den blir markerad.

4. Klicka därefter på knappen Lägg till.

5. Dialogen Lägg till mapp visas.

(33)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 33(40) 6. Skriv in namn på den nya mappen, exempelvis “Mapp AA” och klicka på knappen Spara.

7. Mappen skapas och visas direkt som en undermapp till tidigare markerad mapp under Mina mappar.

7.2.3 Ändra på egen mapp

3. Högerklicka på en befintlig mapp så visas en meny där användaren kan välja Ändra.

(34)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 34(40) 4. Dialogen Ändra mapp visas.

5. Skriv in namnändring på mappen, exempelvis “Mapp AAA” och klicka på knappen Spara.

6. Mappen sparas och visas direkt i mappstrukturen med det ändrade namnet.

7.2.4 Ta bort egen mapp

(35)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 35(40) 2. Dialogen Utforska mappar öppnas.

3. Högerklicka på en befintlig mapp så visas en meny där användaren kan välja Ta bort.

4. Dialogen Ta bort mapp visas.

5. Klicka på knappen Ta bort mapp så kommer den markerade mappen och eventuella

undermappar tas bort. Alla kopplingar som gjorts till den borttagna mappen eller mapparna tas också bort.

(36)

7.3 Koppla och koppla bort ÄH till och från mappar

Användaren har skrivrätt på ärenden och handlingar antingen genom flöde eller genom skrivrätt på ett diarium och har öppnat ett ärendekort eller handlingskort.

7.3.1 Koppla ÄH till mapp

1. Klicka på knappen Lägg till i boxen mappar.

2. Dialogen för mappar öppnas. Navigera till önskad mapp och markera den.

3. Klicka på knappen Spara så kommer sökvägen sparas och visas i boxen för ÄH.

(37)

Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 37(40) 7.3.2 Koppla bort ÄH från mapp

1. Högerklicka på en befintlig mapp som ska kopplas bort i boxen för mappar och klicka på alternativet Koppla bort.

2. Dialogen koppla bort mapp visas.

3. Klicka på knappen Ok för att ta bort mappen från boxen på ÄH.

(38)

7.4 Navigation i mina mappar

3. Klicka på rubriken Mina mappar så visas den första nivån av mappar.

4. Markera en mapp så visas mappens innehåll i en lista.

(39)

7.5 Navigation i gemensamma och externa mappar

3. Klicka på rubriken Gemensamma mappar så visas den första nivån av mappar.

4. Markera en mapp så visas mappens innehåll i en lista.

(40)

8. Revisionshistorik

Datum Version Beskrivning Författare

2013-06-25 1.0 Första versionen Robert Wigstrand

2016-03-01 1.1 Korrigering namnändringar, borttagna bekräftelse steg.

(Handboken baserad på version 6.17.0 av Lex2) Tillagda och utökade kapitel:

 6.2.13 Sökning på detaljnivå – externa deltagare

 6.2.14 Sökning på detaljnivå – löpande notering

 6.2.15 Sökning på detaljnivå – anteckning

Susanne Engström