IT-stöd för landstingsfinansierad tandvård – utbildning för pilotkliniker

(1)

DIVISION

Landstingsdirektörens stab

IT-stöd för

landstingsfinansierad tandvård – utbildning för pilotkliniker

2017-01-10

(2)

DIVISION

Landstingsfinansierad tandvård?

• Nödvändig tandvård

• Tandvård som ett led i sjukdomsbehandling

• Tandvård vid långvarig sjukdom eller funktionsnedsättning

= N, S och F

• Uppsökande munhälsobedömning

• Allmän barn- och ungdomstandvård

• (Tandvård till asylsökande, oralkirurgiska åtgärder som kräver ett sjukhus resurser)

(3)

DIVISION

Regelverk

•Tandvårdslagen SFS 1985:125, SFS 1988:554

•Tandvårdsförordningen 1998:1338 och 2008:193

•LOV för allmän barn- och

ungdomstandvård

(4)

DIVISION

Förutsättningar:

• Fritt vårdval

• Kommunen utfärdar intyg mm

(5)

DIVISION

Utbildning, nya TVS

Region Norrbotten 2017-01-10

Lars Wennerholm, Kentor IT

(6)

DIVISION

Hålltider

Start Slut Område

08:00 08:15 Inledning, översikt

08.15 09.00 Förhandsbedömning

09.00 10.00 Fakturering

10.00 10.15 Fikapaus

10:30 11.15 Barn- och ungdomstandvård

11.15 12.00 Uppsökande verksamhet

(7)

DIVISION

Översikt, applikationer och roller

(8)

DIVISION

Inloggning

•Förutsättningar för att logga in

–

Användaren upplagd med rätt behörighet och HSAID i användarregistret (TVG hanterar)

–

Användaren har ett giltigt e-tjänstekort med nedladdat SITHS-certifikat, samt PIN-kod

–

Kortläsare, inbyggd i datorn eller ansluten till datorn

–

NetID installerat på datorn

–

Windows 10-webbläsaren Microsoft Edge fungerar INTE med SITHS.

Använd Internet Explorer eller annan webbläsare istället

• https://tandvardsstod.nll.se/symfoni

(9)

DIVISION

Förhandsbedömning i TVS

(10)

DIVISION

Ansöka om tillägg Ansöka om

tillägg

Förhandsbedömning, process

(11)

DIVISION

Allmänt om förhandsbedömning i TVS

• Öppna ärenden är överflyttade till nya TVS från start, totalt knappt 700 st, som därmed skall faktureras klart i det nya systemet

• Systemet har information om patientens intyg (N, F)

• Möjlighet vid ny ansökan att ange redan utförd åtgärd (beh datum + motivering)

• Möjlighet att delegera åtgärder för utförande hos annan klinik. Utförande klinik fakturerar sina åtgärder till NLL i TVS

• Krav på bifogade dokument, kontrolleras av systemet, t ex läkarintyg, röntgenbilder, remiss. Kan innebära krav på komplettering av ärendet

• Spara utkast är möjligt –endast skaparen kan se dessa (”under arbete”)

• Inskickat ärende kan sökas fram av klinikkollegor. Alla på kliniken kan se beslutade ärenden

• E-postmeddelande vid statusändringar i ärendet

(12)

DIVISION

Giltighetstider för godkända förhandsbedömningar

• Patientkategori N: 1 år

• Patientkategori F: 1 år

• Patientkategori S1: 4 år

• Patientkategori S2: 3 år

• Övriga S-kategorier: 1 år

(13)

DIVISION

Exempel på kontroller i systemet

• Patienten måste vara folkbokförd i länet (eller ha c/o-adress) och ej vara avliden vid ny förhandsprövning eller på behandlingsdagen

• Bastandvård som överstiger 15 000 kr för de senaste 12 månaderna kräver godkänd förhandsbedömning

• All kategori S-vård utom S4, S7 och S8 kräver godkänd förhandsbedömning för att kunna faktureras

• Patientkategorierna (N, F och S1-S15) styr vilka åtgärder som får tas med och faktureras i en förhandsprövning

• N, F: Kontroll att patienten hade giltigt intyg på behandlingsdagen, och inte var avliden eller utflyttad

• Förhandsbedömd vård kan faktureras senast 90 dagar efter utförd vård

(14)

DIVISION

Startsidan

(15)

DIVISION

Exempel på en hjälpsida, ny flik öppnas i webbläsaren

(16)

DIVISION

Funktion för att se kvarvarande fribelopp på

patienten

(17)

DIVISION

Sök fribelopp

(18)

DIVISION

(19)

DIVISION

(20)

DIVISION

(21)

DIVISION

(22)

DIVISION

(23)

DIVISION

(24)

DIVISION

(25)

DIVISION

Statusar för Förhandsbedömningar

• Inskickad

• Under bedömning

• Avvaktar komplettering

• Inkommen komplettering

• Avvaktar konsultsvar

• Svar från konsult

• Bedömd - Godkänd

• Bedömd - Godkänd med begränsningar

• Bedömd - Avslagen

• Avskriven

• Tilläggsärende

(26)

DIVISION

Komplettera en förhandsbedömning

(27)

DIVISION

Komplettera en förhandsbedömning

(28)

DIVISION

Registrera ett tillägg, efter att ärendet godkänts

(29)

DIVISION

Registrera ett tillägg forts

(30)

DIVISION

”Paraplyrollen”

• Behörighetsroll till ”Folktandvården Norrbotten”

–Kan söka fram och se förhandsbedömningsärenden inom hela FTV, men inte redigera dem (kan filtrera på klinik)

–Kan söka fram och se fakturor/räkningar inkl fakturafiler inom hela FTV, men inte redigera dem (kan filtrera på klinik)

–Kan söka fram utbildningar (uppsök) inom hela FTV (kan filtrera på klinik)

–Kan söka fram EPI-rapporter och avvikelserapporter inom hela FTV (kan filtrera på klinik)

–Kan söka fram boendeenheter i alla anbudsområden (i likhet med klinikbehörighet)

–Kan söka N-intyg och F-kort för patient

–Kan se aktivitetslista för alla anbudsområden (i likhet med klinikbehörighet)

–Kan fakturera Munhälsobedömningar och utbildningar (uppsökande verksamhet) för alla kliniker.

–Kan uppdatera patientinformation

• Viktigt att lägga fast rutiner, vad görs centralt resp på kliniker, särskilt ang.

fakturering

(31)

DIVISION

Fakturering i TVS

N-, F- och S-tandvård

Förhandsbedömd och ej förhandsbedömd vård

(32)

DIVISION

Exempel på kontroller som förs vid fakturering

• Kontroll att patienten ej var avliden eller utflyttad vid tiden för behandling

• Kontroll att fakturerad förhandsbedömd åtgärd har godkänts

• Kontroll att fakturerade åtgärder är tillåtna för vald patientkategori

• Kontroll att patienten hade ett giltigt N-intyg/F-kort vid tiden för behandling

• Kontroll att frikort och patientavgifter har fakturerats korrekt

• Kontroll att behandlingsdatum ligger inom förhandsbedömningens giltighetstid

• Kontroll att åtgärd 201, 204, 205, 206 ersätts sammanlagt högst 2 gånger per löpande 12-månadersperiod och patient

• Kontroll att åtgärd 341, 342, 343 ersätts sammanlagt högst 4 gånger per löpande 12-månadersperiod och patient

• Kontroll om det tillåtna fribeloppet på 15.000 kr för angiven patient, patientkategori och 12-månadersperiod har överskridits

• Kontroll att det totalt fakturerade beloppet på förhandsbedömd vård inte överstiger godkänt belopp med mer än 10% (då avvisas fakturan)

• Kontroll om det totalt fakturerade beloppet på förhandsbedömd vård överstiger godkänt belopp med mellan 5-10% (då flaggas fakturan för särskild granskning)

(33)

DIVISION

Några begrepp

• En Faktura kan bestå av en eller flera Räkningar

• En Räkning avser som regel en patient

• En Räkning kan avse kreditering såväl som debitering när det gäller bastandvård eller förhandsbedömd tandvård. Flödet för en krediträkning är detsamma som för en debiteringsräkning, dvs. även dessa skall godkännas och attesteras av TVG

(34)

DIVISION

Statusar för räkningar

• Registrerad (= inskickad av vårdgivare, inget har hänt med räkningen än)

• För granskning (= flaggad för granskning innan sakattest, pga en regel)

• Sakattesterad (=godkänd till sitt innehåll och redo att beslutsattesteras)

• Beslutsattesterad (= godkänd för betalning)

• Exporterad (= exporterad från TVS till ekonomisystemet för utbetalning)

• Makulerad (= räkning som makulerats)

(35)

DIVISION

Fakturering av ej förhandsbedömd tandvård

• Vård för patienten kan faktureras upp till totalt 15 000 kr under löpande 12- månadersperiod utan godkänd förhandsbedömning. Därefter krävs godkänd förhandsbedömning

• S-kategorierna S4, S7 och S8 kan faktureras utan förhandsbedömning (upp till fribeloppet 15 000 kr), övriga S-kategorier måste alltid förhandsbedömmas

• Systemet innehåller regler för vilka åtgärder som får faktureras per patientkategori

• Folktandvården kommer att fakturera automatiskt via fil från Carita. Ingen manuell registrering i Symfoni av fakturor skall därmed behövas

• De privata kliniker som har Carita kan fakturera via manuell filinläsning, kontakta Swedish Care om när detta kan vara på plats

• Privata kliniker som har andra journalsystem: kontakta era leverantörer (de har fått information/underlag i höstas)

(36)

DIVISION

Manuell fakturering av ej förhandsbedömd

bastandvård

(37)

DIVISION

(38)

DIVISION

(39)

DIVISION

F2017-01

(40)

DIVISION

Alternativt sätt att manuellt fakturera förhandsbedömd vård

1. Sök fram och öppna ärendet

2. Klicka på knappen Fakturera längst ned

(41)

DIVISION

(42)

DIVISION

(43)

DIVISION

Sök faktura/räkning

(44)

DIVISION

Fakturabilden (övre delen)

(45)

DIVISION

Fakturabilden (nedre delen)

(46)

DIVISION

Manuell kreditering av räkning (ej exporterad för

utbetalning ännu

(47)

DIVISION

Manuell kreditering av räkning

(status= exporterad för utbetalning)

(48)

DIVISION

Ursprunglig Räkning efter kreditering

(49)

DIVISION

Krediträkningen som skapats

(50)

DIVISION

Fakturering via filinläsning

(51)

DIVISION

Barn- och ungdomstandvård i TVS

(52)

DIVISION

Lite om regelverket mm

• Barn måste listas i TVS innan vårdrapport kan göras (kontroll på

undersökningsdag). Alla nuvarande listningar är överflyttade till TVS från start.

Kontrollera era listningar så snart möjligt

• För FTV kommer vårdrapporter automatiskt att importeras från Datalagret en gång per vecka

• Barn 3-6 år har revisionsperiod om max 18 månader

• Barn 7-21 år har revisionsperiod om max 24 månader

–Undantag 21-åringar vars revisionsperiod slutar 31/12

• Adresslista skapas i november till alla blivande 3-åringar, för brevutskick (av TVG)

• Adresslista för nyinflyttade skapas varje månad, för brevutskick (av TVG)

• Vid inflyttning till länet är första revisionsperioden 6 månader

• Vid omlistning från annan klinik följer revisionsperioden med barnet till nya kliniken

• 101:a måste utföras/rapporteras varannan revisionsperiod upp t o m 15 års ålder

• Om vårdgivare/klinik inte registrerar vårdrapport inom revisionsperioden, sätts barnet som olistat på slutansvarsklinik

• Kapiteringsersättningen baseras på antal listade barn vid månadens slut

(53)

DIVISION

Barn- och ungdomstandvård

(54)

DIVISION

Lista nytt barn

(55)

DIVISION

Visa listade barn

(56)

DIVISION

(57)

DIVISION

Listningshändelser

(58)

DIVISION

Registrera vårdrapport manuellt

(59)

DIVISION

Söka kapiteringsfakturor

(60)

DIVISION

Se Kapiteringsfaktura, enskild klinik

(61)

DIVISION

Sök fakturaadress,”Akutfaktura”

(62)

DIVISION

Uppsökande verksamhet,

vårdgivare

(63)

DIVISION

Översikt, uppsökande verksamhet

Skapa intyg, inkl Ja/Nej till munhälsoerbjudande

(Utfärdare) Skapa intyg, inkl Ja/Nej till

munhälsoerbjudande (Utfärdare)

Aktivitetslista uppdateras automatiskt (Vårdgivare) Aktivitetslista uppdateras automatiskt (Vårdgivare)

Ändra Ja/Nej (Kommun, Vg) Ändra Ja/Nej (Kommun, Vg)

Granskningslista uppdateras automatiskt (NLL TVG) Granskningslista

uppdateras automatiskt (NLL TVG) Löpande

Planera uppsök (Vårdgivare)

Löpande Planera uppsök

(Vårdgivare)

Genomför MHB (Vårdgivare) Genomför MHB

(Vårdgivare)

Rapportera EPI

& avvikelser (Vårdgivare) Rapportera EPI

& avvikelser (Vårdgivare) Aktivitetslista

uppdateras automatiskt (Vårdgivare) Aktivitetslista

uppdateras automatiskt (Vårdgivare)

Fakturera MHB (Vårdgivare) Fakturera MHB

(Vårdgivare)

Om Ja ^Genomför_utbildning

(Vårdgivare) Genomför utbildning (Vårdgivare)

Fakturera Utbildning (Vårdgivare)

Fakturera Utbildning (Vårdgivare) Upprätthålla

Boendeenheter

& placeringar (Kommun) Upprätthålla Boendeenheter

& placeringar (Kommun) Upprätthålla

Utfärdar- behörigheter

(Kommun) Upprätthålla

Utfärdar- behörigheter

(Kommun)

(64)

DIVISION

Allmänt, begrepp

• Ett Avtal för Uppsökande verksamhet i systemet: Norrbottens läns landsting

• Anbudsområde: Område i avtalet som är kopplat till en ansvarig klinik, och som består av Basområden. Ofta är Anbudsområde = Kommun

• Basområde: geografisk del bestående av Län-Kommun-Församling

• Boendeenhet: är placerade i ett basområde och kan vara av typ:

–Kommunalt boende

–LSS

–Egen Bostad

–Hemsjukvård

–LSS Egen bostad

• Aktivitetslistan (visar munhälsobedömningar som skall göras) sökfunktioner etc omfattar alla anbudsområden i FTV:s avtal

• Fakturering sker enkelt i systemet en gång per månad av respektive klinik

• Patienter och placeringar är överflyttade från gamla systemet, men det finns en hel del patienter som inte kunnat mappas mot rätt boendeenhet, och måste redas ut av främst kommunerna

(65)

DIVISION

Funktioner, uppsökande verksamhet

(66)

DIVISION

Uppdatera patientinformation

(67)

DIVISION

Aktivitetslistan

(68)

DIVISION

Registrera EPI-rapport

(69)

DIVISION

Registrera Avvikelserapport

(70)

DIVISION

Fakturera munhälsobedömningar och

avvikelser

(71)

DIVISION

Fakturan

(72)

DIVISION

Fakturera utbildning

(73)

DIVISION

Fakturan

(74)

DIVISION

Söka boendeenheter

(75)

DIVISION

Sök EPI-rapporter & avvikelser

(76)

DIVISION

Supportinformation

•E-post

– tandvardsgruppen@norrbotten.se

•Telefon

– Se kontakt info på hemsidan.

(77)

DIVISION