2018-10-25 Dnr.
UPPFÖLJNING MALMVÄGENS GRUPPBOENDE, AB SOLOM
Anna-Karin Stillfors Kvalitetsstrateg
Vård- och omsorgskontoret, Avtal och uppföljning
2
1 Innehållsförteckning
2 Bakgrund ... 3
3 Sammanfattning ... 3
4 Tillvägagångssätt ... 3
5 Genomförandeplaner ... 4
6 Överrapportering – vid skifte av personal ... 4
7 Social dokumentation ... 4
8 Gemensamma- och individuella fritidsaktiviteter ... 5
9 Möjlighet till självständighet ... 5
10 Tillgänglig ledning ... 6
11 Bemanning ... 6
12 Verksamhetsintroduktion ... 7
13 Hälso- och sjukvård ... 7
14 Missförhållande/ allvarlig risk för missförhållande ... 8
15 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun ... 8
3
2 Bakgrund
AB SOLOM har ansvarat för driften av Malmvägens gruppboende sedan oktober 2017.
Malmvägens gruppboende drevs tidigare av annan utförare, som på grund av upprepade och stora brister i verksamheten fick lämna uppdraget innan avtalstiden löpt ut.
Malmvägen är ett gruppboende enligt LSS med sex fullvärdiga boendelägenheter samt gemensamt vardagsrum och kök.
På boendet bor sex personer med utvecklingsstörning och autism. Nivåbedömningar är satt av LSS-handläggare till nivå 3 och nivå 5. Alla brukare arbetar på daglig verksamhet fem dagar i veckan. Organisationen består av verksamhetschef och vårdare. Bemanning finns dygnet runt, under natten har man en vaken natt och en sovande jour.
Vid övertagande av verksamheten i oktober 2017 tillsattes en verksamhetschef på konsultuppdrag. Ordinarie verksamhetschef tillsattes december 2017 och avslutade sin anställning 8 juni. Nuvarande verksamhet började sin anställning mitten på maj 2018.
3 Sammanfattning
Verksamheten hade vid övertagande ett flertal brister gällande genomförandeplaner,
bemanning, social dokumentation, överrapportering vid skifte av personal, introduktion för nya medarbetare, hälso- och sjukvård och möjlighet till självständighet. Verksamheten har även haft brister gällande utförande av gemensamma och individuella aktiviteter.
Sammanfattningsvis har verksamheten fortsatt haft olika grader av brister gällande ovan beskrivna områden dock har verksamheten stärks sin kvalité inom flera olika områden och speciellt under de senaste månaderna. Verksamheten behöver fortsätta arbeta vidare med att utvecklas på samtliga områden som tas upp i verksamhetsuppföljningen samt fortsätta sitt arbete med att säkra en god omvårdnad för de boende.
4 Tillvägagångssätt
Möte i verksamheten den 27 september med verksamhetschef, affärsområdeschef samt två tillsvidareanställd personal. Granskning av samtliga genomförandeplaner, riskbedömningar och social dokumentation från juni till oktober. Verksamhetsobservation genomförd i verksamheten den 11 oktober mellan kl. 14-17. Vid verksamhetsobservationen fanns tre tillsvidareanställd personal på plats samt en timanställd personal. Under tiden för verksamhetsuppföljning har kvalitetstrateg träffat totalt fem tillsvidareanställd personal samt en timanställd. Tagit del av
”Uppföljning, hälso- och sjukvård på Malmvägen”1 genomförd den 26 april av Ida Lorenzon MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska) och Ida Tegnefjord Verksamhetschef LSS Rehab &
hälsa.
1 Uppföljning, hälso- och sjukvård på Malmvägen. Bilaga 1.
4
5 Genomförandeplaner
Genomförandeplanerna har uppdaterats under september månad för samtliga boenden.
Kvalitetstrateg har granskat samtliga genomförandeplaner samt riskbedömningar.
Genomförandeplanerna har sedan förra granskningen i maj 2018 förbättrats avseende kvalitén.
Det finns nu tydligare beskrivet de olika momenten som boende behöver stöd med och planerna hänvisar inte i lika stor omfattning till att istället läsa andra dokument exempelvis rutiner och scheman som sitter uppsatta i den boendes lägenhet. Vissa planer saknar dock delar av dagliga rutiner som upplevs ha missats vid upprättande som tex behov av nagelvård, hur en boende tar sig till och från sin dagliga verksamhet när det också finns beskrivet att personen inte kan vistas utomhus självständigt. Flera av planerna saknar även beskriven planering och utförandet av individuella aktiviteter.
Gällande riskbedömningarna så saknar en del av de upprättade dokumenten datum för när uppföljning av riskbedömningarna ska ske, vilket ska uppges för varje bedömning.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har vid senaste uppdateringen av genomförandeplanerna utvecklat planerna och därmed har också kvalitén höjts.
Riskbedömningarna har tidigare inte funnits i verksamheten men finns nu upprättade för varje boende i behov av detta. Bedömningen är att verksamheten är på rätt väg gällande utvecklandet av genomförandeplanerna samt riskbedömning, dock finns det vissa delar i planerna som verksamheten behöver fortsätta arbeta med.
6 Överrapportering – vid skifte av personal
Personal på plats upplever att de blivit bättre gällande informationsöverföring och rapportering i verksamheten. Det finns avsatt tid på schemat för att hinna med att journalföra samt rapportera.
Personalen upplever även att rutinerna nu efterlevs mer då verksamheten har en stabilare bemanning.
Vid verksamhetsobservation den 11 oktober observerades en överrapporteringssituation där tre personal satt tillsammans och överrapporterade. Kvalitetstrateg observerade att personal 1 och personal 2 satt mitt emot varandra och informerade om dagen och natten som varit. Personal 3 satt bakom personal 1 rygg och deltog inte aktivt i rapporteringstillfället. Dock går ingen slutsats att dra att personal 3 ändå erhöll den informationen som var av vikt.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har tidigare dragits med brister i överföring av information mellan personal. Utifrån den information som framkommit under
verksamhetsuppföljning så har verksamheten förbättrat sina rutiner kring överrapportering och informationsöverföring mellan personal.
7 Social dokumentation
Enligt verksamhetschefen har alla i personalgruppen genomgått en utbildning i social
dokumentation sedan AB SOLOM övertog verksamheten. Verksamhetschef ser dock ett behov för vissa i personalgruppen att få mer utbildning inom området då det brister i dokumentationen i frågor som rör, vad skriver man? Hur skriver man? Samt brister i svenska språket.
Vid granskning av social dokumentation framkommer samma brister som verksamhetschefen förmedlat till kvalitetstrateg och som finns beskrivna ovan. Det framkommer även brister i att följa upp och återkoppla vissa dokumenterade händelser.
5
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har utvecklat den sociala dokumentation men behöver fortsätta jobba aktivt med personalens kunskaper i att upprätta socialdokumentation utifrån Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av LSS.
8 Gemensamma- och individuella fritidsaktiviteter
Gemensamma fritidsaktiviteter skrivs på en tavla i de gemensamma utrymmena efter varje husmöte som hålls en gång i veckan, vissa av aktiviteterna är fasta varje vecka.
Vid observationstillfället den 11 oktober framkommer att verksamheten nu har lämnat den gemensamma tavlan där verksamhetens aktiviteter var uppskrivna då de kommit fram till att alla i boendet faktiskt inte kan läsa och därav har några boenden inte kunna tillgodogöra sig den skriftliga informationen på tavlan. Verksamheten har därför gått tillbaka till ett tidigare system med uppförstorade Pecks bilder som hängs upp på en vägg där alla dagar och gemensamma aktiviteter finns presenterade.
I genomförandeplanerna kan man följa att vissa boenden har individuella aktiviteter, men att flera av de boende verkar sakna individuella aktiviteter då de inte finns något upprättat kring detta i genomförandeplanen.
Under sommaren har flera särskilda semesteraktiviteter genomförts bland annat resa till Furuviksparken i Gävle, kryssning och besök på Skansen.
Sammanfattande bedömning: Det har tidigare framkommit att verksamheten haft brister i att utföra gemensamma och individuella aktiviteter. Verksamheten har idag flera bokade
gemensamma aktiviteter i veckan, hur många av aktiviteterna som faktiskt genomförs är svårt att följa upp. Verksamheten uppger dock att flera aktiviteter genomförs varje vecka.
Verksamheten har tidigare fått påpekande att de behöver arbeta mer med de boendes individuella aktiviteter, vilket man kan följa att har skett för vissa individer, medan vissa individer fortfarande saknar plan för individuella aktiviteter.
9 Möjlighet till självständighet
Under observationstillfället den 11 oktober uppger personalen att fem av sex boenden alltid äter middag tillsammans kl. 17 i det gemensamma köket, en boende får sin mat serverad från den gemensamma matlagningen och äter inne i sin lägenhet. Vid tillfället för observationen så lagar en personal all mat och serverar de två som kommer för att äta. En av de boende hjälper till att duka fram glas.
Kvalitetstrateg frågar varför de boende inte lagar mat i sina respektive lägenheter. Personalen säger att det är en kultur som uppkommit på boendet då tre av de som bor i boendet är
barndomsvänner och vill äta tillsammans. Personalen uppger även att flera anhöriga vill att deras barn skall äta tillsammans.
Vilken mat som ska serveras bestäms på husmötet varje vecka. Personalen uppger att det i stor utsträckning är en boende som bestämmer veckomatsedeln.
Under observationstillfället uttrycker en boende att hen inte vill äta den mat som serveras då hen inte tycker om just den maträtten.
6
Både personal och verksamhetschef ser detta som ett utvecklingsområde i verksamheten.
Kvalitetstrateg ger förslag på att man succesivt kan införa att de boende lagar mat i sina egna lägenheter och att man sedan kan ta sin tallrik och sätta sig i de gemensamma utrymmena och äta tillsammans om boende önskar.
Vinsten för de boende att kunna laga mat i sina egna lägenheter är att de självständigt kan välja maträtter de vill laga och ges möjlighet att äta när de själv så önskar. En annan viktig aspekt i boendes möjlighet till självständighet är att alla ges möjlighet att träna på att laga mat med stöd av personal.
Sammanfattande bedömning: Målet med insatsen särskilt boende enligt LSS är att den boende skall ges möjlighet till att vara så självständigt som möjligt i alla av vardagens förekommande moment, vilket även inkluderar att bereda en enklare måltid. Detta utesluter dock inte att man som boende kan välja att ta med sig sin tallrik med mat och äta tillsammans med sina grannar i det gemensamma köket, eller på annat sätt äta tillsammans. Inom detta område har verksamheten en utmaning och ett utvecklingsområde, då de gemensamma måltiderna har funnits under en lång tid i verksamheten och också behöver ändras succesivt utifrån brukarnas bästa.
10 Tillgänglig ledning
Verksamheten har avstämningsmöten varannan vecka, en gång i månaden är detta möte en arbetsplats träff. Nattpersonal har egna möten tillsammans med ledningen. Verksamhetschefen uppger att hon finns fysiskt tillgänglig i verksamheten vissa dagar och tider i veckan, utöver detta finns verksamhetschefen tillgänglig alla dagar i veckan under kontorstid.
Verksamhetschefen uppger även att hon finns även tillgänglig för arbetsledning per telefon under kvällar och helger.
Enligt avtal skall verksamhetschefen ha minst 30 procents tjänstgöringsgrad förlagd på verksamheten. Under sommaren har det framkommit att tf. verksamhetschef samt ordinarie verksamhetschef varit på plats i verksamheten 25% då verksamhetschefen behövts i större utsträckning på en annan verksamhet. Verksamhetschefen uppger vid möte i verksamheten att hon märkt av att utveckling avtagit lite i verksamheten när hon inte varit på plats i samma utsträckning som tidigare och att hon nu skall vara på plats mer i verksamheten framöver.
Sammanfattande bedömning: Gällande ledningens närvaro i verksamheten så är detta inget som kommunicerats med vård- och omsorgskontoret innan sommaren. Utifrån vad som framkommit under uppföljningen så är det svårt att redogöra för hur verksamhetschefens lägre närvaro i verksamheten kan ha påverkat verksamheten mer än utifrån vad verksamhetschefen själv har observerat.
Tidigare har personalen varit mycket kritiska till att de inte vetat när verksamhetschefen skulle var på plats i verksamheten och inte haft upplevelsen av en närvarande ledning. Det
framkommer nu att det finns ett schema för när verksamhetschefen är på plats i verksamheten som personalen har tillgång till.
11 Bemanning
Bemanningen skall bestå av boendestödjare dag- och kvällstid mellan kl. 7-23. Utföraren ansvarar även för att verksamheten är bemannad dygnet runt såväl vardag som helg.
Verksamheten har idag en jour och en vaken natt.
7
Det framkommer under mötet den 27 september att det varit svårt att bemanna under juli månad. Dels på grund av att personal blivit sjuka med kort varsel och även att bokade vikarier tackat nej till att arbeta. Fyra ordinarie personal i verksamheten har jobbat övertid för att försöka täcka upp behovet under juli månad.
Verksamhetschefen uppger att verksamheten har nio tillsvidareanställd personal, två personal med tidsbegränsade anställning som går ut i oktober samt sex timvikarier.
Verksamhetschef informerar om att ett nytt schema är under arbete för verksamheten som kommer utgå från verksamhetens behov och inte som tidigare utifrån hur medarbetarna önskar arbeta.
Verksamheten ska även se över tiden som anger när personalen arbetar jour. Nuvarande schema anger att personalen skall arbeta jour mellan 21-09, vilket personalen, under mötet den 27 september, uppger att detta faktiskt inte är vad som sker i praktiken. Personalen berättar att de oftast jobba fram till kl. 23 och sedan sover till kl. 06. Verksamhetschefen informerar att AB SOLOM:s HR-avdelning har genomfört ett möte tillsammans med personalen den 24 oktober och tydliggjort regleringen av jour-tiden samt ersättning vid jour.
Sammanfattande bedömning: Verksamheten har tidigare dragits med brister i bemanningen och uppger i uppföljningen att juli månad var en månad då bemanningen var rörig men att de flesta passen varit täckta. En förbättring gällande bemanningen har dock skett och
verksamhetschefen uppger att det är en mogen personalgrupp som tar ansvar för att det skall finnas personal på plats om någon blir sjuk. Dock bör verksamheten följa upp varför
vikarierande personal tackat nej till att arbeta i verksamheten under sommaren, då detta kan bli en riskfaktor för fungerande bemanning under kommande semesterperioder.
12 Verksamhetsintroduktion
Verksamheten har skapat en checklista för introduktion då det upptäckts brister i introduktion för nya medarbetare. Personal tar upp vid besök i verksamheten den 27 september att de vore bra om alla ordinarie personal får en genomgång av listan som upprättats för att veta vad som står i rutinen då personalen på plats uppger att de inte vet. Personalen ser positivt på att det nu finns en upprättad checklista för verksamhetsintroduktion.
Sammanfattande bedömning: Då nya rutiner nyligen har upprättats är det svårt att dra några slutsatser av den effekt det kommer ge i verksamheten. Det som är viktigt är att säkerhetsställa att all personal som skall introducera ny personal känner till den nya rutinen och checklistan för introduktion.
13 Hälso- och sjukvård
Verksamheten har följts upp gällande hälso- och sjukvård den 26 april 2018. Besök har
genomförts i verksamheten för att se hur det fungerar gällande hälso- och sjukvårdsinsatser och basal hygien. Uppföljningen påvisar att det har skett flera förbättringar gällande
läkemedelshanteringen sedan förra uppföljningen 2016 då verksamheten drevs av en annan utförare. Frågor ställdes hur man gör vid avvikelse (fall och läkemedel), hur
läkemedelshanteringen fungerar samt hur man arbetar enligt basala hygienrutiner.
Det som bland annat framkommer som brister i verksamheten var bristande kunskap hos medarbetare om hur och när en avvikelse ska rapporteras. Bristande följsamhet till basal hygien, ex ringar, nagellack. Rutin för informationsöverföring mellan personal, mellan personal
8
och sjuksköterska/rehab efterlevs ej. Samtliga punkter i protokollet skall vara åtgärdade eller åtgärd påbörjad i juni 2018 enligt verksamhetschef.
Avvikelse: Information inkommer till MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) den 17 oktober att en boende har ramlat och skadat knät samt misstänkt fraktur, incidenten skall ha inträffat den 16 oktober. Anhörig upptäckt skadan och boende skickades till akuten 12 timmar efter
incidenten inträffat, då personalen inte upptäckt och/eller påkallat sjuksköterska enligt rutin. En utredning i ärendet har påbörjats.
14 Missförhållande/ allvarlig risk för missförhållande
Tre utredningar har genomförts och initierats av AB SOLOM vid Malmvägens gruppbostad.
Den första händelsen inträffade den 21 februari 2018. Ärendet gäller en utåtagerande boende som lämnats ensam av personal trots att rutinen är att brukaren alltid skall ha en personal vid sin sida. Under tiden som brukaren lämnas ensam blir hen utåtagerande mot två av de andra boende som blir utsatta fysisk med flera slag. Händelsen är analyserad och inskickad till IVO tillsammans med tillhörande Lex Sarah utredning.
Den andra utredningen gäller hot och våld mellan boende och personal. Händelsen inträffade den 11 mars 2018. Ärendet gäller en incident mellan en personal och en boende. Det
framkommer dock två utsagor vad som egentligen skett. Personal 1 uppger att en boende är ute på balkongen och röker och vill inte komma in trots att det är kallt och den boende har lite kläder på sig. Varpå personal 1 tar den boende i handen och försöker dra in den boende i lägenheten. Boende vill inte följa med in och släpper taget om personal 1 hand varpå boende faller bakåt och slår i rygg och huvud. Enligt personal 2, som sett incidenten, så knuffar
personal 1 boende hårt varpå boende faller mot marken och slår i rygg och huvud. Händelsen är analyserad och inskickad till IVO tillsammans med tillhörande Lex Sarah utredning.
Den tredje utredningen gäller boende som lämnats ensam i verksamheten. Händelsen inträffade den 9 april 2018. Boende 1 kommer hem till boendet vid 15 tiden och det fanns då ingen personal i verksamheten. Tre personal fanns i tjänst dock var alla ute på olika ärenden med andra boenden. Ingen personal har uppmärksammat att boende 1 var ensam hemma.
Uppskattningsvis har boende 1 varit hemma ensam i ungefär 20 minuter. Verksamheten uppges ha rapporterat brister i planeringen för bemanningen vid aktuellt tillfälle och hanterat händelsen i sin avvikelsehantering. Slutsatsen är att händelsen bedöms som en risk för missförhållande och att händelsen som inträffade kunnat medföra konsekvenser för den boendes känsla av trygghet och säker omsorg. Då AB SOLOMS utredningen påvisar att det funnits risk för missförhållande så rapporteras händelsen inte vidare till IVO.
15 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun
Följande klagomål har inkommit till vård- och omsorgsnämnden sedan övertagande av verksamheten i oktober 2017:
21 februari (Dnr. 2018/0093 samt 2018/0095) Båda klagomålen berör att en boende fysiskt gett sig på två andra boenden.
21 februari (Dnr. 2018/0095) Lex Sarah utredning gällande boenden som blivit utsatta för fysiskt våld av annan boende.
11 mars (Dnr. 2018/0082) Lex Sarah utredning gällande att en personal har knuffat/puttat en boende så personen har ramlat.
9
21 mars (Dnr. 2018/0128) Klagomål från anhörig på Malmvägen – Gällande att en boende varit utan rörelselarm i lägenheten under två månader då verksamheten inte ordnat med något nytt larm när tidigare larm gått sönder.
9 april (Dnr. 2018/0142) Klagomål från anhörig gällande att en boende på Malmvägen, som alltid skall ha en personal bredvid sig, lämnas ensam i köket där den boende börjar kasta porslin. Klagomålet gäller även att verksamheten varit obemannad under eftermiddagen när en boende kom hem från sin dagliga verksamhet.
9 april (Dnr. 2018/0142) Utredning gällande en boende som lämnats ensam i boendet.
