Strategi för bevarande, Linköpings kommun

E-Lin projektet 2013-10-28

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Delrapport

Innehåll

Dokumenthistorik ... 3

1. Syfte ... 3

2. Bakgrund ... 3

2.1 Målgrupp ... 3

3. Frågeställningar ... 3

4. Undersökning ... 4

4.1 Vilka dokument rörande strategi för bevarande finns idag? ... 4

4.2 Vilka förändringar och tillägg behövs vid en övergång till elektroniskt bevarande? ... 6

4.3 Hur ska överföring till bevarande hanteras? ... 7

4.4 Hur ska åtkomst ske till bevarandematerialet? ... 10

4.5 Hur ska strategin förvaltas? ... 10

5. Strategi för bevarande i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt e-arkiv ... 10

6. Källor ... 11

Dokumenthistorik

Datum Av Kommentar

1. Syfte

Att gå igenom nuvarande strategier för bevarande i förhållande till ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun.

2. Bakgrund

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: ¹

 Rätten att ta del av allmänna handlingar

 Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen

 Vikten för verksamheten av att kunna återsöka information bakåt i tiden oav- sett om informationen finns i verksamheten eller på Stadsarkivet

 Forskningsbehov

I ett e-samhälle med övervägande elektroniska handlingar är det av största vikt att vi säkrar informationens läsbarhet för framtiden. Enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 ska varje myndighet upprätta en strategi för bevarande av elektroniska hand- lingar.² Strategin ska redogöra för vilka åtgärder som myndigheten avser vidta för att säkerställa ett bevarande i elektronisk form så att informationen hålls levande i läs- bart skick utan bortre tidsgräns.

Utgångspunkten för arbetet med strategi för bevarande är styrdokument på olika ni- våer, där ett av de viktigaste i Linköpings kommun är arkivreglementet, fastställt av kommunfullmäktige i mars2013.

2.1 Målgrupp

Rapporten vänder sig till de som är berörda eller intresserade av området strategi för bevarande. Rapporten kan även ses som ett underlag för fortsatt arbete mot ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun.

3. Frågeställningar

Vilka dokument rörande strategi för bevarande finns idag?

Vilka förändringar och tillägg behövs vid en övergång till elektroniskt bevarande?

Hur ska överföring till bevarande hanteras?

Hur ska åtkomst ske av bevarandematerialet?

Hur ska strategin förvaltas?

1 Arkivlagen (1990:782) Jämför med de nyttor av e-arkiv som tas upp i huvudrapporten Förstudie- rapport E-Lin s.8

2 Riksarkivet, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1 3 kap 1§

4. Undersökning

4.1 Vilka dokument rörande strategi för bevarande finns idag?

På nationell nivå finns arkivlag och arkivförordning som ligger som grund för all arkivvård i landet. I Riksarkivets författningssamling 2009:1 behandlas dessutom de elektroniska handlingarna speciellt. Här tas bland annat vikten av strategi och plane- ring upp.³

Linköpings kommuns Arkivreglemente

Till grund för arkivvården i Linköpings kommun finns, förutom de nationella direk- tiven framförallt Arkivreglemente för Linköpings kommun.

Det nya arkivreglementet kommer att träda i kraft 2013-07-01 och ersätter det tidiga- re reglementet fastställt av kommunfullmäktige 1994-06-15, § 150. ⁴

Arkivreglementet är det viktigaste styrdokumentet för kommunen i arkivfrågor. Reg- lementet tar bl a upp tillämpningsområde och myndighetens arkivansvar. Reglemen- tet beskriver även hur varje myndighet ska redovisa sina respektive arkiv. Det nya arkivreglementet har efterfrågats i verksamheten och tar numera höjd både för analog och digital hantering av material som ska bevaras.

Linköpings stadsarkiv har dessutom på bland annat kommunens intranät (Linweb) lagt ut allmänna råd om arkivvård och dokumenthantering i kommunen. Här finns specificeringar kring exempelvis olika ansvarsområden, men även föreskrifter om bland annat bevarande och gallring.⁵

I modellen ovan har vi verksamheten på ena sidan och Stadsarkivet på andra. Leve- ransreversalen fungerar som en länk vid överföringen av ansvaret för handlingarna.

Till saken hör att redan tidigt i verksamheten styrs hanteringen av handlingarna i den så kallade dokumenthanteringsplanen. För den ansvarar verksamheten, men den görs i samråd med Stadsarkivet. Här beskrivs vilka handlingar som uppkommer i verk- samheten, vilka som ska bevaras och vilka som ska gallras m m .

3 RA-FS 2009:1 kap 3

4 Arkivreglemente för Linköpings kommun 1994-06-15, § 150 med ändringar fastställda av kommun- fullmäktige 1996-05-28, §100.

5 Linköpings kommuns intranät, Linweb , Arkivvård och dokumenthantering 2013 06 04

Dokumenthanteringsplanen

På verksamhetsnivå är ett av de viktigaste styrdokumenten den så kallade dokument- hanteringsplanen. Alla dokument som uppkommer i verksamheten ska beskrivas i denna plan. Här anges också vilka dokument som ska bevaras respektive gallras. Det lodräta strecket i mitten symboliserar gränsen för ansvarsöverföringen av bevarande- handlingar från verksamheten till Stadsarkivet.⁶ Ansvarsöverföringen sker med en skriftlig överenskommelse, ett leveransreversal som visar vilka arkivhandlingar som levererats till Stadsarkivet från de olika arkivbildarna. Reversalen utgör på det sättet ett slags innehållsförteckning.

4.1.1 Ansvar och organisation

Varje myndighet ansvarar för att det egna arkivet vårdas enligt arkivlagen, arkivför- ordningen, och Linköpings kommuns arkivreglemente samt utfärdade föreskrifter, råd och anvisningar. Myndigheten skall fortlöpande samråda med arkivmyndigheten i alla frågor enligt detta reglemente. ⁷

Myndigheten skall fastställa ansvarsfördelning rörande hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att utse en arkivansvarig. Den här personen ska också svara för kontakterna med arkivmyndigheten. Dessutom ska myndigheten ock- så utse det antal arkivredogörare som överensstämmer med myndighetens arkivbil- darstruktur⁸.

Inom Linköpings stadsarkiv finns en tillsynsavdelning som ständigt arbetar för god arkivvård. Detta innebär ett nära samarbete med arkivansvariga och arkivredogörare på respektive myndigheter. Stadsarkivets roll är att utöva tillsyn över myndigheterna, vilket då innebär rådgivning, utbildning, uppföljning och deltagande i nätverk.

Bilden ovan visar förhållandet mellan den i verksamheten upprättade och fastställda dokumenthanteringsplanen. Ringen inkluderar de områden som ska beaktas vid ett överlämnande av bevarandematerial till ett system för bevarande.

6 Jämför även delrapporten Arkivredovisning Linköpings kommun kap 4.3 s.6.

7 Linköpings kommun, Arkivreglemente för Linköpings kommun 2013-03-26, § 54

8 Linköpings kommuns intranät, Linweb, Arkivvård och dokumenthantering, grundläggande informa- tion 2013-06-19

4.2 Vilka förändringar och tillägg behövs vid en övergång till elek- troniskt bevarande?

Digitala handlingar behöver en betydligt mer strategisk uppbyggnad än pappershand- lingar. Kravet på strategi för bevarande i RA-FS 2009:1 har tillkommit på grund av avsaknad av beredskap och medvetenhet i organisationen.

I RA-FS 2009:1 definieras strategi som att fastställa vilka åtgärder som är prioritera- de och nödvändiga för att nå mål. ⁹ Med åtgärder avses hur digitala handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska beva- ras.

Vid planering av inköp av system och rutiner för elektronisk arkivering bör myndig- heten samråda med Linköpings stadsarkiv. Saker som bör tas upp är exempelvis:

 val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet.

 plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande

 information om lagrad data

 hänvisning till övrig dokumentation

Här är det viktigt att Stadsarkivet har bestämmelser och rutiner som är uppdaterade och ligger i linje med nationella initiativ. Ett väl fungerande samarbete mellan myn- dighet och arkivmyndighet möjliggör strategier på olika nivåer, som fångar upp de förändringar som hela tiden sker.

Under arbetet med förstudien har det framkommit att befintliga strategier kan behöva ses över och nya behöva utarbetas för bevarande av digital information som t ex da- tabaser och register, e-postmeddelanden, skannade handlingar, digitala bilder, digita- la rörliga bilder, digitalt ljud samt webbsidor.

Linköpings kommun avser att med strategiarbetet uppfylla syftet med Riksarkivets föreskrifter. RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2¹⁰

I takt med ökat datorstöd och inriktning mot e-förvaltning förutsätts den framtida arkivbildningen redovisas processorienterat utefter verksamhetens processer. Detta betyder att den nya arkivredovisningen, i större grad än allmänna arkivschemat, kan användas för att styra arkivbildningen. ¹¹

9 RA-FS 2009:1

10 Riksarkivet, RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektro- niska handlingar (upptagning för automatiserad behandling)

11 Se även Förstudierapport kap 5.3 s.11, Delrapport Arkivredovisning kap 4.5 s.8f

4.3 Hur ska överföring till bevarande hanteras?

4.3.1 Inventerade verksamhetssystem

Inom Linköpings kommun finns idag mer än 52 verksamhetssystem, systemen är i varierande storlek, innehåller varierande mängd information och nås i olika utsträck- ning av våra medarbetare/medborgare.

För att ta fram strategier som är anpassade efter vår verksamhet och våra verksam- hetssystem bör vi förslagsvis beskriva våra system efter nedanstående kriterier.

 Format

 Överföringstidpunkt

 Överföringsmetod

 Databärare

 Dataorganisation

 Gallring

 Dokumentation

 Åtkomst

 Förvaltning av strategin

Tillvägagångssättet för att kunna få en överblick har varit att i första hand välja ut de största kommungemensamma verksamhetssystemen och genom intervjuer med sy- stemansvariga/systemförvaltare få en bild av ovan nämnda kriterier. Sammanlagt har 11 system inventerats¹²

 Agresso

 Heroma

 W3D3

 Extens

 Linweb

 ProCompetence

 Symantec

 Treserva

 Procapita

 Tomt- och småhuskön

 Netrecruiter

Ovanstående system är till största delen standardsystem med vissa undantag t ex tomt- och småhuskön som är ett egenutvecklat system.

Vid intervjuer med systemansvariga/systemförvaltare har vi använt oss av följande frågeställningar :

 Beskrivning – vad systemet innehåller

 Systemägare

 Systemägarombud

 Systemansvarig

 Leverantör

 Databas

 Drift

12 Resultat från intervjuer för respektive verksamhetssystem genomfördes under perioden 2013-01- 15—2013-02-27

 Finns förvaltningsplan

 Hur många arbetar i systemet

 Vilken typ av information upprättas i systemet – vad är inkommande/utgående

 Innehåller systemet någon sekretessbelagd information/personuppgifter enligt Personuppgiftslagen

 Vilket format sparas informationen i

 Skapas dokument i systemet eller innehåller det bara metadata (ex tabeller i data- bas som sammanställs vid behov)

 Hur kan man se kopplingen mellan ett dokument och metadata, t ex hur kan man söka efter dokumentet, exempel på metadata: författare, datum, registrerings- nummer etc.

 Finns det någon dokumenthanteringsplan upprättad för systemet och är den god- känd av Stadsarkivet

En första fråga man ställer sig är om det är nödvändigt med så många olika system.

Vissa system är stora och används av många olika verksamheter även utanför Linkö- pings kommun. Vissa är små och i en del fall specialutvecklade utefter ett ganska småskaligt användningsområde. Ett tänkbart problem utifrån strategier för bevarande är att hålla samman alla dessa system under gemensamma strategier som alla följer.

Det kan också sägas att några av de största kommunövergripande systemen till ex- empel Agresso och Heroma till största delen innehåller gallringsbar information som hanteras ute i verksamheten. Extens, Treserva och W3D3 innehåller däremot till största delen information som ska bevaras och överföras till ett system för bevaran- de..

Vid intervjuerna upptäcktes att en del av dokumenthanteringsplanerna behöver kompletteras med nya dokumenttyper som tillkommit, att en del av systemen sakna- de dokumenthanteringsplaner samt att flera av systemen saknar förvaltningsplaner.

Flera systemansvariga/systemförvaltare vi har intervjuat har lyft fram frågan kring nuvarande hantering av gallringsbar information och föreslår att arkivmyndigheten även utreder frågan kring gallring.

En ytterligare slutsats efter utförda intervjuer är också att, inventeringen bör utökas med fler system för att få en mer komplett helhetssyn. Denna inventering bör utföras innan Linköpings kommun kan gå vidare med inköp av ett e-arkiv för långtidsbeva- rande.

4.3.2 Vilket format ska gälla vid överföring till bevarande?

Vid val av format för bevarande bör Linköpings kommun utgå från de krav som ställs i RA-FS 2009:1 och 2¹³. De format som väljs bör vara enkla och stabila över tid så att format och programvara kan bytas med minimal informationsförlust. For- maten bör dessutom sättas i relation till hur systemen är utformade och i vilken verk- samhet informationen upprättas. För vidare information kring digitalisering se Rap- port Digitalisering¹⁴.

13 RA-FS 2009: och RA-FS 2009:2

14 Delrapport Digitalisering Linköpings kommun

4.3.3 Vid vilken tidpunkt ska överföringen ske?

Vid val av överföringstidpunkt till system för bevarande bör detta styras av de upp- rättade och godkända dokumenthanteringsplanerna samt systembeskrivningar.

Gallringen utförs av arkivbildaren innan bevarandematerialet överlämnas till Stads- arkivet.

4.3.4 Hur ska överföringen ske, vilken metod ska användas?

Innan man kan bestämma vilken metod som ska användas vid överföringen från verksamhetssystemen till system för bevarande måste man genomföra en del utred- ningsarbete.

Exempel på frågor som måste utredas:

 Hur länge måste man ha kvar uppgifterna i verksamhetssystemen?

 När ska informationen flyttas över, direkt efter att ärendet avslutats eller samlat vid en viss tidpunkt?

 Ska överföringen ske automatiskt ?

 Finns det behov av manuella exporter?

 Är det möjligt att få ut all information ur databasen, måste man t ex ta ut pappers- listor?

4.3.5 Hur ska överföringen organiseras?

Databärare

Databärare för det nya långtidsarkivet, system för bevarande kommer med största sannolikhet att vara en separat server. Inga databärare är beständiga för all framtid.

Rutiner bör arbetas fram som på ett kontrollerat sätt bevakar nya format, nya tekniker etc. Detta för att hålla informationen levande och säkra bevarandet både analogt och digitalt. All digitalisering kräver kontroll, helst så tidig som möjligt (vid arkivering kan det vara för sent). Det är viktigt att det sker ett nära samarbete mellan arkivbil- daren, systemansvariga i verksamheten och Stadsarkivet under hela ärendeprocessen.

Dataorganisation

För varje system bör en strategi utformas, enligt Stadsarkivets föreskrifter och all- männa råd om arkivbeskrivning. Strategin ska tillsammans med arkivredovisning och dokumentation för respektive system innehålla uppgifter om struktur vid överföring, metadata, samband etc.

Eftersom man idag inte vet vilka standarder som Riksarkivet kommer att rekommen- dera i framtiden är det viktigt att, i första hand tänka på behovet av återsökning. För att kunna avgöra vilken metadata som ska knytas till e-handlingar som bevaras är det viktigt att fundera på frågan kring vilka strukturerade sökningar man vill göra. Intres- senternas behov av att hitta och sammanställa information är avgörande för att få en bra sökning i slutarkivet.¹⁵

Vid överlämnande av handlingar från myndighet till arkivmyndighet redovisas detta idag via reversaler, det vill säga undertecknade kvittenser för vilka handlingar som

15 Se mer om sökning i Förstudierapport kap 5.

levereras till Stadsarkivet. Det är viktigt att detta även i en digital framtid kan verifi- eras på liknande sätt.

Gallring

I den tänkta modellen för överförande av handlingar till ett långtidsarkiv är det en- dast bevarandematerial som kommer att hanteras. Gallring kommer att utföras av myndigheterna själva enligt Stadsarkivets föreskrifter om gallring och annan arkiv- hantering¹⁶. Det är i de upprättade och fastställda dokumenthanteringsplanerna som bevarande och gallring regleras.¹⁷

Dokumentation

Enligt RA-FS 2009:1 5 Kap¹⁸ ska myndigheten dokumentera sina elektroniska hand- lingar för att handlingarna ska kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt under den tid som de ska bevaras. Dokumentatio- nen är central för att användaren ska kunna läsa och förstå e-handlingarna över tid.

4.4 Hur ska åtkomst ske till bevarandematerialet?

Åtkomst till informationen i ett system för bevarande är central. Det är viktigt att åtkomstfrågorna utreds grundligt innan systemet implementeras i verksamheten.

Exempelvis bör det utredas hur personuppgifter enligt personuppgiftslagen och sek- retesshandlingar ska vara åtkomliga i ett system för bevarande.

4.5 Hur ska strategin förvaltas?

Stadsarkivet förvaltar och därmed ansvarar för att strategin efterföljs genom att utbil- da myndigheterna.

Vid behov av revidering görs detta av stadsarkivarien i samråd med stadsjuristen.

Beslut om revidering av strategin fattas i kommunfullmäktige.

5. Strategi för bevarande i Linköpings kommun i förhål- lande till ett tänkt e-arkiv

Fungerande strategier för bevarande kommer i ett tänkt e-arkiv i Linköpings kom- mun att vara en framgångsfaktor. E-handlingar behöver en betydligt mer strategisk uppbyggnad än pappershandlingar. Kravet på strategi för bevarande har tillkommit på grund av avsaknad av beredskap och medvetenhet i organisationer. I RA-FS 2009:1 definieras strategi som att fastställa vilka åtgärder som är prioriterade och nödvändiga för att nå målen. Med åtgärder avses hur e-handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras. Önskvärt är att bevarandet säkerställs så tidigt som möjligt i verksamheten.

Stadsarkivet ansvarar för bevarandet av all information i systemet för bevarande från den dag då en leverans tagits emot och godkänts. I ansvaret bör även ingå att förorda hanteringen som är lämpad för ett långsiktigt bevarande. Vid dagens analoga arkive- ring (papper) är detta sällan ett problem så länge man använder den rekommenderade sortens papper etc. Vid elektronisk arkivering ställs däremot andra och högre krav. Ju

16 Linköpings kommun, Stadsarkivets föreskrifter om gallring och annan arkivhantering LiSA-F 2012:4

17 Se mer om gallring i Delrapport Gallring

18 RA-FS 2009:1

längre tid elektronisk information hanteras i format olämpliga för bevarande desto större är risken att det blir dyrt eller omöjligt att bevara informationen.

Sammantaget behöver säkerligen nya strategier utarbetas och befintliga behöver re- videras för bevarande av digital information som t ex, databaser och register, e- postmeddelanden, skannade handlingar, digitala bilder, digitala rörliga bilder, digitalt ljud och webbsidor. Verksamhetssystem som inte ska finnas kvar i organisationen och som innehåller information som behöver omhändertas behöver också belysas.

Ett system för bevarande måste, som andra IT-system, ingå i en ordnad förvaltnings- organisation. Det som däremot skiljer sig åt i förvaltningen mellan ett traditionellt IT-system och ett system för bevarande är att man i det sistnämnda måste säkerställa att den digitala informationen kan, återsökas, läsas och förstås för all framtid. Samma långsiktiga krav som finns för att bevara information i analog form ska också gälla för den digitala informationen i systemet för bevarande.

Planering för digitalt bevarande i ett system för bevarande handlar om att säkerställa fortsatt, autentisk tillgång till digital information i en användbar form för olika och specifika användargrupper. Därför kommer det att krävas omvärldsbevakning, konti- nuerliga insatser och planering för att kunna bevara informationen för all framtid.

6. Källor

Lagar och förordningar

Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Arkivlagen (SFS 1990:782)

Arkivförordningen (SFS 1991:446)

Offentlighet- och sekretesslagen när allmänna handlingar blir sekretesshandlingar (SFS 2009:400)

Personuppgiftslagen (1998:204) Kommunallagen (1991:900) Förvaltningslagen (1986:223)

Riksarkivet, Riksarkivet, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1

Riksarkivet, RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagning för automatiserad behandling) Övriga källor

Linköpings stadsarkivs handlingar

Gäfvert, Thomas, Promemoria Strategi för bevarande (2012) Gäfvert, Thomas, PPT om strategi för bevarande (12 02 27)

Resultat från inventeringar av de verksamhetssystem som nämns i kapitel 4.3.1 In- venterade verksamhetssystem

Internet

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor

http://www.samradsgruppen.se/index.asp?p=1074 13 02 18