1
Elektroniskt bevarande
- förstudie i Järfälla kommun
FALK:s konferens 27 maj 2010
Susanne Strangert susanne.strangert@jarfalla.se, Anders Thoursie, Jenny Wilhelmsson
Uppdrag f örstudie
• Initiativ från kommunarkivet
• Förankrat i central systemägargrupp (SÄV*)
• Syfte: Ta fram beslutsunderlag kring…
…förutsättningar för övergång till långsiktigt elektroniskt bevarande i Järfälla kommun med hjälp av mer eller mindre automatiserade
arkivprocesser
*SÄV = SystemÄgare Verksamhetssystem, kommungemensamma system
Förstudie
Förstudie, ca tre månader, t o m mars -09…
• utförd av kommunarkivet, konsultstöd
• kommungemensamt perspektiv (slutarkiv)
• verksamhetsbehoven i fokus, 10 verksamhetssystem
• workshops med ca 15 deltagare, verksamhet/IT/arkiv
3
Förstudiens resultat…
• bra redovisning av arkiv- och lagringsbehov m.m.
• ”e-arkiv” kom upp på agendan
• gjorde förvaltningarna delaktiga
…men, det fanns behov av fördjupning kring…
- definitioner, t ex ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”
- vägval
- inriktning på fortsatt arbete
Fördjupning
Fördjupning, ca ett år, t o m juni -10*
• utförd av kommunarkivet och IT-styrningsfunktionen
• kommungemensamt perspektiv
• arbetsform workshops – kommunarkivet/IT-styrning
• avstämning aktörer som har/utvecklar e-arkiv
* Nuläge; fördjupningsrapport utsänd på remiss t o m 11 juni 2010.
5
Innehåll
Fördjupningens omfattning
– Definitioner (e-arkiv, system för bevarande m.m.) – Scenarioanalys / vägval
– Vem har ansvaret?
– Vissa problemområden Överväganden
– Lösningar i marknaden
– Samverkan som strategi kring e-arkiv?
Slutsatser
Rekommendation
7
Syften med ”system för bevarande” (e-arkiv)
• Uppfylla lagstiftning och regelverk
• Leva upp till kommunens e-strategi
• Få ordning och reda på arkivering av kommunens informationshantering (fysisk och elektronisk)
• Uppnå synergieffekter, ex. gemensam lagringsplats
Adapter
Verksamhets applikation X
Mellanarkiv…
”Slutarkiv”
System för bevarande
•”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner)
• Internationella standarder
• Myndighetsstyrda krav - Riksarkivets föreskrift/-er:
• specifika tekniska krav
• krav på processer/rutiner
• ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner)
• (Internationella standarder)
• Ej specifika/myndighetsstyrda tekniska krav
”Slutarkiv”
”Mellanarkiv”
”Verksamhetssystemets egna arkiv”
Vad åsyftas… ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”, ”slutarkiv”?
Definition finns för vårt behovsområde: System för bevarande
Inledning – beskrivning av komponenter
Strukturen i bilden är lånad ur Jönköping kommuns e-arkitektur
9
Kommungemensamt mellanarkiv
Adapter
Kommungemensamt system för bevarande
Scenario 1 – EN kommungemensam lösning för både mellanarkiv och system för bevarande
Adapter
Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Mellanarkiv ?
Kommungemensamt system för bevarande
Scenario 2 – EN kommungemensam lösning för system för bevarande (inkl minimikrav på gränssnitt/leverantörer)
11
Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Mellanarkiv ?
Scenario 3 – Minimikrav på verksamhetsspecifika systemleverantörer, flera mellanarkiv och system för bevarande
Systemspecifikt system för - bevarande
Systemspecifikt system för - bevarande
Systemspecifikt system för - bevarande
Scenario 4 – Fortsätt som idag…
13
Scenarioanalys - vägval
Vem har ansvaret?…scenario 2
Myndighetsgräns
System för bevarande
Arkivmyndighet Myndigheter
E-arkiv System/applik.
15
Specifika problemområden, exempel
• Informationens livscykel i Järfälla – behov av en metamodell*
• Närliggande område - informationssäkerhet
• Fyra dilemman kring arkivering av elektroniska signaturer och signerade dokument
*Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.
Överväganden*
– lösningar i marknaden
• Egenutveckling eller standardprodukt (leverantörsutvecklad)
– Hur ser marknaden ut? Vilka lösningar finns…
• Standardprodukter (IDAinfront, Formpipe, Documentum m.fl.) – alla är av typen
”verktygslåda”, dvs kräver anpassning och vidareutveckling
• ”Egenutvecklade”
• … eller ”egenutvecklad…men i grupp/samverkan” (SLL/REDA.. Sambruk ?)
– Väcker frågor som:
• Lämplig samverkansform…utifrån rättsliga förutsättningar
– T ex gemensam nämnd eller kommunalförbund…
• Initiativtagare och efterföljare …
• Är anslutande kommuner/myndigheter tillräckligt många? Eller rättare sagt…
– Förgreningar – tappar kraft från grundansatsen?
– Finns uthålligheten i kravställandet?
* Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
17
Överväganden
– samverkan som strategi?
• Samverkan är lämpligt kring regelverk och ”best practice”
gällande rutiner mm
• Samverkan är (sannolikt) EJ lämpligt vid upphandling och införande av system för bevarande (om inte…
kommunalförbund)
• Omogen marknad, lösningar utvecklas och förändras (ingen direkt stabilitet/dominans i närtid).
* Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
Slutsatser*
1. Regelverk och rutiner behöver etableras oavsett om system för bevarande införs i närtid.
2. Vid realisering av en lösning bör det vara scenario 2 som utgör Järfällas vägval (men gärna med möjlighet att ”växa in i”
scenario 1).
3. Mycket talar för en lämplig och kostnadseffektiv standardlösning i marknaden, men noggrann analys/utvärdering behövs.
4. Järfällas strategi för samverkan bör gälla regelverk, rutiner och utredningsfrågor. Inte teknisk samverkan.
* Preliminära slutsatser till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
19
Rekommendation*
Etablera ett projekt som ska resultera i:
A) Tydligt och ”modernt” regelverk med rutiner för dokumenthantering och arkivering
B) En begrepps-, informations- och arkivmodell samt metamodell* för informationens livscykel i Järfälla.
A) En intressentanalys för Järfällas kommungemensamma system för bevarande.
D) Klargörande av framtida förvaltningsorganisation (storlek, kompetenskrav, ansvarsfördelning, resursbehov).
* Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
*Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.
Rekommendation*, forts
E) En marknadskartläggning / -inventering av tekniska lösningar lösningar som finns på marknaden (motsvarande scenario 1 och 2).
F) En utbildningsplan för förvaltningarna.
G) Delta i Sambruks projekt” Elektroniskt bevarande”, etapp 2.
*Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.
21
Extrabilder
23
Definitioner (1)
Elektronisk handling =
Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med 2. kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)
Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2)
Elektroniskt arkiv (e-arkiv) =
Myndighetens elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enligt med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter.
Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552
Definitioner (2)
Bevarande = ”Förfaranden och åtgärder som syftar till att säkerställa att autentiska dokument bevaras
tekniskt och innehållsmässigt.”
Ur; SS-ISO 15489 – 1, Svensk, internationell standard
för dokumenthantering
25
Definitioner (3)
System för bevarande =
• System som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar.
Överföring till bevarande =
• Överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande, bevarandeexemplar eller överlämnande till arkivmyndighet.
Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar RA-FS 2009:2
Definitioner (4)
Om system för bevarande:
• ”System för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras
dokumenteras samt överföras till nya databärare.”
• ”De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna i systemet ska kunna överföras till format för bevarande.”
Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552
