Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Anvisning för månadsrapportering 2019
Anvisningarna avser förvaltningarnas arbete med de tre månadsrapporterna under 2019 samt tertialrapport per april 2019.
Anvisningar till delårsrapport (delårsbokslut och prognos) per augusti 2019 lämnas separat.
Förvaltningarna ansvarar för att ta fram interna tidplaner och anvisningar för att säkerställa att uppföljning och bedömningsunderlag är klart till
inlämningsdatum enligt anvisning.
Rapportering sker i Stratsys, där också rapporteringsanvisningar återfinns.
Uppföljningsprocessen i Sollentuna kommun
Arbetet med månads- och tertialrapporter är en del av den samlade
uppföljningsprocessen inom kommunen. Månads- och tertialrapporterna är en uppföljning med prognos utifrån den verksamhetsplan som nämnden antog inför 2019.
Förvaltningen ansvarar för att informera respektive nämnd om rapporten.
Kommunledningskontoret sammanställer förvaltningarnas rapporter till kommunstyrelsen och vid behov till kommunfullmäktige vid
tertialrapporteringen per april. Publicering sker på Solsidan i samband med att handlingarna till KS/KF publiceras.
Tidplan 2019
Månadsrapport per Inlämning
Mars 12 april
April (tertialrapport 1) 17 maj
Augusti (delårsrapport) 19 september
Oktober 15 november
November 13 december
Tertialrapport 1 per sista april 2019, inklusive nämndbehandling
Inlämning
Sista inlämningsdag nämndernas underlag tertialrapport 1 april 17 maj Sista inlämningsdag protokoll nämndbehandling underlag
tertialrapport 1 april 29 maj
KSAU bereder tertialrapport 1 april 10 juni
KS godkänner tertialrapport 1 april 9 september
Frågor Kontakt
UN, KN, NTN, SHBN, MBN och VON Caroline Jogeman, Controllerenheten SN, KAN, KFN och ÖFN Dijana Mesevic Controllerenheten Tekniska frågor kring Stratsys-rapporten Dijana Mesevic, Controllerenheten Tekniska frågor kring Visma och BoP Agneta Sandström, Redovisningsenhet
Rapporteringsanvisningar
Detta är en kommungemensam rapportstruktur för uppföljning och rapportering. Det finns även nämndspecifika delar (t ex volymtabeller, exploateringsprognos mm). Dessa återfinns endast i Stratsys.
1 Ekonomisk uppföljning ... 4
1.1 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.1.1 Kommentarer till prognos per verksamhetsområde ... 4
1.1.2 Eventuell omdisponering av budget ... 5
1.1.3 Planerade åtgärder vid eventuella underskott ... 5
1.2 Investeringsprognos ... 5
2 Viktiga förändringar ... 5
3 Nya data och resultat ... 6
Enbart i tertialrapport per april 2019 ... 6
4 Återsökning av statsbidrag ... 6
5 Riktade budgetmedel ... 6
6 Kvalitetsstyrning ... 7
7 Nämndmål ... 7
8 Uppdrag ... 7
9 Riskhantering – internkontroll ... 8
1 Ekonomisk uppföljning
Prognosrapport hämtas från BoP i tkr. Obligatorisk kolumnindelning;
Kolumn 1, Periodbudget för aktuell rapporteringsperiod, Kolumn 2, Periodutfall för aktuell rapporteringsperiod, Kolumn 3, Årsbudget,
Kolumn 4, Prognos för aktuell period,
Kolumn 5, Avvikelse mellan aktuell prognos och Årsbudget Kolumn 6, Prognos föregående prognos enligt tidplan Exempel nedan;
Period- budget april
Period- utfall
april
Års- budget
Prognos april
Avvikelse på årsbasis
Prognos mars
1.1 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget
OBS! Samtliga underrubriker i textfältet nedan ska kommenteras enligt:
Helårsprognos jämfört med årsbudget och föregående prognos Kommentera nämndens helårsprognos med analys av eventuell avvikelse mot årsbudget och föregående prognos. (Analys av fg prognos gäller from aprilrapportering).
Utfallet jämfört med periodbudget
Kommentera periodutfallet jämfört med periodbudget med analys av eventuella avvikelser.
Prognosbedömning
Gör en prognosbedömning med en analys av hur säker prognosen bedöms vara utifrån kända fakta. Beskriv vilka risker/osäkerheter som tagits med/inte tagits med av dessa kända fakta i den framräknade prognosen.
1.1.1 Kommentarer till prognos per verksamhetsområde Under denna rubrik ska nämnden detaljera sin prognosrapportering per verksamhetsområde avseende analys av avvikelser gentemot årsbudget.
1.1.2 Eventuell omdisponering av budget
Omdisponering av budget pga. ändrade budgetbeslut efter det att verksamhetsplanen är fastställd ska kommenteras i månadsrapporten.
Omprioriteringar mellan verksamhetsområden under löpande verksamhetsår ska beslutas av nämnd och kommuniceras med kommunstyrelsen. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter.
1.1.3 Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Redogör för planerade åtgärder vid eventuella underskott. Se vidare budgetbeslutet samt reglerna för ekonomi- och verksamhetsstyrning.
1.2 Investeringsprognos
Fyll i värden i tabell i tkr. Investeringsprognosen med eventuell avvikelse mot budget ska kommenteras.
2 Viktiga förändringar
Beskriv större förändringar i verksamheten eller omvärlden som påverkat eller kommer att påverka nämndens förutsättningar att genomföra
grunduppdraget eller planerat utvecklingsarbete enligt verksamhetsplan.
Redogör för eventuella risker och beskriv planerade eller genomförda åtgärder för att hantera förändringen.
3 Nya data och resultat
Redogör för och analysera nya viktiga data och resultat rörande
verksamhetens grunduppdrag. Beskriv eventuella risker samt planerade och/eller genomförda åtgärder.
Exempelvis:
Viktiga nyckeltal för verksamheten
Nyckeltalssammanställningar, t.ex. SKL:s ”Öppna jämförelser”, nöjdkundindex eller rankingar
Kvalitativa undersökningar, t.ex. expertgranskningar, observationer, brukardialoger/undersökningar eller andra större genomlysningar
Revisonsrapporter (ange område som granskats, eventuella
rekommendationer från revisorerna och om möjligt information om hur rekommendationerna omhändertas)
Enbart i tertialrapport per april 2019
4 Återsökning av statsbidrag
Fyll i tabellen för de statsbidrag som nämnden har sökt t.o.m. april 2019 i tkr. Ange hur mycket av de sökta medel som har inkommit. Ange hos vilken myndighet nämnden har sökt sina statsbidrag. Tabellen gäller även
investeringar.
5 Riktade budgetmedel
I beslutad fullmäktigebudget finns en lista med förändringar jämfört med föregående budgetår, som ligger till grund för nämndens budgetram 2019.
Medel för nivåpåverkande förändringar och tillfälliga satsningar ska följas upp separat med en prognos och kommentar om eventuell avvikelse mot budget i tkr.
6 Kvalitetsstyrning
7 Nämndmål
Vid tertialuppföljningar gör nämnden en prognos för årets måluppfyllelse utifrån en analys av arbetet med målet på underliggande nivåer och eventuella utfall på indikatorerna.
8 Uppdrag
Status och kort kommentar om arbetets fortskridande lämnas för samtliga uppdrag. Vid eventuell försening ska ny tidpunkt för färdigställande anges liksom orsak till förseningen.
Vissa nämnder har fått uppdrag som ska avrapporteras löpande vid tertialen.
För dessa rapporteringar finns särskilda fritextfält i rapporten, i anslutning till uppdragshanteringen.
Kvalitetsstyrning handlar om hur verksamheten genomför sitt grunduppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande
dokument samt i vilken grad kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfyllts. I Budget 2019 har fyra styrdokument prioriterats som stöd i detta arbete.
Arbetet sammanfattas nämndövergripande utifrån de utvalda
kvalitetsfaktorerna. Sammanfattningen ska göras per kvalitetsfaktor med beskrivning av relevanta aktiviteter, analys och slutsatser. Om det finns utfall för prioriterade kvalitetsindikatorer ska dessa kommenteras som del av uppföljningen.
För de kvalitetsindikatorer som även ingår i målstyrningen skrivs nedanstående kommentar in;
Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019.
9 Riskhantering – internkontroll
Samtliga åtgärder ska statusrapporteras och kommenteras. Kommentar ska lämnas som sammanfattar resultatet av respektive kontroll.
ännu inte genomförts.
Redogör för orsaken.
för tertialet, liksom hur eventuella brister och avvikelser kommer att hanteras.
En sammanfattande analys kring internkontrollen som helhet ska lämnas där den viktigaste informationen från internkontrollarbetet framgår.
Kommentera om eventuella åtgärder har vidtagits och hur internkontrollplaneringen påverkas framåt av resultaten.
