Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Anvisningarna finns i Stratsys
Anvisning för månadsrapportering 2018
Anvisningarna avser förvaltningarnas arbete med de fyra månadsrapporterna under 2018 samt den förstärka månadsrapporten per april 2018.
Anvisningar till delårsrapport (delårsbokslut och prognos) per augusti 2018 lämnas separat.
Förvaltningarna ansvarar för interna tidplaner och anvisningar för att säkerställa uppföljning och bedömningsunderlag för månadsrapporteringen.
Uppföljningsprocessen i Sollentuna kommun
Arbetet med månadsrapporter är en del av den samlade uppföljnings- processen inom kommunen. Månadsrapporterna är en uppföljning med prognos utifrån den verksamhetsplan som nämnden antog inför 2018.
Förvaltningen ansvarar för att informera den egna nämnden om rapporten.
Kommunledningskontoret sammanställer förvaltningarnas rapporter till kommunstyrelsen och vid behov till kommunfullmäktige vid förstärkt månadsrapport per april. Publicering sker på Solsidan i samband med att handlingarna till KS/KF publiceras.
Tidplan 2018
Månadsrapport per Inlämning
Februari 14 mars
Mars 13 april
April (förstärkt månadsrapport) 17 maj
Oktober 14 november
November 14 december
Förstärkt månadsrapport per sista april 2018, inklusive nämndbehandling
Inlämning
Sista inlämningsdag nämndernas underlag förstärkt månadsrapport april
17 maj
Sista inlämningsdag protokoll nämndbehandling underlag förstärkt månadsrapport april
30 maj
KSAU bereder förstärkt månadsrapport april 21 maj KS godkänner förstärkt månadsrapport april 4 juni
Frågor Kontakt
Ekonomi och verksamhetsdelar
BUN, SN, VON, UAN Caroline Jogeman, Controllerenheten Ekonomi och verksamhetsdelar
KFN, MBN, TFN, ÖFN
Carina Altius/Dijana Mesevic Controllerenheten
Trygghet- och säkerhetsstrategin Caroline Olsson, Säkerhetsenheten Integrationsplanen David Norman, Integrationssamordnare
SOK
Personalpolicyn Mona Birgetz, Personalchef
Näringslivsstrategin Anna Hamberg, Näringslivschef Tekniska frågor kring Stratsys-rapporten Dijana Mesevic, Controllerenheten
Rapporteringsanvisningar
Detta är en kommungemensam rapportstruktur för uppföljning och rapportering. Det finns även nämndspecifika delar (t ex volymtabeller, exploateringsprognos mm). Dessa återfinns endast i Stratsys.
1 Ekonomisk uppföljning ... 4
1.1 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.2.1 Kommentarer till prognos per rapporteringsområde ... 4
1.2.2 Eventuell omdisponering av budget ... 4
1.2.3 Planerade åtgärder vid eventuella underskott ... 4
1.2 Investeringsprognos ... 5
2 Viktiga förändringar ... 5
3 Nya data och resultat ... 5
Enbart förstärkt månadsrapport per april 2018 4 Återsökning av statsbidrag ... 6
5 Riktade budgetmedel ... 6
6 Styrdokument för särskild uppföljning ... 6
7 Nämndmål ... 6
8 Uppdrag ... 6
9 Riskhantering - internkontroll ... 7
1 Ekonomisk uppföljning
Prognosrapport hämtas från BoP.
1.1 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget
OBS! Samtliga underrubriker i textfältet nedan ska kommenteras enligt:
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos Kommentera nämndens helårsprognos med kommentar till eventuell avvikelse mot budget och föregående prognos.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Kommentera utfallet jämfört med riktvärdet och helårsprognos med kommentar till eventuella avvikelser. Utfallet ska vara rättvisande för perioden
Prognosbedömning
Gör en kortfattad prognosbedömning, dvs. beskriv vilka risker/osäkerheter som tagits med/inte tagits med i den framräknade prognosen
1.2.1 Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Under denna rubrik kan nämnden detaljera sin prognosrapportering per rapporteringsområde avseende avvikelser gentemot budget.
1.2.2 Eventuell omdisponering av budget
Omdisponering av budget pga. ändrade budgetbeslut efter det att verksamhetsplanen är fastställd ska kommenteras i månadsrapporten.
Omprioriteringar mellan rapporteringsområden under löpande verksamhetsår ska beslutas av nämnd och kommuniceras med kommunstyrelsen. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter.
1.2.3 Planerade åtgärder vid eventuella underskott
1.2 Investeringsprognos
Fyll i värden i tabell. Investeringsprognosen med eventuell avvikelse mot budget ska kommenteras.
2 Viktiga förändringar
Beskriv större avvikelser eller andra förändringar som påverkat eller kan komma att påverka nämndens löpande verksamhet eller planerat
utvecklingsarbete. Det kan till exempel vara en hastigt försämrad
personalsituation eller förändring i omvärlden som påverkar verksamheten.
Beskriv också eventuella åtgärder för att hantera förändringen.
(Om händelsen kommenteras under annan rubrik i rapporten, eller i tidigare månadsrapportering, behöver det inte upprepas här.)
3 Nya data och resultat
Anvisning
Redogör kort för viktiga nya data och resultat rörande verksamhetens kvalitet och effektivitet, och lämna om möjligt en översiktlig analys. Det kan till exempel handla om följande:
Viktiga nyckeltal för verksamheten
Nyckeltalssammanställningar, t.ex. SKL:s ”Öppna jämförelser”, nöjdkundindex eller rankingar
Kvalitativa undersökningar, t.ex. expertgranskningar, observationer, brukardialoger/undersökningar eller andra större genomlysningar Revisionsrapporter (ange område som granskats, eventuella
rekommendationer från revisorerna och om möjligt information om hur rekommendationerna omhändertas).
Enbart i förstärkt månadsrapport per april 2018
4 Återsökning av statsbidrag
Fyll i tabellen för de statsbidrag som nämnden har sökt t.o.m. april 2018.
Ange hur mycket av de sökta medel som har inkommit. Ange hos vilken myndighet nämnden har sökt sina statsbidrag. Tabellen gäller även investeringar.
5 Riktade budgetmedel
6 Styrdokument för särskild uppföljning
Uppföljning av arbetet med styrdokumentet görs nämndövergripande med en sammanfattande kommentar. Kommentaren ska innehålla en
sammanfattning av vad som gjorts inom styrdokumentets område samt resultat/effekter som uppnåtts.
Om det finns prioriterade nyckeltal/indikatorer kopplade till styrdokumentet som är synliggjorda på nämndnivå ska utfall läggas in och kommenteras som del av uppföljningen.
7 Nämndmål
Vid tertialuppföljningar gör nämnden en prognos för årets måluppfyllelse utifrån arbetet med målet på underliggande nivåer och eventuella utfall på indikatorerna.
8 Uppdrag
I beslutad fullmäktigebudget finns en lista med förändringar jämfört med föregående budgetår, som ligger till grund för nämndens budgetram 2018.
Medel för nivåpåverkande förändringar och tillfälliga satsningar ska följas upp separat med en prognos och kommentar om eventuell avvikelse mot budget.
Status och kort kommentar om arbetets fortskridande lämnas för samtliga uppdrag. Vid eventuell försening ska ny tidpunkt för färdigställande anges liksom orsak till förseningen.
Vissa nämnder har fått uppdrag som ska avrapporteras löpande vid tertialen. För dessa rapporteringar finns särskilda fritextfält i rapporten, i anslutning till uppdragshanteringen.
9 Riskhantering - internkontroll
Samtliga åtgärder för riskhantering ska följas upp och kommenteras tertialvis. För respektive åtgärd ska status eller resultat framgå genom färgsymbol. Om åtgärden av någon anledning inte påbörjats/genomförts alls, väljs "Inte åtgärdat" och orsaken förklaras tydligt.
Är åtgärden påbörjad men inte helt klar markeras den som "Pågående"
och en kort lägesrapport lämnas. "Ingen/Mindre/Större avvikelse"
används för genomförda åtgärder där det finns ett resultat eller delresultat att redovisa, och hur eventuella brister och avvikelser
hanterats. Om ett resultat redovisades även vid föregående tertialrapport lämnas en uppdaterad samlad bild av åtgärden som helhet.
