Effektivisering av leveransplanerings- och lastningsprocess

(1)

2008:106 CIV

E X A M E N S A R B E T E

Effektivisering av leveransplanerings- och lastningsprocess

- en fallstudie vid Smurfit Kappa Kraftliner Piteå

Hannah Öhman

Luleå tekniska universitet Civilingenjörsprogrammet

Industriell ekonomi

Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Industriell logistik

2008:106 CIV - ISSN: 1402-1617 - ISRN: LTU-EX--08/106--SE

(2)

ii

FÖRORD

I och med detta examensarbete avslutar jag min utbildning till civilingenjör i industriell ekonomi vid Luleå tekniska universitet. Examensarbetet har utförts i samarbete med Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå under hösten och vintern 2007/2008.

Examensarbetets omfattning och syfte har involverat många personer som arbetar vid Smurfit Kappa Kraftliner. Jag vill framförallt rikta ett stort tack till alla som har ställt upp på intervjuer och med entusiasm och tillmötesgående bistått med sin värdefulla erfarenhet. Dessa har med stort tålamod och hjälpsamhet underlättat förståelsen för den studerade processen och möjliggjort arbetet. Jag vill ge ett speciellt tack till mina handledare vid Smurfit Kappa Kraftliner, Magnus Jönsson och Sture Öberg, för deras engagemang och för den tid de har ägnat åt att driva arbetet framåt.

Jag vill även tacka min handledare Diana Chronéer, vid avdelningen för industriell logistik på Luleå tekniska universitet, för hennes goda råd vid hanledningstillfällena samt granskningar av rapportutkast.

Piteå, mars 2008

Hannah Öhman

- Effektivisering av leveransplanerings- och lastningsprocess -

(3)

iii

ABSTRACT

As the market for the mass - and paper industry is growing and the world becomes more globalised, the international competition increases within the industry. Swedish companies are driven to compete with international companies, which have more favorable conditions regarding raw materials and labor. In order to practice successful business with these conditions, sustainable relationships with customers and suppliers are required since companies compete as a part of a supply chain. The possibility to accomplish a competitive supply chain requires effective processes and work procedures within respective companies. There are thereby advantages in monitoring how processes and flows are run as well as how they are managed within the company. The planning of deliveries and loading are processes at Smurfit Kappa Kraftliner that, at present, are reconciled with some problems contributing to inefficiencies and inaccuracies. This will have an impact on the entire supply chain and in the end also the consuming customers as the deliveries do not arrive on time or are deficient.

This master thesis aims to develop some recommendations of new procedures and approaches that contribute to a more effective planning of deliveries and loading process at Smurfit Kappa Kraftliner Piteå without time-consuming interference. In order to meet the aim of this thesis, a supply chain mapping and some measurements have been carried out, with information from both interviews and observations. This information together with theory of efficiency improvement of processes was used in the analysis of the delivery and loading process.

Furthermore, literature within the areas Supply Chain Management and logistics systems have been studied.

The analysis revealed that contributing reasons to inefficiency in the process that handles planning of deliveries and loading can be related to the information flow and the communication between departments and individuals within the process. Also, manual operations and duplication of work is a result of unclear areas of responsibility and a lack of standardized approaches. Furthermore, the analysis revealed that inefficiency in the process influences Smurfit Kappa Kraftliners delivery accuracy and delivery security towards the customers, which consequently result in disturbances and delays in the entire supply chain.

The aim of the recommendations is to suggest new approaches and procedures that contribute to attain a more effective process that handles planning of deliveries and loading. This contributes to a more effective and competitive supply chain. One of the main recommendations is a restructuring of the process and introducing a separate terminal from where all planning of loading and booking of transport will be executed. Furthermore, an improvement of information mediating and communication within the process is recommended through ensuring that the information that is provided is correct and available at the correct time. This can be implemented through managing all information mediating and communication using the business system as well as dealing with delivery planning in the business system.

Finally Smurfit Kappa Kraftliner is recommended to introduce continuous measurements of delivery accuracy and delivery security in aim to receive a constant reflection of the process' advancement and effectiveness. Measurement of these factors can also function as an incentive to update information and communicate in the business system since it influences the final result. This can thus function as a stage in implementing procedures where the business system is used as a mean of communication.

(4)

iv

SAMMANFATTNING

Allteftersom marknaden för massa – och pappersindustrin växer, samtidigt som världen blir allt mer globaliserad, ökar den internationella konkurrensen inom industrin. Svenska företag drivs till att konkurrera med internationella företag, som ofta har mer gynnsamma förutsättningar vad det gäller råvaror och arbetskraft. För att bedriva framgångsrika verksamheter under dessa förutsättningar krävs effektiva relationer till kunder och leverantörer då företag konkurrerar som en del i en försörjningskedja. Möjligheten att bedriva en konkurrenskraftig försörjningskedja förutsätts av effektiva processer och arbetsrutiner inom respektive företag och det finns därmed stora fördelar i att se över hur processer och flöden inom företaget leds och fungerar.

Planeringen av leveranser och lastning är processer hos Smurfit Kappa Kraftliner som i dagsläget är förenad med en del problem som leder till ineffektivitet samt fel vid lastning av produkter. Detta påverkar hela försörjningskedjan och i slutändan även den konsumerande kunden som drabbas av att leveranserna inte kommer i rätt tid eller är fel.

Detta examensarbete syftar till att ta fram förslag på nya rutiner och arbetssätt som bidrar till att leveransplanerings- och lastningsprocessen hos Smurfit Kappa Kraftliner fortgår utan tidsödande störningar samt medverkar till en mer effektiv process. För att uppfylla syftet har processen kartlagts och mätningar utförts, till vilka information har samlats in från intervjuer och observationer. Utifrån denna information har processen analyserats utifrån teori som behandlar effektivisering av processer. Vidare har litteraturstudier gjorts inom områdena Supply Chain Management och logistiksystem.

Analysen visade att bidragande orsaker till ineffektiviteten i leveransplanerings– och lastningsprocessen kunde relateras till informationsflödet och kommunikationen mellan avdelningar och individer inom processen. Även manuella handhavanden och dubbelarbete bidrar till ineffektiviteten och beror till stor del på otydliga ansvarsområden samt brist på standardiserade arbetssätt. Vidare visade analysen att ineffektiviteten i processen påverkar Smurfit Kappa Kraftliners leveransprecision och leveranssäkerhet gentemot sina kunder vilket i sin tur medför störningar och fördröjningar i hela supply chain.

De rekommendationer som arbetats fram syftar till att ge förslag på nya arbetssätt och rutiner som bidrar till att effektivisera leveransplanerings- och lastningsprocessen. En av de huvudsakliga rekommendationerna är att utföra omstruktureringar i leveransplanerings- och lastningsprocessen och införa en separat terminal varifrån all planering av lastning samt bokning av transport verkställs. Vidare rekommenderas förbättring av informationsförmedling och kommunikation inom processen genom att säkerställa att den information som förmedlas är korrekt och finns tillgänglig vid rätt tidpunkt. Detta kan realiseras genom att handha all informationsförmedling och kommunikation via affärssystemet samt sköta leveransplanering i affärssystemet.

Slutligen rekommenderas Smurfit Kappa Kraftliner att införa kontinuerliga mätningar av leveransprecision och leveranssäkerhet i syfte att erhålla en fortlöpande bild av processens avancerande och effektivitet. Mätning av dessa faktorer kan även fungera som ett incitament för att uppdatera information och kommunicera i affärssystem i och med att det påverkar det slutliga resultatet. Detta kan således fungera som ett steg i att implementera rutiner där affärssystemet används som kommunikationsmedel.

(5)

v

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

KAPITEL 1 INLEDNING... 1

1.1 Bakgrund... 1

1.2 Problemdiskussion ... 2

1.3 Syfte och forskningsfrågor ... 3

1.4 Avgränsning ... 3

1.5 Disposition... 3

KAPITEL 2 METOD... 5

2.1 Forskningsansats ... 5

2.2 Metodansats ... 5

2.3 Undersökningsmetod ... 6

2.3.1 Fallstudie ... 6

2.4 Datainsamlingsmetod... 7

2.4.1 Primär data ... 7

2.4.2 Sekundär data ... 9

2.4.3 Litteraturstudier ... 9

2.5 Tillvägagångssätt ... 9

KAPITEL 3 SMURFIT KAPPA KRAFTLINER PITEÅ... 13

3.1 Organisation ... 14

3.2 Distributionssystem ... 14

3.3 Affärssystem – Northern Lights... 16

KAPITEL 4 EFFEKTIVISERING AV LOGISTISKA PROCESSER... 17

4.1 Introduktion till logistik och Supply Chain Management... 17

4.2 Logistiksystem ... 18

4.2.1 Order- och leveransprocessen i logistiksystemet ... 20

4.2.2 Nyckeltal och mått inom logistiksystemet ... 21

4.3 Supply Chain Management ... 23

4.3.1 Intern Supply Chain ... 23

4.3.2 Flöden inom supply chain ... 23

4.3.3 Kommunikation inom supply chain ... 25

4.3.4 Informationssystem ... 26

4.4 Processer ... 26

4.4.1 Processtruktur... 27

(6)

vi

4.4.2 Processkartläggning och flödesschema ... 28

4.5 Effektivisering av processer ... 29

4.5.1 Förenkling och rationalisering av aktiviteter ... 29

4.5.2 Information och kommunikation... 31

4.5.3 Automatisering ... 32

4.5.4 Omkonfigurering... 33

4.5.5 Synkronisering ... 34

KAPITEL 5 NULÄGESBESKRIVNING AV LEVERANSPLANERINGS- OCH LASTNINGSPROCESSEN... 35

5.1 Verksamhetssystem ... 35

5.2 Processkartläggning av leveransplanerings- och lastningsprocess... 36

5.2.1 Orderhantering ... 36

5.2.2 Planering av produktion ... 38

5.2.3 Planering av leverans med järnväg... 39

5.2.4 Planering av leverans med lastbil... 42

5.2.5 Lastning på järnväg ... 44

5.2.6 Lastning på lastbil ... 45

5.3 Sammanställning av identifierade hinder och störningar i leveransplanerings- och lastningsprocessen ... 46

5.4 Mätning av leveransprecision och leveranssäkerhet... 47

5.4.1 Leveransprecision... 47

5.4.2 Leveranssäkerhet ... 51

KAPITEL 6 ANALYS AV LEVERANSPLANERINGS- OCH LASTNINGSPROCESSEN... 55

6.1 Analys av processkartläggningen ... 55

6.1.1 Förenkling och rationalisering av aktiviteter ... 55

6.1.2 Information och kommunikation... 57

6.1.3 Automatisering ... 59

6.1.4 Omkonfigurering... 61

6.1.5 Synkronisering ... 61

6.2 Analys av leveransprecision och leveranssäkerhet ... 62

6.2.1 Leveransprecision... 62

6.2.2 Leveranssäkerhet ... 63

KAPITEL 7 SLUTSATS OCH REKOMMENDATIONER ... 64

(7)

vii

7.1 Omstrukturering i leveransplanerings- och lastningsprocessen... 64

7.2 Information och kommunikation... 66

7.3 Automatisering av aktiviteter ... 68

7.4 Rutiner och standardiserat arbetssätt... 69

7.5 Mätning av leveransprecision och leveranssäkerhet... 70

KAPITEL 8 DISKUSSION ... 71

8.1 Alternativt tillvägagångssätt ... 71

8.2 Metodproblem ... 71

8.3 Fortsatt arbete och studier ... 72

KAPITEL 9 REFERENSLITTERATUR ... 73

9.1 Tryckt litteratur ... 73

9.2 Hemsidor ... 75

9.3 Muntliga intervjuer... 75

BILAGOR

(8)

viii

FIGURINDEX

Figur 1.1 Illustration av ledande exportörer av massa, papper och sågade trävaror……… 1

Figur 2.1 Tillvägagångssätt för studien med syfte att varje del samt använd metod för att uppnå syftena……….. 10

Figur 3.1 Olika förpackningslösningar tillverkade av wellpapp……….. Figur 3.2 Kraftliner upprullad och skuren i önskad rullbredd………. Figur 3.3 Vy över Smurfit Kappa Kraftliner Piteå………... 13 13 14 Figur 3.4 Distributionssystem med årlig distribuerad volym………... 15

Figur 3.5 Vy över fabriksområde med magasin och järnväg………... 15

Figur 3.6 Distributionssystem med järnvägsnät i Europa……… 16

Figur 4.1 Supply Chain Management………... 18

Figur 4.2 Logistiksystem med företagets som gräns……….... 18

Figur 4.3 Kundorderpunktens placering för olika företagstyper………. 20

Figur 4.4 Order- och leveransprocessen aktiviteter………. 21

Figur 4.5 Typer av flöden mellan kunder och leverantörer………. 24

Figur 4.6 Schematisk bild över hur en process förädlar ett objekt till ett resultat………... 27

Figur 4.7 Illustration över olika processtyper samt nedbrytning av process i delprocess och aktivitet... 28

Figur 4.8 Utvärdering av värdeskapande aktiviteter……… 31

Figur 4.9 Dimensioner av informationskvalitet………... 32

Figur 5.1 Smurfit Kappa Kraftliner Piteås verksamhetssystem………... 35

Figur 5.2 Process, leveransplanering och lastning (för orderhantering, planering och leverans)……… 36

Figur 5.3 Fördelning av direktleveranser med järnväg till olika marknader……… 48

Figur 5.4 Redogörelse för antal dagar tidig eller sen respektive order är……… 48

Figur 5.5 Faktorer som orsakar låg leveransprecision för järnvägstransporter……… 49

Figur 5.6 Fördelning av direktleveranser med lastbil till olika marknader……….. 50

Figur 5.7 Redogörelse för antal dagar tidig eller sen respektive order är……… 50

Figur 5.8 Faktorer som orsakar låg leveransprecision för lastbilstransporter……….. 51

Figur 5.9 Faktorer som påverkar leveranssäkerheten för järnvägstransporter………. 52

Figur 5.10 Faktorer som påverkar leveranssäkerheten för lastbilstransporter………. 54

Figur 7.1 Rekommenderat tillvägagångssätt för leveransplanering för järnvägstransporter……… 65

Figur 7.2 Rekommenderat tillvägagångssätt för leveransplanering för lastbilstransporter.. 66

TABELLINDEX Tabell 5.1 Resultat av enkät som mätte leveranssäkerhet på järnvägstransporter under mätperioden 20080204-20080215………... 52

Tabell 5.2 Resultat av enkät som mätte leveranssäkerhet på lastbilstransporter under mätperioden 20080204-20080215………... 53

BILAGOR

Bilaga A Enkät – Information och kommunikation

Bilaga B Organisation inom Smurfit Kappa Paper Division Bilaga C Organisation inom Smurfit Kappa Kraftliner Piteå Bilaga D Flödessymboler

Bilaga E Funktionsflödesschema

E.1 Funktionsflödesschema över orderhantering

E.2 Funktionsflödesschema över produktionsplanering och produktion

E.3 Funktionsflödesschema över leveransplanering på järnväg – Skandinavien E.4 Funktionsflödesschema över leveransplanering på järnväg – övriga marknader

(9)

ix

E.5 Funktionsflödesschema över leveransplanering på lastbil – Skandinavien E.6 Funktionsflödesschema över leveransplanering på lastbil – övriga marknader E.7 Funktionsflödesschema över lastning på järnväg

E.8 Funktionsflödesschema över lastning på lastbil Bilaga F Mätning av leveransprecision (dag) - järnväg Bilaga G Mätning av leveransprecision (vecka) - järnväg Bilaga H Mätning av leveransprecision (dag) - lastbil Bilaga I Mätning av leveransprecision (vecka) - lastbil Bilaga J Enkät för mätning av leveranssäkerhet

Bilaga K Mall för kartläggning av informationsflöde

(10)

1

KAPITEL 1 INLEDNING

I det inledande kapitlet ges en bakgrundsbild till studien samt en problemdiskussion som specificeras i syfte och forskningsfrågor. Dessutom presenteras de avgränsningar som gjorts samt studiens disposition.

1.1 Bakgrund

Massa – och pappersindustrin, de delar av skogindustrin som tillverkar pappersmassa och papper av olika kvaliteter (Nationalencyklopedin), är en växande bransch med en årlig produktionsökning på 2-3 procent (Skogsindustrins hemsida, 2007). Sverige massa – och pappersindustri är Europas tredje största, efter Tyskland och Finland, och täcker drygt en tiondel av EU-ländernas pappersbehov (ibid). Grunden för landets omfattande massa – och pappersproduktion bygger framför allt på den rikliga tillgången av skog i närområdet. Papper är i dagsläget en av Sveriges största och viktigaste exportprodukt och under 2006 exporterades hela 85 procent av svensk pappersproduktion (Pappers hemsida, 2007) vilket gör Sverige till världens tredje största exportör av papper, se figur 1.1 nedan (Skogsindustrins hemsida, 2007).

Figur 1.1. Illustration av ledande exportörer av massa, papper och sågade trävaror 2005. Skogindustrins hemsida, 2007-10-18.

Allteftersom marknaden för massa – och pappersindustrin växer, samtidigt som världen blir allt mer globaliserad, ökar den internationella konkurrensen (IVA:s hemsida, 2008). Svenska företag drivs till att konkurrera med internationella företag, som ofta har mer gynnsamma förutsättningar vad det gäller råvaror och arbetskraft (ibid). Dessa kan producera liknande produkter till lägre pris och bättre kvalitet vilket ger incitament till att finna andra faktorer som kan skapa värde för kunderna. Trots närheten till råvaran för den svenska skogsindustrin finns stora nackdelar med att producera papper i Sverige i och med det långa avståndet till kunderna. Sveriges massa – och pappersindustri är beroende av effektiva och billiga transporter över långa avstånd för att nå ut till de stora marknaderna eftersom en väsentlig del av produkterna exporteras (Skogsindustrins hemsida, 2007). Därmed ställs även stora krav på en effektiv planering av leveranser och handhavande av det enorma tonnage som dagligen lastas för att transporteras till kunder runt om i världen.

För att bedriva framgångsrika verksamheter i dagens konkurrens krävs mer integrerade och transaktionsmässigt mer effektiva relationer till kunder och leverantörer. Företag betraktas ur ett helhetsperspektiv med utgångspunkt från dess plats i supply chain, dvs. den

(11)

2

försörjningskedja av företag, från råmaterialframställare, via olika led av förädlande och distribuerande företag till slutkonsumenten av produkterna och tjänsterna (Mattson, 1999).

Enligt Lambert och Cooper (2000) är ett av de mest betydelsefulla paradigmskiftena i modern affärsverksamhet att företag inte längre konkurrerar som enskilda enheter, utan snarare som en del i en försörjningskedja. Att utforma och organisera metoder att bedriva verksamheter som enbart syftar till att optimera förhållandet för det egna företaget, på bekostnad av effektivitet hos andra företag i försörjningskedjan, kommer att drabba försörjningskedjan som helhet samt dess möjlighet att konkurrera om de slutliga konsumenterna. Därmed drabbar det även företaget självt.

Att söka optimala lösningar och uppnå konkurrenskraft för hela försörjningskedjan blir allt mer betydelsefullt, vilket ställer nya krav på hur ett företag styrs och hur dess processer planeras och integreras. Det finns mycket att vinna på att se över dessa processer, som upprepas i tiden av, allt som oftast, samma personer och efter samma rutiner. Dessa processer och flöden är även i stor utsträckning tvärorganisatoriska och komplexa, vilket betyder att de involverar flera avdelningar eller organisationer. Om det inte finns tydliga rutiner för kommunikation och arbetsuppgifter kan ökade transaktioner i informationsflödet leda till ineffektivitet och oklara ansvarsområden, vilket i sin tur påverkar förmågan att utföra arbetsuppgifter på ett bra och effektivt sätt.

Efterhand som konkurrensen och kraven från marknaden ökar ställs allt högre krav på hur ett företag leder sina processer och flöden. Genom att driva dem på ett effektivt sätt och med så få fel som möjligt kan stora förbättringar i verksamheten genomföras, men det kräver ett ständigt pågående arbete.

1.2 Problemdiskussion

Från Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå lastas dagligen i genomsnitt 16 järnvägsvagnar och 5-10 bilar med papper som transporteras till kunder runt om i Europa. För att lastningen ska ske på ett effektivt sätt krävs noggrann daglig planering av vad som ska lastas samt när och hur lastningen ska ske. Leveransplaneringen och lastningen av produkterna är ett viktigt steg i Smurfit Kappa Kraftliners försörjningskedja.

I dagsläget är planeringen av leveranserna och lastningen förenad med en del problem.

Otydliga ansvarsområden och rutiner samt brister i informationsflödet leder till ineffektivitet och suboptimering och i vissa fall felprioriteringar och fel vid lastningen av produkter. Detta påverkar hela försörjningskedjan och i slutändan även den konsumerande kunden som drabbas av att leveranserna inte kommer i rätt tid eller är fel. Dessutom innebär det merkostnader för företaget i form av bland annat krävande administration, försenade leveranser och väntande järnvägsvagnar och lastbilar.

För att planeringen av leveranserna och lastningen ska flyta på så effektivt som möjligt krävs en daglig kommunikation mellan olika avdelningar. Många kommunikationskanaler och informationsvägar kräver samordning av information samt tydliga rutiner och ansvarsområden för att missförstånd och fel ska undvikas. I dagsläget saknas en överblicksbild av de logistiska aktiviteterna inom leveransplanering och lastning hos Smurfit Kappa Kraftliner vilket har gjort det svårt att möjliggöra en effektivisering av processerna. Det finns därmed ett behov av att kartlägga och analysera de nuvarande rutinerna och processerna vid planering och lastning av transporter.

(12)

3

1.3 Syfte och forskningsfrågor

Syftet med studien är att ta fram förslag på nya rutiner och arbetssätt som kan bidra till att processer, som behandlar leveransplanering och lastning hos Smurfit Kappa Kraftliner Piteå, fortgår utan tidsödande störningar samt medverkar till en effektivare process där dubbelarbete undviks.

Ovan nämnda syfte uppnås genom att besvara följande forskningsfrågor:

• Hur ser processen som behandlar leveransplanering och lastning hos Smurfit Kappa Kraftliner Piteå – från mottagande av beställning till lastning för leverans hos kund – ut i dagsläget? Vilket behov av information finns hos dem som arbetar i processen?

• Vilka är orsakerna till att leveransplanerings- och lastningsprocessen inte fungerar effektivt och utan störningar? Vilka är konsekvenserna av detta?

• Hur kan arbetssätt och rutiner utformas för att skapa en mer effektiv leveransplanerings- och lastningsprocess?

1.4 Avgränsning

Studien kommer endast att beröra processer som hanterar leveranser med järnväg och lastbil.

Leveranser som transporteras med båt kommer inte att åskådliggöras då lastning av dessa produkter sker i huvudsak med automatik och processen ser då helt annorlunda ut. Den studerade processen startar då kunden skickar en order till säljkontoret eller lagernivån hos kundens lager ger indikation att påfyllning behövs. Processen slutar i och med att rullarna har lastats i järnvägsvagnen eller lastbilen.

I studien kommer det inte att beskrivas hur olika förbättringsförslag kommer att implementeras, och därmed kommer det inte heller att göras några ekonomiska analyser på de olika förbättringsförslagen.

1.5 Disposition Kapitel 1 Inledning

Första kapitlet inleds med en bakgrundsbild samt problemdiskussion, vilken leder till studiens syfte samt tre forskningsfrågor. Kapitlet avslutas med en kort presentation av studiens avgränsningar.

Kapitel 2 Metod

I kapitel två beskrivs de metoder och tekniker som har använts under studiens gång i syfte att samla in information. Kapitlet avslutas med en beskrivning av studiens tillvägagångssätt.

Kapitel 3 Smurfit Kappa Kraftliner Piteå

En kort företagspresentation av Smurfit Kappa Kraftliner Piteå återges i kapitel tre, där det bland annat redogörs för företagets verksamhet, organisation samt distributions- och affärssystem.

Kapitel 4 Effektivisering av logistiska processer

En sammanställning av teori och forskning kring områdena logistik, Supply Chain Management samt processer ges i kapitel fyra.

(13)

4

Kapitel 5 Nulägesbeskrivning av leveransplanerings- och lastningsprocessen

Kapitel fem inleds med en övergripande beskrivning av Smurfit Kappa Kraftliners verksamhetssystem. Därefter ges en mer ingående nulägesbeskrivning av leveransplanerings- och lastningsprocessen, varefter denna kartläggs i funktionsflödesscheman. Identifiering av problem som uppstår i processen redovisas som grund för senare analys. Dessutom görs mätningar av leveransprecision och leveranssäkerhet på järnvägs- respektive lastbilstransporter.

Kapitel 6 Analys av leveransplanerings- och lastningsprocessen

I kapitel sex analyseras kartläggningen av leveransplanerings- och lastningsprocessen samt orsakerna till de uppmätta värdena på leveransprecision samt leveranssäkerhet.

Kapitel 7 Slutsatser och rekommendationer

I kapitel sju sammanställs de rekommendationer som framkommit under analysen, vilka fokuserar på att effektivisera leveransplanerings- och lastningsprocessen.

Kapitel 8 Diskussion

I kapitel åtta presenteras de reflektioner som gjorts under studiens gång. Dessutom förs en diskussion kring studiens metodproblem samt fortsatt arbete.

(14)

5

KAPITEL 2 METOD

Nedan presenteras och motiveras de metoder som valts att användas vid genomförandet av projektet. Vidare diskuteras det kring studiens metodproblem avslutningsvis presenteras en operationaliseringsbild som visar hur projektet är planerat.

2.1 Forskningsansats

Med forskningsansats i denna rapport avses relationen mellan teori och empiri. Enligt Saunders et al. (2003) finns två angreppssätt, kvantitativ och kvalitativ, för att metodiskt utforska ett problem och därmed få ny kunskap om det specifika området. Vilken metod som väljs avgörs utifrån hur den inhämtade informationen bearbetas och analyseras samt hur det specifika problemet är utformat (Patel och Davidson, 2003).

Saunders et al. (2003) menar att verkligheten, enligt en kvalitativ filosofi, är komplex och kan beskrivas med många framställningar. Detta innebär att forskningen är subjektiv och strävar efter att samla in information för att erhålla en djupare förståelse för problemområdet och därefter beskriva helheten i ett sammanhang (ibid). Den kvalitativa ansatsen kännetecknas av verbala formuleringar, skrivna eller talade (Backman, 1998). Med en kvantitativ ansats strävar forskningen efter en så god beskrivning av verkligheten som möjligt (Saunders et al., 2003).

Ansatsen används vid en relativt klar problemformulering, där generaliserbar kunskap söks, och avser att komma fram till svaret på problemet genom att förstå och tolka frågor (ibid).

Enligt Denscombe (2000) bygger kvantitativ data på siffror och resultaten läggs fram i form av diagram och tabeller, vilket ger en känsla av objektiv forskning.

För att uppnå studiens syfte, dvs. att ta fram förslag på nya rutiner och arbetssätt som kan effektivisera leveransplanerings- och lastningsprocessen hos Smurfit Kappa Kraftliner, måste först en förståelse och helhetssyn för aktiviteter och arbetssätt som förekommer i processen erhållas. Denna förståelse erhålls genom att beskriva och kartlägga hur processen ser ut i dagsläget och för detta ändamål har en kvalitativ ansats använts. Vid intervjuer och observationer av dem som arbetar i processen var syftet att erhålla en ökad förståelse för de aktiviteter som utförs och de informationsflöden som finns. Den verbala information som samlats in vid intervjuerna används för att kunna beskriva helheten i ett sammanhang, detta har även gett dem som arbetar i processen möjlighet att själva ge sin beskrivning av hur de upplever att processen fungerar samt hur information och kommunikation bearbetas.

Studien kommer att innehålla vissa inslag av den kvantitativa ansatsen, framförallt vid insamling av data som mäter processens leveranspålitlighet och leveranssäkerhet. Dessa data samlas in i syfte att erhålla en tydligare bild av hur leveransplanerings- och lastningsprocessen påverkar företagets leveranser mot kund samt undersöka var i processen problemen uppstår.

2.2 Metodansats

Ett forskningsproblem kan angripas med en induktiv eller en deduktiv ansats (Eriksson och Wiedersheim-Paul, 2006). Ett induktivt angreppssätt innebär att forskaren försöker förvärva generaliserbar data, utifrån observationer i verkligheten, och med hjälp av dessa data skapa relevanta teorier (ibid). Med en deduktiv ansats utgår forskaren från befintliga teorier och jämför hur väl dessa stämmer överens med de hypoteser som hämtas från verkligheten (ibid).

Saunders et al. (2003) menar att ett induktivt arbetssätt är upptäckande medan ett deduktivt angreppssätt är beskrivande.

(15)

6

För att ta fram förslag på nya rutiner, som bidrar till en störningsfri leveransplanerings- och lastningsprocess, har den befintliga processen studerats och analyserats. Vid analysen har processen utvärderats med stöd av befintliga teorier inom ämnesområdena supply chain och order- och leveransprocesser samt effektivisering av processer. Utifrån denna jämförelse och utvärdering har slutsatser dragits och rekommendationer framställts. Projektet har därmed en deduktiv metodansats i och med att slutsatser dragits med utgångspunkt i befintlig forskning och teorier.

Den deduktiva ansatsen gjorde sig även påmind redan vid projektets början. Innan observationer och intervjuer genomfördes på företaget studerades teori för att erhålla en del bakgrundsinformation och en förståelse för ämnesområdena som studeras. Det är framförallt författarens bakgrund inom ämnesområdena logistik och supply chain som ger en naturlig utgångspunkt i de teorierna som studerats.

2.3 Undersökningsmetod

Med metod menar Ejvegård (1996) det vetenskapliga sätt att närma sig det ämne som ska behandlas samt hur man ämnar behandla det ämne. Det finns en rad olika undersökningsmetoder som nämns i litteraturen, varav de mest omskrivna är surveyundersökning, fallstudie, skrivbordsundersökning och experimentella metoder (Saunders et al., 2003).

2.3.1 Fallstudie

Enligt Denscombe (2000) inriktar sig fallstudier på en eller några få undersökningsenheter i syfte att erhålla en djupgående redogörelse för händelser, relationer, erfarenheter eller processer som uppträder i denna speciella undersökningsenhet. Eriksson och Wiedersheim- Paul (2006) menar att fallstudien innebär att ett fåtal objekt undersöks i en mängd avseenden, inte minst för att analysera olika processer i företag. En nackdel med metoden är att ett ensamt fall inte sällan kan representera verkligheten fullt ut vilket betyder att stor försiktighet måste tas med de slutsatser som dras (Saunders et al., 2003). Fallstudien kan användas för explorativ (upptäckande), deskriptiv (beskrivande) och förklarande undersökningsinriktning (Saunders et al., 2003). Deskription innebär beskrivning där det redogörs för hur någonting fungerar, ser ut, har kommit till eller är i nuläget (Ejvegård, 1996). Vid en beskrivning av hur någonting fungerar är det viktigt att framhäva det väsentliga och beröra fakta i beskrivningen som är relevanta (ibid).

Den undersökningsenhet som studerats i denna studie är leveransplanerings- och lastningsprocessen hos fallföretaget Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå. För att ta fram förslag på nya rutiner i denna process har författaren, till att börja med, lärt känna processen och erhålla en förståelse för dess syfte. Detta kräver en mer noggrann undersökning för att ta reda på vilka aktiviteter som utförs samt hur informationsvägarna och kommunikationen ser ut inom och mellan de olika aktiviteterna. Ett sätt att göra en noggrann undersökning av en process är genom att intervjua de som arbetar i processen men även att själv vara på plats och observera, vilket gör att en fallstudie lämpar sig bra för projektets ändamål. Fallstudien möjliggör inhämtning av data och kartläggning av processens flöde som det ser ut i dagsläget vilket underlättar arbetet med att analysera processen och ta fram förbättringsförslag.

De aktiviteter som författaren har observerat och fördjupat sig i inom leveransplanerings- och lastningsprocessen är orderhantering, leverans- och produktionsplanering samt lastning. Syftet med studien var att erhålla större förståelse för aktiviteternas funktioner och

(16)

7

informationsflödet som finns i processen för att därefter åskådliggöra dessa aktiviteter och dess syfte på ett bra sätt. Deskriptionsmetoden har därmed använts som metod i nulägesbeskrivningen där det beskrivs hur leveransplanerings – och lastningsprocessen ser ut i dagsläget.

2.4 Datainsamlingsmetod

Enligt Saunders et al. (2003) finns i huvudsak två typer av data; primär – och sekundärdata och skillnaden mellan de båda avgörs för vilket syfte de har samlats in. Primärdata är data som samlas in som analysunderlag av undersökaren för ett speciellt forskningssyfte och behov medan sekundärdata är data som redan insamlats av någon annan och ofta i ett annat syfte (ibid).

2.4.1 Primär data

I denna studie har främst personliga intervjuer och direkta observationer utgjort en stor del av insamlingen av primärdata. Tillgången på information har varit god då författaren har varit på plats vid företaget under studiens gång och haft tillgång att träffa de som arbetar i processen vid flertalet tillfällen. Detta har möjliggjort att författaren har kunnat återkomma till respondenterna med funderingar och kompletteringar till insamlad data. Även skriftliga undersökningar har använts i syfte att erhålla mer information kring hur processen presterar i dagsläget samt hur leveranspålitligheten och leveranssäkerheten är i processen.

Nedan ges en beskrivning av de vetenskapliga tekniker som använts för att samla in primär data under projektets gång.

2.4.1.1 Intervjuer

Intervjun är, enligt Saunders et al. (2003), en av de viktigaste informationskällorna vid genomförande av en fallstudie. Metoden är flexibel och möjliggör en utveckling och fördjupning i det studerade området samt kan ge information om tyckanden, uppfattanden, kunskap och åsikter (ibid). Denscombe (2000) beskriver olika upplägg som en intervju kan genomföras med beroende på graden av standardisering och strukturering i intervjun. Grad av standardisering beskriver i vilken utsträckning varje respondent erhåller identiska frågor och strukturering beskriver i vilken utsträckning forskaren har kontroll över frågorna och svarens utformning (ibid). Utifrån detta kan tre olika typer av forskningsintervjuer identifieras;

strukturerade, semistrukturerade och ostrukturerade (ibid).

I denna studie har personliga intervjuer genomförts med syfte att erhålla en förståelse för de olika aktiviteterna i leveransplanerings – och lastningsprocessen samt deras funktion inför kartläggningen. Författaren har totalt intervjuat tolv personer som arbetar inom områdena lastplanering, lastning, produktionsplanering samt på säljkontor och Supply Chain Office (SCO). I magasinet intervjuades två lastplanerare och två lastare, vilka intervjuades för att öka förståelsen kring hur de arbetar för att planera leveranser till olika marknader och lasta order för transport till kunder. Dessutom berättade lastplanerarna om hur de upplevde att tillgången av information var och hur affärssystemet användes för att utföra arbetsuppgifter. Vid intervjun med produktionsplanerare berättade denne om hur körordningar planeras för att underlätta leveransplaneringen och hur produktionskörningar fastställs. På Supply Chain Office för Skandinavien, Österrike, Schweiz och Östeuropa samt Översjömarknader intervjuades fyra personer vilka berättade om hur de kommunicerar med säljkontor och handelshus, för att ge bästa möjliga service till kunder, och lastplanerare, för att underlätta planeringen av leveranser. På grund av de geografiska avstånden har endast det skandinaviska säljkontoret besökts, varefter affärssamordnare för varje marknad intervjuades. Dessa

(17)

8

berättade i huvudsak om hanteringen av order men även om kommunikation med leveransplanerare, SCO, produktionsplanerare och kunder. För att erhålla viss kännedom kring det affärssystem som används har två personer som arbetar med driftsupport och systemanalys vid Smurfit Kappa Kraftliner intervjuats. Vid intervjuerna diskuterades affärssystemets användningsområde inom leveransplanerings- och lastningsprocessen samt dess förutsättningar för ett effektivt informations- och kommunikationsflöde.

Val av respondenter gjordes av författaren själv utifrån verksamhetssystemet, som finns dokumenterat på Intranätet, samt företagets organisationsschema. Intervjuerna förbereddes genom att studera verksamhetssystemet, vilket gav en uppfattning kring hur det är tänkt att orderhantering och lastning ska förfaras samt hur leveranser ska planeras. Dessutom har ämnesområdena supply chain och order- och leveransprocesser studerats för att författaren skulle inneha en grundkunskap kring dessa områden som intervjuerna grundades på.

Intervjuerna har till stor del varit ostrukturerade, då de inte följt någon tydlig mall och respondenterna ej erhållit identiska frågor. Denna typ av intervjuteknik valdes då författaren inte ansåg sig ha tillräcklig kunskap kring processens aktiviteter för att ta fram ett frågeformulär och styra intervjun. Genom att inte låsa respondenten till att svara på vissa frågor kunde denne berätta mer fritt om sina arbetsuppgifter och så vis erhölls så mycket information som möjligt som hela tiden antecknades. Tiden för de ostrukturerade intervjuerna har varierat mellan en timme till att författaren har spenderat en halv dag med respondenten för att ta del av hur denna arbetar i processen. Det har varit en iterativ process där författaren har återkommit till respondenterna ett flertal gånger för att tydliggöra och komplettera med följdfrågor.

Längre in i studiens gång genomfördes mer strukturerade intervjuer med alla som arbetar i leveransplanerings- och lastningsprocessen. Denna intervju genomfördas genom att distribuera ett frågeformulär till respondenterna, se bilaga A, som därefter samlades in och behandlades. Syftet med intervjuerna var att erhålla en tydligare bild av hur informationsflödet och kommunikationen fungerade i processen.

2.4.1.2 Direkt observation

Direkt observation är användbart för att tillhandahålla ytterligare information om det område som projektet avser att studera vilket dokumenteras med egna anteckningar eller formulär.

Fördelen med observationer är att observatören får med sig hela händelseförloppet i sitt sammanhang och ger möjlighet att gå på djupet och verkligen förstå de olika aktiviteterna eller skeendena (Ejvegård, 1996).

Under arbetet med att kartlägga processerna använde sig författaren av direkta observationer för att studera aktiviteterna i leveransplanerings – och lastningsprocessen samt informationsflödet inom processen. Det som studerades var bland annat hur de anställda utförde sina arbetsuppgifter, hur affärssystemet och andra kommunikationskanaler användes för att ta del av information samt hur de vidarebefordrade information till nästkommande del av processen. Vid observationerna noterades även eventuella hinder som kunde vara orsaken till att leveransplanerings – och lastningsprocessen inte är helt störningsfri i dagsläget.

Författaren besökte de olika aktiviteterna vid ett flertal tillfällen och förde hela tiden anteckningar för att ta med sig så mycket som möjligt från observationerna.

(18)

9

2.4.1.3 Insamling av kvantitativ data

Vid mätning av leveransprecisionen användes affärssystemet för att ta fram kvantitativ data för att jämföra på ordern angivna leveransdatum med verkliga leveransdatum. Från systemet togs historisk data fram från och med juli 2007 till och med december 2007 vilket gav upphov till en stor mängd data varifrån generella slutsatser kunde dras.

Införskaffningen av data för att mäta leveranssäkerhet kunde inte genomföras lika enkelt som leveransprecision eftersom att det inte gick att ta fram historisk data från affärssystemet. Detta berodde främst på att datasystemet inte kan registrera misstämningar och avvikelser mellan lastad och registrerad order. För att erhålla en uppfattning om företagets leveranssäkerhet och mäta denna fick författaren istället genomföra mätningar med hjälp av enkäter, se bilaga J, som distribuerades till lastplanerare för järnväg och lastbil samt till leveransplanerare på SCO och Skandinaviska säljkontoret. Med hjälp av dessa enkäter kunde författaren erhålla en indikation på hur företagets leveranssäkerhet är samt en antydan om vilka orsaker som bidrar till fel och därmed en lägre leveranssäkerhet.

2.4.2 Sekundär data

Insamling av sekundär data har till stor del hämtats från Smurfit Kappa hemsida, från vilket författaren erhållit en del information om koncernen vilken beskrivs i företagsbeskrivningen.

Information kring företagets organisation, verksamhetssystem och processer har inhämtats från intranätet, i form av övergripande processkartor och genomföranderutiner. Dessa dokument har varit till stor hjälp vid förberedelserna inför insamlingen av primär data samt vid analysen av nulägesbeskrivningen.

2.4.3 Litteraturstudier

Litteratursökning har gjorts med syfte att studera och sammanfatta samt får en överblick av den litteratur som redan finns skrivet inom ämnesområdena Supply Chain, order- och leveransprocesser samt effektivisering av processer. Tanken var att denna litteratur skulle bidra till att erhålla en grundkunskap kring ämnesområdena inför insamlingen av primär data samt bistå vid analysen av den kartlagda processen och framtagning av nya rutiner. Dessutom har det gett författaren en bild av hur en effektiv leveransplanerings- och lastningsprocess kan se ut. Litteratur har till största delen inhämtats från biblioteket vid Luleå tekniska universitet och databasen Lucia. Vidare har litteratur hämtats från Internet och från databaserna Libris och Emerald, i form av elektroniska artiklar. De sökord som använts har bland annat varit supply chain, försörjningskedja, leveransplanering, transportplanering, process, leverans- och orderprocess, processkartläggning, processförbättring. Resultatet av litteraturstudierna var en mängd teorier och forskning kring dessa områden.

2.5 Tillvägagångssätt

Författarens tillvägagångssätt under projektets gång åskådliggörs genom en illustration, figur 2.1 nedan, där studiens arbetsgång och syfte för varje del visas. Cirklarna anger metoden för att uppnå de olika delmålen.

(19)

10 Projektstart

Problem- beskrivning och

syfte

Nuläges- beskrivning

Analys

Identifikation av hinder

Mätning av leveransprecision &

leveranssäkerhet

Processkart- läggning

Observationer och intervjuer

Rekommen- dationer

Slutsats Litteraturstudier

Analys av leveransprecision och

leveranssäkerhet Analys av processkartläggning

Effektiviserings- analys Effektiviserings-

analys

Rekommendationer på åtgärder som skapar en mer effektiv process

Litteratur samt analyserat

material Kartläggning av

processen

Kvantitativ datainsamling

Fiskbens- diagram

Figur 2.1. Tillvägagångssätt för studien med syfte för varje del samt använd metod för att uppnå syften med de olika delarna.

Arbetet inleddes med att, i samråd med handledare på Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå, ta reda på vilka delar inom området logistik som företaget fann intressanta att undersöka. Utifrån detta formulerades en preliminär problembeskrivning samt studiens syfte. För att skapa en förståelse över hur leveransplaneringen och lastningen hos Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå fungerade i dagsläget valde författaren att kartlägga nuläget. Det finns ett flertal olika modeller och metoder för hur arbetet med att ta fram processkartor kan bedrivas.

Tillvägagångssätten varierar mellan olika författare men har dock en likartad framställning.

Det förfarandet som använts under studiens gång är inspirerat av de tillvägagångssätt som beskriv av Ljungberg och Larsson (2001), Harrington (1991), Sörqvist (2001) samt Sörqvist (2004).

Inför kartläggningen avgränsades processen genom att definiera dess start- och slutpunkt vilket fastslog vilka avdelningar och aktiviteter som berördes av processen och därmed av studien. För att erhålla en god bild över hur leveransplanerings– och lastningsprocessen ser ut inför kartläggningen genomfördes olika aktiviteter med syfte att fördjupa kunskapen. Dessa aktiviteter bestod bland annat i att studera företagets verksamhets- och rutinbeskrivningar, intervjua de som arbetar i processen samt observera hur arbetat utförs och information förmedlas. Den metod som använts definieras som ”walk through metoden”, vilken skildras av att en eller flera personer går igenom processen och intervjuar samt observerar personer

(20)

11

som utför olika arbetsuppgifter (Ljungberg och Larsson, 2001). Syftet med att studera processen var att skapa en tydlig bild över hur den ser ut i dagsläget och inte över hur den borde se ut. Under intervjuer och observationer noterades hela tiden synpunkter och åsikter från dem som arbetar i processen. De aktiviteter som studerades var orderhantering, produktionsplanering, leveransplanering och lastning.

Arbetet med framtagningen av ett flödesschema tog sin början i och med att författaren identifierade leveransplanerings- och lastningsprocessens alla delprocesser, aktiviteter och arbetsuppgifter varefter deras inbördes relationer beskrevs. Då alla aktiviteter i leveransplanerings- och lastningsprocessen var väl definierade identifierades respektive aktivitets objekt in och objekt ut, vilka därefter kopplades samman till en process. Samtidigt definierades även kunderna mellan varje aktivitet, vilket medförde en ökad förståelse för vad som sker i respektive detaljeringsnivå. För att underlätta kartläggningen av informationsflödet, till och från de olika aktiviteterna, utformades en mall med hjälp av vilken författaren erhöll en större förståelse för hur informationsflödet till de olika aktiviteterna föreföll och hanterades, se bilaga K. Arbetet stämdes kontinuerligt av med personalen för att undvika missförstånd och felaktigheter. En detaljerad kartläggning av flödet av aktiviteter och information illustrerades grafiskt i form av ett funktionsflödesschema. Vid den visuella framtagningen av flödesschemat användes programmet Visio från Microsoft. När en klar bild över nuläget införskaffats påbörjades arbetet med att identifiera de hinder och störningar som uppstår i processen och medverkar till att den blir mindre effektiv. För att erhålla en bild av hur företagets leveransprecision och leveranssäkerhet såg ut utförande genomfördes kvantitativa mätningar. För att utreda om leveransprecisionen och leveranssäkerheten påverkas av leveransplanerings– och lastningsprocessens utformning utformades ett fiskbensdiagram, även kallad orsaks-verkan-diagram eller Ishikawadiagram (Bergman och Klefsjö, 2001). Fiskbensdiagram är en metod för att bena ut bakomliggande orsaker till ett problem genom att först definiera problemet och därefter dess huvudorsaker (ibid). I nästa steg beskrivs delorsaker till var och en av de identifierade huvudorsakerna i syfte bena ut orsaker till problemet så detaljerat som möjligt (ibid). På så vis har författaren, med hjälp av fiskbensdiagram, visualiserat orsaker till de uppmätta värdena på leveransprecision och leveranssäkerhet.

Parallellt med processkartläggningen utfördes litteraturstudier där kunskap inhämtades inom områdena Supply Chain Management, order- och leveransprocess samt effektiviseringsteori som, utifrån problembeskrivningen, hade en central roll i projektet. Litteraturstudier genomfördes därefter fortlöpande under arbetets gång.

Vid analys av processkartläggningen var syftet att identifiera aktiviteter inom leveransplanerings- och lastningsprocessen som bidrog till den ineffektivitet som finns i processen och därmed utgör ett område för effektivisering. Dessa aktiviteter analyserades utifrån den beskrivning av processen som presenterades i nulägesbeskrivningen samt den effektiviseringsteori som studerats i den teoretiska referensramen. I syfte att erhålla en förståelse för hur ineffektiviteten i leveransplanerings- och lastningsprocessen påverkar leveransservice, och därmed hela supply chain, analyserades resultatet av mätningarna av leveransprecision och leveranssäkerhet. Detta genomfördes genom att analysera orsakerna till de uppmätta värdena utifrån effektiviseringsteorin och därefter sätta dessa i förbindelse med de aktiviteter som utförs i processen.

Utifrån det analyserade materialet arbetades förslag och rekommendationer fram vilka syftade till att förbättra och effektivisera processen. Som grund till de föreslagna åtgärderna ligger de

(21)

12

tidigare analyserna samt den litteratur som har studerats. De förslag och alternativ som uppstod diskuterades kontinuerligt med personalen för att erhålla en uppfattning och vilka brister och möjligheter de innebar.

(22)

13

KAPITEL 3

SMURFIT KAPPA KRAFTLINER PITEÅ

Kapitlet inleds med en kort presentation av Smurfit Kappa Group. Därefter ges en presentation av Smurfit Kappa Kraftliner Piteå och dess organisation, distributionssystem och affärssystem. Informationen är huvudsakligen hämtad från Smurfit Kappa Kraftliner Piteås hemsida och intranät samt från Smurfit Kappas hemsida.

Smurfit Kappa Kraftliner Piteå ingår i Smurfit Kappa Group, ett företag som bildades den 21 december 2005 efter en fusion mellan Jefferson Smurfit Group (JSG) och Kappa Packaging (Intranät). Smurfit Kappa Group innehar i dagsläget marknadsledande positioner i Europa och Latinamerika inom pappersbaserade förpackningar (ibid). Bolagets totala omsättning uppgår till omkring 7 miljarder euro och bolaget har mer än 40 000 anställda vid fabriker och säljkontor runt om i Europa och i Syd – och Latin Amerika (ibid). Dessutom finns säljkontor i Kanada, Singapore, USA och Sydafrika (Smurfit Kappas hemsida). Smurfit Kappa Group är i Europa uppdelad i tre affärsenheter; Paper Division, Corrugated Division samt Specialties Division och har totalt 411 fabriker i sina ägor, varav en är kraftliner bruket i Piteå som ingår i Paper Division Europe (ibid).

Fabriken i Piteå är Europas största kraftlinerproducent och har kapacitet att årligen tillverka 750 000 ton kraftliner som används för tillverkning wellpapp som används för olika förpackningslösningar, se figur 3.1 (Smurfit Kappa Kraftliner Piteås hemsida). I Piteå finns två pappersmaskiner som kontinuerligt producerar kraftliner i veckovisa cyklar (ibid). I pappersmaskinerna rullas pappret upp i önskad diameter varefter de skärs i beställda bredder i rullmaskinen, se figur 3.2 nedan (ibid).

Figur 3.1. Olika förpackningslösningar tillverkade av wellpapp.

Smurfit Kappa Kraftliner Intranät, 2008-03-25.

Figur 3.2. Kraftliner upprullad och skuren i önskade rullbredder . Smurfit Kappa Kraftliner

Intranät, 2008-03-25.

Fabriken är placerad i direkt anslutning till Piteå stad och är med sina ungefär 630 anställda en av de största arbetsplatserna i Piteå kommun (ibid). Företaget är mån om sina anställda och har som vision ett förhållande där man alltid möts av ”förtjusta kunder och engagerade medarbetare” (Intranät). Företagets affärsidé är att ”Smurfit Kappa Kraftliner skall tillgodose förpackningsindustrins behov av ett brett sortiment förstklassig kraftliner. Verksamheten skall präglas av högsta effektivitet, kompetens och kvalitet samt en nära samverkan med kunder och leverantörer” (ibid).

(23)

14

Figur 3.3. Vy över Smurfit Kappa Kraftliner Piteå. Smurfit Kappa Kraftliner Intranät, 2008-02-18.

3.1 Organisation

Inom Smurfit Kappa Paper Division finns åtta säljkontor (Sales Office, SO) i Europa (Smurfit Kappas hemsida). Säljkontorens uppgift är att vara i nära och kontinuerlig kontakt med kunder för att erbjuda bra service, läsa in order samt vara kundens kontakt med bruken (ibid).

De marknader som de olika säljkontoren representerar är Österrike/Schweiz/Östeuropa, Benelux, Frankrike, Tyskland, Italien, Skandinavien, Spanien och UK/Irland (ibid), se bilaga B.

I början av 2006 togs beslut att Smurfit Kappa Group skulle inrätta ett nytt säljkontor för Skandinavien (Lindberg, 2006). Försäljningen mot skandinaviska marknaden har tidigare skett från marknadsavdelningen i Piteå, men i och med det nya säljkontoret uppkom nya arbetsuppgifter då produkterna som säljs inte bara kommer från bruket i Piteå utan även från bruk i övriga Europa tillhörande Smurfit Kappa Group (ibid). Det skandinaviska säljkontoret är beläget ett stenkast från bruket, men tillhör inte kraftlinerbrukets organisation utan rapporterar, precis som övriga säljkontor, direkt till Smurfit Kappa Paper Divsions försäljningschef (ibid).

Vid varje bruk finns ett Supply Chain Office (SCO) till respektive marknad vars uppgift är att stödja de olika säljkontoren genom att säkra leveranser och sköta fakturering etc (Intranät). I Piteå ligger SCO för de olika marknaderna under logistikavdelningen, där även produktionen planeras, se bilaga C (Intranät).

I magasinet arbetar två lastplanerare, varav en ansvarar för lastning på lastbil och en på järnvägsvagn (Intranät). Dessutom arbetar ett flertal truckförare och vagnsmottagare ute i magasinet vilka sköter lastning på järnväg och lastbil (ibid).

3.2 Distributionssystem

Närmare 90 procent av den kraftliner som produceras i Piteå exporteras (Smurfit Kappa Kraftliner Intranät). Den dominerande volymen som exporteras, ca 65 procent av totala produktionen, levereras via sjötransport från Piteå hamn vid Haraholmen till kunder runt om i hela världen, se figur 3.2 nedan (ibid). Det finns två systembåtar som går i tvåveckorsrutter, varav en lastar varje torsdag vid Haraholmen (ibid). Vid behov lastas även kraftliner på konventionella båtar (ibid). Transporten från fabriken till hamnen går kontinuerligt 24 timmar om dygnet och sker med för ändamålet speciellt anpassade lastbilsekipage, som lastas och lossas automatiskt (ibid).

(24)

15

Figur 3.4. Distributionssystem med årlig distribuerad volym. Smurfit Kappa Kraftliner Intranät, 2008-02-18.

I direkt anslutning till produktionsenheten i Piteå finns ett pappersmagasin med tillhörande lageryta, där alla rullar placeras efter produktion samt vägning, kontroll och märkning (Intranät). Lagret är uppdelat i ett rutsystem, där varje ruta är märkt med en bokstav, vilket underlättar placering och upphämtning av rullar, vilket sker med truck (ibid). Vid lastning på lastbil tas rullarna ut på gårdsplan där lastning sker och vid lastning på järnvägsvagn dras vagnarna in i magasinet varefter lastning sker inne i magasinet (ibid).

Figur 3.5. Vy över fabriksområde med magasin och järnväg. Smurfit Kappa Kraftliner Intranät, 2008-02-18.

Från magasinet lastas ca 32 procent av totala produktionen på järnvägsvagnar, vilket motsvarar närmare 700 ton kraftliner per dag, se figur 3.2 ovan (Intranät). På järnvägsvagn lastas de kraftlinerrullar som levereras till kunder i Skandinavien, Österrike, Schweiz, Östeuropa, Italien och vid platsbrist på båten även till kunder i Tyskland och Spanien, se figur 3.4 nedan (ibid). Dessutom lastas en del rullar med destination Göteborg eller Holmsund, varifrån de därefter lastas på fartyg till Översjömarknader (ibid). Vanligtvis lastas 16 järnvägsvagnar dagligen, sex dagar i veckan från måndag till lördag, till alla marknader utom Italien (ibid). Kraftlinerrullar som ska levereras till italienska marknader måste lastas på speciella flakvagnar som hyrs av Hangartner vid behov (ibid). Järnvägsoperatören Hector Rail ansvarar för loken och står för dragningen av vagnar från Piteå till Hallsberg, där vagnarna därefter fördelas på olika destinationer (ibid). Vagnarna hyrs av Transwaggon och Hangartner och det operativa ansvaret ligger på Scandfibre Logistics som ansvarar för att driva transportsystemet. (ibid).

(25)

16

Figur 3.6. Distributionssystem med järnvägsnät i Europa. Smurfit Kappa Kraftliner Intranät, 2008-02-18.

Resterande tre procent av kraftlinerrullarna som produceras vid bruket lastas med lastbil från pappersmagasinet direkt till kunder i Skandinavien (Intranät). Antalet bilar som lastas på en dag kan variera mellan en och åtta stycken, beroende på hur fullbokade järnvägsvagnarna är och hur många order som är planerade att lastas med bil en viss dag (ibid).

3.3 Affärssystem – Northern Lights

För att underlätta orderhantering, lagerhållning och fakturering har Smurfit Kappa Kraftliner i Piteå ett egentillverkat affärssystem som kallas Northern Lights. Systemet har även inslag av produktions- och leveransplanering vilket gör att systemet till viss del är ett APS-system. Med hjälp av detta system sköts inläsning av kundorder, bevakning, fakturering samt planering av leveranser och produktion. För produktionsplaneringen används ett annat system;

Rullhanteringen vilket är det system som används för att skapa en tillverkningsordning som sedan skickas till rullmaskinerna.

(26)

17

KAPITEL 4

EFFEKTIVISERING AV LOGISTISKA PROCESSER

I följande kapitel presenteras de teorier som studien baserats på och som använts för att behandla problemområdet. Inledningsvis ges en kort introduktion till begreppen logistik och Supply Chain Management varefter kapitlet fokuserar på logistiksystemet i ett företag samt områdena Supply Chain Management och processer. Kapitlet avslutas med teori kring effektivisering av processer.

4.1 Introduktion till logistik och Supply Chain Management

Företag i allmänhet befinner sig i dagsläget i ett läge där de är pressade både av ett hårt kostnadstryck, där kostnadsminskningar är nödvändiga, och av ökade krav från marknaden på snabba, säkra och flexibla leveranser, vilket kräver hög leveransservice och effektiva leveransprocesser (Aronsson et al., 2003). Enligt Aronsson et al. (2003) handlar logistik om att kombinera dessa till synes motstridiga krav och finna en bra balans, vilket kan ge stora konkurrensfördelar.

Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), en branschförening inom logistik, definierar logistik på följande sätt:

”Logistics management is that part of the supply chain management that plans, implements, and controls the efficient, effective forward and reverse flow and storage of goods, services and related information between the point of origin and the point of consumption in order to meet customers’ requirements.” (CSCMP 2007-10-17)

Enligt definitionen ovan innefattar logistik alla de aktiviteter som hanterar planering, implementering och styrning av material- och informationsflöden från råvara till konsumtion.

Begreppet Supply Chain Management (SCM) och försörjningskedjor har kommit att användas som snarlika begrepp till logistik med syfte att poängtera betydelsen av att integrera det egna företagets flöden med försörjningskedjans övriga företag (Jonsson och Mattsson, 2005). I CSCMP:s definition ovan förtydligas det ytterligare genom att poängtera att logistik utgör en del av supply chain processerna (ibid).

Definitionen av begreppet Supply Chain Management har utformats på en mängd olika sätt av ett stort antal olika forskare. Christopher (1998) definierar SCM enligt följande:

”The management of upstream and downstream relationships with suppliers and customers to deliver superior customer value at less cost to the supply chain as a whole.” (Christopher, 1998, sid. 18)

Lambert och Cooper (2000) refererar till Global Supply Chain Forum (GSCF) vid definitionen av SCM. GSCF är en grupp företag och akademiska forskare som träffas regelbundet med syftet att förbättra teori och praktik kring SCM. Den definition som GSCF utvecklat och använder sig av är följande:

”Supply Chain Management is the integration of key business processes from end user through original suppliers that provides products, services, and other information that add value for customers and other stakeholders.”(GSCF 2007-10-17)

(27)

18

Fokus för SCM är, enligt definitionerna ovan, samarbete och koordinering av affärsverksamheter. Själva grundstenen är att helheten är större än summan av alla delar, och att det finns stora fördelar med tydligare och mer intensivt samarbete med leverantörer och kunder. Den underliggande filosofin är att planering och synkronisering av material- och informationsflöden, från ursprung till användandet, är en integrerad process snarare än en serie av separata aktiviteter hos olika företag eller avdelningar (Christopher, 1998). Denna bredare uppfattning av Supply Chain Management illustreras i figur 4.1, vilken framställer en förenklad informations- och produktflöde (Alvarado och Kotzab, 2001).

Figur 4.1. Supply Chain Management. Fritt efter Alvarado och Kotzab, 2001, Supply Chain Management- The Integration of logistics in Marketing.Industrial Marketing Management, 185.

4.2 Logistiksystem

Ämnesområdet logistik kan, enligt Aronsson et al. (2003) och Jonsson och Mattson (2005), uttryckas som ett system bestående av delsystemen materialförsörjning, produktion och distribution. Logistiksystemet startar vid råvaran och slutar hos den konsumerande kunden och syftet med systemet är att på ett effektivt sätt försörja kunder med efterfrågande produkter (Jonsson och Mattsson, 2005). Det blir allt viktigare att betrakta logistiksystemet som en försörjningskedja och involvera hela materialflödet, och inte dra gränserna för logistiksystemet vid företagets gräns (ibid). Relationerna mellan de ingående delsystemen och komponenterna samt mellan systemet och omgivningen sker i form av samordning och utbyten av framför allt material och information (ibid). Respektive delsystem styr storleken och tidpunkten för flödet av material genom systemet via lager, transporter och olika hanterings- och förädlingssteg enligt figur 4.2.

Företagets logistiksystem

Material

försörjning Sam- Produktion Distribution ordning

Sam- ordning Sam-

ordning Sam-

ordning Leveran-

törssystem

Kund- system

Styrning Styrning Styrning

Materialflöde

Figur 4.2. Logistiksystem med företaget som gräns. Fritt efter Jonsson och Mattsson, 2005, Logistik – Läran om effektiva materialflöden, 24.

Materialförsörjningens uppgift är att beställa, ta hem och lagerhålla material för att förse produktionen med råmaterial och komponenter (Aronsson et al., 2003). Materialförsörjningen