T J Ä N S T E S K R I V E L S E
2020-04-30 Sida 1 av 2 Dnr KS 2020/092
Kommunledningskontoret
Till kommunstyrelsen
Revidering av Arkivreglemente för Vaggeryds kommun
Förslag till beslut
1. Arkivreglemente antaget av kommunfullmäktige den 29 april 1996 dnr 069 § 36 upphävs.
2. Förslaget till nytt arkivreglemente antas.
Sammanfattning av ärendet
Enligt arkivlagen§16 har kommunfullmäktige rätt att meddela föreskrifter om arkivvården i kommunen, detta görs genom ett arkivreglemente som fungerar som ett lokalt komplement till arkivlagen och fastställer grunderna för kommunens informationshantering.
Vaggeryds kommun nuvarande arkivreglemente fastställdes av kommunfullmäktige 1996 dnr 069 §36.
Utvecklingen i arkiv- och informationshantering inom offentlig förvaltning har de senaste tio åren gått snabbt framåt, vilket innebär ett behov av att upprätthålla ändamålsenligt regelverk med en tydlig ansvarsfördelning och konkretisering av arkivlagens krav.
Nu förslås en del revideringar till arkivreglementet. Revideringen innebär i första hand
förtydliganden av det ansvar som arkivmyndigheten respektive varje nämnd och bolag har när det gäller arkiv. Det har också förtydligats hur leveranser till kommunarkivet ska gå till, samt att det är viktigt att arkivbildning ses över vid omorganisationer eller förändrade arbetssätt.
Redaktionella ändringar i form av enklare språkbruk har också gjorts.
Ärende
1. Bakgrund: Enligt arkivlagen§16 har kommunfullmäktige rätt att meddela föreskrifter om arkivvården i kommunen, detta görs genom ett arkivreglemente som fungerar som ett lokalt komplement till arkivlagen och fastställer grunderna för kommunens informationshantering.
2. Ekonomiska konsekvenser: Ansvarig nämnd/verksamhet också ansvarar för de kostnader som kan vara förenade med iordningställandet av den information som ska överlämnas,(t.ex.
konvertering till godkända format eller migrering.) kommunstyrelsen ansvarar för den centrala arkivvården, så väl analog som digital.
3. Politiska mål kopplade till ärendet: Framför allt kommunfullmäktiges övergripande mål med formulering om demokrati och delaktighet.
4. Agenda 2030: Ärendet kopplar bland annat till mål 16 om inkluderande institutioner.
5. Samråd: Arkivreglementet har tagits fram utifrån lagstiftning och med avstämningar i
T J Ä N S T E S K R I V E L S E
2020-04-30 Sida 2 av 2 Dnr KS 2020/092
regional samverkan kring arkivfrågor och e-arkiv.
6. Uppföljning och utvärdering: Arkivreglementet pekar på att varje nämnd/styrelse ansvarar för sin arkivvård och kommunstyrelsens har det övergripande ansvaret för kommunen som helhet.
7. Förvaltningens helhetsbedömning: Kommunledningskontoret understryker vikten av att kommunens verksamheter tar ett gemensamt ansvar för att säkerställa av nämnder och styrelser följer arkivlagen.
8. Beslutsunderlag: Förslag till arkivreglemente, daterat 2020-04-30
Beslutet ska skickas till Samtliga nämnder/styrelser
Handläggare
Torbjörn Åkerblad, Kanslichef
