14.2. Bilaga 1: Delårsrapport augusti 2016 Kommunstyrelsen

(1)

Delårsrapport Tertial 2 2016

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos KS ... 3

1.2 Helårsprognos samt avvikelse mot budget och föregående prognos ... 3

1.3 Kommentarer till utfall ... 3

1.4 Kommentarer till prognosavvikelser ... 4

1.5 Investeringsprognos ... 5

1.6 Planerade åtgärder vid eventuella underskott ... 5

1.7 Eventuell omdisponering av budget ... 5

2 Nämndens åtaganden ... 6

2.1 Näringsliv och arbetsmarknad ... 6

2.2 Förebyggande insatser och omsorg ... 7

2.3 Miljö och samhällsutveckling ... 8

2.4 Kommunikation ... 10

3 Sjukfrånvaro ... 12

3.1 Sjukfrånvaro i % ... 12

4 Uppdrag ... 13

4.1 Status nämndens egna uppdrag från KF, KS och KSAU ... 13

5 Viktiga avvikelser i nämndens verksamhet ... 17

6 Viktiga nya data/resultat gällande effektivitet/kvalitet i nämndens verksamhet ... 18

Bilagor

Bilaga 1: Uppdragsuppföljning Stadsbyggnadsavdelningen

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos KS Prognosrapport KS

Budget Periodutfall Utfall % Prognos aug Avvikelse

KOMMUNSTYRELSEN

Netto (tkr) 170 372 101 032 59 167 679 2 693

- varav kostnader 330 442 196 290 59 331 728 -1 287

- varav intäkter -160 070 -95 257 60 -164 050 3 980

Netto (tkr) per verksamhetsområde

Politisk verksamhet 23 966 15 093 63 23 534 432

Kommunledning 94 258 54 643 58 92 019 2 239

Stadsbyggnadsavdelningen 12 370 4 878 39 12 370 0

Kommunrevisionen 1 613 533 33 1 613 0

Samarbetsorgan 3 265 2 261 69 3 242 23

Räddningstjänst 34 900 23 129 66 34 900 0

Prel.kostnader-interna 0 496 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0

1.2 Helårsprognos samt avvikelse mot budget och föregående prognos De totala nettokostnaderna 2016 för kommunstyrelsen beräknas till 167,7 miljoner kronor (mkr). Över- och underskott prognostiseras inom olika verksamheter men totalt sett beräknas ett nettoöverskott på 2,7 mkr, en mindre ökning på 0,7 mkr jämfört med majprognosen.

1.3 Kommentarer till utfall

Efter åtta månaders verksamhet ligger nettoutfallet för kommunstyrelsen på 59 procent av årets budget, vilket är under riktvärdet på 67 procent.

122 mkr av budgeterade kostnader avser personal och arvoden. Efter åtta månader har 60 procent av personalbudgeten förbrukats. Obesatta vakanser och glapp i samband med ersättningsrekryteringar, samt sjuk- och annan frånvaro förklarar avvikelsen.

En förklaring till det låga utfallet på intäktsidan och till viss del även kostnadssidan, är IT-arbetsplatserna i kommunen. Här saknas såväl kommuninterna kostnader som IT- enhetens intäkter för andra kvartalet i utfallet. Årskostnaderna för detta inom

kommunstyrelsens verksamhetsområden är budgeterade till 6,8 mkr och intäkterna till drygt 20 mkr. Internfakturering försenas av sena fakturor från driftsleverantören Tieto.

Däremot ingår beräknade externa kostnader till Tieto.

(4)

Slutligen beräknas ett flertal utvecklingsprojekt och konsultinsatser inom olika delar av kommunledningskontoret färdigställas under sista tertialet och därmed belasta utfallet.

1.4 Kommentarer till prognosavvikelser

Prognosen har 0,7 mkr lägre nettokostnad än majprognosen. Det som skiljer är främst vissa justeringar på personalsidan relaterade till om och när vakanta tjänster tillsätts.

Politisk verksamhet

Inom politisk verksamhet beräknas ett överskott för politiska sekreterare. Enligt beslut i kommunfullmäktige ska ett löneutrymme baserat på riksdagsmannaarvodet och antal mandat räknas fram för lönekostnader. Det framräknade löneutrymmet kan sedan användas under hela mandatperioden. För 2015 beräknades återstående löneutrymme för högt, vilket i sin tur resulterade i för högt uppbokade kostnader. Detta regleras 2016.

Kommunledning

Ett överskott på 2,7 mkr prognostiseras för kommunledningen, vilket är en förbättring jämfört med prognosen i maj som hade ett överskott på 2,0 mkr. Ovan nämnda effekt av vakanser och personalglapp är en viktig förklaring.

Personalavdelningen finansieras genom en andel av personalomkostnadspålägget.

Pålägget blir högre på grund av högre löneökningar än budgeterat, vilket är en annan förklaring till den förbättrade prognosen. Inom IT-enheten kommer ett avtal med AB Solom gällande IT-arbetsplatser och system löpa längre än planerat, vilket ger såväl högre kostnader som intäkter än budgeterat.

Bedömningen kvarstår att kostnaden för den ekonomiska analysen av skolbyggnader blir lägre än budgeterat.

Ett vite på 0,8 mkr kommer att erhållas från systemleverantören Tieto som kompensation för problem som främst drabbat socialnämndens system, varför socialnämnden får vitet tillgodo och har med det i sin prognos.

En förändring för 2016 är tillsättandet av strategiska lokaltjänster inom

kommunledningskontoret. Två tjänster tillträdde under april och ytterligare två under juni. Lokalstrategerna kommer att arbeta övergripande i kommunen och kostnaden kommer därmed delas mellan förvaltningarna. Kommunstyrelsens kostnader för detta liksom intäkterna från övriga förvaltningar saknas i årets budget. Det ger en beräknad avvikelse både på kostnads- och intäktssidan.

Stadsbyggnadsavdelningen

Stadsbyggnadsavdelningen sänker sin prognos något till att landa på budget.

Effektiviseringsprogrammets överskott kvarstår men motverkas av hyra av arbetsbodar för Väsjöprojektet, vilka inte kan aktiveras som del av investeringen. I övrigt har vissa omfördelningar mellan olika verksamheter gjorts, men på totalen kommer avdelningen att hålla sin budget.

(5)

1.5 Investeringsprognos

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

Möbler STB avd + konf.teknik Plan 13

2 200 1 300 900

Investeringsbudget (exkl. exploatering)

Investeringsbudgeten uppgår till 2,2 mkr. Utgifterna beräknas till 1,3 mkr och ett överskott på 0,9 mkr prognostiseras. 0,4 mkr avser inköp av möbler inom

stadsbyggnadsavdelningen. Utöver detta kommer, i enlighet med beslut i kommunstyrelsen 2016-03-21, 0,9 mkr användas som delfinansiering av ny konferensteknik på plan 13 i Turebergshuset. Den totala kostnaden för konferenstekniken är beräknad till 2,7 mkr.

Exploateringsverksamheten

För exploateringsverksamheten uppgår de budgeterade nettoutgifterna till 286 mkr.

Utfallet förväntas bli 112 mkr. Differensen på 174 mkr avser Väsjö-projektet där genomförande i Södersättra förskjuts framåt i tiden med ett halvår på grund av att entreprenören ligger efter i överenskommen tidsplan.

1.6 Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inget underskott finns.

1.7 Eventuell omdisponering av budget Inga omdisponeringar föreligger.

(6)

2 Nämndens åtaganden

2.1 Näringsliv och arbetsmarknad

2.1.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Nämndens åtaganden:

Det ska vara lätt för näringslivet att få information från och komma i kontakt med alla förvaltningar i kommunen

Förväntat resultat

Näringslivet upplever att det är enkelt att komma i kontakt med kommunen.

Kommentar

Samtliga planerade handlingsplaner pågår enligt plan, under våren har arbetet med att implementera nya mötesformer med näringslivet kommit igång och fortlöper enligt plan. Bland annat har en VD-lunch genomförts. Tillståndsguiden som lanserades under hösten har marknadsförts under våren, bland annat genom olika möten med näringslivet och via sociala medier.

Sollentunas placering i Svenskt näringslivs företagsranking släpps den 20 september, men svaren på enkätundersökningen som ligger som grund för rankingen visar på en i huvudsak positiv utveckling.

På frågan om företagarnas sammanfattande omdöme om företagsklimatet i kommunen har Sollentuna förbättrat sitt resultat. Siffrorna för övriga frågor i enkäten visar också på positiva resultat, förutom vad gäller frågorna om konkurrens från kommunens

verksamheter och tillgången till medarbetare med relevant kompetens, där det finns en liten negativ trend jämfört med 2015.

Nämndens åtaganden:

I samverkan med nämnderna revidera näringslivsstrategin

Näringslivsstrategin syftar till att förenkla och förbättra företagens kontakter med kommunen och därmed skapas ett bättre företagsklimat i Sollentuna kommun.

Kommentar

Arbetet pågår enligt plan i samverkan med övriga nämnder.

(7)

Byggherrar som verkar i Sollentuna ska vara nöjda med samarbetet med kommunen

Ökat intresse hos byggherrar att starta projekt i Sollentuna.

Kommentar

Byggherreenkäten har följts upp med fördjupade intervjuer med några byggherrar och en åtgärdsplan har tagits fram för hur NKI:t ska öka inför nästa mätning.

Byggherreenkäten genomförs vartannat år, nästa gång hösten 2016. Resultatet beräknas komma i början av 2017.

2.2 Förebyggande insatser och omsorg

2.2.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Kommunens arbete för ökad trygghet och säkerhet i Sollentuna kommun kommer samordnas, följas upp och kommuniceras

Genom en effektivare samordning skapa en ökad trygghet och säkerhet i kommunen.

Kommentar

Genom den årliga genomlysningen av den lokala lägesbilden i samverkan med polis och Brandkåren Attunda, enkätundersökningen, ett sammantag av samtliga genomförda dialoger och ett uppföljande trygghetsråd, följer Kommunstyrelsen upp kommunens gemensamma insatser som ligger samordnade under trygghets- och säkerhetsstrategin.

De externa aktörerna har sina egna delar i trygghets och säkerhetsarbetet genom framtagningen av den årliga lägesbilden, samt att stor samverkan vid riktade insatser.

Detta beskrivs bland annat genom polisen och kommunens

samverkansöverenskommelse med medborgarlöften samt genom Brandkåren Attundas handlingsprogram. Vidare kommuniceras samtliga åtaganden, insatser och åtgärder via lokala BRÅ, kommande trygghetsråd samt politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor.

Trygghetsdialogmöten är inbokade i Sollentunas olika stadsdelar under hösten 2016. En Trygghetsdag, en samverkan mellan Sollentuna kommun, Polisen och

Räddningstjänsten kommer genomföras den 24 september. E-medborgarveckan genomförs första veckan i oktober, med fokus på ökad användning av e-tjänster och ökad digital delaktighet. En handlingsplan för sanering av klotter i kommunen är under framtagande.

(8)

2.3 Miljö och samhällsutveckling 2.3.1 Arbeta för en god bebyggd miljö Nämndens åtaganden:

Planeringen av en ny översiktsplan ska utgå från trender och erfarenheter från andra kommuner med likartade förutsättningar

Ett bra underlag för den kommande översiktsplanen.

Kommentar

Utifrån dagens förutsättningar arbetar Sollentuna med att utveckla befintlig översiktsplan och komplettera den med fördjupningar och kompletterande styrdokument. I de kompletterande delarna till översiktsplanen ingår

omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte med andra kommuner, dock sker inget arbete med en helt ny översiktsplan i nuläget.

Under 2016 pågår arbete med bland annat åtgärdsplan för buller. En bullerkartläggning förväntas levereras i september och efter det skickas åtgärdsprogrammet på remiss.

Antagande förväntas vintern 2016/2017.

En rapport "Urban service potential i Sollentuna" har färdigställts och presenterats, framtagandet av en vattenplan pågår enligt plan.

Varje år ska 300-500 bostäder bli inflyttningsklara i kommunen

300 - 500 bostäder är inflyttningsklara Kommentar

Prognosen pekar mot ca 350 inflyttningsklara bostäder under 2016.

Ett långsiktigt miljöprogram ska tas fram

Minskat utsläpp av koldioxidekvivalenter.

(9)

Kommentar

"Mål och handlingsplan för miljö- och klimatarbetet i Sollentuna kommun" är

färdigställt och förväntas antas i kommunfullmäktige den 15 september. Mål, åtaganden och aktiviteter kommer integreras i nämndernas målstyrning enligt ordninarie

verksamhetsplaneringsprocess.

2.3.2 Minska utsläppen av växthusgaser Nämndens åtaganden:

Gående och cyklister prioriteras i stadsplanering

Fler invånare väljer cykel som transportsätt före bil Kommentar

Pritoritering av gående och cyklister pågår löpande i planeringen. Uppföljning och mått enligt cykelplanen utvecklas under början av 2017.

Mat inom kommunens verksamheter ska vara klimatsmart

Minskad klimatpåverkan från mat från kommunens verksamheter.

Kommentar

Rapporten "Sollentuna mat och klimat", vilken rapporterades till miljöutskottet i februari, innehåller en förstudie om ekonomiska styrmedel för matsvinn och energianvändning.

Rapporten innehåller en kunskapssammanställning om matsvinn och

energieffektivisering i skolkök samt ekonomiska beräkningar över potentialen att spara kostnader genom minskat matsvinn och minskad energiförbrukning. Rapporten

innehåller även förslag till vidare arbete med matsvinn inom Sollentuna kommun.

Matsalskampen är en tävling för alla skolor (åk F-Gymnasiet) i SÖRABregionen för att sätta fokus på matsvinnet, Sollentunas skolor uppmuntras att delta. Sollentuna kommun deltar i Klimatkommunernas projekt.

(10)

2.4 Kommunikation

2.4.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen

2016: Kommunen har kunskap om invånarnas och övriga intressenters behov och önskemål av kontakt och kommunikation med kommunen.

2017:Kommunikationen med invånarna och övriga intressenter har anpassats utifrån invånarnas behov och önskemål.

Kommentar

Utvecklingen av kommunikationen sker kontinuerligt. En målgruppsanalys för kommunens kommunikationsarbete planeras under året. En utbildning för samtliga förvaltningar kring användandet av sociala medier har genomförts och arbetet kommer fortsätta i det löpande kommunikationen.

Kommunens service ska kännetecknas av gott bemötande, hög tillgänglighet och god återkoppling till kund

Invånare, företagare och andra som vänder sig till kommunen är nöjda med kommunens service och tillgänglighet.

Kommentar

Från och med april 2016 bemannar kontaktcenter receptionen i kommunhuset vilket innebär att invånare och besökare får samma service om de kontakat kommunen via telefon eller fysiskt besök i Turebergshuset.

Ett besökssystem för besökare till medarbetare i Turebergshuset finns på plats och två nya besöksdatorer där invånare kan göra ärenden som kräver dator. En automatisk telefonist som bidrar till att rätt ärende hamnar hos rätt person har införts och en arabisk tolk har beställts och kommer att finnas tillgänglig vissa tider för barnomsorg- och skolfrågor.

Resultatet hittills är en höjning av tillgänglighet och en högre lösningsgrad på entréplan för spontanbesökare än innan kontaktcenter bemannade.

(11)

Arbete sker även med att utveckla ytterligare mötesplatser för medborgarservice.

Biblioteket i Sollentuna att starta något som kallas för #MeetSollentuna där de kommer att samordna olika träffar med bland annat föreningslivet och kommunen. Ytterligare diskussioner om utevckling av konceptet fortsätter.

Utveckling av administartiva rutiner och system som syftar till ökad tydlighet och bättre service internt och till politiken pågår också.

Digitala metoder för service, kommunikation och insyn ska utvecklas för att underlätta vardagen för kommunens målgrupper

Ökad tillgänglighet och service av kommunens tjänster

Kommentar

Arbetet med Hållbar IT/ Grön IT pågår. Under hösten kommer fortsätter arbetet med att säkerställa att hållbarhetskrav för IT finns med i Upphandlingspolicyn, att krav ställs på hårdvara, mjukvara, tjänster och leverantörer och att kraven är på en bra nivå.

Dessutom under hösten startas aktiviteter runt kommunens utskriftshantering, att minska antalet utskrifter och att Follow-me print används på ett effektivt sätt.

Ett arbete med digitalisering av detaljplaner har pågår.

En Digitaliseringspolicy har antagits av Kommunfullmäktige, och nämnderna utgår från policyn i framtagande av aktiviteter och handlingsplaner för 2017.

E-arkivets anslutningsprojekt, att steg för steg, ansluta Sollentuna kommuns IT-system har startat. Under 2016 beräknas arbetet kunna omfatta anslutningen av två större IT- system till E-arkivet.

Förstudier har genomförts gällande publicering av kommunarkivets handlingar på externwebben samt tillgängliggöra kommunens diarier på externwebben.

(12)

3 Sjukfrånvaro

3.1 Sjukfrånvaro i %

Nyckeltal Utfall T2 2014 Utfall T2 2015 Utfall T2 2016 Referensvärd e

Sjukfrånvaro i % 3,08 % 3,23 % 3,36 %

Senaste kommentar

Sjukfrånvaron har endast ändrats marginellt jämfört med samma period 2015.

Kommunledningskontoret har klart lägre sjukfrånvaro än kommunen i snitt.

(13)

4 Uppdrag

4.1 Status nämndens egna uppdrag från KF, KS och KSAU

Uppdrag

Datum (beslutat) för

återredovisning till

uppdragsgivare S t a t u s

Status Senaste kommentar

Uppdrag att utreda om stiftelsen

Claesrodonationen kan upphöra

KS 2015-06-01

Pågående (med avvikelse)

Uppdraget är påbörjat men försenat.

Kommunstyrelsen planeras få uppdraget redovisat i oktober 2016.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag att göra en

översyn av övriga stiftelser i Sollentuna

KS 2015-06-01

Uppdraget är framflyttat till att redovisas för KS i oktober (Ekonomiavdelningen) Uppdrag avseende

upplåtelse av verksamhetslokaler i skolor på icke verksamhetstid

KF 2016-10-30

Pågående (enligt plan)

Ärendet kommer upp på kultur- och fritidsnämnden den 31 augusti.

Ärendet kommer att återrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott den 26 september.

(Kommundirektör Kommunjurist o Senior advicer)

Uppdrag om utredning av fastighetsöverlåtande avseende fastigheten Centrum 2

AU 2015-05-25

Uppdraget är vilande i avvaktan på en större utredning kring kommunens fastighetsinnehav.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag att hitta

gemensamma former för att tydliggöra information om och

ansökningsförfarandet för föreningsbidrag

KS 2015-12-17

Uppdraget samordnas med uppdraget att upprätta ett kommunövergripande styrdokument. Förslag till regler för kommunens bidragsgivning har skickats på remiss till nämnderna (beslut KSAU 30 maj, remissvar senast 3 oktober).

(Ekonomiavdelningen) Kommunstyrelsens

uppdrag att upprätta ett övergripande styrdokument gällande föreningsbidrag

KS 2015-06-01

Förslag till regler för kommunens bidragsgivning har skickats på remiss till nämnderna (beslut KSAU 30 maj, remissvar senast 3 oktober).

(Kommundirektör Kommunjurist o Senior advicer)

Uppdrag om långsiktig plan för finansiering av kommande investeringar

KS 2016-02

Finanspolicyn tas av KF i september.

Policyn framflyttad till oktober Medlemsskap i kommuninvest beslutades i KF 20 juni.

Nya finansiella mål beslutades i samband med budget 2017, plan 2018-2019.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag om varmvatten-

bassäng i Sollentuna kommun

Ännu ej fastställt - beskrivs i nämndberedning en

Pågår enligt plan.

(Funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation)

(14)

Uppdrag

Uppdrag om skyltning vid Norrortsleden och E4

KS 2015-09-07 Det utökade uppdraget ska redovisas under hösten 2016

Pågår enligt plan (Kommunstyrelsen)

Översyn av inköpsrutiner KS 2017-04

Policydokumenten är klara men på grund av för många ärenden i KF i juni flyttades ärendena till hösten. Tidsplan för övriga delar framgå av separat redovisning.

(Ekonomiavdelningen) Boenden för

ensamkommande barn och nyanlända i Sollentuna samt uppdrag att ta fram en integrationsplan

Våren 2016 (12/5

KF)

Under våren har en integrationspolicy tagits fram, vilken behandlades på kommunstyrelsen 2016-09-05.

Förvaltningsövergripande arbete pågår med integrationsplan. Beräknas till KF i jan/feb 2017.

Arbetet med att hitta boende för ensamkommande barn pågår.

Nattvakten i Norrviken är

förhoppningsvis i drift kring februari 2017.

(Kommunstyrelsen) Arbetslivsintroduktionsa

nställningar- slutredovisning

2016-11-14

Slutredovisning till KS sker i november 2016.

(Personalavdelningen) KS ger KLK i uppdrag att

med AB Sollentunahem upprätta förslag till avtal om försäljning av kommunala LSS- boenden till bolaget.

2016-09-05

Skulle har rapporterats september 2016 men kommer senare under 2016 med hänsyn till att uppdraget

påverkas av senare lagda uppdrag från KS.

(Stadsbyggnadsavdelningen) Uppdrag att redovisa

kostnader och målgrupper samt utvärdera effekterna gällande de större marknadsförings- och kommunikationsinsatser na på KLK som införts under denna

mandatperiod, exempelvis bussturer och Fokus Sollentuna.

2016-11-14 KS

(15)

Uppdrag

Uppdrag att utreda samordning av stöd- och administrativa resurser.

2016-11-14 KS

En utredning genomfördes inom kommunens ledningsgrupp under våren. Utredningen resulterade i ett förslag om att centralisera

kommunens

kommunikationsorganisation och internserviceverksamheten men att övriga berörda verksamheter skulle ligga kvar på förvaltningsnivå.

Detaljplanering för hur

omorganisationen ska genomföras under hösten har påbörjats.

Kommunstyrelsen kommer att få ett ärende under första halva av hösten där den besparing som uppdraget förväntas generera kommer redovisas.

(Administrativa avdelningen) Uppdrag att göra

översyn av

konsultkostnader för att kunna minska dessa (konsultstöd och effekterna på respektive förvaltning).

2016-11-14 KS

Utredning pågår enligt plan (Ekonomiavdelningen)

Uppdrag att se över bilinnehav och möjligheter till samordning

2016-11-14 KS

Utredning pågår enligt plan (Ekonomiavdelningen)

Uppdrag att se över och komma med förslag på revidering av Regler för bidrag ur

kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor utomlands-

Internationaliseringsbidr ag.

2016-09-26

Tjut påbörjat. Uppdraget är försenat och kommer att rapporteras till KS 3 oktober.

(Administrativa avdelningen)

Kommunledningskontore t får i uppdrag att:

redovisa samt analysera uppnådda resultat av de arbetsmarknadsåtgärder som Sollentuna kommun genomför idag.Utreda formerna för att införa en aktivitetsgaranti för kommuninvånare med försörjningsstöd.Utreda hur kommunen utvecklar hembesöksverksamhete n hos kommuninvånare med försörjningsstöd.Se över nuvarande riktlinjer för bedömning av försörjningsstöd.

2016-09-05

(16)

Uppdrag

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontore t i uppdrag att:

upphandla erforderligt konsultstöd för att förbereda en försäljning avskol- och

förskolefastigheter i enlighet med tjut 2016- 04-12. Uppdraget ska återrapporteras under andra halvåret 2016.Ansöka om de fastighetsregleringar som fordras för att genomföra försäljningar av de skol- och

förskolefastigheter som behandlas i tjutet.

Kostnaderna

för fastighetsregleringar na tillförs respektive berörd fastighet.

2016-12-05

Pågår enligt plan (Ekonomiavdelningen)

Arbetet bedrivs enligt plan.Konsultstöd har avropats från ramavtal.

(Stadsbyggnadsavdelningen)

Uppdrag om

framtagande av mark för byggnation av

hyresrätter

2016-12

Pågår enligt plan.

(Stadsbyggnadsavdelningen)

Uppdrag till KLK att utreda och formulera förslag på

dokumentation för ägarstyrning

2016-10-03

Utredningen pågår enligt plan (Ekonomiavdelningen)

4.1.1 Stadsbyggnads uppdrag

Stadsbyggnadsavdelningens uppdrag rapporteras via bilaga 1.

(17)

5 Viktiga avvikelser i nämndens verksamhet

Utöver vad som rapporterats ovan redovisas i detta avsnitt, i den mån det är aktuellt, viktiga avvikelser som påverkar eller bedöms kunna påverka nämndens genomförande av den löpande verksamheten.

(18)

6 Viktiga nya data/resultat gällande effektivitet/kvalitet i nämndens verksamhet

Nedan redovisas, i den mån det finns, ej tidigare rapporterade data/resultat och/eller fördjupad analys av tidigare rapporterade data/resultat.

Sollentuna tredje bäst i länet i miljörankning

Sollentuna placerar sig på tredje plats bland kommunerna i Stockholms län när Aktuell Hållbarhet gör sin årliga mätning. I den totala mätningen behåller vi plats 19 från förra året.

Aktuell Hållbarhet gör varje år en kommunrankning där kommuner som jobbar aktivt och framgångsrikt med sitt miljöarbete lyfts fram. I årets rankning ligger Sollentuna på plats 3 av 26 i Stockholms län. I gruppen förortskommuner till storstäderna ligger vi på plats 4 av 38 och i den totala mätningen behåller vi plats 19 av 290. Från 2013 har vi klättrat hela 61 placeringar. Totalt fick vi i år 23,3 poäng av 37 möjliga.

För åttonde året i rad har Miljöaktuellt genomfört en kommunrankning bland Sveriges 290 kommuner med syftet att lyfta fram de kommuner som har kommit långt i sitt miljöarbete. Resultatet baseras på Miljöaktuellts enkät till kommunerna samt uppgifter från andra källor som SKL, Vattenmyndigheterna, Boverket och Ekomatcentrum mfl.

Sollentuna på andra plats i jämställdhetsranking

Sollentuna placerar sig på andra plats i totalrankingen i Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) Öppna jämförelser Jämställdhet 2016. I rapporten rankas kommuner och landsting/regioner utifrån hur stor skillnad mellan kvinnor och män som nyckeltalen uppvisar - små könsskillnader ger högre ranking. Stockholm rankas på första plats i totalrankingen.

Sollentuna placerar sig på första plats i delrankingen för Arbetsliv/arbetsvillkor och på andra plats i delrankingen Service till invånarna. När det gäller politisk representation rankas dock Sollentuna på plats 225.

Inkomna revisionsrapporter, granskning av kommunstyrelsens jämställdhetsarbete

De förtroendevalda revisorerna har inkommit med revisionsrapporten ”Granskning av kommunens jämställdhetsarbete". Revisorerna bedömer att kommunstyrelsens arbete med jämställdhetsfrågan inte är fullt ut ändamålsenligt i enlighet med CEMR-

deklarationen och svensk lagstiftning. I revisionsrapporten lämnas vissa rekommendationer till kommunen, gällande att utveckla jämställdhets- och konsekvensanalyserna, säkerställa att samtliga nämnder tar fram handlingsplaner avseende jämställdhets- och mångfaldsplanen samt att säkerställa att jämställdhets- och mångfaldsplanen och CEMR-deklarationen är känd inom kommunledningen och alla förvaltningsledningar.

Utifrån rekommendationerna kommer arbete påbörjas genom att genomföra

utbildningar i analysarbete, säkerställa att samtliga nämnder tar fram handlingsplaner avseende jämställdhets- och mångfaldsplanen till verksamhetsplaneringen inför 2017 samt att genomföra informationsinsatser.

(19)

Inkomna revisionsrapporter, gransking av kommustyrelsens arbete med EKO- frågor

De förtroendevalda revisorerna har inkommit med revisionsrapporten ”Granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter (EKOfrågor)”.

Revisorerna bedömer att kommunstyrelsens arbete med EKOfrågor inte är fullt ut ändamålsenligt och den interna kontrollen avseende EKO-frågor inte i alla delar tillräcklig. I revisionsrapporten lämnas vissa rekommendationer till kommunen, bland annat att nämnderna i större utsträckning belyser EKO-frågorna i sina

internkontrollplaner.

Utifrån rekommendationerna kommer arbete påbörjas på kommunledningskontoret med bland annat en övergripande policy som ger vägledningavseende frågor mot korruption och oegentligheter samt förbättrad information i interna kanaler och vid introduktion av nyanställda. Dessutom sker ett långsiktigt utvecklingsarbete avseende nämndernas riskhantering, där kommunstyrelsen avser att inom ramen för uppsiktsansvaret för nämndernas internkontrollprocess verka för att nämnderna identifierar områden i verksamheten där EKO-risker kan uppträda.

Inkomna revisionsrapporter, granskning av delegationshanteringen De förtroendevalda revisorerna har inkommit med rapporten "Granskning av delegationshanteringen". Granskningen skulle besvara frågan "Säkerställer

kommunstyrelsen och nämnderna att delegationshanteringen sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt?" Den sammanfattande bedömningen är att delegationshanteringen i Sollentuna kommun fungerar på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt.

Delegationsordningarna i samtliga nämnder och kommunstyrelsen är aktuella och utgör ett reellt instrument för respektive nämnds/ kommunstyrelsens beslutsfattande.

Det finns i samtliga nämnder och kommunstyrelsen fastställda regler för hur delegationsärendena ska anmälas. Registrering av delegationsbeslut sker i samtliga nämnder på ett korrekt sätt. Kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem. I samtliga nämnder och i kommunstyrelsen har man på ett aktivt sätt genomfört

kontroller av delegationshanteringen både 2015 och i några fall 2016. Dessa kontroller har i vissa fall uppmärksammat mindre brister,

som har åtgärdats.

Inkomna revisionsrapporter, granskning av leasingavtal

De förtroendevalda revisorerna har inkommit med rapporten "Granskning av leasingavtal". Granskningen skulle besvara frågan "Finns det en ändamålsenlig hantering som gör att klassificering och redovisning av hyres- /leasingavtal

överensstämmer med god redovisningssed?" Den sammanfattande bedömningen är att kommunens nuvarande rutiner avseende leasingavtal i huvudsak är tillfredsställande men att den interna kontrollen kan stärkas ytterligare.

I syfte att stärka den interna kontrollen rekommenderas att Sollentuna kommun säkerställer att kommunens instruktioner kring undertecknande avseende leasingavtal efterlevs, tar fram dokumenterade riktlinjer avseende redovisningen av leasingavtal samt ser över nuvarande rutin vid bedömning av leasingavtal, där fastställande av operationella leasingavtal inte enbart görs utifrån avtalsperioden utan där

nyttjandeperioden och övriga kriterier beaktas.

(20)

Kommande revisionsrapport: Exploateringsverksamheten

Exploateringsverksamheten har under sommaren varit föremål för en revision. PwC har intervjuat och granskat både exploateringsenheten och delar av redovisningsenheten.

Revisionsrapport förväntas under september.