Bilaga 1 Kommunledningskontoret
2015-08-19
Inga-Lill Fritsch Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0324 KS-2 Diariekod: Diariekod: 104
Uppföljning av granskningar inom intern kontroll, gjorda 2011-2013
Utifrån granskningen lämnas följande kommentarer till uppföljning av delvis uppfyllt och ej uppfyllt:
Löneutbetalningar
Revisorernas rekommendationer Ej uppfyllt Säkerställa att varje ansvarig
chef/arbetsledare månatligen går igenom lönelistor, samt dokumenterar utförd kontroll.
Kommentar
Kommunen har tagit i bruk en modell, men rutinen är inte obligatorisk och följs inte av alla chefer
Under senare delen av hösten 2015 kommer en attestfunktion att levereras till kostnadskontrollen i personalsystemet. Då kommer rutiner att upprättas för att säkerställa att lönelistor attesteras. Förslag till rutin kommer att finnas i början på 2016.
Materiella anläggningstillgångar
Revisorernas rekommendationer Delvis uppfyllt Göra en fullständig genomgång och
jämförelse avseende de fastigheter som finns registrerade i Lantmäteriverkets fastighetsregister gentemot de fastigheter som finns i kommunens anläggnings- register.
Kommunen har gjort en genomgång av anläggningsregistret och beteckning- arna överensstämmer med Lant- mäteriverkets register. Dock saknas fastighetsbeteckningar för en del fastigheter.
Lägga in de fordon som finns på kommunens fordonsförteckning i anläggningsregistret.
Delvis uppfyllt
Det rör sig om fordon vars värde understiger 40 000 kr eller omhändertagna bilar.
Löpande genomgångar/inventeringar görs över de inventarier som finns inom respek- tive förvaltning.
Ej uppfyllt
Förvaltningarna utför inte löpande genomgångar/inventering av sina register.
2015-08-19
Dnr. 2015/0324 KS-2 Sidan 2 av 4
Komplettera skriftliga riktlinjer/
rutinbeskrivningar så att dessa blir mer utförliga, främst avseende regler och rutiner som ska gälla vid t.ex. utrangeringar, försäljningar, nedskrivningar etc.
Delvis uppfyllt
Rutinanvisningar avseende aktiveringar gjordes 2013. Dessa behöver nu ses över och kompletteras/förnyas i och med införandet av det nya ekonomi- systemet.
Kommentar
Trafik- och fastighetskontoret har sammanställt uppgifter om alla fastigheter som finns i fastighetsregistret. Flera fastigheter har ett begränsat värde. Det är ett omfattande arbete som ska göras och måste ledas av trafik- och fastighetskontoret tillsammans med statsbyggnadsavdelningen och budget- och redovisningsenheten. Arbetet kommer att pågå under hela 2016.
Omhändertagna fordon innehas inte för stadigvarande bruk och fordon vars värde understiger 40 000 kronor ska inte vara med i anläggningsregistret.
Inventering/genomgång av förvaltningarnas inventarier kommer från och med 2016 att göras enligt ett rullande schema. Det innebär att en förvaltning har inventering/genomgång vart tredje år.
Under hösten 2015 kommer fastigheter att ses över i samband med att komponentindelning ska göras. Ett studiebesök kommer att göras till annan kommun som har genomfört komponentindelning och har ekonomisystemet Aditro. Syftet med besöket är att införskaffa information kring upplägg och hantering av anläggningsregistret i ekonomisystemet. Därefter kommer rutiner/anvisningar att tas fram för aktivering, komponentindelning,
utrangering, försäljning, nedskrivning mm. Rutinen ska vara klar till bokslut 2015.
Leverantörsregister
Revisorernas rekommendationer Ej uppfyllt Upprätta fullständiga styrdokument med
regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut och leverantörer.
Arbetet har påbörjats. Alla processer och rutinbeskrivningar ses över i samband med införandet av nytt ekonomisystem
Urvalsmässigt genomföra löpande
kontroller av leverantörer.
Ej uppfyllt
Inga löpande kontroller görs av leverantörer.
Säkerställa att tvåhandsprincipen
tillämpas vid upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret.
Delvis uppfyllt
Enligt kommunen finns rutiner och regler som säkerställer att tvåhands- principen följs. PwC har dock inte erhållit underlag som styrker detta.
2015-08-19
Dnr. 2015/0324 KS-2 Sidan 3 av 4
Kommentar
Rutiner/anvisningar för upplägg, borttag, förändring och kontroll av ny leverantör kommer att vara klar i oktober 2015. Ny rutin införs avseende loggade förändringar av leverantör. Uppföljning kommer att ske månadsvis och påbörjas i oktober 2015.
Kundfakturering
Revisorernas rekommendationer Ej uppfyllt Det finns inom redovisningsenheten inga
systematiska kontroller avseende den s.k.
ströfaktureringen. Den interna kontrollen är inte tillräcklig och behöver förstärkas.
Kommunen utför dagligen systematiska kontroller av ströfaktureringen. För det nya
ekonomisystemet finns inga riktlinjer och rutiner, dessa kommer att
utformas tidigast hösten 2015. Arbetet med nya riktlinjer avseende intern kontroll har påbörjats.
Nämndernas internkontrollplaner omfattar endast i begränsad omfattning kund- fakturering.
Ej uppfyllt -
I samband med nya ekonomisystemet ses alla internkontrollplaner över.
Det saknas reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/- ärenden.
Ej uppfyllt -
Det finns ingen övergripande reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/ ärenden.
Det finns inte några systematiska
kontroller avseende fakturering av barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret.
Delvis uppfyllt
Arbete med retroaktiv avgiftskontroll har påbörjats. Denna kontroll avses i fortsättningen genomföras årligen
Kommentar
Arbetssätt och hantering av ströfakturor i det nya ekonomisystemet håller på att ses över och därefter kan rutiner/anvisningar tas fram. I rutinen ska närståendetransaktioner ingå. Förvaltningarna kommer framöver att själva registrera underlagen för ströfaktureringen. Utbildning och implementering påbörjas under oktober 2015 då även rutiner/anvisningar är framtagna.
Leverantörsfakturor
Revisorernas rekommendationer Delvis uppfyllt Upplägg av behörigheter i
ekonomisystemet/leverantörs- reskontran sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person.
Kommunen har en blankett avseende registrering av behörigheter.
2015-08-19
Dnr. 2015/0324 KS-2 Sidan 4 av 4
Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar av behörigheter följs upp regelbundet.
Ej uppfyllt
Åtgärder avseende regelbundna
uppföljningar för behörigheter har inte vidtagits.
Upplägg av nya leverantörer i
leverantörsregistret sker av oberoende person.
Delvis uppfyllt
Enligt uppgift får de som lägger upp nya leverantörer inte bemyndiga utbetalningar och vice versa. PwC har dock inte kunnat verifiera detta.
Fakturorna uppfyller kravet på
fullständig verifikation vad gäller förtroendekänsliga poster.
Ej uppfyllt
Arbetet med efterkontroller avseende representation har inte kommit igång.
Enligt uppgifter ska det från och med hösten 2015 finnas en löpande kontroll av konton som avser utbildning, representation, resor etc.
Kommentar
Nytt arbetssätt gällande attestlista har införts från och med 2015. Listan ska uppdateras årligen. Det ska finnas en ordinarie beslutsattestant och en eller flera ersättare per ansvar. Ersättare aktiveras vid frånvaro genom att maila till kassafunktionen. Förändringar som sker under året redovisas på särskild blankett, som skickas till kassafunktionen.
De som lägger upp leverantörer får inte bemyndiga utbetalningar. I dagsläget i ekonomisystemet går det inte att begränsa behörigheten för upplägg av leverantörer. I november 2015 kommer ekonomisystemet att uppgraderas och då kommer möjligheten att begränsa behörigheten.
Nytt arbetssätt för efterkontroller, vad gäller känsliga konton är framtaget och innebär att granskning sker på ett beloppsurval samt ett rullande schema med granskning av samtliga poster på ett visst konto. Beroende på utfall av granskningen ska utbildning/information ske inom de olika områdena.
Rutiner/anvisningar är klara under september 2015 och efterkontroller påbörjas då.
