FRÅGOR OCH SVAR Sandra Allbjer
Strategisk inköpare Sandra.Allbjer@skane.se
Datum 2021-01-15
Diarienr 2020-O002723 1 (11)
Svar på inkomna frågor för upphandling Covid-19 vaccination
I det fall något i anbudet/offerten är otydligt kommer vi att kontakta er för möjlighet till förklaring.
Avtalsmallen ska inte fyllas i, den är enbart till för att ni ska se hur avtalet kommer att se ut och vad som ingår.
Följande dokument som ska fyllas i av leverantör och mailas tillbaka:
• Offertsvar Covid-19 vaccination Region Skåne
• Kapacitetsmall för vaccination
• Mall för vaccinationsprocess
• Undertecknande av anbud
Fråga 1
I leverantörsbanan (bilaga Mall för vaccinationsprocess) ska ni beskriva er process efter vaccinet mottagits, tex vaccinationstillfälle ett och två som även finns i patientresan i blått. Det viktiga är journalföring och rapportering som redan är förifyllt, men ni kan lägga till eller ta bort "boxar"
hur ni vill.
Fråga 2
”Bifoga registerutdrag från vårdgivarregistret som bekräftelse på att anmälan av verksamhet är gjord enligt 2 kap 1-3 §§ Patientsäkerhetslag (2010:659).”
Är detta nödvändigt?
Svar fråga 1 och 2
Registrering hos IVO krävs när man bedriver hälso- och sjukvård, och vaccinationer räknas som medicinskt förebyggande åtgärder. Anmälan kan göras på:
https://ivo.se/anmala-och-rapportera/anmala-och-rapportera-som-yrkesverksam/anmal-ny-halso-- och-sjukvardsverksamhet/
Fråga 3
Vad kommer att gälla för människor som är svenska medborgare men inte folkbokförda i Sverige?
Svar fråga 3
Det är inget krav på att den som vaccineras ska vara folkbokförd i Sverige. Har man ett svenskt personnummer och bankid för bokning så räcker det.
Fråga 4
Om det kommer utländska personer, finns ju gäststudenter och gästarbetare tex. hur skall de hanteras gällande vaccination enl. avtalet?
Svar fråga 4
I det fall en invånare saknar svenskt personnummer el har dold identitet kommer de på 1177 att hänvisas till primärvården.
Fråga 5
Ni skriver att allt som krävs för att utföra tjänsten såsom förbrukningsmaterial och administration ska ingå i ersättningen, så är inte fallet vid ord. vaccination och ej heller hittills när vi vaccinerat mot Covid 19 på SÄBO. Menar ni att det kommer se annorlunda ut gällande denna upphandling?
Svar fråga 5
Ja, upplägget är annorlunda för upphandlingen gentemot hanteringen som gäller för
vårdcentralerna. Det kommer inte att packas ihop och skickas ”tillbehörspaket” till vaccinet, utan vad som följer med beror på vilket vaccin det är och vad som ingår ”från fabrik”.
Fråga 6
Ni skriver att prismodellen kan komma differentieras till olika ersättningar för vaccinations tillfälle 1 och 2, varför?
Svar fråga 6
Anledningen är att vi vill ge ett incitament till att vaccinationstillfälle 2 verkligen blir av, då vaccinationen inte är färdig innan dess. Det kan ju (eventuellt) vara lite svårare att få folk att komma till andra tillfället.
Fråga 7
Staten har tillsatt en särskild statlig ersättning om sammanlagt 700 millioner kronor som tillfaller regioner som uppnår särskilt överenskomna mål. På vilket sätt kommer detta att vara ett
incitament för leverantörer av denna tjänst att nå uppsatta mål? Jag kan inte hitta någonting om detta i materialet som är utskickat.
Svar fråga 7
Vid sammansättningen av upphandlingsunderlaget var det inte klarställt hur det med rimliga medel skulle kunna hanteras på leverantörsnivå.
Det skulle kunna bli aktuellt men inget vi kan utlova i dagsläget, och det bör därför inte tas med i beräkning vid offert.
Fråga 8
Varför kan man inte ha drop in?
Svar fråga 8
För det upphandlade uppdraget har vi tagit fasta på att minimera smittspridning genom att enbart erbjuda bokade tider där hälsodeklaration fyllts i redan i förväg för att folk inte ska befinna sig på plats längre än nödvändigt.
Det handlar också om att inbokade tider ger en bättre bild av hur mycket vaccin som kommer åtgå och det i förhållande till vad som finns att beställa. I alla fall så länge vaccinet inte finns i överflöd.
Fråga 9
När man lämnar in anbudet, kan man lämna in två olika flöden i bassängen? Frågan är om detta är ett skall-krav att det skall ske via bokning på extern sida eller om det kan finnas alternativ där 1177 ”direkt” – kommunicerar med underliggande vaccination/journalsystem? Alltså använder 1177 såsom vårdcentralerna gör i vanliga fall.
Svar fråga 9
Det är ett ska-krav på länk till bokningssida, men det går bra att lämna två olika alternativa flöden i ”bassängen” som kan användas parallellt så länge ett av dem uppfyller ska-kravet.
Fråga 10
Enligt regeringsbeslut ersätts regionerna med 275 kr per given dos (550 kr/ två doser) och andra regioner (bl a Kronoberg) ger denna ersättning till aktörerna som vaccinerar. I Skåne, inom primärvården, ligger ersättningen på 150 kr per given dos, således svårt att förstå vad regionen gör med resten av ersättningen som de får in. Är det annan ersättning till regionerna, om vaccinationutförandet läggs över via upphandling och privata aktörer?
Vi behöver förstå hur strategin fungerar i upphandlingen. Det är fritt att offerera vilket pris som helst, men vi avser förstås att lägga oss på rimlig nivå. Det som beaktas är bland annat
personalkostnader (här kan det bli kostsam inhyrd personal, givet att det rör sig om att täcka flera locations och enheter) vidare är det lokal och materialkostnad. Vi kan räkna ut i beaktande av bara det, men vill då veta vad som händer om vår beräkning hamnar i överkant? Skulle det innebära att vi inte kan delta i upphandlingen vid för högt pris, eller är det möjligt att vara med ändå till ett lägre pris?
Svar fråga 10
Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av stor vikt att bästa villkor lämnas i anbudet.
Region Skåne vill ha ett så kostnadseffektivt pris som möjligt, det är ett sätt för oss att utvärdera er som leverantör av vaccinationstjänster.
Vi ser gärna att ni svarar med en kostnadsbaserad prismodell och är transparent med era kostnader för att vi skall förstå ert pris.
Gällande regionens ersättning från FHM vill vi poängtera att regionen också har kostnader för logistik, administration och lagerhållning.
Fråga 11
Vill höra hur ni ser på behovet av orter? I tidigare upphandling kring antikroppsprovtagningen, hade ni bedömt en del orter med större behov och dessa var då framförda i
upphandlingsunderlagen. Bedömer ni att det är helst samma orter som även gäller för vaccinationerna?
Svar fråga 11
Målet är att täcka så stor del av Skåne som möjligt. I förra upphandlingen ansåg vi att huvudorter med sjukhus var minsta möjliga nämnare. Då vaccineringen är en mycket mer samhällsviktig tjänst och vi vill nå alla Skånes invånare tänker vi att om en liten aktör som bara finns i tex Trelleborg ska kunna hjälpa till även om den inte kan öppna upp på flera ställen.
Huvudorterna från antikroppsupphandlingen var strategiskt utvalda orter där huvuddelen av Skånes invånare har en någorlunda bra närhet, men då vaccineringen är en mycket mer samhällsviktig tjänst vill vi nå längre ut om möjligt.
Därför har vi också angett att man i diskussion med regionen kan öppna upp ambulerande verksamhet på andra orter under avtalstiden, så att koncentrationen av leverantörer inte blir för stor på ett ställe och det finns tomrum på andra.
Fråga 12
Vi vill gärna erbjuda generösa möjligheter till varierande öppettider ex kväll och helger.
Eftersom kostnaderna för att bemanna på helger jämfört med kvällar och helger undrar vi om ni inte kunde ha två priser. Ett som gäller kväll och helger och ett som gäller kontorstid 8–17.
Svar fråga 12
Det kommer inte att ges extra ersättning kvällar och helger. Samma ersättning ska gälla oavsett när vaccinationen sker.
Fråga 13
Vi förmodar att RS förser oss med vaccinet utan kostnad.
Svar fråga 13
Ja, Region Skåne kommer att förse vaccinatörerna med vaccin utan kostnad.
Fråga 14
Vi ska själva stå för kostnader för förbrukningsmaterial. Ingår i detta även personlig skyddsutrustning?
Svar fråga 14
Ja, leverantör kommer att stå för allt utom själva vaccinet.
Fråga 15
Det är inte reglerat hur ersättningen ser ut om en medborgare inte dyker upp till sin någon av sina vaccinationer.
Svar fråga 15
I avtalsmallen under avsnittet om Ersättning framgår att uteblivet besök ersätts ej.
Fråga 16
Det är inte heller reglerat vad som är en ”för sen” avbokning. Vi ser gärna att det finns en tidsgräns 24 timmar där vi får ersättning om avbokning görs inom 24 timmar från bokningen.
Svar fråga 16
Se svar på tidigare fråga. Varken sen avbokning el uteblivet besök kommer att ersättas.
Fråga 17
Då vi inte har ett digitalt journalsystem idag undrar vi hur samarbetet med Svevac ser ut? Är det något vi beställer själva, finns det bokning samt hälsodeklaration i systemet som vi kan använda oss av? Kopplas det i så fall till 1177?
Svar fråga 17
Svevac-kopplingen beställer ni själva, enligt länken som bifogades upphandlingen,
https://www.inera.se/tjanster/priser-for-ineras-tjanster/kundgrupper/privata-vardgivare/svevac Då sker automatisk koppling till NRV för registrering.
Den har inget tidsbokningssystem i Svevac utan det måste ordnas separat.
Fråga 18
Behöver vi ansöka för var och en hälsovalsenhet eller kan vi söka för enbart huvudföretaget?
Svar fråga 18
Ni lägger ett anbud för huvudföretaget och det gäller för alla vaccinerande enheter som ligger under ”huvudföretaget”.
Fråga 19
Kommer vaccinet vara gratis för primärvårdsenheterna?
Svar fråga 19
Vaccinet kommer att vara gratis för alla vaccinatörer oavsett om det är privata aktörer,
primärvård eller egenregi. Region Skåne står för distribution till respektive vaccinerande enhet.
Fråga 20
Är det krav på SITHS-kort i någon del av processen (exempelvis vid ordermottagande av vacciner)?
Svar fråga 20
Nej, det finns inget krav på SITHS-kort (om man inte redan idag använder ngt av Region Skånes system som tex PMO).
Fråga 21
Bistår RS med kanyler för vaccination eller ligger det på leverantören att handla in?
Svar fråga 21
Kanyler är förbrukningsmaterial som leverantör får stå för. Vad vi vet idag ingår ej kanyler med ngt vaccin från leverantör.
Fråga 22
Angående volymer – leverantör är bunden av att klara av offererad volym, men hänsyn tas naturligtvis till yttre faktorer som inte kan påverkas såsom tex sjukdom.
I det fall större volymer behövs sker en diskussion mellan avtalspartnerna om möjlighet att utöka.
Fråga 23
Verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig behöver inte anges förrän vid ett eventuellt avtalstecknande. Om ett företag har flera enheter är det möjligt att olika verksamhetschefer anges för varje enhet.
Fråga 24
Om vi inte deltar i upphandlingen för vaccination av befolkningen 18-69 år med
offertinlämnande, kan vi så likväl få tilldelning av vaccin för vaccination av våra på våra
hälsovalsenheter listade medborgare i denna åldersgrupp? Eller, kommer de aktörer som fått vaccinationsuppdraget i upphandlingen prioriteras i vaccintilldelningen före hälsovalsenheterna?
Svar fråga 24
Såsom det är beslutat i dagsläget ska all vaccination av åldersgruppen 18-69 år ske via externt upphandlade aktörer. Dock kommer de som inte har möjlighet att boka med ngn form av e- legitimation, tex de utan svenskt personnummer eller m dold identitet, att hänvisas till primärvården.
Hälsovalsenheterna kommer även i stor utsträckning att hantera riskgrupper i samma åldersspann, men de upphandlade aktörerna har möjlighet att stötta upp.
Om ni upphandlas som extern aktör kommer det inte att påverka ert uppdrag inom primärvården för gruppen 70+ och vårdpersonal.
Men för att få vaccin tilldelat för att vaccinera den i upphandlingen aktuella gruppen måste man, så som det ser ut i dag, delta i upphandlingen.
Fråga 25
Angående rapportering – vårt affärssystem kan inte generera information såsom kommun och postnummer. Kan vi föra över hälsodeklarationerna med personnummer till Region Skåne så att ni själva kan föra in det i era system?
Svar fråga 25
Det är ett ska-krav att rapportera tillbaka till regionen så att vi kan följa upp hur vaccinationen fortskrider i Skåne. Vi vill inte ha in några personuppgifter/personnummer (sammanhållen journalföring etc) utan enbart statistik.
Underlag ska levereras veckovis till Region Skåne med minst följande information:
• Antal genomförda vaccinationer dos ett och dos två, fördelade på kön, ålder, kommun och postnummer
Fråga 26
Enligt avtal står vårdleverantören för kostnaden för förbrukningsvaror. Finns det klausul som möjliggör avtalsuppsägning från vårdleverantörens sida om kostnaderna för förbrukningsvaror ökar till orimliga nivåer i relation till doskompensationen eller om tillgången till sådan material försvinner?
Svar fråga 26
Nej, det finns ingen klausul för avtalsuppsägning pga materialförsörjning. Tillgången kan Region Skåne hjälpa till med då ni kan erbjudas att köpa på våra avtal i det fall ni inte har möjlighet att få tag på material själva.
Fråga 27
Hur tillämpas kraven gällande fysisk tillgänglighet på mobila enheter och mindre
vaccinationsmottagningar? Beskrivna tillgänglighetskraven i avtalet är för större vårdenheter och sjukvård. Vi erbjuder enbart vaccinationstjänster och frågan är om vi kan avvika från vissa tillgänglighetskrav på våra mobila enheter och vaccinationsmottagningar?
Svar fråga 27
Tillgänglighetskraven får anpassas utefter uppdraget. Det viktiga är att vårdlokalerna ska vara utformade och inredda så att en god hygienisk standard kan tillgodoses i förhållande till verksamheten. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning innebär tex att man ska kunna komma in med rullstol, men detta krav behöver inte tvunget uppfyllas i en mobil enhet (buss el liknande).
Fråga 28
Ang smittskydd och vårdhygien. Det finns även här en del krav som blir svåra och onödiga för mobila enheter och mindre vaccinationsmottagningar. Beskrivna vårdhygienkrav i avtalet är för större vårdenheter och sjukvård. Vi erbjuder enbart vaccinationstjänster och frågan är om vi kan avvika från vissa kraven på vårdhygien som tex vask i alla mottagningsrum och
desinfektionsrum på våra mobila enheter och vaccinationsmottagningar?
Svar fråga 28
Även här gäller att det får anpassas efter uppdraget. En god hygienisk standard ska hållas, men det innebär inte att det behövs vask i varje rum och disinfektionsrum. Fokus ligger på vad Socialstyrelsen säger:
https://www.socialstyrelsen.se/stod-i-arbetet/vardhygien/god-hygienisk-standard/.
Fråga 29
Leverantör ansvarar för att dos 2 ges till alla invånare som man har vaccinerat med dos 1.
Vad innebär ansvaret? Räcker det att vi kallar in kunderna till dos 2?
Svar fråga 29
Det innebär att leverantör som har gett dos 1 måste se till att invånaren även får dos 2 hos samma vaccinatör. Båda doserna ska ges hos samma leverantör för att det ska kunna säkerställas att invånaren är färdigvaccinerad.
Fråga 30
Är det fritt för leverantör i upphandlingen att använda 1177 för tidbokning etc?
Svar fråga 30
Ja, men alla krav ställda kring IT-lösningen måste uppfyllas, tex att tid för både dos 1 och 2 ska bokas i förväg.
Fråga 31
Är det fritt att använda PMO:s alla funktioner, sms-kallelse etc?
Svar fråga 31
Ja, det går bra om ni redan använder er av systemet.
Fråga 32
Distribueras vaccinet till upphandlade enheter med budbilar?
Svar fråga 32
Vaccinet körs ut till de vaccinerande enheterna med lastbil.
Fråga 33
Är det så att offererat pris i ett eventuellt anbud avser betalning för när den andra injektionen har genomförts? Ska man tolka det som att ingen betalning utgår för den första injektionen utan först när den andra är genomförd?
Svar fråga 33
Ni ska offerera ett pris som täcker båda injektionerna, dvs slutförd två-dos vaccination, men ni kommer att få betalt vid två tillfällen. Prismodellen kan komma att differentieras till olika ersättning för vaccinationstillfälle ett och två.
Fråga 34
Anta att en anbudsgivare offererar X kr för båda injektionerna! Kan Region Skåne godtyckligt bestämma att 40% av X betalas ut vid injektion 1 och resterande 60% av X vid injektion 2?
Svar fråga 34
Ja, det stämmer. Det förmedlas innan ett eventuellt avtalstecknande.
Fråga 35
Godkänner Region Skåne även användning av sprutor utan stickskydd i upphandlingen?
Svar fråga 35
I vårdhandboken anges det att ”Produkter med integrerad skyddsfunktion ska användas om de finns tillgängliga på marknaden, enligt AFS 2018:4. I annat fall ska andra tekniska hjälpmedel användas för att minska risken för stick- och skärskada.”
Region Skåne har valt att köpa in kanyler med stickskydd men då vi var osäkra på om vi fick
pandemivaccination. Region Skåne måste ur arbetsmiljökrav erbjuda stickskydd men om i nödsituation så har vi sagt att det är bättre att kunna vaccinera än att inte erbjuda vaccin.
Fråga 36
Vad ska fyllas i i bilaga ”Vaccinationsprocessmall”?
Svar fråga 36
I vaccinationsprocessmallen ska ni fylla i hur ert tänkta flöde ser ut i de blå och gröna boxarna för att vi lättare ska förstå hur ni har tänkt er att det hela ska gå till. I de gröna boxarna anger ni vad som händer i it-systemet, och i de blå vad ni gör på er vaccinationsenhet. Tex ger dos 1, journalför, rapporterar etc.
Ni kan komplettera med en beskrivning om det inte finns tillräckligt med plats i mallen.
Fråga 37
Kommunal har ju varslat om konflikt, och om det skulle bli ett faktum riskerar ju detta att påverka berörda verksamheter och bedömd driftstart för en tänkt vaccinationsverksamhet. Vad gäller beträffande skadestånd eller viten för den händelse det skulle bli verklighet?
Svar fråga 37
Det utdelas inga viten eller skadestånd i det fall det skulle inträffa en konflikt som är utanför leverantörens påverkan.
Fråga 38
Enligt Offertbegäran gäller upphandlingen allmänhet 18-69 år + riskgrupper 18-69. Vad gäller beträffande riskgrupperna i åldersspannet 18-69 år, ska vi vaccinera dem i steg 2 tillsammans med +70?
Svar fråga 38
Tidsplanen kan justeras enligt nya riktlinjer efter hand när det gäller ev åldersuppdelning inom riskgrupperna, men tanken är att, beroende på tillgången till vaccin, de ska börja vaccineras
"halvvägs” in i 70+ vaccinationen, men innan allmänheten 18-69.
Fråga 39
Vi undrar kring ansvaret för dos 2. Vi tolkar det som att vi får vaccin för båda doserna samtidigt.
Stämmer det? Om det blir ett ja på den frågan så innebär det att vi kan komma att behöva köpa in ytterligare kylskåp eftersom vi måste förvara tusentals doser i egna kylskåp. Vi behöver
information om storlek på de kolli vaccinen förvaras i så att vi kan inventera och planera för hur vi ska hantera en sådan förvaring.
Svar fråga 39
Beroende på tillgången på vaccin kan det eventuellt bli aktuellt att lagra aktuellt vaccin för dos 2 för att säkerställa att det finns tillräckligt av samma sort.
Vi har inga uppgifter om storlekar på förpackningar än – vi vet inte vilka vacciner som kommer och vi vet inte vilka vacciner som distribueras till vem.
Fråga 40
Vet du eller skulle du kunna eskalera fråga gällande att patient ska sitta kvar i 15 minuter och vilket vaccin det gäller? Om det kommer vara så för alla vaccin eller enbart för Pfizer?
Svar fråga 40
Alla vaccinatörer ska följa FASS-texten (SPC, Produktresumé) för respektive vaccin.
Dokumenten hittat på Läkemedelsverkets hemsida och ofta på Fass.se.
De två covid-vaccin som är godkända idag har detta krav, just nu.
Fråga 41
När beräknas avtal tecknas för de leverantörer som går vinnande ur upphandlingen?
Svar fråga 41
Avtal kommer att tecknas omgående, vi siktar på att det ska vara klart till månadsskiftet.
Fråga 42
Finns det några specifika kriterium, t.ex. är det någon viss typ (märke, storlek, varunummer) av nålar vi behöver använda?
Vi har hört att det eventuellt kan vara så att vi bara kan använda vissa typer av
förbrukningsmaterial till vissa vaccin? Samt att de kan skilja sig mellan olika sorters vaccin?
Svar fråga 42
Det finns inga krav på specifika produkter utöver sprutstorlek, injektionskanyl för
i.m.injektioner, t.ex. 1 ml sprutor krävs för att doseringen skall bli rätt. Detta gäller för samtliga vaccin.
Fråga 43
Om man använder 1177:s tidsbokning, måste man ändå först länka till leverantörens hemsida och sedan tillbaka till 1177 därifrån?
Svar fråga 43
Det går att undvika ”loopen” där man först länkas till leverantörens hemsida och sedan direkt tillbaka till 1177, om så skulle önskas. På informationssidan där vi kommer att länka till de leverantörer som vaccinerar kan det läggas information om att tidsbokning sker via 1177 för en enskild aktör.
(Det är möjligt att välja 1177/PMO bokning som ensamt it-flöde om ni anser att det är en
