En processförbättring för ökad lagersaldosäkerhet

ISRN UTH-INGUTB-EX-KL-2019/07-SE

Examensarbete 15 hp Augusti 2019

En processförbättring för ökad lagersaldosäkerhet

Ida Dalborg

Teknisk- naturvetenskaplig fakultet UTH-enheten

Besöksadress:

Ångströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Hus 4, Plan 0 Postadress:

Box 536 751 21 Uppsala Telefon:

018 – 471 30 03 Telefax:

018 – 471 30 00 Hemsida:

http://www.teknat.uu.se/student

Abstract

A Process improvement for improving inventory record accuracy

Ida Dalborg

Companies can satisfy their customers and stakeholders, become competitive and develop their effectiveness through effective logistic. The customers do not only request the right product and

quality but also delivery precision. For the industries to deliver in time it is essential to have raw material and components in time to produce the products that the customer request. A correct inventory

record makes it easier to see when ordering is required and makes it possible to implement automatic order system. Many companies though, are struggling with their record accuracy. A company that

could benefit from improving their record accuracy is SweProd Graphics AB. This student thesis aims therefore to find possible solutions to improve the inventory record accuracy. The issues that are

treated in this thesis are the following:

• How well does the actual stock balance match the reported inventory balance?

• How to improve the inventory record accuracy?

• Which are the possibilities with the new ERP that the company are planning to implement and how can they use it?

The method to answer these questions are interviews, researches in Visma,

inventories, benchmarking, process mapping and literature studies. The theories deal with the importance of correct stock

balance, how stocktaking can be simplified and followed up, different methods for inventory accounting and different material planning system.

The result showed that there is a need of improving the inventory record accuracy.

Today the inventoried quantity is both more and less than the reported inventory balance. Nine potential reasons are

identified, these are among delivery, outbound and stocktaking. The suggestions to improve the inventory record accuracy are to record the transactions at the start of an order, simplifying the

stocktaking, keep statistics over stocktaking and establish reorder points and two bin system.

Key words:

Inventory record accuracy, material planning system

ISRN UTH-INGUTB-EX-KL-2019/07-SE Examinator: Gunnar Dahlin

Ämnesgranskare: Björn Samuelsson

Handledare: Joakim Kjellberg

Sammanfattning

Genom effektivare logistik kan företag tillfredsställa kunder och övriga intressenters behov, bli konkurrenskraftiga och öka sin effektivitet. Möjligheten att tillfredsställa kundernas behov är beroende av tillgång till material. Kunden efterfrågar inte bara rätt produkt och kvalitet utan också leveransprecision. För att de producerande företagen ska kunna leverera i tid krävs det att de har tillgång till material och komponenter för att kunna producera de produkter som kunden efterfrågar. Ett korrekt redovisat lagersaldo gör det enklare att se när material behöver beställas in och gör det möjligt att införa automatiska beställningssystem.

Många företag har dock inte korrekt redovisade lagersaldon idag. Ett av de företag som skulle ha nytta av att förbättra sin lagerredovisning är SweProd Graphics AB.

Examensarbetet som utförs på SweProd Graphics AB syftar därför till att finna möjliga tillvägagångssätt för att förbättra lagersaldosäkerheten. Frågeställningarna som behandlas i arbetet är:

• Hur väl stämmer det verkliga lagersaldot med det redovisade lagersaldot i Visma?

• Hur kan lagersaldosäkerheten förbättras?

• Hur kan företaget använda sig av det systemstöd som ska införas?

För att besvara frågeställningarna har intervjuer, undersökningar i Visma, inventeringar, benchmarking, processkartläggning och litteraturstudier använts som metod. Teorierna behandlar vikten av korrekt lagersaldo, hur inventeringar kan förenklas och följas upp, olika metoder för lagerredovisning och olika materialplaneringssystem.

Resultatet visade på att det finns ett behov av att förbättra redovisningen av lagersaldot.

Som det ser ut i dagsläget är det inventerade antalet både mer och mindre än vad systemet redovisar. Nio potentiella orsaker till varför lagersaldot inte stämmer har identifierats, dessa återfinns både inom inleverans, utleverans och inventering. För att förbättra

lagersaldosäkerheten ska förslagsvis materialuttag registreras vid start av produktionsorder, inventering förenklas, statistik föras över inventering och beställningspunkt och

tvålådesystem införas.

Nyckelord: lagersaldosäkerhet, lagerredovisning, materialplaneringssystem

Förord

Examensarbetet är skrivet vid Uppsala Universitet Campus Gotland inom

Högskoleingenjörsprogrammet i kvalitetsutveckling och ledarskap. Examensarbetet

utfördes på SweProd Graphics AB och syftade till att hitta potentiella förbättringar för ökad lagersaldosäkerhet. Arbetet genomfördes under vårterminen 2019.

Jag vill tacka alla anställda på SweProd Graphics AB som ställt upp på intervjuer och frågor. SweProd har varit ett fantastiskt företag att få göra Examensarbetet på. Med ett härligt bemötande, vilja att diskutera och öppet visa hur verksamheten fungerar, har arbetet underlättats och blivit än mer intressant. Ett särskilt stort tack vill jag rikta till Joakim och Thomas som fått besvara de flesta av frågorna.

Stort tack till de externa företag som i intervjuer delgett information om hur deras processer går till i syfte att göra en processjämförelse för att hitta potentiella förbättringsmöjligheter.

Jag vill också tacka min ämnesgranskare Björn som varit ett stort stöd genom arbetet och löpande sett till att det flutit på.

Slutligen vill jag även tacka Deborah för hennes konstruktiva kritik vid opponeringen.

(Visby, juni)

Ida Dalborg

Innehållsförteckning

1. INTRODUKTION ...1

1.1 I

NLEDNING

...1

1.2 P

ROBLEMBESKRIVNING

...1

1.3 S

YFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR

...2

1.4 A

VGRÄNSNINGAR

...2

2. TEORI ...3

2.1 V

IKTEN AV KORREKT LAGERSALDO

...3

2.2 L

AGERREDOVISNING

...4

2.3 B

ACKFLUSHING

...4

2.4 L

AGERREDOVISNING

–

ETT PROBLEM

...5

2.5 O

FFENSIV KVALITETSUTVECKLING

...5

2.6 F

ÖRBÄTTRING MED

L

EAN

...6

2.7 K

ONTINUERLIG FÖRBÄTTRING AV LAGERSALDOSÄKERHET

...8

2.8 S

TATISTISK PROCESSTYRNING

...8

2.9 I

NVENTERING

...8

2.10 M

ATERIALPLANERINGSSYSTEM

...9

3. METOD ... 12

3.1 D

ESIGN AV STUDIEN

... 12

3:2 D

ATAINSAMLINGSMETOD

... 12

3.2.1 Hur väl stämmer det redovisade lagersaldot med det verkliga? ... 12

3.2.2 Hur kan lagersaldosäkerheten förbättras? ... 12

3.2.3 Hur kan företaget använda sig av det nya systemstöd som ska införas? ... 13

3.3 D

ATAANALYS

... 13

3.4 V

ALIDITET

,

RELIABILITET OCH GENERALISERBARHET

... 13

3.5 E

TISKA STÄLLNINGSTAGANDEN

... 14

4. EMPIRI ... 15

4.1 H

UR VÄL STÄMMER DET VERKLIGA LAGERSALDOT MED DET REDOVISADE

? ... 15

4.2 H

UR KAN LAGERSALDOSÄKERHETEN FÖRBÄTTRAS

? ... 18

4.2.1 Hur ser processerna ut idag? ... 18

4.2.2 Potentiella orsaker till felaktigt lagersaldo ... 19

4.2.3 Sammanställning av intervjuer från benchmarking ... 21

4.3 H

UR KAN FÖRETAGET ANVÄNDA SIG AV DET SYSTEMSTÖDET SOM SKA INFÖRAS

? ... 22

5. ANALYS ... 23

5.1 H

UR VÄL STÄMMER DET VERKLIGA LAGERSALDOT MED DET REDOVISADE LAGERSALDOT I

V

ISMA

? ... 23

5.2 H

UR KAN LAGERSALDOSÄKERHETEN FÖRBÄTTRAS

? ... 23

5.2.1 Vid oförändrad metod ... 23

5.2.2 Alternativ till nuvarande metod ... 24

5.2.3 Inventering och standardiserad processtyrning ... 24

5.2.4 Beställningssystem ... 25

5.2.5 Enhetsomvandling... 25

5.2.6 Utbildning ... 25

5.3 H

UR KAN FÖRETAGET ANVÄNDA SIG AV DET SYSTEMSTÖD SOM SKA INFÖRAS

... 25

6. DISKUSSION ... 26

6.1 R

EFLEKTION

... 26

6.2 M

ETODDISKUSSION

... 26

7. SLUTSATSER ... 28

7.1 S

LUTSATSER

... 28

7.2 A

VSLUTANDE DISKUSSION OCH FÖRSLAG PÅ FORTSATT FORSKNING

/

ARBETE

... 28

REFERENSER ... 30

BILAGOR ...1

B

ILAGA

A: F

RÅGOR TILL

B

ENCHMARKING

...1

B

ILAGA

B: D

ELKOMPONENTER TILL FLYGPLATSSKYLTARNA

...2

B

ILAGA

C: T

ABELL FRÅN INVENTERING

...4

B

ILAGA

D: V

ARIATIONSDIAGRAM ÖVER INVENTERING

...6

B

ILAGA

E: B

ESTÄLLNING AV MATERIAL

... 11

B

ILAGA

F: I

NLEVERANS AV MATERIAL

... 12

B

ILAGA

G: U

TLEVERANS AV MATERIAL

... 13

B

ILAGA

H: S

AMMANSTÄLLNING AV INTERVJUER

... 14

Tabellförteckning

Tabell 1 Stickprovsinventering av sju olika material ... 15 Tabell 2 Inventering genomförd av företaget 2019-02-28 ... 16 Figurförteckning

Figur 1 Illustration av grundprincipen för beställningspunktssystem (Jonsson & Mattson,

2016) ... 10 Figur 1: Ingående delkomponenter till flygplatsskyltarna. ... 3 Begreppsförteckning

Affärssystem – ERP (Enterprice resource planning): En samling databaser som tillhandahåller och bearbetar information som krävs för att administrativt styra och kontrollera verksamheten i ett företag. En av databaserna är transaktionsdatabasen där bland annat olika transaktioner registreras som in och utleveranser av material och produkter (Jonsson & Mattson, 2016).

Inrankning: Registrering av inleverans till lagret

Lagerpositionen: Det fysiska lagret + beställt material som ännu ej levererats – eventuella utgående restorder (Silf, e.a.).

PIA: Produkter i arbete

RFID (Radio frequency identification) Ett system som använder radiovågor för automatisk identifierng av objekt. RFID-taggar som innehåller mikrochips som kan lagra information fästs på objektet. Räckvidden för avläsning är upp till 30m (Jonsson & Mattson, 2016).

Utrankning: Registrering av materialuttag ur lagret

1. Introduktion 1.1 Inledning

Arbetet med logistik handlar om att effektivisera materialflödet genom planering,

organisering och styrning av alla aktiviteter i materialflödet. Logistik innefattar allt som har med materialflöden att göra, såsom inköp, produktion, lager, transport, marknadsföring, konstruktion och ekonomi. Med förändringar som IT-utveckling, globalisering, outsourcing av produktion och ökad medvetenhet kring hållbar utveckling har logistiken blivit allt viktigare. Genom effektivare logistik kan företag tillfredsställa kunder och övriga intressenters behov, bli konkurrenskraftiga och öka sin effektivitet (Jonsson & Mattson, 2016).

Möjligheten att tillfredsställa kundernas behov är beroende av tillgång till material. Kunden efterfrågar inte bara rätt produkt och kvalitet utan också leveransprecision. För att de

producerande företagen ska kunna leverera i tid krävs det att de har tillgång till material och komponenter för att kunna producera de produkter som kunden efterfrågar (Jonsson &

Matsson, 2017). Samtidigt kan ett företag inte lagerhålla för mycket material. Ett företags lönsamhet mäts i avkastningsgrad, kapital som ligger bundet i material och varor ger i sig ingen avkastning. Kostnaden för kapitalbindning kan ses som en alternativ kostnad för att inte kunna använda kapitalet på ett bättre sätt. En minskning av bundet kapital i lager möjliggör att kapital istället kan användas till att betala av skulder, bedriva verksamheten eller investeras i sådant som ökar kapitalet, t.ex utlåning för ränteintäkter. Om lagret består av lånat kapital leder det dessutom till räntekostnader. Därav är det viktigt att inte binda onödigt kapital i lager (Storhagen, 1995).

För att kunna beställa in material i tid är det viktigt att veta hur mycket material som finns i lager. Skillnader i redovisat och fysiskt lagersaldo kan leda till stora förluster för företaget som produktionsstopp och förlorade inkomster (Jonsson & Mattson, 2016). Trots

relevansen av känt lagersaldo är det många företag som inte lyckas redovisa korrekt

lagersaldo. Orsakerna till bristerna kan vara flera så som skadat material, att materialet inte har tillräckligt bra kvalitet, felaktig placering, bristfällig inventering och transaktionsfel.

För att råda bukt på problemet har experter föreslagit flera olika tekniska lösningar. I mindre och medelstora företag kan förbättring genomföras med hjälp av inventering och anpassning till manuell eller delvis manuell verksamhet som tillexempel användning av streckkodsavläsning. Till större företag kan mer avancerad informationsteknologi användas som ERP (Enterprice resource planning) eller RFID (radiofrekvensidentifiering). (Zadeh, Amir, et al., 2016)

1.2 Problembeskrivning

SweProd Graphics AB är ett industriföretag som tillverkar skyltar på Gotland. 2009 köpte SweProd AB upp Danielssons Sverige AB, flyttade huvudkontoret till Visby och

grundande företaget SweProd Graphics AB. 2014 började de tillverka ledskyltar (SweProd

Graphics AB, e.a.) Omsättningen har ökat mer och mer för varje år och idag har de med

runt 50 anställda en omsättning på 66 miljoner (Allabolag, 2019). Produktvarianterna är fler än 20 000 och kan delas in i tre olika kategorier; plåtskyltar, etiketter och ledskyltar.

Majoriteten av de ledskyltar som tillverkas är flygplatsskyltar som idag står för mer än hälften av omsättningen. Då det finns ett växande behov på marknaden med många ombyggnationer av flygplatser kommer behovet av fler flygplatsskyltar att öka.

Beräkningar har tidigare gjorts av inhyrda konsulter för att undersöka om produktionen kan leva upp till den ökade efterfrågan. Uträkningarna visade på att de bör kunna leva upp till en produktionstakt på 40 skyltar per dag. Produktionstakten är dock av olika anledningar inte helt jämn idag enligt kvalitetsansvarig.

Ett problem som de stött på är att det redovisade lagersaldot inte stämmer överens med det redovisade. Bristerna i lagersaldot kan leda till att material inte beställs in i tid vilket får följder som produktionsstopp i tillverkningen. Felaktigt redovisat lagersaldo innebär också ovetskap kring hur mycket kapital som finns bundet. När en order är färdig dras materialet som ingår i skyltarna från lagret. Trots detta system stämmer det redovisade lagersaldot inte överens med det faktiska.

Registreringen av in och uttag sker idag i affärssystemet Visma. Succesivt planerar företaget övergå till ett annat system; Mapaz. Visma erbjuder olika typer av lösningar på affärssystem beroende på bransch. De har olika lösningar för inköp och upphandling, IT- konsulttjänster, Lön och HR, rekrytering, service, support och IT-drift, Talent management, tid- och projekthantering och upphandling. De branscher som de framförallt erbjuder lösningar för är dock inte industrier och produktion (Visma, e.a.). Det nya systemet Mapaz är däremot ett affärssystem som vänder sig till tillverkande företag. Mapaz har utvecklats med fokus på produktion och materialstyrning till skillnad från många andra affärssystem som ofta har ekonomifunktioner som bas. Mapaz har funktioner inom produktion,

materialhantering, projekt, säljstöd, försäljning, ekonomi och tidssystem (Mapaz, 2018).

1.3 Syfte och frågeställningar

Syftet med examensarbetet är att finna möjliga tillvägagångssätt för att förbättra lagersaldosäkerheten.

Frågeställningar:

• Hur väl stämmer det verkliga lagersaldot med det redovisade lagersaldot i Visma?

• Hur kan lagersaldosäkerheten förbättras?

• Hur kan företaget använda sig av det systemstöd som ska införas?

1.4 Avgränsningar

Studien är avgränsad till lagersaldoredovisningen för materialet som ingår i

flygplatsskyltarna. Då företaget tillverkar ett stort antal olika produkter och därmed

använder sig av flertalet olika material hade det varit allt för omfattande att inkludera allt

som lagerförs. Produkten flygplatsskyltar valdes på grund av att det står för en större del av

omsättningen.

2. ^Teori

I teorikapitlet presenteras teorier som för analysen är viktiga för att förstå vikten av redovisat lagersaldo och metoder för att hantera och förbättra lagersaldosäkerheten. Olika metoder för registrering av in och utleveranser förklaras, framförallt backflushing som företaget idag använder sig av. Hörnstenar i offensiv kvalitetsutveckling med fokus på processtyrning och olika leanmetoder för att förbättra lagersaldosäkerheten beskrivs. Här förklaras också hur arbetet med inventering kan förenklas och bör följas upp kontinuerligt för att identifiera och skapa förståelse för orsaker till avvikelser. Slutligen beskrivs också olika materialplaneringssystem för att säkerställa att material beställs in i tid.

2.1 Vikten av korrekt lagersaldo

När vi går mer mot leananpassad produktion blir det också allt viktigare att ständigt ha korrekt lagersaldo. Med just in time och lägre lagernivåer blir felaktiga lagersaldon allt mer märkbara. Vid införande av automatiska beställningssystem är det vitalt att det går att lita på det redovisade lagersaldot. Även mindre skillnader i lagerredovisningen kan leda till alvarliga lagerbrister (Kang & Gershwin, 2005). Kombinationen av mindre i lager och att beslut om produktion fattas på avdelningar som är utanför den operativa verksamheten ökar kraven på korrekt redovisning. För att det ska vara möjligt att använda sig av

produktionsplaneringssystem är det centralt att lagerredovisningssystemet stämmer. Fel leder till stora problem som kräver arbete och tid att korrigera.

Olika problem som kan uppkomma till följd av att det fysiska lagret är mindre än redovisat är:

• Oförmåga att kunna leverera efter efterfrågan och därmed förlorade möjliga intäkter

• Arbetstid behöver läggas på att ta hand om en missnöjd kund

• Avtalsenliga kostnader för att inte ha levererat på utsatt tid

• Förlorade marknadsandelar till följd av missnöjda kunder och dåligt rykte

• Högre inköpspris då leveranstiden blir viktigare än kostnaden

• Extra transportkostnader

• Behov av att personalen jobbar övertid för att hantera problemen

• Omplanering i produktionen vilket kräver tid och arbete från ledningen

• Uppdelade batcher i tillverkning med kostnader som extra installationskostnader och komplikationer som pappersarbete och extra batchspårning.

Problem som kan uppkomma till följd av att det fysiska lagret är större än redovisat:

• Produkter finns men är inte tillgängliga för försäljning eller produktion eftersom ingen vet om att de finns.

• Okända lagerhållningskostnader

• Lagerplatser blir upptagna av oidentifierat lager

• Bortföring av inaktuellt eller överskott av lager

• Överproduktion

Oavsett om det är mindre eller större lager än redovisat leder det till att lagret måste kontrolleras ofta. Det är inte heller möjligt att förlita sig på data utan mycket tid måste läggas på att kontrollera det fysiska lagret. Hur exakt data som krävs bör definieras. Det ska vara tillräckligt korrekta uppgifter för att tillfredskälla användarna utan att resurser slösas på att minimala skillnader redovisas. Wild visar på ett exempel med sand, där han menar på att antalet sandkorn är alldeles för precist och svårt att hålla koll på. Istället vore antalet skopor mer optimalt. Så länge det är tillräckligt korrekta uppgifter för att verksamheten ska kunna använda sig av dem kan en viss felmarginal tillåtas. Ju lägre lagernivåer desto högre krav på korrekta uppgifter. Ett mindre lager underlättar också den fysiska kontrollen på lagret då det är enklare att se vad som finns i lager. Samtidigt är det också enklare att hålla koll på ett mindre lager (Wild, 2004).

2.2 Lagerredovisning

För att veta hur mycket material som behöver beställas in för produktion är information om hur mycket som finns i lager nödvändig. Det krävs att det finns någon typ av redovisning som håller koll på aktuella lagersaldon. I företag finns det två olika typer av

redovisningssystem; transaktionsvis och periodisk. Den vanligaste formen är

transaktionsvis som innebär att lagret uppdateras vid in och utleveranser. Periodisk innebär att lagersaldot uppdateras vid behov och då genom inventering, där lagret fysiskt räknas (Jonsson & Mattson, 2016). Vid inleveranser fylls lagret på, med inleverans menas både externa leveranser från leverantör och interna leveranser som produkter som tillverkats i fabriken eller material som flyttats från en lagerplats till en annan. Inleverans kan också ske vid reklamationer eller när mer material än som gått åt vid produktion tagits ut och sedan återförs till lagret. Oavsett typ av inleverans är det viktigt att materialet kvalitetkontrolleras så att det är användbart för produktion och bristsituationer inte uppstår. Lagersaldot

minskar sedan vid uttag ur lager. Uttag kan precis som inleverans bero på flera orsaker.

Uttag kan ske mot en kundorder eller tillverknings order. Uttag kan ske vid förflyttning av material från en lagerplats till en annan. Vid uttag mot tillverkningsorder förekommer tre olika alternativ. Det första är att varje materialuttag för tillverkning registreras. Det andra alternativet är att registrering istället sker när en order är klar, då med hjälp av

produktstrukturen, vilket även benämns som Backflushing. Med backflushing kommer det fysiska lagret alltid vara lite lägre än det som redovisas i systemet eftersom en del av materialet är i produktion. Då materialet ändå reserverats till en kundorder ska det inte påverka möjligt att lova. Det tredje alternativet är att materialet inte är kopplat till någon order utan istället tas ut för att täcka tillverkning under en viss period, exempelvis månads eller veckovis. Det tredje alternativet kan vara fördelaktigt om det gäller material som inte har så högt värde och där omfattande registrering hade krävts vid användning av de övriga alternativen. De tre olika alternativen kan antingen användas enskilt eller kombineras med varandra, t.ex genom att periodvis registrera uttag av lågvärdesartiklar medan

högvärdesartiklar registreras vid tillverkningsorder (Jonsson & Mattson, 2016).

2.3 Backflushing

Backflushing är som tidigare nämnt en metod där materialet som ingår i en produkt räknas

av från lagret då produkten är klar. Backflushing är i teorin en mycket bra metod för

lagerredovisning. Eftersom lagret automatiskt korrigeras när en order är klar, är behovet av

administration mindre. Dessutom är risken för att den mänskliga faktorn spelar in inte så stor. Samtidigt kan backflushing leda till stora problem om det inte införts på korrekt sätt och rätt förutsättningar saknas. För att det ska vara möjligt att använda sig av backflushing finns det ett antal saker att tänka på:

• Kontrollera att det material som registreras är aktuellt

• Se till att rätt andel av materialet registreras och därmed även den andel spill som förekommer i produktionen

• Säkerställ att material inte kan förväxlas

• Registrera materialuttag i tid

För att kunna använda sig av backflushing måste problemen undvikas genom att se till så att materialet som registreras ut är korrekt och att utrankning av materialet sker i tid.

Ifall materialet som rankas ut är inkorrekt, t.ex. fel andel eller inaktuellt, kommer det leda till fel i redovisningen. För att rätt andel material ska registreras vid uttag måste också en beräkning göras på hur mycket spill det är på de material där spill förekommer. Att beräkna den exakta andelen spill kommer aldrig vara möjligt, därav kan signifikanta skillnader i det fysiska och redovisade lagersaldot förekomma. Om material förväxlas uppstår fel, därför är det viktigt att säkerställa att detta inte är möjligt. Går det lång tid mellan att materialet tas ur lagret till dess att utregistreringen sker kommer det leda till tillfälligt felaktiga lager.

Materialet måste därför registreras så fort ordern är klar (Wild, 2004).

2.4 Lagerredovisning – ett problem

Trots relevansen av korrekt redovisat lagersaldo är det många företag som inte lyckas med det. Orsakerna till bristerna kan vara flera så som skadat material, att materialet inte har tillräckligt bra kvalitet, felaktig placering, bristfällig inventering och transaktionsfel.

(Zadeh, Amir, et al., 2016). Att förändra detta problem kan vara tidskrävande och när den dagliga verksamheten redan är belastad med andra arbetsuppgifter och problem som kortsiktigt måste lösas finns det inte tid över för att lösa det grundläggande problemet.

Första steget till att förbättra lagerredovisningen är att tro på att det går att förbättra. Att förbättra lagerredovisningen behöver inte innebära stora kostnader men det kräver tid. I och med krav på leveranssäkerhet samtidigt som kapitalbindningen ska vara låg för att öka avkastningen är det viktigt att veta vad som finns i lager. Om redovisad data inte stämmer blir konsekvensen antingen att beslut fattas på felaktiga data eller att data helt misstros och att det blir nödvändigt att använda lösningar utanför systemet. Med många produktvarianter och olika typer av material där kvantiteten hela tiden varierar är det en utmaning att hålla koll på lagret (Wild, 2004).

2.5 Offensiv kvalitetsutveckling

Offensiv kvalitetsutveckling är något som har blivit allt vanligare och som är viktigt för att

företag ska överleva på marknaden. Med offensiv kvalitetsutveckling menas att ”ständigt

sträva efter att uppfylla och helst överträffa kundernas behov och förväntningar, till lägsta

möjliga kostnad, genom ett kontinuerligt förbättringsarbete i vilket alla är engagerade och

som har fokus på organisationens processer”. Det handlar om att lösa grundproblemen

genom att aktivt förebygga, förändra och förbättra och inte enbart hantera konsekvenserna

genom att kontrollera och reparera. För att lyckas med offensiv kvalitetsutveckling är ledningens engagemang av största vikt. Om ledningen inte visar i handling att kvalitet är minst lika viktigt som, exempelvis direkta kostnader och leveranstider kommer inte heller medarbetarna att göra en sådan värdering. För att uppnå ökad kundtillfredsställelse till mindre resursåtgång är det viktigt med ett ledningssystem med värderingar, arbetssätt och verktyg. Hörnstensmodellen är en modell som visar på de värderingar som offensiv kvalitetsutveckling bygger på. De olika grundpelarna är:

• Sätt kunderna i centrum

• Basera beslut på fakta

• Arbeta med processer

• Arbeta ständigt med förbättringar

• Skapa förutsättningar för delaktighet

(Bergman & Klefsjö, 2014)

Arbeta med processer:

En stor del av den organiserade verksamheten i företaget kan beskrivas som processer. En process är ”ett nätverk av sammanhängande aktiviteter, som upprepas i tiden. Den

transformerar vissa resurser till resultat som ska tillfredsställa processens kunder med så liten resursåtgång som möjligt”. Det finns tre olika typer av processer: Ledningsprocesser, Huvudprocesser och Stödprocesser. Ledningsprocesser har interna kunder och är processer som handlar om styrning genom exempelvis målsättning, revision och strategisk planering.

Huvudprocesserna ska se till att uppfylla de externa kundernas behov genom exempelvis, produktion, produktutveckling och distribution. Slutligen har vi stödprocesserna som stödjer huvudprocesserna, exempel på stödprocesser är rekrytering, underhåll och informationsprocesser (Bergman & Klefsjö, 2014).

2.6 Förbättring med Lean

Förändringar i hur processerna organiseras kan ge signifikanta förbättringar i

lagerredovisningen. Några vanliga enkla metoder från Lean som kan appliceras för att förbättra processerna är förenkling, pokayoke, kanban och cando. Se beskrivningen av metoderna nedan.

Förenkling:

När processen är enkel är chansen att den genomförs rätt betydligt större. Komplicerade processer kan få konsekvenser som att personalen inte vet hur de ska genomföras eller att de hittar kryphål för att undvika dem. Med det sagt menas inte att systemet behöver vara enkelt, men det måste vara enkelt att använda. Genom att designa processen så att det är enkelt att utföra den korrekt ökar chansen att det blir så. Ett exempel som tas upp av Wild (2004) är förenkling av inventering. Varor kommer in i lådor med 144 /st. och är

sammansatta i paket med 12 i varje. Det finns en låda där materialet förvaras och vanligtvis

packas allt upp och läggs i lådan. En förbättring av inventeringen vore att behålla materialet

i förpackningarna så långt som möjligt, då det är enklare att räkna antalet dussin än varje

enskild produkt. (Wild, 2004)

Pokayoke:

Pokayoke eller failsafing som det också kallas går ut på att utforma processerna så att det är svårare eller omöjligt att göra fel. Det grundar sig på att se till så att Murphys lag "om något kan gå snett kommer det att gå snett" inte ska kunna inträffa. Processer som är mer pålitliga är kopiering och dataöverföring. Processer där risken är stor att fel inträffar är där den mänskliga faktorn spelar in och det krävs att operatören ska komma ihåg något och

manuellt skriva in i systemet. För att ett system ska fungera korrekt måste det gå att lita på att processerna utförs korrekt. Eftersom pokayoke innebär operationella förändringar måste operatörerna vara med och leda valet av utformning. Det finns olika typer av Pokayoke för att förbättra redovisningen av lager, några av dessa är:

• Färgkodning eller märkning för att göra det enkelt att identifiera rätt material.

• Kopiering istället för att manuellt skriva in.

• Streckkodssystem

• Undvika flera transaktioner genom att minska antalet förflyttningar.

• Integrera kvalitetskontroller i processen.

• Kitting – samordna registrering av material.

(Wild, 2004) Kanban:

Kanban betyder kort eller visuellt bevis och i lean står det för ett informationssystem i form av kort som används vid beordring av material och produktion. Två typer av Kanbankort används; ett för produktion (produktionskanban) och ett för råmaterial och delkomponenter (transportkanban). Produktionskanban används för att förse tidigare station med

information om partistorlek och produktionsdata. Transportkanban används för att förse stationen med insatsmaterial som råmaterial och delkomponenter från tidigare station.

Varje komponent eller material är placerat i en låda med en bestämd kvantitet som är baserad på materialets storlek, ekonomiska orderkvantitet och den slutliga

produktstrukturen. Helst ska det motsvara en produktionskvantitet. För varje lastbärare ska det finnas ett transportkanban och ett produktionskanban. Lagernivåerna och mängden PIA kontrolleras genom att räkna kanban i produktion och multiplicera med det bestämda antalet per lastbärare. Det finns vissa förutsättningar för att Kanban ska vara fördelaktigt.

Efterfrågan bör vara hög och jämn, helst ska den inte variera mer än 30% av

medelefterfrågan. På så sätt kan produktionen ske repetitivt med korta återkommande behovstillfällen. Produkterna bör vara standardiserade och kräva lika mycket material.

Leveranserna inom kanbanflödet måste vara korta, täta och säkra. Eftersom

förutsättningarna kan skilja från produkt till produkt är det möjligt att använda kanban för endast vissa produkter i företaget. Vissa väljer att kombinera kanban med till exempel materialbehovsplanering (Olhager, 2018)

Cando

Cando står för Clean up, arrange, neatness, discipline och ongoing improvement.

Clean up: Städa undan sådant som inte används längre och tar upp lagerplatser.

Arrange: Ordna arbetsplatsen och lagret så att materialet är organiserat på ett logiskt sätt och enkelt att hitta.

Neatness: Säkerställ att alla papper finns på rätt plats, att information är korrekt och att

lagret finns på rätt plats.

Discipline: Följ den standardiserade processen.

Ongoing improvement: Arbeta med ständiga förbättringar för att förenkla processen och göra den mer effektiv (Wild, 2004).

2.7 Kontinuerlig förbättring av lagersaldosäkerhet

Det finns 6 olika steg att ta för att förbättra lagerredovisningen

1. Observera fakta – identifiera problemen och samla in data om var och när det inträffar.

2. Analysera den insamlade informationen och titta efter tillfälligheter, trender och korrelationer.

3. Utveckla en hypotes för varför problemet uppstått

4. Testa hypotesen – gör ett experiment där hypotesen undersöks.

5. Undersök resultaten från experimentet och förkasta eller bekräfta hypotesen.

6. Implementera förändring när orsaken identifierats.

(Wild, 2004) 2.8 Statistisk processtyrning

Det kan finnas flera orsaker till variation och i många fall är det inte enbart en orsak som bidrar till variationen. I både tillverkningsprocesser och tjänsteprocesser kan variation inträffa till följd av orsaker såsom; glapp i lager och styrningar, dåligt kalibrerade

mätinstrument, inhomogent utgångsmaterial, osäkerhet i information, olikheter mellan olika individer och bristande rutiner. Är det flera olika faktorer som ger små variationer kan det vara svårt att identifiera orsaken. Om det däremot är så att det finns en tydlig orsak till variationen kan dessa ge så tydliga utslag att det är möjligt att identifiera den. Syftet med statistisk processtyrning är att försöka finna så många variationsbidrag som möjligt och eliminera dessa för att minska variationen (Bergman & Klefsjö, 2014).

2.9 Inventering

Att enbart använda sig av inventering för att förbättra noggrannheten vid lagerredovisning är inte tillräckligt. Däremot kan inventering vara en bra början för att identifiera fel och dess orsaker. För att det ska vara möjligt är det väsentligt att inventeringen genomförs korrekt. Det finns olika sätt att räkna lagrets innehåll och det bör eftersträvas att göra det så enkelt som möjligt för att undvika fel.

Direkt räkning: Allt material räknas manuellt för sig en i taget. Denna metod är

tidskrävande och antalet kommer oftast inte vara helt korrekt. Om antalet är mer än 12 bör inte direkt räkning användas. Om denna metod ändå används kan den det underlätta om det sker i samband med att material förflyttas t.ex från en låda till en annan och att

anteckningar görs vid ett fast antal på t.ex 50 eller 100.

Vägning: Precis som det låter så innebär det att materialet vägs. Vägning ger ett väldigt

korrekt värde så länge som mätinstrumenten är rätt kalibrerade och materialet alltid väger

lika mycket.

Sensorer: En pålitlig metod är att använda sig av sensorer. Sensorer är dock ganska komplicerade att sätta upp och det krävs att de placeras så att de kan räkna allt material.

Batchning: Fastställda batchsstorlekar så att det är känt att en låda eller container alltid innehåller lika mycket.

Serier: Att använda sig av serier är den mest effektiva och användbara metoden som bör införas där det är möjligt. Materialet placeras i serier, till exempel i en låda utformad för ett visst antal. Det är då enkelt att se om något saknas.

Konsekvent stapling: Stapla eller packa materialet i bestämda kvantiteter. Är det känt vad en förpackning/stapel innehåller är det enklare att räkna antalet staplar/förpackningar än varje enskild komponent.

(Wild, 2004) 2.10 Materialplaneringssystem

Beroende på hur produktionen ser ut passar olika materialplaneringssystem. Måttet på hur bra ett materialplaneringssystem fungerar är ett resultat av om rätt metoder använts och om de använts på rätt sätt. Till exempel bör en metod som baseras på uträknade ledtider, orderkvantiteter, beställningspunkter, säkerhetslager och orderkvantiteter vara bättre än om den är baserad på erfarenhet. Studier visar dock att många företag baserar sådant som säkerhetslager och orderkvanitet enbart på erfarenhet istället för att använda sig av

matematiska metoder. Jonsson och Mattson såg i sin studie som genomfördes mellan 1993 och 2005 att många produktionsföretag hade ERP-system med möjlighet till att använda automatiska planeringar men att få faktiskt använde sig av det. Det visade sig också att materialplaneringenssystemet inte sågs över särskilt frekvent, oftast en gång per år eller ännu mer sällan. De två viktigaste frågorna i materialplaneringssystem är hur mycket som ska beställas och när materialet ska beställas eller levereras. Det finns flera olika typer av materialplaneringssystem som behandlar dessa frågor på olika sätt (Jonsson & Mattsson, 2008).

Återfyllnadssystem:

I ett återfyllnadssystem kontrolleras lagerpositionen med jämna tidsmellanrum och beställningar görs därefter upp till en viss nivå som är matematiskt beräknad.

Återfyllnadsnivån måste täcka behovet från dess att vi får in en leverans till dess att vi får in nästa. I och med att beställningarna sker periodvis istället för så fort lagret nått ned till en viss nivå krävs det högre lagernivåer.

d = medelefterfrågan per tidsperiod

σ = efterfrågans standardavvikelse per tidsperiod P = antal tidsperioder mellan varje återfyllnad

L = ledtid, tid från beställning till dess varan finns i lager (i antal tidsperioder) T = återfyllnadsnivå

Q = genomsnittlig återfyllnad (genomsnittlig orderkvantitet (var P:te tidsperiod)

𝑇 = 𝑑(𝑃 + 𝐿) + 𝑧𝜎√𝑃 + 𝐿 (Segerstedt, 2009)

Beställningspunktssystem

Beställningspunktsystem är en materialstyrningsmetod som bygger på att material beställs in när lagerpositionen nått ner till en viss nivå. Beställningspunkten baseras på en prognos över förväntad efterfrågan under ledtiden för återanskaffning plus ett säkerhetslager för oförutsägbara efterfrågevariationer. Den förväntade efterfrågan kan bestämmas med utgångspunkt från förbrukningsstatistik, prognoser, eller summerade bruttobehov via nedbrytning från produktionsplaner på slutproduktnivå.

Figur 1 Illustration av grundprincipen för beställningspunktssystem (Jonsson &

Mattson, 2016)

Formeln för att beräkna beställningspunkten är:

𝐵𝑃 = 𝑆𝐿 + 𝐸 × 𝐿 BP = Beställningspunkt SL = Säkerhetslager E = Efterfrågan per period

L = Ledtidens längd i antal perioder.

I teorin sker kontinuerlig inspektion av lagret vid användning av beställningspunktsystem.

Inspektionen sker då i praktiken genom kontroll av transaktioner. Ett alternativ är periodvis inspektion, där lagret t.ex. kontrolleras veckovis och de artiklar som är under

beställningspunkten beställs in. Fördelen är att det går att samla alla beställningar samtidigt

vilket är särskilt fördelaktigt om materialet kommer från samma leverantör, på så sätt kan

ordersärkostnader och transportkostnader minska. Vid periodvis inspektion har i allmänhet

en större förbrukning skett än vid kontinuerlig inspektion, därför läggs ett överdrag på som

motsvarar den extra förbrukningen som skett från beställningspunkten (Jonsson & Mattson,

2016).

Tvålådesystem:

Ett sätt att göra beställningspunkten tydlig visuellt är att använda sig av tvålådesystem.

Med tvålådesystem delas lagret in i två delar eller lådor, A och B. Material tas kontinuerligt från låda A till dess att det är slut. När låda B som motsvarar en beställningspunkt påbörjas beställs också nytt material in. När låda A anländer med nytt material fylls först låda B upp till beställningspunkten och därefter tas material återigen från låda A (Lumsden, 2012).

MRP (materialbehovsplanering):

Utifrån prognostiserade behov på varje slutartikel eller artikel med externt behov görs en produktionsplan. Produkternas strukturuppbyggnad och inrapporterade ledtider används sedan till att beräkna behovskvantiteter och behovstidpunkter för halvfabrikat och delkomponenter. Kvantiteten bestäms ofta genom Wilson-formeln (se nedan) eller lägsta enhetskostnad. Fördelen med MRP är att hänsyn tas till produktstrukturen och dess komponenters beroende av varandra för att tillverka slutprodukten. En nackdel är att små förändringar i ledtider och efterfrågan leder till ständiga omplaneringar för att optimera in och utleverans. För att materialbehovsplanering ska fungera krävs:

• Kontinuerlig uppdatering av produktionsplanen för slutprodukten

• Ett strukturregister för samtliga artiklar som ingår i slutprodukten

• Register över korrekta lagernivåer för samtliga artiklar.

• Ledtider för samtliga egentillverkade artiklar och köpartiklar är kända och tillgängliga i ett register

(Segerstedt, 2009) Wilsonformeln:

𝐸𝑂𝐾 = √ ^2×E×O _L×V

E = efterfrågan per tidsenhet

O = ordersärkostnaden per ordertillfälle L = lagersärkostnaden i procent per tidsenhet V= varuvärde per styck

(Jonsson & Mattson, 2016)

Täcktidsplanering

Täcktidsplanering är ett beställningssystem baserat på tider istället för kvantiteter och kan ses som en förenkling av MRP. Tillverkningsplanen baseras på en viss efterfrågetakt i mängdenhet per produktonsdag. Utifrån tillverkningsplanen, strukturnivåer och ledtider på delkomponenter och inleveranser beräknas sedan efterfrågetakter för alla artiklar.

(Segerstedt, 2009)

3. Metod

I metodkapitlet beskrivs de metoder som använts för att samla in information för att kunna besvara frågeställningarna. Studien är framförallt kvalitativ och har främst använt sig av intervjuer och diskussioner. En inventering har också gjorts och tidigare

inventeringsmaterial har undersökts. Inventeringar samt in- och utleveranser i det

nuvarande affärssystemet har granskats och variationsdiagram har uppförts utifrån det. En variant av benchmarking har genomförts där företag i tillverkningsbranschen intervjuats kring processer som beställning och in- och utleveranser av material.

3.1 Design av studien

Studien har varit både kvalitativ och kvantitativ. Utifrån den första frågeställningen ”hur väl stämmer det redovisade lagersaldot med det verkliga” valdes en kvantitativ

analysmetod. För de två andra frågeställningarna som berörde hur processen kan förbättras och hur det nya systemstödet kan användas valdes istället kvalitativa analysmetoder som intervjuer.

3:2 Datainsamlingsmetod

3.2.1 Hur väl stämmer det redovisade lagersaldot med det verkliga?

För att undersöka hur väl det redovisade lagersaldot stämde genomfördes en

stickprovsinventering på sju olika material. Både material där spill är oundvikligt och material som inte har någon beräknad spill-andel undersöktes. En tidigare inventering på betydligt fler material undersöktes också för att få ett bredare underlag.

3.2.2 Hur kan lagersaldosäkerheten förbättras?

Genom att vara med och genomföra inventeringen skapades en egen erfarenhet för hur den genomförs och svårigheter som kan uppstå vid inventering. Plattner beskriver att en viktig del i att förstå de behov som finns är att själv sätta sig in i situationen och skaffa sig egen erfarenhet (Plattner, e.a.). Elva personer i tillverkningsflödet intervjuades för att få en bild av hur processen går till, ifall de upplever problem och vad de tror kan vara orsaken till att problemen uppstår. Intervjuerna var standardiserade för att möjliggöra jämförelse mellan svaren med blandade strukturerade och semistrukturerade frågor. För vidare insamling av information intervjuades personalen kontinuerligt för att finna svar på frågor som dök upp under arbetets gång. Dessa intervjuer kan kategoriseras som fokuserande intervjuer med hög grad av strukturering och låg grad av standardisering (Patel & Davidson, 2015).

Intervjuer valdes som metod eftersom det snabbt gav information om hur processen ser ut idag, ifall problem märks och vad potentiella felorsaker kan vara. Denscombe (2018) beskriver intervjuer som en lämplig källa för att producera djupgående och detaljerad data och att värdefulla insikter kan fås grundat på information som samlats in från

nyckelpersoner. Intervjuer möjliggör också att informanterna kan dela med sig av åsikter,

och utveckla sina synpunkter och förklara vidare om något är oklart. Intervjuer medför en flexibilitet då vidare frågor kan uppkomma beroende på svaren. Inriktningen på

undersökningen kan därför utvecklas och förändras under arbetets gång. Nackdelar med intervju som metod är att data baseras på vad människor säger, vilket inte automatiskt återspeglar vad som görs. Informationen som fås påverkas också av vilka som deltar i intervjuerna och utformningen av frågorna (Denscombe, 2018).

För att hitta fler potentiella orsaker till felaktigt lagersaldo undersöktes registrerade in- och utleveranser samt inventeringar i systemet. En typ av benchmarking genomfördes i syfte att hitta potentiella förbättringsmöjligheter. Fyra olika företag intervjuades kring hur de

genomför beställningar, ifall de upplever problem med bristande lagerredovisning och hur de redovisar in- och utleveranser. Benchmarking används som en naturlig del i

förbättringsprocessen hos många företag och har visat sig vara en framgångsrik metod.

Xerox som var bland de första att använda sig av benchmarking lyckades förbättra sina processer för lagerhantering och fakturering mycket tack vare metoden (Bergman &

Klefsjö, 2014). Då processen måste vara anpassad för företaget ställdes också frågor angående företagets förutsättningar (se bilaga A).

3.2.3 Hur kan företaget använda sig av det nya systemstöd som ska införas?

Information kring det nya systemstödets funktioner samlades in genom diskussioner med handledaren då det var svårt att få tillgång till information på annat sätt. Diskussionerna utgick från hur företaget planerat att införa det på andra produkter i företaget som inte är lika komplexa som flygplatsskyltarna. Frågor ställdes också baserat på den information som samlats in under övriga frågeställningar.

3.3 Dataanalys

Innan förbättringsmöjligheter genomförs är det viktigt att skapa förståelse för processen. En viktig del i att förstå processen är att kartlägga den. Ett sätt att göra det på är att göra ett flödesschema (Bergman & Klefsjö, 2014). För de tre olika processerna

beställningsprocessen, inleverans av material och utrankning av material har därför

processflödesscheman gjorts baserade på intervjuer, diskussioner och demonstrationer. De strukturerade och standardiserade frågorna från intervjuerna har visualiserats med hjälp utav histogram för att tydliggöra svaren. Med histogram kan man på ett bra sätt illustrera hur en mätstorhet varierar (Bergman & Klefsjö, 2014). Paretodiagram användes också för att visualisera vissa frågor och för att undersöka vilka faktorer som personalen ansåg troligast orsaka brister i lagersaldoredovisningen (Bergman & Klefsjö, 2014). Hur differensen mellan det inventerade antalet och det redovisade antalet varierat över tiden redovisades med variationsdiagram.

3.4 Validitet, reliabilitet och generaliserbarhet

Validitet och reliabilitet handlar om hur bra metoden fungerat för att svara på

frågeställningarna. Validitet anger om metodvalet är passande för att besvara

frågeställningarna, medan reliabilitet anger om metoden använts på rätt sätt.

Generaliserbarheten anger hur generell och tillämpbar studien är inom andra områden och organisationer. (Patel & Davidson, 2015)

Validitet

För att kunna belysa ett problemområde är det viktigt att samla in data (Bergman & Klefsjö, 2014). Dataunderlag från tidigare inventeringar samt egen inventering har därför varit grundläggande för att visa på problemets storlek. Intervjuer observationer och egen erfarenhet är också tre viktiga delar för att kunna sätta sig in i kundens situation och förstå vilka behov som finns (Plattner, e.a.). För att förstå processerna och hur de kan förbättras för de interna kunderna har intervjuer, observationer och den egna inventeringen varit värdefull. Intervjuer är en bra metod för att från nyckelpersoner insamla djupgående och detaljerad data (Denscombe, 2018). Relevant information om hur processerna går till och tänkbara orsaker till fel har tack vare intervjuer och demonstration insamlats. För att öka validiteten hade mer genomgående inlärning i hur både det nya och aktuella systemet varit värdefullt. Validiteten hade också ökat om den egna erfarenheten av processerna ökat genom att studenten själv arbetat i processerna och mer djupgående studerat hur operatörerna arbetar.

Reliabilitet

För att öka reliabiliteten intervjuades flera personer som var inblandade i produktionsflödet och de olika processerna. Intervjufrågorna som ställts har granskats av handledare och ämnesgranskare och frågornas relevans har diskuterats. Intervjuerna har spelats in vilket rekommenderas för att få en fullständig dokumentation (Denscombe, 2018). Det

möjliggjorde också större fokus på intervjun. Vid osäkerhet har frågor upprepats och diskuterats. De som svarat på frågor vid benchmarking har varit logistik eller

kvalitetsansvariga och därmed haft kunskap om företagets processer. För att öka reliabiliteten borde företag som haft mer liknande förutsättningar undersökts.

Generaliserbarhet

Bristande lagersaldosäkerhet är ett problem som finns bland flertalet producerande och distribuerande företag. En studie kring hur lagersaldosäkerheten kan förbättras är därför relevant inom flera områden. Orsakerna till bristande lagersaldosäkerhet kan dock variera för olika typer av företag. Skillnaderna kan till exempel bero på typ av tillverkning, andel material och vilka system som redan används för registrering. Studien som genomförts kan framförallt ge ett underlag för hur företag som använder sig av backflushing samt har liknande produktion och förutsättningar kan förbättra sin lagersaldosäkerhet. Även andra företag som har någon typ av lagerhållning kan applicera vissa av förbättringsförslagen.

3.5 Etiska ställningstaganden

Nyttjande kravet: Företaget har innan arbetet fått skriva under att arbetet får göras

tillgängligt för allmänheten. Handledaren har också innan inlämning granskat och godkänt

arbetet. De anställda som intervjuats har informerats om syftet med examensarbetet och att

deras medverkan är frivillig. De företag som intervjuats för benchmarking har innan

intervjun informerats om examensarbetet och dess syfte och godkänt sin medverkan och

publikation av materialet.

4. Empiri

I empirikapitlet presenteras insamlad data från intervjuer och inventeringar under varje frågeställning. Här presenteras tabell från den egna inventeringen och tabell från tidigare inventering med uträknad procentandel differens i lager jämfört med redovisat lager. För att visa på variationen vid inventeringar har variationsdiagram uppförts. Processflödesschema har gjorts utifrån intervjuerna för att förstå hur processerna går till idag och var fel kan uppkomma. Utifrån intervjuerna och undersökningar i affärssystemet presenteras nio olika potentiella orsaker till felaktigt lagersaldo. En sammanfattning av den information som varit relevant utifrån benchmarkingen presenteras. Genom diskussion med kvalitetsansvarig har förslag på hur Mapaz kan komma att användas diskuterats.

För mer information om olika delkomponenter till flygplatsskyltarna och hur de tillverkas se bilaga A. Skyltarna kan ha olika storlek och färg, alla skyltar består därför inte av exakt samma artiklar.

4.1 Hur väl stämmer det verkliga lagersaldot med det redovisade?

I intervjuerna framgick det att de som av någon anledning tittar på lagersaldot i affärssystemet har märkt av att det inte alltid stämmer med det fysiska. Den

stickprovsinventering som genomfördes under examensarbetet (se tabell 1) och den tidigare inventering som genomförts av företaget (se tabell 2) ger en indikation på hur väl

redovisningen stämmer.

I tabellerna nedan redovisas bara några av de material som skyltarna består av. Det finns 145 artiklar redovisade i artikelgruppen som tillhör slutprodukten flygplatsskyltar. Några av dessa är dock inte längre aktuella och har därför lagersaldot 0. Fler artiklar från inventering visas i bilaga C.

Tabell 1 Stickprovsinventering av sju olika material Artikel

nr. Artikelbenä

mning I

redovi sat lager

Enh Råvarul

ager PIA Invente rat antal

Differ

ens Differ ens i

% 13982 Frangible

Coupling 2,2

588,00 St 846 258 44%

2105- 30011

Nordisk brytfot 2,6

144,00 St 63 -81 -56%

21- 2000- 82

PC 2.0 ANTIREFLE X

2 112,36

M2 2125,5 108 * 1,3

2266 154 7%

23- 4000- 41

4 mm PMMA (Akryl) CAST Clear

978,51 M2 275 364 *

1,3

748,0 -231 -24%

40- ST5,5x25, 4 St <2000 <- -57%

6025- 00

800010 656,00 2656

800014 E-cell Epdm 9x4 svart 125 m

-4 743,90

M 1365 6109 -129%

100010 OSRAM LFP2000-G3- 840-04

931,10 M 545 475*1

,15

1091,2 5

160,15 17%

Tabell 2 Urval från inventering genomförd av företaget 2019-02-28 Art nr. Artikelbenämning Lageranta

l Inventera

t antal Differen

s i antal Differen s i %

00040511 Emballage-stor -8 10 18 -225%

100006 Aluminiumplåt

3000x834x1,5 mm vit 1467,23 2731 1263,77 86%

100007 Aluminiumplåt 3000x1500x1,5 vit

915,79 1404 488,21 53%

100008 OSRAM LED LF06P2- W4F-840-P

-842,68 0 842,68 -100%

100009 Alustrip t=1, b =12 mm.

m EPDM list

-11139,1 0 11139,1 -100%

100010 OSRAM LFP2000-G3- 840-04

499,6 1058 558,4 112%

19216 Bird protection pegs 33 53 20 61%

21-2000-82 PC 2.0 ANTIREFLEX 1462,818 1727,99 265,172 18%

23-4000-41 4 mm PMMA (Akryl) CAST Clear

-150,645 589 739,645 -491%

369869 FAA profil U anod 2345,33 2405,3 59,97 3%

40-6025-00 ST5,5x25, 800010 2434 4500 2066 85%

40-6040-00 ST5,5x38 4932 3500 -1432 -29%

469867 FAA profil Around anod 1269,14 2071,3 802,16 63%

469868 FAA profil topp anod 3048,83 3562,9 514,07 17%

I bilaga D visas variationsdiagram på de senaste inventeringarna för några av materialen. I tabell 3 visas ett urval av variationsdiagrammen. De material som redovisas är nordisk brytfot, profiler, akryl, polykarbonat och ledlister. (På allt material utom brytfötterna läggs även en beräknad andel spill på vid utregistrering av material.) Variationsdiagrammen visar inte på någon tydlig trend utan för alla material kan det både vara mer och mindre i lagret vid inventering.

-100 -50 0 50 100 150 200

5/18/17 9/8/17 12/14/17 6/30/18 11/26/18 2/27/19

FAA profil U anod (m)

-30 -20 -10 0 10

6/30/17 9/11/17 12/15/17 6/30/18 11/26/18

Nordisk brytfot 1,6 (st)

-1000 -500 0 500 1000

6/7/17 6/30/17 12/15/17 6/30/18 11/28/18 2/27/19

Akryl (m

²

)

Figur 2 Urval av variationsdiagram över inventering

4.2 Hur kan lagersaldosäkerheten förbättras?

4.2.1 Hur ser processerna ut idag?

I bilaga E, F och G kan vi se hur processerna för beställning, inleverans och utleverans av material ser ut. Majoriteten av beställningarna till flygplatsskyltarna sköts av teamledaren, vissa material köps dock in av inköpsansvarig. De material som köps in av inköpsansvarig köps in kontinuerligt efter uppskattat behov medan allt övrigt material köps in när det märks att det behövs. Som det ser ut idag stämmer systemet allt för dåligt med verkligheten vilket innebär att det inte går att förlita sig på det för att se vad som behöver beställas in.

För att enklare försöka hålla reda på vad som behöver beställas in används

projektplaneringsappen Trello. Applikationen används som en virtuell postit-tavla där operatörerna kan skriva upp om de ser att något material håller på att ta slut. Det är dock idag inte helt tydligt på alla material när de ska skrivas upp. Det finns heller inga fastställda rutiner för när material ska beställas in.

Beställningar görs i huvudsak i affärssystemet Visma. Beställningen syns då i systemet och gör det möjligt att matcha mot följesedel när materialet levereras. När leveransen kommer in skrivs följesedelns nummer och det antal som levererats in i Visma. Det som beställs utanför Visma ska läggas in i systemet manuellt. Ibland levereras ordern i delordrar och restnotering ska då göras. Vissa material beställs i en annan enhet än leverantören anger, lageransvarig måste då manuellt räkna om till den enhet som företaget använder sig av.

För att redovisa det material som tas ur lagret använder sig SweProd av backflushing. (Se bilaga G) För de olika typerna av skyltarna har beräkningar gjorts på andelen material i produktstrukturen. För de material som genererar spill vid tillverkning har en procentsats lagts till. Denna andel har räknats ut genom att jämföra hur mycket som tillverkats och hur mycket lagret minskat. När en order är klar faktureras den och de material som den

beräknats bestå av + beräknad spill-andel. Det händer att det blir fel i produktionen och material måste kasseras. Oftast gäller det akryl och polykarbonat, dessa två material görs det då manuella utleveranser på, övriga material registreras inte. Eftersom backflushing används vid utleverans är det okänt vilket material som finns tillgängligt i lager och vilket som är i produktion (PIA). För att redovisa andelen material som finns tillgängligt

-1500 -1000 -500 0 500

5/19/17 6/7/17 6/30/17 12/11/17 6/28/18 11/28/18 2/27/19

Polykarbonat (m

²

)

redovisar systemet hur mycket material som är uppbokat för order och vid vilken order det beräknas ta slut. Som tidigare nämnt går det dock inte att förlita sig på att systemet

redovisar vad som faktiskt finns i lager.

Inventering genomförs olika ofta beroende på material men ungefär 1-4 gånger om året.

Vid inventering beräknas både det som finns tillgängligt i lager och det som är i PIA. Det innebär att de olika storlekarna på delkomponenter som akryl, budskap, profiler och plåt måste räknas och adderas. Andelen PIA kan vara ganska stor då produktionen av

delkomponenter ligger cirka en vecka före monteringen för att undvika brister.

4.2.2 Potentiella orsaker till felaktigt lagersaldo

Vid intervjuerna framgick det att de som av någon anledning tittat i systemet har sett att lagersaldot inte stämmer. Det visar sig också att det kan vara både mer och mindre i det fysiska lagret än vad systemet säger. Detta innebär att det inte bara är problem med att kassation i produktion inte registreras. Utifrån intervjuerna, vidare diskussion med fler anställda och undersökningar i systemet framgick ett antal potentiella orsaker till felaktigt lagersaldo.

1. Material rankas inte in

2. Material rankas in två gånger, både manuell inleverans och med leveransföljesedel 3. Materialet rankas in med fel kvantitet eller fel enhet

4. Material rankas inte ut ur systemet, när extra material hämtas 5. Material rankas ut med fel enhet

6. Visst material förväxlas

7. Spill förekommer på material utan att det är något som finns med i beräkningarna 8. Andelen material som rankas ut stämmer inte med verkligheten

9. Materialet har registrerats fel vid inventering Vid inrankning:

Material rankas inte in – Det är bråttom när materialet kommer in och det behövs i produktionen vilket kan få följden att material packas upp utan att det registrerats och leveransföljesedeln kommer bort. Material rankas in två gånger, både manuell inleverans och med leveransföljesedel – Det har förekommit att både manuell inleverans och

leveransföljesedel registrerats. Materialet rankas in med fel kvantitet eller fel enhet – Vissa material ska räknas om till en annan enhet, det skulle här kunna vara möjligt att räkna fel.

Vid utrankning:

Material rankas inte ut ur systemet, när extra material hämtas – När det blir fel produktionen och delkomponenter måste göras om finns det en risk att det inte alltid registreras. Det skulle också kunna vara så att det inte är rätt andel som registreras om spill andelen inte läggs till. Material rankas ut med fel enhet – När manuella utleveranser görs för att det hämtas extra material är det möjligt att det skulle kunna göras med fel enhet.

T.ex. st istället för m. Detta observerades en gång i systemet. Visst material förväxlas – Brytfötter är en komponent som skulle kunna förväxlas då det finns i flertalet olika storlekar. Storleken står dels på lådan där brytfötterna packas och på varje enskild brytfot.

Texten är dock ganska liten och storleksskillnaderna är knappt märkbara. Det har under

att sortera lådorna i storleksordning i lagret. Spill förekommer utan att det är något som finns med i beräkningarna t.ex. skruvar, lock till ellådor och brytfötter. - Det beräknas en viss andel spill på profiler, akryl, polykarbonat, ledlister och plåt men det finns en risk att det finns fler material som slängs i produktion. Skruvar, lock till ellådor och brytfötter är exempel på material som ibland kasseras utan att det registreras. Andelen material som rankas ut stämmer inte med verkligheten – Det har gjorts beräkningar på hur mycket material som skyltarna består av. Om beräkningarna inte är helt korrekta rankas för lite eller för mycket material ut för varje skylt. Vid en snabb kontroll av tre olika material visade det sig att ett av materialen inte stämde helt. De skulle också kunna vara så att den beräknade andelen spill inte stämmer helt. Beroende på vilka skyltar som tillverkas varierar andelen spill. Den beräknade andelen spill är därför endast ett genomsnitt vilket gör att det är omöjligt att beräkna den exakta andelen material som gått åt. Vissa material har ett stort negativt värde i det redovisade lagersaldot. Anledningen är att materialet har bytts ut mot ett annat men fortfarande rankas ut. Efter att ha fått reda på vilket material som ersatt vissa av artiklarna undersöktes ifall det andra materialet hade ett stort positivt lagersaldo. Det visade sig dock att båda materialen rankas ut. Förmodligen har det nya materialet lagts till utan att det gamla tagits bort. För ett av materialen skedde utrankning dock på olika datum men under samma period. En potentiell orsak skulle kunna vara att det nya materialet inte lagts till i alla produkstrukturer i systemet, detta har dock inte kontrollerats.

Vid inventering:

Har registrerats fel vid inventering – Då både råvarulager och PIA beräknas vid

inventering krävs det mycket manuell räkning där den mänskliga faktorn kan spela in. För de material där spill förekommer bör också den procentsats som sedan dras bort läggas till på dessa material vilket i dagsläget inte görs.

Främsta orsaker:

Nio anställda fick svara på frågan om vilka tre orsaker de trodde var de främsta

anledningarna till att redovisningen är inkorrekt. Det ska tilläggas att ingen ansåg att det var

ett självklart val. Paretodiagrammet (se figur 2) visar hur många röster varje potentiell

orsak fick. De orsaker som de anställda som intervjuades antog vara de främsta orsakerna

var Material rankas inte ut ur systemet, när extra material hämtas och Spill förekommer på

material utan att det är något som finns med i beräkningarna

Figur 3 Paretodiagram över potentiella orsaker till felaktigt lagersaldo 1. Material rankas inte in

2. Material rankas in två gånger, både manuell inleverans och med leveransföljesedel 3. Materialet rankas in med fel kvantitet eller fel enhet

4. Material rankas inte ut ur systemet, när extra material hämtas 5. Material rankas ut med fel enhet

6. Visst material förväxlas

7. Spill förekommer på material utan att det är något som finns med i beräkningarna 8. Andelen material som rankas ut stämmer inte med verkligheten

9. Materialet har registrerats fel vid inventering

Utbildning:

De som registrerar i Visma har blivit visade hur man gör en gång men inte fått någon direkt utbildning i affärssystemet. Det är möjligt att någon utförligare utbildning inte behövs men det finns också en risk att omedvetna misstag görs till följd av att det saknas en

helhetsförståelse för systemet. Idag får operatörerna fråga om det råder oklarheter men det sker ingen uppföljning kring huruvida de gör rätt eller inte.

4.2.3 Sammanställning av intervjuer från benchmarking

I benchmarkingen ställdes frågor kopplade till processerna beställning och registrering av

inleverans och uttag ur lagret. För att undersöka möjligheten att implementera delar av

processerna i SweProds verksamhet ställdes också frågor angående spill i produktion och

variationen på material. De frågor som ställdes visas i bilaga A. De olika företag som

benchmarkingen genomfördes på hade väldigt olika förutsättningar. De företag som

jämfördes var Autoliv, PEAB, Cementa och ett tillverkningsföretag av