Indikator Beskrivning av genomförda insatser och analys Utfall i mått rapporteras av
Mått Utfall
2017 Utfall
2018 Utfall
kvinnor Utfall män
Sjukfrånvaro Kulturförvaltningens sjukfrånvaro 2018 var 4%. Sjukfrånvaron har ökat något sedan föregående år. sjukfrånvaron ligger fortsatt markant lägre än vad den gör för Malmö stad som helhet. Enligt sjukfrånvaroredovisningen 2017 var Skåne läns medeltal för sjukfrånvaro 6,6% och kulturförvaltningens nivå 2018 kan i relation till detta anses låg.
Kvinnors sjukfrånvaro ligger stabilt medan männens har ökat. Chefers frånvaro ligger lägre i år än föregående år. Både kort- och långtidsfrånvaro har minskat men nedbrutet ytterligare kan ses att frånvaro överstigande 91 dagar har ökat.
Åtgärder vidtagna under 2018:
• Under hösten har samtliga chefer, vid flertalet tillfällen, erbjudits att boka tid med HR under ”öppet hus” för rådgivning i sina respektive
rehabiliteringsärenden. Detta i syfte att stötta cheferna i det systematiska arbetet med rehabilitering och sjukfrånvaro.
• För att stärka frisknärvaron och bibehålla en låg sjukfrånvaro har förvaltningen på olika sätt arbetat hälsofrämjande under 2018. Exempel på aktiviteter som gjorts är flertalet insatser i samarbete med
företagshälsovården, utvecklingsdialoger och deltagande i forskningsprojektet
”Stick-ut”. Arbetet kommer att fortgå under 2019.
(Kulturnämnden)
Stadskontoret Sjukfrånvarovolym
(Kulturnämnden) 3,8% 4% 4,5% 3,2%
Sjukfrånvaro, antal kalenderdagar per medarbetare (Kulturnämnden)
14 14 17 12
Chefstäthet Chefstätheten har ökat sedan föregående år. Förvaltningen har vid årets slut totalt 56 chefer vilket medför en ökning med 8 chefer sedan 2017. En majoritet av dessa har 10 medarbetare eller färre, 23 av dem har 11–25 medarbetare och ett par har fler
medarbetare än så. Kulturförvaltningen hade i snitt 509 anställda 2018 vilket genererar ett medeltal på tio medarbetare per chef vilket är en förbättring sedan föregående år.
Förvaltningen kommer fortsätta sin strävan att nå målet avseende antal medarbetare per chef (20 st). Arbetet väntas bidra till goda förutsättningar för en hållbar arbetssituation för förvaltningens chefer.
(Kulturnämnden)
Stadskontoret Genomsnittligt antal medarbetare per chef
(Kulturnämnden)
12,1 10 11 9
Pensionsålder Under året har 11 medarbetare gått i pension.
(Kulturnämnden)
Stadskontoret Faktisk pensionsålder (Kulturnämnden)
66 66 66 65
Personalomsättning Kulturförvaltningen hade i snitt 509 anställda 2018. Det är en ökning med drygt 40 medarbetare jämfört med 2017, varav 28 kvinnor och 16 män. 2017 tillsvidareanställdes ett stort antal nya medarbetare på förvaltningen, varav de flesta under våren. Detta var till
Stadskontoret Förvaltningens personalomsättning (Kulturnämnden)
5,4% 6% 8% 4%
stor del en följd av den omorganisation som då genomfördes i Malmö stad.
Sammanfattningsvis genererar detta en personalomsättning på 6,3% vilket är en ökning med knappt en procentenhet sedan förra året. Utfallet är betydligt lägre än för staden som helhet och den marginella ökningen som skett sedan föregående år ser
förvaltningen som positiv. Det är fortsatt en högre omsättning bland kvinnor än män.
(Kulturnämnden) HME Hållbart
medarbetarindex Resultatet visar på en marginell minskning av det totala HME index. Förvaltningen har av tradition en hög svarsfrekvens och så även i år, än om den sjunkit något (från 90 % till 89
%). Resultaten för undergrupperna håller sig relativt stabila jämfört med föregående år, än om index för styrning och motivation sjunkit något.
I undergruppen ledarskap har det totala index ökat från 78,4 till 79,0. Sett två år tillbaka har detta index ökat från 76,0 vilket kan tyckas vara en nämnbar positiv utveckling. En sammanställning av årets medarbetarenkät visar att kulturförvaltningens medarbetare upplever sitt arbete som meningsfullt. Det nära ledarskapet tycks också uppskattas av en stor del av medarbetarna. Ett område som upplevs behöver förbättras är hur
arbetsplatsensmål följs upp och utvärderas.
Åtgärder vidtagna under 2018:
• Med anledning av att förvaltningens index för styrning har legat lägst av de tre områdena och fortsatt gör så, både på avdelnings- och förvaltningsnivå, har det övergripande arbetet med att ta fram och implementera en tydligare målstyrningsprocess fortsatt
• En mall för verksamhetsplanering och uppföljning har tagit fram för 2019.
Målet är att den, tillsammans med andra insatser, ska leda till större tydlighet i verksamheterna och därmed ge positivt utslag på nästa års medarbetarenkät.
(Kulturnämnden)
Stadskontoret Totalindex
(Kulturnämnden) 77 76
Delindex Motivation
(Kulturnämnden) 79 77
Delindex Ledarskap
(Kulturnämnden) 78 79
Delindex Styrning
(Kulturnämnden) 74 73
Delade turer Förvaltningen har inga arbetsplatser med delade turer. På kulturförvaltningen finns, förutom arbetstidsförläggning enligt schema så kallad flexibel arbetstid. En flexibel arbetstid är en friskfaktor vilken förebygger stress i och med en ökad möjlighet för medarbetarna att skapa balans i arbetsbelastningen och att få ihop vardagspusslet. I dagsläget har i princip alla förvaltningens verksamheter infört flexibel arbetstid.
(Kulturnämnden)
Förvaltningen Antal förekomster
(Kulturnämnden) 4 0
Anmälda tillbud Förvaltningens medarbetar- och besöksrelaterade avvikelser har rapporterats i Agera.
Dessa inkluderar såväl arbetsmiljö som säkerhet. Under 2018 har totalt 203 avvikelser rapporterats. Av dessa har 113 stycken klassificerats som tillbud. Tillbuden som
Förvaltningen Totalt antal anmälda tillbud (Kulturnämnden)
97 113
Elolycka, brand, 0 1
rapporterats har handlat om en rad olika avvikelser, exempelvis stökiga besökare, utlösta brandlarm, och allergier. .Avdelningen Biblioteken i Malmö (BiM) är ansvarig för en klar majoritet (138 st) av de avvikelser som rapporterats under året. Efter dialog som förts med medarbetare på BiM framgår att avvikelser oftast kan härledas till högljudda, utåtagerande och stökiga biblioteksbesökare vilket genererar en upplevd otrygghet.
Kommentar angående avvikande resultat jämfört med förra året: Antalet tillbud som rapporterats till följd av psykoosociala orsaker är väsentligt lägre än föregående år. Enligt vad som kan tas fram ur statistiken för 2018 har inga tillbud av denna typ rapporterats.
Åtgärder vidtagna under 2018 (gäller även för området arbetsskador):
• För att öka kunskapen kring hur avvikelser ska rapporteras och handläggas har samtliga chefer erbjudits genomgång i Agera under hösten.
• Ett tydliggörande informationsmaterial för chefer har tagits fram vilket syftar till att vara ett stöd vid handläggning av rapporterade avvikelser.
• En del av bristerna, exempelvis behovet av tydligare riktlinjer för
klassificeringar, behöver hanteras på central nivå varpå de kommunicerats med stadskontoret och arbetsmiljöprocessgruppen
• Från och med januari 2019 kommer avvikelser som rör besökare att rapporteras på annat sätt i syfte att särskilja rapporter som rör medarbetare och besökare åt
• Med anledning av de utmaningar som råder på BiM vilka redogjorts för ovan har ett antal åtgärder vidtagits eller planeras att vidtas. Ett antal av dem har arbetats fram i samarbete mellan BiM och avdelningen för lokalsamordning och säkerhet. Planerade åtgärder är bland annat utbildningar i agerande vid hot och våld och upprättande av handbok för hantering av stök och våld.
(Kulturnämnden)
explosion, sprängning (Kulturnämnden) Kemisk/biologiskt ämne
(Kulturnämnden)
0 1
Smitta
(Kulturnämnden) 0 5
Fall
(Kulturnämnden) 1 9
Påstötning av föremål
(Kulturnämnden)
0 2
Maskin, rörelse i föremål
(Kulturnämnden)
0 2
Fallande föremål
(Kulturnämnden) 1 5
Hantering av föremål (egen) (Kulturnämnden)
0 0
Person
(Kulturnämnden) 16 1
Djur
(Kulturnämnden) 1 1
Fysisk belastning
(Kulturnämnden) 0 0
Psykosociala orsaker
(Kulturnämnden)
30 0
Psykisk chock
(Kulturnämnden) 7 11
Hot, rån
(Kulturnämnden) 7 6
Snedtramp, feltramp (Kulturnämnden)
0 0
Fordonsolycka 0 0
(Kulturnämnden) Ergonomiska faktorer
(Kulturnämnden)
0 0
Buller
(Kulturnämnden) 0 0
Fysikaliska faktorer
(Kulturnämnden) 0 1
Övriga anmälda tillbud
(Kulturnämnden)
34 75
Anmälda
arbetsskador Under 2018 har totalt 203 avvikelser rapporterats och av dessa har 15 stycken klassificerats som arbetsskador. Av de 15 arbetsskador som rapporterats har 10 klassificerats som arbetsolycka, tre som olycka till eller från arbete och en som arbetssjukdom. Exempel på arbetsskador som rapporterats är fallolyckor, kläm- och skärskador, cykelolyckor och allergisk reaktion.
Åtgärder vidtagna under 2018:
Se kommentar under avsnitt "Anmälda tillbud".
(Kulturnämnden)
Förvaltningen Totalt antal anmälda arbetsskador (Kulturnämnden)
12 15
Allvarlig arbetsolycka (Kulturnämnden)
0 1
Arbetsolycka
(Kulturnämnden) 10 10
Allvarligt tillbud utan personskada (Kulturnämnden)
0 2
Olycka som skett på väg till eller från arbetet
(Kulturnämnden)
1 3
Dödsfall på grund av arbetsolycka (Kulturnämnden)
0 0
Dödsfall på grund av arbetssjukdom (Kulturnämnden)
0 0
Arbetssjukdom
(Kulturnämnden) 1 1
Företagshälsovård Kulturförvaltningen har avtal om företagshälsovård med Feelgood. Företagshälsovårdens tjänster har 2018 nyttjats till ett värde av 680 tkr vilket är en ökning med cirka 140 tkr sedan 2017.Vidare kan ses att 51% av insatserna varit förebyggande och 45% varit
Förvaltningen Genomsnittlig kostnad per medarbetare (genom alla
962 1 336
efterhjälpande. Samtliga rehabiliterande insatser som Feelgood involverats i har varit på individnivå medan de förebyggande till största del har varit på gruppnivå. Positivt är att en del insatser (4%) även gjorts inom det främjande området, detta på gruppnivå. De tjänster som nyttjats på gruppnivå kan till stor del härledas till förvaltningens arbete mot sexuella trakasserier. Feelgoods tjänster har övervägande nyttjats av kvinnliga
medarbetare (81%). Fördelat per ålder kan ses att tjänsterna till största del nyttjats av medarbetare i ålder 40–49 år. De yngre medarbetarna (18–29 år) är den grupp som i minst utsträckning nyttjat tjänsterna.
Åtgärder vidtagna under 2018:
• Dialog mellan HR-avdelningen och Feelgood har inletts om hur samarbetet kunnat bedrivas mer förebyggande och främjande, särskilt på individnivå.
• I början på 2019 planerar förvaltningen att börja använda Feelgoods webbportal för beställning av tjänster. Denna väntas öka effektivitet och säkerhet och bidra till ökad smidighet i samarbete och av granskning av fakturor samt bättre förutsättningar till uppföljning av beställda tjänster.
• Befintligt avtal har förlängts t.o.m. 2019-12-31. Ny upphandling kommer att göras under 2019.
• Med anledning av det omtalade #Metoo-uppropet anordnades, av kulturförvaltningen tillsammans med företagshälsovården, en halvdagsutbildning för alla medarbetare i kulturförvaltningen.
• Förvaltningen, i samarbete med företagshälsovården, öppnade i samband med detta även en telefonrådgivning vilken var öppen vid fem tillfällen. Syftet var att ge stöd och råd i fall en upplevde sig utsatt för sexuella trakasserier.
Inga samtal inkom. Satsningen har bidragit till lärande och
kompetensutveckling i organisationen samt till målet om en jämställd och inkluderande arbetsplats.
(Kulturnämnden)
medarbetare i förvaltningen) (Kulturnämnden) Totalkostnad företagshälsovård (Kulturnämnden)
542 000 680 000
Kostnad främjande och förebyggande (Kulturnämnden)
140 118 347 000
Kostnad efterhjälpande (Kulturnämnden)
401 501 333 000
