Kravspecifikation. LOV-Hemtjänst TI

(1)

Kravspecifikation

LOV-Hemtjänst

TI 2011-1093

(2)

Telge Inköp AB Tel vxl 08-550 220 00 Org.nr 556770-1437

Box 633, 151 36 Södertälje Fax 08-550 220 05 Säte i Södertälje

Besöksadress www.telge.se

Storgatan 42, Södertälje

1. Kravspecifikation...4

1.1 Grundläggande krav på uppdraget ...4

1.1.1 Utgångspunkt för hemtjänst i Södertälje kommun... 4

1.1.2 Värdighetsgaranti ... 4

1.2 Verksamhetens innehåll...4

1.2.1 Fördjupad beskrivning av vissa insatser inom hemtjänst... 5

1.2.2 Rutiner vid nyckelhantering och privata medel... 7

1.3 Begränsningar ...8

1.4 Personal och krav på kompetens ...8

1.4.1 Tillgänglighet ... 8

1.4.2 Kompetens och erfarenhet hos verksamhetschef... 9

1.4.3 Personal, omfattning, utbildning... 9

1.4.4 Personal övrigt... 10

1.5 Underleverantörer...11

1.6 Kvalitet...12

1.6.1 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2011:9)... 12

1.6.2 Fördjupad beskrivning av vissa områden inom det systematiska kvalitetsarbetet... 12

1.7 Dokumentation ...13

1.8 Samverkan ...13

1.9 Uppföljning...14

1.9.1 Publicering av åtaganden och uppföljningsresultat... 15

1.10 Information och marknadsföring ...16

1.10.1 Information ... 16

1.10.2 Marknadsföring... 16

1.11 Informationsmöten ...16

1.12 Krav vid utförandet av vård och omsorg i ordinärt boende...17

1.12.1 Basala hygienrutiner... 17

1.12.2 Hälso- och sjukvård ... 17

1.12.3 Rehabilitering ... 17

1.12.4 Tekniska hjälpmedel... 17

1.13 IT och IT-system...17

1.14 Genomförandeplan...18

1.15 Förvaring av dokumentation efter avslutad insats...18

(3)

1.16 Överlämnande av dokumentation vid byte av leverantör...18

1.17 Beställning, bekräftelse och byte av leverantör...18

1.17.1 Informationsskyldighet om förändring av biståndsbehov inklusive tidsbedömning ... 19

1.17.2 Telefax ... 19

1.17.3 Byte av leverantör ... 19

1.18 Leverantörens möjligheter att erbjuda tilläggstjänster...20

1.19 Ersättning till leverantör...21

1.19.1 Beställd och utförd tid ... 21

1.19.2 Rapportering och avvikelser... 21

1.19.3 Elektroniska rutiner... 22

1.20 Brukarens avgift...22

1.21 Krisberedskap ...22

(4)

1. Kravspecifikation

Med uppdragsbeskrivning (kravspecifikation) avses krav och omfattning på den tjänst som Södertälje kommun upphandlar.

1.1 Grundläggande krav på uppdraget

Verksamheten skall utföras i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, sekretesslagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen,

arbetsmiljölagstiftning, meddelarfrihet och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar.

Verksamheten skall även bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd.

1.1.1 UTGÅNGSPUNKT FÖR HEMTJÄNST I SÖDERTÄLJE KOMMUN

Leverantören skall ha ingående kännedom om omvårdnad, omsorg och service. Vidare skall leverantören vara väl insatt i de styrdokument som gäller för verksamheten, till exempel gällande lagar, äldreomsorgsnämndens och omsorgsnämndens mål, policies, riktlinjer och de instruktioner och rutiner som gäller vid utförande av hemtjänst i Södertälje kommun. Se bilagor samt www.sodertalje.se.

Leverantör skall redovisa hur ovanstående krav uppfylls i svarsformulär

1.1.2 VÄRDIGHETSGARANTI

Kommunen kommer att fastställa en lokal värdighetsgaranti, utifrån Socialstyrelsens vägledning, för hemtjänsten. Leverantören skall förbinda sig till att uppfylla kommande värdighetsgarantier. Ingen särskild kompensation kommer att utgå för detta.

1.2 Verksamhetens innehåll

Leverantören skall kunna utföra samtliga hemtjänstinsatser inklusive larmutryckning och larmåtgärder i ordinärt boende och särskilt boende i form av servicehus, mellan klockan 07.00 och 22.00 under årets alla dagar.

(5)

De insatser som ryms inom begreppet hemtjänst syftar till att underlätta den dagliga

livsföringen i den egna bostaden och därigenom underlätta kvarboende. Utförarkontor skall finnas där verksamheten utgår ifrån, inom Södertälje kommun, och där bland annat

dokumentation sker och där nycklar till de enskilda brukarna förvaras. Leverantören ansvarar för att Beställaren har aktuella uppgifter om utförarkontoret som leverantören använder sig av för uppdraget.

Insatserna ges i form av:

• Serviceinsatser

• Personlig omvårdnad

• Trygghetslarm

• Ledsagning

• Avlösning i hemmet

• Matdistribution

Brukaren kan byta ut beviljade serviceinsatser mot någon annan icke biståndsbedömd insats, förutsatt att den utförs inom tidsramen för beviljad insats. Gäller endast brukare över 65 år.

Se informationsbrev avseende ökat brukarinflytande, daterad 2011-10-11

1.2.1 FÖRDJUPAD BESKRIVNING AV VISSA INSATSER INOM HEMTJÄNST Service

• Praktisk hjälp med hemmets skötsel (ex. städ, disk, tvätt)

• Inköp

• Post – bankärenden

• Tillredning av enklare måltider

• Distribution av matlådor från leverantörens hemtjänstlokal

• Promenadstöd

Personlig omvårdnad (för att tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov)

• Äta, dricka

• Klä sig

• Förflytta sig

• Sköta personlig hygien

• Insatser för att bryta isolering

• Känna trygghet och säkerhet i hemmet

(6)

• Telefontjänst

• Tillsyn

Städning

Exempel på städning som kan ingå i den beräknade tiden: dammsugning, avtorkning av golv, diskbänk, kylskåp, kakel i kök och badrum. Brukaren tillhandahåller funktionsduglig

städutrustning. Leverantören kan efter brukarens godkännande använda egna städredskap eller städprodukter utan tillkommande kostnad för brukaren.

Mat och måltidssituationen

Kommunen anlitar Bergviks produktionskök. I de fall köket inte levererar matlådor direkt till brukaren, skall leveransen ombesörjas av leverantören. För detta ska leverantörens

hemtjänstlokal utrustas med kylskåp för förvaring av kyld mat. Maten skall hanteras på ett livsmedelshygienisktsäkert sätt. Det innebär bland annat att kylskåpet enbart får användas till brukarnas matlådor.Leverantören skall registrera sin anläggning (kylskåp/frys) hos den lokala myndigheten för livsmedelskontroll innan kontraktsskrivning. För företag inom Södertälje skall detta ske hos Miljökontoret. Brukarens behov kan även tillgodoses genom enklare tillredning av mat, såsom kokning av gröt, förberedelse av potatiskokning, värmning av färdiglagade rätter etc. I måltidsinsatsen ingår vid behov dukning och diskning.

Se bilaga ansökan/anmälan om godkännande/registrering av livsmedelsanläggning

Trygghetslarm

Trygghetslarmen i Södertälje kommun går till larmcentral, som efter kontakt med brukaren, vidarebefordrar uppdragen till leverantören.

Beställaren svarar för brukarens larmutrustning. Leverantören har inga kostnader för service och underhåll av trygghetslarm hos den enskilde. Leverantören skall vara brukaren behjälplig med att utföra provlarmning en gång per månad och att anmäla problem med trygghetslarm till larmcentralen. Larmcentralen svarar för teknik, installation, service, och uppkoppling av trygghetslarm hos brukare till larmcentral.

Leverantören skall införskaffa två larmtelefoner med abonnemang från olika telefonoperatörer. Dessa larmtelefoner ska endast användas till att svara på larm.

(7)

Leverantören skall stå för utryckning och åtgärder med anledning av larm mellan klockan 07.00 och 22.00 under årets alla dagar. Leverantören skall vara på plats hos brukaren inom 30 minuter efter besvarande av larm från larmcentralen. Kommunens nattpatrull ansvarar för utryckning och åtgärder med anledning av larm mellan klockan 22.00 och 07.00 under årets alla dagar. Leverantören skall följa de rutiner som beställaren har upprättat för hur

överrapportering mellan leverantören och kommunens nattpatrull ska ske.

Se bilaga Trygghetslarm – Rutiner, daterad 2011-10-10

Kontaktmannaskap

Leverantören skall för brukaren utse en kontaktman inom den ordinarie personalgruppen inom 14 dagar från att insatserna har påbörjats. Om brukaren inte är nöjd med sin kontaktman skall det finnas möjlighet att byta till en annan kontaktman.

Ledsagning

Ledsagning för bokade besök beviljas till exempelvis läkare, tandläkare, frisör, optiker och fotvård. Ledsagning beviljas inte för besök på akutmottagning och liknande. Besöken ska vara anmälda till utföraren minst tre dagar innan det utförs. Leverantören skall kunna styrka varje ledsagningstillfälle med kopia på kvitto, kallelse eller liknande.

Telefontjänst

Telefontjänst är en trygghetsskapande insats som innebär att hemtjänsten genom telefonsamtal skall kontakta brukare i enlighet med biståndsbeslut.

Tillsyn

Tillsyn är en trygghetsskapande punktinsats. Vid tillsyn kan brukaren exempelvis få hjälp med hygien/toalettbesök eller få något att dricka.

1.2.2 RUTINER VID NYCKELHANTERING OCH PRIVATA MEDEL

Nyckel- och portkodshantering

Leverantören skall ha skriftliga rutiner för hantering av brukarens nycklar och portkoder. Det skall finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning av nycklar med signering. Förlust av

(8)

nycklar skall omedelbart redovisas till brukare. Leverantören är ersättningsskyldig för borttappade nycklar/låsbyte. Tillverkning av nycklar för att leverantör skall kunna utföra beviljade insatser betalas av brukaren.

Beställaren rekommenderar loggningsbara nyckelskåp.

Leverantör skall redovisa skriftliga rutiner för hantering av brukarens nycklar och portkoder i svarsformulär

Hantering av privata medel

Hanteringen av privata medel sköts i normala fall av brukaren eller dennes närstående/god man/förvaltare. I de undantagsfall som privata medel hanteras av leverantören i samband med inköp, post och bankärenden etc. skall tydliga skriftliga rutiner för detta finnas.

Leverantör skall redovisa skriftliga rutiner för hantering av brukarens privata medel i svarsformulär

1.3 Begränsningar

Leverantören medges inga kapacitetsbegränsningar i sitt åtagande och inte heller några geografiska begränsningar.

1.4 Personal och krav på kompetens

Leverantören skall i sin egenskap av arbetsgivare anställa och ansvara för personalen med beaktande av gällande lagar och föreskrifter. För den dagliga driften och ledningen skall en verksamhetschef utses. Leverantören får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. Anlitar leverantören underleverantörer skall leverantören av denne avkräva samma utfästelse.

Leverantör skall redovisa organisation i svarsformulär

1.4.1 TILLGÄNGLIGHET

Verksamhetschefen eller dennes ersättare skall vara tillgänglig mellan 07.00-22.00 alla dagar i veckan

Vid längre frånvaro skall leverantören informera kommunen om ersättare, vilken ska tillsättas utifrån samma kompetenskrav som gäller för ordinarie verksamhetschef.

(9)

1.4.2 KOMPETENS OCH ERFARENHET HOS VERKSAMHETSCHEF

Verksamhetschef skall ha:

• Erfarenhet av arbetsledning

• Dokumenterad relevant utbildning eller minst 36 månaders praktisk erfarenhet av heltidsarbete inom omsorgsverksamhet. Erfarenheten skall vara förvärvad under de senaste tio åren räknat från ansökningsåret och bakåt. Med relevant utbildning avses socionomutbildning, social omsorgsprogrammet,

ålderdomshemsföreståndarutbildning, sjuksköterskeutbildning eller annan eftergymnasial utbildning som ger likvärdiga kunskaper. Med erfarenhet av

omsorgsverksamhet menas arbete inom äldreomsorg eller funktionshinder, exempelvis som omsorgspersonal eller som arbetsledare.

• Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.

Till ansökan skall för den som är verksamhetschef bifogas följande:

• Meritförteckning (CV) som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet enligt ovan.

• Examensbevis eller intyg på relevant utbildning. Vid examen i annat land skall denna vara validerad i Sverige.

• Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet.

1.4.3 PERSONAL, OMFATTNING, UTBILDNING

Minst 50 procent av personalen skall ha relevant utbildning. Med relevant utbildning avses utbildning till undersköterska, gymnasieskolans omvårdnadsprogram, annan jämförbar gymnasieutbildningeller kompetens validerad enligt modellen Kravmärkt Yrkesroll.

Se informationsbrev avseende förtydligande kring godkänd utbildning, daterad 2012- 09-12.

Leverantören skall säkerställa att all personal behärskar svenska språket i tal och skrift. Det är önskvärt att flera i personalen behärskar andra språk än det svenska. Jämn könsfördelning och etnisk mångfald skall eftersträvas.

Leverantör skall i ansökan presentera sin organisationsplan samt tidsplan för ev.

nyrekrytering för uppdraget i svarsformulär.

(10)

Leverantör skall under avtalstiden ha erforderlig personal tillgänglig för uppdragets utförande.

Leverantören skall planera verksamheten så att personalens kompetens utvecklas under avtalstiden samt att utbildningsnivån generellt höjs och för att vid varje tillfälle vara lämpade att utföra sina arbetsuppgifter.

Leverantör skall i ansökan presentera utbildningsplan för året i svarsformulär

1.4.4 PERSONAL ÖVRIGT God man/förvaltare

Chef och personal hos leverantören får inte åta sig att vara god man/förvaltare för brukare som leverantören har uppdrag hos.

Fotolegitimation

Fast anställd personal skall bära fotolegitimation. Vikarier och timanställda skall bära tjänstekort utan foto som uppvisas tillsammans med personlig legitimation. Fotolegitimation och tjänstekort skall bäras väl synliga. Av såväl fotolegitimation som tjänstekort ska framgå personalens namn och vilket företag eller organisation han/hon är anställd av. Detta gäller även för underleverantörer.

Tystnadsplikt

Leverantören skall se till att all personal är väl förtrogna med och efterlever lagstiftningen gällande tystnadsplikt.

Meddelarfrihet

Meddelarfrihet för anställda hos kommunen regleras i svensk lag. Anställda hos leverantören, inklusive underleverantörer, skall omfattas av motsvarande meddelarfrihet. Leverantören förbinder sig därför att, med undantag för vad som nedan anges, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för

offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller andra upptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemlighet och skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt Offentlighets- och sekretesslagen.

(11)

Praktikanter/elever

En stor utmaning inom hemtjänsten de kommande åren är att behålla och rekrytera den personal som behövs och med rätt kompetens. Att ta emot praktikanter/elever är ett sätt att arbeta för att främja den framtida personalförsörjningen. Leverantören skall ta emot

praktikanter/elever.

Anställning av anhörig eller närstående

Anställning av anhöriga/närstående tillåts inte för att ge insatser till egna anhöriga/närstående.

Med anhöriga menas i detta fall make, maka, sambo, barn, syskon, föräldrar och barnbarn.

Som närstående menas personer som står den enskilde nära, som den närmaste familjen, men också andra släktingar och vänner.

1.5 Underleverantörer

Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa uppgifter: städning, tvätt, inköp/ärende, ledsagning. Detta skall i sådana fall framgå av ansökan.

Vid anlitande av underleverantör i avtalet eller vid byte av underleverantör under avtalstiden skall detta godkännas av beställaren.

Leverantören ansvarar att efter godkännande av Beställaren informera alla berörda, inklusive brukaren, om detta.

Leverantören är ansvarig för eventuella underleverantörer för att utföra tjänst som efterfrågas i denna upphandling, i alla led som för egna anställda.

Leverantören ansvarar också för att underleverantören uppfyller krav om inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt att de i övrigt lever upp till legala administrativa krav och exempelvis lämnar in årsredovisning i tid.

Leverantören skall samordna ev. underleverantörer.

Leverantören skall både leverera tjänsten samt fakturera den.

Leverantör skall i ansökan presentera ev. underleverantörer i svarsformulär

(12)

1.6 Kvalitet

1.6.1 LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITET I VERKSAMHET ENLIGT SOL, LVU, LVM OCH LSS (SOSFS 2011:9)

Leverantören skall vid kontraktsskrivning ha ett ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd, för närvarande SOSFS 2011:9 (S). Leverantören skall genom kvalitetssäkring säkerställa att angivna mål uppfylls och att verksamheten har den kvalitet som krävs enligt förfrågningsunderlaget.

Leverantör skall presentera ett ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt

Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd enligt SOSFS 2011:9 (M och S) i svarsformulär

1.6.2 FÖRDJUPAD BESKRIVNING AV VISSA OMRÅDEN INOM DET SYSTEMATISKA KVALITETSARBETET

Klagomålshantering och -rapportering

Brukaren ska alltid veta till vem han eller hon ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter eller klagomål på leverantörens verksamhet. Leverantören skall ha skriftliga rutiner för att åtgärda klagomål och fel och brister. Återkoppling till brukare skall ske inom sju arbetsdagar och ska dokumenteras. Leverantören skall på begäran av kommunen när som helst under avtalstiden kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa.

Leverantör skall i ansökan presentera sinaskriftliga rutiner för att åtgärda klagomål och fel och brister i svarsformulär

Lex Sarah

Leverantören skall se till att all personal är väl förtrogna med och känner till skyldigheten att enligt 14 kap 2 § Socialtjänstlagen anmäla missförhållanden och påtagliga risker för

missförhållanden i omsorgen om äldre eller personer med funktionshinder.

Leverantören skall i anbudet beskriva rutinerna för anmälan av missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden.

Leverantören skall utan dröjsmål utreda, dokumentera och avhjälpa eller undanröja missförhållandet eller risken för ett missförhållande.

(13)

Leverantören skall omedelbart informera berörd nämnd om de rapporter han eller hon har tagit emot.

Leverantören skall informera berörd nämnd om att en anmälan gjorts till socialstyrelsen.

Leverantören skall inom 14 dagar från inkommen anmälan redogöra för beställarens kontaktperson vilka åtgärder som vidtagits och planeras. Kontaktuppgifter meddelas vid kontraktsskrivning.

Leverantör skall i ansökan presentera sinaskriftliga rutiner för Lex Sarah i svarsformulär

1.7 Dokumentation

Dokumentation skall ske i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2011:9). Härvid erinras särskilt om vad som anges i 7 kap. 3 § SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet. All

dokumentation som rör enskild skall förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 § SoL. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning.

Leverantör skall i ansökan presentera hur man förvarar dokumentation som rör enskild i svarsformulär

1.8 Samverkan

Leverantören skall samverka med primärvården, närstående/legal företrädare, god man, förvaltare och andra för brukaren viktiga personer och organisationer. Detta för att brukarens intressen ska tillvaratas på ett bra sätt. Leverantören skall vid behov delta i vårdplanering i samverkan mellan huvudmännen och brukaren eller om detta inte är möjligt med dennes företrädare. I uppdraget ingår att vara brukaren behjälplig med andra kontakter som till exempel biståndshandläggare, färdtjänst, vårdcentral och frivilligorganisationer.

(14)

1.9 Uppföljning

Äldreomsorgsnämnden och omsorgsnämnden har ansvaret för att följa upp den hemtjänst som Södertälje kommuns brukare får, oavsett leverantör.

Kommunens företrädare har rätt att göra oanmälda besök i verksamheten för till exempel observationer i verksamhet och intervjuer av brukare och närstående. Företrädare för kommunen som ansvarar för uppföljning har rätt att ta del av den dokumentation och de underlag som krävs för att kommunen ska kunna följa upp att avtalen efterlevs och att brukarna får den hjälp de har beviljats.

Leverantören skall medverka i kommunens uppföljningar av hemtjänsten.

Leverantören skall inom sin verksamhet självständigt och kontinuerligt dokumentera enhetens måluppföljning med resultat, analys och åtgärder.

Leverantören skall årligen lämna en årsrapport/verksamhetsberättelse och i förekommande fall en årsredovisning till kommunen.

Leverantören skall lämna de uppgifter som krävs enligt anvisningar i de nationella uppföljningar som bland annat genomförs av Socialstyrelsen, Statistiska centralbyrån och Sveriges Kommuner och Landsting.

Uppföljning sker genom kontroll av bland annat

• att det finns aktuella genomförandeplaner och sociala journaler

• personalens utbildningsnivå och kompetensutveckling, personalomsättning, andel timanställningar. Första uppföljningen på personal sker inom tre månader från att första brukaren har valt leverantören.

• att personal bär fotolegitimation alternativt tjänstekort och legitimation

• den enskildes upplevelser av olika aspekter på kvaliteten i leverantörens verksamhet

• rutiner för hantering av synpunkter och missförhållanden

• metoder för brukarinflytande och brukaruppföljningar

(15)

I uppföljningen ingår

• Årlig kvalitetsredovisning av måluppföljning och handlingsplaner i samband med detta.

• Brukarundersökningar.

• Uppföljning av synpunkter och klagomål.

• Fördjupad granskning genom stickprov eller efter klagomål.

• Uppföljning av att beställda och fakturerade tjänster utförs.

• Uppföljningar som kan gälla hela eller delar av verksamheten.

• Kontroll hos Skatteverket att leverantören fullgör sina skyldigheter när det gäller socialförsäkringsavgifter och skatt.

Resultaten av uppföljningarna redovisas bland annat på kommunens hemsida.

Åtgärder vid brister i verksamheten

• Möte med leverantören, eventuellt fördjupad granskning

• Varning/erinran vid brister

• Åtgärdsplan kopplad till allvarliga klagomål, fel, brister och avvikelser.

• Uppföljning enligt åtgärdsplan.

• Eventuell anmälan till andra myndigheter (Skatteverket, Försäkringskassan, polisen, Socialtjänsten).

• Hävande av kontrakt

1.9.1 PUBLICERING AV ÅTAGANDEN OCH UPPFÖLJNINGSRESULTAT

Kommunen förbehåller sig rätten att på kommunens webbplats publicera leverantörernas beskrivningar av sina tjänster och åtaganden kommer liksom resultatet av uppföljningar.

Resultaten redovisas per leverantör för att underlätta jämförelser.

(16)

1.10 Information och marknadsföring

1.10.1 INFORMATION

Södertälje kommun kommer att informera om kundvalssystemet och de leverantörer vi har avtal med. Informationen kommer att finnas i såväl elektronisk som tryckt form. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Syftet är att ge brukarna så mycket information som möjligt om kundvalet och leverantörerna. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje leverantör. Leverantören skall lämna korrekt och saklig information om sin verksamhet till kommunen. De leverantörer som kommunen tecknar kontrakt med kommer att få en mall för vilka uppgifter det är som ska finnas med i den information som kommunen står för. Leverantören skall under hela avtalstiden tillse att kommunen kontinuerligt får uppdateringar av informationen. Det står leverantören fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det material som kommunen tar fram.

Leverantören skall ge objektiv information till brukarna om hur valfrihetssystemet fungerar och hur man kan byta leverantör. Det innebär att en kort text om detta skall finnas med i allt informations- och marknadsföringsmaterial som lämnas till befintliga eller potentiella

hemtjänstkunder i Södertälje kommun.

1.10.2 MARKNADSFÖRING

Utföraren har rätt att marknadsföra sin hemtjänstverksamhet. Enligt kommunstyrelsens beslut 2012-09-28 § 197, så skall information gällande hemtjänstverksamhet till brukare från

leverantör endast ske i skriftlig form.

Marknadsföring som sker via ombud omfattas av samma regler.

1.11 Informationsmöten

Leverantören skall vara representerad på informationsmöten som Södertälje kommun kallar till.

(17)

1.12 Krav vid utförandet av vård och omsorg i ordinärt boende

1.12.1 BASALA HYGIENRUTINER

Leverantörens personal skall tillämpa basala hygienrutiner i omvårdnadsarbetet. Leverantören skall tillhandahålla arbetskläder och skyddsutrustning bestående av handskar, plastförkläde, munskydd och handsprit till personalen. Leverantören skall följa vårdprogram och

föreskrifter i tillämpliga delar som gäller inom smittskydds- och vårdhygienområdet enligt Smittskydd Stockholms Län, se www.sll.se. Leverantören skall se till att all personal har god kännedom om rutinerna samt skapar förutsättningar för att dessa följs.

Leverantör skall i ansökan presentera sinaskriftliga rutiner avseende basala hygienrutiner i svarsformulär

1.12.2 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD

Landstinget har ansvaret för hälso- och sjukvården inom ordinärt boende. Leverantörens personal får enbart utföra hälso- och sjukvård om uppgiften givits på delegation från hälso- och sjukvården. Den verksamhetsansvarige hos leverantören skall godkänna delegeringen.

Hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs på delegering ingår i ersättningen. Överenskommelser och rutiner rörande egenvård mellan Södertälje kommun och landstinget skall följas.

1.12.3 REHABILITERING

Landstinget har ansvaret för rehabiliteringsinsatser för enskilda som bor i ordinärt boende.

Vid utförandet av hemtjänsten skall leverantören ha ett aktiverande arbets- och förhållningssätt.

1.12.4 TEKNISKA HJÄLPMEDEL

För personligt utprovade hjälpmedel som brukaren har behov av svarar landstingets

primärvård. Leverantören skall själv svara för arbetstekniska hjälpmedel som leverantörens personal är i behov av för att kunna utföra sina arbetsuppgifter hos brukaren. Leverantören skall se till att personalen får kontinuerlig utbildning i förflyttningsteknik.

1.13 IT och IT-system

Södertälje kommun använder för närvarande Procapita som verksamhetssystem. Ett projekt pågår för att undersöka om externa leverantörer kan få tillgång till Procapita på ett säkert sätt.

(18)

Leverantören skall förbinda sig att senare under avtalsperioden använda samma

verksamhetssystem som kommunen i det fall säker anslutning kan upprättas och för detta ändamål tillhandahålla nödvändig IT-miljö. Beställaren kommer att stå för licenser och programvaror och har för avsikt att utbilda en användare per leverantör. Kringkostnader för åtkomst och användning av programmen skall bekostas av leverantören.

1.14 Genomförandeplan

För att stärka brukarens möjlighet att påverka utformningen av insatsen skall hemtjänstens leverantör tillsammans med brukaren/närstående inom fjorton arbetsdagar efter att beslutet om bistånd börjat gälla, upprätta en individuell genomförandeplan och översända denna till myndighetsenheten. I denna plan bestäms när och hur hjälpen ska ges till brukaren. Planen skall följas upp senast var sjätte månad av leverantören och ändras vid behov. Har brukaren behov av fler insatser än de som beviljats skall leverantören vara brukaren behjälplig att kontakta biståndshandläggare.

1.15 Förvaring av dokumentation efter avslutad insats

Gallringsregler inom socialtjänsten regleras i SoL 12 kap 1 och 2 §§.

Det innebär att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden ska gallras ut (förstöras) fem år efter den senaste anteckningen gjordes i akten. Dock skall samtliga handlingar upprättade enligt SoL för den enskilde som är födda 5:e, 15:e och 25:e varje månad skickas till beställaren två år efter att den enskilde avlidit/flyttat.

1.16 Överlämnande av dokumentation vid byte av leverantör

Leverantören skall vid överlämnande av dokumentation till annan leverantör inhämta skriftligt medgivande av brukare.

1.17 Beställning, bekräftelse och byte av leverantör

Brukaren kan endast välja en leverantör för samtliga hemtjänstinsatser. När brukaren fått ett biståndsbeslut och valt leverantör kontaktar den ansvarige biståndshandläggaren den

leverantör som brukaren valt och gör en formell beställning. Biståndshandläggarna bistår med information om de olika leverantörerna. De brukare som inte gör ett aktivt val kommer att få kommunens hemtjänst.

(19)

Leverantören skall kunna ta emot alla brukare som väljer leverantören. Leverantören får inte tacka nej till nya brukare. Detsamma gäller befintliga brukare som får ett utökat bistånd.

Beställningen sker genom att beslutad insats förmedlas till leverantören. Leverantören skall snarast, dock senast inom ett dygn, bekräfta att beställningen mottagits. Beställningen ska vara så utformad att det klart och tydligt framgår vilka insatser som ska utföras och målet med dessa. Dessutom anges bedömd maxtid för utförandet av samtliga insatser. Leverantören skall kunna påbörja insatsen inom ett dygn. I akuta ärenden skall leverantören kunna ta emot och påbörja en insats redan samma dag som beställningen görs.

1.17.1 INFORMATIONSSKYLDIGHET OM FÖRÄNDRING AV BISTÅNDSBEHOV INKLUSIVE TIDSBEDÖMNING

Om brukarens behov förändras varaktigt i sådan grad att biståndsbeslutet behöver följas upp skall leverantören omgående kontakta kommunens biståndshandläggare. Förändringen av brukarens behov skall framgå av leverantörens dokumentation. Det ingår också i

leverantörens uppdrag. Leverantören skall omgående meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit. I akuta situationer skall brukarens behov av hjälp tillgodoses av leverantören även då biståndsbeslut inte finns.

1.17.2 TELEFAX

Leverantören skall kunna ta emot beställningar och skicka meddelanden på ett säkert sätt via telefax. Leverantör som godkänns skall senast vid kontraktsskrivning ha tillgång till telefax.

Telefaxen skall förvaras på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av översänd information.

1.17.3 BYTE AV LEVERANTÖR

Brukaren har rätt att byta leverantör. Orsak till bytet behöver inte anges. Om brukaren önskar välja en annan leverantör ska han eller hon ta kontakt med sin biståndshandläggare. När en ny leverantör är vald meddelar biståndshandläggaren den ursprungliga leverantören att ett avslut ska göras på tidigare beställning. Detta skall ske omgående, muntligen och per fax, samt bekräftas skriftligen av den ursprungliga leverantören. Samtidigt görs den nya beställningen hos den nya leverantören.

(20)

Bytet av leverantör skall genomföras inom maximalt 14 dagar och uppsägningstiden gentemot leverantören är sju dagar. Det innebär att den ursprungliga leverantören får ersättning tills dess att bytet av leverantör är genomfört eller minst sju dagar efter uppsägning av beställningen.

Se bilaga Trygghetslarm – Rutiner, daterad 2011-10-10

1.18 Leverantörens möjligheter att erbjuda tilläggstjänster

Utöver de tjänster som omfattas av denna upphandling, det vill säga de biståndsbeslutade insatserna, har de leverantörer som tecknat avtal med kommunen rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster. Leverantörerna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda:

• Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Brukaren kan välja att utöka antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet.

• Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för brukaren för att denne ska kunna välja en leverantör.

• Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till brukaren.

• Tilläggstjänsterna betalas av brukaren som beställer dem, inte av kommunen.

• Leverantören skall ha ansvarsförsäkring även för de tilläggstjänster som erbjuds.

När leverantören erbjuder tilläggstjänster skall det tydligt framgå för brukaren att det är fråga om en tilläggstjänst som erbjuds. Skillnaden mellan vad som ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver skall tydligt framgå, liksom vad brukaren får betala för

tilläggstjänsterna. Det skall även tydligt framgå för brukaren att han eller hon inte har någon skyldighet att välja att utnyttja leverantörens tilläggstjänster i de fall leverantören väljs för uppdrag enligt biståndsbeslut.

Brukarens nyttjande av tilläggstjänster skall dokumenteras genom en av brukaren undertecknad beställningshandling i vilken tjänstens innehåll och kostnad redovisas.

Leverantören skall i ansökan redovisa vilka skriftliga rutiner som planeras för att det ovanstående ska säkerställas. Leverantören skall, om kommunen begär det, kunna redovisa

(21)

för kommunen vilka tilläggstjänster de utfört hos kommunens brukare och dessa tjänsters omfattning.

Leverantör skall i ansökan presentera sinaskriftliga rutiner för redovisning av tilläggstjänster i svarsformulär

1.19 Ersättning till leverantör

Kommunen fastställer årligen ersättningen till utförarna i samband med beslut om budget i nästkommande års verksamhetsplan. I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande för att bedriva hemtjänst. Skulle uppdraget inte utföras på ett sådant sätt att det uppfyller vad som överenskommits mellan parterna kan det bli aktuellt med avdrag på ersättningen.

1.19.1 BESTÄLLD OCH UTFÖRD TID

Utgångspunkten är att brukaren ska få de insatser som beviljats av biståndshandläggaren och som dokumenterats/upprättats i genomförandeplanen. Leverantören ska ersättas för det som utförts enligt beställningen från kommunens beställarenhet. Ersättning betalas för utförd tid, där den beviljade och bedömda tiden ska ses som en maxtid för vad som ersätts.

Leverantören skall särskilt dokumentera eventuella avvikelser från beställningen och dessa ska godkännas av beställarenheten. Leverantören skall utifrån de utförda insatserna lämna in ett fakturaunderlag för de aktuella brukarna till beställarenheten. För att ersättningen ska betalas ut till leverantören skall utförda insatser överensstämma med beställningen.

1.19.2 RAPPORTERING OCH AVVIKELSER

Fakturaunderlaget skall vara kommunen tillhanda senast första vardagen i varje

kalendermånad. Det ingår i leverantörens uppgifter att sköta denna rapportering. Avvikelser skall rapporteras när kunden inte fått en eller flera planerade insatser.

Avvikelserapportering

Vid fakturering och i fakturaunderlaget ska ersättningen justeras för avvikelser från beställda uppdrag. Om brukaren tillfälligt vistas på korttidsplats utgår ingen ersättning till leverantören.

(22)

Vid frånvaro, exempelvis om brukaren blir inlagd på sjukhus, utgår ingen ersättning till leverantören. Ersättning utgår när brukaren återkommit till hemmet och insatsen har påbörjats.

1.19.3 ELEKTRONISKA RUTINER

Kommunen arbetar med att införa elektroniska beställnings- och faktureringsrutiner samt rapportering av statistik gällande utförd tid per brukare och insats. Leverantören skall under avtalstiden medverka vid och vara beredd att genomföra lämpliga elektroniska rutiner.

Leverantören skall rapportera in utförd tid av den av kommunen anvisade tekniska lösningen och på de tider som anges av kommunen. Leverantören skall acceptera att kommunen från tid till annan gör förändringar i den tekniska lösningen och därefter anpassa sig till denna.

1.20 Brukarens avgift

För att hemtjänstfakturor till brukaren ska bli korrekta skall leverantören rapportera avvikelser från beställningen till äldreomsorgsförvaltningens avgiftshandläggare senast den första vardagen i varje kalendermånad.

Brukarens avgift för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal följer kommunfullmäktiges fastställda taxa och tas ut av kommunen. Leverantören får inte ta ut avgift av brukaren för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal. Leverantören är skyldig att rapportera in frånvaro/avstående av hemtjänst, enstaka insatser, utförda timmar för ledsagning/avlösning i hemmet och antal matlådor som levererats under månaden då detta påverkar brukarens avgift. Anledningen till frånvaron ska finnas med i rapporteringen.

1.21 Krisberedskap

Kommunen har en lokal beredskap och handlingsplan vid större olyckor eller händelse av katastrofkaraktär. Om planen utlöses skall leverantören medverka i den del som avser hemtjänsten.

(23)

Leverantören skall vara införstådd härmed och åta sig att följa kommunens anvisningar om en krissituation uppstår.

Leverantören skall upprätta planer samt utbilda/informera och regelbundet öva sin personal, exempelvis tillsammans med räddningstjänsten i kommunen i syfte att ha en

handlingsberedskap för exempelvis brand, andra svåra olyckor, sabotage, elavbrott eller utebliven vattenförsörjning.