DELGIVNING AV BESLUT
Inledning
Underrättande om beslut är en vital del av en myndighets arbete. Bekräftelse på att beslut tagits emot syftar till att säkerställa den enskildes/adressatens rätt att överklaga ett beslut som går denne emot. Det gäller också myndighetens behov att verkställa beslut och bevaka frister. En bekräftelse innebär inte ett godkännande av själva beslutet.
Enligt Förvaltningslagen ska en sökande, klagande eller annan part underrättas om innehållet i ett beslut om det avser myndighetsutövning mot någon enskild. Parten behöver dock inte underrättas om det är uppenbart obehövligt.
Vid val av delgivningsform är det viktigt att tänka på att om det i annan lag finns bestämmelser om hur delgivning ska ske gäller de i så fall framför delgivningslagen.
Delgivningslagen är teknikneutral, vilket innebär möjlighet att använda elektronisk delgivning. Det ska vi eftersträva när det är möjligt, sett till innehållet i handlingen som ska delges, samt att delgivningsmottagaren i ärendet själv lämnat en e-postadress för kommunikation.
Lagstiftning
Förvaltningslagen, FL, (SFS 1986:223), 21 § Delgivningslagen, DL, (SFS 2010:1932)
Plan- och bygglagen, PBL, (SFS 2010:900), 9 kap. 41-42 §§
Delgivningsformer enligt DL
Förenklad delgivning (22-26 §§)
Förenklad delgivning får användas när den som är part i ett ärende har fått information att delgivningssättet kan komma att användas i ärendet.
Vi använder förenklad delgivning i första hand och i följande typ av ärenden:
Tillsynsärenden där parten lämnat en handling i ärendet (t ex yttrande,
synpunkter, meddelande mm) som visar att personen är medveten om att man är part i ett ärende.
Sanktionsavgifter
Lov eller förhandsbesked som inte beviljas
En part som haft erinran som inte blir tillgodosedd ska delges
Information om att förenklad delgivning kan komma att användas ska skickas ut senast närmast följande arbetsdag efter att handlingen inkom. Undantaget är blanketter, meddelande om bekräftelse, remissutskick och enkäter, där informationen om att förenklad delgivning används redan finns. Då behöver inte meddelandet skickas ut.
Kontrollmeddelande ska skickas ut om att själva handlingen ska delges. Det är även viktigt att tänka på att delgivningsmottagaren måste ha rimlig tid på sig både att få informationen och förmåga att ta del av vad den innebär. Förenklad delgivning kan därför inte användas för att delge ”snabba” beslut. Det finns ingen praxis på vad som är rimlig tid, men det bör vara minst en vecka.
Handläggning:
1. Skicka meddelandet om att förenklad delgivning ska användas senast arbetsdagen efter att en handling (yttrande mm) kommit in. När det gäller blanketter/mallar/enkäter där informationen om förenklad delgivning redan lämnats, behöver inte meddelandet skickas ut.
Upprätta händelse med rubriken ”Information förenklad delgivning” i
ärendehanteringssystemet. Använd mallen ”Delgivning förenklad information”.
2. Skicka beslutet i ärendet. Diarieför i ärendehanteringssystemet på vanligt sätt.
3. Skicka kontrollmeddelandet arbetsdagen efter beslutet skickats ut.
Upprätta händelse med rubriken ”Kontrollmeddelande förenklad delgivning” i ärendehanteringssystemet. Använd mallen ”Delgivning förenklad
kontrollmeddelande”.
4. Beslutet är delgivet två veckor efter att det skickats.
Vanlig delgivning (16-18 §§)
Innefattar både delgivning med enkelt delgivningskvitto (”vitt kort”) som skickas med handlingen och mottagningsbevis där handlingen hämtas ut hos postombud. Vi
använder i första hand ”vitt kort”. Mottagningsbevis är förenat med en kostnad och används endast i de fall där det bedöms behövligt, innan stämningsmannadelgivning (se nedan) används.
Vanlig delgivning använder vi i andra hand, när förenklad delgivning inte är möjlig.
Den kan användas vid alla ärendetyper.
Handläggning:
1. Skicka beslutet i ärendet. Diarieför i ärendehanteringssystem på vanligt sätt.
Bifoga delgivningskvitto (”vitt kort”). På kvittot ska framgå uppgifter om vilken handling som avses samt mottagarens namn. Skriv in i Excel-dokumentet för delgivning (K:/Hörby-SBF/Bygg&Miljö/Administration/Delgivningar).
2. Delgivningsmottagaren skriver under och returnerar kvittot. Den som diarieför posten skriver in i Excel-dokumentet för delgivning.
3. Beslutet är delgivet när den som är delgivningsmottagare har tagit emot handlingen.
Stämningsmannadelgivning (31-46 §§)
Vi använder denna delgivningsform när ett beslut inte har kunnat delges genom förenklad delgivning eller vanlig delgivning. Vi har för närvarande avtal med Svensk Delgivningsservice AB för stämningsmannadelgivning. Observera att
delgivningsformen endast kan användas vid tillsynsärenden och till en part som haft erinran, i enlighet med PBL 9 kap 41§.
Handläggning:
1. Upprätta händelse med rubriken ”Meddelande” i ärendehanteringssystemet och anteckna i Text-rutan. Använd mallen ”Delgivning stämningsman”. Skriv in i Excel-dokumentet för delgivning.
2. Lägg de handlingar som ska delges i förslutet kuvert adresserat till delgivningsmottagaren, ange även diarienummer på kuvertet. Fäst försättsbladet med gem på kuvertet och skicka allt till Svensk Delgivningsservice AB.
4. När handlingen delges kvitterar delgivningsmottagaren längst ner på
försättsbladet att beslutet tagits emot och/eller stämningsmannen vidimerar att handlingen lämnats till mottagaren i enlighet med reglerna om
stämningsmannadelgivning. Stämningsmannen skickar tillbaka kvittensen till myndigheten. Den som diarieför posten skriver in i Excel-dokumentet för delgivning.
3. Beslutet är delgivet när handlingen lämnats på föreskrivet sätt eller när delgivningsmottagaren vägrat ta emot handlingen eller meddelandet.
Alternativt när handlingen lämnats och underrättelsen skickats.
Kungörelsedelgivning (47-51 §§)
Vi använder denna delgivningsform när det är ett stort antal enskilda parter/obestämd krets som ska delges handlingar, och där det inte är rimligt att delgivning sker direkt med var och en. Delgivningsformen får inte användas slentrianmässigt utan
bedömning ska göras i varje enskilt fall.
Handläggning:
Se handläggningsrutin ”Kungörelse i dagspress mm”.
Särskild delgivning med juridisk person (27-30 §§)
Denna delgivningsform kan vi använda när förenklad delgivning eller vanlig delgivning misslyckats, men bara när mottagaren är en juridisk person som t ex aktiebolag, ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, handelsbolag, kommanditbolag och ideella föreningar.
Handläggning:
1. Skicka beslutet i ärendet. Diarieför i ärendehanteringssystemet på vanligt sätt.
2. Skicka kontrollmeddelandet arbetsdagen efter beslutet skickats ut.
Upprätta händelse med rubriken ”Meddelande” i ärendehanteringssystemet, anteckna i Text-rutan. Använd mallen ”Delgivning förenklad
kontrollmeddelande”. Ändra texten i mallen så att den passar denna typ av delgivning.
3. Beslutet är delgivet två veckor efter att det skickats.
Muntlig delgivning (19-21 §§)
Vi använder inte denna delgivningsform.
Hela innehållet i den handling som ska delges ska läsas upp för
delgivningsmottagaren. Det räcker inte med enbart till exempel själva beslutsdelen.
Delgivning har skett när innehållet som avses lästs upp.
